SOLUZIONE APPLICATIVA

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1 SOLUZIONE APPLICATIVA DI ARCHIVIAZIONE OTTICA E GESTIONE DOCUMENTALE DELLE CARTELLE CLINICHE Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 1 di 21

2 SOMMARIO DEI CONTENUTI SOMMARIO DEI CONTENUTI 2 INTRODUZIONE 3 I VANTAGGI PRODOTTI 4 SPECIFICHE TECNICHE 5 SISTEMA OPERATIVO 5 DATABASE 5 INTERFACCIA 6 FUNZIONALITÀ DI GESTIONE 7 FUNZIONALITA' DI STAMPA 7 FUNZIONALITÀ DI RICERCA - INTERROGAZIONI 8 FUNZIONALITÀ DI ARCHIVIAZIONE OTTICA E FUNZIONALITÀ DI ACQUISIZIONE IMMAGINI 9 GESTIONE DELLE CARTELLE CLINICHE 10 ARCHITETTURA HW E SW DEL SISTEMA 14 CONSULTAZIONE 17 MODALITÀ DI ATTUAZIONE 18 GESTIONE CARTELLE CLINICHE 19 L HARDWARE SPECIALISTICO IN ALTERNATIVA AGLI SCANNER 19 LA SOLUZIONE PROPOSTA ELIMINA DUE PROBLEMI FONDAMENTALI TIPIC I DELLA GESTIONE CON GLI SCANNER: 20 IL PRODUTTORE DI OPTISOLVER I SERVIZI OFFERTI DALLA SOLVING: 21 Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 2 di 22

3 INTRODUZIONE Gli obiettivi che la soluzione applicativa intende perseguire possono riassumersi nei seguenti punti: - archiviazione delle cartelle cliniche cartecee (acquisizione, scannerizzazione e distribuzione on-line) in collegamento con il programma applicativo funzionante sul sistema host (IBM AS/400 o altro) dal quale recuperare dei dati già immessi - integrazione del sistema di gestione documentale, nell'attuale Sistema Informativo dell'ospedale, in particolare è necessario che la gestione delle cartelle cliniche abbia come legame con il resto delle informazioni già automatizzate il numero nosografico che costituisce a tutti gli effetti la chiave univoca di un paziente ricoverato presso una delle strutture dell'ospedale. Nelle pagine che seguono si illustra la soluzione proposta per la progettazione e lo sviluppo di una soluzione software completa: dalla scannerizzazione delle cartelle cliniche, alla archiviazione e classificazione. La soluzione proposta si basa su un'architettura SW con Sistema Operativo Windows NT e database Microsoft SQL Server o in alternativa Oracle. La soluzione progettuale proposta si basa sulla soluzione applicativa Optisolver 2001 (rif. Brochure di Optisolver 2001). La soluzione applicativa è stata prodotta da Solving s.r.l.. Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 3 di 22

4 I VANTAGGI PRODOTTI Maggiore velocità nelle ricerche dei documenti; Eliminazione dei ritardi dovuti all'attesa dei documenti passati o trasferiti da un ufficio ad un altro. Riduzione dei costi occulti (tempo/uomo), derivati dalla gestione cartacea dei documenti. Minore impiego tempo nella gestione dei documenti, consentendo di fare molte più cose in modo più moderno e sicuro. Facilità nel reperimento dei documenti, attraverso l'uso di criteri di archiviazione standardizzati, utilizzati da tutti nell azienda; Facile e veloce trasmissione dei documenti sia in locale mediante il modulo di Posta Elettronica, sia in remoto mediante apposite schede hardware modem/fax; Sicurezza nell'accesso ai documenti, mediante l'attribuzione di password, livelli di accesso e abilitazione prefissati; Recupero degli spazi aziendali destinati agli archivi cartacei; Più economia di carta e di energia elettrica (contribuendo a salvaguardare il ns. ecosistema); Minore usura delle stampanti e dei fotocopiatori; Modularità dell'investimento, considerati i numerosi moduli opzionali disponibili; Personalizzabilità della catalogazione dei documenti per tipologia e della impostazione delle ricerche; Implementazioni e personalizzazioni di facile e rapida attuazione, grazie all'utilizzo di uno strumento CASE (Computer Aided Software Engineering) per la produzione del software; Flessibilità nell'uso dell'hardware che meglio si adegua alle necessità dell'utente; Integrabilità al sistema informativo esistente, in modo semplice e trasparente, salvaguardando gli investimenti software già fatti; Integrabilità ai più diffusi prodotti di Office - Automation (WORD, EXCEL, ecc.). Facile gestione della nuova modulistica, prevista, quando si è certificati ISO 9000; Ambienti di lavoro più salubri perchè meno polverosi; Eliminazione delle barriere architettoniche per aiutare il lavoro dei disabili; Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 4 di 22

5 SPECIFICHE TECNICHE SISTEMA OPERATIVO La soluzione applicativa proposta, prevede la gestione attraverso un sistema operativo conforme alle specifiche previste dalla classe ITSEC F-C2/E2 ovvero C2 delle norme TCSEC. In particolare il Sistema Operativo (S.O.) è Microsoft Windows NT o il Windows 2000 Server. DATABASE I Database SQL che l'ospedale può prescegliere, sono del tipo relazionale ed offrono un operatività in multiutenza con accesso concorrenziale ai dati ed un riconoscimento automatico dell'utente con l attivazione del diritto predefinito di manipolazione dei dati e utilizzo delle procedure. E prevista la garanzia della coerenza dei dati nell'eventualità di blocco accidentale del sistema. E consentito un controllo differenziato dell'accesso alle risorse del sistema per ciascun utente con possibilità di definizione fino a 6 livelli. Dispongono di una funzionalità di creazione di file di log non manipolabile per il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate, assicurandone la corretta attribuzione al soggetto che lo ha causato. In particolare i Database indicati sono Microsoft SQL Server o Oracle SQL. Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 5 di 22

6 INTERFACCIA La soluzione applicativa proposta, per la gestione del protocollo dispone di un interfaccia grafica avanzata a finestre e di un Help in linea che descrive tutte le funzioni operative. È di facile utilizzo (utilizza un interfaccia grafica simile a Esplora Risorse di Microsoft Windows, pertanto gestisce con una struttura ad albero i vari livelli di archivio; Utilizza criteri simili all'archiviazione tradizionale, infatti, organizza i documenti in più livelli, personalizzabili dall utente: aziende, uffici, armadi, classificatori, fascicoli e documenti. Si integra perfettamente con i programmi Microsoft, infatti utilizza il sistema di file, i comandi e l'interfaccia di Microsoft Windows, permettendo cosi di lavorare con i documenti immagine tanto facilmente quanto con qualsiasi altro file elettronico. In particolare l'interfaccia fornisce all'utente utilities e facilitazioni per l'inserimento dati. Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 6 di 22

7 In fase di sola consultazione le cartelle cliniche sono consultabili agli utenti autorizzati e riconosciuti dal sistema, da Internet/Intranet, e con un semplice browser, per effettuare ricerche, visualizzazione e stampa. FUNZIONALITÀ DI GESTIONE Le principali funzioni di menu del programma sono: o Registrazione dati cartella clinica, acquisendoli automaticamente (laddove esiste la possibilità dal sostema informativo in essere presso l ospedale). o Acquisizione da scanner (o macchina fotografica digitale) delle immagini dei fogli componenti la cartella clinica. o Archiviazione su CD ROM FUNZIONALITA' DI STAMPA Consente la ristampa immediata delle cartelle cliniche archiviate, su stampante Laser o a getto di inchiostro. Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 7 di 22

8 FUNZIONALITÀ DI RICERCA - INTERROGAZIONI La soluzione applicativa proposta, consente di stabilire dei criteri di abilitazione per l'accesso ai dati da parte di utenti appartenenti all'amministrazione ed anche esterni. Tali criteri sono gestiti dal database e non dall'applicativo. La ricerca delle informazioni può essere effettuata secondo criteri basati su tutti i tipi di informazioni registrate e possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi è possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel testo dei campi di tipo testuale. Le ricerche vengono effettuate scegliendole tra quelle preimpostate in un apposito menù. Inserendo i dati utilizzati per la protocollazione, mediante svariati parametri (SQL) es.: per data; da data a data; per parole presenti Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 8 di 22

9 FUNZIONALITÀ DI ARCHIVIAZIONE OTTICA E FUNZIONALITÀ DI ACQUISIZIONE IMMAGINI Comprende un modulo integrato che permette di gestire l'acquisizione ottica attraverso scanner dei documenti in ingresso dall'interno del software stesso e relazionando le immagini acquisite al protocollo nell'ambito di un unico database. Le immagini sono salvate in formato TIFF compresso Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 9 di 22

10 GESTIONE DELLE CARTELLE CLINICHE Per l archiviazione e la gestione delle Cartelle Cliniche (acquisizione, scannerizzazione, archiviazione e ricerca on-line), il sistema proposto prevede uno specifico modulo direttamente collegato con il programma applicativo funzionante sul sistema host (IBM AS/400 o altro), dal quale recuperare i dati già immessi. Il recupero dei dati avviene con una precisione del 100% e può avvenire in due modalità alternative: o la prima, prevede che avvenga inserendo manualmente soli i dati di un campo univoco (es. Numero nosografico), di una tabella predefinita nel database di un applicazione diversa dall applicativo di gestione documentale delle cartelle cliniche, così il resto dei dati sono acquisiti automaticamente via ODBC dal database dell applicativo funzionante sul sistema IBM AS/400; o la seconda, prevede invece che dalla schermata attiva dell applicativo funzionante sul sistema IBM AS/400, si passi con ALT + TAB dall emulazione terminale, all applicativo di gestione documentale e con un solo clic su un icona (a forma di fulmine) i dati prescelti (in fase di installazione e configurazione) sono acquisiti automaticamente nel database dell applicativo di gestione documentale delle cartelle cliniche; Dalla schermata di un applicazione su IBM AS/400 pigiando solo un tasto, effettueremo la catalogazione o la ricerca ricerca Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 10 di 22

11 La seconda modalità, evita completamente l inserimento manuale dei dati, pertanto è la ritenersi la soluzione più affidabile e veloce per il recupero dei dati già immessi nel programma applicativo funzionante sul sistema host. Per catalogare velocemente e con una precisione del 100% le cartelle cliniche, è possibile utilizzare il modulo Collegamento ad host,che consente tramite un solo clic su un icona l acquisizione dei dati da una videata del sistema informativo dell ospedale Con strumenti di scansione (scanner) specializzati e idonei alla scannerizzazione di documenti di notevole quantità e diverso formato, si procede alla digitalizzazione di quanto contenuto in una Cartella Clinica. Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 11 di 22

12 Per le immagini dei referti scannerizzati (siano essi anche delle radiografie, come mostrato in figura) sono previste avanzate funzioni di elaborazione grafica quali: - il supporto per immagini in bianco e nero, scala di grigi e a colori. - zoom, scroll, rotazione, raddrizzamento, gray-scale automatico sulle immagini inserimento di annotazioni con post-it adesivo, evidenziatore, timbro (personalizzabile), elettronico linee, rettangoli, testi; E' inoltre possibile, sulle immagini acquisite, la visualizzazione in anteprima e a pagina intera, con o senza il formato miniatura. Mediante appositi scanner è possibile archiviare radiografie ed effettuare analisi e misurazioni con le funzioni particolari di annotazione mercoledì 21 marzo 2001 invio o clic del mouse per andare avanti 110 Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 12 di 22

13 Di concerto con l'ospedale, in fase di configurazione della soluzione, saranno definite le informazioni necessarie per identificare univocamente una cartella clinica e le modalità per il collegamento con il sistema informatico centralizzato. Sempre in fase di configurazione saranno identificate le informazioni necessarie per la gestione dell'archivio fisico delle Cartelle Cliniche cartacee in modo da collegare la versione digitalizzata della cartella con la posizione in archivio del suo originale cartaceo. Tutte le attività di configurazione sopra descritte non comportano nessun intervento sul codice ma rientrano fra le caratteristiche di flessibilità e parametrizzazione della soluzione proposta. Il linea di massima l'obiettivo della configurazione sarà individuare le informazioni essenziali per il riconoscimento della Cartella, tali informazioni identificheranno la "Cartella Clinica elettronica" che a sua volta (così come nella realtà) conterrà un insieme di documenti scannerizzati ciascuno dei quali a sua volta identificabile univocamente con altre informazioni. Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 13 di 22

14 ARCHITETTURA HW E SW DEL SISTEMA In considerazione dell'architettura di rete disponibile presso l'ospedale la soluzione proposta prevede l'impianto di un sistema completamente modulare che consente su ciascuna postazione di attivare o disattivare determinate funzioni. Le funzioni di archiviazione da scanner, per esempio, hanno bisogno di una potenza elaborativa certamente superiore rispetto alle postazioni esclusivamente abilitate alla consultazione. In particolare la soluzione proposta prevede per i client di consultazione come unico pre-requisito la disponibilità del browser Internet Explorer 4 senza particolari requisiti HW e soprattutto senza necessita di installare nessun modulo applicativi: tutte le operazioni di consultazione avvengono via client server o Browser. Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 14 di 22

15 Di seguito viene schematizzata una possibile configurazione della soluzione con diverse tipologie di client in relazione alle funzioni su di esse disponibili. Catalogazione cartella Catalogazione cartella Cartelle cliniche Acquisizione cartella Acquisizione cartella Server di database WEB Server Utenti WEB Consultazione Consultazione Utenti rete locale Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 15 di 22

16 Cartelle cliniche?? Client - Configurazione SW - S.O. Windows 95/98 o NT Workstation - Internet Explorer v.4 (o successivi) - Moduli applicativi per il "Cartelle cliniche"?? Scanner - N. 2 Fujitsu - M4097D-36S - Scanner duplex formato A3 - risol. max 600 dpi, 50 ppm/90ipm A4 portrait, alimentazione ADF 100 fogli. Interfaccia SCSI. - Produttività giornaliera di 7000 pagine (14000 immagini in duplex). Opzionale Kofax VRS. Garanzia OnSite 12 mesi - Garanzia OnSite 36 mesi. - N. 2 KIT Kit comprensivo di controller Adaptec 2940W Bus PCI 32 bit e cavo schermato SCSI-2. - N. 2 Servizio d'installazione OnSite?? Server di database - Pentium III 733 Mz Mb DIMM - HD 12 Gb (da configurare in funzione delle effettive esigenze) - Scheda di rete Ethernet NE2000 Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 16 di 22

17 Consultazione?? Client di consultazione (Protocollo e Cartelle)- Configurazione SW - Pentium III Mb DIMM - Monitor SVGA 14'' - Scheda Ethernet NE2000 o compatibile - Stampante laser o getto d inchiostro; - S.O. Windows 95/98 o NT Workstation - Internet Explorer v.4 (o successivi)?? Client di acquisizione- Configurazione HW (minima) - Pentium III Mb DIMM - Monitor SVGA 14'' - Scheda Ethernet NE2000 o compatibile - Stampante laser o getto d inchiostro; - S.O. Windows 95/98 o NT Workstation WEB Server (opzionale)?? Configurazione SW - S.O. Windows NT v.4 - Data Base SQL Server v Internet Information Server 4.0?? Configurazione HW (minima) - Pentium III 733 Mz Mb DIMM - HD 12 Gb (da configurare in funzione delle effettive esigenze) - Scheda di rete Ethernet NE2000 Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 17 di 22

18 MODALITÀ DI ATTUAZIONE Per realizzare quanto specificato nei paragrafi precedenti si procederà come segue: - Progettazione dell'architettura generale del Sistema e del nuovo modello organizzativo - Realizzazione delle attività sistemistiche per integrare i prodotti software proposti con il Sistema informativo dell'ospedale. - Installazione del software applicativo - Configurazione del software e del database - Collaudo e accettazione - Formazione utenti - Assistenza all'avvio Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 18 di 22

19 GESTIONE CARTELLE CLINICHE L HARDWARE SPECIALISTICO IN ALTERNATIVA AGLI SCANNER La soluzione proposta consente l acquisizione dei documenti contenuti nella cartella clinica, mediante una videocamera digitale professionale, senza doverli despillare o estrarre dalla stessa cartella clinica. L operatore stando seduto, sfoglierà semplicemente la cartella clinica (appoggiata sul supporto specifico Repro 2 super) e con un telecomando, effettua il clic su un pulsante, controllando la qualità dell immagine fotografata, su un monitor a colori da 21 pollici, posto davanti a lui. La videocamera, ha in dotazione un software che consente la riacquisizione di un immagine non perfetta. L operatore, dopo aver acquisito una cartella clinica, inserirà un immagine di un foglio (particolarmente evidente, ad es. il logo ingrandito del Miulli) per creare la separazione tra una cartella clinica e un altra. La grande capacità dell hard disc IBM collegato (1Gb) e il Kit di collegamento al PC, consente all operatore di non dover mai toccare la videocamera per cambiare il dispositivo di memorizzazione. Il dispositivo di collegamento alla rete consente all operatore di non dover mai toccare la videocamera per cambiare le batterie. Un altro operatore (o lo stesso) acquisirà nel software Optisolver 2001 le immagini acquisite con la videocamera, in modalità da file e provvederà alla catalogazione automatica, mediante l acquisizione dei dati della stessa, dal sistema IBM AS/400. Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 19 di 22

20 Il software della videocamera consente l acquisizione delle immagini sia in formato TIFF non compresso (l immagine viene compressa però automaticamente al salvataggio in Optisolver 2001), che in formato JPG compresso. LA SOLUZIONE PROPOSTA ELIMINA DUE PROBLEMI FONDAMENTALI TIPICI DELLA GESTIONE CON GLI SCANNER: o La velocità di acquisizione, legata in grande parte al tempo umano (circa il 98%). La manomissione delle cartelle cliniche, infatti, implica che il tempo impiegato per la memorizzazione di una cartella clinica è dovuto alla preparazione della stessa (despillatura, rispillatura) ed alla necessità di dover inserire manualmente molti dei fogli nello scanner, perdendo però così il beneficio della velocità dello stesso scanner. o Il rischio di spostare involontariamente un referto (a causa della miriade di fogli da elaborare in modo singolo) da una cartella di un paziente a quella di un altro. o Il costo elevato di scanner veloci di formato A/3 che devono sopperire con la loro velocità alla lentezza dell intervento umano. Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 20 di 22

21 IL PRODUTTORE DI Optisolver 2001 Solving S.r.l. è un azienda Italiana, fondata nel 1992, che produce software standard e personalizzato. Solving, è specializzata nella produzione di soluzioni applicative, per l'archiviazione e la gestione documentale. Ha realizzato Optisolver 2001 utilizzato con soddisfazione in Italia da oltre 700 Aziende ed Enti Pubblici di tutte le dimensioni. Solving S.r.l. ha messo a norma il proprio sistema di qualità aziendale in conformità alla norma UNI EN ISO Da Dicembre 2000 Solving S.r.l. fa parte del gruppo I & T - Informatica e Tecnologia S.r.l., con sedi a Bari, Lecce, Palermo, Roma e Milano; il gruppo è costituito da 5 società specializzate in diversi settori informatici e con un organico di oltre 100 specialisti. Oltre alla produzione di prodotti software di elevata qualità, Solving ha puntato sulla qualità dei servizi del Post-Vendita. Solving, infatti, si avvale anche della collaborazione di : 60 strutture informatiche su tutto il territorio nazionale, che sono state selezionate in funzione della specializzazione, e dopo effettuato corsi tecnici, sono divenuti Business Partner Solving. 50 centri servizi su tutto il territorio nazionale, che effettuano il service di Archiviazione Ottica per conto terzi che sono divenuti Centri Servizi Business Partner Solving. I SERVIZI OFFERTI DALLA SOLVING: Consulenza, progettazione ed installazione di soluzioni di Archiviazione Ottica e Gestione Elettronica Documenti standard e personalizzate; System Integrator; Formazione del Personale; Assistenza sistemistica; Manutenzione del software applicativo di propria produzione; Service di Archiviazione Ottica Documenti per gli archivi pregressi dei propri clienti. Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 21 di 22

22 È vietato riprodurre o modificare anche parzialmente la presente brochure, in qualsiasi forma o mezzo, senza espressa autorizzazione scritta della Solving S.r.l. Tutti i prodotti citati in questa brochure sono marchi registrati dai rispettivi produttori. Optisolver e il logo Optisolver 2001 sono marchi registrati della Solving S.r.l. Le informazioni contenute in questa brochure possono essere variate senza preavviso. Brochure aggiornata al 11/05/2001. Soluzione applicativa per l'archiviazione Informatizzata delle Cartelle Cliniche Pagina 22 di 22