Le definizioni. I criteri dell audit. La classificazione

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1 Benvenuti al Workshop PV Audit Finding e modalità di classificazione Congresso Annuale GIQAR 2013 Anna Piccolboni e Daniela Marcozzi Premessa Le definizioni I criteri dell audit La classificazione 1

2 GVP: Le Definizioni - La Qualità «dalla A alla Z» «Audit» A systematic, disciplined, indipendent and documented process for obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which the audit criteria are fulfilled (see ISO ) «Audit finding» Results of the evaluation of the collected audit evidence against audit criteria (see ISO ) «Audit plan» Description of activities and arrangement for an individual audit (see ISO ) «Audit programme» Set of one or more audits planned for a specific timeframe and direction towards a specific purpose (see ISO ) «Audit recommendation» Describes the course of action management might consider to rectify conditions that have gone awry, and to mitigate weaknesses in systems of management control QA R&D 3 GVP: Le Definizioni - La Qualità «dalla A alla Z» Pharmacovigilance system A system used by the MAH and by Member States to fulfil the tasks and responsibilities listed in Title IX of Directive 2001/83/EC and designed to monitor the safety of authorised medicinal products and detect any change to their risk-benefit balance Pharmacovigilance System Master File (PSMF) A detailed description of the pharmacovigilance system used by the MAH with respect to one or more authorised medicinal product Quality adherence Carrying out tasks and responsibilities in accordance with quality requirements Quality Control and Assurance Monitoring and evaluating how effectively the structures and processes have been established and how effectively the processes are being carried out Quality improvement Correcting and improving the structures and processes where necessary QA R&D 4 2

3 GVP: Le Definizioni - La Qualità «dalla A alla Z» Quality of pharmacovigilance system All characteristics of the pharmacovigilance system which are considered to produce, according to estimated likelihoods, outcomes relevant to the objectives of pharmacovigilance Quality objectives and requirements Those characteristics of a system that are likely to produce the desired outcome, or quality objectives Quality system of a pharmacovigilance system The organisational structure, responsibilities, procedures and resources of the pharmacovigilance system as well as appropriate resource management, compliance management and record management Upper Management Group of persons in charge of the highest executive management of an organisation. Membership of this group is determined by the governance structure of the organisation. While it is envisaged that upper management usally is a group, the head of the organisation is the one person at the top of the organisation with ultimate responsibility for ensuring that the organisation complies with relevant legislation QA R&D 5 I criteri dell Audit «Audit finding» Results of the evaluation of the collected audit evidence against audit criteria (see ISO ) Legal Requirements Shall/Should PV New Legislation: Directive 2010/84 Regulation 1235/2010 Regulation 520/2012 GVP Local applicable requirements SOPs 3

4 GVP: La Classificazione dei Finding Modulo IV PV Audits Critical is a fundamental weakness in one or more PV processes or practices that adversely affects the whole PV system and/or the rights, safety or well-being of patients, or that poses a potential risk to public health and/or represents a serious violation of applicable regulatory requirements Major is a significant weakness in one or more PV processes or practices, or a a fundamental weakness in part of one or more PV processes or practices that is detrimental to the whole process and/or could potentially adversely affects the rights, safety or well-being of patients, and/or could potentially pose a risk to public health and/or represents a violation of applicable regulatory requirements which is however not considered serious Minor is a weakness in the part of one or more PV processes or practices that is not expected to adversely affect the whole PV system or process and/or the rights, safety or well-being of patients Workshop PV Audit Finding e modalità di classificazione 4

5 Come si svolge il Workshop? Relativamente ad un audit, vengono presentati dei casi I partecipanti al workshop sono gli Auditor Anna e Daniela rappresentano l azienda sottoposta ad Audit Gli Auditor, distribuiti in team di audit, fanno le domande Gli Auditor raccolgono tutte le informazioni che ritengono necessarie ed esprimono la valutazione sullo stato di conformità Audit presso la P&M Pharma SpA Scopo di questo audit è quello di verificare il sistema di PV della P&M Pharma SpA, prima di procedere alla firma di un contratto di Licenza per il Farmaco Foxscem, dell Azienda Farmaceutica Foxscem Pharma SpA. 5

6 CASO A: L organizzazione La P&M Pharma SpA è un azienda italiana con diversi prodotti sul mercato europeo, di cui è titolare di AIC. L azienda ha 3 filiali in Europa, e precisamente in Francia, in Olanda e in Belgio. In Italia ha sede l ufficio principale di farmacovigilanza e la QPPV. La preparazione degli PSUR è demandata ad una società di servizi, la Inputing SpA, con sede in Italia. Presso le filiali lavorano dei Local Safety Officer, con alcuni compiti; altri compiti come lo screening della letteratura e la gestione dei casi è delegata a delle organizzazioni esterne. Di seguito l organigramma dell organizzazione. L organigramma presentato è anche incluso nel PSMF. P&M Pharma SpA Direzione Generale A. Rambon Ufficio Amministrazione S. Perditempo Ufficio Legale I. Boccaccin Ufficio Commerciale F. Moneta Ufficio Estero A. Esterin Direzione Medica M. Insalute Ufficio Regolatorio A. Regulis Farmacovigilanza V. Vigilante Ufficio Medico R. Visitato v Direzione Generale Study Unit C. Testacroce GCP QA Unit M. Della Santa 6

7 CASO B: Il PSMF In occasione della presentazione di una nuova richiesta di AIC, la P&M Pharma SpA ha introdotto il suo primo PSMF in data 1 Aprile Si è deciso di gestire il PSMF in formato elettronico attraverso un EDMS, Sistema di Gestione Elettronica della Documentazione. Nella sezione 4 del PSMF «Computerised Systems and databases», tale sistema non è stato descritto. Dal momento che la P&M Pharma SpA ha chiesto ad una società di servizi, la PFM Srl, di gestire il PSMF, nel Dizionario dei Prodotti Medicinali di Eudravigilance (XEVMPD) è stato inserito, come sede del PSMF, l indirizzo degli uffici di questa società di servizio. Da una prima verifica del Fascicolo risultano essere disponibili i seguenti allegati: - Annex A, con tutte le informazioni richieste per la QPPV - Annex B, con tutta la descrizione delle fonti dei dati di safety - Annex C, con la descrizione dei sistemi computerizzati e dei databases utilizzati - Annex D, con la descrizione dei processi di PV e la lista delle SOPs - Annex E, con la lista degli audit condotti negli ultimi 3 anni - Annex F, con il Log e la registrazione della storia dei cambiamenti relativi agli Allegati CASO C: La QPPV La QPPV della P&M Pharma SpA è la Dr.ssa Valeria Vigilante, laureata in Chimica e Tecnologia Farmaceutica, con una lunga e consolidata esperienza come QP di Azienda Farmaceutica. Per la valutazione medica dei casi è supportata dal Direttore Medico, che rivede ed approva anche i protocolli relativi agli studi post-registrativi di sicurezza. In caso di assenza della Dr.ssa Vigilante, vengono, invece, avvisate le sue collaboratrici, le dr.sse Graziosi, Grazielli e Graziadei. Dall allegato A al PSMF risulta che la QPPV non abbia al momento delegato alcuno dei suoi compiti. 7

8 CASO D: Il Sistema Qualità e gli Audit Gli Audit elencati nell Allegato al PSMF sono stati condotti tutti dalla dr.ssa Della Santa, che ha una lunga e comprovata esperienza in GCP. Nella lista degli audit compare, come sede di audit, la P&M Pharma SpA, e, come scopo, la Gestione degli Eventi Avversi. Si tratta precisamente di 3 audit, uno nel 2011 e due nel La dr.ssa Della Santa spiega che è sua intenzione preparare quanto prima il programma degli audit per l anno 2013; per questo non ha ancora inserito alcuna programmazione nel PSMF. La SOP relativa agli audit prevede una programmazione annuale; il rapporto di audit viene indirizzato di regola al Direttore Medico. Nel PSMF non è al momento presente alcuna Nota relativa ai finding riscontrati negli audit. CASO E: Gestione dei Casi La P&M Pharma SpA gestisce annualmente circa 2000 casi l anno. Le fonti dei casi possono essere: -Segnalazioni spontanee -Studi clinici -Letteratura -Autorità Regolatorie -Media Nella SOP relativa alla segnalazione spontanea dei casi si legge che appena ricevuto il caso lo si valuta per verificare che questo non sia: -Correlato -Inatteso -Serio Se la segnalazione è seria, correlata ed inattesa questa viene immediatamente processata, inoltrata alle filiali e notificata entro 15 giorni ad Eudravigilance. Se invece non è seria, si attende la valutazione medica da parte del Direttore Medico per la conferma. 8

9 Audit presso la DAMP Pharma&Device SpA Scopo di questo audit è quello di verificare il sistema di PV della DAMP Pharma&Device SpA, con la quale la Foxscem Pharma SpA ha firmato un contratto di Licenza per il Farmaco Foxscem. CASO F: I Contratti di Licenza DAMP Pharma&Device SpA ha una serie di distributori europei ( Spagna e Portogallo) ed extraeuropei (Russia e Cina) per i farmaci propri, ma che vorrebbe utilizzare anche per distribuire il Foxscem. Inoltre ha in atto un contratto con una nota società di promozione prodotti a cui affidare Foxscem per le farmacie. Foxscem Pharma SpA chiede l elenco dei contratti, dato che non è presente nel PSMF. Inoltre sembra che nell elenco delle SOP che ha ricevuto non ci sia procedura per la gestione dei contratti. 9

10 CASO G: I sistemi computerizzati Nel PSMF della DAMP Pharma&Device SpA (sezione 4), si trova la seguente affermazione «Sezione non applicabile». L allegato D, quindi, risulta «non utilizzato». CASO H: KPI La DAMP Pharma&Device SpA gestisce una decina di casi l anno, per questa ragione ha deciso di non utilizzare un database elettronico. Per questa ragione, inoltre, non ha identificato alcun KPI. 10

11 CASO I: Gli studi spontanei La DAMP Pharma&Device SpA supporta diversi studi spontanei, fornendo il farmaco gratuitamente. Ha anche una SOP dedicata a tale attività. Nella SOP si legge che dopo adeguata verifica della richiesta, la Direzione Studi Clinici autorizza la fornitura delle quantità di Farmaco necessarie allo svolgimento dello studio. Il Direttore Studi Clinici conferma la procedura e riferisce che nel caso arrivi la segnalazione di un effetto collaterale, questo viene immediatamente segnalato all Ufficio di Farmacovigilanza. La lista degli studi clinici cui fa riferimento il PSMF non contempla questa tipologia di studi. BASTAAAAAAAAAA!!!!! 11

12 Arrivederci al Workshop PV del prossimo anno! Grazie per l attenzione Anna e Daniela 12