Manuale Utilizzo Gestione Armadio di Reparto

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1 Gestione Richieste Armadietto di Reparto Manuale Utilizzo 1 stesura da: Valeria Mazziotta Rivisto da: Antonio Derna Data di aggiornamento: 14/07/2014 N.ro versione: 1.0 N.ro pagine: 28 Distribuzione: cliente 1-21

2 Sommario SCOPO DEL DOCUMENTO... 3 GESTIONE RICHIESTE DA ARMADIETTO DI REPARTO... 3 INSERIMENTO NUOVA RICHIESTA - A CARICO DEL REPERTO... 3 VALIDAZIONE DELLA RICHIESTA - A CARICO DELLA FARMACIA... 9 EVASIONE DELLA RICHIESTA - A CARICO DEL COLLABORATORE AMMINISTRATIVO RICERCA RICHIESTA ESISTENTE

3 Scopo del documento Manuale Utilizzo Gestione Armadio di Reparto Il presente documento descrive le modalità operative per la corretta gestione delle richieste di approvvigionamento da Armadietto di reparto. Gestione Richieste da Armadietto di Reparto Inserimento nuova richiesta - a carico del REPERTO Menù: LOGISTICA - MAGAZZINO DI REPARTO - NUOVA GESTIONE RICHIESTE DA ARMADIETTO DI REPARTO Cliccare dentro la casella "Profilo" e, successivamente, sul simbolo di lente di ingrandimento. 3-21

4 Selezionare uno dei profili in elenco cliccando sul simbolo di freccia curva in corrispondenza. ATTENZIONE! Il profilo AUT_FD, attivo per tutti i reparti, è caratterizzato da una lista di prodotti che automaticamente (ogni giorno) si aggiorna in funzione degli scarichi che vengono registrati dai magazzini di farmacia ai reparti. Alla selezione del profilo viene generata, in automatico, una lista di codici. 4-21

5 Spieghiamo a seguire il significato di ogni colonna e/o pulsante: - CLM: rappresenta la classe merceologica di appartenenza del prodott; - Prodotto: rappresenta il codice Areas del prodotto; - Descrizione prodotto: rappresenta del descrizione del prodotto; se si vuole ordinare la lista in ordine alfabetico è sufficiente cliccare sul simbolo: - UM: rappresenta l'unità di misura aziendale del prodotto; - IMBALLO: rappresenta l'unità minima di confezionamento del prodotto all'interno del magazzino aziendale, qualora correttamente inserita sui dati magazzino del prodotto; - SCORTA DI RIFERIMENTO: rappresenta la scorta minima di riferimento per il magazzino di reparto selezionato; - GIACENZA: rappresenta la giacenza attuale del prodotto nel magazzino di reparto; - DISPONIBILITA': corrisponde alla Giacenza attuale del prodotto + le eventuali quantità di prodotto presenti su richieste ancora inevase; - QTA PROPOSTA: assume valore diverso da zero se e solo se vengono impostati i criteri di riordino a livello di magazzino di reparto; - QTA: è il campo ove l'utente deve inserire, in corrispondenza dei prodotti da richiedere, le relative quantità. - il pulsante ESPORTA consente di esportare su file excel la lista completa dei codici contenuti nella lista; - il pulsante APPLICA QTA' consente di applicare, automaticamente su tutti i prodotti, le quantità eventualmente calcolate come QTA PROPOSTA; - il pulsante PREFERENZE consente all'operatore di scegliere quali colonne visualizzare in lista, e quali no, insieme al loro ordinamento. 5-21

6 Esempio: Se non si vuole vedere la colonna "Imballo" togliere il segno di spunta come in figura: Se si vuole vedere, in testa a tutte le altre, la colonna QTA, clicco su QTA e, tenendo premuto, sposto la colonna nella posizione desiderata. Per confermare le preferenze, clicco su "OK". Inserire la quantità dei prodotti da richiedere. Sui prodotti dove viene inserita una quantità diversa da zero compare il simbolo. Dopo avere inserito le quantità su tutti i prodotti da richiedere, cliccare su "Aggiungi" ( in basso a destra della lista). I prodotti vengono riportati automaticamente sulla lista denominata "PRODOTTI DA RICHIEDERE". Se uno dei prodotti da richiedere è urgente, fare click in corrispondenza del prodotto e della colonna "Urgente". 6-21

7 Se per uno dei prodotti da richiedere si vogliono specificare delle note, fare click in corrispondenza del prodotto e della colonna "Note" (accanto a "Urgente"): si apre una finestra dedicata. Dopo aver messo la nota cliccare su "OK". Se si desidera inserire nella lista dei prodotti da richiedere un prodotto non trovato in precedenza sulla lista dei prodotti appartenenti al profilo, cliccare su "Nuova riga" ed inserire, in corrispondenza alla colonna "Prodotto" parte della descrizione del prodotto desiderato. Compare la lista dei prodotti contenente parte della descrizione inserita. Selezionare, sulla lista, il prodotto desiderato. In automatico, viene messa in evidenza la quantità "0" del nuovo prodotto per cui l'utente deve dettagliare la quantità da richiedere. Dopo aver posto la quantità diversa da zero, fare tab. Per generare la richiesta in riferimento ai prodotti richieste". selezionati, cliccare su "Genera 7-21

8 Compare, in fondo alla pagina, il dettaglio della richiesta generata (le richieste sono 2 se uno o più prodotti della lista sono stati individuati come urgenti). Selezionare le richieste generate facendo click sulla casella segnalata dalla freccia rossa di cui a seguire. Cliccare su "Avvio processo" (in basso a destra) per l'invio delle richieste in farmacia. Compare, accanto ad ogni richiesta, un simbolo verde che comunica che l'invio della richiesta è andato a buon fine. Uscire dalla pagina cliccando sull'apposito pulsante "Esci" riportato in alto all'estrema sinistra. 8-21

9 Validazione della richiesta - a carico della FARMACIA Menù: WORK FLOW - WORK LIST Manuale Utilizzo Gestione Armadio di Reparto Compare quanto a seguire: Cliccare sul simbolo "+" a sinistra del processo. 9-21

10 Viene visualizzato l'elenco delle richieste inviate dai reparti e non ancora processare dalla farmacia. Selezionare la richiesta da processare cliccando sul simbolo di doppia freccia a destra della richiesta. Sulla richiesta visualizzata, cliccare sull'intestazione "Prodotti richiesti" e, successivamente, sull'intestazione "Prodotti assegnati" 10-21

11 Sulla lista dei prodotti assegnati le operazioni possibili al farmacista sono: 1. Sostituire uno dei prodotti assegnati con un qualsiasi prodotto disponibile in anagrafica: per questo è sufficiente cancellare il codice e sostituirlo con uno nuovo; l'icona a destra del prodotto assegnato tiene sempre memoria del prodotto richiesto in origine dal reparto; 2. Sostituire uno dei prodotti assegnati con un prodotto sostituivo (se previsto). Il prodotto sostitutivo, se presente, si seleziona dall'elenco mostrato al click sul simbolo ed identifica il prodotto equivalente (solo per i farmaci) per Principio attivo al prodotto assegnato. 3. Modificare la quantità richiesta. 4. Visualizzare i dati statistici del prodotto (tra cui anche la giacenza di reparto) cliccando sul simbolo 5. Inserire delle "Note Rich." per ogni singolo prodotto. Qualora si volessere inserire delle note valide sull'intera richiesta, cliccare sull'intestazione delle richiesta e digitare le note in corrispondenza a "Note Richiedente"

12 Dopo aver aggiornato la lista dei "Prodotti Assegnati" cliccare su SALVA e, a seguire, su WORKFLOW > AVANTI

13 Compare il messaggio "Processo Terminato": questo significa che la richiesta è stata processata con successo dal farmacista e viene portata all'attenzione del collaboratore amministrativo responsabile dell'evasione

14 Evasione della richiesta - a carico del collaboratore amministrativo Menù: LOGISTICA - MOVIMENTI/RICEVIMENTI - EVASIONE MULTIPLA RICHIESTE Cliccare su "RICERCA" per visualizzare l'elenco delle richieste validate dal farmacista, di propria compentenza, da evadere. Selezionare le richieste da evadere mettendo la spunta e cliccando su "Verifica richieste"

15 Il risultato è del tipo mostrato a seguire: Cliccare sul simbolo di doppia freccia a destra della richiesta selezionata (evidenzita da freccia rossa) e cliccare, sulla maschera illustrata a seguire, su "STAMPA". In questo modo si può acquisire l'elenco cartaceo dei prodotti che dovranno essere prelevati dagli scaffali e messi sul carrello per l'evasione della richiesta. Se in fase di prelievo dei prodotti ci si accorge di dovere ulteriormente modificare le quantità in richiesta cliccare, nella richiesta selezionata, sulla scheda denominata "Prodotti"

16 Selezionare il prodotto in questione Modificare, in corrispondenza a prodotto assegnato, le quantità. Cliccare poi su "Conferma"

17 Tornare sulla scheda "Richiesta Interna"; cliccare su "Conferma" e su "Esci" 17-21

18 Si torna alla lista di cui a seguire. Mettere la spunta alla richiesta da evadere e cliccare su "Evadi Richiesta". Comparirà un simbolo (verde o rosso) a sinistra della richiesta a segnalare se l'evasione è andata a buon fine oppure no. In caso di esito positivo il simbolo è verde e si attiva il pulsante "Movimenti generati" da cui sarà possibile visualizzare/stampare il movimento di scarico a magazzino registrato

19 Ricerca Richiesta Esistente Manuale Utilizzo Gestione Armadio di Reparto Menù: LOGISTICA - MAGAZZINO/RICEVIMENTO - NUOVA GESTIONE RICHIESTE Inserire l anno di ricerca e i filtri necessari a dettagliare il più possibile la ricerca, cliccare il tasto RICERCA e cliccare sul simbolo in corrispondenza della richiesta interessata per prenderla in carico

20 Cliccando sulla label "Ric. del..." è possibile sibile accedere ai dettagli di testata della richiesta. Cliccando su WorkFlow > Visualizza è possibile accedere alla visualizzazione dell'iter della richiesta

21 Esempio: Le attività fondamentali inerenti il workflow della richiesta sono: START, che identifica l'attività di registrazione della richiesta, e Controllo Farmacista. Gli stati delle attività sono: Completato e Istanziato. Nell'esempio l'iter mostrato spiega che: la richiesta è stata registrata ed inviata in farmacia dall'utente con matricola 5732; in farmacia non è stata presa ancora in gestione da alcun utente e per questo motivo lo stato è ancora Istanziato