La fattura, il documento amministrativo

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1 Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva Av a n t i N 8 Se t t e m b r e - Ot t o b r e 2008 Fattura elettronica integrata e condivisa Ve l o c e Più valore per tutti: azienda, clienti, fornitori La fattura, il documento amministrativo per eccellenza, è da sempre considerato uno scontato tassello dell attività aziendale. Oggi però, nell ottica della fatturazione elettronica e della dematerializzazione dei documenti, è salita al centro del dibattito e può anzi diventare secondo gli esperti lo snodo per aumentare l efficienza delle imprese e la competitività del sistema. Dopo averne misurati gli effetti, lo afferma in particolare l Osservatorio Fatturazione Alessandro Perego Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Management al Politecnico di Milano, che Milano che ha presentato sul tema il suo di questo Osservatorio è Coordinatore e Rapporto 2008, il secondo della serie. Responsabile Scientifico oltreché appassionato divulgatore. Il rapporto si basa su una survey che ha coinvolto 210 aziende di ogni dimensione e settore, integrata da studi di caso di 90 Professor Perego, si è riscoperto il ruolo organizzazioni utenti e di oltre 50 fornitori della fattura? di soluzioni e servizi di fatturazione elettronica. di fatturazione elettronica e conservazione La Finanziaria 2008, introducendo l obbligo Dei risultati dell ultimo rapporto parliamo con Alessandro Perego, Professore dubbio rilanciato il tema. Ma noi qui studiamo sostitutiva per chi lavora con la PA, ha senza >> Associato di Logistica e Supply Chain da anni la fattura come elemento di congiunsegue a pag. 8 in questo numero Ufficio del Personale, finalmente si semplifica Nuovo decreto, piccola rivoluzione Pagina 2 Come arricchire Dynamics Nav, Ax e Visual Space Con fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Pagina 3 TM Invoice For Partner Il programma per la ricerca di nuovi partner Pagina 6 >> Coop Estense Via la carta nel rapporto coi fornitori Per Coop Estense, che opera nella grande distribuzione, cruciale è in particolare la gestione del ciclo passivo. Cento grossi fornitori, che generano da soli il 40 per cento di tutte le fatture passive, inviano fatture elettroniche in modalità EDI-Euritmo che vengono ricevute, gestite e archiviate in modo automatico e periodicamente passate in conservazione sostitutiva in un apposito archivio sezionale. I documenti archiviati sono ricercati e consultati in pochi secondi; i fornitori hanno la certezza che le fatture sono registrate nei termini fissati e i tempi di pagamento rispettati, in più sul portale integrato con Top Media NED qualsiasi fornitore può consultare online le comunicazioni sui pagamenti effettuati. Rilevante il risparmio di carta: solo per la conservazione delle fatture passive cartacee scompaiono a magazzino raccoglitori in 10 anni. La conservazione sostitutiva interessa anche i mastrini contabili, il libro giornale di contabilità, il libro inventario, il registro Iva e il libro cespiti: tutti assieme occupano un unico Dvd a norma all anno. 1 Articolo a pag. 4

2 2 Libro unico del lavoro su supporti magnetici Ufficio del Personale, finalmente si semplifica! La semplificazione amministrativa ha raggiunto finalmente anche gli Uffici del Personale. A buona ragione si è parlato di rivoluzione per il decreto attuativo del Ministro del Lavoro Maurizio Sacconi, emesso lo scorso 9 luglio, che elimina il libro matricola e istituisce a partire dal gennaio 2009 il Libro unico del Lavoro da conservare obbligatoriamente per un periodo di 5 anni. Infatti il nuovo libro potrà essere tenuto e conservato anche su supporti magnetici, in cui ogni singola scrittura costituisca documento informatico e si rispettino le regole tecniche vigenti per la conservazione sostitutiva, contenute nel Codice dell Amministrazione Digitale entrato in vigore l 1/1/2006. E in questo caso non sono necessarie né vidimazione né autorizzazione preventiva, ma solo comunicazione scritta anche fax o alla competente Direzione provinciale del Lavoro (vedi nel riquadro a fondo pagina gli articoli del decreto su questi aspetti). Vengono quindi facilitate in questo modo la gestione elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti del Personale, consentendo di semplificare e sveltire i vari processi lavorativi del settore e di far sparire più velocemente la carta da uffici ed archivi. Ma vediamo allora come questo può avvenire in pratica, mediante la soluzione applicativa sviluppata da Top Consult per l Ufficio del Personale e già adottata da molte aziende italiane di varie dimensioni. Il fascicolo del dipendente La soluzione è basata sul sistema Top Media NED che si integra con le applicazioni gestionali ed amministrative dei dati del personale, con i programmi office, con la posta elettronica e i portali. Automatizza la gestione dei documenti scambiati fra il datore di lavoro e i dipendenti, documenti che sono numerosi, quasi tutti di valore probatorio da conservare obbligatoriamente per lunghi periodi. Si va dai curricula alle lettere di assunzione, dai cedolini paga ai Cud, dai cartellini orologio ai certificati di malattia, alle dichiarazioni per le detrazioni fiscali, dagli anticipi TFR ai documenti di fine rapporto. Viene creato e gestito in forma elettronica il fascicolo unico del dipendente, alimentato in modo automatico con i documenti digitali prodotti dai sistemi gestionali (come Cedolini e Cud) e via scanner con i documenti cartacei firmati dai dipendenti o da enti esterni. Le persone autorizzate, al centro e in periferia (ad esempio le funzioni del Personale distaccate presso uno stabilimento), anche partendo dall applicazione gestionale, ricercano e consultano all istante i fascicoli dei dipendenti, e navigano fra tutti i documenti correlati, producono immediatamente la documentazione pregressa necessaria a richieste interne od esterne. Anche i dipendenti possono consultare via Web, in piena sicurezza, il proprio fascicolo. Sistemi automatici di workflow possono gestire inoltre le approvazioni delle note spese, smistando elettronicamente note ed allegati. Le ricerche di nuovo personale possono basarsi sugli archivi di curricula già ricevuti; promozioni o spostamenti sono facilitati dall esame della documentazione con le valutazioni dei dipendenti. Inoltre le procedure e normative aziendali sono facilmente aggiornate in tempo reale e rese disponibili online a impiegati e manager. I cedolini via La gestione dei cedolini stipendio, soprattutto nelle aziende di grandi dimensioni, è operazione delicata e gravosa. Nella soluzione Top Consult il sistema Top Media NED, integrato direttamente con l applicazione paghe e stipendi, archivia automaticamente i cedolini e questi sempre in modo automatico, mediante spedizione massiva, vengono poi distribuiti via ai dipendenti, eliminando così tempi e costi di spedizione, lavoro di preparazione ed eventuali disguidi. Alla ottimizzazione dei processi di lavoro dell Ufficio, che diventano più snelli ed efficienti, senza errori, perdite ed interventi manuali, si aggiungono inoltre tutti i benefici della conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge. Basti pensare che l enorme volume dei cedolini e Cud da archiviare viene trasferito su pochi Cd e Dvd, consentendo così l eliminazione di milioni di pagine cartacee. Si liberano grandi spazi fisici negli archivi, prima dedicati allo stoccaggio dei documenti cartacei e costosi anche per le necessarie misure di sicurezza. Con il nuovo decreto una piccola rivoluzione Dal testo del decreto attuativo del Ministero del Lavoro (9/7/2008): Articolo 1 Modalità di tenuta. 1. Fermo restando l obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata mediante l utilizzazione di uno dei seguenti sistemi: a) a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l Inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall Inail, in sede di stampa del modulo continuo; b) a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell Inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica; c) su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o a elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all articolo 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti a obblighi di vidimazione e autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o , alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. ( ) Articolo 6 Obbligo di conservazione 1. Il datore di lavoro ha l obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196, in materia di protezione dei dati personali. ( )

3 Aggiunte fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Come arricchire Dynamics Nav, Ax e Visual Space Top Consult ha reso disponibili le potenti funzionalità del suo modulo SDK (il Software Development Kit di Top Media NED) per l integrazione del sistema documentale con il mondo gestionale di Microsoft Dynamics. Cioè con le soluzioni di business Erp, Dynamics NAV e Dynamics AX, basate rispettivamente sul software Navision e Axapta. Con l integrazione via SDK le soluzioni gestionali possono arricchirsi con la nuova soluzione TM Invoice di Top Consult, sviluppata per la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti fiscali, un area oggi al centro di un altra rivoluzione organizzativa sotto la spinta di nuove normative. Il primo partner che ha capito l importanza di una integrazione di questo genere, legata ad una solida collaborazione con un affermato protagonista del mercato come Top Consult, è stata Brain Force. Questa società, con uno staff di oltre 350 persone, è parte di un gruppo europeo presente in nove paesi con una forte offerta in campo gestionale ed è il più importante partner Microsoft Dynamics in Italia. Brain Force ha quindi potuto rapidamente integrare TM Invoice con le soluzioni Dynamics NAV e Dynamics AX, rendendole così capaci di affrontare da subito anche fatturazione elettronica, spedizione massiva delle fatture e conservazione sostitutiva delle stesse. L integrazione è stata inoltre estesa anche a Visual SPACE, la soluzione Erp progettata da Brain Force appositamente per le esigenze delle PMI italiane. La società è molto attiva sul mercato Erp, dove le soluzioni sono personalizzate e verticalizzate per segmenti come la Siderurgia e Metallurgia, la Chimica-Farmaceutica o la Telefonia. Solo per Dynamics NAV l esperienza Brain Force si fonda su oltre 150 progetti realizzati. La partnership fra le due società, entrambe Gold Certified Partner di Microsoft, era già stata attivata negli anni scorsi per la diffusione congiunta sul mercato della soluzione documentale sviluppata da Top Consult per il CRM di Microsoft Dynamics. L integrazione con TM Invoice di Top Consult dice Marco Bogni, Direttore Commerciale Business Solutions di Brain Force favorisce l ulteriore diffusione sul mercato delle soluzioni gestionali Erp Dynamics e Visual SPACE. Amplia ed arricchisce la nostra offerta e ci consente di rispondere meglio alle esigenze delle imprese, soprattutto piccole e medie, fornendo loro un più elevato valore aggiunto e maggiori opportunità di aumentare efficienza e competitività di business attraverso lo sfruttamento dell intero patrimonio informativo aziendale di dati e documenti. Permette inoltre alle imprese di adeguarsi con rapidità al cambiamento e alla riorganizzazione dei processi di fatturazione, legati agli obblighi di SDK, il cuore dell interoperabilità Il sistema Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, nato dall impegno ventennale di Top Consult nell integrazione fra dati e documenti, è orientato al futuro in ottica SOA (Service Oriented Architecture). La sua caratteristica principale è l alta interoperabilità, il cui cuore è il modulo SDK (Software Development Kit) per lo sviluppo e la personalizzazione delle applicazioni. Ideato e realizzato nel Laboratorio di Sviluppo Top Consult di Torino sull avanzata piattaforma Microsoft.Net, SDK è l interfaccia di programmazione a disposizione degli sviluppatori. E basato su un modello ad oggetti utilizzabile da applicazioni sviluppate in ambienti Microsoft. Net e Com o in qualsiasi altro ambiente come Linux, Unix, mondo Java attraverso le funzionalità XML Web Service. La sua architettura aperta consente di personalizzare e integrare facilmente Top Media NED, creando soluzioni su misura e adattandolo a qualsiasi ambiente applicativo presente in azienda. Con l ampia gamma di funzionalità di sviluppo e la compatibilità agli standard più diffusi del settore, SDK facilita connettività e interoperabilità con altri sistemi, componenti, portali e applicazioni, dai gestionali ai programmi office, alla posta elettronica. Il cliente evita così i problemi di programmazioni e integrazioni lunghe, complesse e costose, riduce il Total Cost of Ownership e può estendere i benefici della gestione elettronica dei documenti a tutta l organizzazione aziendale, proteggendo gli investimenti IT già effettuati. fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva delle fatture disposti dalla Finanziaria 2008 per chi lavora con la PA e alla prossima estensione anche ai rapporti fra aziende. Le imprese potranno così godere dei benefici di maggiore efficienza, riduzione dei costi di fatturazione e ritorno degli investimenti, che la fatturazione elettronica integrata apporta agli utenti. 3

4 Via la carta nel rapporto c In Coop Estense più efficienza e p con gestione documentale e conservaz Con sede centrale a Modena, Coop Estense è una delle maggiori cooperative di consumo del sistema Coop, leader nella grande distribuzione. Presente nelle provincie di Modena e Ferrara e in Puglia con soci, oltre dipendenti e 51 punti vendita, ha realizzato nel 2007 un fatturato di quasi milioni di euro ed un utile netto di esercizio di oltre 30 milioni. Caratterizzata da spirito innovativo, l azienda è stata la prima in Italia ad adottare le tecnologie di self-scanning con il servizio Salvatempo, che consente al consumatore di velocizzare la spesa e di pagare inoltre in modo autonomo ed automatico, con mezzi diversi, attraverso le postazioni di self-paying. consumi in calo. In una società di queste dimensioni, operante nella grande distribuzione, particolarmente cruciale è la gestione del ciclo passivo che fa confluire in amministrazione un enorme volume di documenti: circa fatture fornitori all anno. Sono stati allora selezionati un centinaio di fornitori importanti (che generano oltre il 40 per cento di tutte le fatture passive) e ci si è accordati per ricevere da loro fatture elettroniche in modalità EDI-Euritmo mediante rete INTESA. Il flusso di dati ricevuti viene scaricato, le fatture sono immediatamente registrate in modo automatico nel sistema gestionale e sul sistema contabile; in parallelo si creano i Pdf conformi alle fatture emesse dal fornitore, che vengono automaticamente archiviati nel siste- Quattromila raccoglitori destinati a scomparire Molto rilevante è il risparmio di carta associato alla gestione elettronica di queste fatture passive: i raccoglitori per le fatture cartacee da conservare a magazzino si sono ridotti in un solo anno del 37 per cento. Sono più di 400 raccoglitori in meno e se si pensa che le fatture vanno conservate per 10 anni, ci sarà un risparmio complessivo di ben raccoglitori. Coop Estense ha inoltre innovato anche il processo di pagamento che interessa tutti i suoi duemila fornitori. Le comunicazioni sui pagamenti effettuati non vengono più inviate via Postel, ma archiviate direttamente in Top Media NED e pubblicate sul portale aziendale, che è stato con esso integrato. I fornitori, 4 In primo piano la gestione del ciclo passivo In Coop Estense le applicazioni di gestione elettronica dei documenti sono attive dal Messe a punto in collaborazione con Ecole & Co, partner bolognese di Top Consult e consulente IT di Coop Estense, erano basate all inizio sul sistema Top Media; prima applicazione: la Rassegna Stampa elettronica. Sostituito in seguito dalla versione più avanzata Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti aziendali, oggi il sistema documentale è al centro di diverse applicazioni, soprattutto nella gestione automatizzata dei cicli attivo e passivo. La piattaforma Top Media NED si è dimostrata un software affidabile, sicuro e facile da usare afferma Katia Lucchesi, Direttore Sistemi Informativi di Coop Estense. La gestione documentale si è via via guadagnata nella nostra società un ruolo sempre più rilevante e vogliamo estenderla a diversi altri settori aziendali. La grande distribuzione è infatti un attività ad altissima densità di documenti e questo è uno strumento che può migliorare l efficienza dei processi e ridurre i costi associati alla gestione della carta, fattori più che mai al centro dell attenzione in un periodo di ma documentale e successivamente arricchiti con i dati di contabilizzazione. Seguono poi le procedure periodiche di conservazione sostitutiva a norma di legge per queste fatture, mediante firma digitale e marca temporale. I documenti archiviati possono essere ricercati e consultati dagli impiegati amministrativi in pochi secondi, senza possibilità di errori e senza doversi spostare dalla propria scrivania per aprire armadi o per recarsi in magazzino. I fornitori sono più soddisfatti, hanno la certezza che le loro fatture sono registrate nei termini fissati e che saranno rispettati i tempi di pagamento concordati. avvisati via , possono collegarsi in piena sicurezza e consultare online i documenti che li riguardano, conoscendo così in anticipo importi e valuta. Alla maggiore soddisfazione dei fornitori si accompagnano i notevoli risparmi dell azienda: affrancature all anno non più necessarie e la riduzione di due terzi del tempo dell ufficio contabilità dedicato a ricevere le telefonate dei fornitori. Fra poco sarà disponibile per ogni fornitore anche un estratto conto riassuntivo del suo rapporto con l azienda. Nel ciclo attivo, le fatture emesse dalla sede

5 on i fornitori iù risparmi ione sostitutiva e spedite via Postel vengono archiviate in Pdf nel sistema documentale. Ai fini gestionali sono consultate in tempi rapidi sia dalla sede centrale sia da quelle distaccate, possono essere ristampate e trasmesse via posta, fax o su richiesta del cliente. Molte fatture riguardano infatti organizzazioni pubbliche come ad esempio le mense scolastiche, ma spesso si perdono nei vari uffici coinvolti e vengono allora ricercate e spedite in duplicato con grande facilità. Complessivamente, sono una cinquantina gli utenti del sistema documentale nei vari uffici amministrativi. Mastrini e libri sociali su un solo Dvd a norma Nel 2005 Coop Estense decise di adottare anche le nuove procedure di conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti fiscali, usando la soluzione Lex di Top Consult. Innanzitutto per i mastrini contabili, circa pagine all anno, che vengono archiviati su supporto magnetico durante l anno e sul sistema documentale alla fine di ogni esercizio; sono poi passati in conservazione sostitutiva su Dvd a norma, duplicati e dislocati in ambienti diversi per maggiore sicurezza. Oltre ai mastrini, sono ora in conservazione sostitutiva anche il libro giornale di contabilità, il libro inventario con i relativi dettagli, il registro Iva e il libro cespiti, per un totale di oltre pagine annue, occupando tutti assieme lo spazio di un unico Dvd all anno. A questo si aggiunge inoltre la conservazione sostitutiva delle fatture passive elettroniche, per le quali è stato creato un apposito archivio sezionale. Complessivamente, nell arco dei 10 anni di conservazione tipici dei documenti fiscali, sono circa 3,5 milioni le pagine cartacee che potranno essere eliminate liberando così grandi e costosi spazi d archivio in magazzino. Elevati sono i risparmi di carta ed è scomparso il lavoro prima necessario per stampare, controllare e fascicolare i vari libri contabili. Ma rilevante è anche l efficienza gestionale dovuta alla disponibilità dei documenti archiviati elettronicamente. Non solo in caso di richieste esterne della Guardia di Finanza per controlli in corso su clienti e fornitori, ma per le esigenze interne legate al recupero crediti o al contenzioso, dal proprio Pc si possono ricercare e visualizzare istantaneamente documenti attuali e pregressi. Non sono neppure confrontabili i tempi prima necessari per recarsi negli archivi sotterranei, cercare un tabulato magari di qualche anno fa, portarselo in ufficio, sfogliare decine o centinaia di pagine, fotocopiarle e riportarlo in archivio. Per l effetto congiunto della gestione elettronica dei documenti e della loro conservazione sostitutiva - sottolinea Katia Lucchesi - la massa di carta circolante si è drasticamente ridotta negli uffici e negli archivi, con consistenti risparmi di spazi e di costi. Soprattutto, la velocità di reperimento e consultazione delle informazioni, assieme all eliminazione di errori e imprecisioni delle procedure manuali, ha aumentato l efficienza dei processi lavorativi e la produttività delle persone: impiegati e manager possono così dedicare il tempo risparmiato ad attività a più alto valore aggiunto. C è maggiore efficienza anche nei rapporti con i nostri fornitori che, serviti meglio attraverso applicazioni innovative, sono più soddisfatti. Dalla Rassegna Stampa ai Manuali di Procedure Oltre alle varie applicazioni amministrative, il sistema documentale è impiegato anche in altri settori. E stato integrato ad esempio con un prodotto specifico per la preparazione della Rassegna Stampa e consente ad oltre 400 utenti la sua consultazione mirata via Web, attraverso l intranet. I articoli finora archiviati sono catalogati in modo da rendere disponibili solo quelli interessanti per il ruolo aziendale dei lettori. Non occorre più fotocopiare, assemblare e distribuire i testi cartacei, la rassegna è pronta in tempi molto rapidi, si possono effettuare facilmente ricerche o creare monografie su un certo argomento. Sempre via intranet sono ora consultabili anche 200 manuali di procedure, che venivano stampati e distribuiti ai vari punti vendita. Ora sono archiviati in Pdf nel sistema documentale e vengono facilmente aggiornati in qualsiasi momento, mentre l accesso è regolato in base al ruolo dell utente. 5

6 6 Il programma per la ricerca di nuovi partner TM Invoice For Partner, interfaccia per ogni Erp La spinta normativa della Finanziaria 2008 sulla fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva delle fatture ha creato sul mercato grande interesse verso questo tema. E cresce di conseguenza la domanda di soluzioni complete ed affidabili per affrontare la nuova esigenza. In questo quadro Top Consult ha lanciato il programma TM Invoice For Partner : su finalità e contenuti sentiamo Mauro Parsi, Responsabile Marketing di Soluzione e Vendite Indirette. Con la fatturazione elettronica sta per essere rivoluzionato il mondo dei sistemi gestionali: radicali e costose modifiche dovranno essere apportate ai programmi di emissione delle fatture. TM Invoice è la soluzione sviluppata Mauro Parsi da Top Consult per la fatturazione elettronica, integrata con la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali e i sistemi gestionali aziendali, che è basata sulla nostra piattaforma Top Media NED. Da qui nasce TM Invoice For Partner, con cui mettiamo a disposizione delle società che producono o commercializzano sistemi gestionali di tipo Erp su qualsiasi piattaforma la possibilità di sfruttare da subito le funzionalità di fatturazione elettronica e spedizione massiva integrate nella loro offerta. Chi diventa nostro partner con questo programma è in grado nel giro di poche ore di interfacciare tutti gli ambienti gestionali mediante il potente modulo SDK (Software Development Kit) di Top Media NED, e quindi può proporre ai propri clienti, in modo economico ed immediato, la fatturazione elettronica, la spedizione massiva e la conservazione a norma di legge di qualunque tipo di documento prodotto dall azienda. Ma non è solo la facilità tecnica di interfacciamento che rende interessante la proposta Top Consult. In questo campo infatti da sempre la società offre per la realizzazione delle applicazioni un supporto di consulenza legale, fiscale e organizzativa unico nel suo genere, che l ha fatta diventare leader indiscusso nelle soluzioni di conservazione Il workshop de Il Sole24Ore ha in agenda al mattino la sessione Realizzare il progetto di dematerializzazione in house: metodi ed esperienze. Gli interventi Top Consult trattano il tema Dalla gestione tradizionale alla fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti: l integrazione con il sistema informativo aziendale e La conservazione sostitutiva in house: ruolo del responsabile conservazione, contenuto e gestione del manuale operativo, sostitutiva a norma. Le competenze applicative specifiche nel settore della gestione elettronica dei documenti non si possono improvvisare: sono quindi convinto che molte società di informatica troveranno sicuramente più opportuno poter collaborare con un azienda solida già affermata in questo settore, un leader di mercato che assicuri loro continuità nello sviluppo del prodotto, qualità progettuale e numero elevato di referenze. Top Consult sta intanto allargando e consolidando la propria rete di vendita in Italia. Stiamo ricercando partner commerciali e tecnici - dice Parsi - che veicolino le nostre soluzioni innovative su nuovi clienti o che le vogliano incorporare OEM nella loro offerta applicativa. Non ci interessa la vendita occasionale, vogliamo instaurare un rapporto serio e duraturo che porti ad entrambi ritorni concreti. Oltre ad un prodotto di alta qualità, offriamo infatti un ampio supporto tecnico-commerciale e programmi di formazione specifica, che aiutano il partner a sviluppare la presenza su un mercato in crescita come quello documentale, destinato a ulteriori progressi per le nascenti nuove esigenze dei clienti. L identikit dei partner ricercati? Corrisponde a Software House e System Integrator che producano o distribuiscano Erp e gestionali e che vogliano completare la propria offerta con una soluzione facilmente integrabile con la loro e tale da permettere rapidamente di vendere competenze anche in questo settore. Top Consult è interessata in particolare, senza escludere altri sistemi Erp e gestionali, a collaborare con società operanti nel mondo SAP, Dynamics, Oracle, IBM. Le zone di maggiore interesse geografico sono in questo momento la Lombardia, il Veneto, la Toscana e il Lazio. mantenimento a norma negli anni dell archivio sostitutivo con la testimonianza di un azienda utente. Completano l agenda della mattinata: gli aspetti tecnologici e procedurali della conservazione dei documenti digitali; le normative e gli obblighi dal 2009 nel processo di dematerializzazione dei documenti d impresa; la check list dei controlli del Fisco sugli archivi sostitutivi. Per informazioni, iscrizioni e invio di quesiti online:

7 Notizie in breve Sincrotrone Trieste: sorgenti di luce, studio della materia Un sistema Top Media NED è stato installato presso Sincrotrone Trieste, la società che gestisce il Laboratorio Elettra, centro internazionale di ricerca di rilevanza mondiale. Realizzato nei primi anni 90 sotto la guida del Premio Nobel Carlo Rubbia, il Laboratorio è specializzato nella produzione di luce di sincrotrone e nel suo uso per l analisi della materia e collabora con i maggiori gruppi di ricerca internazionali. Il sistema documentale, che ha iniziato il suo lavoro con l archiviazione e gestione elettronica delle procedure organizzative di sistema, sta ora affrontando la gestione di tutta la documentazione tecnico-scientifica riguardante il nuovo acceleratore in fase di costruzione: FERMI@Elettra. Questa macchina di quarta generazione, che sarà operativa nel 2009, è uno dei primi laser a elettroni liberi al mondo, una nuova sorgente di luce che consente di seguire l evoluzione dinamica della materia. Il progetto documentale prevede anche l estensione del sistema alla gestione dei documenti contabili e amministrativi. Sincrotrone Trieste è una Società Consortile per Azioni, i cui azionisti sono AreaSciencePark, la Regione Friuli-Venezia Giulia, il CNR-INFM Istituto Nazionale Fisica della Materia e Sviluppo Italia. Rinnovata la certificazione Microsoft Gold Certified Partner E stato rinnovato il riconoscimento per Top Consult di Microsoft Gold Certified Partner, il livello più alto dal punto di vista della competenza e della esperienza nelle tecnologie Microsoft. La prestigiosa certificazione nasce dai crediti raggiunti per il software Top Media NED sviluppato su piattaforma.net, le competenze professionali di specialisti e tecnici e le numerose referenze di progetti messi a punto presso i clienti. La qualificazione consente a Top Consult di lavorare in stretta collaborazione con Microsoft a livello tecnico e di business, usufruendo fra l altro di specifiche attività di formazione. Top Media NED a scuola di lingue I moduli QManager e Imaging di Top Media NED parlano ora anche in inglese e francese; UserWeb, già rilasciato in queste due lingue, diventa disponibile anche in tedesco. Oltre a questi moduli, erano già poliglotti con inglese e francese User, Admin ed SDK. Le versioni in lingua straniera sono molto utili per facilitare l impiego dei vari moduli nelle imprese italiane con filiali all estero e naturalmente per la diffusione di Top Media NED sui mercati europei. Content Management, una marcia in più Presentato il 30 settembre Assintel Report 2008, la ricerca sul mercato del software e dei servizi in Italia, promossa da Assintel, l associazione nazionale delle imprese ICT di Confcommercio, e realizzata da Nextvalue. L indagine viene effettuata su 500 CIO di aziende utenti di ogni dimensione e settore, con le stime proiettate alla fine del In un mercato IT che cresce con un moderato +2% complessivo (inferiore alla media europea +3,9%), la crescita maggiore è nel software; il software applicativo, in particolare, aumenta del 3,3% raggiungendo il valore di milioni di euro. Al suo interno la performance migliore è quella del Content Management: +11,4%, l unica a due cifre, oltre il doppio della Business Intelligence che segue con un +5,4. Il valore del mercato italiano del Content Management (o ECM - Enterprise Content Management, la gestione elettronica dei documenti e dei contenuti non strutturati a livello azienda) è stimato in 186 milioni di euro per il 2008; il suo ritmo di crescita negli ultimi 5 anni è stato costantemente superiore a quello degli altri segmenti applicativi (da Erp estesi a Business Intelligence), sempre circa il doppio di quello più vicino. Sommando anche la componente servizi, a crescita più moderata, il mercato ECM raggiunge un valore complessivo stimato in 821 milioni, con un tasso di crescita totale del 10,9%. Il segmento ECM è quindi un area molto vivace, centrata sulla dematerializzazione dei documenti, sulla conservazione sostitutiva a norma, sulla fatturazione elettronica, sul workflow, e trainata anche da leggi e normative. Continua a crescere sul mercato a ritmi elevati perché consente di sfruttare l intero patrimonio informativo dell azienda, come asset gestito e controllato, fornisce vantaggio competitivo e contribuisce all accrescimento di valore dell organizzazione. In particolare l integrabilità della gestione documentale con i sistemi Erp porta a chiari e logici miglioramenti di efficienza nei processi di lavoro e di business. L ECM è quindi il mediatore ideale tra il dipartimento IT, il management e le funzioni operative di business, cioè gli utenti interni dell azienda e le reti esterne. In campo PA è la chiave di volta per lo snellimento procedurale e la realizzazione dell e-government. In sostanza l ECM non è più una semplice promessa per risolvere specifiche esigenze del mercato, ma è ormai pratica diffusa su un ampia base di utenti, dove dimostra il suo valore attraverso benefici e performance pari alle attese. 7

8 8 segue da pag. 1 zione fra le due macro-aree in cui può essere scomposto il ciclo che va dall ordine fino al pagamento: cioè il ciclo logistico-commerciale (dagli ordini alle note di carico, alle bolle di accompagnamento, alle fatture) e quello amministrativo-finanziario (dalle fatture agli ordini di incasso e pagamento, alle contabili strutturate, fino agli estratti conto Materiale elettrico commerciali e finanziari). In questo Farmaceutico contesto la fatturazione elettronica può rappresentare un importante punto di snodo per la più completa integrazione dell intero processo ordine-consegna-fatturazionepagamento (noto anche come ciclo dell ordine), in cui i documenti sono prodotti, scambiati e conservati esclusivamente in formato elettronico con notevolissimi benefici. Il nostro interesse verso la fatturazione elettronica si inquadra in realtà nel tema più ampio della integrazione e collaborazione di processi fra aziende lungo una filiera. E una tematica di importanza strategica, anche se ancora poco diffusa nel nostro Paese, che analizziamo da tempo perché consente di migliorare prestazioni e conti economici di un impresa gestendo in modo integrato secondo le logiche del Supply Chain Management i processi interaziendali con clienti e fornitori. E la fatturazione elettronica è per noi il punto di ingresso proprio verso queste tematiche di più ampio respiro (dematerializzazione, integrazione, collaborazione) che creano elevato valore per gli attori della filiera coinvolti; qui alla School of Management la studiamo cioè da una prospettiva diversa, complementare a quel taglio tecnico-normativo che viene abitualmente esaminato. Quali sono i maggiori benefici della fatturazione elettronica? Abbiamo identificato innanzitutto una decina di modelli di adozione, raggruppabili in due classi principali: la fatturazione elettronica in senso stretto (sola conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica) e quella in senso ampio (integrazione e dematerializzazione dell intero ciclo ordine-pagamento). In primo luogo, sulla redditività dei progetti, il tempo di payback risulta generalmente inferiore all anno per tutti i modelli e per tutti i livelli di attività amministrativa. I benefici, nel caso di completa integrazione e dematerializzazione del ciclo, Fattura elettronica Elettrodomestici Largo consumo Materiale elettrico Farmaceutico Elettrodomestici Largo consumo integrata e condivisa % 20% 40% 60% 80% 100% In collaborazione con: ANIE-AIRES (Elettrodomestici) Consorzio DAFNE (Farmaceutico) Indicod-ECR (Largo consumo) METEL (Materiale elettrico) [ /ciclo] In collaborazione con: ANIE- ANIE-AIRES (Elettrodomestici) Consorzio DAFNE Indicod- (Farmaceutico) Indicod-ECR METEL (Largo consumo) METEL (Materiale elettrico) Completa integrazione e dematerializzazione del ciclo ordinepagamento: il risparmio in valore assoluto va da 25 a 70 euro per fattura a seconda dei settori; la riduzione percentuale del costo va dal 65 all 85 per cento (Rapporto 2008 Osservatorio Fatturazione e Dematerializzazione, School of Management - Politecnico Milano). corrispondono ad una riduzione percentuale del costo iniziale per fattura che va dal 65 all 85 per cento a seconda dei settori: è un valore consistente, che arriva anche ad un punto percentuale del fatturato. Il valore dei progetti, misurato in benefici e in valore attualizzato netto dell investimento, è positivo per tutti ma almeno un ordine di grandezza superiore per i progetti di integrazione dell intero ciclo rispetto ai progetti più circoscritti. C è però notevole freddezza nell adottare queste soluzioni: quali sono i freni e le barriere più forti? La fatturazione elettronica, nelle sue varie accezioni, è ancora un fenomeno poco diffuso in Italia: riguarda meno di un azienda su dieci e pochissimi sono gli esempi di modelli maturi, improntati alle logiche di integrazione. Le barriere sono soprattutto interne all azienda: un management in genere poco consapevole del significato di fatturazione elettronica in senso ampio e del valore legato a questi progetti; la resistenza alla gestione per processi; la resistenza ancora più forte - alla collaborazione di filiera con fornitori, clienti e service provider. Cosa dovrebbero fare allora le singole aziende? Affrontare la fatturazione elettronica nella prospettiva più ampia di integrazione e dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento, quella che massimizza i benefici. Lo possono fare anche per gradi, partendo da un modello di adozione a più bassa integrazione per passare poi ad uno più integrato: si evitano così all inizio impatti organizzativi troppo forti e si ottengono comunque buoni guadagni di redditività, poiché tutti i modelli hanno un Roi positivo. E questo vale anche per le PMI, che gestiscono volumi inferiori di cicli e di documenti. Quale sarà la spinta decisiva per il decollo della fatturazione elettronica integrata? La spinta legislativa della PA è importante, soprattutto se saprà semplificare le normative e armonizzarle con quelle europee. Ma, a mio avviso, è più decisivo l impegno delle grandi aziende, oggi assenti, e delle associazioni di imprese (come ad esempio Indicod-ECR, DAFNE, ANIE-AIRES) utilizzatrici di queste soluzioni, mediante gruppi di lavoro costituiti da manager che conoscono il problema. Fra quest ultime, in primo luogo, quelle che rappresentano appunto interessi di filiera o di distretto e che dovrebbero proseguire nel lavoro spesso iniziato molti anni fa per costruire modelli di integrazione e collaborazione di filiera. E i fornitori di soluzioni per la gestione documentale e la fatturazione elettronica che contributo possono dare? Oggi l offerta è molto ampia, la tecnologia è più che sufficiente per mettere in piedi i progetti di cui abbiamo parlato. I fornitori però devono avere esperienza sul campo, offrire soluzioni il più possibile complete, parlare con i clienti il linguaggio del business e capire i processi aziendali. Bisogna che la loro offerta sia facilmente comprensibile da parte del cliente in modo che possa stimare il costo di una soluzione; va ad esempio fornito il costo a ciclo oppure a documento, non a Kilobyte o altra unità di misura tecnologica che rende impossibile per l utente valutare a priori il costo reale di adozione della fatturazione elettronica. Av a n t i Ve l o c e - Periodico Trimestrale Autorizzazione del Tribunale di Torino N del 21/7/2006 Direttore responsabile: Pier Luigi Zaffagnini Settembre - Ottobre 2008 Realizzazione editoriale: I/C Immagine Comunicazione, Milano Progetto grafico: Why P Communication Torino Stampa: Print Editor Srl Grugliasco (TO) TOP CONSULT Via Valeggio 22/E Torino Tel marketing@topconsult.it