Gestire gli Aspetti Contabili e di Bilancio

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1 Scopo Responsabile Fornitore del Processo Input Cliente del Processo Output Indicatori Riferimenti Normativi Processi Correlati Sistemi Informatici Gestione preventiva e consuntiva dei dati economici e patrimoniali relativi all attività aziendale, controllo dell andamento di costi e dei ricavi aziendali ed assolvimento degli obblighi fiscali Coordinatore Servizio Amministrazione e Contabilità Coordinatore Servizio Controllo di Gestione Coordinatore Budget Coach C.d.A.; Direttore; Servizi aziendali - Obiettivi generali e linee strategiche di indirizzo del C.d.A.; - Pianificazione annuale degli obiettivi, programmi, progetti e delle risorse per centro di responsabilità (budget); - Dati contabili in corso di esercizio Fornitori di beni e servizi; enti pubblici di riferimento (Comuni, Province, Istituti previdenziali ); Istituti di credito; C.d.A.; Regione Toscana; studenti e clienti pubblici e privati Bilancio previsionale; Bilancio di esercizio; Dati per il controllo di Attivazione procedimento coatto (Equitalia); gestione Mandati di pagamento e reversali di incasso; Emissione fatture. n giorni di ritardo rispetto alla data stabilita per la trasmissione del Bilancio di previsione annuale e del Bilancio di chiusura esercizio ai componenti del C.d.A. % di mandati di pagamento relativi a benefici monetari agli studenti trasmessi al Tesoriere nei tempi stabiliti rispetto al totale dei mandati di pagamento inviati Giorni di ritardo rispetto alla scadenza fissata per la presentazione alla Direzione del report di gestione mensile L.R. 36/2001 L.R. n. 26 del 19 maggio 2008 DPR 633/72 e successive modifiche ed integrazioni Finanziaria anno di riferimento D.Lgs 446/97 DPR 917/86 (T.U.I.R.) L 136/2010 (legge antimafia: tracciabilità pagamenti) Regolamento organizzativo DSU Toscana Art e seguenti del c.c. DPGR 61/2001 Deliberazione G.R. 755 del 18/07/2000 D.Lgs. 6/2003 (bilancio società) principi contabili O.I.C. (IAS) D.Lgs: 460/97 (disciplina tributaria enti non commerciali) P01 Erogare borse di studio ed altri contributi e benefici; P04 Fornire i servizi culturali; P07 Acquisire beni, servizi e lavori P08 Gestire il personale Gestionale Zucchetti Indice delle revisioni Revisione n. 03 Data: Descrizione: Emissione Revisione Nuovo Regolamento Organizzativo Responsabile procedura (redazione) Tenaglia Approvazione Responsabile SQ (verifica) Fantoni Direttore (approvazione) Piarulli Pagina 1 di 18

2 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura ha lo scopo di descrivere il processo di raccolta ed elaborazione dei dati contabili necessari per la gestione preventiva (elaborazione del Bilancio Previsionale) e consuntiva (elaborazione del Bilancio di Esercizio) relativi all attività aziendale, l assolvimento degli obblighi fiscali annualmente previsti (Unico, Mod. 770, ICI, INTRASTAT, comunicazione black list) e le modalità di monitoraggio e controllo dell andamento dei costi e dei ricavi nel corso della gestione. 2 MODALITA OPERATIVE Le modalità operative sono descritte nei diagrammi di flusso successivamente descritti. 3 MONITORAGGIO DEL PROCESSO Il monitoraggio del processo avviene secondo il seguente schema: Indicatore n giorni di ritardo rispetto alla data stabilita per la trasmissione del Bilancio di previsione annuale e del Bilancio di chiusura esercizio ai componenti del C.d.A.; % di mandati di pagamento relativi a benefici monetari agli studenti trasmessi al Tesoriere nei tempi stabiliti (7 giorni lavorativi) rispetto al totale dei mandati di pagamento inviati Giorni di ritardo rispetto alla scadenza fissata per la presentazione alla Direzione del report di gestione mensile (scadenza prevista: entro il 7 di ogni mese a partire dal Mese di Marzo) Responsabile rilevazione Responsabile Servizio Amministrazione e Contabilità Responsabile Controllo di Gestione Responsabile Servizio Amministrazione e Contabilità Responsabile Controllo di Gestione Documento di rilevazione Lettera di trasmissione del Bilancio Elaborazione informatica Lettera di trasmissione del Report mensile ai Dirigenti tramite Documento di sintesi Rapporto sul SGQ Rapporto sul SGQ Rapporto sul SGQ Frequenza valutazione Annuale Annuale Annuale Pagina 2 di 18

3 4 ELENCO DELLE REGISTRAZIONI Titolo Codice Compilazione Archiviazione Periodo di conservazio ne Richiesta emissione mandato di pagamento Modulo trasmissione fatture M02 P06 Richiesta emissione di pagamento borse di studio Richiesta emissione ordinativo di incasso M01 P06 Servizi interni Responsabile/ addetto Amm. e Contabilità Servizio Amm. E Contabilità Responsabile/ addetto Amm. e Contabilità M03 P06 Servizi interni Responsabile/ addetto Amm. e Contabilità M04 P06 Servizi interni Responsabile/ addetto Amm. e Contabilità 1 anno 1 anno 1 anno 1 anno Pagina 3 di 18

4 FLUSSO DEI FLUSSI ATTIVITA' Note/ Strumenti/ Moduli Predisposizione ed approvazione del bilancio previ sionale FLUSSO 1 Gestione nel corso dell'anno (incassi e pagamenti) flusso 2 ciclo passivo flusso 3:rilevazione e pagamento stipendi flusso 4: rilevazione e pagamento benefici monetari flusso 5: incassi Controllo della gesti one flusso 6: Elaborazione e verifica dei budget mensili Predisposizione ed approvazione del bilancio consuntivo FLUSSO 7 Pagina 4 di 18

5 Flusso 01: Elaborazione ed approvazione del Budget annuale e del Bilancio previsionale ATTIVITA' Direzione Dirigenti Servizio Controllo di Gestione S. Amm. e contabilità CDA Collegio dei Revisori Regione Toscana Note/ Strumenti/ Moduli Definizione indirizzi ed obiettivi aziendali per l'anno di riferimento Condivisione obiettivi aziendali e prima definizione degli obiettivi specifici di Area Convocazione Dirigenti e Responsabili di Servizio Sulla base del Piano di Indirizzo triennale elaborato ed emesso dalla Regione Toscana (che definisce le prirità di intervento delle azienda regionali per il diritto allo studio della Toscana) la Direzione stabilisce gli specifici obiettivi aziendali La Direzione convoca i Dirigenti per la definizione degli obiettivi specifici coerentemente con le politiche aziendali definite Il Responsabile del CoGe incontra i Dirigenti ed i Responsabili di Servizio e raccoglie le proposte di previsioni di costi e ricavi 4 Predisposizione della bozza del Piano previsionale dei fabbisogni In base agli obiettivi stabiliti dalla Direzione ed alle previsioni dei vari Servizi il Responsabile del CoGe elabora la prima bozza del budget aziendale di previsione (piano annuale dei fabbisogni) 5 Valutazione della congruità del Piano con gli obiettivi prefissati no 6 Messa a punto del Piano Previsionale si Nel caso in cui la Direzione ritenga opportune delle modifiche alle proposte di spesa dei vari servizi seguono riunioni tra responsabile del CoGe, Responsabili di Servizio e Direzione finalizzate ad una revisione del Piano dei fabbisogli 7 Definizione budget annuale 8 Predisposizione del Bilancio previsionale sulla base degli obiettivi e delle strategie aziendali Il Servizio Amministrazione e contabilità predispone e trasmette il Bilancio previsionale elaborato in base a dati contabili storici 9 Confronto tra Budget e Bilancio previsionale e stesura definiva di entrambi 10 Approvazione del budget annuale e del Bilancio Previsionale BUDGET Bilancio prev. 11 Il Bilancio previsionale è adottato dal C.d.A. 12 Trasmissione Bilancio previsionale al Collegio dei Revisori Il collegio dei Revisori elabora la relazione di accompagnamento al Bilancio previsionale come previsto dal Regolamento organizzativo ARDSU 13 Invio Bilancio previsionale a Regione Toscana 14 Approvazione Consiglio Regionale Il Bilancio previsionale è approvato dal Consiglio Regionale su proposta della Giunta Regionale Pagina 5 di 18

6 Dettaglio delle note del flusso precedente (Elaborazione ed approvazione del Budget annuale e del Bilancio revisionale) 1. Sulla base del Piano di Indirizzo triennale elaborato ed emesso dalla Regione Toscana (che definisce le priorità di intervento delle azienda regionali per il diritto allo studio della Toscana) la Direzione stabilisce gli specifici obiettivi aziendali. 2. La Direzione convoca i Dirigenti per la definizione degli obiettivi specifici coerentemente con le politiche aziendali definite. 3. Il Responsabile del Controllo di Gestione incontra i Dirigenti ed i Responsabili di Servizio e raccoglie le proposte di previsioni di costi e ricavi. 4. In base agli obiettivi stabiliti dalla Direzione ed alle previsioni dei vari Servizi il Responsabile del Controllo di Gestione elabora la prima bozza del budget aziendale di previsione (piano annuale dei fabbisogni) Nel caso in cui la Direzione ritenga opportune delle modifiche alle proposte di spesa dei vari servizi seguono riunioni tra responsabile del Controllo di Gestione, Responsabili di Servizio e Direzione finalizzate ad una revisione del Piano dei fabbisogni Il Servizio Amministrazione e Contabilità predispone e trasmette il Bilancio previsionale elaborato in base a dati contabili storici Il collegio dei Revisori elabora la relazione di accompagnamento al Bilancio previsionale come previsto dal Regolamento organizzativo DSU Il Bilancio previsionale è approvato dal Consiglio Regionale su proposta della Giunta Regionale Pagina 6 di 18

7 Flusso di processo 02: Gestione uscite Pagina 7 di 18

8 Dettaglio delle note del flusso precedente Gestione uscite 1. Prima dell'arrivo della fattura il Servizio Amministrazione e Contabilità, sulla base dei dati forniti dai Servizi, procede all'aggiornamento dell'anagrafica fornitori. Gli adempimenti relativi agli Interventi monetari sono descritti nel flusso 4 2. Al momento dell arrivo di una fattura il Servizio Amministrazione e Contabilità provvede ad apporre l etichetta con bar code, scansiona la fattura e la inoltra via mail al Servizio competente. 3. Il coordinatore del Servizio competente verifica la corrispondenza della fattura con il lavoro eseguito e la coerenza con l'ordine inserito. Verifica il centro di costo, la competenza, evade l'ordine e stampa l'eseguito lavoro (ESL) che, controfirmato, trasmette entro 15 giorni dal ricevimento della fattura, al Servizio Amministrazione e Contabilità e al quale allega l'ordine ed eventuale altra documentazione inerente -debitamente firmata- comprese eventuali bolle, documenti di trasporto, richieste di note di credito/debito e sospensioni di pagamento (questi ultimi in caso di incongruenza tra fattura e ordine). 4. Il Servizio Amministrazione e Contabilità controlla l'esatta corrispondenza tra ordine, bolla e fattura; controlla l'esatta imputazione in contabilità generale e analitica e ai fini IVA. Registra la fattura in uno dei 5 registri di acquisto (a seconda dell'attività: commerciale, promiscua, istituzionale, intra CEE, extra CEE). Nel caso la fattura si riferisca ad un cespite vedi IO01. Nel caso la fattura si riferisca ad un professionista occorre compilare il Modulo ritenute su Citrix che verranno versate entro il 16 del mese successivo al pagamento con Modello F24 EP. 5. Prima di procedere all'emissione del mandato si verifica: la regolarità del DURC; EQUITALIA per singole fatture oltre i IVA compresa;la tracciabilità del pagamento (L. 136/10) 6. In assenza di fattura la richiesta di emissione di mandati di pagamento è inoltrata al Servizio Amministrazione e Contabilità attraverso il modulo M01 P Il flusso dei mandati è inoltrato on line alla Tesoreria. 8. Il Coordinatore del Servizio Amministrazione e Contabilità effettua il controllo e appone la firma digitale sui mandati, inoltrandoli successivamente al Direttore per la firma finale. 9. Importazione flusso mandati estinti (rientri). La registrazione in prima nota a chiusura è effettuata in automatico da ZUCCHETTI 10. La Tesoreria trasmette il tabulato riassuntivo degli incassi e pagamenti effettuati nel trimestre di riferimento. Il Servizio Amministrazione e Contabilità confronta il tabulato con la stampa del riepilogo trimestrale dal programma: eventuali differenze sono dettagliate e spiegate nel verbale elaborato a cura del Servizio Amministrazione e Contabilità. Tale verbale è trasmesso ai Revisori che provvedono a firmarlo ed a redigere un apposito verbale a firma del Tesoriere, Direttore e Responsabile del Servizio. Copia del verbale firmato è trasmessa al Collegio dei Revisori, alla Regione Toscana ed alla Tesoreria. 11. IVA: stampa mensile del registro acquisti per verifica della corretta attribuzione delle fatture ai servizi e dell'iva relativa (detraibile/indetraibile); a fine anno calcolo della percentuale di IVA detraibile Dichiarazioni IVA e Imposte: comunicazione annuale IVA, compilazione annuale del Modello Unico, comprendente anche la dichiarazione imposte (IRES ed IRAP e IVA), Modello 770, dichiarazioni IMU. Pagina 8 di 18

9 Flusso di processo 03: Pagamento stipendi Pagina 9 di 18

10 Dettaglio delle note del flusso precedente Pagamento stipendi 1. Esportazione dati da Web Kronos 2. Il Servizio Amministrazione contabilità verifica ed elabora i dati per l'emissione dei mandati di pagamento. Acquisisce i dati con la tabella di transcodifica e tramite la procedura di import in ZUCCHETTI vengono create le prime note. 3. A seguito della creazione prime note il Servizio Amministrazione e Contabilità ne effettua il controllo. 4. Preparazione mandati retribuzione entro il 20 di ogni mese. Entro il 10 del mese successivo ai mandati di retribuzione vengono predisposti i mandati di pagamento relativi a ritenute erariali, ritenute previdenziali ed assistenziali, sindacali e finanziarie. Compilazione e trasmissione telematica da ENTRATEL Modello F24 EP. Invio entro fine mese del Modello UNIEMENS attraverso la procedura INPS-INPDAP 5. Il flusso dei mandati è inoltrato on line alla Tesoreria 6. Il Coordinatore del Servizio Amministrazione e Contabilità effettua il controllo ed appone la firma digitale sui mandati, inoltrandoli successivamente al Direttore per la firma finale. 7. Importazione flusso mandati estinti (rientri). La registrazione in prima nota a chiusura è effettuata in automatico da ZUCCHETTI. Pagina 10 di 18

11 Flusso di processo 04:Rilevazione e pagamento benefici monetari Pagina 11 di 18

12 Dettaglio delle note del flusso precedente Rilevazione e pagamento benefici monetari 1. Il Servizio Interventi Monetari trasmette al Servizio Amministrazione e Contabilità i tabulati contenenti le anagrafiche degli studenti beneficiari e sono previsti flussi là dove è possibile (es. borse di studio, contributi affitto ). In caso di assegni per infermieri il flusso viene trasmesso al Servizio Amministrazione e Contabilità che provvede all'elaborazione dei cedolini e all'importazione in contabilità. La trasmissione dei dati deve avvenire almeno 7 giorni lavorativi prima delle date previste per il pagamento. 2. In caso di flusso i dati, compreso le anagrafiche, sono acquisiti automaticamente, Altrimenti si provvede a registrazioni manuali. Si procede alla verifica con il provvedimento. 3. Preparazione dei mandati di pagamento in linea con le scadenze previste dai bandi. Per gli Infermieri entro il 10 del mese successivo al mandato di pagamento vengono predisposti i mandati di pagamento relativi a ritenute erariali. Compilazione e trasmissione telematica da ENTRATEL Modello F24 EP. 4. Il flusso dei mandati è inoltrato on line alla Tesoreria. 5. Il Coordinatore del Servizio Amministrazione e Contabilità effettua il controllo e appone la firma dal digitale sui mandati trasferendoli alla firma finale del Direttore 6. Importazione flusso mandati estinti (rientri). La registrazione in prima - nota a chiusura è effettuata in automatico da ZUCCHETTI. 7. In caso di borse di studio revocate il Servizio Interventi Monetari sollecita lo studente al pagamento ed informa il Servizio Amministrazione e Contabilità che rileva in contabilità le determine dirigenziali di revoca. 8. Lo studente effettua il versamento presso il Conto corrente aziendale oppure attraverso la cassa aziendale. 9. In caso di mancato versamento si avvia un procedimento di recupero coatto attraverso il concessionario per le riscossioni Equitalia. Pagina 12 di 18

13 Flusso di processo 05: Ciclo Attivo Pagina 13 di 18

14 Dettaglio delle note del flusso precedente (Ciclo Attivo) 1. Si distingue tra gestione ordinaria e gestione in conto capitale. La prima riguarda i trasferimenti provenienti dalla Regione Toscana, che sono vincolati al numero di borse di studio erogate annualmente (tali trasferimenti sono erogati in diverse quote: una prima parte dall'università, in base ai versamenti fatti dagli studenti per il pagamento della tassa per il diritto allo studio, la parte restante dalla Regione Toscana). La seconda riguarda i trasferimenti provenienti dalla Regione Toscana, dal MIUR e dal CIPE a sostegno degli investimenti aziendali (L.338). 2. I servizi interni dai quali provengono gli incassi sono Ristorazione, Residenze, Editoriale Sportello Unico. Gli incassi sono comunicati al Servizio Contabilità (in alcuni casi attraverso M04 P06) 3. Il Servizio Amministrazione e Contabilità emette per tutti i servizi le fatture relative a: accertamenti di entrate fissati da Provvedimento o comunicazioni (es. distributori bevande, canoni, pubblicità); pasti erogati nelle mense; affitto box auto; ospitalità per studenti in base a convenzioni o comunicazioni provenienti dal Servizio residenze 4. Dettagli nelle attività 7 e 8 del Flusso Benefici Monetari. 5. Contabilizzazione incassi su appositi registri a seconda della tipologia di entrata. 6. Il flusso delle reversali è importato on line sulla Tesoreria. 7. Il Coordinatore del Servizio Amministrazione e Contabilità effettua il controllo e appone la firma sulle reversali di incasso inoltrandole per la firma finale al Direttore. Pagina 14 di 18

15 Flusso di processo 06: Elaborazione mensile del report sull andamento tendenziale annuo dei ricavi e dei costi aziendali (Forecast) ATTIVITA' Servizio Controllo di Gestione Direzione Dirigenti Collegio dei Revisori CDA Note/ Strumenti/ Moduli 1 Raccolta dati ed informazioni Il Responsbile del Coge raccoglie dati ed informazioni sulla gestione per il monitoraggio del budget annuale e del programma di lavoro attraverso: - sistema informatico Gestionale Zucchetti (gestione ciclo passivo workflow); - sistema autorizzatorio interno (Archiflow); - reperimento informazioni direttamente presso i Servizi interni (compresi dati extra-contabili) 2 Report mensile A lla fine di ogni mese il Responsabile del CoGe predispone un report (per AOT e per settori di attività), con allegata la scheda degli indicatori elaborati (concordati con la Direzione). Il report analizza l'andamento tendenziale dei costi e ricavi annui (forecast) rispetto alle previsioni iniziali e al consuntivo precedente evidenziando gli scostamenti più rilevanti 3 Trasmissione report COPIA COPIA COPIA COPIA 4 Verifica trimestrale programma di lavoro V erifica degli obiettivi e degli indicatori di misura evidenziando le maggiori criticità che possono determinare una variazione della programmazione 5 Trasmissione verifica COPIA COPIA COPIA COPIA Pagina 15 di 18

16 Dettaglio delle note del flusso precedente (Elaborazione mensile del report sull andamento tendenziale annuo dei ricavi e dei costi aziendali) 1. Il Responsabile del Controllo di Gestione raccoglie dati ed informazioni sulla gestione per il monitoraggio del budget annuale e del programma di lavoro attraverso: - sistema informatico Gestionale Zucchetti (gestione ciclo passivo workflow); - sistema autorizzatorio interno (Archiflow); - reperimento informazioni direttamente presso i Servizi interni (compresi dati extracontabili) 2. Alla fine di ogni mese il Responsabile del Controllo di Gestione predispone un report (per AOT e per settori di attività), con allegata la scheda degli indicatori elaborati (concordati con la Direzione). Il report analizza l'andamento tendenziale dei costi e ricavi annui (forecast) rispetto alle previsioni iniziali e al consuntivo precedente evidenziando gli scostamenti più rilevanti Verifica degli obiettivi e degli indicatori di misura evidenziando le maggiori criticità che possono determinare una variazione della programmazione Pagina 16 di 18

17 Flusso di processo 07: Elaborazione e approvazione del bilancio consuntivo Pagina 17 di 18

18 Dettaglio delle note del flusso precedente (Elaborazione e approvazione del bilancio consuntivo) 1. Nel mese di marzo successivo all'anno di esercizio, il Servizio Amministrazione e Contabilità procede alla chiusura delle registrazioni contabili con l'elaborazione delle scritture finali (riassegnazione dei costi in base alla competenza di esercizio, contabilizzazione dei cespiti ). Segue il controllo di tutte le voci (debiti/crediti) La nota integrativa è il documento tecnico contabile che spiega l'andamento della gestione (costi/ricavi) con riferimento a quanto previsto nel bilancio revisionale. 4. Il Direttore elabora la relazione di accompagnamento al bilancio da presentare al C.d.A Il collegio dei Revisori rilascia il visto di regolarità contabile prima della trasmissione del Bilancio consolidato alla Regione Toscana Il Bilancio previsionale è approvato dal Consiglio Regionale su proposta della Giunta Regionale. 9. Trasmissione della copia del Bilancio consuntivo DSU Toscana. Pagina 18 di 18