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1 Applicativo ZTravel Versione Del 27 Ottobre 2017 Elenco Contenuti Funzionalità Comuni... 3 ALLEGATI... 3 RIFERIMENTI CONTABILI ADEGUAMENTO ZTIMESHEET... 3 HR Anagrafici / Azienda Ente... 3 RIFERIMENTI CONTABILI PER TRASFERTA/ DISABILITARE L INSERIMENTO DELLA PERCENTUALE... 3 Setup ZTravel Trasferte Compilazione Riferimenti contabili... 3 Setup ZTravel Nota Spese Compilazione Riferimenti contabili... 3 Tabelle/ Riferimenti contabili/ Libero Setup ZTravel Gestioni... 3 Cambio gruppo di appartenenza per richieste in attesa... 3 Modulo Travel... 4 Setup / Compilazione... 4 IMPLEMENTAZIONI SULLE TRASFERTE COLLETTIVE... 4 GESTIONE DEGLI UTENTI INSERITORI SULLA FUNZIONE RESTITUZIONE ANTICIPI... 5 ATTIVAZIONE RIFERIMENTI CONTABILI VISIBILI ALL UFFICIO VIAGGI... 5 Setup ZTravel Trasferte Compilazione Ufficio Viaggi - Agenzia Viaggi... 5 Cruscotto Ufficio Viaggi... 5 COPIA TRASFERTE... 5 TABELLE TRASFERTE AGENZIA ANAGRAFICA AGENZIA... 5 SETUP/ GESTIONE SOLLECITI... 5 GESTIONE AUTORIZZAZIONE TRASFERTE PRESSO PAESI CON RISCHIO BIOLOGICO... 5 Setup Trasferte/ Generale... 5 Dati comuni Tabelle Generiche Inquadramento Territoriale Stato & Città... 5 Pianificazione Trasferta... 6 MAIL DI TRASFERTA APPROVATA AD UTENTI DI UN CERTO GRUPPO... 6 Setup ZTravel Trasferte Mail... 6 WARNING ALL UTENTE IN FASE DI INSERIMENTO ANTICIPO... 6 Setup ZTravel Trasferte - Compilazione... 6 SETUP ZTRAVEL TRASFERTE GENERALE... 6 INTEGRAZIONE CON TOOL BIZTRAVEL (UVET)... 6 Setup ZTravel - Trasferte Integrazione Ag. Viaggi... 6 Dashboard Dipendente \ Inseritore... 6 Integrazione con Soldo Business/ Setup Gestioni... 7 UFFICIO CASSA / STAMPE ANTICIPI E RESTITUZIONE ANTICIPI... 7 Modulo Expense... 7 Inserimento rimborsi... 7 FILE CSV IN ACCOMPAGNAMENTO AL FLUSSO FILE PER CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA PEZZE GIUSTIFICATIVE... 7 Release Data Rilascio ottobre 2017 Pag. 1 di 13

2 Setup ZTravel Nota Spese Generale... 7 Funzioni amministratore/ Nota Spese / Cruscotti / Elenco globale... 7 GESTIONE DISTANZE IN MIGLIA... 8 Setup ZTravel Nota Spese Compilazione Itinerario e Rimborsi KM... 8 INVIO NOTE SPESE PER DIPENDENTI CESSATI... 8 GESTIONE INDICAZIONI ORARI INTERMEDI DELL ITINEARIO... 8 Setup Note Spese/ Compilazione Itinerario e rimborsi km... 8 Tabelle Note Spese/ Spese / Limiti di Spesa... 8 FUNZIONI AMMINISTRATORE/ CRUSCOTTI / ELENCO GLOBALE... 9 APP MOBILE HR INFINITY... 9 Setup ZTravel Nota Spese Generale Importazione spese... 9 NUOVE MODALITA DI VISUALIZZAZIONE SPESE E MODIFICA SPESE PER UTENTI E APPROVATORI Inserimento Rimborsi/ Richieste Rimborso... 9 Tabelle/ Spese/ Anagrafica Spese Archivi di base/ Flussi/ Anagrafica Momenti Attività di Manutenzione Release Data Rilascio ottobre 2017 Pag. 2 di 13

3 Funzionalità Comuni ALLEGATI Aggiunti ulteriori attributi agli allegati archiviati a DMS per meglio gestire la ricerca degli stessi dalle apposite funzionalità. Quindi, oggetto della modifica sono tutti gli allegati che prevedono l archiviazione a Dms: Allegato singola spesa Sezione allegati (sia Travel che Expense) Allegato nella sezione passeggeri Stampa NS archiviata a DMS Spostamento allegati da App Mobile > Spese Gli attributi aggiunti: IDEMPLOY codice rapporto di lavoro del dipendente NOMINATIVO concatenazione del cognome e nome del dipendente MESE mensilità della trasferta \ nota spese Solo per la funzione di allegato alla singola spesa, sono previsti ora i seguenti attributi aggiuntivi: TIPOPAGA codice della tipologia di pagamento utilizzata DSTIPOPAGA descrizione tipologia di pagamento utilizzata DSVOCESP descrizione voce di spesa utilizzata IN WORKSPACE/ ARCHIVIO/ DOCUMENTI, NELLA SEZIONE DI ZTRAVEL (HTR), CLICCANDO SUL TASTO PROPRIETA DEI SINGOLI ALLEGATI, SONO VISUALIZZATE ANCHE LE INFORMAZIONI AGGIUNTE. RIFERIMENTI CONTABILI ADEGUAMENTO ZTIMESHEET La gestione dei riferimenti contabili, quando gestito HR ZTimesheet, è stata adeguata, in ZTravel, anche quando le relazioni tra entità impostate sono da formula o da struttura. HR Anagrafici / Azienda Ente Aggiunta la sottosezione Relazioni in cui scegliere tra le varie opzioni. Si precisa che fino al presente aggiornamento era gestita solo quelle a 2 livelli. RIFERIMENTI CONTABILI PER TRASFERTA/ DISABILITARE L INSERIMENTO DELLA PERCENTUALE Viene data la possibilità di gestire i riferimenti contabili senza l indicazione della percentuale ad essi riferita. L utente in questo caso indica solo le entità. Setup ZTravel Trasferte Compilazione Riferimenti contabili Nel riquadro RIFERIMENTI CONTABILI, solo quando è impostata l opzione Trasferta, è presente Disabilita suddivisione percentuale. Setup ZTravel Nota Spese Compilazione Riferimenti contabili Nel riquadro RIFERIMENTI CONTABILI, solo quando è impostata l opzione Trasferta, è presente Disabilita suddivisione percentuale. Tabelle/ Riferimenti contabili/ Libero In tutte le tabelle è stato aggiunto il campo descrizione aggiuntiva, multilingua. Inoltre in altri moduli/ Import file, è stata data la possibilità di importare le tabelle da file esterni. Per avere a disposizione le nuove variabili, occorre accedere a Altri moduli / import file/ Configurazione / Setup Import e cliccare su tutte le voci della sotto sezione data ora importazione file ; proseguire con Salva. In Configurazione Import sono quindi presenti libero 1,2,3 e 4 come tipo record predefinito. Setup ZTravel Gestioni Non eseguire approvazione di massimo livello per funzioni amministratore se spuntato, quando un utente utilizza la funzione presente in Funzioni amministratore Cruscotti (Elenco globale per EXPENSE e Elenco Trasferte per TRAVEL) per trattare le richieste, non avviene l approvazione di massimo livello come nel caso normale. Con questa opzione l operazione eseguita dagli utenti viene trattata come se fosse stata eseguita dall approvatore dello stato in cui si trova la richiesta. Esempio: 3 livelli di approvazione; la richiesta è ferma al primo; viene approvata dai cruscotti, passa all approvazione di 2^ livello; se è ferma al 2^, approvandola da qui passa al 3^. Cambio gruppo di appartenenza per richieste in attesa Sono disponibili due nuovi processi schedulabili, o richiamabili anche da Lancio Manuale, utili per intervenire sulle richieste in attesa di approvazione e cambiare gli approvatori associati qualora, in anagrafica, sia cambiato il gruppo di appartenenza; quanto appena indicato non vale se la nota spese Release Data Rilascio ottobre 2017 Pag. 3 di 13

4 si trova in un momento di approvazione ben specifico nella cui Anagrafica momento è stato spuntato il campo Non considerare per cambio iter autorizzativo Nello specifico, il processo: - controlla tutte le richieste in attesa di approvazione il cui gruppo di appartenenza associato è differente rispetto al gruppo del dipendente valido per il giorno di esecuzione del processo ; - da queste sono escluse quelle che si trovano nel momento operativo con la spunta su Non considerare per cambio iter autorizzativo ; - quelle rimanenti, sono SPOSTATE in attesa del primo livello del nuovo gruppo di appartenenza; se non fosse possibile inviarle, ad esempio perché non è stato definito un approvatore per il nuovo gruppo o non definiti dei campi di selezione, la nota spese rimane in attesa, senza subire alcuna modifica. Quando sono eseguiti, i processi rimangono memorizzati nella gestione lavori. Nome processo trasferte: htra_bchangegrp Nome processo note spese: hexp_bchangegrp Modulo Travel Setup / Compilazione Nella sottosezione Prenotazione servizi, ora è possibile pilotare l utente nel momento in cui richiede prenotazioni anche per colleghi e / o esterni. Nel box OPZIONI PASSEGGERI troviamo: Attiva inserimento dipendenti Spuntare se si vuole che l utente possa richiedere prenotazioni anche per i proprio colleghi Modalità di selezione azienda per dipendenti Nel caso il campo precedente sia spuntato, la modalità qui impostata pilota l azienda dei colleghi per cui l utente può richiedere la prenotazione. Tutte L utente non ha limiti e può prenotare per qualsiasi collega, anche se appartenente ad un altra azienda. Azienda dipendente L azienda viene precompilata e l utente può prenotare per colleghi appartenenti alla sua stessa azienda Da filtro di popolazione Se l utente che accede alla richiesta di prenotazioni ha impostato un filtro di popolazione, allora i passeggeri selezionabili sono ereditati dal filtro popolazione; se l utente che accede non ha impostato nessun filtro, allora può prenotare per qualsiasi collega, anche se appartenente ad un altra azienda. Attiva inserimento esterni Spuntare se si vuole che l utente possa richiedere prenotazioni anche per persone esterne all azienda. IMPLEMENTAZIONI SULLE TRASFERTE COLLETTIVE Ora le trasferte collettive, quando sono attivate in modalità post invio, sono messe in evidenza; Lato utente: Quando sta inviando una collettiva, ha l icona evidenziata che con un click espone i nominativi dei passeggeri: Lato approvatore e lato Ufficio Viaggi: nel dashboard, oltre alla presenza della consueta icona( ), con un click si apre il dettaglio delle trasferte collettive: Inoltre nei filtri avanzati è a disposizione un parametro aggiuntivo che consente di visualizzare le sole trasferte collettive. Release Data Rilascio ottobre 2017 Pag. 4 di 13

5 GESTIONE DEGLI UTENTI INSERITORI SULLA FUNZIONE RESTITUZIONE ANTICIPI Ora, quando è gestito il punto di menù Restituzione Anticipi, se accede l utente definito come Inseritore c/to terzi, può eseguire restituzioni per conto degli utenti per cui inserisce; la stessa cosa NON vale per gli utenti approvatori. ATTIVAZIONE RIFERIMENTI CONTABILI VISIBILI ALL UFFICIO VIAGGI Con la seguente impostazione gli utenti ufficio viaggi hanno la visibilità, senza possibilità di modifica, dei riferimenti contabili, inseriti dall utente, rispetto alla trasferta di cui devono gestire le prenotazioni. In seguito le impostazioni: Setup ZTravel Trasferte Compilazione Ufficio Viaggi - Agenzia Viaggi Solo se attivo Attiva sezione ufficio viaggi, si visualizza Visualizza riferimenti contabili trasferta. Cruscotto Ufficio Viaggi Quando accede nei dati della prenotazione ha un icona da cui può visualizzare, ma non modificare, i riferimenti contabili. COPIA TRASFERTE Quando i dipendenti utilizzano molto il copia trasferte, hanno la possibilità di eseguire ricerche in modo più agevole. Ora, con il Copia Trasferta, viene richiesto: Collega trasferta copiata a trasferta originale : se spuntato, lega la trasferta copiata a quella da cui si è copiato. L indicazione serve nei Filtri Avanzati, quando si eseguono filtri sul Numero Trasferta, perché l utente può spuntare il campo visualizza trasferte collegate. Con l applicazione del filtro il dashboard visualizza tutte le trasferte collegate tra loro. TABELLE TRASFERTE AGENZIA ANAGRAFICA AGENZIA Aggiunto Aggiungi i responsabili tra i destinatari in CC. Nella mail con testo parametrico inviate all agenzia sono inseriti in conoscenza anche i responsabili. Si ricorda che le mail con testo parametrico sono utilizzate quando nel Setup non è abilitato l ufficio viaggi ma è attiva l opzione Attiva comunicazione con agenzia viaggi. A trasferta approvata all ultimo livello parte la mail per l agenzia che deve gestire le prenotazioni in essa contenute. SETUP/ GESTIONE SOLLECITI La gestione delle mail di sollecito è estesa anche al modulo TRAVEL, oltre che EXPENSE. Funziona nello stesso modo (fare riferimento all help in linea) GESTIONE AUTORIZZAZIONE TRASFERTE PRESSO PAESI CON RISCHIO BIOLOGICO La gestione del rischio biologico relativo ai paesi di destinazione delle trasferte consiste nel classificare gli stati / città in base ad un rischio basso, medio ed alto e quindi, a seconda della destinazione, l azienda può adottare diversi trattamenti; facciamo un esempio che illustra tutte le modalità di trattamento possibili: Livello Basso : esporre come indicazione al dipendente il livello di rischio; Livello Medio : oltre ad esporre il rischio, il dipendente è tenuto a confermare la presa visione di un documento / testo che verrà messo a disposizione dell azienda, per quella specifica destinazione; Livello Alto : si differisce dal medio solo ai fini autorizzativi della trasferta; la richiesta, post approvazione del responsabile, deve essere autorizzata da un utente specifico. Sono esempi; l azienda può combinare come desidera le varie modalità oppure utilizzarne solo alcune. Setup Trasferte/ Generale abilita gestione rischio biologico trasferta Spuntare per attivare la gestione Dati comuni Tabelle Generiche Inquadramento Territoriale Stato & Città E presente una sezione aggiuntiva, in cui indicare il rischio e il trattamento previsto, che può prevedere un testo oppure un allegato: Release Data Rilascio ottobre 2017 Pag. 5 di 13

6 Pianificazione Trasferta Quando l utente inserisce la località o stato della trasferta il programma controlla in cascata se nella città è previsto il livello di rischio; se non è previsto controlla nello stato di cui fa parte la città ed emette o il file di testo, oppure il pdf a video; il tutto sempre con la richiesta della presa visione da parte dell utente; inoltre in testata è sempre esposta l icona corrispondente al rischio. Dove rosso è alto, giallo è medio, e verde basso. Per quanto riguarda l eventuale esigenza di sottoporre ad un diverso iter approvativo a seconda del fattore di rischio, è prevista una variabile nuova nella gestione formule, livello di rischio che può assumere i valori Nessuno, Basso, Medio, Alto. MAIL DI TRASFERTA APPROVATA AD UTENTI DI UN CERTO GRUPPO Setup ZTravel Trasferte Mail La nuova sezione Parametri per Centralino prevede Segnala Trasferta Approvata e la possibilità di inserire il testo personalizzato, con le stesse variabili della mail Segnala Trasferta Approvata inviata al dipendente. I destinatari della mail sono tutti gli utenti che hanno abbinato il gruppo di sicurezza Centralino definito in Setup ZTravel Trasferte Generale Gruppi per mail di avviso. WARNING ALL UTENTE IN FASE DI INSERIMENTO ANTICIPO E possibile far comparire una segnalazione/testo all utente che in Pianificazione trasferta inserisce un anticipo. Setup ZTravel Trasferte - Compilazione Nella sotto sezione Richiesta Anticipo e Ufficio Cassa, è presente un nuovo flag Attiva avviso durante inserimento anticipi che, se abilitato, richiede la compilazione obbligatoria di 3 campi: icona se scelto Info la finestra della segnalazione all utente sarà ; se scelto Warning intestazione e messaggio che sono rispettivamente il titolo del riquadro e il testo del messaggio che deve comparire all utente. Il messaggio compare sia in Pianificazione Trasferta, sia nel cruscotto dell utente ufficio cassa, nel momento in cui l utente clicca sul +. SETUP ZTRAVEL TRASFERTE GENERALE E presente una nuova sottosezione STAMPA TRASFERTA ; con Abilita stampa richiesta trasferta se spuntato, occorre scegliere Orientamento con i valori possibili:orizzontale/verticale e Nome report (senza estensione) in cui indicare il nome del report creato con il modulo Report. Variabili da utilizzare nel report: pidcompany pidemploy panno pnrtrasferta Quando si imposta la sezione, durante il salvataggio della pianificazione effettuata, viene generato il file PDF che viene archiviato nel DMS. A salvataggio terminato, solo se l utente può inviare la trasferta (quindi in assenza di errori bloccanti), deve essere esposto il tasto Stampa. Quando viene generata, è visibile anche nel dashboard a destra dei cruscotti. INTEGRAZIONE CON TOOL BIZTRAVEL (UVET) E possibile integrare il modulo trasferte con la soluzione BizTravel per mettere a disposizione del dipendente, a trasferta approvata, il collegamento diretto al portale di UVET per eseguire in autonomia la prenotazione dei servizi viaggio. Setup ZTravel - Trasferte Integrazione Ag. Viaggi Nuova opzione per la Modalità integrazione : BizTravel. Una volta scelta viene richiesto: Link SSO/ Password:: inserire il link di collegamento e la password per l ambiente BizTravel, forniti da Uvet. Esegui login con utente loggato: spuntare per fare in modo che per il collegamento sia reperito l indirizzo mail presente nel soggetto / altri indirizzi, tipo RA, dell utente che si collega da ZTravel. Valorizzazione WBS/ Valorizzazione PCWBS: entrambi con opzioni: Disabilitato (default)/ Centro di costo / Commessa Per scegliere quali delle entità proposte passare al webservice BizTravel. Dashboard Dipendente \ Inseritore Release Data Rilascio ottobre 2017 Pag. 6 di 13

7 Quando è attiva l integrazone BizTravel, sono presenti 2 pulsanti di azione; nello specifico: Archivio trasferte BizTravel : sotto il tasto Nuova Trasferta, per visualizzare tutte le trasferte gestite sul tool BizTravel; Prenotazioni : presente nella spalla di destra delle sole trasferte APPROVATE, che indirizza l utente al tool BizTravel. Integrazione con Soldo Business/ Setup Gestioni Aggiunto il campo Genera file mensile ; se spuntato, il file delle ricariche generato per Soldo va in accodamento di un unico file mensile. Durante la generazione del file, sia da parte dell'ufficio cassa che dall'approvazione della nota spese (finale), in presenza della spunta sul flag, il nome del file generato in accodamento è composto da: - $NOMEFILESETUP + "_AAAAMM" Se il flag NON è spuntato, invece, il nome è: - $NOMEFILESETUP + "_AAAAMMGG" UFFICIO CASSA / STAMPE ANTICIPI E RESTITUZIONE ANTICIPI Sono state rivisitate le stampe a disposizione dell utente ufficio cassa : Modulo Expense Inserimento rimborsi Nel bottone Gestione km è data la possibilità di specificare, giorno per giorno, il numero km per lavoro e personali. Su queste righe non viene eseguito nessun controllo: Occorre abilitare in setup Gestioni, spuntando "Abilita Dettaglio km". FILE CSV IN ACCOMPAGNAMENTO AL FLUSSO FILE PER CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA PEZZE GIUSTIFICATIVE E data la possibilità di avere un file di indice degli ZIP creati per gli allegati (dal menù amministratore), in modo da poter verificare la correttezza tra il contenuto dello ZIP ed i files effettivamente inclusi nell archivio. Setup ZTravel Nota Spese Generale In Download file allegati, con la spunta sul nuovo flag Aggiungi file di indice nei files zip nel cruscotto dell amministratore / Elenco Globale, quando si richiede l opzione NS con allegati, viene creato un file csv che contiene le informazioni dettagliate in seguito; poi è data anche la possibilità di impostare Filtro dipendenti per NS con allegati con opzioni Tutti e le opzioni previste in tabella Natura del rapporto. Se impostato, nella ricerca delle NS con allegati sono visualizzati i soli dipendenti con la natura rapporto impostata. Funzioni amministratore/ Nota Spese / Cruscotti / Elenco globale Se attivo il flag in setup, durante la generazione del file ZIP (sia singolo che massivo ) viene creato un file CSV incluso nello ZIP. Si tratta quindi di creare tante righe quanti sono gli allegati presenti all interno di quella NS oggetto di generazione. Il dettaglio della composizione dei campi del file CSV è il seguente (separatore, senza intestazione): Descrizione colonna Valore attribuito Nome del file ZIP Nome del file zip generato (es. htr_zzform zip) Nome del file contenuto nello ZIP Nome del file allegato (es. ZZFORM png) Tipo File (se allegato o stampa) Valorizza A se è un allegato alla spesa, S se si tratta della stampa della NS archiviata a DMS Codice società hftr_notaspese_m.idcompany (es ) Descrizione società coda_company00.dscompany (es. Azienda 1 SpA ) Codice dipendente hftr_notaspese_m.idemploy (es ) Codice Fiscale codd_subject03_m.ididentifp (es ABCDEF12G345H ) Nome Dipendente hrdd_employee00.anname (es. MARIO ) Cognome Dipendente hrdd_employee00.ansurname (es. ROSSI ) Release Data Rilascio ottobre 2017 Pag. 7 di 13

8 Numero Nota Spese hftr_notaspese_m.nrnotaspese (es. 123 ) Anno hftr_notaspese_m.anno (es ) Mese hftr_notaspese_m.mese (es. 3 ) Data Trasferimento Paghe hftr_notaspese_m.dataliq formato DD/MM/YYYY (es. 26/05/2017 ) Il nome del file CSV da includere è uguale al nome dell archivio ZIP (es. htr_zzform csv. GESTIONE DISTANZE IN MIGLIA Da questa versione è data la possibilità di gestire le distanze anche in miglia; con opzione di differenziare l unità di misura tra aziende. Setup ZTravel Nota Spese Compilazione Itinerario e Rimborsi KM Nella nuova sezione GESTIONE DISTANZE si sceglie Unità di misura (km o miglia). In Azienda di riferimento, impostare la scelta per tutte (azienda default), oppure quella specifica, quindi la stessa per cui si sta impostando il setup. Se venisse impostato miglia solo su un azienda, quando il programma si collega a maps per scaricare le distanze, in base all azienda di appartenenza dell utente che sta inserendo il rimborso, esegue il download con le miglia, aggiornando il valore in Dati comuni Tabelle Generiche Inquadramento territoriale Città, e la distanza si memorizza sull azienda di appartenenza, in modo tale che per le altre rimanga tutto in km. INVIO NOTE SPESE PER DIPENDENTI CESSATI Fino alla presente versione, per inviare una Nota Spese, veniva ricercato il gruppo di appartenenza inserito nel rapporto di lavoro del dipendente, valido alla data di invio. Quanto appena descritto non permetteva di gestire la casistica di invio della NS per un dipendente cessato ; ora i controlli sono stati modificati n modo tale che, anche se il dipendente è cessato, le sue note spese possano essere mandate in approvazione dai profili utenti come l Amministratore o l Inseritore conto terzi. GESTIONE INDICAZIONI ORARI INTERMEDI DELL ITINEARIO Sviluppata ed utilizzata nei casi in cui la durata della trasferta deve partire da un orario che non è quello di partenza ma quello di attraversamento del confine. La gestione prevede che l utente, in Inserimento Rimborsi, indichi degli orari intermedi per le tratte di andata e ritorno dalla trasferta, e che il calcolo nota spese, tramite l utilizzo dei limiti parametrici sulla durata della trasferta, consideri questi orari aggiuntivi indicati. Funzioni coinvolte: Setup Note Spese/ Compilazione Itinerario e rimborsi km Abilita sezione orari aggiuntivi e Descrizione sezione. Una volta attivata, l utente deve obbligatoriamente dare l indicazione di questi orari, che devono essere compresi tra quelli di partenza e arrivo, cliccando sul TAB, titolato con la dicitura impostata su Descrizione sezione : Tabelle Note Spese/ Spese / Limiti di Spesa Prima di accedere ai limiti parametrici, è possibile scegliere un ulteriore modalità di calcolo per la durata della trasferta, ovvero Somma orari aggiuntivi : Il conteggio: Andata Partenza ore Arrivo ore Superamento confine ore 9.00 Ritorno Partenza ore Arrivo ore Superamento confine ore La durata in questo caso è: 1 ora all andata (10-9) + 2 ore il ritorno (22-20) = 3 ore SE LA TRASFERTA E SU PIU GIORNI, VIENE CALCOLATA SOLO SULL ULTIMO GIORNO (CONSIDERANDO ANCHE GLI ORARI DEL 1^ GIORNO). Release Data Rilascio ottobre 2017 Pag. 8 di 13

9 FUNZIONI AMMINISTRATORE/ CRUSCOTTI / ELENCO GLOBALE Il filtro Stato spese/ km ha l opzione Controllo cartaceo note spese; se scelta, nel campo successivo, stato, è possibile filtrare tra Ricevuto e non ricevuto; per le note spese selezionate, cliccando sul bottone, viene richiesta una conferma; una volta confermato, sotto la colonna Ricezione cartaceo compare una spunta e il rimborso viene visualizzato solo se selezionato ricevuto. APP MOBILE HR INFINITY Quando sono gestite le discriminanti sulle spese, è sorta l esigenza di fare in modo che le spese inserite da App non siano importate direttamente nel rimborso spese ma solo se la discriminante è soddisfatta. In seguito impostazioni e funzionamento: Setup ZTravel Nota Spese Generale Importazione spese Non eseguire automaticamente l import in nota spese Se attivato, quando il dipendente accede al rimborso per cui ha inserito spese da App, se tra queste sono presenti spese che non corrispondono alle discriminanti impostate, le stesse non compaiono. Esempio: Spese di Rappresentanza possono essere presenti solo se la motivazione della trasferta è Sviluppo Commerciale; l utente le inserisce da App (dove non è ancora stata specificata la motivazione); quando accede al rimborso la spesa gli compare, tra quelle da abbinare al rimborso, solo se la motivazione è Sviluppo Commerciale. NUOVE MODALITA DI VISUALIZZAZIONE SPESE E MODIFICA SPESE PER UTENTI E APPROVATORI. Inserimento Rimborsi/ Richieste Rimborso Varie implementazioni riguardanti il bottone Ora l utente ha una nuova modalità di visualizzazione e variazione e la possibilità di eseguire filtri sulle spese già inserite: Oltre ad avere in un unica schermata le maggiori informazioni, può visualizzare gli allegati e, cliccando su un punto qualsiasi di ogni riga, visualizza la spesa: Inoltre visualizza le anomalie sulla singola spesa con o su tutte con Presenta anomalie e può utilizzare dei filtri : Release Data Rilascio ottobre 2017 Pag. 9 di 13

10 Se si desidera utilizzare l ultimo filtro ( tutte ), occorre abilitare su quali anomalie attivarlo. La stessa cosa vale per l icona anomalie visualizza sempre tutte le anomalie del rimborso. Per farlo, in Anagrafica Spese compilare la sezione Anomalie :, mentre Presenta Tabelle/ Spese/ Anagrafica Spese Nella sezione anomalie, solo per le spese per cui si vuole dare la possibilità di far applicare un filtro sulle anomalie relative a quella spesa, specificare i relativi codici controllo. Archivi di base/ Flussi/ Anagrafica Momenti Per i momenti relativi all approvazione dei rimborsi spese, si può impostare Modalità di Controllo Spese : Disattivata In questo caso con il pulsante visualizza spese (o modifica spese ), oltre a valere quanto detto sopra per il dipendente, l utente approvatore può: - modificare la spesa, cliccando su qualsiasi colonna di ogni riga, solo se nella tabella Momenti operativi (Archivi di Base/ Flussi) è presente, sulla riga del momento di approvazione, la spunta sotto la colonna contrassegnata da. Le spese modificate presentano l importo in giallo; con il posizionamento del mouse sull importo giallo viene visualizzato l importo originale inserito dal dipendente; - approvare o respingere la nota spese. Light Quando l approvatore accede a Modifica Spese, la maschera è: Vale quanto detto sopra; in più l approvatore può validare, tramite la spunta a destra, le spese per cui ha già eseguito i dovuti controlli; al termine può approvare o respingere l intero rimborso. Quando approva senza aver spuntato tutte le spese il programma richiede una conferma. Completa Quando l approvatore clicca sulla spesa, all interno deve validare o meno la stessa: Release Data Rilascio ottobre 2017 Pag. 10 di 13

11 Quelle non validate appaiono poi con il pallino rosso, le altre in verde; occorre validare TUTTE le spese per avere il pulsante Approva: Attività di Manutenzione EXPENSE Inserimento Rimborsi sezione Movimenti finanziari: ora la combobox della carta di credito non è visibile perle causali diverse da "prelievo con carta di credito"; Inserimento Rimborsi sezione Riferimenti Contabili: quando si modifica i dati, al salvataggio appare anche il messaggio di errore, oltre al simbolo "!"; Inserimento Rimborsi sezione Riferimenti Contabili: sistemazione anomalia per cui non venivano proposti già in caso di multi tratte; Inserimento Rimborsi sezione Itinerario e Rimborsi: ora se è attivo il flag Consenti modifica date NS importate da Trasferte è possibile modificare le date della trasferta; Inserimento Rimborsi sezione Itinerario e Rimborsi: sistemazione di un anomalia per cui in alcuni casi con aggiungi rimborso veniva emesso l errore "valore non ammesso ; Inserimento Rimborsi sezione Itinerario e Rimborsi: sistemazione dell anomalia per cui in particolari condizioni la seconda tratta presentava un orario in negativo; Inserimento Rimborsi sezione Itinerario e Rimborsi: correzione anomalia per cui, con l'inserimento dei rimborsi km tabellato, il controllo delle note obbligatorie scattava anche quando non doveva; Inserimento Rimborsi sezione Itinerario e Rimborsi: ora utilizzando i rimborsi km tabellati, non appare più la scrollbar verticale ; Inserimento Rimborsi sezione Itinerario e Rimborsi: ora utilizzando i rimborsi km tabellati, le destinazioni sono inserite in minuscolo (non venivano trovate in tabella); Inserimento Rimborsi sezione Itinerario e Rimborsi: ottimizzazione dei controlli legati alle trasferte arretrate e a cavallo mese; Inserimento Rimborsi sezione Itinerario e Rimborsi: ora il controllo delle note obbligatorie scatta anche per i km inseriti con la modalità libera (maps); Inserimento Rimborsi sezione Itinerario e Rimborsi: correzione dell anomalia per cui con l'inserimento dei rimborsi KM tabellato il copia trasferta faceva sì che sulla trasferta copiata non venisse caricata la pagina; Inserimento Rimborsi sezione Itinerario e Rimborsi: correzione dell anomalia per cui dopo l inserimento dei rimb km con google maps appariva il layer di riconciliazione delle spese mobile; Inserimento Rimborsi sezione Itinerario e Rimborsi: corretto errato arrotondamento del numero km scaricati da Google maps con la modalità libera ; Inserimento rimborsi - dashboard: ottimizzazione dell aggiornamento della pagina quando si utilizzano dei filtri avanzati in presenza di import da mobile; Inserimento rimborsi - dashboard: sistemazione anomalia per cui l approvazione da mail non aggiornava correttamente il database nel caso in cui l azienda ha un codice composto da meno di 6 caratteri; Inserimento rimborsi - dashboard: sistemazione anomalia per cui nella mail all approvatore di secondo livello non arriva la stampa in allegato nel caso in cui l azienda ha un codice composto da meno di 6 caratteri ; Inserimento rimborsi - dashboard: sistemazione anomalia per cui in alcuni casi non era presente su alcune richieste il box per l approvazione massiva; Inserimento rimborsi - dashboard: sistemazione anomalia per cui in alcuni casi nel cruscotto approvatore /note spese in carico, si creava una doppia intestazione (sotto la tab Approvazioni\note spese in carico era presente un ulteriore titolo "gestione note spese"); Inserimento rimborsi - dashboard: ottimizzazione dell invio note spese nel caso in cui la richiesta debba essere ricalcolata; Inserimento rimborsi - dashboard: sistemazione anomalia per cui in alcuni casi la visualizzazione anomalie non visualizzava correttamente la scrollbar; Release Data Rilascio ottobre 2017 Pag. 11 di 13

12 Inserimento rimborsi - dashboard: correzione di un errore dell'import spese da App per utenti senza rapporto di lavoro; Inserimento rimborsi per documento: sistemazione anomalia per cui mancava l'accento sulla parola località ; Inserimento rimborsi per documento: sistemazione anomalia per cui Il campo stato risultava troppo stretto e alcune lettere venivano tagliate; Inserimento rimborsi per documento: sistemazione anomalia per cui nella Visualizzazione elenco/documento si visualizzavano le descrizioni del tipo pagamento codificato sull azienda e non sulla specifica ; Inserimento rimborsi per documento: ottimizzazione della visualizzazione dei layer che, spostandosi con i vari tasti disponibili per visualizzare/ modificare le spese, a volte era sfalsata; Inserimento rimborsi per documento: sistemazione anomalia per cui per la fattura, selezionando un fornitore si bloccavano correttamente i campi ma, cliccando su continua e tornando indietro, gli stessi campi si sbloccavano; Inserimento rimborsi per documento: sistemazione anomalia per cui se durante l'inserimento di un documento lo si voleva abbinare ad un movimento, cliccando sullo zoom non si riusciva a selezionarlo; Inserimento rimborsi per documento: ora nel calendario, cliccando su un documento, viene esposto il valore in divisa ed il relativo controvalore in divisa aziendale; Inserimento rimborsi per documento: sistemazione anomalia per cui inserendo per "Ricevuta" veniva indicata erroneamente l'aliquota IVA ; Inserimento rimborsi per documento: sistemazione anomalia per cui in alcuni casi il totale 'importo ricevuta' in valuta esposto era errato; Inserimento rimborsi per documento: sistemazione anomalia per cui per le ricevute non si memorizzava il numero di carta di credito al salvataggio ; Inserimento rimborsi per documento: sistemazione anomalia per cui in alcuni casi il Salvataggio della spesa per tipo documento fattura non veniva memorizzato; Inserimento rimborsi per documento: sistemazione anomalia per cui aprendo il box di riepilogo del giorno l importo era quello della prima spesa inserita nel documento e non il totale; Inserimento rimborsi Pagamenti elettronici sistemazione dell anomalia per cui in alcuni casi il tasto abbina non trovava i movimenti; Inserimento rimborsi invio nota spese: sistemazione di un anomalia che si verificava solo per il Caso particolare di: - nota spese senza rimborsi; - iter autorizzativo che prevede approvatori di ruolo - per la nota spese la configurazione è mancante o errata (esempio: non è definito l approvatore); veniva fornito l'errore all'invio ma la NS veniva approvata automaticamente (ora rimane in bozza). Inserimento rimborsi spalla destra: sono correttamente gestiti il caso di spese "troncata" derivanti da un pagamento con carta di credito e quelle negative ; Inserimento rimborsi Sezione spese: è stato rimesso il campo "Descrizione libero 4" nel setup e, se attivo il libero 4 sulla spesa, si personalizza il nome della sezione della spesa; Inserimento rimborsi IE 11: risolta l'anomalia per cui la sezione doveva essere cliccata due volte prima di essere aperta; Inserimento rimborsi Sezione spese: apportate alcune modifiche per migliorare la fruibilità su ipad; Inserimento rimborsi Sezione spese: sono ora gestite le spese negative sul totale spese giornaliero nel calendario; Inserimento rimborsi Sezione spese: ora è gestito il controllo sull'inserimento spese per fascia oraria; Inserimento rimborsi Sezione spese: ora, quando è gestito il flag in sede\fuori sede viene controllata in cascata la sede definita nel Rapporto di Lavoro\trasferte-note spese e, se non è compilata, la città della filiale definita sempre nel Rapporto di Lavoro\ Dati organico; Inserimento rimborsi Sezione spese: risolta anomalia per cui le spese importate da trasferte presentavano numeri documenti alti e non si riuscivano ad inserire e salvare gli allegati; Inserimento rimborsi Salvataggio: ora viene controllato il flag in setup\ns\compilazione\generali\"attiva segnalazione se non si inseriscono i Km"; se è attivo e la sezione itinerario e rimborsi non è compilata, viene emesso un warning "Non è stato inserito nessun rimborso km"; Inserimento rimborsi Salvataggio: risoluzione problema per cui verranno restituiti errori bloccanti sulle spese figlie offerte derivanti da una spesa(padre) importata da app, anche se i dati erano già compilati; Inserimento rimborsi Nuova nota spese : sistemazione anomalia per cui quando la Precompilazione anno/mese è personalizzata veniva proposto sempre il mese corrente; Inserimento rimborsi sezione Definizione Ore: con un impostazione particolare (causali dalle/ alle e timesheet a quantità ), è stato ripristinato il funzionamento che prevede che le causali dalle\alle non creano automaticamente la quantità di timesheet e questa azione rimane in carico all'utente; Schedulazione Importazione spese prepagate: corretta l anomalia per cui non veniva aggiornato correttamente il campo che identifica che sulla spesa è presente un errore; Generazione file: File SEPA - Bonifici Esteri - la generazione del file legge il campo banca estera della sezione accrediti del rapporto di lavoro; se non compilato, utilizza il normale metodo di composizione dell'iban; Generazione file: SEPA ora è gestito correttamente anche il prelievo con la carta di credito (viene considerato come gli anticipi; Generazione file: Contabilità personalizzata 9, sul campo "Line Item Text" sono riportati COGNOME NOME e i dati della nota spese (prima dati nota spese seguiti dal cognome e nome) Generazione file: Contabilità personalizzata 9: sistemazione anomalia per cui se nella nota spese era inserita una spesa offerta con modalità di pagamento carta di credito, nel file la riga della persona che ha pagato la spesa non era presente; Generazione file: Paghej Tabella con flag "abilita suddivisione per riferimenti contabili"; sistemazione della scrittura del codice azienda nel caso sia inferiore ai 6 caratteri; Generazione del file paghe "Paghe omnia - File TRRIPA": sistemazione anomalia per cui nel file erano scritti dei record vuoti (riga d'intestazione ma nessun record di voci e valori); HR Anagrafici Rapporto di Lavoro: correzione dell anomalia per cui in un nuovo dipendente si poteva impostare l opzione 'Calcolo mensile' solo se il Record era già stato salvato almeno una volta; Non è possibile impostare subito nota spesa mensile" in fase di creazione del cliente. In teoria dovrebbe bloccare solo in caso di ns non ancora chiuse TRAVEL Pianificazione Trasferta - dashboard: sistemazione anomalia per cui utilizzando il copia trasferta con un inseritore per una trasferta contenente prenotazioni di viaggio con dati dei passeggeri compilati dal soggetto, i dati del viaggiatore ( , telefoni etc) non sono copiati sulla trasferta del dipendente su cui è stata copiata ; Release Data Rilascio ottobre 2017 Pag. 12 di 13

13 Pianificazione Trasferta - dashboard: sistemazione anomalia per cui cliccando sullo stato per visualizzare il dettaglio dell'approvazione e lo storico attività, si raddoppiavano le righe ; Pianificazione Trasferta - dashboard: sistemazione anomalia per cui applicando un filtro avanzato, non si riusciva a toglierlo se non utilizzando l'azzera filtri; Pianificazione Trasferta- dashboard: sistemazione anomalia per cui nel cruscotto approvatore dopo una modifica, "Salva" e chiusura della maschera non veniva aggiornata la griglia, quindi i dati sulla spalla di destra ; Pianificazione Trasferta - dashboard: sistemazione anomalia per cui nel cruscotto dipendente / inseritore non funzionava la cancellazione di una trasferta in bozza se ha l'azienda aveva un codice inferiore a 6 caratteri; Mail agli approvatori (NO via mobile): sistemazione anomalia per cui non veniva inviata la mail ai responsabili di livello successivo al primo se l'approvazione veniva eseguita "in unica soluzione"; Cruscotto Ufficio Cassa - Filtri avanzati: sistemazione anomalia per cui utilizzando come filtro la data o la modalità non veniva filtrato nulla e nella tile delle richieste in attesa compariva -1; Cruscotto Ufficio Cassa : correzione di un anomalia che in caso di utilizzo del raggruppamento geografico e particolari sequenze di operazioni sulla richiesta, veniva creata una riga di anticipi da erogare di 0 euro; Cruscotto Ufficio Viaggi: risolta l anomalia per cui se l utente ufficio viaggi aggiungeva una prenotazione ad una trasferta già gestita e sceglie di avvisare con la mail il dipendente, nella mail la data era scritta sbagliata; Cruscotto Ufficio Viaggi: risolta l anomalia per cui se l utente ufficio viaggi aggiungeva una richiesta di prenotazione ad una già esistente e spunta "avvisa dipendente", salvava ma senza inviare, e poi cancellava la prenotazione inserita, riaprendo la mail il testo della prenotazione veniva duplicato. Release Data Rilascio ottobre 2017 Pag. 13 di 13