Release 5.20 Manuale Operativo BONIFICI Emissione, Conferma e Stampa dei Bonifici La gestione dei bonifici consente di automatizzare le operazioni relative al pagamento del fornitore tramite bonifico bancario, permettendo all utente di estrarre i pagamenti di tipo BO associati alle fatture passive aperte (precedentemente registrate in Prima Nota), quindi di procedere alla loro presentazione in banca.
2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 GESTIONE BONIFICI A FORNITORE... 3 1.1 Impostazione... 3 1.1.1 Anagrafica Fornitore... 3 1.1.2 Tabella Nostre Banche... 4 1.1.3 Gestione Bonifici sulle fatture dei professionisti... 5 1.2 Selezione Bonifici... 6 1.2.1 Generazione nuova distinta con distinte confermate nello stesso periodo... 8 1.2.2 Carica Distinta: modifica di una distinta già inserita... 9 1.2.3 Sblocco Scadenza Estratta in Distinta Effetti... 11 1.3 Stampa Bonifici... 13 1.4 Conferma Bonifici... 14 1.4.1 Registrazione cumulativa più bonifici... 15 1.5 Esempio di utilizzo... 16 1.6 Consultazione Mastrini e Partitari: verifica stato bonifici... 20
BONIFICI: Emissione, Conferma e Stampa dei Bonifici - 3 1 Gestione Bonifici a Fornitore La gestione presenta molte similitudini alle funzionalità e i controlli previsti nella Gestione Effetti Clienti, seguendo la stessa modalità e logica operativa: la selezione dei bonifici, la stampa con possibilità di generare direttamente il file da inviare alle banche, nello stesso modo adottato per le RIBA. Il giro si completa con la conferma del pagamento del bonifico, e con la generazione delle opportune registrazioni contabili. Nel seguito evidenzieremo gli aspetti peculiari della gestione. 1.1 Impostazione 1.1.1 Anagrafica Fornitore All interno dell Anagrafica Fornitore è presente una sezione dedicata all impostazione delle banche Fornitore. In questa sezione, oltre ai dati anagrafici della banca stessa, deve essere indicato il Codice Paese/Controllo, il codice CIN, il n. di C/C ed il codice SWIFT (sopra descritti). Si accede alla funzione dal Menù Archivi Anagrafica Fornitori: Una volta compilati questi campi saranno automaticamente riportati nelle stampe di Distinta Bonifico e Lettera di Conferma avvenuto Bonifico. Con la gestione automatica dei Bonifici, il programma in automatico rileva se il fornitore è nazionale o estero (*), e di conseguenza stampa il BBAN o il codice IBAN. Il controllo viene effettuato sul valore indicato nel campo Nazione, ovvero se uguale o diverso da IT, dato internazionale memorizzato nella tabella Nazioni.
4 Manuale Operativo 1.1.2 Tabella Nostre Banche Secondo le nuove normative in ambito bancario, oggi la gestione dei bonifici richiede obbligatoriamente l indicazione del codice BBAN (per le transazioni nazionali) e IBAN (per le transazioni internazionali). Sono codifiche definite dagli istituti bancari. Il codice BBAN è un insieme costituito dai seguenti elementi: CIN + ABI + CAB + N C/C. Il codice IBAN, in aggiunta alla struttura del codice BBAN, prevede anche l indicazione del: Codice Paese (2 caratteri) e del Codice di Controllo (2 caratteri). Conto Effetti Fornitori/Bonifici: conto utilizzato nelle registrazioni generate in automatico dalla funzione Conferma Bonifici Codice Paese/Controllo: campo che può comprendere 4 caratteri, rispettivamente 2 per il C. Paese e 2 per il C. controllo (quest ultimo cambia in base al conto corrente). Codice CIN: carattere di controllo (1) relativo al conto corrente Codice SWIFT: codice che identifica l agenzia a livello internazionale
BONIFICI: Emissione, Conferma e Stampa dei Bonifici - 5 1.1.3 Gestione Bonifici sulle fatture dei professionisti Per un corretto utilizzo delle funzionalità legate alla gestione dei bonifici relativi a fatture con ritenuta, è necessario adottare la gestione delle Ritenute in Sospensione, al fine di ottenere il netto a pagare al fornitore. In caso contrario, dalla Selezione Bonifici non verranno estratte le fatture passive con ritenute registrate con il metodo normale. Nello specifico, è stato presente un controllo durante l estrazione dei bonifici dalla funzione Selezione Bonifici per includere nella selezione i soli fornitori percipienti che presentano fatture registrate con il metodo in sospensione. Ne consegue che: Se nella struttura della contabilità non è stato attivato il flag Ritenuta in sospensione in rilevazione ed esistono scadenze con tipo pagamento bonifico, viene inviata segnalazione all utente in quanto tali scadenze non vengono considerate. Nel caso in cui è stato attivato il flag Ritenuta in sospensione in rilevazione le scadenze vengono estratte come avviene per gli altri fornitori. A seguito della funzione di Conferma Bonifici avviene la generazione automatica dei movimenti di chiusura della ritenuta, a seguito del pagamento della fattura. Oltre alla registrazione del pagamento, viene quindi creato un movimento collegato utilizzando i seguenti parametri : Causale: Causale rilevazione ritenuta Conto Dare: Conto ritenuta in sospensione Conto Avere: Conto rilevazione ritenuta Ripresi dalla Struttura Contabile.
6 Manuale Operativo 1.2 Selezione Bonifici La funzione permette di selezionare i bonifici fornitore a seguito della registrazione in contabilità di una fattura di acquisto di un fornitore che ha come condizione di pagamento il bonifico. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Gestione Bonifici Selezione Bonifici: I campi visualizzati hanno le seguenti caratteristiche: Tipo Pagamento: tipo di pagamento BO corrispondente ad esempio al bonifico bancario. Codice nostra Banca: è possibile limitare l estrazione ad una sola delle banche possibili, altrimenti, non compilando il campo, vengono considerate tutte le banche della tabella. Data scadenza (Max): data di massima scadenza entro la quale si desidera estrarre i bonifici. Data emissione: data di emissione della richiesta, alla banca, del bonifico. Valuta Beneficiario: data di valuta fissa richiesta nella modalità di pagamento dal fornitore. Valuta Banca: data valuta dell'estratto conto bancario (in base alle impostazioni adottate nel Piano dei Conti - conto associato a data valuta - si avrà l'obbligatorietà o meno del campo). Tipo Anagrafica: per estrarre i fornitori che appartengono a determinate tipologie di anagrafiche. E possibile selezionare manualmente una sola tipologia oppure, tramite multilista, selezionarne diverse. In base alle tipologie impostate verranno estratte le scadenze dei fornitori che appartengono alle tipologie indicate. Effettuando l estrazione, vengono visualizzate tutte le scadenze aperte relative alla condizione di pagamento bonifico.
BONIFICI: Emissione, Conferma e Stampa dei Bonifici - 7 Come per l assegnazione effetti clienti, si può procedere con un Assegnazione Manuale, (selezionando la/le righe relative, utilizzando la colonna Sel. attivabile anche tramite il tasto Seleziona Tutto - oppure utilizzando il mouse e tenendo premuto contemporaneamente il tasto 'SHIFT', se le righe sono contigue, o il tasto 'CTRL' se le righe sono separate) oppure con un Assegnazione Automatica. La procedura, oltre a gestire singolarmente le distinte, consente di gestire contemporaneamente più distinte relative ai bonifici. La procedura di estrazione è la seguente: Entrare nella funzione Selezione Effetti Fornitori o Selezione Bonifici Indicare i limiti di scadenza per cui effettuare l estrazione Premere il pulsante Estrai Procedere con la conferma dell assegnazione degli effetti/bonifici estratti Alla successiva estrazione, gli effetti associati a distinte già presenti in archivio non vengono più considerate 1 : ad ogni distinta viene assegnato un numero progressivo di estrazione e viene riconosciuta in base all intervallo di date di estrazione o alla data di emissione 2. Per effettuare la manutenzione delle distinte precedentemente confermate, è possibile operare tramite il pulsante Carica Distinta (in fondo alla maschera). Una volta effettuata la creazione di una distinta, è possibile aggiungere una o più scadenze per il periodo indicato nei limiti di estrazione. All interno di questa funzione è possibile verificare la presenza di note di credito relative ai fornitori estratti, attivando il flag posto nel piede della maschera Verifica Note Credito Aperte. All estrazione, se esistono anche note di credito ancora aperte (e quindi non ancora compensate da nuove fatture) viene aperta una nuova maschera dove vengono visualizzati gli estremi di tali documenti 1 A differenza delle versioni precedenti, la procedura non estrae più le distinte già precedentemente selezionate, anche se gli effetti in esse incluse rientrano nei limiti di data indicati: effettuando l estrazione, vengono considerati solamente gli effetti che non sono mai stati estratti e associati ad una distinta. 2 Il progressivo è gestito all interno delle estrazioni attive per cui se una distinta viene estratta e poi subito confermata nella successiva estrazione il progressivo ripartirà da 1
8 Manuale Operativo L utente verrà quindi informato della situazione e potrà stampare l elenco delle partite ed effettuare quindi le compensazioni in Prima Nota. Dopo avere eseguito le compensazioni l utente dovrà provvedere a rieseguire l estrazione della distinta bonifici in modo tale da effettuare il pagamento in modo corretto. Premendo il pulsante Conferma/Esci in fondo alla maschera, i dati vengono salvati in tempo reale all atto della selezione (senza l annullamento delle modifiche apportate). 1.2.1 Generazione nuova distinta con distinte confermate nello stesso periodo Impostando un periodo di estrazione e premendo il pulsante Estrai, viene effettuato un controllo se per il periodo indicato sono già state salvate delle distinte (in una precedente selezione). In questa ultima ipotesi, viene visualizzato il seguente messaggio: Il messaggio indica che in archivio sono presenti delle distinte già create per il periodo indicato: a questo punto, l utente potrebbe decidere di estrarre i soli effetti non ancora assegnati e creare una nuova distinta (anche se il periodo è lo stesso di una già inserita) oppure richiamare la distinta già caricata ed accodare le nuove scadenze (Ad esempio, è il caso di nuove scadenze fornitore che si vengono ad aggiungere in un secondo momento, dopo che l utente aveva già predisposto gli effetti/bonifici da mandare in pagamento.) Operativamente, è possibile procedere rispondendo: Sì : la procedura estrae le scadenze che rientrano nel periodo indicato e non sono state assegnate ad alcuna distinta. Sarà possibile creare quindi una nuova distinta, cui sarà attribuito il progressivo successivo a quello presente. No : la procedura non esegue nulla, e si riposiziona nella maschera iniziale. L utente può eventualmente accodare le nuove scadenze alla distinta già creata.
BONIFICI: Emissione, Conferma e Stampa dei Bonifici - 9 1.2.2 Carica Distinta: modifica di una distinta già inserita Per modificare, accordare nuove scadenze o eliminare le distinte già create, è possibile cliccare sul pulsante Carica Distinta ; appare la seguente maschera: Nella colonna Banca vengono elencati i codici delle banche che fanno parte della distinta. La banca con codice **** rappresenta gli effetti che sono stati inseriti nella distinta ma non sono stati assegnati a nessuna banca.
10 Manuale Operativo Sinteticamente, i passaggi per modificare/eliminare le distinte già create sono: Per RICHIAMARE E/O MODIFICARE: Premere il pulsante Carica Distinta selezionare la riga corrispondente premere il pulsante Conferma effettuare le dovute modifiche premere il pulsante Conferma Per ELIMINARE: Premere il pulsante Carica Distinta selezionare la riga corrispondente premere il pulsante Elimina : viene visualizzato un ulteriore messaggio di conferma per l eliminazione della distinta selezionata Per AGGIUNGERE UNA O PIU SCADENZE: Indicare i limiti di data per scadenza Premere sul pulsante Carica Distinta Selezionare la distinta da modificare e premere il pulsante Conferma Il contenuto della distinta viene riportata nella maschera principale della Selezione Effetti Premere il pulsante Accoda : automaticamente viene aggiunta la nuova scadenza ed integrata alla distinta precedentemente confermata. Se sono presenti nuove scadenze, in automatico vengono accodate nella distinta attiva; nel caso in cui non siano presenti scadenze valide viene segnalato il messaggio:
BONIFICI: Emissione, Conferma e Stampa dei Bonifici - 11 1.2.3 Sblocco Scadenza Estratta in Distinta Effetti La funzione consente di scollegare una scadenza da una distinta in modo tale di poter variare la tipologia del pagamento. Per poter effettuare l operazione è necessario che la scadenza non sia assegnata a nessuna banca. La procedura per poter modificare la scadenza è la seguente: Richiamare la fattura nella funzione Modifica Prima Nota IVA e aprire la maschera della scadenze; viene segnalato che la scadenza risulta estratta in una distinta.
12 Manuale Operativo Premere il pulsante Elimina da Estrazione (che viene attivato dopo la conferma del messaggio sopra riportato) e confermare l eliminazione dell estrazione. Una volta effettuata questa operazione sarà possibile cambiare la tipologia di pagamento.
BONIFICI: Emissione, Conferma e Stampa dei Bonifici - 13 1.3 Stampa Bonifici La funzione di stampa bonifici permette di produrre i supporti cartacei e/o magnetici oltre alla stampa della lettera al fornitore, rispetto alla selezione bonifici effettuata. Viene mostrata la lista dei bonifici selezionati per ciascuna banca ed è possibile selezionare il tipo di stampa/supporto: Distinta Bonifici: per ogni banca si riportano tutti i bonifici assegnati Bonifico Singolo: nella stampa alla banca si riporta un singolo bonifico RID: formato elettronico Lettera Fornitore: una per ogni fornitore cui è stato fatto il bonifico Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Gestione Bonifici Stampa Bonifici: Distinta Bonifici: attivando il flag è previsto l'inserimento della Descrizione Causale. All anteprima di stampa si può notare che con una sola richiesta, rivolta alla medesima banca, si riportano tutti i bonifici ai fornitori. Bonifico Singolo: è previsto anche in questo caso l'inserimento della Descrizione Causale. Al contrario del caso precedente, vengono effettuate tante richieste quanti sono i bonifici. Di difetto in entrambe le selezioni è proposto Saldo Fatture: tale descrizione sarà inserita nella colonna Causale presente nella stampa. Naturalmente tale dicitura è modificabile secondo le esigenze contabili. Formato Elettronico: attivando il flag viene richiesto il percorso su cui salvare il file Lettera Fornitore: si ha la facoltà di evitare la stampa dei dati della società. L attivazione del flag Stampa Dati Società permette la stampa dei dati della società. Cliccando sul pulsante Stampa viene presentata l anteprima. E possibile selezionare distinte con progressivi differenti: in caso contrario, alla conferma della stampa se sono stati selezionate distinte con progressivi differenti appare il messaggio ATTENZIONE!!!! Non è possibile selezionare Distinte di differenti progressivi di estrazione
14 Manuale Operativo 1.4 Conferma Bonifici La Conferma Bonifici consente di generare, in automatico, le registrazioni relative ai bonifici selezionati e stampati in precedenza. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Gestione Bonifici Conferma Bonifici: La maschera richiede l'inserimento della causale contabile e della data per procedere con la registrazione dei movimenti. Nella griglia sottostante vengono evidenziati i bonifici, singoli o multipli, assegnati e stampati in precedenza. Con Conferma, viene generato il movimento contabile di incasso, consultabile dalla Prima Nota DD. La partita del fornitore viene chiusa. In fase di emissione del movimento contabile, se nella tabella Nostre banche è valorizzato il campo Conto Effetti fornitori/bonifici, lo stesso viene utilizzato per la registrazione contabile, altrimenti, continuerà ad essere utilizzato il campo Conto contabile. In questo modo gli utenti che non necessitano del nuovo conto continueranno ad utilizzare la funzione senza nessuna diversa parametrizzazione. Nota: non è possibile selezionare contemporaneamente distinte appartenenti a differenti progressivi.
BONIFICI: Emissione, Conferma e Stampa dei Bonifici - 15 1.4.1 Registrazione cumulativa più bonifici La procedura consente di generare un unica registrazione per più bonifici su un'unica banca, in alternativa alla registrazione di un movimento per ogni singola scadenza. Dalla funzione Contabilità Gestione Bonifici Conferma Bonifici Per attivare la gestione della registrazione cumulativa, occorre abilitare il flag Registrazione cumulativa per banca. Esempio di registrazione: Riportiamo qui di seguito un esempio di scrittura automaticamente generata: Nota: nel caso di bonifici a fornitori percipienti (abilitato solo nel caso di ritenuta in sospensione), la registrazione che effettua il giroconto tra la ritenuta in sospensione viene sempre effettuata in modo singolo per ogni scadenza.
16 Manuale Operativo 1.5 Esempio di utilizzo ANAGRAFICA FORNITORE Il primo passo da compiere è la definizione della banca preferenziale nell anagrafica del fornitore premendo il primo pulsante evidenziato nella figura seguente: REGISTRAZIONE FATTURA ACQUISTO Il secondo passo è l assegnazione, dopo aver caricato una fattura di acquisto per il fornitore a cui precedentemente era stata impostata la banca preferenziale, nello scadenziario sia della banca della società che quella preferenziale del fornitore:
BONIFICI: Emissione, Conferma e Stampa dei Bonifici - 17 La condizione di pagamento da inserire nell apposito campo deve essere un bonifico bancario (Tipo BO ): SELEZIONE BONIFICI Ora passiamo ad utilizzare la gestione bonifici: dopo aver richiamato la funzione di Selezione Bonifici è necessario impostare le date corrette nel campo Data Scadenza (Min) e Data Scadenza (Max): ad esempio se la condizione di pagamento è un bonifico a 30 giorni emesso il giorno 01/05/2004 nel campo Data Scadenza (Min) dovrà essere indicato 01/05/2004: Dopo l impostazione delle date è possibile premere il pulsante Estrai : Procediamo con l assegnazione: evidenziamo la riga nella seconda griglia di dettaglio. Viene automaticamente attivato il pulsante Assegna : alla pressione appare la lista di selezione della banca:
18 Manuale Operativo Una volta selezionata la banca confermiamo l assegnazione. STAMPA BONIFICI È ora possibile effettuare una stampa del bonifico appena assegnato. Selezioniamo dal menù Gestione Bonifici la funzione Stampa Bonifici: è necessario abilitare il flag Seleziona e poi confermare. In questo esempio attiviamo la voce Bonifico Singolo, essendo stato caricato un unico bonifico. Cliccando sul pulsante Stampa viene presentata l anteprima di stampa.
BONIFICI: Emissione, Conferma e Stampa dei Bonifici - 19 CONFERMA BONIFICI Ora procediamo alla conferma del bonifico utilizzando la funzione dal menù Gestione Bonifici, Conferma Bonifici: è necessario impostare una causale di tipo DD (ad esempio PAGA) e selezionare, con il flag Seleziona, il bonifico da regolare: Con la conferma viene generata automaticamente la scrittura Contabile in Prima Nota:
20 Manuale Operativo 1.6 Consultazione Mastrini e Partitari: verifica stato bonifici Dalla funzione di Consultazione Mastrini e Partitari è possibile consultare lo stato dei bonifici fornitori: nella griglia delle scadenze viene riportata in modo descrittivo la fase (in corso) di lavorazione del bonifico nella nuova colonna Stato Bonifico (abilitata solo se il pagamento è di tipo Bonifico). A seconda della fase di evoluzione del pagamento, sarà possibile visualizzare: 1) Registrazione Fattura Acquisto (Non viene visualizzata nessuna descrizione) 2) Selezione Bonifico Dopo aver fatto la Selezione del bonifico, la procedura può visualizzare : 1. Se il bonifico è stato selezionato ad una banca: 2. Se il bonifico non è ancora stato assegnato alla banca 3) Conferma Bonifico Dopo la Conferma bonifico, viene visualizzata la data di conferma della distinta: