PROTOCOLLO INFORMATICO

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1 PROTOCOLLO INFORMATICO OGGETTO: aggiornamento della procedura PROTOCOLLO INFORMATICO dalla versione xx alla versione Nell inviarvi quanto in oggetto Vi ricordiamo che gli aggiornamenti vanno effettuati tempestivamente e nella sequenza di arrivo. I problemi derivanti da aggiornamenti non effettuati, effettuati in ritardo o fuori sequenza, non sono coperti dal contratto di assistenza. Confermandoci a Vostra disposizione per eventuali chiarimenti, Vi invitiamo a visitare il sito E- Procedure, raggiungibile dal menù della procedura, consultando il quale potete trovate: il contenuto degli aggiornamenti in corso di realizzazione, il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Help-Desk), le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.), i video-corsi ed altre interessanti novità. Cordialmente. Matelica, lì 24/09/2007 Halley Informatica Area segreteria

2 ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO...3 Cosa fare prima di effettuare l aggiornamento...3 Cosa fare per effettuare l aggiornamento...3 OPERAZIONI ESEGUITE DALL AGGIORNAMENTO...5 OPERAZIONI DA ESEGUIRE DOPO L AGGIORNAMENTO...5 MIGLIORIE...7 ERRORI RISOLTI...8 ALLEGATO 1: MODIFICHE ALLA GESTIONE DELLA TABELLA DEI DOCUMENTI...9 2

3 ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO Cosa fare prima di effettuare l aggiornamento - Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte) - Accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento. - Verificare che la versione della procedura Protocollo Informatico sia o superiore (le operazioni che seguono vanno effettuate dall unità centrale) : 1. entrare nell AMBIENTE Halley Informatica 2. selezionare la funzione GESTIONE DEL SISTEMA, quindi la funzione [7] GESTIONE PROCEDURE (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) 3. verificare che la procedura PROTOCOLLO INFORMATICO sia alla versione o superiore (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti); 4. verificare che la procedura AMBIENTE HALLEY sia alla versione 4.xx.43 o superiore (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti); 5. verificare che la procedura DOTAZIONE ORGANICA sia alla versione o superiore (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti); 6. uscire con [/], ritornare al menù principale di gestione del sistema. - Verificare che sul server ci siano almeno Kbytes liberi; - Per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio:norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..) Cosa fare per effettuare l aggiornamento Le operazioni che seguono vanno effettuate dall Unità centrale. Per i server con sistema operativo WINDOWS - Inserire il cd-rom nel lettore - il cd si avvia in automatico. Se compaiono 2 scelte (AGGIORNAMENTI VIDEOCORSI), selezionare Aggiornamenti, verrà proposta la maschera di seguito riportata. Se nel cd-rom non sono presenti i video-corsi compare direttamente la seguente maschera. - Per eseguire l aggiornamento è necessario consultare o stampare le lettere delle procedure in elenco; una volta consultate le lettere nella colonna CONSULTATO compare SI - selezionare il tasto ESEGUI AGGIORNAMENTO 3

4 - al termine dell aggiornamento di ogni procedura in basso a sinistra comparirà il messaggio Aggiornamento terminato regolarmente, selezionare il tasto [C]ontinua. Per i server con sistema operativo LINUX - Selezionare AGGIORNAMENTO PROCEDURE; - scegliere CAMBIA [D]rive; - inserire il percorso [spazio (con barra spaziatrice)/cd] come nell esempio: facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della / ; - selezionare CONTINUA. In entrambi i casi attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Protocollo Informatico verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è necessario: - trascrivere in modo preciso eventuali messaggi visualizzati; - chiamare l assistenza Halley e comunicare il problema. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Windows Aggiornare un ente alla volta come segue: 1. dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, uscire e chiudere la finestra dell'ambiente Halley 2. aprire nuovamente la finestra dell'ambiente Halley e procedere all'aggiornamento di un altro ente 3. ripetere le stesse operazioni per tutti gli enti da aggiornare Procedure in multisessione con Sistema Operativo Linux Aggiornare un ente alla volta come segue: 1. dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, selezionare "Altre Funzioni", digitare Manutenzione tecnica Halley e successivamente digitare exit (in minuscolo) 2. selezionare l altro ente da aggiornare (cliccare con [?] per avere l elenco degli enti) 3. procedere con l aggiornamento dell ente selezionato 4. ripetere per ogni ente da aggiornare 4

5 OPERAZIONI ESEGUITE DALL AGGIORNAMENTO I tipi spedizione con codice 8 e 9 vengono resi non modificabili poiché legati a degli automatismi della procedura. Il tipo di spedizione 8 è , il tipo di spedizione 9 è Postel. Nel caso in cui i codici 8 e 9 siano stati modificati mettendo delle descrizioni diverse da e postel il programma automaticamente rimetterà le descrizioni originarie e creerà dei nuovi codici con le descrizioni che risultavano associate ai codici 8 e 9. Il programma aggancerà ai protocolli già inseriti i nuovi codici senza creare alcuna variazione, pertanto ricercando i protocolli già registrati non si noteranno modifiche di alcun genere. 5

6 OPERAZIONI DA ESEGUIRE DOPO L AGGIORNAMENTO 1. Attivazione mirror E necessario attivare il mirror dei dati sul sito e-gov operando come riportato di seguito: - Dal server andare in Ambiente Halley; - scegliere Gestione del sistema/7.gestione procedure; - posizionarsi sulla procedura PI-Protocollo Informatico e digitare Invio; - scegliere [U]tilità/[M]odifica; - spostarsi con l'invio sul campo "Mirror"; - digitare [S] e di seguito invio; - alla richiesta di inserimento della parola d'ordine digitare Invio; - digitare due volte freccia in basso e di seguito [/] e [A]ggiorna. 6

7 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione, è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura, lo stesso che Vi viene fornito quando richiedete una modifica al programma. MIGLIORIE Visualizzare nel protocollo la subassegnazione della comunicazione Nel caso in cui sia stato abilitato l invio della comunicazione agli uffici in fase di registrazione dei protocolli in arrivo, dal protocollo sarà possibile consultare lo stato della comunicazione inviata e le relative subassegnazioni. PI-183 Visualizzare versione sul menù principale Accedendo alla procedura Protocollo Informatico, nella barra blu in alto ci sarà scritto il nome della procedura e la versione in possesso. PI-489 Comunicazioni interne: modificata descrizione Accetta con Archivia Nelle comunicazioni in arrivo la descrizione del bottone Accetta è stata modificata in Archivia. PI-539 Comunicazioni interne: bottone Archivia alla fine Nelle comunicazioni in arrivo il bottone Archivia è stato spostato dopo i bottoni Rispondi, Subassegna, Respingi PI-547 Eliminazione documenti: visualizzare anche il numero del trasferimento Dopo aver effettuato una storicizzazione dei documenti andando nella funzione Eliminazione documenti verrà visualizzato anche il numero del trasferimento oltre alla data in cui è stato effettuato il trasferimento. PI-555 Eliminazione documenti: visualizzare barra di avanzamento Effettuando l eliminazione dei documenti viene visualizzata una barra con la percentuale di avanzamento del lavoro. PI-556 Memorizzare percorso precedentemente selezionato Nella gestione degli allegati (sia di protocolli che di comunicazioni) andando a fare la selezione da file il programma memorizza il percorso precedentemente selezionato. PI-799 7

8 ERRORI RISOLTI Impossibile visualizzare la scheda Trova (177) Dal menù principale della procedura cliccando sul? per visualizzare il manuale in linea, visualizza il messaggio: "Impossibile visualizzare la scheda trova (177)" dando ok viene visualizzato il manuale in linea. PI-649 Non memorizza modifica ordinamento uffici Andando a modificare l ordinamento degli uffici in un protocollo si nota che tale modifica non viene memorizzata. PI-685 H2006: descrizione Partenza errata Nella maschera di inserimento del protocollo c'è scritto PARTEdNZA Stampa comunicazioni: riporta sempre una pagina bianca Facendo la stampa delle comunicazioni alla fine viene sempre stampata una pagina bianca. PI-711 PI-738 #23 FILE...\PI0\PIHERR.HLP LUNGHEZZA RECORD 81 LUNGHEZZA RECORD PASSAT Dopo aver richiamato un protocollo da Ricerca protocolli precedenti, scegliendo Inserisci protocollo e riscontro viene segnalato il messaggio: "HBW: Linea troppo lunga [#23] File c:\pi0\piherr.hlp Lunghezza record =81 Lunghezza record passata = 80 alla ist.38 della routine HHERMO". (Il protocollo richiamato è Chiuso senza riscontro o annullato). PI-801 "SELEZIONE WINDOWS INESISTENTE" Dopo aver aggiunto un sottofascicolo se dalla videata del dettaglio del fascicolo si clicca di nuovo in Sottofascicoli viene visualizzato il messaggio: "Selezione windows inesistente". PI-803 Mirror solo della tabella PICUFPR Nel sito e-gov vengono mirrorati solo i dati della tabella degli uffici. PI-818 Su accessi riporta lo stesso nominativo più volte. Avendo un protocollo con accesso a tutti e collegandolo ad un fascicolo con accesso ristretto, si nota che dopo aver fatto delle modifiche al fascicolo sugli accessi del protocollo i nominativi vengono riportati più volte. PI-821 Su accessi del protocollo non mette nome dell operatore che ha inserito il fascicolo Inserendo un fascicolo con accesso ristretto e collegandolo ad un protocollo con accesso a tutti gli accessi del protocollo vengono modificati mettendo i nominativi indicati nel fascicolo. Il problema però è che non viene indicato l operatore che ha inserito il fascicolo. PI-822 Documenti elettronici in arrivo: lentezza nel caricare le mail da protocollare. Andando nella funzione INSERIMENTO in Documenti elettronici della sezione Arrivo il programma è molto lento nel caricare le mail da protocollare. PI-825 Ricevuta del protocollo: stampa solo parte dell oggetto. Stampando la ricevuta del protocollo si nota che viene stampata solo una parte dell'oggetto e non tutto per intero. come mai? PI-835 8

9 Allegato 1: MODIFICHE ALLA GESTIONE DELLA TABELLA DEI DOCUMENTI Inserendo degli allegati/scansioni il programma effettuerà dei controlli per evitare che la tabella dei documenti raggiunga il limite massimo di 4 Gb predefinito nel database Mysql. In prossimità dei 4 Gb verranno visualizzati dei messaggi che avviseranno l utente che lo spazio sta per terminare e che quindi è necessario effettuare la storicizzazione dei documenti. Di seguito riportiamo le istruzioni per poter effettuare la storicizzazione e l eliminazione dei documenti: Per effettuare la STORICIZZAZIONE dei documenti è necessario posizionarsi sulla funzione ARCHIVIO - DOCUMENTI/ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI/Storicizzazione documenti Questa funzione consente di storicizzare su supporto o su altro elaboratore i documenti presenti in archivio. Durante l'operazione di trasferimento il programma crea delle cartelle contenenti i documenti relativi all'arco di tempo impostato. Sarà poi cura dell'operatore, se si è deciso di archiviare su supporto, provvedere al trasferimento di tali dati su cd, dvd. Entrando nella funzione verrà visualizzata la seguente videata: 9

10 nella quale si dovranno impostare i seguenti campi: Data inizio: è la data di archiviazione da cui iniziare la storicizzazione. Questa data viene proposta automaticamente dal programma considerando la data del documento meno recente presente in archivio. Se precedentemente è già stata effettuata una storicizzazione verrà proposta la data dell'ultima storicizzazione effettuata. Data fine: è la data di archiviazione a cui terminare la storicizzazione. Il programma estrarrà tutti i documenti registrati nell'arco di tempo impostato. Capacità supporto in Megabyte: è la capacità del supporto (cd, dvd, disco di altro elaboratore ) in Megabyte. E' indispensabile inserire la capacità del supporto su cui andrà effettuata la storicizzazione perché in base alla dimensione specificata i documenti verranno organizzati in cartelle di dimensione non superiore a quella specificata. Ad esempio se si intende archiviare i documenti su un cd come capacità del supporto si dovrà indicare 700 Mb. Anche per le storicizzazione fatte su elaboratore consigliamo di mettere la dimensione di un supporto tipo cd o dvd, in questo modo si potrebbero anche fare delle copie di backup delle singole cartelle da tenere in un archivio protetto. Archiviazione su: per selezionare se l archiviazione viene effettuata su supporto o su un altro elaboratore. Selezionando Supporto il programma creerà delle cartelle su una directory di appoggio (che verrà indicata nel campo Directory), sarà poi cura dell operatore trasferire le cartelle create dal programma sul supporto interessato. Andando a ricercare un documento storicizzato su supporto il programma chiederà di inserire il supporto e di selezionarne il percorso. Selezionando Altro elaboratore il programma creerà delle cartelle con i dati storicizzati sulla directory che verrà indicata nel campo Directory. Andando a ricercare un documento storicizzato selezionando altro elaboratore il programma aprirà direttamente il documento senza dover indicare il percorso. Facendo la storicizzazione su elaboratore si può selezionare qualsiasi personal computer raggiungibile dalla rete (quindi con sistema operativo Windows); Directory: è la directory su cui trasferire le cartelle da storicizzare. Per chi decide di archiviare su supporto removibile la directory indicata sarà una directory di appoggio nella quale il programma andrà a copiare i dati da archiviare. 10

11 Per chi invece decide di archiviare su un altro elaboratore la directory indicata sarà il percorso fisico dell'altro elaboratore. N.B.: Storicizzando i documenti su elaboratore per fare in modo che da ogni postazione di lavoro si possano poi senza dover selezionare il percorso è necessario che la cartella dove si vuole storicizzare sia condivisa e che il percorso si selezioni dalle Risorse di rete. Esempio: I dati devono essere storicizzati sulla stessa postazione dove si sta lanciando l elaborazione. 1. Condividere la cartella in cui andare a storicizzare 2. Dalla finestra Sfoglia per cartelle che appare nel campo Directory selezionare Risorse di rete; 3. Selezionare la cartella precedentemente condivisa. Note: è un campo libero dove andare ad inserire eventuali note relative all'operazione di storicizzazione. Dopo aver inserito i dati sopra indicati sarà necessario cliccare sull'icona il seguente messaggio: Elabora: verrà visualizzato Rispondere di Si per iniziare l'operazione di trasferimento dei documenti. Durante l'estrazione dei dati da storicizzare il programma effettua anche un controllo sullo spazio e visualizza questo messaggio: L'utente dovrà verificare se sul disco fisso del personal computer selezionato per il trasferimento c'è spazio a sufficienza per effettuare la copia dei dati. Rispondendo di Si viene effettuata la copia dei documenti: Rispondendo di No l'operazione viene interrotta. L'operazione potrà essere rilanciata in qualsiasi momento selezionando un'altra directory o ampliando lo spazio su disco. Al termine del trasferimento dei dati il programma visualizzerà il messaggio "TRASFERIMENTO DOCUMENTI TERMINATO CORRETTAMENTE" Coloro che hanno deciso di trasferire i dati su supporto dovranno posizionarsi nella directory precedentemente selezionata e copiare i dati su supporto, coloro invece che hanno deciso di trasferire i dati 11

12 su un altro elaboratore dovranno solamente controllare che nella directory indicata siano state effettivamente create le cartelle con i dati dei documenti (le cartelle sono identificate dalla sigla CD000x) Il programma consente anche la possibilità di stampare le etichette di archiviazione (es. N.1 del 02/11/05). da apporre sui supporti con i dati Terminate le operazioni di: trasferimento dei documenti, masterizzazione e controllo dei dati copiati è necessario effettuare l' ELIMINAZIONE DEI DOCUMENTI. Per effettuare l'eliminazione dei documenti è necessario posizionarsi sulla funzione ARCHIVIO - DOCUMENTI/ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI/Eliminazione documenti La funzione consente di effettuare l'eliminazione on line dei documenti presenti in archivio al fine di liberare lo spazio su disco. Una volta effettuata l'eliminazione dei documenti (scansioni relative ai protocolli, allegati, testi delle comunicazioni, allegati delle comunicazioni, testi associati ai documenti) sarà comunque possibile visualizzarli. Se il documento è stato storicizzato su un altro elaboratore il programma lo visualizzerà automaticamente andando a cercare il file nel percorso precedentemente selezionato, se invece è stato storicizzato su supporto apparirà una videata dalla quale selezionare il percorso fisico del supporto. Entrando nella funzione viene visualizzata la seguente videata: 12

13 Nella quale vengono visualizzati tutti i trasferimenti effettuati e non ancora eliminati. Cliccando sull'icona Elimina verrà visualizzato il seguente messaggio: Rispondendo di SI verranno eliminati tutti i documenti storicizzati con il trasferimento selezionato. Al termine dell operazione di eliminazione verrà visualizzato il messaggio: ELIMINAZIONE DOCUMENTI TERMINATA. 13