Azienda Regionale per il Diritto allo Studio Universitario CAPITOLATO TECNICO

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1 Azienda Regionale per il Diritto allo Studio Universitario CAPITOLATO TECNICO PER L AFFIDAMENTO TRAMITE PROCEDURA IN ECOMONIA DELLA REALIZZAZIONE E L INSTALLAZIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO UNICO STUDENTI (SIUS). GARA N CIG N F0 ART. 1 OBIETTIVI DELL APPALTO I principali obiettivi che l Azienda intende raggiungere con il presente appalto sono: creare un software applicativo unico web based per l erogazione dei benefici e servizi rivolti agli studenti, unificando i diversi sistemi informatizzati per la gestione/erogazione dei benefici e contatti con l utenza, tendendo all eliminazione progressiva del cartaceo attualmente prodotto a supporto dei processi; creare un motore di acquisizione con connettori standard delle anagrafiche che possono essere recepite dagli Atenei, dalle Istituzioni Universitarie Regionali oppure inserite attraverso apposite funzioni di import di flussi di dati e relativi meccanismi di rollback, oppure ancora, manualmente dall operatore. Non da ultimo, anche l utente, qualora non sia ancora presente nel DB Unico Studenti, potrà attraverso il portale dei servizi on line (WP9) inserire ex-novo i propri dati. Le anagrafiche potranno essere consolidate sia manualmente dagli operatori che attraverso il portale dei servizi on line direttamente dall utente; creare un Portale dei Servizi On Line/Modulo CRM per l inserimento delle richieste di benefici/servizi da parte dell utenza che fornisca anche semplici strumenti di consultazione della situazione per ogni utente, in cui siano disponibili la generalità dei dati, attraverso il quale lo studente possa avere accesso all offerta completa dell Azienda e conoscere lo stato di avanzamento delle pratiche a lui inerenti, aggiungendo elementi tipici di aiuto, contatti/assistenza on line verso l Azienda e altri elementi di ausilio e gestione dell interazione Utenza/Azienda. Il modulo CRM dovrà consentire una gestione snella dei rapporti con l utenza e una migliore fruizione dell informazione che scaturisce dall attività dei vari servizi dell Azienda; creare un motore di log che consenta di registrare le operazioni effettuate nei vari moduli sia a livello di sistema (es: importazione anagrafiche) che a livello di interfacce utente. Per le interfacce utente il log deve conservare le seguenti informazioni minime: identificativo di chi ha effettuato la modifica (operatore/utente) tipo di operazione dato prima della modifica e dato dopo la modifica data e ora dell operazione sviluppare, a partire dal datawarehouse esistente, un motore di reportistica che consenta nuovi criteri di estrazione dei dati per fornire informazioni determinanti sui comportamenti dell utenza; creare un interfaccia che consenta l invio di mail massive (anche personalizzate per singolo studente o gruppi di studenti) tramite il servizio di smtp server che verrà implementato presso l Azienda; creare un interfaccia che consenta l invio di sms massivi (anche personalizzati per singolo studente o gruppi di studenti) tramite il servizio di sms server che verrà implementato presso l Azienda; elaborare strumenti di business intelligence, in modo da potere: o profilare l utente; o segmentare l utenza; o gestire le interazioni con l utenza; o differenziare le azioni di marketing e le offerte di beni e servizi; o elaborare analisi e previsioni

2 continuare a sviluppare un sistema unico regionale che renda fruibile i servizi aziendali con un unica tessera anche in sedi diverse, semplificando relazioni e scambi informativi tra le diverse sedi aziendali site in: - Firenze Viale Gramsci n. 36 (cap 50132); - Pisa Piazza dei Cavalieri n. 6 (cap 56126); - Siena Via Mascagni n. 53 (cap 53100); - Arezzo Via Laschi n. 26 (cap 52100); - Carrara Viale Roma 1 (cap 54100) continuare il percorso di diffusione della Carta Nazionale dei Servizi (CNS) o CNS-like, quale standard di accesso ai servizi aziendali esistenti (tra i quali il borsellino elettronico) e quelli che verranno sviluppati in futuro. Data l'intensa attività di simulazione dei possibili scenari su nuovi indirizzi per il diritto allo studio che periodicamente l'organo politico chiede di elaborare, l applicativo in esame prevedrà anche un ambiente di test (completamente distinto dall ambiente e dal db di produzione) che consentirà l elaborazione delle graduatorie (o degli elenchi) di tutti i benefici indicati nel successivo WP2, sulla base di nuovi set di parametri impostabili dall'operatore. Il DB unico studenti, dovrà raccogliere i dati dei DB già esistenti, attraverso un attenta analisi di transcodifica. Gli attuali sistemi informativi in uso sono i seguenti: o Firenze: SW Servizi agli Studenti ; o Pisa: SW Gestione Studenti; o Siena: SW Servizi agli Studenti (per i benefici monetari) - SW SERA (per la gestione delle residenze studentesche) SW GALA (per la gestione della foresteria) Per garantire la corretta funzionalità dei moduli e la gestione dei benefici è necessario importare integralmente le basi di dati conservate dall Azienda nei suoi sistemi informativi. La specifica completa dei nuclei di dati da importare nel DB unico studenti sarà definita successivamente all aggiudicazione dal referente dell attività di migrazione dati. Ad esempio, alcuni nuclei di dati da acquisire sono riferiti a: o richieste di benefici; o risultanze delle graduatorie dei benefici; o valori ISEEP, ISPEP e laddove presenti anche le componenti che costituiscono tali valori (ISR, ISE, ISP, Scala di equivalenza, Patrimonio mobiliare, ); o storico delle presenze nelle Residenze Universitarie A titolo esemplificativo si riportano alcuni dati necessari per il DB unico Studenti o ANAGRAFICA o ID STUDENTE o CODICE FISCALE o COGNOME o NOME o SESSO o STATO CIVILE o FIGLI MINORI (si/no) o DATA NASCITA o COMUNE NASCITA (CITTA ESTERA) o PROVINCIA DI NASCITA (nazione se STATO ESTERO) o CITTADINANZA o INDIRIZZO DI RESIDENZA o COMUNE DI RESIDENZA o PROVINCIA DI RESIDENZA (nazione se stato estero) o CAP RESIDENZA o INDIRIZZO DI DOMICILIO (recapito) o COMUNE DI DOMICILIO (recapito) o PROVINCIA DI DOMICILIO (recapito) o CAP DOMICILIO o DISABILE (SI/NO) o TIPO DI INVALIDITA o PERCENTUALE DI INVALIDITA o PRINCIPALE o SECONDARIA 2

3 o INDIRIZZO PEC o ACCOUNT FACEBOOK o ACCOUNT TWITTER o TEL CELLULARE 1 o TEL CELLULARE 2 o TEL FISSO 1 o TEL FISSO 2 o IBAN CARRIERA ACCADEMICA (per ciascun anno accademico) o CODICE ATENEO o DESCRIZIONE ATENEO o CODICE FACOLTA /DIPARTIMENTO o DESCRIZIONE FACOLTA /DIPARTIMENTO o CODICE CORSO DI STUDI o DESCRIZIONE CORSO DI STUDI o CODICE INDIRIZZO DEL CORSO o DESCRIZIONE INDIRIZZO DEL CORSO o MATRICOLA o ANNO SCOLASTICO CONSEGUIMENTO DIPLOMA DI MATURITA o VOTO MATURITA o ANNO DI PRIMA IMMATRICOLAZIONE ASSOLUTA o TIPOLOGIA STUDENTE (matricola o anni successivi al primo) o ANNO DI CORSO o SEDE PREVALENTE DEL CORSO o LAUREA CONSEGUITA o VOTO DI LAUREA o DATA CONSEGUIMENTO LAUREA o NUMERO CREDITI PREVISTI DAL PIANO DI STUDI o NUMERO CREDITI ALLA DATA X DATI REDDITUALI (per ciascun anno accademico) o ISEE o ISE o ISR o ISP o SCALA DI EQUIVALENZA o ISEEP o ISPEP o ISEEU o ISEEP a seguito di accertamento o ISP a seguito di accertamento o ISPEP a seguito di accertamento o ISEEU a seguito di accertamento o Reddito fratelli/sorelle o Patrimonio fratelli/sorelle o Reddito estero o Patrimonio estero ART. 2 - FASI DI SVILUPPO DELL APPLICATIVO Lo sviluppo dell applicativo sarà suddiviso in WP la cui esecuzione è suddivisa in fasi, secondo un ciclo di sviluppo dipendente dalla tipologia, dalle criticità e dalle dimensioni dell applicazione. Al fine di condurre efficacemente le attività di progetto, l Azienda individua di seguito le persone che affiancheranno la Ditta aggiudicataria nello sviluppo del nuovo applicativo: Il Direttore dell esecuzione è il Responsabile Unico del Procedimento, Sig. Marco Commisso, Coordinatore Servizio Gestione Applicativi e Trattamento Dati. Assistenti del Direttore dell esecuzione sono: Responsabile di progetto: individuato nella Dott.ssa Marusca Cancelli del Servizio Gestione Applicativi e Trattamento Dati, per validare organizzativamente e/o tecnicamente le attività e le 3

4 soluzioni e a cui potrà essere fatto riferimento per definire e concordare in dettaglio la pianificazione delle attività. Referente attività di migrazione dati: individuato nel Dott. Carlo Giatti, Coordinatore del Servizio Interventi Monetari di Firenze, per definire modalità e tempistica per le attività di transcodifica dei dati esistenti nelle attuali soluzioni territoriali. Referente attività di cooperazione applicativa: individuato nel Sig. Marco Commisso, Coordinatore del Servizio Gestione Applicativi e Trattamento Dati, per coordinare le attività di cui al WP13 Interoperabilità con altri applicativi o basi di dati. Referente attività di installazione server: individuata nella Dott.ssa Sonia Chiantini, Coordinatrice dei Servizi Informatici, per coordinare le attività di installazione dell applicativo. Referente attività di configurazione CRM e Portale dei servizi on line: individuato nel Sig. Michele Bellagamba dei Servizi Informatici. Le macro fasi del progetto, sono così individuate: 1) analisi delle soluzioni applicative attualmente in uso presso ciascuna sede amministrativa dell Azienda. A tal fine, è previsto un sopralluogo obbligatorio preliminare alla formulazione delle offerte, nonché successivamente all aggiudicazione per un analisi più dettagliata; 2) progettazione della soluzione proposta; 3) sviluppo della soluzione proposta; 4) installazione e configurazione software su ambiente di test (cui seguirà un periodo di attività volto a verificare la validità del software fornito); 5) eventuali correzioni delle anomalie rilevate nel periodo di test; 6) installazione e configurazione software sull ambiente di produzione; 7) migrazione dati dalle soluzioni applicative in essere alla data di stesura del presente capitolato; 8) formazione del personale del Servizio Gestione Applicativi e Trattamento Dati (per l amministrazione); 9) formazione del personale delle Aree funzionali; 10) formazione del personale dei Servizi di supporto; 11) avvio dell applicativo 12) Assistenza per i 36 mesi successivi. Non è esclusa la possibilità di testare l applicativo prima dell avvio definitivo, su un beneficio normalmente a basso numero di richiedenti. ART. 3 - ANALISI DEI WORK PACKAGES WP1: Realizzazione modulo di Back office Tale interfaccia dovrà consentire l accesso diversificato alle funzioni/visualizzazioni tramite credenziali di accesso (opportunamente differenziate in base ai privilegi attribuiti da uno o più utenti amministratori) con la creazione di log che consentano di tracciare le modifiche apportate ad un determinato record (come descritto nell articolo 1.2). Le funzionalità minime previste dal presente modulo saranno: Gestione dei profili utente per l accesso al SIUS (abilitazione, disabilitazione, modifica privilegi); Gestione degli aggiornamenti al SIUS (possibilità di lanciare gli aggiornamenti al SIUS direttamente da interfaccia back office); Gestione import anagrafiche; Invio di mail o sms massivi al verificarsi di determinate condizioni ad un sottoinsieme degli studenti presenti nel DB unico studenti; Gestire le sessioni degli utenti collegati al SIUS; Gestione del log di sistema e di accesso e di utilizzo del SIUS da parte degli utenti e degli operatori; Amministrazione delle pagine web del portale dei servizi on line (WP 9) WP 2: Realizzazione modulo Benefici Tale modulo dovrà consentire la gestione degli interventi di sostegno rivolti a particolari categorie di studenti in possesso di determinati requisiti di merito e/o reddito. Di seguito alcuni esempi di benefici gestiti dall Azienda: 4

5 Borse di studio e posti alloggio Borse servizi Contributi per studenti con disabilità Contributi straordinari Assegni di studio per infermieri Contributi per la mobilità internazionale Contributo affitto Tariffe mensa su base ISEE (WP 12) Per gestione degli interventi si intende la configurazione delle sessioni di presentazione delle domande (oggetto, criteri, ammissibilità e preferenze), predisposizione dei moduli di richiesta, acquisizione dei dati, elaborazione degli esiti e delle graduatorie, generazione di file per l erogazione dei benefici in cooperazione applicativa con il software di contabilità. Gestione parametrica dei requisiti generali dei benefici e individuazione degli algoritmi di base per la definizione degli esiti Il modulo dovrà consentire per ciascun anno accademico, l inserimento dei parametri che disciplinano l erogazione dei benefici, mantenendone lo storico così da permettere la rielaborazione successiva di esiti e graduatorie. Dovrà permettere l individuazione di logiche di elaborazione di base per l applicazione dei parametri agli esiti e alla definizione delle graduatorie. Dovrà inoltre consentire la determinazione degli indicatori specifici previsti per il diritto allo studio universitario (ISEEP, ISPEP, etc ) attraverso apposita maschera. Modifica, integrazione e cancellazione dei dati acquisiti dalle richieste Le informazioni acquisite dal portale dei servizi on line dovranno essere visualizzate in apposita interfaccia che dovrà consentire agli operatori la modifica, integrazione e cancellazione dei singoli dati, secondo i privilegi attribuiti all utente, mantenendo la tracciabilità delle operazioni. La domanda di benefici dello studente (e i dati in essa contenuti) dovrà essere immodificabile e pertanto storicizzata: - nella pagina personale dello studente (portale dei servizi on line); - nel modulo WP2 Benefici. A tal fine accanto a ciascun valore autocertificato sarà presente un ulteriore campo contenente i dati eventualmente modificati/aggiornati dall operatore. WP 3: realizzazione modulo Tassa Regionale Tale modulo dovrà garantire il controllo dell avvenuto pagamento della tassa regionale per il diritto allo studio universitario per gli studenti iscritti a Università e Istituzioni Universitarie Regionali per le quali l Azienda è tenuta alla riscossione diretta. A tal fine sarà necessario visualizzare tutti i pagamenti effettuati tramite il portale dei servizi on line dagli studenti iscritti alle Università e alle Istituzioni Universitarie Regionali. Il modulo dovrà consentire: - la configurazione delle Istituzioni Universitarie Regionali e dei meccanismi di comunicazione degli esiti dei pagamenti; - la definizione delle fasce di importo della tassa e dei relativi criteri di applicazione alle posizioni degli studenti; - la connessione con i motori di pagamento telematici; - l acquisizione dei flussi dati (dei pagamenti) dagli Istituti di Credito; - l associazione di ciascun pagamento allo studente iscritto; - l esportazione dei dati relativi ai pagamenti effettuati, a quelli non ancora effettuati, a quelli eventualmente duplicati (suddivisi per strumento di pagamento) e alle difformità rilevate tra iscritti alle Istituzioni Universitarie Regionali e coloro che non hanno effettuato il versamento per l anno accademico di riferimento. Inoltre, in cooperazione applicativa con il WP 9 (Portale dei servizi on line), dovrà essere consentita: - la generazione e stampa del MAV; - il pagamento tramite carta di credito, paypal, bonifico bancario (con reindirizzamento a siti esterni); - la consultazione da parte dello studente della propria situazione contabile; - la generazione e stampa dell attestato di avvenuto versamento 5

6 WP4: Realizzazione modulo Residenze Tale modulo dovrà garantire la gestione alberghiera delle strutture residenziali studentesche, intendendo con tale definizione: a) La gestione della rilevazione e degli accessi nelle strutture Il sistema deve consentire di elaborare le informazioni sulle presenze/assenze all interno delle strutture residenziali; lo studente assegnatario, all ingresso e all uscita dalla residenza, sarà tenuto ad avvicinare la CNS (RFID o a banda magnetica) ad un lettore. Le informazioni sulle presenze/assenze saranno così accessibili in tempo reale, eliminando la necessità degli attuali registri di firma cartacei e consentendo la rilevazione istantanea delle presenze, opponibili anche a terzi e in sede giudiziaria. Il sistema dovrà prevedere interfacciamento e connessione con i futuri sistemi di apertura/chiusura della camera e di entrata/uscita dalle residenze, sempre attraverso la CNS. A tal fine, un apposita funzionalità consentirà di poter in ogni momento estrapolare l elenco degli studenti effettivamente presenti nella struttura. Dovrà inoltre essere mantenuto lo storico sia del posto letto (nominativi degli studenti che hanno occupato il posto con relativo periodo di permanenza) sia dei posti occupati dal singolo studente. b) La gestione anagrafica dello studente (in cooperazione con il WP2) Il modulo consentirà di aggiornare i dati anagrafici dello studente assegnatario di posto alloggio, inserendo o visualizzando una serie di valori. A titolo indicativo: dati anagrafici; status dello studente (vincitore, proroga, foresteria, erasmus, convenzione, ospite temporaneo, altro); data di convocazione; data di assegnazione del posto alloggio; data presentazione effettiva studente; eventuale registrazione di rinunce e mancata presentazione; data uscita; dati contabili riferiti allo studente beneficiario di posto alloggio, come ad esempio la retta, il deposito cauzionale, la ricevuta di pagamento della retta, (in cooperazione con il WP 13); dati necessari alla creazione del file telematico per l invio alla Questura (in cooperazione con WP 13); annotazioni ad uso dell operatore autorizzato o dell Amministratore del sistema c) La gestione delle convocazioni (singolarmente, per tipologia di alloggio, per struttura, per sesso) consentendo all operatore di poter selezionare i posti da assegnare. A tal fine è necessario che il modulo consenta la visualizzazione della tipologia di posto letto (doppia, singola, monolocale, appartamento, bilocale, etc ). Analoga selezione dovrà essere consentita qualora lo studente risulti sospeso nelle graduatorie. Il sistema deve permettere all operatore di selezionare all interno della graduatoria dei vincitori di alloggio gli studenti da convocare, in modo da poter saltare gli eventuali sospesi. La convocazione dello studente potrà essere effettuata tramite posta elettronica tradizionale, posta elettronica certificata, sms. Il modulo dovrà consentire l export e la stampa degli studenti convocati indicando il periodo di convocazione e il luogo ove ciascuno di essi dovrà presentarsi per le procedure di accettazione del posto. Ciascuno studente potrà inoltre essere avvisato tramite mail o sms. Alla scadenza della convocazione il modulo dovrà consentire la stampa e l estrazione di report relativi all assegnazione, all accettazione, alle rinunce, e alla mancata presentazione da parte degli studenti (si veda anche WP7). d) La gestione della mobilità interna alle residenze Il modulo consentirà, sulla base dei posti liberi disponibili selezionati dall operatore, la creazione di specifici concorsi dove il premio è costituito dall assegnazione di un determinato posto letto. Dovrà inoltre consentire la gestione dei posti liberi da assegnare tramite criteri di mobilità interna alle Residenze. Gli studenti già alloggiati, attraverso il portale dei servizi on line (WP 9), potranno presentare domanda per specifici posti letto o per determinate categorie (es: tutte le singole, le singole di una determinata Residenza Universitaria, etc...). Il modulo dovrà evidenziare, di volta in volta, i posti liberi assegnabili con i criteri della mobilità ed individuare lo studente a cui assegnarli attraverso una graduatoria basata sull'anzianità maturata dagli 6

7 studenti all'interno delle residenze e/o su altri criteri (ad esempio il merito) da aggiornare una o più volte l'anno. L'Operatore potrà: - inserire manualmente un nominativo in caso di impedimento da parte dello studente; - modificare o annullare una registrazione effettuata dallo studente; - annullare la procedura di mobilità; - generare la classifica per posto letto messo a concorso e stilare l elenco dei vincitori; - pubblicare l elenco dei vincitori sul sito web istituzionale Lo studente risultato vincitore del concorso dovrà essere avvisato tramite mail o sms contenente i termini per l'accettazione del posto di cui è risultato vincitore. Il concorso potrebbe essere configurato anche come interscambio domanda-offerta degli studenti assegnatari, convalidato dall operatore. Gli studenti (che potranno essere avvertiti oltre che con avviso sul sito anche con invio massivo di mail), attraverso il portale dei servizi on line (WP 9), dovranno inserire la richiesta di partecipazione al concorso. Ognuno di essi al termine della compilazione della richiesta potrà stampare una ricevuta in formato pdf. e) La gestione dei controlli, verifiche, manutenzioni relative ai posti letto Il modulo consentirà la gestione delle verifiche periodiche effettuate dal personale aziendale, volte a verificare lo stato dei posti letto occupati dagli studenti. A tal fine dovrà essere consentita: - la selezione della tipologia di controllo effettuato; - la possibilità di esprimere una valutazione sugli arredi, sulla pulizia, sulla stato complessivo del posto letto; - la possibilità di inviare il report della verifica effettuata sia allo studente, per eventuale contraddittorio, sia al Responsabile del servizio. Inoltre, in cooperazione applicativa con Archibus (o comunque con l applicativo dedicato alla gestione della rendicontazione degli interventi di manutenzione, esistente al momento dell aggiudicazione del presente appalto), dovrà consentire la rilevazione delle segnalazioni da parte dello studente e l eventuale convalida nonché l inserimento di richieste di interventi manutentivi da parte dell operatore autorizzato. Analoga possibilità, attraverso il portale dei servizi on line (WP 9) dovrà essere consentita allo studente. Infine, il modulo dovrà prevedere funzionalità di export e stampa delle verifiche effettuate. Per agevolare gli operatori aziendali, quanto oggetto del presente paragrafo e) dovrà essere reso disponibile anche per utilizzo su palmari, tablet, smartphone. f) La gestione della foresteria aziendale Il modulo dovrà consentire la gestione di posti alloggi disponibili permanentemente o temporaneamente per foresteria e ospitalità. Assimilata alla foresteria è la gestione dei posti letto in convenzione e nei periodi estivi. Attraverso il portale dei servizi on line (WP 9), gli utenti potranno presentare apposita richiesta di permanenza in foresteria (specificando il posto richiesto e la durata). Per gli utenti non accreditati, il sistema dovrà garantire una sessione di accreditamento, con login e password. Dal lato operatore, dovrà essere consentita la gestione delle prenotazioni, le comunicazioni con il richiedente, la definizione della tariffa applicata, la rendicontazione e la stampa della ricevuta di pagamento in formato pdf da poter anche inviare via mail (da apposita interfaccia dell applicativo) nonché l elaborazione e la trasmissione delle presenze registrate alle autorità di Pubblica Sicurezza competenti per territorio. Anche per tale gestione si rende necessaria la storicizzazione dei dati, al fine di: - consultare l elenco delle prenotazioni in un determinato periodo temporale; - visualizzare i soggiorni effettuati da uno stesso utente; - effettuare statistiche sulle presenze (per sesso, per provenienza, etc ); - rilevare il gradimento dell utenza; - gestire l acquisizione di segnalazioni, suggerimenti, proposte da parte dell utente WP 5: Realizzazione modulo Sportello unico studenti (Studente e Città / Informazione ed accoglienza) 7

8 Il modulo in esame, strettamente collegato al WP8 APP, al WP 9 Portale dei servizi on line e al WP 10 CRM, dovrà consentire la gestione delle attività caratteristiche dello Sportello unico studenti. In particolare, l applicativo dovrà: - gestire un tracciamento delle richieste inviate via telefono, mail, sms, social-network o allo sportello (ticketing), aperte con o senza l intervento dell operatore, relative alle esigenze di informazione, assistenza, segnalazione, con l attribuzione di un codice progressivo annuale, un workflow che consenta di smistare le richieste agli operatori aziendali, con la registrazione degli esiti in base al decorso del tempo (aperto, chiuso, sospeso, altro); - gestire le prenotazioni dei ticket per spettacoli teatrali, eventi musicali o cinematografici, sportivi; - gestire le richieste di rimborso per attività sportive o didattiche (riservate agli studenti borsisti); - gestire le richieste di contributi ed altre agevolazioni economiche; - gestire le prenotazioni di spazi aziendali a disposizione di associazioni studentesche o Enti; - rilevare il gradimento delle iniziative; - gestire le proposte, le segnalazioni, e i reclami; - gestire le iniziative dirette a facilitare l occupazione dei laureati; - gestire i procedimenti amministrativi correlati ai tirocini curriculari ed extra-curriculari; - gestire la banca dati di alloggi disponibili sul mercato privato, consentendo la possibilità di creare dei report personalizzati in base alle esigenze dello studente; - consentire la creazione di gruppi di interesse cui inviare mail o sms massivi attraverso apposita interfaccia All operatore sarà consentita la possibilità di consultare, modificare, eliminare, inserire record relativi alle prenotazioni, alle richieste di rimborso e alla banca dati degli alloggi disponibili sul mercato, nonché la stampa, l estrazione, l interazione con il portale dei servizi on line e con il sito istituzionale, l invio di . Dovrà inoltre essere prevista la possibilità di stampa di tesserini personalizzati per gli studenti. WP 6: modulo Accertamenti ed attività conseguenti Tale modulo dovrà garantire le seguenti funzionalità: a) gestione della procedura accertamento merito; b) gestione della procedura di accertamento reddito/patrimonio; c) gestione delle attività inerenti la revoca dei benefici; d) elaborazione di campioni di studenti soggetti ad accertamento (determinati attraverso algoritmi che prevedano modalità di esclusione/inclusione sulla base dei parametri impostabili dall operatore) e produzione degli avvisi di inizio e conclusione del procedimento; e) interoperabilità con altri software aziendali e con i Servizi on-line degli Enti Pubblici Nel dettaglio: a) Gestione della procedura accertamento merito L applicativo dovrà consentire il confronto tra i dati relativi al merito, autocertificati dallo studente al momento della richiesta di benefici, con quelli acquisiti (in cooperazione applicativa) dagli Atenei, evidenziando le eventuali difformità. Per dati relativi al merito si intendono, ad esempio: - CFU (o annualità) sostenuti entro una tale data - Anno di iscrizione - Anno di iscrizione convenzionale - Numero di fuori corso - Anno di prima immatricolazione assoluta - Titolo di studi universitario posseduto b) Gestione della procedura di accertamento reddito/patrimonio L applicativo dovrà consentire la gestione delle attività di accertamento delle condizioni reddituali/patrimoniali del nucleo familiare convenzionale dello studente rientrante nel campione approvato con Determinazione Dirigenziale, prevedendo apposita funzionalità per il ricalcolo degli indicatori economico/patrimoniali a seguito delle difformità rilevate. 8

9 L obiettivo è quello di evidenziare difformità che comportino la decadenza dal beneficio, la variazione dell importo borsa a seguito della variazione di fascia ISEE, la variazione della tariffa mensa per le medesime motivazioni. Dovrà inoltre consentire l inserimento di dati rilevati dagli archivi telematici dell Agenzia delle Entrate e di altri Enti che in divenire consentiranno l accesso ai propri archivi. A titolo indicativo, la maschera comprenderà i seguenti campi: - Data inizio procedimento - Scadenza procedimento - Data effettiva chiusura accertamento - Beneficio da accertare (Borsa di studio, Tariffa mensa, Borsa Servizi) - Stato dell accertamento (da eseguire, in corso, inviato alla Guardia di Finanza, concluso, non effettuato, sospeso) - Esito (regolare, variazione importo borsa, variazione tariffa mensa, revoca beneficio) - ISEEP variato a seguito di accertamento - ISP, ISR variati a seguito di accertamento - ISPEP variato a seguito di accertamento - Irregolarità rilevate - Contenzioso (contestazioni, esiti, eventuale provvedimento in via di autotutela) Dovrà inoltre prevedere le seguenti sezioni - Note: con possibilità di inserire più record (uno per ogni annotazione) - Corrispondenza con lo studente: con possibilità di indicare gli indicatori economico/patrimoniali ricalcolati, la data di spedizione dei documenti, la modalità di trasmissione (fax, sms, posta prioritaria, raccomandata, , pec), il termine finale assegnato per la ricezione del documento, la data di ricezione, la tipologia di documento richiesto, nonché il documento (in qualsiasi formato) spedito e il documento (in qualsiasi formato) ricevuto - Corrispondenza inviata agli Enti: come sopra - Gestione e calcolo delle sanzioni amministrative in base al Disciplinare aziendale L applicativo dovrà inoltre consentire: - l invio di messaggi di posta elettronica certificata verso le caselle PEC di altri Enti Pubblici; - l invio di messaggi di posta elettronica tradizionale verso Studenti ed Enti Pubblici mantenendo per entrambe le forme di invio, la traccia del contenuto dei messaggi inviati e della data/ora di spedizione; - la generazione e stampa delle lettere con le quali si comunicano agli studenti gli esiti delle procedure di accertamento e la richiesta di eventuali controdeduzioni; - la stampa delle distinte riepilogative degli invii da effettuare per raccomandata, nonché la stampa dell indirizzo del destinatario sulle cartoline (ricevute di ritorno); - la gestione del registro dei verbali di accertamento; - la generazione dei verbali di accertamento in formato doc/pdf; - la stampa dei nuovi indicatori ricalcolati; - la produzione di report periodici contenenti i seguenti dati: numero pratiche lavorate numero pratiche regolari numero pratiche sospese per richiesta documentazione numero pratiche in contradditorio numero studenti sospesi in graduatoria borsa numero verbali di accertamento numero pratiche irregolari con dettaglio tra numero decadenze e numero studenti cui risulta modificato l importo borsa numero irregolari senza sanzioni altre statistiche richieste dalle modalità operative unificate per lo svolgimento dell'istruttoria c) Gestione delle attività inerenti la revoca dei benefici L applicativo consentirà di gestire le procedure amministrative di revoca dei benefici conseguenti ad accertamenti (sia sul merito universitario che sul reddito/patrimonio) o comunque ad altre motivazioni. 9

10 In particolare, l applicativo dovrà: - calcolare e visualizzare gli importi a debito dello studente suddivisi tra le varie componenti monetarie o in servizi, nonché gli importi da reincamerare poiché non riscossi; - generare automaticamente le lettere con le quali si comunicano agli studenti gli importi a debito; - visualizzare in cooperazione applicativa con il software di contabilità, la situazione contabile dello studente con il dettaglio delle singole registrazioni; - generare dei piani di rimborso rateali; - generare dei bollettini di c/c prestampati con l importo da rimborsare (o i singoli importi se il rimborso avviene in più rate); - gestire in modalità separata, la contabilità del pagamento delle sanzioni e delle componenti monetarie o in servizi dei benefici goduti. d) Elaborazione di campioni di studenti soggetti ad accertamento e produzione degli avvisi di inizio e conclusione del procedimento L applicativo consentirà, sulla base di criteri definiti dall operatore, l estrazione del campione di studenti da assoggettare ad accertamento di veridicità, nonché la produzione: - degli avvisi di inizio procedimento (con l indicazione del campione estratto) - degli avvisi di conclusione del procedimento (con l indicazione sintetica degli esiti) e) Interoperabilità con altri software aziendali e con i Servizi on line di altri Enti Pubblici L applicativo consentirà l elaborazione e l estrazione di dati nei formati più comunemente utilizzati per le funzioni di interscambio (csv, xls, txt, prn, xml) al fine di: - proporre le registrazioni di ricavo e di costo, da convalidare a cura dell operatore del Servizio Amministrazione e Contabilità; - trasmettere dati inerenti l accertamento ad altri Servizi dell Azienda o ad altri Enti; - produrre report con statistiche; - consentire l acquisizione in altri applicativi aziendali; - consentire l acquisizione attraverso servizi on line di altri Enti Pubblici (WP 13). WP 7: Realizzazione modulo Reports di utilità generale Tale prodotto dovrà garantire le seguenti funzionalità: - creazione di stampe/report/statistiche personalizzate per tutti i WP (nel corpo del presente capitolato ne sono stati citati alcuni esempi); - elaborazione/generazione di file di dati in vari formati da trasmettere ad altri servizi dell Azienda o altri Enti; - motore di analisi statistico delle richieste (andamento corrente e storico); - elaborazione dati statistici per MIUR; - elaborazione dati statistici per la Regione Toscana; - utilizzo autonomo SQL: motore di reportistica aperto con generazione flessibile dei filtri e scelta dei campi. WP 8: Realizzazione modulo App Tale prodotto dovrà sfruttare tutte le potenzialità proprie delle applicazioni su dispositivi di tipo mobile come smartphone e tablet nonché essere compatibile con i principali sistemi operativi quali Android e ios. Le funzionalità del prodotto vanno intese come integrazione e estensione del Portale dei servizi on line descritto nel WP 9 in modo da favorire la presentazione delle informazioni in maniera dinamica e aggiungere interattività ai servizi offerti. L applicazione dovrà prevedere il funzionamento in modalità sia off-line che on-line. Nella modalità offline sarà consentito l accesso a tutto il materiale informativo relativo ai servizi erogati dall azienda. Nella modalità on line, dopo la procedura di autenticazione, sarà consentito richiedere servizi, visualizzare lo stato delle richieste e ricevere messaggi. Il modulo dovrà avere inoltre le seguenti funzionalità: 10

11 Fornire una interfaccia che dia una panoramica sui servizi e sulle offerte disponibili in maniera interattiva in modo da accedere alle informazioni in maniera rapida ed efficace; Possibilità di effettuare il download di documenti correlati alle operazioni effettuate; Invio di messaggi personalizzati riguardanti gli avvisi di scadenze dei benefici, delle liquidazioni, messaggi di carattere generale come news, pubblicazione di bandi, etc.. ; Consentire l invio di segnalazioni, suggerimenti, reclami che generino un tracciamento della richiesta secondo quanto previsto nel WP 5; Consentire la partecipazione a rilevazioni periodiche di gradimento sui servizi offerti dall Azienda. WP 9: Realizzazione modulo Portale dei servizi on line Tale modulo dovrà garantire le seguenti funzionalità: - consentire agli utenti di accedere direttamente a tutti i servizi erogabili tramite uno sportello virtuale sempre accessibile; - agevolare la dematerializzazione del cartaceo permettendo piena operatività on-line; - consentire agli utenti l accesso a tutte le informazioni sui servizi e sulle offerte disponibili; - consentire allo studente la gestione dei suoi dati anagrafici, la visualizzazione dello storico delle interazioni con l Azienda, la consultazione di eventuali avvisi a lui destinati, la visualizzazione/stampa del Modello CUD (WP 14); - trasmettere segnalazioni, richieste, suggerimenti, reclami. Il portale, che consentirà la selezione della lingua di visualizzazione (italiano, inglese), dovrà utilizzare un applicazione di sintesi vocale per consentire ai non vedenti di poter utilizzare tale strumento. Procedura di registrazione al portale dei servizi on line L accesso ai servizi offerti dal portale impone una preventiva registrazione da parte dello studente, anche qualora i suoi dati anagrafici siano già presenti nel DB unico studenti. Essa si rende necessaria per rilasciare allo studente le credenziali di accesso nonché per consentire all Azienda di disporre di dati aggiornati. La registrazione chiederà allo studente l inserimento dei seguenti dati: - COGNOME - NOME - DATA DI NASCITA - SESSO - CITTADINANZA - STATO DI NASCITA - REGIONE DI NASCITA (SOLO SE STATO = ITALIA) - PROVINCIA DI NASCITA (SOLE SE STATO = ITALIA) - CITTA DI NASCITA (SOLO SE STATO = ITALIA) - CODICE FISCALE - OMOCODIA (DA FLAGGARE SOLO SE TRATTASI DI OMOCODICE) - RESIDENZA (INDIRIZZO, LOCALITA, CAP, CITTA, PROVINCIA, STATO) - DOMICILIO (INDIRIZZO, LOCALITA, CAP, CITTA, PROVINCIA, STATO) - NUMERO TELEFONICO - NUMERO CELLULARE 1 - NUMERO CELLULARE 2 - INDIRIZZO MAIL PERSONALE - INDIRIZZO MAIL ATENEO - INDIRIZZO CASELLA PEC - ACCOUNT FACEBOOK - ACCOUNT TWITTER - ESTREMI DEL DOCUMENTO DI IDENTITA (TIPOLOGIA, NUMERO, ENTE CHE LO HA RILASCIATO, SCADENZA) - USERNAME - INFORMATIVA SULLA PRIVACY (PREVEDENDO DOPPIO O TRIPLO CONSENSO PER FINALITA AGGIUNTIVE A QUELLE ISTITUZIONALI) Per evitare inserimento di anagrafiche con codice fiscale non corretto, a seguito dell inserimento del medesimo da parte dello studente (o automaticamente calcolato dalla procedura) verrà effettuata, 11

12 qualora sia tecnicamente fattibile, una verifica dell esistenza del dato nelle banche dati dell Agenzia dell Entrate attraverso il sito: In caso di esito negativo del controllo, la procedura di registrazione si interromperà e proporrà allo studente un messaggio nel quale gli verrà chiesto: - di verificare i dati inseriti; - di confermare comunque il codice fiscale creato (ciò, considerata la possibilità che esistano alla data di registrazione, soggetti non ancora in possesso del codice fiscale). Terminata la registrazione, allo studente verrà inviata una password di 8 caratteri: - la prima parte della password (4 caratteri) attraverso una mail sia sull indirizzo personale che su quello dell Ateneo; - la seconda parte della password (4 caratteri) attraverso l invio di un sms. (In alternativa, terminata la registrazione, allo studente verrà inviata una password di 8 caratteri sull indirizzo mail personale e attraverso l invio di un sms) La password generata automaticamente dal sistema dovrà contenere obbligatoriamente, almeno, una lettera maiuscola, un numero, un carattere speciale. Al primo accesso verrà chiesto allo studente di modificare obbligatoriamente la password la quale dovrà rispettare i criteri di composizione soprariportati. Procedura di autenticazione L accesso al Portale dei servizi on line potrà avvenire oltre che con l inserimento delle credenziali di accesso, anche attraverso l utilizzo della Carta Nazionale dei Servizi (CNS) o di altra CNS-Like. A tal fine, l applicativo dovrà essere in grado di riconoscere la presenza della smart-card inserita nell apposito lettore dello studente, e proporre l accesso attraverso la digitazione del relativo PIN. Tutti i servizi di seguito descritti saranno accessibili dopo l autenticazione dello studente. 1) Presentazione della domanda di borsa di studio e posto alloggio, borsa servizi, contributo per la mobilità internazionale, contributo straordinario, contributo per studenti con disabilità, assegno di studio per infermieri, domanda di riduzione della tariffa mensa e in generale di qualsiasi altro beneficio L evoluzione normativa in materia di diritto allo studio, di prestazioni sociali, nonché i frequenti aggiornamenti nei criteri di accesso ai benefici, implicano la necessità di adeguare anno per anno i contenuti delle domande on line. E indispensabile che attraverso il modulo di back-office (WP1) sia consentito all operatore di amministrare le pagine web relative alle singole procedure di richiesta di benefici inserendo, modificando, eliminando campi, cambiando la struttura delle pagine stesse. Va da se che l applicativo implementerà un apposito modulo di gestione delle pagine HTML. Di norma, lo studente una volta autenticatosi, procede con l inserimento della domanda di benefici, compilando i campi che gli vengono proposti. Senza elencare i campi richiesti, si ritiene utile precisare che il sistema dovrà prevedere: - l inserimento dei dati, e il salvataggio della domanda anche in maniera parziale (non definitiva) senza procedere all invio (in tal caso si utilizza l accezione domanda provvisoria ); - meccanismi di autenticazione e firma nel rispetto delle previsioni normative in materia di sicurezza informatica. Rientra in questa casistica la possibilità di apposizione della firma digitale e della marca temporale; - la stampa della domanda; - note esplicative durante la compilazione della domanda con la possibilità in qualsiasi fase dell inserimento dati di poter richiedere aiuto agli operatori ARDSU attraverso apposito link mailto. La domanda riporterà un riepilogo dei dati trasmessi, un codice identificativo e relativo barcode e la data di presentazione. 12

13 A seconda del beneficio richiesto, i campi da valorizzare saranno in parte diversi. 2) Prenotazione spettacoli (eventi musicali, teatrali, cinematografici) Lo studente, una volta autenticatosi, visualizzerà l elenco degli spettacoli prenotabili e i posti per i quali è possibile effettuare una prenotazione. Sarà consentito il pagamento on line attraverso la piattaforma paypal, nonché la possibilità di utilizzare il credito presente sul borsellino elettronico. Al termine della procedura, lo studente potrà stampare la ricevuta dell avvenuta prenotazione e del pagamento effettuato. Un messaggio di conferma dell avvenuta prenotazione sarà inoltre recapitato via mail. 3) Visualizzazione della situazione amministrativa dello studente (Area personale dello studente) Lo studente, una volta autenticatosi, accederà alla sua area personale, nella quale (in cooperazione applicativa con gli altri WP), potrà consultare: - i propri dati anagrafici (con possibilità di aggiornamento degli stessi); - lo storico dei benefici richiesti con i relativi esiti; - eventuali messaggi provenienti dall Azienda; - eventuali eventi culturali suggeriti dall Azienda; - gli avvisi di liquidazione dei mandati di pagamento. Potrà inoltre: - inviare messaggi ad un Servizio specifico dell Azienda; - richiedere la modifica della modalità di pagamento dei benefici (scegliendo la riscossione in contanti, ovvero indicando o modificando l IBAN); - presentare istanze rivolte all Azienda e consultare l esito delle stesse; - autocertificare i CFU (per il primo anno); - richiedere la riemissione di un mandato di pagamento relativo ad a.a. pregressi (se non già prescritti); - visualizzare la propria situazione contabile (in cooperazione applicativa con il software di contabilità); - richiedere la monetizzazione dei servizi, nei casi disciplinati dal bando; - richiedere l'anticipo dei servizi nei casi previsti per i vincitori di borsa sospesi; - visualizzare il saldo del credito del borsellino elettronico per l accesso ai servizi di ristorazione. 4) Pagamento tassa regionale Lo studente, una volta autenticatosi, avrà la possibilità di accedere al menù specifico relativo al pagamento della tassa regionale per il diritto allo studio (si veda WP 4) 5) Ricerca di alloggi liberi sul mercato Lo studente, una volta autenticatosi, avrà la possibilità di consultare la banca dati degli alloggi a disposizione sul mercato, alimentata dagli operatori del Servizio Sportello Unico (si veda WP 5) 6) Attivazione della CNS per l accesso al servizio ristorazione Lo studente, una volta autenticatosi, avrà la possibilità di attivare la propria CNS per accedere al servizio ristorazione dell Azienda WP 10: Realizzazione modulo CRM Tale prodotto dovrà garantire le funzionalità proprie di un CRM, studiate per la natura pubblica dell Azienda, consentendo l incremento delle performance e aumentando il valore dei servizi attraverso una migliore comprensione dei bisogni degli studenti. L obiettivo è quindi quello di rendere più agevole la costruzione di un pacchetto di servizi mirati che sia più adeguato a soddisfare i bisogni dell utenza. Questo modulo dovrà facilitare la diffusione delle informazioni relative all utilizzo dei servizi aziendali, alle preferenze espresse, alle segnalazioni formulate, al gradimento rilevato, anche attraverso parametri quantitativi oltre che qualitativi, attivando un processo di monitoraggio e mettendo in contatto fra loro i servizi interessati per rispondere in modo mirato alle richieste. Un attenzione particolare è rivolta alla riduzione dei tempi di interazione con l utenza aumentando l efficacia degli sportelli informativi. Il modulo CRM dovrà integrarsi con lo sportello unico (WP 5) e il portale dei servizi on line (WP 9). 13

14 Tramite questa interfaccia ogni servizio dell Azienda potrà, a titolo di esempio: - effettuare rilevazioni sulle opzioni e sulle esigenze degli utenti; - gestire tutte le interazioni con lo studente; - gestire i contatti ricevuti tramite social network; - gestire/aggiornare le informazioni esistenti sui singoli studenti; - allertare i servizi competenti per determinate azioni da intraprendere per gestire le richieste dello studente; - segnalare eventuali anomalie; - inserire provvedimenti/documenti; - visionare e inviare moduli e allegati; - inviare , sms o altra messaggistica. Il sistema dovrà prevedere uno o più amministratori, con la definizione di ruoli e di responsabilità tra gli operatori. WP 11: Realizzazione modulo di Business Intelligence Tale prodotto dovrà integrare, aggregare, analizzare e sintetizzare la grande quantità di dati disponibile al fine di offrire supporto alle attività decisionali e strategiche dell Azienda. Tale modulo dovrà avere le seguenti funzionalità: Estrarre, trasformare e aggregare i dati provenienti dai vari moduli in modo da creare una base su cui effettuare le analisi; Analizzare i dati con processi di modellazione in modo da: o Caratterizzare gruppi di studenti e relativi comportamenti; o Individuare campagne di promozioni e valutarne l efficacia; o Misurare la qualità dei servizi. Fornire un interfaccia che: o Consenta una reportistica avanzata interattiva e real-time di immediato impatto visivo; o Sia adeguata al tipo di analisi da effettuare; o Dia la possibilità di ridisegnare nuovi cruscotti sempre più raffinati e rispondenti alle esigenze dell Azienda; Distribuire esternamente i report grafici e testuali in formati differenziati Il sistema dovrà prevedere uno o più amministratori, con la definizione di ruoli e di responsabilità tra gli operatori. WP 12: modulo Tariffe La procedura dovrà consentire l attribuzione della tariffa mensa (e in futuro, eventualmente, per altri servizi): a) in base alla fascia ISEE di appartenenza del nucleo familiare convenzionale dello studente, per la generalità degli studenti; b) in base allo status dell utente (senza quindi considerare il parametro ISEE), in tutti gli altri casi (master, formazione e lavoro, dipendenti Enti Pubblici, convenzionati); c) in base ad altri parametri, modificabili e configurabili in base alle politiche tariffarie e alle strategie di marketing (tempi di accesso al servizio, quantità di pasti consumati o estratti a premio, altro); d) in base alle pietanze consumate (singolo piatto, combinazione di piatti, asporto, bevande, altro). Il sistema dovrà consentire di effettuare simulazioni di scenario (per tipologia di utenti, per fasce di reddito, per giorni di apertura, per altri parametri quali il tempo, la quantità dei pasti venduti, singole pietanze). L applicativo dovrà storicizzare tutte le variazioni ISEE avvenute per lo studente, nonché le variazioni delle tariffe (che avvengono per variazione della fascia ISEE, per variazione dello status dello studente, per l assegnazione di benefici che prevedono la gratuità totale o parziale dei pasti). L applicativo dovrà consentire: 14

15 - L estrazione nei formati più comuni (xls, xlsx, xml, txt, prn.) dei dati relativi alle tariffe applicate agli utenti, attraverso dei filtri che consentano di parametrizzare l output (in base all Ateneo, in base alla tariffa, in base al corso di studio, etc ); - La stampa delle medesime informazioni di cui al punto precedente; - La cooperazione applicativa con il SIR (Software Informativo Ristorazione) e con il software di contabilità; - L invio di messaggi di posta elettronica tradizionale o di posta elettronica certificata agli utenti; - La modifica delle categorie soggettive e i parametri quantitativi per l attribuzione delle tariffe; - L elaborazione di report inerenti la distribuzione dei ricavi in base alle tariffe applicate. WP 13: Interoperabilità con altri applicativi o basi di dati Il SIUS dovrà interfacciarsi con altri applicativi attualmente in uso in Azienda. In particolare: a) per la gestione contabile degli studenti: ADHOC (Zucchetti TcPos); b) per l attribuzione delle tariffe mensa: SIR - Sistema Informativo Ristorazione (Cyborg) in via di sviluppo c) per l invio di mail massive: dovrà interfacciarsi con l smtp server che verrà implementato in Azienda; d) per l invio di sms massivi: dovrà interfacciarsi con l sms server che verrà implementato in Azienda; e) per l invio alla Polizia di Stato del tracciato dati relativo agli studenti alloggiati presso le Residenze (anche in foresteria) tramite il portale AlloggiatiWeb; f) per la consultazione delle attestazioni e delle dichiarazioni sostitutive uniche ISEE; g) per la trasmissione dei dati a Equitalia. Nel dettaglio: a) Gestione contabile degli studenti. In cooperazione applicativa con il SW ADHOC, SIUS consentirà: - all operatore e allo studente (tramite il Portale dei servizi on line) di visualizzare la propria situazione contabile costituita dai movimenti di prima nota registrati dal Servizio Amministrazione e Contabilità. Tale cooperazione potrà avvenire grazie ad un DBLINK tra DB Unico Studenti e DB Contabilità (entrambi in ambiente Oracle 11g). I dati da visualizzare per ogni studente saranno: - Numero registrazione di prima nota - Data registrazione di prima nota - Esercizio contabile - Numero documento - Data documento - Importo della registrazione (dare o avere) - Descrizione del movimento contabile Esistendo ad oggi una anagrafica contabile cliente e fornitore per ciascuno studente, è evidente che sarà indispensabile prevedere una doppia sezione per agevolare la visualizzazione. L aggiornamento dei dati potrà avvenire schedulando un operazione di update, ovvero attraverso l esecuzione di un comando di aggiornamento direttamente dall applicativo. - La creazione di un file di testo da importare all interno di ADHOC per generare prime note contabili; b) Attribuzione delle tariffe mensa In cooperazione applicativa con il SIR, l applicativo SIUS consentirà l aggiornamento della tariffa mensa spettante a ciascuno studente secondo quanto previsto nel WP12. c) Invio di mail (singole o massive) 15

16 Come riportato tra gli obiettivi del presente capitolato, il SIUS, attraverso l smtp server che verrà implementato in Azienda, consentirà l invio di comunicazioni singole o massive agli studenti. A tal fine dovrà essere prevista: - la possibilità di inviare un messaggio di posta elettronica direttamente dalla scheda anagrafica dello studente; - la possibilità di inviare messaggi massivi attraverso un apposita form che prevederà l opzione di invio in CCN. Ciascuna comunicazione inviata dovrà essere registrata nella scheda anagrafica di ogni studente. d) Invio di sms (singoli o massivi) Attraverso l sms server che verrà implementato in Azienda, l applicativo consentirà l invio di comunicazioni singole o massive agli studenti. A tal fine dovrà essere prevista: - la possibilità di inviare sms direttamente dalla scheda anagrafica dello studente; - la possibilità di inviare sms massivi attraverso un apposita form. Ciascuna comunicazione inviata dovrà essere registrata nella scheda anagrafica di ogni studente. e) Invio di flussi alla Polizia di Stato L applicativo consentirà di generare un file di testo (contenente le schedine alloggiati ) che verrà trasmesso alla Polizia di Stato attraverso il Portale Alloggiati Web Le specifiche per la creazione del file txt, nonché la tabella di decodifica sono reperibili a questo link: f) Estrazioni massive ISEE L applicativo dovrà prevedere un apposita funzionalità per l estrazione massiva dei dati dal database INPS e la successiva rielaborazione. A tal fine vengono individuati i seguenti step: - creazione di un file in formato xml per le richieste di consultazione dei dati, rispettando le specifiche DTD fornite dall INPS; - upload del file xml creato con le specifiche di cui sopra attraverso il portale INPS; - acquisizione del file di esito elaborato, anch esso in formato xml che avrà le specifiche DTD fornite dall INPS. I dati recuperati dovranno essere resi disponibili attraverso apposita interfaccia. g) Equitalia L applicativo consentirà: - la gestione informatizzata delle pratiche amministrative e contabili con Equitalia distinguendo i recuperi coattivi da quelli non coattivi ; - l estrazione di un file conforme alle specifiche Equitalia e la successiva trasmissione (contenente un gruppo di studenti ovvero il singolo studente); - la stampa e l estrazione nei formati più comuni dei gruppi di studenti contenuti nel file inviato; - la stampa delle distinte riepilogative degli invii da effettuare per raccomandata, nonché la stampa dell indirizzo del destinatario sulle ricevute di ritorno; - la gestione delle notifiche di atti amministrativi ai sensi della normativa vigente. La maschera consentirà la visualizzazione delle seguenti informazioni: - Stato della pratica (in corso, chiusa); - Atto amministrativo di riferimento (numero e data della determinazione dirigenziale); - Anno accademico di riferimento; - Importo totale a debito; - Importi rimborsati dallo studente (per i quali verrà evidenziata la data di registrazione, la data del documento, la causale); - Corrispondenza con lo studente (con la possibilità di memorizzare i documenti inviati e ricevuti in formato pdf); 16

17 - Calendario delle operazioni effettuate sul singolo studente. WP 14: MODELLO CUD Pur non costituendo redditi soggetti ad IRPEF, l Azienda ha l obbligo di consegnare il Modello CUD anche agli studenti beneficiari di provvidenze economiche. A tal fine, l applicativo dovrà consentire, sulla base delle specifiche ministeriali, la generazione del Modello CUD per tali studenti, rendendolo disponibile (per visualizzazione/stampa) nella pagina personale dello studente, accessibile attraverso il portale dei servizi on line. Gli studenti beneficiari di assegni di studio per infermieri non rientrano tra le categorie di studenti per le quali IL SIUS deve predisporre il CUD in quanto la gestione di questi ultimi avviene tramite altro software applicativo in uso presso il Servizio Amministrazione e Contabilità dell Azienda. Deve essere inoltre prevista la storicizzazione dei Modelli CUD, consentendone la visualizzazione sia allo studente (lato portale servizi on line) che agli operatori (tramite l interfaccia oggetto del presente WP). L applicativo, in ultimo, dovrà consentire l invio in automatico di un messaggio di posta elettronica allo studente con il quale viene data notizia dell avvenuta pubblicazione del Modello nella sua pagina personale ART. 4 MODALITA DI ESECUZIONE 4.1 Conformità di prodotti e servizi Tutti i prodotti ed i servizi forniti con il presente appalto dovranno essere conformi a quanto descritto nel presente Capitolato e nel Capitolato Speciale e dovranno essere adeguati ed integrati nell ambito degli ambienti architetturali e degli standard tecnologici indicati. 4.2 Realizzazione, consegna e attivazione Salvo diversa disposizione da parte dell Azienda, i prodotti oggetto del presente appalto dovranno essere eseguiti nella sede della Ditta. In particolare, gli strumenti tecnici operativi per lo svolgimento delle attività (ambiente per lo sviluppo ed il test dei prodotti realizzati, stazioni di lavoro e prodotti software necessari per la loro utilizzazione) sono a carico della Ditta. Le operazioni di verifica saranno effettuate su sistemi installati presso l Azienda. Per sviluppo e realizzazione deve essere inteso tutto il processo produttivo del software. Dovrà includere lo sviluppo e la realizzazione delle basi di dati, delle relative procedure/applicazioni di gestione, di popolamento a partire dai software attualmente in uso, ove necessario, di alimentazione, di elaborazione e controllo dei dati, nonché tutte le procedure e tutte le funzioni standard e generalizzate per l interscambio informativo tra sistemi, il rilascio dei sorgenti, l installazione, la documentazione tecnica, il manuale utente, la formazione utente, e comprendente la successiva assistenza e manutenzione per tutta la durata del contratto e per tutto il periodo di garanzia per i 36 mesi successivi. Per tutte le attività contrattualizzate, e per tutta la durata del contratto, non è previsto alcun corrispettivo aggiuntivo salvo quelli previsti dagli atti di gara, né per i diritti di chiamata né per le spese di viaggio, indipendentemente dalla sede dove dovranno essere effettuate. 4.3 Vincoli tecnologici Tutti gli applicativi software realizzati nell ambito del presente appalto devono essere interamente sviluppati con tecnologie open. L applicativo dovrà essere sviluppato in modalità web oriented e dovrà essere compatibile con i principali browser (Chrome 11+, Firefox 20+, Internet Explorer 8+, Safari 5+). Il DMBS alla base del DB Unico Studenti è Oracle. Si richiede pertanto che il Sistema Informativo Unico Studenti utilizzi lo stesso DBMS nella versione 11g. Tutto il sistema deve essere implementato e raggiungibile su protocolli sicuri. L Azienda effettuerà in fase di verifica - collaudo test volti a valutare la sicurezza del sistema. 4.4 Diritti di proprietà e protezione dei dati Tutto ciò che sarà prodotto nell'esecuzione delle attività contrattuali (analisi di dettaglio, applicazioni, codici sorgente, documentazione ) resterà di proprietà e piena titolarità dell Azienda, che potrà quindi disporne senza alcuna restrizione. 17

18 Per tutte le componenti software pre-esistenti e/o realizzate da soggetti diversi dal fornitore che concorrono, in qualsiasi modo, alla realizzazione del presente appalto la fornitura deve includere una licenza perenne e irrevocabile a favore dell Azienda. Le componenti software devono essere consegnate in forma di codice binario e di codice sorgente, ben commentato e corredato di opportuna documentazione. Il fornitore deve indicare esplicitamente, a partire dall offerta tecnica, quali componenti software preesistenti o realizzati da terze parti intende utilizzare per gli scopi indicati. Qualsiasi modifica all insieme di tali componenti software è subordinata al consenso dell Azienda. La Ditta avrà l obbligo di mantenere riservati i dati e la documentazione ricevuta, ivi compresi i sorgenti dell applicativo consegnato. La Ditta non potrà conservare, al termine dell incarico, copia dei dati e dei programmi né altra documentazione inerente ad essi. La Ditta si impegna, altresì, a rispettare quanto previsto dal D.Lgs. n. 196/2003 (Codice della Privacy) ed è responsabile per l esatta osservanza da parte dei propri dipendenti, consulenti e collaboratori, degli obblighi suddetti. 4.5 Garanzia e assistenza Tutti i prodotti forniti in esecuzione del presente appalto, compresi i prodotti realizzati nell ambito di manutenzioni evolutive, dovranno essere assistiti e manutenuti per 36 mesi successivi all esito positivo della verifica - collaudo, secondo gli SLA (Service Level Agreement) di cui al precedente art Per tale periodo dovrà essere altresì prevista la garanzia gratuita per i prodotti sopra richiamati. ART. 5 QUALITA DEI SERVIZI OFFERTI La qualità dei servizi offerti della fornitura dovrà essere assicurata dalla Ditta aggiudicataria rispettando i criteri del presente paragrafo Sviluppo software e manutenzione evolutiva Le nuove applicazioni e tutto il software rilasciato nell ambito della manutenzione evolutiva dovranno soddisfare le caratteristiche di funzionalità, affidabilità, usabilità, efficienza, manutenibilità e portabilità che saranno valutate in sede di verifica e collaudo. La Ditta aggiudicataria dovrà fornire: - il codice sorgente dell applicativo e la relativa documentazione descrittiva; - le integrazioni ed implementazioni al database centralizzato ORACLE 11g; - la documentazione in formato elettronico relativa al manuale di installazione della procedura e al manuale utente della procedura. Quest ultimo deve indicare in maniera chiara e precisa le funzionalità dell applicazione e il corretto utilizzo delle stesse; deve essere corredata di esempi esplicativi e di immagini relative alle varie funzionalità che si stanno documentando; - documentazione del database. In tale documento la Ditta aggiudicataria dovrà documentare la struttura del database. Dovranno essere indicate le tabelle utilizzate dall applicazione, i campi che compongono tali tabelle e per ognuno di questi deve essere indicato il tipo e la descrizione. Devono essere documentate le chiavi primarie, le eventuali chiavi secondarie, gli eventuali vincoli di integrità referenziale utilizzati a livello di database e il tipo degli stessi, gli indici ed ogni altro oggetto e struttura presente. Particolare attenzione dovrà essere prestata alle Stored Procedures. Nel caso in cui parte di quanto sopra citato fosse gestita a livello software (quindi dalla procedura), la Ditta aggiudicataria dovrà esplicitare nella documentazione del software, di cui al punto precedente, gli eventuali vincoli o controlli effettuati. La documentazione del database deve altresì contenere le istruzioni necessarie ad effettuare il backup dei dati e gli interventi necessari per un eventuale ripristino degli stessi SLA (Livelli di servizio) Per le attività di assistenza e manutenzione correttiva ed ordinaria nonché di assistenza in garanzia, vengono specificati i Service Level Agreement (SLA), con i tempi di intervento, che devono essere rispettati dalla Ditta aggiudicataria. A tal fine l Azienda classificherà i malfunzionamenti in: Bloccanti: che impediscono l uso corretto dell applicazione o delle sue funzioni o che alterano l operatività della base dati; Non bloccanti: che non impediscono l uso dell applicazione o delle sue funzioni ma che si differenziano dall atteso Prodotto Parametro Tempi di intervento 18

19 Supporto operatori per l utilizzo dell applicativo Tempo di risposta Entro 60 minuti dell operatore e presa in carico della richiesta di supporto Manutenzione correttiva software (non bloccante) Tempo di risoluzione del Entro 24 ore lavorative dalla malfunzionamento segnalazione Manutenzione correttiva software Tempo di risoluzione del Entro 3 ore lavorative dalla (bloccante) per problematiche verificatesi 10 malfunzionamento segnalazione giorni di calendario antecedenti i termini per la pubblicazione delle graduatorie provvisorie o definitive di tutti i benefici Manutenzione correttiva software (bloccante) negli altri casi Tempo di risoluzione del Entro 6 ore lavorative dalla malfunzionamento segnalazione La Ditta aggiudicataria comunicherà all Azienda l indirizzo web del sistema di ticketing attraverso il quale l Azienda effettuerà le segnalazioni con indicazione della classificazione. La Ditta aggiudicataria comunicherà, altresì, un indirizzo mail ed un numero telefonico dedicato al quale l Azienda potrà fare riferimento in caso di indisponibilità momentanea della pagina di cui sopra. 19