Global Document System 5

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1 Descrizione Tecnica Global Document System 5 La Vostra Organizzazione con la rapidità e l efficienza dei documenti elettronici con valore legale e fiscale Il più completo e diffuso software per gestire i documenti aziendali archiviare con valore legale e fiscale spedire i documenti prodotti da host tramite Internet, fax, Koinè, Postel e PEC (conversione PDF e validazione legale e fiscale incluse) gestire e interagire con caselle PEC gestire i fax (fax server e client, multilinea, integrato con l e con il sistema di archiviazione elettronica) gestire la firma digitale aziendale definire e gestire strategie di workflow Completamente integrabile nel Vostro sistema informativo Global Document System 5 è una potente e flessibile suite di componenti software che, interfacciandosi con il sistema informativo dell'utente, consente di spedire in modo automatico via , fax, Koinè, Postel, PEC e posta tradizionale i documenti da esso prodotti, archiviare in forma elettronica tutti i documenti aziendali, conservare nel tempo il loro valore legale e fiscale in conformità alle norme vigenti, organizzare le procedure aziendali e i flussi documentali attraverso strategie di workflow. Qualsiasi tipo di documento può essere memorizzato in forma elettronica, su database e su dischi ottici, e tutti gli utenti autorizzati possono consultare, anche tramite Internet o Intranet, i documenti archiviati, effettuare su di essi in maniera semplice ricerche sofisticate, visualizzarli, stamparli, inoltrarli, instradarli verso flussi di workflow. Ampiamente integrabile con le altre applicazioni dell'utente, Global Document System 5 dispone di avanzate funzioni per la firma digitale a norma di legge e per la cifratura dei documenti a protezione della loro riservatezza. Il prodotto consente anche di beneficiare dei vantaggi dei contratti elettronici (rapidità, semplicità, costi contenuti), essendo conforme ai requisiti per la formazione e la conservazione dei documenti informatici e alle regole tecniche stabilite dalle leggi italiane ed europee. Indice 1 Descrizione delle funzioni principali Acquisizione di file provenienti da altre applicazioni utente Gestione parametrica dei documenti (Tabelle d'eccezione) Ottimizzazione degli invii (accorpamenti) Controllo del formato di output Invio postale di documenti cartacei Invio di documenti elettronici Invio fax automatico di documenti Archiviazione automatica dei documenti acquisiti da Spool Pianificazione (scheduling) dei processi Ricezione e invio dei fax aziendali Gestione dei documenti aziendali in formato elettronico Archiviazione su diversi tipi di database Archiviazione su supporti rimovibili Archiviazione di ogni tipo di documento Valore legale e fiscale dei documenti archiviati e inviati Ricerche negli archivi Volumi di protocollo Funzioni di workflow Gestione degli account PEC Accesso agli archivi tramite Web Firma digitale e cifratura Modulo di visualizzazione integrato Interfaccia di programmazione Altre caratteristiche Architettura e descrizione dei singoli componenti PostManager DPConfig DPAcquire DPMerge ATEditor DPConvert Postel Viewer DPManager DPMAgent FormDesigner DPValidator DPUpload DPDocPreview DigitalFile Doc-Filing Manager (DFM) DFM Connector (DMC) C-Imaging Full-Text Agent Conservation Agent DFM Web FileArchiver PDF Volume Printer CompEd Barcode Reader DFM Lookup Form DFM Volume Updater CompEd Workflow PEC Master DocsOnline Services ViewDoc Connector per IBM AS/ DigitalSign CompEd PDF Generator C-Fax FaxDispatcher C-Fax Client License Manager Ambiente operativo e requisiti del sistema Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/2012 1/17

2 1 Descrizione delle funzioni principali 1.1 Acquisizione di file provenienti da altre applicazioni utente Global Document System 5 consente di acquisire ed elaborare virtualmente qualsiasi tipo di file di stampa ( Spool ) prodotto dalle applicazioni originali dell'utente, di convertire i documenti in esso contenuti nei diversi possibili formati di output PDF), di archiviare automaticamente tali documenti, inviarli via , fax, Koinè, Postel, PEC e stamparli localmente. Ciò significa, ad esempio, poter generare automaticamente, a partire dagli Spool prodotti dal sistema gestionale dell'utente, un lotto di fatture in da far recapitare su carta tramite il servizio omonimo o Koinè, archiviando automaticamente tutti i documenti in formato PDF ; tutte o parte delle fatture possono inoltre essere inviate tramite fax ai rispettivi destinatari e via e- mail in formato PDF, ai destinatari dotati di posta elettronica. Grazie ad una sofisticata interfaccia di configurazione, Global Document System 5 consente di interpretare la struttura di generici Spool e di estrarre da essi tutte le informazioni necessarie per creare l'aspetto finale desiderato dei documenti, senza necessità di modificare in alcun modo le applicazioni che generano tali dati. Gli Spool che contengono i documenti possono essere in formato ASCII, ANSI, EBCDIC e PDF. Dotato di elevata flessibilità, lo strumento di configurazione di Global Document System 5 consente di interpretare anche Spool molto complessi, costituiti da sezioni differenti e da pagine con varianti, tramite la definizione di una completa serie di parametri (quali ad esempio altezza della pagina, caratteristiche e formati delle pagine in dipendenza della loro posizione nel documento ecc.). E anche possibile attivare l acquisizione diretta dei PDF che, senza necessità di definire strutture di interpretazione, consente di elaborare Spool PDF estraendone direttamente i documenti e archiviandoli e/o inviandoli nel loro esatto formato originale. I risultati dell'acquisizione degli Spool sono depositati su unità di elaborazione temporanea denominate Tank per le elaborazioni successive. Spool diversi possono essere riversati su uno stesso Tank, per essere elaborati insieme ottimizzando le successive operazioni. Grazie alla modularità di Global Document System 5, i diversi passi che compongono l'acquisizione ed elaborazione dello Spool sono effettuati una sola volta, producendo un formato intermedio astratto dei dati indipendente dall'output, sul quale agiscono di volta in volta i meccanismi di conversione nei formati di output selezionati, senza necessità di ripetere ogni volta i passi precedenti, per una maggiore efficienza dell'intero processo. 1.2 Gestione parametrica dei documenti (Tabelle d Eccezione) Global Document System 5 consente di definire direttive personalizzate per l'elaborazione di ciascun documento, attraverso la definizione di sofisticate condizioni su campi selezionati del documento stesso. Grazie all'impostazione di un insieme molto flessibile di Tabelle d Eccezione, per ciascun documento è possibile gestire: produzione di copie multiple (es. copie delle fatture da inviare all'agente) indirizzi alternativi (es. indirizzo dell'agente) indirizzi e numeri di fax, se tali informazioni non sono contenute all'interno dello Spool formati di output e modalità d'invio ammesse per il documento inserimento di particolari oggetti grafici o di un testo costante, anche diverso per ogni Tabella elaborazione personalizzata (esclusione, redirezione, archiviazione ecc.) di specifici documenti o categorie di documenti allegati generici (file esterni) con nome fisso o parametrico documenti già archiviati da allegare, indicando Volumi e filtri in modo fisso o parametrico inserimento di URL che esprimono i collegamenti (link) ai documenti nei Volumi definiti negli archivi 1.3 Ottimizzazione degli invii (accorpamenti) Global Document System 5 è in grado di individuare all'interno di un flusso di documenti tutti quelli da inviare ad un medesimo destinatario e, se desiderato, di riunirli insieme ( accorparli ) in modo da ottimizzare le spedizioni. Questo consente, ad esempio, di raggruppare in un'unica busta documenti di tipo diverso quali fatture, solleciti e lettere commerciali, indirizzati allo stesso destinatario, anche se derivanti da Spool distinti prodotti da applicazioni diverse. L'utente può definire, in modo semplice e flessibile, criteri di associazione basati su: codici contenuti nel documento (es. codice cliente) condizioni composite derivanti del confronto e dalla applicazione di operatori logici su diversi codici contenuti nel documento (ad es. accorpamento di documenti distinti aventi lo stesso "codice cliente", quando il totale di fattura supera un certo importo) sintassi indirizzo: il raggruppamento è effettuato analizzando la sintassi degli indirizzi e individuandovi un sufficiente livello di analogia Questi criteri vengono chiamati "canali di accorpamento". Si definisce "flusso di documenti" un insieme di documenti aventi la medesima origine: per ogni Spool esiste il flusso dei documenti direttamente acquisiti dallo Spool stesso, e Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/2012 2/17

3 un flusso per ogni Tabella d Eccezione definita, che può generare documenti destinati ad indirizzi alternativi. L'utente può definire un canale di accorpamento diverso per ogni flusso di documenti, così da controllare con precisione e completezza le fasi di ottimizzazione. È possibile definire criteri di accorpamento comuni anche per documenti provenienti da Spool diversi, consentendo così una grande flessibilità di configurazione nella composizione di documenti complessi e articolati. 1.4 Controllo del formato di output Tutte le operazioni di elaborazione dei documenti acquisiti da Spool agiscono su una rappresentazione interna astratta dei dati, indipendente dai formati in cui successivamente essi saranno convertiti. Global Document System 5 consente di definire la struttura e il contenuto dei documenti finali in maniera indipendente per ogni formato di output selezionato. In questo modo, a partire da documenti di input si possono generare immagini totalmente differenti degli stessi, a seconda delle direttive fornite per descriverne l'aspetto finale. Global Document System 5 consente inoltre di generare contemporaneamente ad un output in (o comunque non standard) la corrispondente immagine PDF, senza bisogno di replicare le impostazioni. 1.5 Invio postale di documenti cartacei Global Document System 5 consente di produrre un output nel permettendo così di delegare ai sistemi Koinè o Postel (il primo è più flessibile e anche in grado di gestire pienamente il formato PDF) l intero ciclo di produzione e spedizione di documenti in forma cartacea. Il prodotto supporta le funzionalità attualmente disponibili della Gli ambienti tipografici supportati dal (circa 90) offrono le funzionalità di: stampa Portrait e Landscape, Raccomandate semplici, Raccomandate con avviso di ricevimento, Raccomandate con avviso di ricevimento prioritario, Atti giudiziari, Bollettini di CCP singoli e doppi, stampa fronte-retro, numerose tipologie di lotto con possibilità di attivare più di una opzione all interno del medesimo lotto. È inoltre possibile, previo accordo col gestore del servizio, impostare ambienti personalizzati ed utilizzarli nella definizione degli Schemi. Grazie all apposito modulo Postel Viewer, Global Document System 5 consente di visualizzare i lotti in completi di tutti gli elementi grafici e di stamparli in locale come lo stesso sistema farebbe. In tal modo l'utente può - prima ancora di inviare lotti di prova al servizio - analizzare preventivamente l'aspetto grafico finale e la struttura di ogni singola busta. Altre caratteristiche sono: invio automatico di lotti a Koiné via Internet (FTP), con monitoraggio dinamico dello stato dei lotti durante la loro elaborazione generazione di copie per conoscenza (esempio copia automatica delle fatture agli agenti di zona), anche accorpate in un'unica busta generazione di copie multiple (es. doppia copia della fattura ai clienti che lo richiedono) e, in generale, di un numero di copie variabile per ogni tipo di documento e destinatario selezionato invio di documenti ad indirizzi alternativi secondo criteri selettivi (es. sede legale e uffici) definizione di modalità di spedizione specifiche per ogni documento selezionato 1.6 Invio di documenti elettronici Global Document System 5 consente di inviare automaticamente tramite i documenti acquisiti da Spool. Tutti o parte dei documenti memorizzati internamente nella struttura temporanea astratta possono essere spediti via a indirizzi prelevati dallo Spool stesso o definiti attraverso le Tabelle d Eccezione. L'invio via può essere realizzato attraverso un client che supporti il protocollo MAPI (ad esempio Microsoft Outlook), direttamente tramite SMTP o per mezzo di Lotus Domino Server/Lotus Notes. È possibile scegliere il formato dei documenti da allegare ai messaggi (PDF, testo, XML, P7M), eventualmente diverso per ogni documento allegare ai messaggi file generici, documenti archiviati in Volumi LDS inserire nel corpo dei messaggi i collegamenti (link) URL ai documenti archiviati nei Volumi personalizzare titolo e testo dei messaggi e i nomi degli allegati, assegnando valori fissi tramite le Tabelle d Eccezione o componendo liberamente parti fisse e dati variabili recuperati dallo Spool 1.7 Invio fax automatico di documenti I documenti acquisiti da Spool possono essere inviati anche tramite fax, secondo modalità del tutto analoghe alla parte relativa alle . Global Document System 5 è in grado di prelevare il numero di fax direttamente dallo Spool, o di utilizzare un numero definito dall'utente attraverso le Tabelle d Eccezione. 1.8 Archiviazione automatica dei documenti acquisiti da Spool Tutti i documenti acquisiti da Spool possono essere archiviati automaticamente in formato PDF L'utente può scegliere in quale momento dell'elaborazione (prima o Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/2012 3/17

4 dopo l'applicazione delle Tabelle d'eccezione, prima o dopo gli accorpamenti) effettuare l'archiviazione, in modo da operare sui documenti nello stato prescelto. I documenti prodotti nel sono anche convertiti automaticamente in PDF (per l'archiviazione) e dotati dello stesso aspetto grafico dei documenti stampati, senza che l'utente debba definire parametri di conversione specifici per il PDF. E anche possibile associare ai documenti archiviati alcuni parametri specifici, in modo da memorizzare i canali utilizzati per la loro spedizione ( , fax, stampa locale) e il loro formato di conversione PDF). 1.9 Pianificazione (scheduling) dei processi Tutte le sequenze di operazioni effettuabili sui documenti - acquisizione da Spool, ottimizzazione, conversione nei formati di output e invio via /fax/stampa locale - possono essere gestite attraverso un'unica interfaccia centralizzata di controllo, che consente anche di specificare se le diverse azioni debbano essere eseguite immediatamente oppure in dipendenza da condizioni esterne (pianificazione), quali: raggiungimento di una certa data e ora superamento di una certa quantità di dati elaborati presenza di un file in una cartella predefinita Ognuna di queste modalità di pianificazione è ampiamente parametrizzabile e configurabile, in modo da soddisfare la maggior parte delle esigenze Ricezione e invio dei fax aziendali Global Document System 5 include il componente clientserver FaxDispatcher di CompEd, che consente di spedire e ricevere tutti i fax aziendali in formato elettronico e di archiviarli automaticamente, per una migliore e più efficiente fruibilità all'interno dell'organizzazione. Il modulo client consente di spedire via fax i documenti direttamente da qualsiasi applicazione Windows abilitata a funzioni di stampa. Grazie a FaxDispatcher è anche possibile inoltrare tramite fax qualsiasi documento archiviato direttamente dalla propria postazione di lavoro, senza necessità di stamparlo e inserirlo manualmente in un dispositivo fax Gestione dei documenti aziendali in formato elettronico Global Document System 5 consente di gestire gli archivi di tutti i documenti aziendali in forma elettronica, in ambiente multiutente, grazie ad avanzate funzioni di ricerca, visualizzazione e stampa dei documenti archiviati, sommariamente descritte nel seguito Archiviazione su diversi tipi di database Per andare incontro alle diverse scelte aziendali ed esigenze di organizzazione e di accesso ai dati, Global Document System 5 offre la possibilità di operare con differenti tipi di database. Per chi non ha necessità di gestire grossi volumi di dati, né un elevato numero di accessi concorrenti, CompEd mette a disposizione una serie di soluzioni economiche ma efficienti e affidabili basate sul database server opensource FireBird. A chi invece richiede prestazioni superiori, Global Document System 5 consente di beneficiare degli innegabili vantaggi derivanti dall'impiego di database server relazionali in architettura client/server, offrendo la possibilità di scegliere soluzioni differenziate in base alla piattaforma preferita: Oracle o Microsoft SQL Server. L'impiego di Global Document System 5 con tali tipi di database garantisce: elevato livello di sicurezza, dipendente dalle caratteristiche implementate nel database stesso affidabile ed efficiente accesso ai dati anche con molti utenti contemporanei completo roll-back delle transazioni, ossia possibilità di ripristinare in modo sicuro ed efficace la situazione dei dati antecedente ad una transazione 1.13 Archiviazione su supporti rimovibili Oltre che all'interno di un database globale, i Volumi dei documenti archiviati possono essere memorizzati anche su supporti rimovibili (inclusi supporti ottici read-only, quali ad esempio CD e DVD). Questo consente di memorizzare grandi quantità di dati in modo molto economico e di trasportare fisicamente i dati, cosa che può rivelarsi utile quando non sia possibile il trasferimento con mezzi telematici Archiviazione di ogni tipo di documento Global Document System 5 consente di archiviare documenti di qualsiasi tipo: documenti prodotti in forma di Spool da generici sistemi informativi (es. mainframe IBM AS/400, Unix ecc.) messaggi inviati o ricevuti a livello client (es. Microsoft Outlook) o server (es. Microsoft Exchange Server) documenti ricevuti e inviati via fax tramite FaxDispatcher, il componente fax server incluso nel prodotto documenti cartacei acquisiti tramite scanner (supporto di qualsiasi scanner compatibile con lo standard TWAIN) documenti elettronici generici L'archiviazione è automatica per i documenti acquisiti da Spool, per quelli inviati e ricevuti tramite o il fax server di Global Document System 5, per i file e per le immagini scannerizzate. Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/2012 4/17

5 È inoltre possibile automatizzare l'archiviazione di particolari tipi di documenti, in base alle esigenze dell'utente, sviluppando applicazioni personalizzate che facciano uso dell'interfaccia COM del prodotto Valore legale e fiscale dei documenti archiviati e inviati Con Global Document System 5 è possibile conservare gli archivi dei documenti in maniera conforme alle regole tecniche definite dalle più recenti normative italiane ed europee, in modo da soddisfare gli obblighi di conservazione da esse previsti. Nel caso di documenti con rilevanza legale, Global Document System 5 consente di sigillarne il valore in modo permanente nel tempo. I documenti fiscalmente rilevanti (es. fatture) possono essere emessi in forma elettronica (corredati cioè di firma elettronica e riferimento temporale), archiviati nella stessa forma e inviati via nel formato compatibile con le norme di legge o in modo tradizionale, a seconda delle esigenze dei singoli destinatari. Le operazioni per la conservazione legale e fiscale sono semplici da eseguire, grazie a una procedura guidata che consente all'utente di fornire tutti i dati necessari. Per ogni volume conservato Global Document System 5 consente di: verificare l'integrità e validità del documento selezionato verificare l'integrità e validità dell'intero Volume visualizzare le informazioni relative alla procedura di conservazione 1.16 Ricerche negli archivi Le potenti funzioni di ricerca disponibili in Global Document System 5 consentono di effettuare ricerche molto articolate sui documenti archiviati, in maniera flessibile, efficace e rapida, non solo attraverso il valore dei campi indice associati ai documenti, ma anche sul testo contenuto nei campi indice dei volumi e/o all'interno dei documenti stessi (ricerche full-text ). E' possibile effettuare ricerche locali (su un singolo archivio) e globali (su più archivi contemporaneamente) Volumi di protocollo Global Document System 5 consente di gestire speciali Volumi di protocollo, finalizzati a mantenere una sequenza coerente di archiviazioni e una numerazione progressiva non modificabile. A ogni archiviazione un documento riceve un nuovo numero di protocollo, e l'operazione di cancellazione è in realtà sostituita dall'annullamento del documento. E' possibile gestire i buchi di numerazione, ripristinando i documenti annullati o sostituendoli con nuovi documenti Funzioni di workflow Global Document System 5 dispone di un avanzato motore di workflow, tramite il quale è possibile gestire le attività aziendali definendo e automatizzando le procedure in modo efficace e veloce. Le principali caratteristiche di questo motore sono: definizione e gestione dell'organigramma aziendale: utenti, gruppi di utenti (un utente può appartenere a diversi gruppi), diritti e permessi per ogni gruppo, in modo da assegnare i criteri di autorizzazione sui dati e sui documenti anche a livello di singolo utente definizione delle autorizzazioni, che includono la possibilità di modificare i metadati e di generare nuove versioni dei documenti archiviati, in modo da specificare chi deve fare cosa/quando/come configurazione dei processi veri e propri, attraverso una serie di condizioni logiche liberamente definibili, che specificano in ogni momento l'insieme dei documenti visibili da parte di ogni utente dell'organigramma possibilità di effettuare il versioning dei documenti, gestendo automaticamente le nuove versioni e visualizzando la storia delle modifiche apportate definizione della temporizzazione e delle condizioni al contorno per autorizzare l'esecuzione di operazioni quali: cambio di stato di un documento, aggiornamento dei suoi campi, invio di di notifica, esecuzioni di applicazioni esterne definizione a livello di singola condizione delle modalità di presentazione (form) dei dati all'utente 1.19 Gestione degli account PEC Global Document System 5 dispone di un modulo dedicato alla gestione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC), che consente di definire e impostare i parametri dell'account PEC tener traccia delle spedizioni PEC tramite una struttura flessibile associata a ogni documento consultare dinamicamente lo storico delle notifiche PEC, in modo da poter ricostruire in ogni momento lo stato d'invio PEC del documento, ed eventualmente gestire i reinvii in caso di mancata spedizione 1.20 Accesso agli archivi tramite Web L'accesso ai dati gestiti da Global Document System 5 può essere realizzato anche tramite Internet o Intranet attraverso un'interfaccia web, che può essere installata e fatta funzionare su qualsiasi web server per Windows che Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/2012 5/17

6 supporti Java Server Pages e Servlet (in modo nativo o per mezzo di add-on ). L'utilizzo di questa funzionalità non richiede l'installazione di alcun software speciale da parte client: è sufficiente disporre di una versione abbastanza recente del web browser (anche su sistemi operativi diversi da Windows) per poter consultare gli archivi ed effettuare le ricerche in remoto Firma digitale e cifratura Il prodotto include il componente DigitalSign di CompEd, che fornisce tutte le funzionalità di base e avanzate per la completa gestione di firma digitale e cifratura automatica dei documenti archiviati. Grazie al modulo di visualizzazione integrato, il contenuto dei documenti firmati e/o cifrati presenti negli archivi può essere direttamente consultato Modulo di visualizzazione integrato Global Document System 5 dispone di un avanzato modulo integrato per la visualizzazione dei documenti, che supporta diversi formati, tra i quali: RTF, HTML, PDF, TIFF, JPEG, messaggi di Microsoft Outlook, documenti Microsoft Office, documenti firmati e/o cifrati in formato P7M. In questo modo è possibile visualizzare immediatamente i documenti direttamente scorrendo il contenuto degli archivi, senza necessità di aprirli da applicazioni esterne Interfaccia di programmazione La disponibilità di una potente interfaccia COM di programmazione, progettata per essere utilizzata in modo semplice e comodo con qualsiasi linguaggio di programmazione che supporti la tecnologia COM, consente la completa integrazione di Global Document System 5 con altre applicazioni, rendendolo adatto a diventare parte integrante di avanzate soluzioni aziendali. Un'apposita documentazione, completa di esempi scritti in diversi linguaggi di programmazione, agevola il programmatore nella comprensione dei princìpi di utilizzo dell'interfaccia COM di Global Document System Altre caratteristiche possibilità di definire a piacere contenitori logici di documenti ( Volumi virtuali ) a cui associare i documenti (o loro sottoinsiemi) contenuti in uno o più Volumi fisici dell archivio, per riorganizzare liberamente e in modo efficiente gli archivi secondo criteri flessibili possibilità di allegare a un documento archiviato altri documenti ( documenti allegati ), per memorizzarli assieme al documento principale nello stesso Volume possibilità di associare tra loro documenti ( documenti correlati ), per reperire istantaneamente dati mutuamente rilevanti possibilità di definire maschere personalizzate, per inserire i dati associati ai documenti ed effettuare interrogazioni sull'archivio possibilità di inviare massivamente documenti selezionati direttamente dall'archivio (es. risultati di operazioni di ricerca) via o fax possibilità di importare Volumi generati da precedenti versioni del prodotto, convertendo automaticamente in formato PDF i documenti memorizzati come Spool o in interfaccia utente intuitiva, semplice da usare, con aspetto simile a Microsoft Outlook 2 Architettura e descrizione dei singoli componenti L'architettura generale di Global Document System 5 è rappresentata nella figura di pag PostManager Global Document System 5 è in grado di acquisire, convertire e spedire automaticamente documenti provenienti da diverse applicazioni (anche operanti su diverse piattaforme, ad es. mainframe IBM AS/400, Unix) in forma di Spool. Il componente di Global Document System 5 dedicato alla gestione di queste funzioni è PostManager. Le sue principali caratteristiche sono: possibilità di interpretare automaticamente Spool nei formati ASCII, ANSI, EBCDIC, PDF capacità di archiviare automaticamente nel formato PDF i documenti acquisiti da Spool gestione di strutture di Spool complesse attraverso un unico file di configurazione possibilità di definire accuratamente il layout dei documenti da archiviare, senza modificare le impostazioni di interpretazione dello Spool Le funzionalità di PostManager, in aggiunta all'interfaccia COM, rendono Global Document System 5 perfettamente integrabile con i sistemi informativi esistenti. PostManager consta a sua volta di alcuni moduli distinti interagenti tra loro, ognuno dei quali si occupa di una specifica funzione, come descritto nel seguito DPConfig Consente di definire gli Schemi di configurazione, ossia tutti i dati necessari per la corretta interpretazione degli Spool e la loro conversione in documenti nei formati disponibili di output. Le principali caratteristiche sono: Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/2012 6/17

7 Spool Spool Acquisition Tank Exception Tables Document optimization Document conversion Scheme definition Document sending C-Imaging DFM Connector Fax Dispatcher PDF Postel... DFM Web WF DFM Web File Archiver FormReader Connector Workflow Manager DFM Full-Text Agent Legal/ fiscal archiving ODBC Signature device DigitalSign fax C-Fax Client local print ODBC driver (FoxPro) ODBC driver (Firebird) ODBC driver (SQL Server) ODBC driver (Oracle) FoxPro Firebird SQL Server Oracle Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/2012 7/17

8 Schemi ottimizzati che consentono di gestire anche documenti con struttura molto complessa (sottosezioni configurabili indipendentemente) interazione completamente grafica con lo Spool, con strumenti tipo drag & drop per la definizione dei formati di output (definizione campi, attributi, sezioni) Il risultato della esecuzione di DPConfig è uno Schema, ossia un insieme complesso di file di configurazione contenenti tutte le direttive e i parametri specificati dall'utente, per la corretta interpretazione dello Spool e per la sua conversione nei formati di output specificati. DPConfig si compone a sua volta di un insieme di sottomoduli, ciascuno dei quali sovrintende a una delle diverse fasi di interpretazione degli Spool originali, e di configurazione delle interfacce di input (collegamento vero e proprio con lo Spool) e di output (definizione del formato dei documenti nei formati prescelti di output) DPAcquire Gestisce l'acquisizione dei dati provenienti da Spool, che immagazzina su unità temporanee denominate Tank. I dati provenienti dall'elaborazione di Spool diversi possono essere depositati su uno stesso Tank per ottimizzare le successive operazioni. DPAcquire non richiede alcuna interazione da parte dell'utente, poiché la sua azione si basa sui dati presenti nello Schema, che sono stati impostati nella precedente fase di configurazione DPMerge Realizza la vera e propria elaborazione dei documenti acquisiti da Spool tramite DPAcquire, applicando le direttive contenute nelle Tabelle d Eccezione (ossia avviando trattamenti speciali per i documenti rispondenti a caratteristiche impostate) e le eventuali ottimizzazioni ( accorpamenti ), definite in fase di configurazione ATEditor Consente di definire i cosiddetti Testi Addizionali, ossia i testi che l utente desidera siano aggiunti ai dati direttamente recuperati dallo Spool. Esistono diversi tipi di Testi Addizionali (Comune, Default, Eccezione), ognuno applicabile a un contesto differente a seconda della struttura finale desiderata dall'utente. Per ogni formato di output disponibile si dispone di una serie di strumenti che consentono di definire tutti i parametri necessari alla composizione dei Testi, utilizzando sia le caratteristiche comuni ad ogni Testo sia quelle specifiche del formato di output relativo. È possibile inserire oggetti grafici a corredo del contenuto testuale, e Inserti di testo, ossia riferimenti a particolari porzioni di dati nelle pagine dei documenti, che costituiranno le personalizzazioni del Testo (ossia i dati che varieranno per ogni documento) DPConvert Converte i documenti dal formato astratto intermedio XML, utilizzato per memorizzare internamente i dati acquisiti, al formato di output specificato. In questa fase viene realizzata la suddivisione dei documenti composti precedentemente in più buste virtuali, se essi eccedono le dimensioni previste nell'ambito dei vari formati di output selezionati (passo di fascicolazione ). Sono inoltre svolte alcune altre funzioni al fine di completare la definizione dell'aspetto di output, come ad esempio l'arricchimento dei documenti con gli oggetti grafici definiti nella precedente fase di configurazione Postel Viewer Consente di effettuare l anteprima di generici Esso interpreta omonimo formato, comprensivo di tutti i comandi e le caratteristiche testuali (orientazione, effetti di testo, impaginazione, modalità speciali ecc.) e oggetti grafici (Logotipi, Firme). Postel Viewer offre varie interessanti funzionalità per l analisi dei : selezione rapida dei documenti attraverso un anteprima a miniature posizionamento veloce su prima, precedente, successiva, ultima pagina di ogni documento funzioni di zoom visualizzazione di finestre di rapporto sulle caratteristiche principali del lotto visualizzazione del della pagina corrente funzioni di stampa selettiva della pagina corrente, del documento corrente, di un intervallo definito di documenti supporto di tutte le caratteristiche del con controllo sintattico di eventuali errori riguardanti Landscape, Bollettini, Raccomandate, fronte-retro ecc. visualizzazione di eventuali documenti errati e loro sintesi interattiva in un unico pannello esportazione del contenuto testuale di una pagina (in formato WMF) per la successiva importazione in Form Designer DPManager È il pannello di controllo generale attraverso il quale l'utente interagisce con il prodotto per definire e configurare le diverse sequenze di azioni ( Procedure ) necessarie per l'acquisizione dei documenti da Spool, la loro archiviazione, la produzione dell'output nei formati desiderati, l invio attraverso gli appositi canali ( , fax, stampa locale) e il trasferimento automatico dei documenti elaborati verso il sistema Koinè. Le principali caratteristiche sono: composizione visuale delle Procedure controllo potente e flessibile su tutte le operazioni e gli oggetti che compongono la Procedura Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/2012 8/17

9 validazione automatica della correttezza complessiva della configurazione possibilità di programmare l'esecuzione delle Procedure ( pianificazione ) in base a condizioni esterne: o o o tempo: quando il timer di sistema raggiunge una certa data e ora la Procedura viene attivata. E possibile definire una periodicità nell esecuzione (es. ogni ora) file: quando un certo file di Spool viene reso disponibile in una determinata cartella l acquisizione di tale Spool ha luogo, e in seguito il controllo passa all azione successiva dimensioni: quando un certo Tank (insieme di documenti acquisiti) raggiunge un certo numero di documenti la sua elaborazione e conversione viene attivata possibilità di definire la modalità di invio tramite i protocolli MAPI, SMTP, Lotus Notes definizione e gestione indipendente di Datasource multipli, per classificare gerarchicamente le Procedure e i dati dell utente gestione del database dei lotti per controllare e monitorare lo stato di trasferimento dei documenti elaborati verso il sistema Koinè invio di notifiche in corrispondenza di pause nell esecuzione, messaggi d errore e altri eventi arbitrariamente definiti esecuzione dall interno della Procedura di comandi esterni tramite linea di comando con parametri, con possibilità di scegliere se attendere l esecuzione del comando o proseguire nell elaborazione L'utente può impostare in modo semplice e intuitivo l'invio dei documenti attraverso i diversi canali di output ( , fax, stampa locale), utilizzando a tal fine le Tabelle d Eccezione per specificare i criteri da adottare nella selezione dei documenti da elaborare. Ogni Procedura può essere forzata ad essere eseguita in modo immediato (ossia direttamente operante sui dati forniti e terminando subito dopo la loro elaborazione) o pianificato, ed è anche possibile abilitare la visualizzazione di informazioni dettagliate (log) durante l esecuzione della Procedura Form Designer Consente di creare risorse grafiche, quali logotipi, fincature, firme o altro e di posizionarle con facilità e precisione per costruire il layout grafico finale desiderato dei documenti. Queste risorse sono gestite nel formato standard WMF, che offre una grande flessibilità e generalità nell'utilizzo di oggetti già esistenti. La versione più recente di Form Designer consente comunque di leggere e importare risorse grafiche prodotte con le versioni precedenti (formato CMF) DPValidator Si occupa della validazione degli Schemi, ossia di effettuare su Schemi e relative sezioni di output ( OSK ) un accurata serie di controlli, per garantire che i parametri impostati siano globalmente consistenti e permettere una corretta generazione dei documenti di output DPUpload Consente di inviare automaticamente a Koiné (via FTP) i lotti generati dall elaborazione delle Procedure, mantenendo uno storico accurato degli invii effettuati e dei risultati delle operazioni di connessione e spedizione DPDocPreview Consente di visualizzare immediatamente il risultato dell applicazione delle impostazioni di interfacciamento con lo Spool definite nello Schema, per controllare che esse descrivano correttamente e compiutamente la struttura dei documenti da elaborare DPMAgent Consente di eseguire le Procedure impostate e controllarne lo stato, realizzare la pianificazione degli eventi, monitorare le attività run-time definite in DPManager. DPMAgent può essere eseguito come normale applicazione o come servizio: in quest ultimo caso l esecuzione delle Procedure può aver luogo anche senza bisogno di una login attiva in Windows, e in caso di riavvio del PC le Procedure appositamente abilitate a questo scopo vengono riavviate automaticamente. E possibile monitorare con precisione lo stato di esecuzione di ogni Procedura, ed effettuare su essa operazioni automatiche di validazione e controllo senza accedere alla più articolata interfaccia di DPManager. Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/2012 9/17

10 2.2 DigitalFile DigitalFile è il componente di Global Document System 5 dedicato all archiviazione dei documenti aziendali. Esso consente di memorizzare in forma elettronica qualsiasi tipo di documento, su database e dischi ottici e, nel caso di documenti con rilevanza legale e fiscale, di conservarne nel tempo tale valore. Tramite DigitalFile tutti gli utenti autorizzati possono consultare, anche tramite Internet o Intranet, i documenti archiviati, effettuare su di essi ricerche sofisticate e flessibili, visualizzarli, stamparli e inoltrarli via o fax. DigitalFile offre il completo supporto delle normative italiana ed europea in materia di firma digitale, che conferisce piena validità ai documenti informatici equiparandoli a tutti gli effetti ai documenti su carta ove questi siano trattati secondo certe metodologie Doc-Filing Manager (DFM) Consente di gestire gli archivi dei documenti di un'organizzazione in forma elettronica, in ambiente multiutente, con avanzate funzioni per ricerca, visualizzazione e stampa di tali documenti. DFM consente anche di conservare nel tempo i documenti con valore legale e fiscale, in conformità alle più recenti normative italiane ed europee. A dispetto della sua completezza e della ricchezza di funzioni offerte, DFM è realizzato con un interfaccia utente estremamente intuitiva e familiare, sullo stile di Microsoft Outlook, che ne consente l'utilizzo anche da parte degli utenti meno esperti. Supporto dei database relazionali client-server Una delle più importanti caratteristiche di DFM è la capacità di memorizzare gli archivi dei documenti con DBMS ( DataBase Management System ) relazionali client/server, quali Oracle, Microsoft SQL Server e FireBird, traendo così vantaggio dalle prestazioni e dalle caratteristiche di affidabilità e sicurezza tipiche di tali sistemi. DFM si connette ai diversi tipi di database supportati attraverso l'interfaccia standardizzata ODBC (Open DataBase Connectivity), tramite opportuni driver. Organizzazione degli archivi In DFM i documenti sono organizzati in Volumi, nei quali, oltre agli stessi documenti, è possibile memorizzare un insieme di informazioni addizionali scelte dall'utente (es. codice cliente, tipo di documento, data ecc.). Queste informazioni, organizzate come campi di una tabella in cui ogni riga corrisponde ad un documento, facilitano le operazioni di gestione e consultazione degli archivi: ad esempio è possibile creare all'interno dei Volumi raggruppamenti di documenti aventi valori uguali in uno o più campi (es. stesso codice cliente) per una consultazione più rapida. Il valore di alcuni campi - quali la data di archiviazione, il nome del file, il nome dell'operatore, può essere assegnato in modo automatico nel momento in cui il documento è importato nel Volume. DFM consente inoltre di creare indici sui campi del Volume, che accelerano le operazioni di ordinamento e ricerca dei documenti. Dal punto di vista logico i Volumi possono essere organizzati in aree, e ciascun Volume può appartenere a più aree. È possibile definire aree di pertinenza per limitare la visibilità di un certo gruppo di utenti su una determinata area. Operazioni sui documenti archiviati DFM consente di effettuare sull'archivio le seguenti operazioni: apertura di un documento direttamente attraverso il visualizzatore integrato o tramite un'adeguata applicazione esterna stampa di documenti selezionati, nello stesso ordine in cui sono visualizzati, con la possibilità di specificare quali pagine stampare estrazione di documenti su file, con la possibilità di convertirli in PDF o TIFF multipagina (solo per i formati supportati dal visualizzatore integrato) copia dei documenti in altri Volumi, con la possibilità di specificare l'associazione tra campi del Volume originario e del Volume di destinazione e altri parametri invio di documenti selezionati tramite con qualsiasi mail client compatibile MAPI (come MS Outlook) spedizione di documenti selezionati tramite fax, utilizzando il modulo C-Fax Client incluso in Global Document System 5 raggruppamenti di documenti in base a uno o più campi, consentendo la visualizzazione del numero di documenti appartenenti ai gruppi e di ogni singolo gruppo possibilità di associare a Volumi virtuali i documenti contenuti in uno o più Volumi fisici dell archivio, per organizzarne l accesso in modo comodo, flessibile ed efficiente possibilità di allegare a un documento archiviato altri documenti ( documenti allegati ), per memorizzarli assieme al documento principale nello stesso Volume possibilità di associare tra loro documenti ( documenti correlati ), per reperire istantaneamente dati mutuamente rilevanti possibilità di firmare digitalmente e cifrare documenti Ricerche negli archivi DFM offre la possibilità di effettuare ricerche negli archivi con diverse modalità: impiego di filtri per la visualizzazione selettiva di Volumi in modo semplice ed intuitivo, utilizzando la tecnica detta QBE (Query By Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/ /17

11 Example) con la possibilità di salvare le condizioni del filtro per utilizzi successivi ricerche non solo all'interno di un Volume ma anche in tutta l'area selezionata, incluse, se desiderato, le eventuali sottoaree ricerche full-text, ovvero ricerche su porzioni di testo contenute non solo all'interno dei campi ma anche nel corpo del documento stesso Tutte le ricerche di tipo testuale possono essere costruite utilizzando gli operatori logici AND, OR, NOT. Gestione dei diritti Il supervisore del sistema può gestire - a livello di gruppo di utenti - i seguenti diritti per Volume: lettura del contenuto del Volume (tabella e documenti) inserimento di nuovi documenti nel Volume modifica dei campi del Volume e del contenuto dei documenti cancellazione di documenti dal Volume È inoltre possibile assegnare privilegi per la creazione, modifica e cancellazione di Volumi, aree e maschere. In fase di login, l'utente potrà visualizzare i soli data dictionary (DSN) per i quali l'amministratore di sistema ha concesso i relativi diritti, mentre i rimanenti non saranno accessibili neanche in sola lettura. Creazione di maschere personalizzabili Non sempre risulta comodo lavorare con i dati del Volume rappresentati in forma di tabella. Esse possono infatti essere composte da molte colonne, e in alcuni casi l'utente può essere interessato a visualizzare e/o modificare solo una parte dei campi. DFM offre la possibilità di utilizzare le maschere, ovvero finestre provviste dei controlli standard di Windows (quali casella di testo, casella combinata, pulsante di opzione ecc.) liberamente personalizzabili dall'utente, per inserire e consultare i dati contenuti nella tabella del Volume. Documenti correlati E possibile utilizzare la funzione delle relazioni di Volume per trovare i documenti correlati al documento attualmente selezionato. I documenti correlati possono essere i documenti dello stesso Volume oppure di un altro Volume. Le relazioni vengono definite a livello delle proprietà del Volume. E possibile definire più relazioni, ciascuna delle quali può riferirsi ad un Volume diverso. La definizione di ogni relazione appartenente ad un Volume (sorgente) consiste in: 1. nome della relazione 2. Volume di destinazione (Volume correlato) 3. condizioni di filtro sul Volume di destinazione a base dei valori dei campi del documento selezionato nel volume sorgente. Documenti allegati E' possibile allegare a un documento archiviato altri documenti, per memorizzarli insieme al principale nello stesso Volume. Per i documenti allegati non sono create righe separate nella tabella del Volume, ma essi rimangono associati alla riga del documento principale. Per visualizzare il contenuto di un documento allegato nel pannello di anteprima, è sufficiente selezionare il documento desiderato nel pannello degli allegati. è possibile effettuare diverse operazioni sugli allegati selezionati: apri, elimina, spedisci, firma ecc.. Durante la copia o stampa dei documenti principali è sempre possibile specificare se si vuole effettuare quest'operazione anche sui documenti allegati o no. Il visualizzatore integrato DFM dispone di un avanzato modulo integrato di visualizzazione, che supporta molti formati tra i più diffusi, quali RTF, HTML, PDF (richiede l'installazione di Adobe Acrobat o Acrobat Reader 4.0 o superiore), TIFF, JPEG, i messaggi di Microsoft Outlook, i documenti Microsoft Office (che deve essere installato), i documenti firmati e/o cifrati in formato P7M e anche i documenti archiviati in Ciò consente all'utente la visualizzazione immediata dei documenti direttamente scorrendo il contenuto degli archivi, e senza la necessità di aprire i documenti da applicazioni esterne. Volumi di protocollo E' possibile gestire speciali Volumi di protocollo, finalizzati a mantenere una sequenza coerente di archiviazioni e una numerazione progressiva non modificabile. A ogni archiviazione un documento riceve un nuovo numero di protocollo, cosicché tutti i documenti archiviati in tale Volume possiedono un loro caratteristico protocollo progressivo, non modificabile da parte dell'utente. L'operazione di cancellazione documenti è stata opportunamente modificata in modo da effettuare in realtà una sorta di annullamento del documento. Quando un documento è annullato esso non compare per default nell'elenco dei documenti del Volume di protocollo, e le normali operazioni effettuate su tale Volume non lo prendono in considerazione. Tale documento continua però a essere archiviato, anche se non visibile, e la sua presenza può essere esplicitata tramite un'apposita opzione e/o come conseguenza di alcune operazioni specifiche: è possibile ripristinare un documento annullato, che così torna a essere normalmente visibile e considerato nell'ambito del Volume di protocollo è anche possibile gestire i buchi di numerazione tramite la sostituzione dei documenti annullati operata da altri moduli (es. C-Imaging): in questo caso il documento precedentemente annullato e ora sostituito va effettivamente perduto Memorizzazione di archivi su supporti rimovibili Oltre che all'interno di un database globale, i Volumi di documenti archiviati possono essere memorizzati anche su supporti rimovibili (inclusi supporti ottici read-only, quali ad esempio CD e DVD). Ciò consente di memorizzare grandi quantità di dati in modo molto economico e di trasportare fisicamente i dati, cosa che Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/ /17

12 può rivelarsi utile quando non sia possibile il loro trasferimento con mezzi telematici. Conservazione legale dei documenti archiviati DFM è conforme ai requisiti della legge italiana ed europea per la conservazione dei documenti su supporti informatici, offrendo così la possibilità di eliminare progressivamente gli archivi cartacei. Per quanto riguarda i documenti elettronici con rilevanza legale e fiscale, DFM consente di conservarne nel tempo la validità, sia con l'impiego di marche temporali, che attraverso apposite procedure di conservazione degli archivi. Inoltre, DigitalFile consente di effettuare il controllo automatico dello stato dei Volumi (per data e dimensione), al fine di identificare automaticamente la loro disponibilità per la procedura di Conservazione Legale. Gestione dei Volumi virtuali E possibile definire a piacere dei contenitori logici di documenti ( Volumi virtuali ), a cui associare i documenti (o loro sottoinsiemi) contenuti in uno o più Volumi fisici. I Volumi virtuali di Global Document System 5 consentono quindi di organizzare e riorganizzare successivamente a piacere gli archivi in qualsiasi momento, a prescindere dalla loro struttura fisica storica precedentemente definita, per ciascun utente, che disporrà quindi della sua propria vista sugli archivi. E anche possibile utilizzare un criterio nelle condizioni dei Volumi virtuali, che permette di creare un Volume virtuale dinamico, il contenuto del quale cambia a seconda dell utente attualmente collegato. Importazione dei Volumi di DFM Lex 5.0 DFM consente di importare agevolmente i volumi creati con le vecchie versioni di DFM (DFM Lex 5.0). Durante l'importazione, gli Spool e i contenuti nel volume di DFM Lex 5.0 sono convertiti automaticamente in PDF o TIFF multipagina. Importazione di Volumi da database esterni DFM consente di importare in modo semplice e guidato volumi di documenti, da database esterni di tipo supportato da Global Document System 5. Ricerca nel database di documenti nei Volumi esterni E possibile mantenere nel database le informazioni dei documenti archiviati in Volumi esterni, lasciando per la consultazione online solo i dati memorizzati nei campi di ricerca. E' anche possibile creare, posteriormente alla conservazione legale, appositi file di indice (XML), per consentire la consultazione dei documenti appartenenti a tali Volumi conservati esterni tramite web browser. Interfaccia di programmazione COM DFM espone una potente interfaccia di programmazione COM, progettata per essere utilizzata in modo semplice e comodo con qualsiasi linguaggio di programmazione che supporti la tecnologia COM, ad esempio Microsoft Visual Basic. Quest'interfaccia consente di realizzare soluzioni personalizzate per integrare Global Document System 5 nel sistema informativo esistente, in modo che, direttamente da altre applicazioni, sia possibile accedere ai dati archiviati e gestiti da DFM o utilizzare altre funzionalità del modulo DFM Connector (DMC) Consente di archiviare automaticamente i messaggi e- mail da Microsoft Outlook e/o organizzare l'archivio delle aziendali inviate e ricevute attraverso Microsoft Exchange Server. L'archiviazione dei messaggi può essere effettuata manualmente dall'utente o pianificata per l'esecuzione automatica periodica, o in coincidenza di un determinato evento. Le funzioni di DMC a disposizione consentono di: selezionare la sorgente delle da archiviare (una cartella di MS Outlook o di Exchange Server) selezionare il Volume DFM di destinazione impostare l'associazione tra proprietà dei messaggi (es. mittente, destinatario, oggetto, data di spedizione) e campi del Volume selezionare la modalità di archiviazione (spostare o copiare i messaggi, e ulteriori impostazioni relative all'opzione selezionata) pianificare l'avvio automatico C-Imaging Gestisce l'acquisizione tramite scanner dei documenti cartacei, e la loro archiviazione con DFM. C-Imaging, utilizzabile anche per la visualizzazione, supporta qualsiasi scanner compatibile con lo standard TWAIN, inclusi quelli dotati di sistemi di caricamento automatico ADF (Automatic Document Feeding). Le altre principali caratteristiche sono: supporto dei più comuni formati grafici raster (sia in input che output): TIFF, JPEG, BMP, GIF e PCX funzioni base di modifica immagine, quali regolazione contrasto e luminosità, strumenti penna e gomma, aggiunta di testi ed elementi grafici all'immagine (integrandoli permanentemente alla pagina), ritaglio dell'area selezionata funzioni per la gestione delle pagine, quali cambio dell'ordine delle pagine, rimozione di pagine esistenti, aggiunta di nuove pagine finestra di miniature, con anteprima delle pagine del documento aperto funzioni per la spedizione via del documento immagine aperto riconoscimento del codice a barre presente nelle immagini e inserimento del valore di questo Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/ /17

13 codice nell archivio associandolo all immagine archiviata (tramite il modulo aggiuntivo opzionale CompEd Barcode Reader) Full-Text Agent Si occupa del mantenimento e aggiornamento automatici degli indici full-text negli archivi di DFM, necessari per effettuare ricerche di testo libero nei documenti Conservation Agent Consente di effettuare il controllo automatico dello stato dei Volumi (per data e dimensione), per identificare automaticamente la loro disponibilità per la procedura di Conservazione Legale. L utente può definire l elenco dei Volumi che devono essere monitorati dal modulo. È possibile definire diverse strategie di monitoraggio (data limite e/o dimensione massima) su Volumi diversi, o utilizzare valori globali di default. Quando il Volume raggiunge uno dei limiti definiti, il modulo può effettuare una delle seguenti azioni, in accordo con le preferenze dell utente: chiudere (congelare) il Volume rendendolo a sola lettura notificare l utente via creare un nuovo Volume con stesso nome, rinominando quello esistente (che ha raggiunto i limiti definiti dal criterio di monitoraggio) con l aggiunta di data e ora correnti al suo nome originale procedere automaticamente con la conservazione legale del Volume, senza richiedere l'intervento dell'utente (in questo caso occorre memorizzare preventivamente i parametri di accesso alla smartcard) Anche queste impostazioni possono essere definite o esplicitamente per Volumi diversi, o globalmente tramite parametri di default DFM Web DigitalFile dispone di un interfaccia web (DFM Web) che consente di realizzare l'accesso tramite Internet o Intranet per la consultazione dei dati gestiti da DFM con un web browser, senza necessità di installare alcun software specifico lato client. DFM Web è un set di componenti web che interagiscono con il modulo DFM tramite interfaccia COM, e inviano i dati richiesti all'utente sotto forma di pagine HTML e DHTML (si veda la figura in questa pagina). I componenti web di DFM sono un insieme di componenti Java e Java Server Pages, che possono essere installati e avviati su qualsiasi web server che supporti Java Server Pages (il web server di riferimento è Apache Tomcat, che è anche riferimento ufficiale per l'implementazione delle tecnologie Java Servlet e Java Server Pages). Non è comunque strettamente richiesto l'uso di web server compatibili con Java Server Pages (JSP): esistono infatti diversi add-on engines che permettono di trasformare un web server privo di supporto JSP in un ambiente compatibile con JSP. Ad esempio il web server Apache Tomcat - disponibile gratuitamente e come open source - può essere usato come add-on engine per lanciare i JSP dell'interfaccia web di DFM. Il solo prerequisito necessario ai client dell'interfaccia web è un web browser che supporti HTML 4.0 e DOM, come ad esempio le versioni recenti di Microsoft Internet Explorer e di Mozilla Firefox FileArchiver Consente di effettuare l archiviazione automatica da file, con la possibilità di monitorare più di una cartella e archiviare i file provenienti da diverse cartelle in Volumi distinti. Può essere avviato come servizio di Windows, restando sempre attivo in background, o pianificato per l avvio automatico come applicazione console (da linea di comando) tramite lo strumento Operazioni Pianificate di Windows. Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/ /17

14 Tramite il modulo aggiuntivo CompEd Barcode Reader è inoltre possibile effettuare il riconoscimento del codice a barre presente nelle immagini, e inserire il valore di questo codice nell archivio associandolo al file archiviato quando esso consiste in un'immagine PDF Volume Printer Consente di abilitare alcune funzionalità avanzate di stampa dei documenti PDF archiviati: stampa collettiva di più documenti PDF dagli archivi possibilità di specificare la stampante predefinita a ogni sessione di stampa possibilità di specificare le sole pagine e il numero di copie da stampare conversione automatica da PDF a TIFF invio fax attraverso un apposito comando e non solo tramite Acrobat Reader CompEd Barcode Reader E' utilizzato da C-Imaging e FileArchiver per abilitare la funzionalità di lettura dei codici a barre dalle immagini. I tipi di codici a barre supportati sono: EAN-13, UPC-A, Code128, UCC/EAN-128, Code39, Code93, EAN-8, UPC E, UPC 2/5, Interleaved 2/5, CODABAR, Patch code ecc.. E possibile specificare, tramite espressioni regolari, quale codice leggere in caso di presenza di più codici sulla stessa immagine. E inoltre possibile configurare in modo molto accurato e flessibile le direttive per la lettura dei codici all interno dell immagine DFM Lookup Form Consente di utilizzare le tabelle di dati (tabelle di lookup) per compilare automaticamente i campi nella maschera di un Volume DFM, con possibilità di effettuare ricerche sulla tabella visualizzata, e selezionare la riga desiderata i cui dati saranno inseriti nei campi visualizzati nella maschera del Volume. Grazie all utilizzo della tecnologia ODBC per l accesso ai dati della tabella, essa può essere memorizzata in un database qualsiasi dotato di un driver ODBC, oppure in un file di testo (in quest ultimo caso l accesso può essere eseguito tramite il driver ODBC Microsoft Text Driver, parte dell installazione standard di Windows) DFM Volume Updater Consente di effettuare l'aggiornamento dei campi dei Volumi DFM tramite una tabella di dati memorizzata in una sorgente esterna, l'accesso ai quali è effettuato tramite la tecnologia ODBC. Grazie all utilizzo della tecnologia ODBC per l accesso ai dati della tabella, essa può essere memorizzata in un database qualsiasi dotato di driver ODBC, oppure in un file di testo (in quest ultimo caso l accesso può essere eseguito tramite il driver ODBC Microsoft Text Driver, parte dell installazione standard di Windows). 2.3 CompEd Workflow CompEd Workflow è il componente che consente di gestire le attività aziendali definendole e automatizzandole in modo formale, semplice e completo. E' possibile gestire l'insieme degli utenti coinvolti nell'esecuzione delle attività e i compiti a lor oassegnati, formalizzando precise regole che consentono di portare a compimento i processi aziendali. Ogni utente è autorizzato, secondo criteri arbitrariamente prestabiliti, a compiere determinate azioni che deve svolgere in un tempo definito. Questo componente consiste dei moduli Workflow Manager (WFManager) e Workflow Server (WFServer). CompEd Workflow consente di: definire l'organigramma aziendale, ossia la base organizzativa per ogni flusso documentale previsto dalle procedure aziendali: sono forniti tutti i supporti necessari per la progettazione e definizione delle autorizzazioni degli utenti all'interno della struttura aziendale assegnare i criteri di autorizzazione sui dati e documenti anche a livello di singolo utente (incluse la possibilità di modificare dati, generare nuove versioni del documento ecc.) configurare le operazioni che compongono ciascun processo e stabilire gli utenti, i gruppi di lavoro, le operazioni autorizzate per ogni gruppo, le tempistiche richieste agli utenti per completare le operazioni loro assegnate definire per ogni attività la modalità di presentazione dei dati all'utente (form) realizzare il versioning dei documenti, con la possibilità di elencare le versioni precedenti di ognuno di essi e (in caso l'utente possieda le apposite autorizzazioni) aggiungere nuove versioni per modifica del documento originale o per sua sostituzione con altro documento assegnare i processi agli utenti, inclusa la gestione di notifiche time driven, data driven e event driven inviare esplicitamente a indirizzi costanti o variabili (recuperati da organigramma) messaggi ordinari o comunicazioni PEC controllare e definire le politiche di check-in e check-out dei documenti, al fine di sottoporre ai flussi di workflow i soli documenti che ne necessitano, mantenendone esclusi gli altri per una ottimizzazione delle operazioni controllare il rilascio in produzione delle procedure e delle modifiche a esse apportate Le fasi di configurazione sono semplici e flessibili, e non vi è alcuna necessità di scrivere codice sorgente: è sempre possibile verificare il corretto funzionamento delle procedure anche durante la loro definizione. Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/ /17

15 Tramite DFM Web è possibile controllare le funzionalità offerte da CompEd Workflow, quali: controllo del versioning check-in e check-out gestione di invii, anche massivi, di e PEC gestione della firma digitale, anche massiva, in tecnologia CadES e PadES importazione/esportazione guidate copia assistita tra diverse aree e Volumi ricerche anche full-text funzioni di filtro e query 2.4 PEC Master PEC Master è il componente che consente di controllare la preparazione e l'invio di messaggi tramite PEC (Posta Elettronica Certificata), e di monitorare le caselle PEC in modo da ricostruire la storia dell'invio tramite l'archiviazione delle notifiche emesse dal sistema PEC. In questo modo è possibile memorizzare tutti i parametri necessari a garantire la corretta costruzione dell'interscambio di informazioni col sistema PEC. PEC Master offre le seguenti funzioni: definizione e impostazione dei parametri dell'account PEC tracciamento delle spedizioni PEC tramite una struttura flessibile associata a ogni documento consultazione dinamica dello storico delle notifiche PEC, in modo da poter ricostruire in ogni momento lo stato d'invio PEC del documento, ed eventualmente gestire i reinvii in caso di mancata spedizione 2.5 DocsOnline Services DocsOnline Services è il componente che permette di organizzare e gestire in modo efficace e automatico l'invio dei documenti in formato elettronico, ottenendo prima il consenso da parte di ogni cliente (secondo le normative di legge) tramite web. A seconda della configurazione del sistema, il documento può essere inviato in formato elettronico come allegato al messaggio , oppure tramite contenente un link (URL) tramite cui scaricare il documento, a valle della procedura di autenticazione dell'utente. Opzionalmente, può essere anche inviata una notifica via SMS in merito alla disponibilità di un nuovo documento accessibile tramite web. DocsOnline offre le seguenti funzioni: possibilità di inviare a ogni cliente una lettera contenente l'url al sito web, tramite cui egli può dare il suo consenso per l'attivazione del servizio, fornendo tutti i dati a esso necessari possibilità di modificare i dati relativi al servizio da parte del cliente (indirizzo , numero di telefono per gli SMS, password ecc.) via web possibilità di identificare, per i documenti pubblicati su web, quali di essi siano già stati consultati e quando si sia verificato il primo accesso ad ognuno di essi possibilità di effettuare automaticamente, per i documenti non ancora consultati dopo un certo periodo di tempo (definibile a piacere) dal momento della pubblicazione, alcune operazioni quali: invio di una notifica al cliente, invio di una notifica all'amministratore (contenente il riassunto, diviso per cliente, dei documenti scaduti ), invio del documento al cliente tramite una modalità alternativa (su carta, fax ecc.) Nota: per tutte le funzioni che richiedono l'accesso ai singoli documenti su web tramite specifica di un link (URL), è necessaria l'installazione di ViewDoc. 2.6 ViewDoc Il componente opzionale ViewDoc è un applicazione web che permette di accedere ai documenti memorizzati nei volumi di DFM tramite un web browser, senza necessità di avere alcun software CompEd installato lato client, né di effettuare l accesso diretto al database. Per accedere al documento basta aprire un web browser e specificare l URL con l indicazione del volume di DFM, e delle condizioni di filtro da applicare per identificare uno o più documenti desiderati. Per iniziare una nuova sessione, l applicazione richiede all utente di effettuare la procedura di autenticazione (login), specificando il nome dell utente e la password. La login è effettuata una sola volta per tutto il periodo di attività della sessione. I requisiti di sistema per la parte server, dove sarà installata l applicazione web, sono i seguenti: Global Document System 5 MS Internet Information Services (IIS) 5.0 o sup. MS.NET 2.0 Framework collegamento a License Manager con la licenza ViewDoc abilitata I requisiti di sistema per la parte client sono: un web browser un'applicazione per la visualizzazione dei documenti accessibili tramite ViewDoc 2.7 Connector per IBM AS/400 Direttamente dall'emulatore per Windows di AS/400 (premendo un tasto configurabile della tastiera, oppure cliccando su un bottone nella barra degli strumenti Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/ /17

16 dell'emulatore, anch'esso configurabile), Connector per IBM AS/400 (accoppiato a ViewDoc) consente di: visualizzare un documento memorizzato nell'archivio di Global Document System 5 e corrispondente a dati presenti nella schermata dell'emulatore (es. visualizzare una fattura i cui estremi sono visualizzati nella schermata del sistema gestionale di AS/400) visualizzare una lista di documenti memorizzati nell'archivio di Global Document System 5, utilizzando dati presenti nella schermata dell'emulatore come filtro (es. la lista di fatture di un particolare fornitore, il cui codice è visualizzato nella schermata di AS/400); dalla lista visualizzata è anche possibile accedere a ogni singolo documento (opzionale) stampare il codice a barre contenente alcuni dei dati presenti nella schermata (es. numero di protocollo presente nella schermata del gestionale) I requisiti di sistema per Connector per IBM AS/400 sono: Microsoft Windows XP o superiore, con un emulatore IBM Personal Communications iseries Acces per Windows collegamento a License Manager con la licenza Connector400 abilitata (opzionale) funzione di stampa di etichette con codici a barre, che richiede l'utilizzo della stampante DYMO LabelWriter 400 Turbo 2.8 DigitalSign DigitalSign è il componente che gestisce le operazioni di firma digitale, cifratura e marcatura temporale dei documenti elettronici, verifica di firme digitali e di marche temporali, decifratura dei documenti cifrati. E' un software stato dell arte in materia di firme elettroniche, completamente conforme alle normative italiane ed europee, in grado di produrre e gestire documenti informatici a pieno valore legale e fiscale. Basato sulla tecnologia della crittografia a chiave asimmetrica, le sue funzioni sono utilizzate da Global Document System 5 anche per le procedure di conservazione dei documenti con valore legale e fiscale, in conformità con le più recenti normative in vigore (si veda la documentazione specifica di DigitalSign). DigitalSign offre un'interfaccia COM programmatica molto sofisticata per l integrazione delle funzioni correlate alla firma digitale in altre applicazioni. Gli altri componenti del prodotto fanno uso di tale interfaccia. 2.9 CompEd PDF Generator CompEd PDF Generator è il componente, interamente progettato e realizzato da CompEd, che consente di convertire i documenti memorizzati nel formato intermedio in corrispondenti rappresentazioni in formato PDF. La cura prestata nella realizzazione di questo componente ha consentito di ottenere uno strumento potente ed efficiente, in grado di ottimizzare la costruzione di documenti PDF. In particolare, gli oggetti grafici eventualmente presenti nei documenti generati sono automaticamente ottimizzati in modo che essi siano inseriti soltanto una volta all interno del documento, anche se l oggetto grafico risulta presente in più pagine. La stessa conversione dell oggetto grafico è effettuata una volta sola nell ambito dell intera esecuzione della Procedura, per risparmiare tempo di elaborazione C-Fax C-Fax è il componente di Global Document System 5 che consente di spedire e ricevere tutti i fax aziendali in forma elettronica. C-Fax è composto da un modulo server (FaxDispatcher) e da uno client (C-Fax Client) FaxDispatcher È il modulo fax server che consente di: ricevere in forma elettronica tutti i fax aziendali, inoltrarli automaticamente tramite a destinatari predefiniti e stamparli su carta inviare tramite fax i documenti inviati tramite il modulo C-Fax Client archiviare automaticamente nei Volumi di DFM i fax ricevuti e inviati E' un'applicazione composta da diversi moduli, e si appoggia agli standard di MS Fax Service per garantire la massima compatibilità con l'ambiente di lavoro. Più in dettaglio, FaxDispatcher offre le seguenti funzioni: elenco dei fax ricevuti, spediti correttamente, presenti in coda di spedizione e la cui spedizione non è andata a buon fine, con la possibilità di selezionarli e di visualizzare il contenuto e le proprietà di ciascuno, di cancellarli, esportarli in formato TIFF, inoltrarli via , stamparli stampa automatica di tutti i fax ricevuti inoltro automatico tramite dei fax ricevuti archiviazione automatica su Volumi predefiniti dei fax ricevuti e spediti possibilità di modificare le proprietà dei fax in coda di spedizione nuovi tentativi di invio dei fax la cui spedizione non è andata a buon fine definizione dell'indirizzo amministrativo per le notifiche di errori o di possibili problemi Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/ /17

17 possibilità di specificare, per ciascun dispositivo fax, se esso debba essere utilizzato solo per l invio, solo per la ricezione o per entrambe, o non debba essere utilizzato da FaxDispatcher log dettagliato delle attività C-Fax Client È il modulo fax client che consente all'utente di inoltrare documenti via fax utilizzando FaxDispatcher per la trasmissione. Le principali funzionalità offerte sono: inoltro di documenti via fax direttamente dagli archivi (Volumi) di DFM e da qualsiasi applicazione Windows abilitata a funzioni di stampa possibilità di inviare contemporaneamente lo stesso documento a più destinatari possibilità di selezionare i destinatari direttamente dalla rubrica di Windows, ossia quella del client di posta elettronica impostato per default, se compatibile con lo standard MAPI (es. Microsoft Outlook o Outlook Express) gestione di una rubrica interna di destinatari, con possibilità di definire liste di destinatari e di importare dati provenienti dalla rubrica di Windows, oppure da file di testo o in formato dbase IV (DBF 4) utilizzo di cover page personalizzate con i dati del destinatario dettagliato log delle attività effettuate dall applicazione possibilità di definire un indirizzo per l'invio delle notifiche dei fax spediti, non spediti o che dopo un certo tempo si trovano ancora in stato di elaborazione 2.11 License Manager License Manager è il componente che permette il controllo che la licenza d'uso venga rispettata. Questo modulo software viene installato su un computer connesso alla rete locale, e dotato di una porta parallela per stampante di tipo standard o una porta USB, che viene dedicata ad un dispositivo hardware (chiave): un sistema di protezione unico per l'intero prodotto. Non è necessario che il computer sia dedicato a questo scopo: al contrario, le condizioni di utilizzo più stabili in assoluto sono quelle in cui License Manager è installato come Servizio di Windows su un server. 3 Ambiente operativo e requisiti del sistema Nota: per andare incontro alle diverse esigenze degli utenti, sono disponibili licenze differenziate in base al numero di utenti e al database prescelto. Maggiori informazioni sono disponibili presso i Concessionari autorizzati CompEd, o possono essere richieste scrivendo a Un'apposita licenza developer offre vantaggiose condizioni di distribuzione, alle software house interessate ad integrare le funzionalità di Global Document System 5 all'interno delle proprie applicazioni software. Descrizione Tecnica GDS 5 - Vers. 11/05/ /17

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