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1 Applicativo HRPortal Versione del 21 Gennaio 2014 Elenco contenuti 1 - NOVITA' DI RILIEVO E PRECISAZIONI IMPORTANTI Conversione automatica Archivio DMS e Folder organizzativo (Nuova alberatura ) Pubblicazione a Folder organizzativo (Nuova tipologia di notifica) Gadget Folder organizzativo (Nuova opzione) Gadget Delega utenti (Nuova opzione) Gadget Visualizzazione timbrature (Nuova opzione) Gadget HR MySpace (Nuove opzioni) Gadget Gestione Sportello virtuale (Nuove opzioni) Gadget Aggiornamento HR (Notifiche) HR Infinity App Mobile (Novità) Riepilogo Nuove Notifiche Riepilogo delle operazioni a cura dell'utente...10 Versione Data rilascio 21/01/2014 Pag. 1 / 11

2 1 - NOVITA' DI RILIEVO E PRECISAZIONI IMPORTANTI 1.1 NOVITA' DI RILIEVO Vi consigliamo di prendere particolare visione degli argomenti sottoindicati, in quanto rilevanti ai fini dell'utilizzo dell'applicativo HRPortal. Conversione automatica Archivio DMS e Folder organizzativo (Nuova alberatura ) Pubblicazione a Folder organizzativo (Nuova tipologia di notifica) Gadget Folder organizzzativo (Nuove opzioni) Gadget Delega utenti (Nuove opzioni) Gadget Aggiornamento HR (Notifiche) HR Infinity App Mobile (Novità) 1.2 PRECISAZIONI IMPORTANTI CONTENITORE DMS Vi ricordiamo che per il DMS Contenitore E' NECESSARIO: IMPOSTARE LE PROCEDURE DI SALVATAGGIO DEL PERCORSO DA VOI INDICATO IN DMS - IMPOSTAZIONI GLOBALI COME CONTENITORE. (Da Workspace Archivio - Impostazioni - Impostazioni globali). QUESTO E' NECESSARIO IN QUANTO, IL PERCORSO DI CUI SOPRA, E' L'UNICO LUOGO DOVE VENGONO MEMORIZZATI I DOCUMENTI (Cedolini, Cartellini, etc.) E DAL QUALE VENGONO REPERITI I DATI DA VISUALIZZARE NEL Folder Dipendente - Documenti personali e/o Folder Organizzativo. NEL CASO IN CUI IL CONTENITORE SI PERDA O VENGA CORROTTO, NON SARANNO PIU' REPERIBILI I DATI RELATIVI A TUTTE LE PUBBLICAZIONI GIA' EFFETTUATE. Versione Data rilascio 21/01/2014 Pag. 2 / 11

3 2 - Conversione automatica Archivio DMS e Folder organizzativo (Nuova alberatura ) Al fine di ottenere una più efficace e funzionale suddivisione dei documenti archiviati e/o pubblicati, dal presente aggiornamento, tramite una conversione automatica eseguita in fase di amministrazione conseguente al caricamento della versione in oggetto, verrà variata l'alberatura dell'archivio DMS e del Folder organizzativo. Si precisa che l'alberatura presente all'interno del gadget Documenti personali resta invariata rispetto a quanto già in uso. 2.1 Nuova alberatura a Folder organizzativo La nuova alberatura avrà, dopo la cartella principale, una nuova cartella di raggruppamento. L'albertura successiva alla cartella di raggruppamento resterà invariata rispetto a quanto già in uso. Le cartelle di raggruppamento, a secondo della macro tipologia dei documenti contenuti, saranno: 001 Area del personale Documenti relativi all'area del personale ( Es. Libro unico da consegnare, Modello CUD,Cartellino presenze, etc.) 010 Area fiscale Documenti relativi all'area fiscale ( Es. Modello F24, Modello 770, etc.) 020 Area amministrativa Documenti relativi all'area amministrativa ( Es. Fatture, etc.) Esempio di nuova visualizzazione in archivio DMS Visualizzazione precedente Zucchetti S.p.A/Libro unico da consegnare /2014/... Visualizzazione attuale Zucchetti S.p.A/001 Area del personale/libro unico da consegnare/2014/.. I Modelli di pubblicazione predefiniti Zucchetti, con il presente aggiornamento, sono stati adeguati alla nuova alberatura sopra indicata. Le forzature relative ai modellli di pubblicazione predefiniti Zucchetti, se presenti, verranno anch'esse adeguate, tramite la conversione automatica, alla nuova alberatura. Versione Data rilascio 21/01/2014 Pag. 3 / 11

4 ATTENZIONE: Si precisa che nel caso in cui si fossero gestiti dei Modelli di pubblicazione NON standard Zucchetti, l'adeguamento del percorso alla nuova alberatura, sia ad archivio DMS che a Folder organizzativo, dovrà essere eseguito manualmente dall'utente amministratore del sistema. Se presenti anche delle forzature relative al Modello di pubblicazione NON standard Zucchetti, l'utente amministratore del sistema dovrà agire manualmente anche su queste ultime, per adeguare i/il percorso del Folder organizzativo alla nuova alberatura. 2.2 Nuova alberatura in archivio DMS La nuova alberatura avrà, dopo la cartella principale contenuta in Aziende gestite, una nuova cartella di raggruppamento. Si precisa che l'albertura successiva alla cartella di raggruppamento resterà invariata rispetto a quanto già in uso. Le cartelle di raggruppamento, a secondo della macro tipologia dei documenti contenuti, saranno: 001 Area del personale Documenti relativi all'area del personale ( Es. LUL, CUD, Cartellino, etc.) 010 Area fiscale Documenti relativi all'area fiscale ( Es. Modello F24, Modello 770, etc.) 020 Area amministrativa Documenti relativi all'area amministrativa ( Es. Fatture, etc.) Esempio di nuova visualizzazione in archivio DMS Visualizzazione precedente Aziende gestite/zucchetti S.p.A/Libro unico da consegnare/2014/... Visualizzazione attuale Aziende gestite/zucchetti S.p.A/001 Area del personale/libro unico da consegnare/2014/... Versione Data rilascio 21/01/2014 Pag. 4 / 11

5 2.3 Utilità di verifica della conversione alla nuova alberatura Al fine di agevolare l'utente nelle operazioni di verifica della conversione automatica relativa ai percorsi dell'archivio DMS e del Folder organizzativo è disponibile una nuova funzionalità di utilità Stampa di controllo ( Da Pannello di controllo/sistema/hr Gestione/Utilità/Verifica conversione DMS/Folder organizzativo ), che permette di eseguire le stampe di controllo relative a quanto elaborato con la conversione automatica. La funzionalità permette di selezionare il Tipo di elenco di verifica che si vuole ottenere: Elenco anomalie Permette di visualizzare/stampare l'elenco delle eventuali anomalie riscontrate durante l'esecuzione della conversione automatica; si precisa che se non presenti verrà emesso il messaggio Non ci sono dati da stampare. Elenco cartelle convertite (Archivio DMS) Permette di visualizzare/stampare l'elenco delle cartelle convertite automaticamente in archivio DMS, indicando la Cartella di orgine elaborata, la Cartella di destinazione relativa e la Data di avvenuta conversione. Elenco cartelle convertite (Folder organizzativo) Permette di visualizzare/stampare l'elenco delle cartelle convertite automaticamente a Folder organizzaztivo, indicando la Alberatura di orgine elaborata, la Alberatura di destinazione relativa e la Data di avvenuta conversione. Elenco Forzature modello di pubblicazione convertite Permette di visualizzare/stampare l'elenco delle forzature modello di pubblicazione, per Azienda e Modello di pubblicazione, per cui è stato automaticamente variato il Percorso a Folder organizzativo e/o il relativo Percorso di sicurezza, adeguandoli al nuovo standard di alberatura. La stampa contiene l'indicazione dei percorsi, di cui sopra, precedenti e del loro valore attuale elaborato dalla conversione automatica. Si precisa che tale funzionalità è attiva solo per il gruppo 1 Amminis.Zucchetti ; sarà a cura dell'utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la Configurazione menù. Versione Data rilascio 21/01/2014 Pag. 5 / 11

6 3 - Pubblicazione a Folder organizzativo (Nuova tipologia di notifica) Dal presente aggiornamento, per le pubblicazioni eseguite a Folder organizzativo, è stata introdotta una nuova tipologia di notifica di pubblicazione con allegato. L'opzione, se selezionata agendo opportunamente con la funzionalità di Forzature modello ( Da Pannello di controllo Sistema HR Pubblicazione Pubblicazione Forzature pubblicazione) sul campo Folder organizzativo-pubblicazione/tipo notifica, permette di inviare la notifica di avvenuta pubblicazione, al destinatario della stessa, allegando il/i documento/i pubblicato/i. L'opzione di cui sopra è attivabile solo per i seguenti Modelli di pubblicazione standard Zucchetti, prodotti dall'applicativo PagheOmnia: Codice modello di pubblicazione PAFATTUR PANOTAAC PAPROFOR PAPROPOS PARICEVU PASTACER PASTACON PASTASCH PASTASOL GUMODF24/AGOMODF2401 Descrizione Fattura Nota di accredito Proforma Proposta Ricevuta Certificazione ritenute Contratto Scheda contabile Sollecito di pagamento Modello F Gadget Folder organizzativo (Nuova opzione) Dal presente aggiornamento con le opzioni massive PDF-Download documenti selezionati e PDF-Download documenti non assegnati, sarà possibile indicare, tramite l'apposita opzione Attiva modalità fronte retro (valore spuntato), se i documenti, per i quali si stà eseguendo il download, dovranno essere predisposti per poter essere stampati in modalità fronte retro. 5 - Gadget Delega utenti (Nuova opzione) Al fine di consentire all'utente la scelta del testo del messaggio da proporre nella notifica inviata con l'opzione, singola o massiva, Attiva utente con notifica credenziali, è stata apportata la seguente implementazione: Versione Data rilascio 21/01/2014 Pag. 6 / 11

7 Definizione configurazione Sezione Notifiche utente ( Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione ) Aggiunta la nuova opzione Notifica credenziali Utilizza anche in delega utenti che, se attivata (valore spuntato), permette di utilizzare il modello messaggio oppure il messaggio indicato, oltre che nella notifica inviata dalla funzionalità di Creazione automatica utenti, anche nella notifica inviata tramite l'utilizzo dell'opzione Attiva utente con notifica credenziali presente nel gadget Delega utenti. Nel caso in cui non fosse attivata (valore non spuntato), il testo del messaggio della notifica, di cui sopra, risulterà essere quello standard già in uso. Si precisa che, in automatico, la nuova opzione Notifica credenziali Utilizza anche in delega utenti sarà indicata con il valore No ( valore non spuntato ); sarà a cura dell'utente indicare un valore diverso, ove lo ritenesse necessario. 6 - Gadget Visualizzazione timbrature (Nuova opzione) Dal presente aggiornamento è stata introdotta la seguente nuova opzione: Definizione configurazione ( Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione ) Aggiunta la nuova opzione Visualizzazione timbrature Visualizza timbrature online che, se attivata (valore spuntato), permette di visualizzare le timbrature, del SOLO giorno corrente, anche in assenza dei moduli di Workflow Presenze. Si precisa che, in automatico, la nuova opzione Visualizzazione timbrature Visualizza timbrature online sarà indicata con il valore No ( valore non spuntato ); sarà a cura dell'utente indicare un valore diverso, ove lo ritenesse necessario. 7 - Gadget HR MySpace (Nuove opzioni) Dal presente aggiornamento sono state introdotte le seguenti nuove funzionalità: 7.1 Sezione Lista attività (Ordinamento variabile) Dal presente aggiornamento sarà possibile scegliere il tipo di ordinamento da utilizzare per la visualizzazione delle attività contenute nella Sezione Lista attività. I tipi di ordinamento applicabili sono: Livello E' l'ordinamento precedentemente in uso; visualizza l'elenco delle attività in ordine di livello di priorità definito. Attività (Codice,Descrizione) Visualizza l'elenco delle attività in ordine di codice attività e descrizione. Si precisa che l'ordinamento applicato di default è per Livello, ordinamento già precedentemente in uso; sarà a cura dell'utente variare, ove lo ritenesse necessario, Versione Data rilascio 21/01/2014 Pag. 7 / 11

8 l'impostazione agendo sulla nuova opzione Attivazione ordinamenti variabili HR MYSPACE presente in Definizione configurazione (Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione Definizione configurazione). 7.2 Sezione Recapiti La nuova sezione permette di visualizzare le informazioni relative alla propria Residenza italiana e/o al proprio Domicilio fiscale, evidenziando di queste ultime le informazioni principali che, normalmente, sono oggetto di comunicazione interna tra l'utente e l'azienda. Si precisa che, l'utilizzo di tale Sezione, anche se autorizzati al gadget HRMyspace, è di default consentito solo agli utenti appartenenti al gruppo 1 Amminis.Zucchetti ; per consentirne l'utilizzo ad altri Gruppi e/o Utenti è necessario agire opportunamente con la Configurazione menù. 8 - Gadget Gestione Sportello virtuale (Nuove opzioni) Dal presente aggiornamento sono state introdotte le seguenti nuove funzionalità: 8.1 Ordinamento variabile per visualizzare i Tickets Dal presente aggiornamento sarà possibile scegliere il tipo di ordinamento da utilizzare per la visualizzazione dei tickets, sia essi presenti in Sezione Generale che in Sezione Archivio, con l'apposita opzione Ordina per presente sul gadget stesso.. I tipi di ordinamento applicabili sono: Stato richiesta E' l'ordinamento precedentemente in uso; visualizza l'elenco dei tickets in ordine di Stato richiesta (Nuove richieste, Prese in carico, Chiuse) Numero tickets Visualizza l'elenco dei tickets in ordine di Numero ticket Richiedente Visualizza l'elenco dei tickets in ordine di Richiedente Argomento Visualizza l'elenco dei tickets in ordine di Argomento Si precisa che l'ordinamento proposto di default è per Stato richiesta, ordinamento già precedentemente in uso; sarà a cura dell'utente variare, ove lo ritenesse necessario, l'impostazione standard proposta, agendo sulla nuova opzione Attivazione ordinamenti variabili Gestione sportello virtuale, presente in Definizione configurazione (Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione Definizione configurazione). Versione Data rilascio 21/01/2014 Pag. 8 / 11

9 8.2 Archiviazione massiva dei Tickets in stato chiuso Dal presente aggiornamento è stata introdotta la funzionalità massiva di archiviazione dei tickets in stato chiuso selezionati; si precisa che la funzionalità di archiviazione del singolo ticket era già presente. A tale scopo è stata introdotta la nuova opzione di filtro dei tickets Chiuse ; selezionando quest'ultima compariranno tutti i tickets chiusi che a loro volta potranno essere selezionati e archiviati massivamente con l'apposita immagine di archiviazione presente nella testata del gadget stesso. 9 - Gadget Aggiornamento HR (Notifiche) Dal presente aggiornamento è stata introdotta la possibilità di inviare la notifica dello status dell'aggiornamento anche ad utenze e/o gruppi di sicurezza diversi da quelli autorizzati all'utilizzo dello stesso, appartenenti al gruppo HRPortalUpdate. Agendo opportunamente con la funzionalità Notifiche Autorizzazione ( Da Pannello di controllo Sistema HR Aggiornamento Sistema ) si potranno autorizzare gli utenti e/o i gruppi, a secondo dell'applicativo/i HR di loro competenza, a poter ricevere la notifica dello status relativo all'aggiornamento/i HR. La notifica inviata conterrà nel testo del messaggio il link per poter consultare il documento relativo al Sommario dei cambiamenti relativo all'aggiornamento HR eseguito. La notifica potrà essere inviata, a secondo di quanto indicato nel campo Tipo notifica presente in Notifiche Autorizzazione ( Da Pannello di controllo Sistema HR Aggiornamento Sistema), per l'applicativo e l'utente e/o il gruppo, nella seguente modalità: Inizio/Fine aggiornamento La notifica viene inviata all'inizio e alla fine dell'aggiornamento dell'applicativo HR Inizio aggiornamento La notifica viene inviata SOLO all'inizio dell'aggiornamento dell'applicativo HR Fine aggiornamento La notifica viene inviata SOLO all'a fine dell'aggiornamento dell'applicativo HR Le utenze appartenenti al gruppo HRPortalUpdate, indipendentemente dall'attivazione o meno della funzionalità di cui sopra, continueranno a ricevere la notifica con la modalità ed il formato già in uso. Si precisa che tale funzionalità Notifiche-Autorizzazione è attiva solo per il gruppo 1 Amminis.Zucchetti ed il gruppo HRPortalUpdate; sarà a cura dell'utente appartenente a tali gruppi, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la Configurazione menù. Versione Data rilascio 21/01/2014 Pag. 9 / 11

10 10 - HR Infinity App Mobile (Novità) Dal presente aggiornamento sarà possibile configurare le funzionalità utilizzabili con la HR Infinity App Mobile. Tutte le informazioni tecniche in merito all'attivazione e alle funzionalità del servizio, di cui sopra, sono contenute in un documento di approfondimento pubblicato in MyZucchetti. Per ulteriori informazioni si faccia riferimento ai consueti recapiti post-sales. Versione Data rilascio 21/01/2014 Pag. 10 / 11

11 11 - Riepilogo Nuove Notifiche Funzionalità Aggiornamento HR Tipo notifica (default) Oggetto notifica Testo notifica Publisher Applicativa <Descrizione applicativo> - Aggiornamento <status> ( iniziato, in corso, completato ) Aggiornamento alla versione <Versione> <status> ( iniziato, in corso, completato ) Prendere visione del sommario cambiamenti UPDATE_APP 12 - Riepilogo delle operazioni a cura dell'utente Si ritiene utile evidenziare le operazioni e le verifiche necessarie che l'utente dovrà eseguire dopo il caricamento del presente aggiornamento (dettagliate nelle pagine precedenti): Verifica tramite apposita funzionalità Verifica conversione DMS/Folder organizzativo Stampa di controllo della conversione automatica eseguita (Vedi paragrafo 2.3) Modelli di pubblicazione/forzature NON standard Zucchetti Verificare e/o variare i percorsi del folder organizzativo adeguandoli alla nuova alberatura (Vedi paragrafo 2.1) Cordiali saluti ZUCCHETTI Divisione HR Versione Data rilascio 21/01/2014 Pag. 11 / 11

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