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1 MODULI 2014

2 Sommario MODULI MODULO BASE...3 EDOC WEB ACCESS...3 EDOC CONSOLE AMMINISTRAZIONE...3 MODULI DI ARCHIVIAZIONE...3 EDOC ARCHIVIAZIONE DA BARCODE...3 EDOC ARCHIVIAZIONE DA FILESYSTEM...4 EDOC RICONOSCIMENTO PDF VETTORIALI...4 EDOC STAMPANTE VIRTUALE...4 EDOC PROTOCOLLO...4 EDOC Report Manager/400 III...5 MODULI DI RICERCA / CLASSIFICAZIONE...6 EDOC RICERCA FULLTEXT...6 EDOC RACCOGLITORI...6 MODULI DI GESTIONE...6 EDOC SCADENZARIO...6 EDOC CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA...6 EDOC WORKFLOW...7 MODULI DI PUBBLICAZIONE / DISTRIBUZIONE...7 EDOC CONSOLE INVIO /PEC...7 EDOC CORRISPONDENZA UNIFICATA...8 EDOC ACCESSO WEB PER SOGGETTO...8 EDOC PORTALE DOCUMENTI...9 MODULI DI INTEGRAZIONE ERP...9 EDOC INTEGRAZIONE ACG...9 CARATTERISTICHE HARDWARE & SOFTWARE... 11

3 MODULO BASE EDOC WEB ACCESS Il modulo WEB Access (modulo base) è il cuore di EDOC. E il prerequisito per qualsiasi altro modulo poiché fornisce gli strumenti di ricerca e di accesso ai documenti. Attraverso una comoda interfaccia web il modulo permette di accedere ai documenti archiviati ricercandoli per tipologia, protocollo, data di archiviazione, inclusione in raccoglitori e associazione a soggetti (alcune modalità di ricerca sono vincolate ai moduli effettivamente acquisiti). E altresì possibile personalizzare alcune impostazioni del sistema quali: - Registrazione Utenti - Gestione Organigramma - Configurazione profili e permessi EDOC CONSOLE AMMINISTRAZIONE Questo modulo permette l amministrazione di particolari funzionalità del sistema che permettono di estendere l area di gestione dei documenti e le regole di trattamento dei documenti. In particolare è possibile gestire: - Nuove Banche Dati - Nuove Tipologie Documenti - Personalizzazione delle chiavi di ricerca - Nuove anagrafiche esterne - Regole di creazione raccoglitori - Tabelle personalizzate MODULI DI ARCHIVIAZIONE EDOC ARCHIVIAZIONE DA BARCODE Questo modulo si rende necessario quando si vogliono archiviare automaticamente i documenti cartacei sui quali è stato apposto un barcode prodotto da una delle seguenti funzionalità del sistema documentale: - Report Manager - Stampa di Etichetta di protocollo - Stampa di etichetta di registrazione contabile - Apposizione timbro su immagine digitale L archiviazione di tali documenti viene attivata dalla scansione di uno o più documenti su una cartella monitorata. Il PDF unico prodotto su questa cartella viene scomposto per codice a barre e ciascun sotto-documento viene archiviato (o riarchiviato) sula base delle informazioni codificate nel codice a barre stesso. Da ciò ne consegue che è possibile scansionare insieme, in un unica soluzione, documenti differenti che verranno comunque riconosciuti e suddivisi in fase di archiviazione. Il barcode può essere apposto sulla prima pagina di

4 ciascun documento ed è anche possibile includere nella scansione eventuali allegati purché successivi alla prima pagina di ciascun documento principale. EDOC ARCHIVIAZIONE DA FILESYSTEM Questo modulo permette di archiviare qualsiasi documento depositato su una o più cartelle monitorate. I documenti in essi creati o copiati vengono automaticamente spostati in EDOC ed archiviati attraverso un profilo di classificazione predefinito (es. Cartella Corrispondenza Ricevuta) EDOC RICONOSCIMENTO PDF VETTORIALI Questo modulo permette di archiviare qualsiasi documento PD depositato su una o più cartelle monitorate attraverso il riconoscimento automatico della tipologia del documento. Tale riconoscimento è basato sull individuazione di alcune caratteristiche testuali precedentemente definite che permettono al sistema di applicare il corretto metodo di classificazione del documento. Un esempio classico di utilizzo di tale sistema è l archiviazione del Libro Unico del Lavoro. Quando non è possibile catturare automaticamente il documento in fase di creazione è sufficiente definire una cartella da monitorare e un insieme di regole che indichino al sistema come riconoscere il pdf da eventuali altri documenti inseriti sulla stessa cartella. Quando il sistema troverà corrispondenza tra un pdf e le regole preimpostate provvederà ad archiviare (suddividere ed etichettare, se richiesto) il pdf riconosciuto, estraendo da questo le informazioni di classificazione. EDOC STAMPANTE VIRTUALE Attraverso una funzione di Stampa Virtuale EDOC rende possibile l archiviazione di qualsiasi documento stampabile in Microsoft Windows. Il modulo non entra nel dettaglio dell applicazione che genera il documento o la sua stampa, ma simula una stampante virtuale che si interfaccia al processore di stampa del sistema operativo per estrarre l immagine già pronta del documento da stampare. Tale immagine viene convertita in un documento PDF al quale dovranno essere associate delle chiavi di ricerca. Il modulo è stato progettato per essere facilmente interfacciabile con applicazioni di terze parti al fine di automatizzare il processo di associazione delle chiavi di indicizzazione. EDOC PROTOCOLLO Questo modulo consente di gestire la protocollazione dei documenti in ingresso e in uscita gestendo molteplici registri di protocollo associati alle varie tipologie di documento e la produzione di etichette autoadesive. Inoltre, permette la creazione di sessioni di emergenza, indispensabili per gestire la protocollazione durante una temporanea interruzione del servizio. Tra le caratteristiche principali: Aderenza alle norme vigenti Generazione di etichette di segnatura Possibilità di segnatura diretta sull immagine digitale Informazioni di segnatura personalizzabili per tipologia documentale

5 Generazione di barcode (es. in formato CODE39 o PDF417) per la segnatura dei documenti Interfacciamento diretto di stampanti di etichette in modalità driver Windows Interfacciamento diretto di periferiche di acquisizione attraverso interfacce TWAIN e WIA Acquisizione immagini contestuale alla protocollazione Acquisizione immagini differita e massiva tramite riconoscimento dei barcode apposti sui documenti Gestione organigramma aziendale Gestione anagrafica soggetti esterni Possibilità di interfacciamento database esterni Interfacciamento Indice Centrale delle Pubbliche Amministrazioni Smistamento interno della corrispondenza senza duplicazione delle informazioni Assegnazione per competenza anche a più destinatari interni Smistamento in copia conoscenza ad uno o più destinatari interni Produzione della Ricevuta di protocollo per la corrispondenza in ingresso Interfacciamento diretto di dispositivi di firma digitale e apposizione marche temporali Gestione dell interoperabilità tra sistemi di protocollo informatico con spedizione della segnatura in formato xml e archiviazione delle ricevute di ritorno Gestione di molteplici registri di protocollo Gestione annullamento protocollo Gestione della protocollazione in emergenza Stampa del registro di protocollo giornaliero Produzione del registro di protocollo giornaliero in formato pdf per conservazione sostitutiva Protocollazione da stampa virtuale di documenti prodotti da applicativi Windows Integrazione con servizi LDAP Protocollazione automatica della posta elettronica certificata in ingresso EDOC Report Manager/400 III Report Manager/400 è lo strumento di EDOC specializzato nella gestione dei documenti prodotti dal sistema AS/400. Consente la stampa grafica, la conversione in PDF e l archiviazione degli spool di stampa, attraverso l utilizzo di strumenti visuali per il ridisegno in modo grafico del layout di stampa e la definizione delle regole di trasformazione e archiviazione dello spool. Attraverso lo Spool Designer è possibile personalizzare l aspetto grafico degli spool aggiungendo loghi, linee, colori, formattazioni al testo ed eventualmente informazioni estratte da altre fonti di dati. Inoltre consente di definire le regole di trasformazione, memorizzazione e indicizzazione degli stessi, rendendo il cliente libero di gestire le proprie stampe. In alternativa è possibile acquistare modelli personalizzati già pronti, o concordare con Elmi Software un piano di progettazione e personalizzazione dei propri documenti.

6 MODULI DI RICERCA / CLASSIFICAZIONE EDOC RICERCA FULLTEXT Questo modulo permette di indicizzare il contenuto di qualsiasi documento archiviato permettendo operazioni di ricerca fulltext sull archivio documentale. Il processo è in grado di indicizzare automaticamente sia documenti testuali (es. Word, Excel, File di testo, xml, HTML, Spool di Stampa AS/400, Pdf Vettoriali) sia documenti acquisiti da scanner attraverso una operazione di estrazione testo con OCR. EDOC RACCOGLITORI I raccoglitori consentono di organizzare i documenti per pratiche o cartelle in modo da raccogliere insieme documenti di differente tipologia ma con uno stesso fattore in comune. Il termine viene impiegato per rappresentare una struttura gerarchica multilivello utilizzata per organizzare e raccogliere documenti eterogenei afferenti una stessa pratica, iter o obiettivo. Ciascun documento può essere incluso in molteplici raccoglitori senza che le informazioni di classificazione (e l immagine) siano effettivamente duplicate. Tra le caratteristiche principali del modulo si possono evidenziare: Gestione cartelle ad infiniti livelli Gestione di infiniti template (tipologie) di raccoglitori Possibilità di personalizzazione della numerazione dei fascicoli Possibilità di smistare fascicoli tra gli utenti Tracciabilità delle operazioni avvenute su fascicoli MODULI DI GESTIONE EDOC SCADENZARIO Questo modulo permette di gestire un cruscotto dei documenti soggetti a scadenza. Il cruscotto è consultabile per tipologia di soggetto erogante (clienti, fornitori, ) e per ciascuna tipologia di documento abilitata, evidenzia l assenza di documentazione o lo stato di scadenza dell ultimo documento archiviato. In quest ultima ipotesi permette di consultare l immagine dello stesso ed eventualmente di avviare la procedura di archiviazione di una nuova immagine. EDOC CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Il modulo di conservazione sostitutiva permette di attribuire pieno valore fiscale e civilistico ai documenti elettronici. Un documento viene definito elettronico quando viene prodotto o ricevuto direttamente in formato digitale (e dunque non viene mai materializzato su supporto cartaceo). La norma vigente prevede che affinché un documento, emesso o ricevuto in forma digitale, possa avere pieno valore fiscale e legale senza essere materializzato su carta, debba essere sottoscritto (singolarmente) con la firma

7 digitale di chi lo emette. Il modulo di conservazione sostitutiva permette di applicare in modo massivo la firma digitale sui singoli documenti, prodotti o ricevuti, digitando una sola volta il codice PIN della smartcard per ciascuna tipologia documentale da conservare. La norma prevede anche che i documenti cartacei non unici possono essere conservati sotto forma digitale purché tali documenti vengano trasformati in immagini digitali e venga loro apposta la firma digitale e la marca temporale. Tale processo, comunemente chiamato dematerializzazione di documenti cartacei o analogici, attribuisce pieno valore legale alle immagini conservate e permette di distruggere le copia cartacee degli originali. Non esistono vincoli temporali per attuare una dematerializzazione di documenti cartacei, per cui, è perfettamente legale attuare tale processo anche sugli archivi cartacei degli anni precedenti. Una recente circolare dell Agenzia delle Entrare specifica che se è possibile riprodurre tali documenti in formato pdf o tiff, mantenendo inalterato il contenuto informativo, è possibile evitare il processo di scansione applicando la conservazione sostitutiva sui file riprodotti. Le funzioni di conservazione sostitutiva di e-doc consentono di ottemperare a tutti gli obblighi previsti dalla delibera del CNIPA 11/2004 e dal Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze (MEF) del 23 gennaio 2004, relativo alla conservazione sostitutiva con valore legale di tutta la documentazione fiscale. EDOC WORKFLOW EDOC Workflow è lo strumento che si occupa della razionalizzazione dei flussi di lavoro che coinvolgono i documenti aziendali. EDOC Workflow è in grado di gestire uno sviluppo del flusso di lavoro di tipo sequenziale in cui si definisce il percorso tipico che il documento deve svolgere durante la sua gestione, secondo una sequenza cronologica di attività. Per ciascuna tipologia di documento è possibile definire dei flussi di lavoro da attivare al verificarsi di determinate condizioni. Ad esempio, è possibile definire un flusso di lavoro da attivare quando si approva o quando si modifica un documento. L elenco delle condizioni supportate è veramente completo, come completo è il set di funzionalità standard che EDOC mette a disposizione per la gestione del flusso di lavoro: smistamento automatico dei documenti ad uno o più destinatari interni; smistamento dei documenti per conoscenza ; approvazione di documenti a più livelli ed altro ancora. Inoltre, per le operazioni strettamente legate all organizzazione e ai sistemi informativi interni dell azienda è possibile definire nuove funzionalità attraverso lo sviluppo di funzioni personalizzate. Le funzionalità che richiedono l interazione con l utente vengono gestite attraverso una lista di Attività da svolgere presente nella sezione Attività di EDOC. Ciascun utente coinvolto in un flusso di lavoro può accedere al dettaglio dell attività assegnatagli e visualizzare il flusso di lavoro già svolto ed eventuali commenti lasciati durante il trattamento del documento. Può inoltre eseguire e completare l attività lasciando al sistema il compito di attivare i passi successivi (come ad esempio lo smistamento del documento ad un altro collega). MODULI DI PUBBLICAZIONE / DISTRIBUZIONE EDOC CONSOLE INVIO /PEC Questo modulo consente di gestire in modo automatico e controllato l invio periodico di documenti a soggetti esterni attraverso il canale della posta elettronica (anche PEC).

8 Attivando la funzione dall interfaccia web del modulo base, EDOC mostra all utente un elenco, riepilogativo per tipologia, dei documenti da spedire. Il sistema evidenzia il numero di documenti per i quali non è stata trovata una all interno degli anagrafici collegati e permette di ottenere l elenco di tali nominativi oppure di stampare in modo massivo i documenti che non verranno spediti. I documenti per i quali è stata identificata una potranno essere spediti semplicemente indicando un modello di lettere, personalizzabile per tipologia documento, e attivando un apposito pulsante. La procedura di inoltro effettivo delle potrà essere personalizzata per essere effettuata contestualmente alla richiesta di spedizione dei documenti oppure in orari o ad intervalli ben definiti della giornata. Il mittente della spedizione (indicato nel modello della lettera) riceverà notifica dei documenti che il server di posta utilizzato non riuscirà a recapitare. L intera operazione di spedizione verrà comunque tracciata all interno della scheda dei singoli documenti. EDOC CORRISPONDENZA UNIFICATA Il modulo di corrispondenza unificata sostituisce il precedente modulo Invio Automatico /PEC e gestisce l intero ciclo di spedizione dei documenti archiviati nonché la ricezione, archiviazione, protocollazione, classificazione e smistamento della corrispondenza in ingresso. La soluzione è stata studiata per poter essere facilmente integrabile in sistemi pre-esistenti senza la necessità di dover personalizzare o sviluppare nuove componenti software. Il modulo si interpone tra i software aziendali che già inviano e pec (client mail, applicativi terzi) e i server esterni che riceveranno i messaggi. Il modulo cattura i messaggi in transito (sia in ingresso che in uscita) e attua le seguenti regole: Archivia automaticamente un messaggio PEC inviato Archivia automaticamente una inviata Archivia automaticamente le ricevute di ritorno delle PEC inviate Collega le ricevute di ritorno delle PEC ai messaggi inviati Gestisce una anagrafica comune di indirizzi postali Rende disponibili su una interfaccia web tutto il resto della corrispondenza non trattata in automatico per consentire all utente se protocollarla o rifiutarla. Il sistema inoltre permette di implementare la gestione di PEC anche in applicativi terzi che non gestiscono in modo nativo questi canali. Infatti è possibile utilizzare il modulo di corrispondenza per inviare PEC attraverso una semplice mail che, opportunamente scritta, il modulo convertirà in una PEC. EDOC ACCESSO WEB PER SOGGETTO Questo modulo estende le funzionalità di accesso ai documenti del modulo base applicando un ulteriore criterio di filtro per determinati soggetti (dipendenti, agenti, clienti, fornitori,..). Durante la ricerca dei documenti, ai soggetti abilitati, verrà applicato un ulteriore filtro sulle chiavi di indicizzazione, che andrà ad aggiungersi alle regole di accesso basate sui gruppi e sulle tipologie documento, in modo tale che possano accedere solamente ai documenti di loro pertinenza.

9 EDOC PORTALE DOCUMENTI Il portale documenti è un modulo web di EDOC che unito al modulo EDOC Accesso WEB permette di pubblicare su una rete internet o intranet contenuti digitali riservati a specifiche categorie di soggetti, quali ad esempio, dipendenti, agenti o clienti, rendendoli accessibili in modo semplice ed organizzato in modo differente dalla gestione documentale EDOC poiché le finalità e le funzionalità esposte dal portale devono essere più semplici e limitate rispetto all operatività offerta da EDOC stesso. Attraverso l area di amministrazione del portale è possibile definire quali tipologie documentali possono essere pubblicate e rese accessibili alle categorie di utenti abilitate. Per poter abilitare una anagrafica di utenti (ad esempio i dipendenti) all accesso al portale, si deve dapprima abilitare l anagrafica corrispondente di EDOC all interno del portale e definire un campo da utilizzare come username (ad esempio il numero di matricola, o il codice fiscale). La sezione di consultazione permette invece di accedere ad un area di documentazione personale e ad un area di documentazione/modulistica generica (es. listini, brochure, manuali, ) MODULI DI INTEGRAZIONE ERP EDOC INTEGRAZIONE ACG Il modulo si integra in modo automatico e trasparente all ERP abilitando le seguenti funzionalità: Archiviazione dei libri contabili Archiviazione Documenti del Ciclo Passivo Accesso alle immagini dei documenti dalle principali funzioni dell ERP Archiviazione Libri Contabili L archiviazione dei libri contabili viene attivata attraverso la procedura di stampa. Lo spool prodotto viene automaticamente acquisito, convertito in forma grafica e archiviato sul sistema. Il documento classificato sulla base delle informazioni estratte dallo spool viene inserito tra i documenti da portare in conservazione sostitutiva. I documenti contabili forniti con i corrispondenti modelli grafici sono: Libro giornale Mastrini Registro IVA Libro Cespiti Estratto Conto Clienti / Fornitori Bilancio d esercizio Bilancio CEE Libro Cespiti Archiviazione Documenti del Ciclo Passivo L archiviazione dei documenti del ciclo passivo viene attivata al termine della registrazione contabile delle stesse. L utente ha la possibilità di selezionare un file dal computer, avviare una scansione guidata del documento cartaceo oppure può stampare una etichetta adesiva da apporre sul documento. L etichetta riporta il numero di protocollo IVA creato dalla registrazione contabile e un barcode che permette l archiviazione di molteplici

10 documenti cartacei semplicemente acquisendoli in modo massivo con un multifunzione o uno scanner su una cartella del server. Accesso alle immagini dei documenti Le immagini dei documenti archiviati in EDOC for ACG V3 possono essere consultate in qualsiasi momento sia dall ERP sia dall interfaccia WEB di EDOC. Nelle finestre di consultazione delle registrazioni contabili, dall estratto conto cliente/fornitore o dall interrogazione mastrini è presente una opzione che permette di accedere alla scheda del documento digitale di EDOC. La stessa funzionalità è raggiungibile dall interfaccia web di EDOC dalla quale è possibile ricercare un documento attraverso la sua tipologia e l indicazione di uno o più campi di ricerca quali, ad esempio, il fornitore, il protocollo iva del documento e il registro iva. E inoltre possibile ricercare tutti i documenti di un cliente o di un fornitore attraverso la ricerca per soggetto, che permette di avere una sintesi, per tipologia, dei documenti archiviati di un soggetto.

11 CARATTERISTICHE HARDWARE & SOFTWARE APPLICATION SERVER CPU XEON Quad Core RAM 4GB Ethernet: 100/1000 mbit HD: 20GB (*) SO: Microsoft Windows Server 2008 R2 o successivi DATABASE: SQLSERVER, ORACLE MAIL PROXY SERVER CPU XEON Quad Core RAM 2GB Ethernet: 100/1000 mbit HD: 20GB (*) SO: Microsoft Windows Server 2008 R2 o successivi DATABASE: SQLSERVER, ORACLE POSTAZIONE CLIENT CPU Intel Core Duo RAM 1GB Liberi Ethernet: 100/1000 mbit HD: 10GB (*) SO: Microsoft Windows XP SP3 o successivi Browser: Crome, Firefox, IE 10 Periferiche Consigliate Scanner Fujitsu Etichettatrice Dymo Etichettatrice Zebra TLP Etichettatrice Brother Q700