Facoltà di Ingegneria. prof. Sergio Mascheretti

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1 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI BERGAMO Sistemi i di controllo di gestione prof. Sergio Mascheretti IMPLEMENTAZIONE DI UN SISTEMA DI BPM SCG-L16 Pagina 0 di 37

2 OBIETTIVI DELLA LEZIONE Spiegare l evoluzione dei fabbisogni funzionali Conoscere il processo di implementazione delle soluzioni SW Evidenziare peculiarità e criticità di realizzazione Pagina 1 di 37

3 SPIEGARE LE LOGICHE DI EVOLUZIONE DEI FABBISOGNI FUNZIONALI Pagina 2 di 37

4 IL MODELLO DI RIFERIMENTO DA... opzioni strategiche semplici (poche variabili) STRATEGIA A... opzioni strategiche complesse (molte variabili) focus sulla dimensione economica OBIETTIVI focus sui Driver competitivi gerarchica focus sulla specializzazione ORGANIZZAZIONE snella focus sui processi che generano valore prevalgono i segnali forti PROCESSO monodirezionale (verticale) P&C prevalgono i segnali deboli pluridirezionale (verticale trasversale) Pagina 3 di 37

5 LE NUOVE COORDINATE La strategia è il dominio di variabili competitive diversificate... Nell organizzazione prevale la visione per processi... che impongono obiettivi di lungo periodo legati ai Driver competitivi Costi Livello di servizio Assortimento Qualità Time to market Customer satisfaction Innovazione tecnologica Nel processo di Progr. & Controllo l attenzione è ai segnali deboli è necessaria una visione multidimensionale Pagina 4 di 37

6 EVOLUZIONE DELLA REALTA AZIENDALE SICUREZZA DEGLI ACCESSI INTERNI ED ESTERNI COMPLESSITA E FLESSIBILITA DEL MODELLO DI BUSINESS Sistema azienda esteso AZIENDA RETE AUMENTO DELLA QUANTITA DI DATI DA GESTIRE ACCESSO ILLIMITATO OVUNQUE (24h X 365gg) AUMENTO DELLA QUANTITA DI DATI DA VALUTARE NEL PROCESSO DECISIONALE Pagina 5 di 37

7 CRITICITA E NECESSITA INTEGRAZIONE DI ARCHITETTURE, APPLICAZIONI E DATI ETEROGENEI ACCESSO AI DATI PIU RAPIDO E SICURO ANALISI PIU ACCURATE RIDUZIONE ATTIVITA TRANSAZIONALI Sistemi di controllo direzionale SIMULAZIONE ALLINEARE ICT ALLE NECESSITA DEL BUSINESS GESTIONE DELLA CONOSCENZA CONTROLLO PIU TEMPESTIVO Pagina 6 di 37

8 EVOLUZIONE DEI SISTEMI INFORMATICI step EDP Electronic Data Processing step Informatica distribuita funzionale step Informatica distribuita interfunzionale Nascita degli ERP step Utilizzo diffuso dei sistemi di BPM Pagina 7 di 37

9 CONOSCERE IL PROCESSO DI IMPLEMENTAZIONE DELLE SOLUZIONI SOFTWARE Pagina 8 di 37

10 ARCHITETTURA DI RIFERIMENTO PORTALE ENTERPRISE BUSINESS INTELLIGENCE DATA WAREHOUSE KNOWLEDGE MANAGEMENT CICLO PASSIVO PRODUZIONE CICLO ATTIVO SRM CICLO PASSIVO PRODUZIONE CICLO ATTIVO CRM CICLO PASSIVO PRODUZIONE CICLO ATTIVO AMMINISTRAZIONE FINANZA - CONTROLLO DI GESTIONE - PROCUREMENT Pagina 9 di 37

11 ASAP Roadmap IL PROCESSO DI IMPLEMENTAZIONE Initial Project Planning Project Procedures Training Project Kickoff Technical Requirements Quality Check Project Preparation Business Blueprint Project Management Organizational Change Management Trainingg Baseline Configuration and Confirmation System Management Final Configuration and Confirmation Develop Programs, Interfaces etc. Final Integration Test Quality Check Realization Project Management Organizational Change Management Training Develop System Environment Organizational Structure Definition Business Process Analysis Business Process Defintion Quality Check Final Preparation Production Support Project End Go Live & Support Project Management Training System Management Detailed Project Planning Cutover QQ uality Check Continuous Improvement Pagina 10 di 37

12 ATTRAVERSO UN APPROCCIO INTEGRATO organizzazione processi ruoli project management modello funzionale competenze specialistiche d area piattaforma tecnologica piattaforma applicativa system integration tool-kit Pagina 11 di 37

13 PREPARAZIONE DEL PROGETTO obiettivi benefici attesi aree di copertura organizzazione del progetto pianificazione di massima analisi as is individuazione delle leve dell I.T. Pagina 12 di 37

14 OBIETTIVI Affrontare il cambiamento saper migliorare continuamente Cogliere le opportunità per la riorganizzazione re-engineering dei processi. organizzazione flessibile Adeguare il Sistema Informativo alle esigenze aziendali adottando un approccio integrato t con il ridisegno dei processi aziendali. approccio integrato al ridisegno dei processi e dei sistemi informativi. Pagina 13 di 37

15 BENEFICI ATTESI Razionalizzazione delle attività e dei processi aziendali Integrazione, accessibilità e tempestività delle informazioni Semplificazione dell organizzazione aziendale e ridefinizione di ruoli e responsabilità Pagina 14 di 37

16 AREE DI COPERTURA L approccio integrato permette di affrontare il cambiamento coinvolgendo tutta l azienda. Con le soluzioni tradizionali si predilige invece un approccio funzionale Pagina 15 di 37

17 ORGANIZZAZIONE DEL PROGETTO Forte coinvolgimento degli utenti del sistema Forte coinvolgimento degli esperti interni di Information Technology Presenza di uno o più consulenti esterni per supportare le fasi di analisi e ridisegno dei processi Pagina 16 di 37

18 PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO Lo schema sintetico: Mese... Mese... Mese... Mese... Mese... Mese... Mese... Mese... Mese... Mese... Definizione ione del progetto Diagnosi preliminare Ridisegno dei processi Adeguamento organizz. Modello funzionale Selezione software Strategia implementaz. Realizzazione Pagina 17 di 37

19 ANALISI AS IS Analisi di dettaglio della soluzione applicativa esistente e identificazione dei macro-requisiti funzionali per il soddisfacimento delle esigenze informative Definizione Architettura Applicativa e Tecnologica Identificazione della strategia realizzativa Evidenziazione dei macro-impatti organizzativi e indicazioni per la gestione del cambiamento Pagina 18 di 37

20 INDIVIDUAZIONE DELLE LEVE DELL I.T. Il ruolo dell Information Technology in un processo deve essere considerato fin dai primi stadi della riprogettazione in quanto il suo utilizzo ha forti impatti organizzativi: può trasferire informazioni rapidamente e su lunghe distanze rendendo i processi indipendenti dai vincoli geografici; può trasformare processi destrutturati in transazioni routinarie; consente di applicare complessi metodi analitici ai processi; FONTE: T.H. DAVENPORT Pagina 19 di 37

21 INDIVIDUAZIONE DELLE LEVE DELL I.T. (segue) può ridurre o sostituire il lavoro umano in un processo; rende disponibile una grande quantità di informazioni; consente cambiamenti nella sequenza di attività di un processo; può consentire la rapida diffusione di esperienze e conoscenze; consente un controllo dettagliato dello status del processo; consente di fare a meno di intermediari, i ponendo in diretta connessione due parti di un processo. FONTE: T.H. DAVENPORT Pagina 20 di 37

22 ERP: SEQUENZA FASI DI PROGETTO Macro fasi previste dalla metodologia ASAP 1. Preparazione 2. Blueprint 3. Realizzazione 4. Avvio operativo 5. Presidio FASE DI CHANGE MANAGEMENT Pagina 21 di 37

23 ERP: CARATTERIZZAZIONE DELLE FASI Obiettivi Attività Output Pagina 22 di 37

24 ERP: ORGANIGRAMMA DI PROGETTO Steering Committee Quality Assurance Fornitore Project Manager 1 risorsa interna Gruppo di Progetto Change Management Team risorse esterne e interne Project Engineering i risorse esterne e interne Tecnologia Interfacce Rete Hardware SAP Project Manager risorsa esterna Financial Accounting Controlling e Investment Management Treasury Material Management Sales and Distribution Project System Plant Maintenance Human Resource consulenti risorse interne (Key user e End user) ICT e Organizzazione consulenti risorse interne (Key user e End user) ICT e Organizzazione consulenti risorse interne (Key user e End user) ICT e Organizzazione consulenti risorse interne (Key user e End user) ICT e Organizzazione consulenti risorse interne (Key user e End user) ICT e Organizzazione consulenti risorse interne (Key user e End user) ICT e Organizzazione Pagina 23 di 37

25 ERP: FASE DI CHANGE MANAGEMENT Obiettivi Realizzare interventi di comunicazione e formazione in grado di assicurare la partecipazione attiva e motivata del personale e la comprensione dei benefici e delle opportunità fornite dal nuovo Sistema Informativo Evidenziare le aree di miglioramento dei processi Evidenziare le attività necessarie per la revisione dei processi Attività Redazione dei Piani di formazione e di comunicazione Eventuale ridefinizione di ruoli / mansionari / responsabilità Analisi dei processi e dei flussi informativi esistenti Output Definizione dei nuovi processi organizzativi ed operativi e dei flussi informativi Predisposizione manualistica di supporto Pagina 24 di 37

26 BPM : STIMOLI ALL INTRODUZIONE Pagina 25 di 37

27 BPM : VALORE AGGIUNTO PER L AZIENDA Pagina 26 di 37

28 BPM : CLASSI DI FUNZIONALITA IMPLICAZIONI ORGANIZZATIVE Data mining Simulation Sofisticazione tecnologica e stratificazione delle funzionalità del sistema misurazione performance Analisi geografica Necessità di cultura e competenze analitiche Query e reporting ad hoc, pull analisi multidimensionale, OLAP Valore del sistema di BPM Cruscotti direzionali Reporting standard, d push Riduzione del numero di utenti, disponibilità di dati elementari strutturati Pagina 27 di 37

29 BPM : FOCUS SULLE DIMENSIONI (esempio) I CLIENTI CANALE ZONA AGENTE RIGA MINIMA (CIRCA 50) RIGHE SINTETICHE SUBTOTALI CONTO ECON. DIMENSIONI FAM.STATIST. FAM.MERCEOL. CATEGORIA MISURE PREZZO MEDIO ULTIMO FATTURATO NETTO PERIODO ANNO QUARTER MESE PROGRESSIVO A CONS.AC CONS. AP DELTA AC/AP BUDGET SCENARIO PRODOTTO Pagina 28 di 37

30 BPM : GERARCHIE DI ANALISI Assortimento Paese... Holding Macro-linea Regione Area Impresa Linea di prodotto Zona Distretto Divisione Articolo Cliente - canale -mercato - anzianità Filiale Funzione Componente Ordine Agente Unità Organizzativa Gerarchia produttiva Gerarchia commerciale Gerarchia distributiva Gerarchia organizzativa Pagina 29 di 37

31 BPM : MODELLO FUNZIONALE Pagina 30 di 37

32 BPM : FASI DI PROGETTO Valutazione preliminare e pianificazione Piano di progetto e progettazione del team Analisi e definizione di requisiti funzionali e informativi Progettazione del business model Progettazione della base dati direzionale. Scelta architettura tecnologica Individuazione e analisi delle fonti dei dati Installazione software e hardware Scelta prodotti e soluzioni informatiche Costruzione del sistema Sviluppo e implementazione delle applicazioni di BI (reporting, analisi, visualizzazione, interrogazione, ecc.) Test, validazione, avviamento, esercizio Diffusione, evoluzione e ottimizzazione del sistema Change management (gestione attese, cultura sul sistema, process management, profili user, marketing interno, ecc.) Pagina 31 di 37

33 BPM : ASPETTI IMPLEMENTATIVI APPROCCIO SISTEMICO Fase iniziale Identificare gli obiettivi del progetto Identificare i fattori di successo Identificare le risorse Identificare una cultura di progetto Fase intermedia Definizione dei ruoli Identificazione dei responsabili Definizione del contesto organizzativo Definizione punti di monitoraggio Fase finale Consegna del prodotto Formazione Supporto e assistenza Definitivo rilascio APPROCCIO ORGANIZZATIVO Valutazione e pianificazione Definizione obiettivi Definizione processi Programmazione operativa Utilizzo strumenti di project management Definizione piano di progetto Definizione pool di risorse Progettazione Progettazione concettuale e analisi requisiti Analisi fonti informative Realizzazione Installazione componenti hardware/software Costruzione del datawarehouse Realizzazione applicazioni Definizione i i criteri i di accesso ai dati Esercizio Formazione Avvio e tuning Supporto Ottimizzazione ed evoluzione Sviluppo competenze Ottimizzazione performance e soluzioni Evoluzione del sistema Pagina 32 di 37

34 EVIDENZIARE PECULIARITA E CRITICITA DI PROGETTO Pagina 33 di 37

35 ALCUNI PUNTI DI ATTENZIONE Definire obiettivi chiari già in fase di selezione Svolgere la selezione in autonomia su soluzioni software e piattaforme hardware poco conosciute Analizzare attentamente il contratto di fornitura Informare costantemente lo sponsor di progetto Comunicare in modo frequente ed esaustivo con costanti confronti al piano di progetto Pagina 34 di 37

36 ALCUNI PUNTI DI ATTENZIONE (segue) Scegliere l architettura hardware più performante e più stabile Gestire attentamente la consuntivazione sia in termini di quantità che di aderenza alle ipotesi di progetto Gestire in modo puntuale il coinvolgimento delle risorse interne Non perdere mai di vista i milestones definiti: tutti i problemi si gestiscono se affrontati in tempo Verificare l analisi costi benefici nel corso del progetto di implementazione Pagina 35 di 37

37 BPM: POSSIBILI CAUSE DI INSUCCESSO Tecnologia inadeguata Carenza di sponsorizzazione Sistema troppo complicato Non raggiungimento i degli obiettivi i i definiti i i in fase inizialei i Risorse tecniche, economiche, organizzative insufficienti Management non sufficientemente coinvolto Valutazione ai soli fini di ritorno economico Pagina 36 di 37

38 BPM: POSSIBILI CAUSE DI INSUCCESSO (segue) Incapacità nel definire le necessità informative Dubbia integrità e qualità dei dati Ostilità/resistenza di parte dell organizzazione Sistema non legato agli FCS dell azienda Tempi troppo lunghi per lo sviluppo del sistema Supporto discontinuo da parte della software house fornitrice Pagina 37 di 37