Guida alla gestione di Chiedi all esperto Versione gennaio 2014

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1 Guida alla gestione di Chiedi all esperto Versione gennaio 2014 a cura di paolo.sirtoli@gmail.com Il seguente diagramma di flusso illustra il percorso delle domande che vengono poste a chiedi all esperto (CE), rubrica di vialattea.net Caratteristica peculiare di CE è la revisione interna delle risposte da parte degli altri esperti, che possono consigliare modifiche, aggiunte, revisioni, ecc.

2 Accesso alla gestione di CE 0 NOTA BENE: si suggerisce vivamente di utilizzare il browser Mozilla Firefox; è noto che Internet Explorer ha comportamenti anomali che possono pregiudicare il buon esito delle operazioni. Si accede al sistema di gestione di CE al seguente indirizzo: Questo indirizzo può essere memorizzato nei preferiti del browser e richiamato all occorrenza. Si apre ora la form di autenticazione Nome utente: inserire il proprio cognome con la prima lettera maiuscola e le altre minuscole Password: ************* premere il pulsante OK Si accede così alla prima pagina di coordinazione: a sinistra compare il menu principale, a destra compariranno a mo di promemoria - l elenco delle risposte pronte da mandare alla mailing-list e l elenco di quelle in fase di revisione da parte degli esperti. Se durante l autenticazione il coordinatore mette la spunta sulla voce Salva password nell elenco password ogni volta che accederà a quell indirizzo avrà il pannello già compilato, con notevole risparmio di tempo. Tuttavia se nel corso dell attuale sessione di lavoro con il browser si è già acceduto ad un altra area riservata, purtroppo i dati dell accesso rimarranno in memoria, e dato che in generale sono diversi, il sistema di CE risponderà con il messaggio autorizzazione fallita. A questo punto per poter ritentare, sarà necessario chiudere tutte le finestre del browser.

3 Sfoltimento iniziale delle domande 1 Scegliendo dal menu a sinistra la voce domande da esaminare si accede alle pagine dove sono contenute tutte le domande inviate dagli utenti, relative alle proprie sezioni. La prima riga contiene: - un numero, usato dal database, che serve per identificare univocamente le domande. Cliccando su di esso si apre l interfaccia che permette la modifica di tutti i campi del record - la data di immissione della domanda - nome dell utente - (cliccabile) dell utente - totale domande poste dall utente / totale risposte (cliccabile) La seconda riga contiene il testo della domanda. La terza riga contiene i menu per le azioni da compiere, possibilmente nel seguente ordine 1 - domanda indirizzata male: riguarda un altro settore Se la domanda non è nella sezione corretta occorre girarla alla sezione competente. Le sezioni chiuse hanno sfondo rosso. E in teoria possibile girare una domanda ad un settore chiuso, ma è bene procedere con buonsenso. Dunque scegliete la sezione dal menu girala a e poi premete OK 2 domanda da scartare (per motivi diversi) Se la domanda non soddisfa nemmeno lontanamente i requisiti di vialattea, selezionare la voce scartata, che prevede un ulteriore passo in cui sarebbe opportuno fornire i motivi. Questa opzione si usa anche per eliminare doppioni delle domande. Se la domanda è ragionevole ma non rispetta i requisiti, è possibile inviare all utente un messaggio standard ma comunque modificabile a piacere. I casi sono i seguenti: a- Re: ci ha provato : l utente ha cercato di porre una domanda a settori chiusi (ad esempio fa arrivare ad astronomia una domanda destinata a chimica, settore chiuso) b- Re: troppo generica : l utente ha formulato una domanda troppo generica c- Re: troppo specifica : l utente ha formulato una domanda troppo specifica

4 d- Re: troppe richieste : ci sono troppe richieste e per non indurre un attesa lunga e forse inutile, è meglio respingere subito la domanda e- Re: domanda pericolosa : la domanda riguarda argomenti pericolosi (esplosivi, procedure a rischio) e quindi la risposta non viene volutamente fornita f- Re: usa il motore di ricerca : sempre più spesso gli utenti ripropongono le stesse domande, alcune delle quali hanno già una risposta. Basterebbe usare il motore di ricerca interno. g- Re: non abbiamo esperti : non ci sono esperti per il settore specifico della domanda h- Re: eeeeehhhhh?? : la domanda appare formulata in modo incomprensibile i- no consulto medico è obsoleta (all inizio di CE c era anche una sezione medicina e salute 3 domanda interessante ma difficile da assegnare In questo caso scegliere la voce x-files: la domanda verrà messa in un area liberamente consultabile dagli esperti, che potranno eventualmente rispondere. Dopo un periodo di giorni, le domande x- files devono essere eliminate dal database (vedi Utility). Confermare cliccando su OK. 4 se scoppiate a ridere durante la lettura del testo Le domande più assurde, astruse, o divertenti vengono conservate nel libro nero in cui possiamo sorridere di certe domande da neurodeliri. Scegliere tale opzione e premere OK. 5 domanda accolta Occorre compiere due passi: scegliere accolta dal primo menu e il settore nel secondo menu. Infine confermare cliccando su OK. Suggerimenti Nessuno ci paga: se ci sono dubbi nell accoglimento di una domanda e già ce ne sono a iosa, cestinate senza pietà. Tanto la riproporranno. A volte certi brillantoni pensano di essere più chiari scrivendo le domande in stampatello, personalmente la cosa mi irrita moltissimo e dunque cestino immediatamente. Se il testo della domanda contiene errori grammaticali o comunque è da modificare, accoglietela ugualmente, l editing del testo sarà fatto nel prossimo passo. Risposte x-files Quando una risposta x-files merita la pubblicazione, è necessario dapprima assegnarle il settore. Il campo azione non compare perché ovviamente sarà accolta. Al suo posto compare, su sfondo verde, il nome dell esperto che ha risposto, a titolo di suggerimento. Dato che a priori non si conosce il settore di una risposta x-files (altrimenti sarebbe stata accolta normalmente) gli avvisi compaiono a tutti e tre i coordinatori. Vale dunque una sorta di autoregolamentazione: agisce solo il coordinatore interessato da quella domanda.

5 Assegnazione delle domande accolte 2 Scegliendo dal menu a sinistra la voce situazione si accede alla pagina che mostra le domande in corso di elaborazione. La pagina è divisa in quattro sezioni: la prima mostra le domande accolte, da assegnare agli esperti di quel settore. Come si vede dalla figura, il testo della domanda compare in una casella di testo, il che significa che possiamo modificarlo per correggere errori, migliorare la forma, ecc. Si seleziona quindi l esperto come indicato nella figura seguente: I colori dei vari esperti identificano la loro disponibilità a ricevere nuove domande: verde significa desidero più domande, giallo una domanda per volta, please, il rosso ora non sono disponibile e il bianco indica l ordinaria disponibilità, cioè quella piena. E possibile inviare la domanda anche agli esperti in rosso in caso di estrema urgenza o casi particolari: sta alla correttezza del coordinatore. Occorre ricordare agli esperti di aggiornare la loro disponibilità nella loro pagina personale in area esperti in modo da avere sempre il quadro sinottico della loro disponibilità. Una volta effettuata la scelta, comparirà una mail standard e personalizzabile, ad esempio per chiedere conferma dell accettazione della domanda. Di norma vige il silenzio-assenso anche se non di rado occorre ricordare gli esperti che hanno domande pendenti. Risposte x-files Le risposte x-files possono interessare un settore ma avere risposta da parte di un esperto di un altro settore, o addirittura da parte di un esterno. Per questo motivo il menu è più ricco: - il primo menu mostra gli esperti interni - il secondo menu mostra tutti gli esperti di CE - il campo di testo permette di scrivere un nome qualunque In questo caso il menu degli esperti non mostra i colori perché l assegnazione di una risposta x-files in realtà è soltanto l attribuzione della risposta e dunque non coinvolge l esperto.

6 Composizione di una risposta 3 Se va tutto bene, l esperto dopo una paio di settimane inserirà autonomamente la risposta, accedendo dalla propria area personale. In alcuni casi è possibile che l esperto fornisca al coordinatore la risposta in altro formato (mail, file MS word, ecc.) In tal caso scatta la procedura di pubblicazione. Dal menu di sinistra si sceglie situazione settori e nella seconda parte avremo la tabella con le domande assegnate. Nella prima riga abbiamo: - il nome dell esperto, cliccabile in modo da potergli inviare una mail (generalmente di sollecito) - da quanti giorni ha in assegnazione la risposta - l eventuale segnalazione dell ultimo sollecito effettuato - un pulsante che serve a rimettere la domanda nella lista di quelle da esaminare (nel caso l esperto getti la spugna) - il pulsante di sollecito, che apre un form in cui si può personalizzare una mail generica di sollecito a fornire la risposta alla domanda assegnata - il pulsante di risposta, che apre l editor Nella seconda riga il solito numero identificativo, cliccabile per modifiche al volo della domanda, e il testo. Clicchiamo sul tasto Risposta! Si apre la pagina dell editor in cui potremo: - inserire il contenuto della risposta - applicare gli stili opportuni - caricare (upload) le immagini sul server - inserire eventuali immagini nella risposta - creare gli eventuali collegamenti ipertestuali Prima però è necessario specificare dal menu a tendina l argomento specifico della domanda. Se la risposta è stata creata con MS Word, è possibile che l operazione di copia e incolla dia luogo ad artefatti anche pesanti. In tal caso cliccare sull icona tags che MS Word proditoriamente aggiunge. che permette di ripulire il testo incollato dai

7 Per inserire le immagini, si seguano le istruzioni riportate nel link HELP: come inserire le immagini. Spesso la risposta viene composta in più passi, quindi per far capire al coordinatore che la risposta è stata completata e può essere mandata in revisione, l esperto deve mettere la crocetta su ho terminato la modifica.. NB: manca la feature di notifica al coordinatore che una risposta è pronta per la pubblicazione. Sarà approntata prima possibile. Nel frattempo, è un ottima scusa per frequentare spesso la pagina di coordinamento di CE. Risposte x-files Le risposte x-files dopo l assegnazione compaiono nella terza tabella della pagina situazione settore, da lì, cliccando su Risposta! Si procede come per le altre risposte. Invio alla mailing-list per la revisione 4 Tutti i coordinatori quando accedono al sistema di gestione di CE vedono l elenco delle domande che hanno una risposta e quello delle domande in revisione. Se l esperto ha dato l OK per la revisione, comparirà la scritta in verde OK alla pubblicazione.

8 Alle stesse informazioni è possibile accedere cliccando la voce Situazione revisioni dal menu di sinistra. Per mandare una o più risposte in revisione alla mailing-list ce-esperti@googlegroups.com è necessario selezionarle con la spunta sulla relativa casella e poi cliccare sul bottone Invia a ceesperti. Pubblicazione finale 5 L invio alla mailing-list interna serve per la revisione e l arricchimento delle risposte, grazie ai suggerimenti dei colleghi. Se si dovranno fare correzioni, semplicemente il coordinatore modificherà la risposta cliccando sul bottone Modifica. Trascorsi quattro-cinque giorni dall invio alla mailing-list e quando non ci sono più osservazioni, il coordinatore pubblicherà definitivamente le risposte. Può fare questo direttamente dalla pagina iniziale del sistema di gestione di CE, oppure nella quarta sezione della tabella situazione settore. All atto della pubblicazione, verrà inviata una mail di notifica all utente che ha posto la domanda. Casi particolari Risposta che riguarda due settori contattare Paolo Sirtoli, che opererà direttamente sul DataBase Risposta congiunta di due esperti contattare Paolo Sirtoli, che opererà direttamente sul DataBase

9 Utility Dal menu della sezione che si sta amministrando, è possibile scegliere alcune utility: Dom. di prova presenta il form che viene usato dagli utenti per porre una domanda al coordinatore corrente: è utile all inizio della gestione di CE per seguire il ciclo di vita di una domanda e per provare casi particolari. Mail agli esperti Invia una mail a tutti gli esperti attivi della sezione. Ad esempio è utile per richiedere aiuto a tutti quanti oppure per chiedere a tutti se qualcuno vuole in assegnazione una particolare domanda. Dalla seconda sezione del menu di sinistra possiamo scegliere alcune utility: Cerca nel testo delle domande Utile per capire se esistono già domande e risposte su un determinato tema. Stato domande Permette di controllare lo stato di tutte le domande poste dall utente, identificato dalla . Gestione esperti Permette di gestire le informazioni relative agli esperti. La tabella principale mostra l elenco degli esperti attivi nel settore amministrato. Il tasto richiedi conferma manda una mail in cui si richiede all esperto la conferma della partecipazione a CE, ricordandogli i dati di accesso alla propria area personale. Il tasto Modifica è attualmente disabilitato in attesa di predisporre l opportuna interfaccia per modificare i dati dell esperto. Il tasto Disattiva sospende la partecipazione attiva dell esperto. Il link password reset resetta la password di accesso all area personale dell esperto a quella di default: atomo. E altresì possibile aggiungere un esperto, compilando il form e poi aggiungendolo alla mailing list ceesperti di Google Groups.

10 Modifica risp. n Permette di modificare direttamente una data risposta. Utile per correzioni post-pubblicazione. Manutenz. db Anche se una domanda viene scartata, è opportuno lasciarla nel database almeno giorni, affinché l utente possa sapere che fine ha fatto (in tal caso userà la funzione controlla lo stato delle tue domande dalla homepage di CE). Anche le domande x-files, sottoposte alla benevolenza del team di esperti, sia che abbiano ricevuto risposta oppure no, devono rimanere nel database. Dopo un certo lasso di tempo andranno cancellate, per non ingolfare il database. La figura a fianco è auto-esplicativa. Progetto Ikonos Per motivi puramente estetici, è bene che tutte le risposte abbiano almeno una immagine. Cliccando su questo bottone si apre una pagina con l elenco di tute le risposte che non hanno immagini. Lo scopo è di arricchire le domande pregresse con almeno una immagine. Consulta Serve per consultare diversi archivi (domande x-files, libro nero, le ultime 20 risposte pubblicate, il prospetto degli esperti e delle loro competenze). Si raccomanda di tenere il libro nero per uso esclusivamente interno a CE: non è opportuno che i nostri lettori si sentano presi in giro ;-)