ARGO BILANCIO WINDOWS - GESTIONE O.I.L. VERSIONE 1.3

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1 ARGO BILANCIO WINDOWS - GESTIONE O.I.L. VERSIONE 1.3 Le Guide Sintetiche Indice generale Premessa... 2 Che cos'è l'ordinativo Informatico Locale (OIL)...2 Attivazione OIL... 2 Tabella Modalità di Pagamento... 3 Tabella Istituti Cassieri... 5 Gestione Distinta OIL... 5 Inserimento Distinta... 7 Eliminazione Distinta Produzione file di invio Gestione Ricevute Stampa Elenco Movimenti Escludi Movimenti da Distinta Elaborata Gestione Giornale di cassa Gestione Sospesi Gestione Entrata Tab Page Ulteriori Dati Incasso Gestione Spesa Tab Page Ulteriori Dati Pagamento Gestione Spesa Emissione Mandati per liquidazione tabelle stipendiali Appendice Importazione file firmati Fax Amm info@argosoft.it - pag. 1

2 Premessa Questa guida nasce con lo scopo di fornire all'utente un utile vademecum per la gestione dell'oil in tutte le sue sfaccettature, le informazioni qui di seguito riportate sono state già in parte indicate nel manuale e nei vari file leggimi allegati agli aggiornamenti, abbiamo preferito però creare una guida unitaria che permetta all'utente di orientarsi nelle varie problematiche senza dover reperire le informazioni da vari documenti. In questa guida abbiamo cercato di riportare l'esperienza nata dalla collaborazione fra l'argo Software, le tesorerie e le software house dei vari gruppi bancari (dai più grandi ai più piccoli) con cui abbiamo avuto il piacere di confrontarci con l'unico scopo di creare una procedura, che oltre ad essere funzionale, sia quanto più possibile facile da utilizzare. E' chiaro quindi che la presente guida sarà in seguito oggetto di revisione ogni qual volta se ne presenterà l'esigenza a causa di novità normative, tecniche o operative. Che cos'è l'ordinativo Informatico Locale (OIL) Con la nota n del 05/08/2011, il MIUR ha avviato la fase ordinaria dell'applicazione dell'ordinativo Informatico Locale per le istituzioni scolastiche, inoltre con la circolare 5919/2012 ha definito il nuovo modello di convenzione di cassa recependo le modifiche apportate dal DL 95/2012 (spending review) convertito nella legge 135/2012. Possiamo definire l'oil come la gestione informatica del servizio di cassa con cui si avvia il processo di dematerializzazione delle procedure poste in essere dalle segreterie scolastiche. Una volta attivato l'oil i file di invio e ricezione, debitamente firmati digitalmente dalle parti in causa (istituzione scolastica e istituto cassiere), e correttamente prodotti secondo le specifiche dettate dalla sopracitata nota, acquisiscono pieno valore legale a discapito del supporto cartaceo che cessa così di avere qualsiasi valore. Attivazione OIL E' possibile attivare la gestione OIL dalla finestra di parametrizzazione programma attivabile dal menù Tabelle Opzioni - Parametrizzazione. Si precisa che il passaggio all'oil si deve effettuare dopo che: si sia provveduto ad effettuare una nuova convenzione di cassa in cui vi sia indicato l'obbligo della gestione del servizio di cassa secondo quanto disposto dalla circolare 5919/2012 MIUR, o in alternativa, si sia provveduto ad effettuare apposita integrazione alla convenzione di cassa esistente; l'istituto cassiere abbia provveduto a fornire all'istituzione scolastica il kit di firma digitale sia per il DS sia per il DSGA; il test di apposizione delle firme digitali su un qualsiasi file sia avvenuto con successo. Per attivare l'oil basta flaggare l'apposita check box Attiva Gestione OIL, da questo momento in poi dal menù Stampe Stampe Giornaliere non sarà più disponibile la voce Stampa Distinta ma verrà visualizzata la voce Gestione Distinta OIL. Fax Amm info@argosoft.it - pag. 2

3 Nella finestra di Parametrizzazione sono comunque presenti altre due check box che riguardano l'oil: Escludi movimenti da distinta elaborata: una volta flaggata visualizza, all'interno della procedura Gestione Distinte OIL l'icona movimenti da una distinta elaborata. Escludi movimento da distinta che permette l'esclusione dei Annulla movimenti non acquisiti: se non flaggata (scelta consigliata), in fase di caricamento di una ricevuta esito applicativo, per i movimenti con esito NON ACQUISITO il programma provvede ad eliminare il numero distinta dal movimento e rendere disponibile lo stesso per l'invio con una successiva distinta, invece, se flaggata, il programma memorizza i dati per la creazione di una distinta di annullamento di successiva emissione. Tabella Modalità di Pagamento Una volta attivato l'oil è necessario accedere dal menù Tabelle Modalità di pagamento e per ogni modalità di pagamento presente in tabella indicare il relativo codice OIL, la tabella di seguito riportata fornisce un'indicazione di massima su come effettuare il raccordo: Codice OIL Cassa Descrizione Da utilizzare per i pagamenti per cassa e in presenza di quietanzante diverso dal beneficiario Bonifico bancario e postale Da utilizzare per tutti i bonifici, compreso Bancoposta SEPA credit transfer Assegno circolare Accredito conto corrente postale Regolarizzazione Addebito preautorizzato Disposizione documento esterno Da utilizzare per i pagamenti sia nazionali che esteri, effettuati attraverso il circuito SEPA Da utilizzare solo per i pagamenti tramite assegno circolare Da utilizzare per i pagamenti a c/c postale che non prevedono l'indicazione dell'iban completo (no Bancoposta). Verificare con il proprio istituto cassiere se tale causale deve essere utilizzata o meno per i bollettini di c/c postale. Da utilizzare per le regolarizzazioni in presenza di provvisori Da utilizzare in caso di addebito preautorizzato per pagamento utenze e canoni tramite domiciliazione bancaria. Da utilizzare per il pagamento di bollettini c/c postale (al posto di accredito conto corrente utilizzato), MAV, RAV, ecc... Assegno Bancario e Postale Da utilizzare per il pagamento tramite assegno bancario o postale Accredito Tesoreria Provinciale Stato Per Tab A Accredito Tesoreria Da utilizzare per i pagamenti a favore di enti pubblici inclusi nella tabella A allegata alla legge n. 720 del 29/10/1984 (ad esempio altre scuole) Da utilizzare per i pagamenti a favore di enti pubblici inclusi nella Fax Amm info@argosoft.it - pag. 3

4 Provinciale Stato Per Tab B tabella B allegata alla legge n. 720 del 29/10/1984 (esempio Agenzia delle entrate, regioni a statuto speciale) F24EP Vaglia Postale Vaglia Tesoro Regolarizzazione Accredito Tesoreria Provinciale Stato Per Tab A Regolarizzazione Accredito Tesoreria Provinciale Stato Per Tab B Da utilizzare per il pagamento delle ritenute tramite F24EP (non utilizzare se nei mandati per ritenute vengono riportati i dati dei provvisori di uscita) Da utilizzare per i pagamenti tramite vaglia postale Da utilizzare per i pagamenti tramite vaglia tesoro Le Guide Sintetiche Da utilizzare per la regolarizzazione di sospesi di uscita emessi a fronte del pagamento di somme a favore di enti pubblici inclusi nella tabella A allegata alla legge n. 720 del 29/10/1984 Da utilizzare per la regolarizzazione di sospesi di uscita emessi a fronte del pagamento di somme a favore di enti pubblici inclusi nella tabella B allegata alla legge n. 720 del 29/10/1984. In questa fattispecie rientra il versamento delle ritenute tramite F24EP con indicazione dei relativi provvisori di uscita E' importante sottolineare che le modalità operative di esecuzione dei movimenti cambiano fra i vari istituti di credito, si consiglia quindi, prima di effettuare il primo invio, di contattare l'istituto di credito e verificare se le codifiche OIL utilizzate sono correttamente accettate dallo stesso, in modo così da evitare che i movimenti inviati vengano scartati. In figura 1 viene riportata un esempio di tabella di liquidazione con il campo Codice OIL raccordato. figura 1 Dalla tabella modalità di pagamento oltre l'indicazione del codice OIL è possibile: impostare tramite il campo spese, per ogni modalità di pagamento, la gestione spese da default verrà poi riproposta in fase di emissione mandato, tale impostazione è poi comunque modificabile nella finestra di inserimento/modifica mandato; impostare il tipo imputazione per ogni modalità di pagamento Fax Amm info@argosoft.it - pag. 4

5 Tabella Istituti Cassieri Ultimo passo necessario prima di passare alla gestione dell'oil è quella di accedere dal menù Tabelle alla tabella Istituti Cassieri (visualizzata in figura 2) e compilare dettagliatamente tutti i campi in essa contenuta. figura 2 Di particolare importanza è l'indicazione del campo codice ente, indispensabile per la creazione dei file distinta, e del campo conto evidenza che risulta necessario in fase di importazione dei dati del giornale di cassa, ambedue i codici dovranno essere forniti dall'istituto cassiere. Gestione Distinta OIL La procedura di Gestione Distinte OIL è attivabile dal menù Stampe Stampe Giornaliere e gestisce tutte le operazioni relative alle distinte (inserimento, eliminazione, creazione file di invio, stampa), il caricamento delle ricevute inviate dall'istituto cassiere, la gestione dei dati del giornale di cassa. Una volta avviata la procedura verrà visualizzata la maschera di gestione anno e conto corrente visualizzata in figura 3: figura 3 Fax Amm info@argosoft.it - pag. 5

6 In questa finestra l'utente deve impostare l'esercizio finanziario (da default l'anno corrente) e il conto corrente per cui gestire distinte/ricevute (in caso di più conti correnti da default verrà proposto il principale), successivamente cliccando su OK verrà visualizzata la finestra di gestione distinte OIL visualizzata in figura 4: figura 4 La finestra di gestione distinte OIL è formata dalle seguenti colonne: Numero Distinta: indica il numero della distinta; Data Distinta: indica la data di emissione della distinta; Numero Reversali: indica il numero delle reversali presenti in distinta; Numero Mandati: indica il numero dei mandati inseriti in distinta; Tipo Distinta: indica se la distinta è di tipo inserimento, annullamento o variazione; Stato Distinta: indica lo stato della distinta, può assumere i valori: Creata: per le distinte create ma non ancora inviate all'istituto cassiere; Elaborata: per le distinte per cui è stato creato il file di invio, il programma non gestisce l'apposizione delle firme digitali né lo stato trasmesso, quindi una distinta elaborata viene gestita come se fosse stata già inviata all'istituto cassiere, quindi i movimenti inseriti in essa sono immodificabili; Ricevuta: per le distinte correttamente ricevute dall'istituto cassiere per cui abbiamo ricevuto il relativo messaggio di ricezione flusso o comunque un messaggio esito applicativo di uno dei movimenti inclusi nella distinta selezionata; Rifiutata: per le distinte scartate dall'istituto cassiere per cui abbiamo caricato il messaggio di rifiuto flusso, in questo caso la distinta perde il collegamento con i movimenti in essa contenuti, tali Fax Amm info@argosoft.it - pag. 6

7 movimenti saranno successivamente inseriti in una distinta di prossima emissione; Le Guide Sintetiche Ricevuta: riporta l'identificativo del messaggio di ricezione flusso o messaggio di rifiuto flusso, inviato dall'istituto cassiere, relativo alla distinta selezionata. Inserimento Distinta La procedura di inserimento distinta è attivabile tramite l'icona Nuova distinta, una volta attivata verrà visualizzata la maschera di inserimento distinta visualizzata in figura 5 figura 5 Da tale maschera sarà possibile creare i vari tipi di distinta semplicemente flaggando la corrispondente check box, è inoltre possibile emettere distinte contenenti solo mandati o solo reversali. Distinta di Inserimento Le distinte di inserimento, che prima dell'avvento dell'oil venivano chiamate semplicemente distinte, comprendono tutti i movimenti già emessi che non sono stati ancora inviati all'istituto cassiere. Avviando la procedura di creazione di una distinta di inserimento il programma elenca, nella finestra visualizzata in figura 6, tutti i movimenti non annullati, compresi nel periodo di selezione, che non sono stati ancora inseriti in una distinta di inserimento (campo distinta vuoto nella finestra di gestione mandati o gestione reversali). Fax Amm info@argosoft.it - pag. 7

8 figura 6 In questa fase è possibile deselezionare i movimenti che non si volessero inserire nella distinta in emissione (verranno poi riproposti nell'emissione della successiva distinta), cliccando infine sull'icona distinta di inserimento. Distinta di Annullamento verrà creata la La distinta di annullamento contiene movimenti già trasmessi all'istituto cassiere che l'istituzione scolastica intende annullare. Ciò significa che potranno essere inseriti nella distinta di annullamento i movimenti la cui distinta ha stato elaborata o ricevuta, in questo caso, dalla procedure gestione entrate o gestione spesa, in fase di annullamento di un movimento, se la distinta ha stato elaborata verrà visualizzato il messaggio indicato in figura 7: figura 7 Se il file di invio è stato solo prodotto e non inviato allora si consiglia di cliccare su distinta non inviata, confermare l'annullamento del movimento, successivamente l'utente dovrà andare su gestione distinte OIL, e Fax Amm info@argosoft.it - pag. 8

9 riprodurre il file, se invece il file è stato inviato all'istituto cassiere, la scuola non potrà più annullare il movimento, quindi bisognerà cliccare su memorizza i dati per l'emissione di una distinta di annullamento e dalla gestione distinte OIL produrre la distinta di annullamento. In questo modo il movimento sarà annullato solo quando l'istituto cassiere invierà la ricevuta che confermerà l'annullamento. Se invece la distinta ha stato ricevuta verrà visualizzato il messaggio indicato in figura 7 bis figura 7 bis In caso necessiti produrre la distinta di annullamento di un movimento già esitato (esempio nel caso di un movimento stornato) cliccare su memorizza i dati per l'emissione di una distinta di annullamento, nel caso invece si voglia semplicemente eliminare il movimento cliccare su annulla movimento. E' importante sottolineare che il movimento risulterà definitivamente annullato solo dopo il caricamento dei dati della ricevuta inviata dalla banca cassiera. Distinta di Variazione La distinta di variazione è una distinta che include movimenti già trasmessi alla banca con una precedente distinta di inserimento, a cui sono stati apportate delle modifiche. Fra i dati inclusi nel flusso OIL, gli unici che possono essere variati, e che quindi genereranno una distinta di variazione sono: aggregato/voce di emissione; anno di competenza; accertamento / impegno collegato. Qualora a dei movimenti la cui distinta di trasmissione ha stato elaborata o ricevuta dovessero essere apportate almeno una delle modifiche sopracitate, il programma memorizzerà automaticamente i dati per l'emissione della relativa distinta di variazione. I dati che non sono inseriti nel flusso OIL e che risulteranno sempre modificabili (es: causale aggiuntiva, tipo spesa, ritenute ecc) non genereranno mai una distinta di variazione. Fax Amm info@argosoft.it - pag. 9

10 E' importante sottolineare che la modifica di un movimento diventa immediatamente esecutiva perché l'istituto cassiere, secondo quanto stabilito nel protocollo OIL, non ha possibilità (ne sicuramente interesse) a non accettare le modifiche sopracitate, inoltre, mancando qualsiasi tipo di obbligo a fornire le ricevute a fronte di una distinta di variazione potrebbe risultare impossibile caricare gli esiti di tali distinte. Eliminazione Distinta La procedura di eliminazione distinta è attivabile tramite l'icona Cancella Distinta. E' possibile cancellare le distinte con stato Creata e, previa conferma, Elaborata (si consiglia di non eliminare distinte elaborate il cui file di invio è stato già trasmesso alla banca), è invece impossibile cancellare distinte con stato Ricevuta o Rifiutata. Produzione file di invio La procedura di produzione file è attivabile tramite l'icona Produci file di invio, è possibile creare il file di invio per le distinte con stato Creata e, previa conferma, Elaborata. All'avvio della procedura il programma effettua un controllo sui dati da inviare, e, in presenze di anomalie, visualizza un report con le eventuali anomalie riscontrate, in questo caso si consiglia di correggere tali anomalie e riprodurre il file. Se non vengono riscontrati errori, o si ignora il report con l'indicazione delle anomalie, il programma passa direttamente alla creazione del file visualizzando la finestra indicata in figura 8: figura 8 Da questa finestra viene indicato il percorso in cui salvare il file, da default verrà proposto C:\Argo\Bilancio\Invioil, è possibile comunque modificarlo (in questo caso il programma memorizzerà il nuovo percorso), viene inoltre indicato il nome del file che non è modificabile da questa finestra, nell'esempio riportato il nome I.xml viene così composto: Fax Amm info@argosoft.it - pag. 10

11 120121I.xml = identificativo conto corrente I.xml = anno distinta I.xml = numero distinta I.xml = tipo distinta, assume i valori I per Inserimento, V per Variazione, A per annullamento. Una volta prodotto il file sarà necessario apporre le firme digitali del DSGA e del DS e inviarlo all'istituto cassiere tramite il portale web che l'istituto cassiere mette a disposizione della scuola. Gestione Ricevute Per ricevute si intendono i file firmati digitalmente che l'istituto cassiere invia alla scuola a fronte delle distinte acquisite. Senza scendere troppo nei dettagli tecnici distinguiamo tre tipologie di ricevute: messaggio di conferma ricezione flusso: ha la scopo di comunicare all'istituzione scolastica l'avvenuta presa in carico della distinta inviata, non riguarda quindi i singoli movimenti, caricando questo tipo di messaggio verrà modificato lo stato della distinta inviata che passerà da Elaborata a Ricevuta ; messaggio di rifiuto flusso: comunica alla scuola il rifiuto della distinta inviata per la presenza di errori formali nel flusso, in questo caso lo stato della distinta passa da Elaborata a Rifiutata, tutti i movimenti in essa contenuti vengono slegati dalla distinta e saranno quindi disponibili per il successivo invio con una nuova distinta; messaggio esito applicativo: è relativo ai movimenti ed ha lo scopo di comunicare l'esito di uno o più movimenti acquisiti dall'istituto cassiere anche tramite distinte diverse, viene sempre inviato dopo i messaggi di conferma ricezione flusso. Per ogni movimento possono essere inviati anche più messaggi esito applicativo per evidenziare i vari stati del movimento che può passare da acquisito a pagato a stornato ecc. Gli esiti che possono essere riportati all'interno di un messaggio esito applicativo (tag esito operazione) sono decritti in tabella 1 Acquisito ESITO DESCRIZIONE EFFETTI IN FASE DI CARICAMENTO RICEVUTE il movimento è stato regolarmente acquisito, ciò vuol dire che formalmente non contiene errori ma ancora non è stato eseguito Nessuno Non acquisito il movimento non è stato acquisito per errori presenti nei suoi dati se il parametro Annulla movimenti non acquisiti (attivabile dal menù Tabelle Opzioni Parametrizzazione) è flaggato il programma memorizzerà i dati per la creazione di una distinta di Fax Amm info@argosoft.it - pag. 11

12 Variato la variazione del movimento, inviato tramite distinta di variazione, è stata accettata annullamento; in caso contrario il movimento sarà slegato dalla distinta, e una volta corretta l'anomalia che ne ha determinato l'esito di non acquisito, potrà essere inviato con una nuova distinta Nessuno Non variato la variazione del movimento, inviato tramite distinta di variazione, non è stata accettata (anche se tale esito è previsto, per quanto indicato dallo stesso protocollo OIL non è possibile che l'istituto cassiere neghi la variazione di un movimento) Nessuno Annullato Non Annullato l'annullamento del movimento, inviato tramite distinta di annullamento, è stato accettato l'annullamento del movimento, inviato tramite distinta di annullamento, non è stato accettato Viene annullato il movimento Nessuno Regolarizzato il movimento collegato ad un provvisorio (sospeso) è stato regolarmente eseguito Vengono valorizzati i campi data ricevuta e nome ricevuta Non regolarizzato il movimento collegato ad un provvisorio (sospeso) non è stato eseguito Viene annullato il movimento e il relativo sospeso diventa disponibile per essere collegato ad un'ulteriore movimento Pagato il movimento (mandato) è stato regolarmente pagato; Vengono valorizzati i campi data ricevuta e nome ricevuta Riscosso il movimento (reversale) è stato regolarmente riscosso; Vengono valorizzati i campi data ricevuta e nome ricevuta Non eseguibile Stornato riguarda i dati che, pur formalmente corretti, non possono essere lavorati dall'istituto cassiere; per esempio nel caso in cui in un mandato sia indicato un IBAN corretto ma relativo a un conto corrente estinto. questo esito viene utilizzato dall'istituto cassiere per modificare un movimento con esito di pagato / riscosso o per lo storno di operazioni errate che non hanno nessun effetto sulla contabilità dell'istituzione scolastica. Tabella 1 I dati del movimento vengono memorizzati in modo da creare successivamente una distinta di annullamento. Nessuno. Nel caso in cui il movimento deve essere effettivamente stornato l'utente dovrà produrre una distinta di annullamento annullando il movimento, in caso contrario non dovrà eseguire nessuna operazione Fax Amm info@argosoft.it - pag. 12

13 Il programma Argo Bilancio Windows permette sia di caricare manualmente i dati delle ricevute sia di acquisire direttamente gli esiti degli invii dai file di ricevuta, nella fattispecie attivando l'icona inserimento dati ricevute il programma permette il caricamento manuale dei dati degli esiti riportati nelle ricevute, mentre attivando l'icona Acquisizione ricevute da file vengono caricati direttamente i dati dal file ricevuta, fra le due procedure si consiglia di utilizzare quest'ultima in quanto più completa ed esente da possibili errori dati dal caricamento manuale. Di seguito riportiamo i dettagli operativi delle due procedure. Inserimento dati ricevute Dalla finestra di gestione distinte OIL selezionare la distinta per cui si vogliono caricare gli esiti, cliccando poi sull'icona inserimento Dati ricevute viene visualizzata la finestra indicata in figura 9: figura 9 in questa finestra indicare se la distinta è stata accettata o rifiutata e il nome del file messaggio ricezione flusso/messaggio esito applicativo, in caso venga rifiutata il programma imposta lo stato distinta a Rifiutata e slega i movimenti dalla distinta rendendoli disponibili per successivi invii, se invece la distinta risulta accettata viene visualizzata la finestra indicata in figura 10: Fax Amm info@argosoft.it - pag. 13

14 figura 10 in questa fase per ogni movimento è possibile scegliere fra i seguenti esiti: riscossa / pagato = indica che il movimento è stato regolarmente incassato/pagato da parte dell'istituto cassiere; non acquisita / non acquisito = indica che il movimento non è stato acquisito dall'istituto cassiere, in questo caso se il parametro Annulla movimenti non acquisiti (attivabile dal menù Tabelle Opzioni Parametrizzazione) è flaggato per il movimento verranno memorizzati i dati per la produzione di una distinta di annullamento, in caso contrario il movimento sarà slegato dalla distinta, e una volta corretta l'anomalia che ne ha determinato l'esito di non acquisito, potrà essere rinviato con una nuova distinta; già esitato = viene visualizzato dal programma per i movimenti già esitati con precedenti ricevute non eseguibile = da utilizzare per i movimenti non eseguibili per i quali si dovrà emettere una successiva distinta di annullamento La finestra indicata in figura 10 è relativa al caricamento degli esiti dei movimenti inclusi in una distinta di inserimento, la finestra risulta lievemente diversa se l'utente carica gli esiti dei movimenti inclusi in una distinta di annullamento, infatti nella sezione esiti troveremo le diciture accettato in caso l'istituto cassiere abbia accettato l'annullamento del movimento, e non accettato in caso contrario. Infine, quanto l'utente cercherà di caricare l'esito dei movimenti inseriti in una distinta di variazione verrà solo richiesto se la distinta è stata accettata o rifiutata, in quanto, come già ribadito, l'istituto cassiere non può negare la variazione dei movimenti già inviati. Al termine della procedura, sarà possibile, tramite la finestra indicata in figura 11, per qualsiasi tipo di distinta, inserire la data ricevuta e il nome file ricevuta in modo da memorizzare tali dati nelle distinte e nei movimenti ad esse collegate. Fax Amm info@argosoft.it - pag. 14

15 figura 11 Acquisizione ricevute da file Per il caricamento automatico dei vari tipi ricevute, che l'istituto cassiere invia alla scuola, è indispensabile, come primo passo, estrarre, tramite l'utilizzo di programmi di gestione delle firme digitali (dike, arubasign ecc...), dai file con estensione.p7m ricevuti dalla banca, il file in formato xml. Una volta estratto il file in formato xml e salvato in una cartella di comodo, attivare l'acquisizione ricevuta da file cliccando sull'omonima icona, con questa procedura non sarà necessario selezionare preventivamente alcuna distinta, in quanto l'indicazione della distinta o dei movimenti esitati viene prelevata all'interno dei file ricevuta. Una volta avviata la procedura viene richiesto all'utente il percorso da cui caricare i file xml di ricevuta, la finestra di caricamento viene visualizzata in figura 12: figura 12 Cliccando sul tasto OK il programma ricerca tutti i file con estensione.xml contenuti nel percorso selezionato e se conformi alla specifiche OIL, li carica automaticamente. In caso di caricamento di un messaggio di conferma ricezione flusso il programma: visualizzerà il messaggio di avvenuto caricamento della ricevuta; Fax Amm info@argosoft.it - pag. 15

16 imposterà a Ricevuta lo stato della distinta indicata nel file; Le Guide Sintetiche inserirà il nome del file ricevuta nella colonna ricevuta della finestra di gestione distinte OIL. In caso di caricamento di un messaggio di rifiuto flusso il programma: visualizzerà il messaggio di avvenuto caricamento della ricevuta; imposterà a Rifiutata lo stato della distinta indicata nel file; slegherà i movimenti dalla distinta rendendoli disponibili per successivi invii; inserirà, nella colonna ricevuta della finestra di gestione distinte OIL, il nome del file ricevuta. In caso di caricamento di un messaggio esito applicativo il programma visualizzerà invece la finestra riportata in figura 13 figura 13 In questa finestra verranno elencati i movimenti con i relativi esiti, cliccando quindi su Registra il programma: per ogni movimento esegue le operazioni che derivano dall'esito riportato nel file (vedi tabella 1); imposta a Ricevuta lo stato delle distinte relative ai movimenti contenuti nel file qualora sia ancora ad Elaborata ; nei singoli movimenti valorizza, prelevando i dati dal file ricevuta, i campi data ricevuta e nome ricevuta; infine cancella i file xml importati correttamente. Fax Amm info@argosoft.it - pag. 16

17 Stampa Elenco Movimenti La procedura di Stampa Elenco Movimenti è attivabile tramite l'omonima icona, una volta avviata il programma stamperà un elenco di tutti i movimenti inseriti nella distinta selezionata, non verrà effettuata alcuna stampa per le distinte con stato Rifiutata. Escludi Movimenti da Distinta Elaborata I portali home banking di alcuni istituti bancari, una volta ricevuti i file distinta e prima di caricare i movimenti nel loro sistema, effettuano un controllo preventivo sui file scartando i movimenti che dovessero contenere qualche anomalia. Tale scarto non viene comunicato alla scuola con una ricevuta standard, quindi per poter slegare i movimenti dalla distinta, è necessario attivare la procedura Escludi Movimenti da Distinta Elaborata, cliccando sull'omonima icona, selezionare i movimenti che dovranno essere esclusi dalla distinta flaggando il campo escludi (vedi figura 14). Tale procedura, essendo rivolta ad un limitato numero di utenti non è attivabile con le impostazioni standard del programma, infatti l'icona Escludi Movimenti da Distinta Elaborata risulta visibile nella seconda barra delle icone della finestra di gestione distinte OIL, solo se, la rispettiva opzione presente in Tabelle Opzioni Parametrizzazione, è attivata. Gestione Giornale di cassa Il giornale di cassa è un documento contabile che viene predisposto dall'istituto cassiere in cui vengono indicati, in ordine cronologico: tutte le operazioni di pagamento e riscossione eseguite per conto dell'istituzione scolastica; i dati dei sospesi (provvisori) di entrata e di uscita da collegare successivamente ai movimenti; i totali di cassa. Fax Amm info@argosoft.it - pag. 17

18 La banca invia giornalmente i dati del giornale di cassa tramite un file firmato digitalmente. Per il caricamento di questo tipo di file, come per i file ricevuta, l'utente dovrà aprire il file.p7m, scaricato dal portale home banking, tramite un programma di gestione delle firme digitali (dike, arubasign ecc...), estrarre quindi il file xml in esso contenuto e salvarlo poi in una cartella di comodo. La procedura di Gestione Giornale di cassa è attivabile tramite l'omonima icona, una volta avviata il programma chiederà all'utente, tramite una finestra di selezione file, di indicare il percorso da cui caricare il file giornale di cassa, a caricamento avvenuto verrà visualizzata un ulteriore finestra, riportata in figura 15, dovrà l'utente potrà scegliere quale azione svolgere sul file caricato. figura 15 Nel dettaglio selezionando la procedura: Carica Sospesi, è possibile caricare automaticamente i dati dei sospesi (provvisori) sia di entrata che di uscita che saranno poi collegati ai futuri movimenti da inviare all'istituto cassiere; Carica Esiti, è possibile caricare gli esiti dei movimenti inviati, tale procedura può essere utilizzata in alternativa o a correzione della procedura acquisisci ricevute da file (in presenza di difformità fra gli esiti indicati nelle ricevute e quelli indicati nel giornale); Stampa Totali di Cassa, il programma avvia una stampa dove vengono riportati i totali di cassa indicati all'interno del file giornale di cassa; Stampa Giornale di Cassa, viene avviato un report di stampa dove per ogni movimento riportato all'interno del file vengono elencati la data movimento. l'importo, la valuta ecc... Gestione Sospesi I sospesi, o provvisori, sono movimenti bancari di entrata/uscita effettuati per introitare/pagare somme provenienti/destinate da/ad altri soggetti (in genere enti) per cui l'istituzione scolastica non ha ancora dato ordine di esecuzione all'istituto bancario. Un classico esempio di sospeso di entrata sono le somme derivanti dal MIUR; il ministero dà comunicazione all'istituto cassiere che c'è una certa somma disponibile per l'istituzione Fax Amm info@argosoft.it - pag. 18

19 scolastica, la banca quindi introita la somma creando un sospeso di entrata ed assegnando a questo un determinato numero, quindi comunica alla scuola di emettere una nuova reversale e di collegarla al sospeso indicando nella stessa il numero del sospeso, una volta emessa la reversale il sospeso viene regolarizzato e quindi la somma viene girata al c/c dell'istituzione scolastica, ne consegue che la maggior parte delle reversali emesse dalle scuole sono collegate ad un sospeso. Un esempio invece di sospeso di uscita è il pagamento di utenze e canoni effettuato tramite domiciliazione bancaria; in questo caso la banca cassiera effettua il pagamento e crea il relativo sospeso, quindi richiede alla scuola l'emissione del relativo mandato di regolarizzazione per chiusura del sospeso di uscita. Per effettuare una corretta e semplice gestione dei sospesi è stata inserita, nel menù Tabelle, la nuova voce Sospesi, suddivisa nelle sottovoci Entrata Uscita. Una volta selezionata una delle due sottovoci, il programma richiede, tramite una finestra di scelta anno, di indicare per quale esercizio finanziario si vuole avviare la gestione dei sospesi, successivamente verrà visualizzata una maschera di gestione, praticamente identica sia per i sospesi di entrata sia per quelli di uscita, di seguito (visualizzata in figura 16) riportiamo la maschera di gestione dei sospesi di entrata. Figura 16 Per ogni sospeso viene riportato il numero, l'importo regolarizzato dato dalla somma dei movimenti emessi su di esso, un campo note per inserire informazioni generiche supplementari, il conto corrente su cui è emesso il sospeso, se un sospeso è inserito manualmente (campo M/A impostato ad M) o automaticamente tramite l'importazione dal giornale di cassa (campo M/A impostato ad A), il tipo imputazione (fruttifera/infruttifera) è infine possibile visualizzare l'elenco dei movimenti collegati al sospeso cliccando sull'apposita icona. La maschera di gestione sospesi permette, oltre la visualizzazione dei dati, anche l'inserimento/eliminazione dei record tramite le icone Inserisci e Cancella nonché è possibile, utilizzando l'icona di ricerca evidenziata in rosso nell'immagine di cui sopra, per ritrovare agevolmente i sospesi di interesse. Come già indicato nel paragrafo relativo al giornale di cassa, è possibile, tramite questo, importare i dati dei sospesi in maniera automatica evitando così il caricamento manuale. Fax Amm info@argosoft.it - pag. 19

20 Una volta inseriti i dati dei sospesi è possibile, dalla gestione entrata / gestione spesa, collegare i sospesi ai movimenti, di seguito riportiamo le modalità operative delle due procedure. Gestione Entrata Tab Page Ulteriori Dati Incasso Per collegare i sospesi di entrata alla reversali accedere alla tab page Ulteriori dati incasso della procedura di Gestione Entrata. In questa sezione, visualizzata in figura 17, vengono visualizzati i sospesi non ancora regolarizzati che possono essere collegati alle reversali, è possibile quindi associare più sospesi alla singola reversale oppure associare più reversali al singolo sospeso. Per associare uno o più sospesi ad una reversale basta indicare, nella colonna Assegnato, un importo minore o uguale al valore indicato nella colonna Da Regolarizzare. E' importante sottolineare, che in presenza di sospesi, è obbligatorio impostare una modalità d'incasso con codice OIL Regolarizzazione per evitare che la reversale venga rifiutata dall'istituto cassiere in fase di invio distinta. Cliccando sull'icona di ricerca posta in basso (evidenziata in rosso nell'immagine) è possibile selezionare (anche con la funzione di multiselezione) i sospesi da associare alla reversale. Figura 17 Gestione Spesa Tab Page Ulteriori Dati Pagamento Per collegare i sospesi di uscita ai mandati accedere alla tab page Ulteriori dati di pagamento della procedura di Gestione Spesa. In questa sezione, visualizzata in figura 18, vengono visualizzati i sospesi non ancora Fax Amm info@argosoft.it - pag. 20

21 regolarizzati che possono essere collegati ai mandati, è possibile quindi associare più sospesi al singolo mandato oppure associare più mandati al singolo sospeso. Per associare uno o più sospesi ad un mandato basta indicare, nella colonna Assegnato, un importo minore o uguale al valore indicato nella colonna Da Regolarizzare. Cliccando sull'icona di ricerca posta in basso (evidenziata in rosso nell'immagine) è possibile selezionare (anche con la funzione di multiselezione) i sospesi da associare al mandato. E' importante sottolineare, che in presenza di sospesi, è obbligatorio impostare, nei dati del creditore, una modalità di pagamento che abbia come codice OIL Regolarizzazione o Addebito Preautorizzato per evitare che il mandato venga rifiutato dall'istituto cassiere dall'istituto cassiere in fase di invio distinta. figura 18 Gestione Spesa Emissione Mandati per liquidazione tabelle stipendiali Con l'avvento dell'oil non è più possibile emettere un unico mandato multibeneficiario per le liquidazioni delle competenze fisse ed accessorie del personale scolastico, ma bensì occorre emettere tanti mandati quanti sono i beneficiari indicati nella tabella di liquidazione. Una volta attivata la gestione OIL ed effettuata la procedura di prelievo stipendi da file (disponibile dal menù Altro Importazione Dati), il programma avvia una routine che permetterà di emettere tanti mandati quante sono le anagrafiche da pagare contenute all'interno della tabella di liquidazione. Fax Amm info@argosoft.it - pag. 21

22 Appendice Importazione file firmati A differenza del programma Argo Bilancio WEB, che riesce a caricare direttamente i file firmati, Il programma Argo Bilancio Windows, ha necessità di importare i file nel formato.xml per caricare i dati dei file ricevuta e giornale di cassa. In genere i portali home banking forniti dagli istituti bancari, forniscono all'utente i file nel formato firmato digitalmente (estensione.p7m), l'utente ha quindi bisogno di utilizzare un programma di gestione della firma elettronica per poter estrarre, dal file firmato, il file.xml necessario per il caricamento dei dati sul programma Argo Bilancio Windows. Riportiamo l'esempio di estrazione di un file.xml contenuto all'interno del file.p7m tramite l'utilizzo del programma Dike, fornito gratuitamente da Infocert, e scaricabile dal sito del produttore. Accedere al portale home banking e scaricare il file ricevuta in una cartella di comodo, nel nostro esempio c:\ricevute; avviare il programma dike e cliccare sull'icona seleziona file (figura 19); figura 19 verrà visualizzata una finestra di selezione file, selezioniamo quindi, dal percorso C:\ricevute, il file inserimento_u go xml.p7m scaricato dal portale home banking della banca e successivamente clicchiamo sul tasto apri (figura 20); Fax Amm info@argosoft.it - pag. 22

23 figura 20 una volta aperto il file firmato bisogna estrarre il contenuto avviando la procedura Estrai documento da file firmato presente nel menù File (figura 21); figura 21 ad estrazione ultimata indicare in quale percorso salvare il file estratto e cliccare sul tasto salva (figura 22) Fax Amm info@argosoft.it - pag. 23

24 figura 22 A questo punto il file ricevuta è pronto per essere importato nel programma Argo Bilancio Windows, seguire le istruzioni indicate nel paragrafo Gestione ricevute per effettuare il caricamento. É importante sottolineare che alcuni portali home banking non indicano l'estensione nel file xml contenuto all'interno del file firmato, in questo caso sarà compito dell'utente rinominare e aggiungere l'estensione.xml al file estratto. Si consiglia infine di disattivare, qualora sia attiva, l'opzione Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti dal sistema operativo Windows installato nel pc, per disattivare tale opzione andare su Strumenti Opzioni Cartella Visualizzazione della finestra di Risorse del computer, per Windows XP, o di Computer per Windows 7, e togliere il segno di spunta dall'opzione sopracitata (figura 23). Fax Amm info@argosoft.it - pag. 24

25 figura 23 Oltre al programma Dike, un altro software molto comune per la gestione delle firme digitali è Aruba Sign, tralasciando la procedura di selezione file, molto simile a quelli di tanti altri software, prestiamo particolare attenzione a come estrarre il file xml, quindi una volta selezionato il file, basterà cliccare sul tasto Salva contenuto per estrarlo e salvarlo nel percorso desiderato (figura 24). figura 24 Fax Amm info@argosoft.it - pag. 25