Movimenti Bancari, riconciliazione e contabilizzazione

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1 Movimenti Bancari, riconciliazione e contabilizzazione Applicativo: GESTIONE CONTABILE 2016 Oggetto: Note operative di release Versione: Data di rilascio: 13 aprile 2016 Riferimento: Contenuto del Rilascio Classificazione: Guida utente Compatibilità: e successive Indice NOVITA DELLA VERSIONE Novità : nuova procedura Movimenti bancari Novità : Servizio cloud TeamSystem Movimenti Bancari Guida : Flusso attività Guida : Attivazione del Commercialista Guida : Associazione dell azienda Guida : Caricamento file di home banking Guida : Estrazione movimenti bancari Guida : Riconciliazione e contabilizzazione Contenuti Movimenti Bancari : è una nuova procedura dedicata specificatamente all attività di riconciliazione bancaria automatizzata ed integrata con il servizio TeamSystem Movimenti Bancari. A partire da un servizio cloud in grado di accogliere e riconoscere estratti conto provenienti da qualsiasi banca, tutti i movimenti bancari sono resi disponibili in contabilità, associati a causali, conti e dove necessario ad anagrafiche clienti e fornitori. Apposite funzionalità di riconciliazione massiva e manuale, consentono di provvedere alle riconciliazioni bancarie e relative contabilizzazioni. Movimenti bancari, è una procedura sempre disponibile nel software ma richiede l attivazione del nuovo servizio cloud TeamSystem Movimenti bancari. TeamSystem Movimenti Bancari Il servizio (abbreviato TS MovBanc) si rivolge a Professionisti che gestiscono le contabilità dei propri clienti e che vogliono provvedere alla registrazione delle movimentazioni bancarie nonché alla loro riconciliazione con gli estratti conto. Realizzato in collaborazione con ICBPI S.p.A. (Istituto Centrale delle Banche Popolari Italiane), TS MovBanc si basa su un ambiente cloud ( su Microsoft Azure) che consente il transito di tutti gli estratti conto dall Hub ICBPI agli specifici applicativi software. L hub è alimentato in due modalità diverse : 1. Attraverso il caricamento (upload) manuale da parte del commercialista di files provenienti da home banking. 2. Attraverso un alimentazione automatomatica con i flussi dati provenienti dal portale ICBPI. In questa modalità il Professionista NON deve mai caricare nessun dato ed ha la disponibilità degli estratti conto delle aziende direttamente nell uso della procedura dell applicativo software. Allo scopo si richiede che il Professionista riceva opportune deleghe da parte dei suoi clienti. Tss S.p.A Tutti i diritti sono riservati Pagina 1 di 10

2 Per maggiori dettagli sulle procedure di offerta ed attivazione del servizio TS MovBanc consulta il sito Lo schema che segue illustra in modo sintetico l infrastruttura funzionale e tecnologica del sistema TeamSystem Movimenti Bancari. In generale possono configurarsi due diverse situazioni in base alla decisione del cliente del Professionista: A. Autorizza il prelievo automatico tramite circuito ICBI dei propri estratti conto bancari. Questo è il caso più semplice e snello. L Hub riceve direttamente da ICBPI gli estratti conto, ne rielabora automaticamente i dati mettendoli a disposizione del servizio TS e del software che li utilizza per riconciliare i movimenti con le registarzioni di primanota o per contabilizzarli direttamente. B. Non autorizza il collegamento diretto alla sua banca. Il cliente invierà al Professionista il file (CBI o.xls) che scarica da Home Banking. Si dovrà provvedere ad effettuare manualmente l upload dei files sul servizio cloud e da qui il processo riparte come descritto al punto precedente. In questo caso le banche indicate nel file dovranno essere censite sull hub TS, nel caso di primo invio verrà data una segnalazione relativa all attesa di certificazione della banca. Successivamente si dovrà reimportare il file. TS MovBanc provvede a recuperare da ogni movimento bancario tutte le informazioni che sono utili alla procedura di riconciliazione e contabilizzazione. In particolare identifica : Codici SIA; Informazioni del conto corrente; Data, causale CBI, descrizione e importo di ogni singolo movimento bancario; Laddove presente, la procedura riconosce l anagrafica clienti/fornitori a partire dalla descrizione dell operazione. Questo è possibile grazie ad un sistema di riconoscimento semantico, già attivo su molti istituti bancari, che accresce il suo grado di precisione e completezza progressivamente al ricevemento di estratti conto diversi e per movimenti di natura diversa. La sottoscrizione del servizio è possibile tramite il proprio servizio commerciale e/o il sito Tss S.p.A Tutti i diritti sono riservati Pagina 2 di 10

3 Dopo l acquisto, il mittente movimenti-bancari@teamsystem.com invia un di avvenuta registrazione con ivi riportato il CODICE DI ATTIVAZIONE. Il codice è necessario per l uso del servizio nell ambito dell applicativo software. Flusso attività La gestione dei movimenti bancari e riconciliazione automatizzata si realizza in due fasi : 1. Flusso di attivazione. 2. Flusso operativo. Di seguito due schemi che illustrano in sintesi le principali attività da realizzare. Attivazione del Commercialista Per il corretto funzionamento la gestione Movimenti Bancari deve essere associata al servizio TS MovBanc sia lato Commercialista sia lato aziende/clienti del Commercialista. Al primo avvio occorre provvedere all Attivazione del Commercialista. La funzione Attivazione è disponibile nella sezione Multiaziendale alla voce Movimenti Bancari Start up Attivazione servizio e info su licenze. La funzione propone una maschera in cui sono presenti tutte le informazioni che servono per la gestione dell integrazione della procedura con il servizio cloud TS MovBanc. Per l attivazione del Commercialista occorre : 1. inserire il codice di attivazione ovvero il token che si riceve via dopo aver acquistato ed essere stati registrati al servizio cloud; 2. cliccare sul pulsante Attiva. Tss S.p.A Tutti i diritti sono riservati Pagina 3 di 10

4 Il codice di attivazione è l informazione che associa la licenza d uso acquistata dalla partita iva indicata all applicativo. La PI richiesta è quindi quella che risulta titolare del servizio. La procedura Movimenti Bancari è predisposta per funzionare all interno dello Studio per una o più PI come ad esempio quelle relative a commercialisti indicati come intermediari. In particolare il codice di attivazione è salvato all interno della tabella dei Dati dello Studio. L attivazione del servizio deve essere effettuata su ogni postazione di lavoro da cui si intende operare, anche in caso di installazione in rete. L informazione N.ro attivazioni presente sulla maschera indica il totale di postazioni di lavoro abilitate al servizio. Associazione dell azienda Tutte le funzionalità che agiscono sulla specifica azienda sono disponibili nella sezione Aziendale alla voce Movimenti Bancari. L associazione di un azienda può essere realizzata in due modalità : 1. al caricamento del primo file di estratto conto, tramite il wizard Avvio guidato caricamento e riconciliazione 2. tramite la specifica voce di menù Associa e dissocia Azienda. In questa release non è disponibile per facilitare l avvio all uso della nuova gestione. Attenzione : le funzionalità richiedono o meno dei dati a seconda del licenza abbinata al servizio TS MovBanc sottoscritto. Ad esempio con i file CBI o il servizio ICBPI i dati bancari come Codice SIA e IBAN sono recuperati automaticamente e non è necessario inserirli, nonché non sono nemmeno richiesti. Caricamento estratti conto Per gestire la riconciliazione bancaria occorre che gli estratti conto da cui recuperare i movimenti siano disponibili e quindi presenti/caricati sul servizio TS MovBanc. Quest attività può essere realizzata in due modalità : 1. Senza nessun caricamento automatico, se si è sottoscritto il servizio con Consorzio ICBPI 2. Tramite caricamento manuale di file provenienti da home banking. In questo caso si possono avere: a. File in formato CBI. b. File in formato Xls. Tss S.p.A Tutti i diritti sono riservati Pagina 4 di 10

5 In entrambe i casi è necessario che i dati dei conti correnti della specifica azienda siano correttamente compilati e coincidenti con le informazioni bancarie censiti nel servizio TS MovBanc. Allo scopo è alla voce Tabelle-Aggiorna dati dei Conti Correnti è disponibile la procedura per la sincronizzazione dei dati ovvero si provvederà ad aggiornare IBAN e descrizione Banche nella tabella dei conti correnti con le informazioni presenti su Hub. Caricamento file di Home banking Il caricamento del primo file richiede una serie di informazioni che consentiranno alla procedura sia di associare correttamente il file all azienda-commercialista abilitati al servizio sia di configurare correttamente i parametri di interpretazione dei movimenti bancari ivi inclusi. E disponibile una modalità automatica e guidata. Tramite il wizard Avvio guidato caricamento e riconciliazione, è possibile procedere contemporaneamente all inserimento/recupero dei dati utili e caricamento del file. La procedura provvede anche alla sincronizzazione dei dati sui conto correnti. E possibile procedere al caricamento di un solo file per volta. Nella procedura contabile tutti i files di estratto conto caricati sono identificati come Distinta ovvero come un entità riconosciuta con un: - numero progressivo; - data e ora di caricamento; - nome file; - prima e ultima data di movimento bancario; - numero di movimenti inclusi. Estrazione movimenti bancari Per gestire la riconciliazione bancaria automatizzata occorre estrarre i movimenti bancari su cui operare e associare le informazioni bancarie a quelle contabili, in modo da raggiungere i raccordi completi che ne consentono la contabilizzazione o la sua definitiva conferma. Tss S.p.A Tutti i diritti sono riservati Pagina 5 di 10

6 Il sistema gestionale e il servizio TS MovBanc sono strutturati ed integrati in modo da realizzare in automatico tutti i collegamenti possibili, in base a logiche di interpretazione standard. Pertanto l utente opererà per differenza solo sui movimenti che non si sono riusciti a collegare e riconciliare. L operazione di estrazione e raccordo può avvenire in due modalità : 1. tramite il wizard Avvio guidato caricamento e riconciliazione, che dopo il caricamento del file provvede ad estrarre i movimenti bancari ivi inclusi nel file e ad attivare di default l associazione dei dati banca con quelli presenti nel gestionale. Vedi dopo. 2. tramite la specifica voce di menù Riconcilia e contabilizza movimenti bancari, che consente di selezionare il periodo temporale entro il quale devono ricadere le date delle operazioni bancarie che interessa elaborare. I movimenti bancari sono estratti dall HUB del servizio TS MovBanc e poi resi disponibili per elaborazioni all interno del software. In entrambe i casi, l estrazione dei movimenti bancari applica automaticamente il sistema di associazione automatica dei dati bancari con i dati contabili, nonché di riconoscimento delle anagrafiche clienti/fornitori. Associazione dati di banca e dati contabili La gestione Movimenti bancari ha precaricate in apposite tabelle l associazione dei seguenti dati : - causali CBI causali contabili. - conto correnti contropartite contabili, il software propone dei default per i 3 principali modelli di piano dei conti Queste associazioni sono presenti alla voce del menù Tabelle Associa causali CBI e causali contabili. Il servizio online TS MovBanc provvede anche al riconoscimento delle anagrafiche clienti/fornitori se presenti nella descrizione dell operazione bancaria. In questo caso, in fase di estrazione, la procedura del gestionale provvede a ricercare con una funzione full text l eventuale presenza in archivio di una possibile anagrafica attinente e la propone nell apposita colonna con relativa PI/CF e codice interno. Tss S.p.A Tutti i diritti sono riservati Pagina 6 di 10

7 Tutti i dati contabili associati dal sistema sono modificabili cliccando sull apposito campo e relativa lente. Al click si apre la tabella generale da cui sarà possibile modificare la selezione e creare anche nuovi record dati. Riconciliazione e contabilizzazione Tutti i movimenti bancari oggetto dell attività sono presentato in una unica maschera in cui è possibile : - definire i parametri che governano l estrazione dei movimenti bancari - verificare e modificare ad hoc le associazioni dati bancari e dati contabili - attivare le funzioni gestionali : o Riconciliazione automatica o Riconciliazione manuale o Contabilizza Tutti i movimenti bancari che sono stati oggetto di una gestione sono indicati come ELABORATI. Il sistema distingue sempre quelli Elaborati da quelli Non Elaborati, che di default sono riportati in primo piano. Ogni gestione di un movimento bancario lo classifica in un particolare STATO. Gli stati sono diversi ed identificati in modo univoco da una riga colorata ad hoc: - Non elaborato o non riconciliato, le righe sono di color BIANCO - Riconciliato in automatico, le righe sono di color CIANO - Riconciliato manualmente, le righe sono di color BLU - Contabilizzato, le righe sono di color VERDE - Eliminato, le righe sono di color ROSSO Tss S.p.A Tutti i diritti sono riservati Pagina 7 di 10

8 Un apposito filtro consente di personalizzare la visualizzazione dei movimenti bancari in griglia, in funzione del loro stato. Regole di riconciliazione Le regole di individuazione delle prime note correlate. In questa prima release viene utilizzata una tolleranza fissa 30 giorni nelle date di registrazione operazione. a) Se il movimento bancario è associato a una causale di incasso vengono considerate 1) le prime note con causale corrispondente a quella del movimento bancario 2) con data registrazione corrispondente in un range variabile, di default 30 gg 3) relative al cliente (se questo è stato indicato nella form principale, altrimenti relative a qualsiasi cliente) b) Se il movimento bancario è associato a una causale di pagamento vengono considerate 1) le prime note con causale corrispondente a quella del movimento bancario 2) con data registrazione corrispondente in un range variabile, di default 30 gg 3) relative al fornitore (se questo è stato indicato nella form principale, altrimenti relative a qualsiasi fornitore) c) Se il movimento bancario è associato a una causale di CoGe vengono considerate 1) le prime note con causale corrispondente a quella del movimento bancario 2) con data registrazione corrispondente in un range variabili, di default 30 gg 3) Ordine per data di documento dalla più remota in poi Viene selezionata di default la PNE con importo corrispondente al movimento bancario. Queste regole saranno estese e raffinate nelle prossime release. Riconciliazione automatica E una procedura che esamina tutti i movimenti presenti in griglia e per ogni movimento bancario provvede a : - Ricercare secondo delle regole, indicate di seguito, eventuali corrispettive prime note già presenti in contabilità. - Selezionare la PNE che risulta più attendibile. Un doppio click sulla riga del movimento consente di visualizzare le PNE individuate. - Riconciliare il movimento bancario con la PNE selezionata ovvero associarle. - Confermare la contabilizzazione. Tss S.p.A Tutti i diritti sono riservati Pagina 8 di 10

9 Attenzione : prima di attivare la funzione è opportuno verificare per ogni singolo movimento la correttezza e completamento delle correlazioni dati di banche con quelli contabili. Il grado di successo della procedura dipende da queste correlazioni. È da porre maggior attenzione: Causali CBI 19 Imposte e tasse, con la quale generalmente la banca identifica qualsiasi versamento per obbligo normativo. Di default il sistema correla con causale contabile IVA per predisporre la casistica più frequente. Causali CBI 18 Interessi e competenze, con la quale generalmente la banca identifica gli interessi attivi e le ritenute. La funzione agisce correttamente per le banche/estratti conto che riportano gli interessi e le ritenute in movimenti distinti. Riconciliazione manuale E una procedura applicata al movimento bancario selezionato. Provvede a : - Ricercare secondo delle regole di riconciliazione, vedi sopra, eventuali corrispettive prime note già presenti in contabilità. - Per ogni riga un check consente di associare/riconciliare il movimento bancario con la PNE che si ritiene opportuno. - Eventualmente gestire gli importi per ottenere il bilanciamento. - Confermare la contabilizzazione. Attenzione : prima di attivare la funzione è opportuno verificare per ogni singolo movimento la correttezza e completamento delle correlazioni dati di banche con quelli contabili. Sbocca PNE da riconciliazione Tutte le registrazioni di prima note riconciliate possono essere sbloccate direttamente nella maschera di prima nota, tramite l icona Tss S.p.A Tutti i diritti sono riservati Pagina 9 di 10

10 Contabilizzazione E una procedura applicata al movimento bancario selezionato non riconciliato. Provvede alla contabilizzazione automatica. Su prossime release sarà possibile operare con contabilizzazioni massive. Tss S.p.A Tutti i diritti sono riservati Pagina 10 di 10