Manuale di Aggiornamento BOLLETTINO. Rel G. DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

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1 KING Manuale di Aggiornamento BOLLETTINO Rel G DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

2 - 2 - Manuale di Aggiornamento Sommario 1 PER APPLICARE L AGGIORNAMENTO Aggiornamento Patch Storica Aggiornamento di rete Aggiornamento singolo pc (monoutente o client di rete) CONTABILITA Esperienze di prima nota: Gestione codici IVA Esclusione codici Iva in esperienze prima nota Note automatiche in Creazione Partita VENDITE ORDINI MAGAZZINO Gestione Blocco Fatturazione del ciclo attivo Ricalcolo prezzi con Iva e calcolo prezzi senza iva su articoli: Modifica funzione Calcolo prezzi con IVA in Anagrafica Articoli Ricalcolo prezzi con iva: Ricalcolo in base al prezzo di vendita MODULI AGGIUNTIVI ESTRATTO CONTO: Riconciliazione bancaria, controlli e ricerche Ricerca movimenti di prima nota Controllo movimenti abbinati Controllo cancellazione movimenti di prima nota abbinati all estratto conto Verifica movimenti doppi CONAI/COBAT: Gestione valuta e nuova stampa di riepilogo Esclusione applicazione contributo COBAT Stampa Riepilogo COBAT Gestione del contributo CONAI/COBAT in valuta Stampa del contributo CONAI/ COBAT su fattura... 30

3 Bollettino G PER APPLICARE L AGGIORNAMENTO L aggiornamento è disponibile tramite il sistema di aggiornamento automatico in remoto. 1. Per effettuare l aggiornamento, dal Desktop entrare nella funzione Da Avvio (Start) Programmi King 5.10 Aggiornamenti Aggiorna da Web 2. Appare la seguente maschera: 3. Scegliere la voce nel riquadro giallo: Per effettuare l aggiornamento è necessario aver installato il CD KING 5.10 e successivi aggiornamenti Gli aggiornamenti sono in ordine progressivo: la scelta dipende dalla versione di partenza:

4 - 4 - Manuale di Aggiornamento Se avete una versione * effettuare prima l aggiornamento alla versione utilizzando il metodo Aggiornamento Patch Storica (si veda relativo paragrafo), quindi scaricare la nuova versione selezionando la voce G Aggiornamento storico nel riquadro giallo. Se avete la versione fino alla versione F esclusa effettuare l aggiornamento selezionando la voce G Aggiornamento storico. Se avete la versione F effettuare l aggiornamento selezionando la voce numero 5 4. I passaggi successivi sono automatici, e cambiano in base alla configurazione adottata: nel caso i dettagli non fossero noti, potete richiedere all assistenza l invio della documentazione specifica (che varia secondo si aggiorni il programma in rete e/o in client). 1.1 Aggiornamento Patch Storica Per i clienti che hanno una versione * e non hanno ancora installato la versione La release è disponibile con Patch Storica che può essere scaricata dal sito Datalog: Area Clienti Area King: Aggiornamenti Manuali e Video Aggiornamenti King 5.10 Seguendo tale percorso, si arriva in una pagina dove è possibile procedere con lo scarico della patch di aggiornamento: Nelle prossime pagine sono descritti i passaggi operativi.

5 Bollettino G Aggiornamento di rete Effettuare lo scarico del file di patch dal link: Quindi, posizionato il file sul server (in un qualsiasi percorso a scelta dell utente), eseguire il file con un doppio click. Viene chiesta la conferma/selezione del percorso d installazione del programma, modificabile eventualmente con il pulsante Sfoglia Proseguire quindi con il setup d installazione, fino alla maschera finale di avvenuto aggiornamento: cliccare su Fine. Terminata l installazione dell aggiornamento sul server, procedere con le operazioni di Aggiornamento singolo pc su ogni computer della rete.

6 - 6 - Manuale di Aggiornamento Aggiornamento singolo pc (monoutente o client di rete) Effettuare lo scarico del file di patch dal link: Quindi, posizionato il file sul pc da aggiornare, (in un qualsiasi percorso a scelta dell utente) eseguire il file con un doppio click. Per le installazioni di rete, dopo aver aggiornato il server, è necessario lanciare l eseguibile per l aggiornamento del client da tutti i pc. Anche per i client viene chiesta la conferma/selezione del percorso d installazione del programma, modificabile eventualmente con il pulsante Sfoglia Proseguire quindi con il setup d installazione, fino alla maschera finale di avvenuto aggiornamento: cliccare su Fine.

7 Bollettino G CONTABILITA 2.1 Esperienze di prima nota: Gestione codici IVA Con il cambio dell aliquota iva al 21% sono stati creati nuovi codici iva che attualmente non sono presenti nelle esperienze di prima nota. Al fine di gestire meglio le esperienze e non visualizzare più i codici iva al 20% è stata creata una nuova maschera che permette di abbinare un codice iva presente nell esperienze con uno nuovo. In questo modo nelle registrazioni di prima nota non saranno visualizzati i codici iva obsoleti che erano stati salvati nelle esperienze, ma saranno sostituiti con quelli presenti nella nuova tabella di conversione. È possibile inoltre escludere un codice iva dalle esperienze di prima nota, attraverso l apposito flag Escludi da gestione esperienze in prima nota nella Tabella Codici Iva,

8 - 8 - Manuale di Aggiornamento Nota Bene Il flag Escludi da gestione esperienze in prima nota e il pulsante Esperienze in prima nota si abilitano solo previa attivazione del flag Esperienze contropartite in prima nota iva nella tabella Contabilità dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura Attraverso il pulsante Esperienze in prima nota presente nella Tabella Codici Iva e visualizzabile richiamando qualsiasi codice iva, è possibile invece abbinare i nuovi codici iva da utilizzare nelle esperienze di prima nota con quelli precedentemente utilizzati. Premendo il pulsante si apre quindi la griglia di Associazione codici IVA da considerare in esperienze di prima nota

9 Bollettino G - 9 Nella colonna Cod. IVA storicizzato viene selezionato il codice Iva utilizzato in precedenza (nell esempio, codice 20, 20I, 20D) e nella colonna Cod. Iva da considerare si indica quello nuovo da visualizzare nelle esperienze di prima nota (nell esempio, codice 21, 21I, 21D). In questo modo tutti i conti utilizzati in precedenza con i codici iva al 20%, quando saranno proposti in Prima Nota Iva, saranno abbinati al codice iva scelto in questa maschera. Esempio Per il fornitore Enel nell esperienze sono presentati i conti al 20% Se nella tabella viene impostato che il codice iva storicizzato è il 20 mentre quello da considerare è il 21, in fase di prima nota la scrittura proposta sarà modificata: Pertanto i conti contabili saranno abbinati al nuovo codice iva scelto, mentre i codici iva precedenti non saranno più visualizzati nelle esperienze.

10 Manuale di Aggiornamento Esclusione codici Iva in esperienze prima nota Nella Tabella Codici Iva è stata aggiunta anche l opzione per l esclusione del codice iva dalle esperienze.

11 Bollettino G Note automatiche in Creazione Partita La gestione della nota con indicazione di numero e data documento creato in Creazione partita, è stata implementata anche nella maschera delle scadenze. Infatti nella maschera di creazione delle partite il campo Note viene compilato automaticamente con l indicazione della data e del numero del documento. In questo modo quando si procede al pagamento della partita i dati riferiti al documento sono visibili. In fase di creazione della partita inserendo tutti i dati nel campo note viene creata in automatico la partita: La nota creata automaticamente, può essere successivamente modificata dall utente. Alla conferma, la nota viene riportata anche nel movimento contabile (questa funzionalità è già presente nel programma da tempo):

12 Manuale di Aggiornamento In fase di pagamento o incasso della partita, la nota indicata nelle scadenza viene sempre visualizzata nella maschera del Saldo Conto:

13 Bollettino G VENDITE ORDINI MAGAZZINO 3.1 Gestione Blocco Fatturazione del ciclo attivo Con l attuale release è ora possibile definire il periodo in cui è possibile emettere le fatture del ciclo attivo, in modo da regolamentare l emissione dei documenti nelle società dove l inserimento nel ciclo attivo viene gestito da diversi operatori e filiali. Le modifiche sono state inserite nelle seguenti funzioni: Fattura immediata Fattura accompagnatoria Evasione ordini clienti in fattura accompagnatoria Generazione fatture Ddt pulsante crea fattura Fatturazione automatica dei contratti Ordini clienti piano di fatturazione La funzione si attiva dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Vendite Principali, abilitando il flag Attiva gestione Blocco Fatturazione

14 Manuale di Aggiornamento Si accede alla funzione dal menù Archivi Parametri Definizione periodo fatturazione Nella maschera che si apre, impostare le date relative al periodo in cui è abilitato l inserimento delle fatture. Le date sono relative all esercizio in uso per cui se si devono gestire periodi a cavallo di esercizio è necessario inserire i periodi nei due esercizi. Se non si imposta nessuna data vuol dire che non è possibile emettere fatture in nessun periodo dell esercizio. Provando ad inserire o generare delle fatture nelle condizioni in cui è abilitata la nuova gestione del blocco fatturazione, ma non è stato impostato il periodo viene segnalato il seguente messaggio (si veda l esempio nella figura seguente) e non è quindi possibile emettere il documento Se invece viene indicato un periodo potremo inserire nel periodo indicato i documenti di vendita

15 Bollettino G - 15 Se invece il documento viene inserito in un periodo non valido viene visualizzato il messaggio

16 Manuale di Aggiornamento 3.2 Ricalcolo prezzi con Iva e calcolo prezzi senza iva su articoli: Modifica funzione In seguito alla introduzione della nuova aliquota iva al 21%, sono disponibili delle funzionalità per le società che lavorano con i prezzi con iva e che hanno deciso di mantenere i prezzi di vendita iva invariati Calcolo prezzi con IVA in Anagrafica Articoli Con le nuove modifiche ora è possibile impostare direttamente il Prezzo con I.V.A. in modo da effettuare lo scorporo ottenendo il Prezzo di vendita. Nella versione precedente il Prezzo di vendita veniva sempre ricalcolato, al salvataggio o al passaggio sul campo del prezzo. Dato ad esempio un articolo con iva al 20% e modificando il codice iva con quello al 21%, il Prezzo con I.V.A. viene ricalcolato (nell esempio diventa 121,00) in quanto viene applicata la nuova iva sul Prezzo di Vendita

17 Bollettino G - 17 L utente può forzare il Prezzo con I.V.A. al valore precedente (120,00), facendo ricalcolare il Prezzo di vendita. Il Prezzo di Vendita con iva non verrà più ricalcolato in automatico a meno che l utente modifichi il valore del Prezzo di Vendita (se si passa sul campo senza fare variazioni, non viene effettuato il ricalcolo) Ricalcolo prezzi con iva: Ricalcolo in base al prezzo di vendita La funzione è stata modificata per dare la possibilità all utente di ricalcolare negli articoli il Prezzo di Vendita senza iva in base al Prezzo con I.V.A., in seguito alla modifica massiva dei codici iva effettuata con l apposita procedura di aggiornamento del codice iva. La versione precedente ricalcolava solo il Prezzo con I.V.A. applicando la nuova aliquota al Prezzo di Vendita senza iva. Con la nuova versione invece viene richiesto se ricalcolare il Prezzo con I.V.A. (cioè la precedente modalità) o ricalcolare il Prezzo di Vendita senza iva, eseguendo quindi lo scorporo partendo dal Prezzo con I.V.A. Di default rimane attiva la modalità precedente. La funzione, in base alle scelte operate, effettua le modifiche sull Anagrafica Articoli, sui Listini Base e sui Listini Clienti.

18 Manuale di Aggiornamento 4 MODULI AGGIUNTIVI 4.1 ESTRATTO CONTO: Riconciliazione bancaria, controlli e ricerche La funzione di Riconciliazione Bancaria è stata implementata con ulteriori controlli e con la possibilità di ricercare le informazioni contabili da abbinare ai movimenti bancari. In particolare: - è stata aggiunta la funzione per la verifica delle righe già rilevate in altri estratti conti (righe doppie), - è stata migliorata la ricerca dei movimenti contabili da abbinare alle voci dell estratto conto (filtri di selezione e periodo), - sono stati incrementati i controlli in caso di modifica ed eliminazione dei movimenti di prima nota abbinati all estratto conto Ricerca movimenti di prima nota In fase di abbinamento ai movimenti di prima nota, le righe dell estratto conto selezionate vengono ora evidenziate in blu, per una migliore visualizzazione: In questo modo viene evidenziato meglio su quale riga dell estratto conto si sta operando e nell elenco dei movimenti di prima nota sono riportati i dettagli della riga (Data Movimento, Data Valuta, Descrizione). In fondo alla maschera sono stati aggiunti diversi filtri per ottimizzare la ricerca dei movimenti da riconciliare a scelta tra:

19 Bollettino G - 19 Possono essere impostati inoltre i seguenti campi: - Importi uguali al dettaglio (flag): per visualizzare solo le righe di Prima Nota con importo identico a quello che si sta abbinando all estratto conto, velocizzando quindi la ricerca; - Importi in Dare (flag): per visualizzare solo i movimenti con l importo in dare; - Importi in Avere (flag): per visualizzare solo i movimenti con l importo in avere; - Da data/ A data: per modificare il periodo di estrazione dei movimenti di prima nota, di default impostato sul mese di competenza Sono esposti inoltre in fondo alla maschera l Importo riga EC e il relativo Totale importo selezionato

20 Manuale di Aggiornamento Nel caso in cui gli importi non coincidano tra estratto conto e prima nota viene visualizzato il seguente messaggio: Rispondendo Sì nella griglia dell estratto conto l importo viene scomposto in due righe: - la prima riga con l importo abbinato alla prima nota, - la seconda riga in giallo pronta per essere compilata: Rispondendo No non viene fatta nessuna scomposizione; si ha quindi una differenza tra importo del file e quello in prima nota, che potrebbe determinare una squadratura nella riconciliazione bancaria.

21 Bollettino G Controllo movimenti abbinati La riconciliazione bancaria prevede che si possano abbinare i movimenti di Prima Nota già registrati con le righe dell estratto conto, in modo da riconciliare correttamente il file con la Prima Nota. Nel caso in cui successivamente venga cancellato o modificato il movimento di Prima Nota viene segnalato che il file non è più riconciliato, pertanto quando si entra nell elaborazione del file dell estratto conto viene visualizzato il seguente messaggio: Rispondendo Sì viene presentato l elenco dei movimenti interessati dalla modifica: Con un doppio click ci si posiziona sulla riga interessata Nel campo Stato viene indicata la motivazione dello scollegamento: Movimento eliminato o Movimento modificato. Per visualizzare l elenco dei movimenti non più abbinati all estratto conto in momenti successivi, cliccare sul pulsante Altre Funzioni e scegliere l opzione Mostra riepilogo movimenti riconciliati modificati/eliminati.

22 Manuale di Aggiornamento Controllo cancellazione movimenti di prima nota abbinati all estratto conto Anche in Prima Nota è stato aggiunto un controllo sulla cancellazione dei movimenti contabili o righe dei movimenti già abbinati all estratto conto per la riconciliazione. Quando viene eliminata una voce viene visualizzato il seguente messaggio: Nella segnalazione sono indicati: - il periodo dell estratto conto - la banca e il relativo codice tra parentesi - il nome del file E/C a cui è abbinata la voce cancellata. Rispondendo Sì viene eliminata la riga o il movimento; si dovrà quindi rientrare nell estratto conto relativo per effettuare la riconciliazione bancaria. Nota Bene Il controllo si abilita soltanto se è stata scelta l opzione Attiva riconciliazione bancaria nelle Opzioni dell estratto conto. Se infatti non è stata attivata questa opzione, il messaggio visualizzato sarà quello standard di eliminazione. In questo modo l utente viene sempre avvisato in caso di cancellazione della riga o dell intero movimento abbinato all estratto conto.

23 Bollettino G Verifica movimenti doppi In fase di caricamento di un nuovo estratto conto o di quelli già elaborati, viene attivato il controllo se nel file sono presenti delle righe identiche ad altri estratti conto già salvati. Il controllo segnala le voci che hanno Data Movimento, Data Valuta, Descrizione e Importo identici a voci già salvate. Pertanto quando viene individuata una riga doppia viene visualizzato il seguente messaggio: Rispondendo Sì viene presentato il dettaglio delle righe doppie, con l apertura della griglia di Riepilogo righe presenti in altri estratti conto: Dati identificativi dell estratto conto Dettagli delle righe doppie selezionabili con un doppio click Nella griglia sono visualizzati gli elementi distintivi degli estratti conto già registrati, in particolare: - Estratti Conto Elaborati: dati identificativi del file di estratto conto con le righe doppie - Da data/ A data: periodo a cui si riferisce l estratto conto - Importato il: giorno d importazione del file di estratto conto - Caus. Banc., Dettaglio, Data Mov., S, Importo: dettaglio di tutte le righe doppie (causale bancaria, descrizione e data del movimento, segno e importo).

24 Manuale di Aggiornamento Cliccando su ciascuna riga ci si posiziona immediatamente sul dettaglio del file di estratto conto appena caricato, per poterne verificare il dettaglio: Le righe doppie vengono visualizzate con il colore giallo e nella descrizione viene presentato il simbolo di warning in modo da essere immediatamente individuabili. Ai fini della riconciliazione bancaria, se la riga dell estratto conto è già stata elaborata in un altro estratto conto, si può utilizzare l apposito flag Altro EC: In questo caso il saldo della riga verrà considerato nella riconciliazione bancaria senza generare o abbinare movimenti contabili. Per richiamare la griglia con l elenco delle righe doppie in un secondo momento, cliccare sul pulsante Altre Funzioni e scegliere la funzione Mostra riepilogo righe presenti in altri estratti conto.

25 Bollettino G CONAI/COBAT: Gestione valuta e nuova stampa di riepilogo In riferimento alla funzionalità del CONAI/COBAT è ora possibile: escludere opzionalmente l applicazione del contributo COBAT stampare il dettaglio delle movimentazioni COBAT, al fine di controllare i dati inseriti gestire la valuta, per le società italiane richiedono le fatture in valuta, in quanto gestiscono il bilancio in valuta. La comunicazione al consorzio COBAT dei contributi fatturati avviene invece in modalità telematica, attualmente non prevista nel modulo del gestionale. Vengono di seguito descritte le implementazioni sopra elencate Esclusione applicazione contributo COBAT All interno dell Anagrafica Clienti, nella maschera dei Dati CONAI / COBAT è possibile scegliere di non calcolare il contributo COBAT, attivando il relativo flag NON applicare COBAT

26 Manuale di Aggiornamento In fase di registrazione di un documento di vendita, se non viene attivato il flag NON applicare COBAT, viene effettuato il calcolo dell importo COBAT (nella colonna Imp Conai/Cobat). Fattura con flag NON applicare COBAT DISATTIVO Attivando invece l opzione di esclusione, il contributo non verrà calcolato Fattura con flag NON applicare COBAT ATTIVO

27 Bollettino G Stampa Riepilogo COBAT Per ottenere il dettaglio delle movimentazioni COBAT, al fine di effettuare gli opportuni controlli. Si accede alla funzione dal menù Vendite Stampe CONAI Stampa Riepilogo COBAT Sono richiesti i seguenti campi: Da data documento/ A data documento: per impostare il periodo di estrazione dei documenti. Se non si imposta nulla, verrà considerato tutto l esercizio corrente; Categoria: per impostare opzionalmente la categoria COBAT da stampare. Se non viene indicato nulla, vengono stampate tutte le categorie e i dati vengono raggruppati per categoria COBAT. Esempio di Stampa Riepilogo COBAT In questo caso non sono stati impostati il periodo di estrazione e la categoria COBAT.

28 Manuale di Aggiornamento Vengono stampati i dettagli dei singoli documenti con l indicazione del numero dei pezzi e del contributo totale della riga. A fine stampa viene riportato il totale generale di tutte le categorie.

29 Bollettino G Gestione del contributo CONAI/COBAT in valuta Nel caso in cui un cliente sia soggetto al contributo CONAI/ COBAT e gestisce i prezzi in valuta, in nei documenti di vendita viene effettuato il calcolo del contributo in valuta. Esempio In una fattura di vendita in euro viene calcolato il contributo CONAI, per un importo di 0,5 euro Se nella Testata documento viene associata al cliente la gestione della valuta in dollari con un cambio di 1,5 Vediamo che l importo CONAI/ COBAT viene ricalcolato in 0,33 dollari (= 0,50 / 1,5) Il calcolo viene effettuato nella stessa modalità anche per il contributo CONAI.

30 Manuale di Aggiornamento I documenti di vendita per i quali è possibile gestire la valuta anche su CONAI/ COBAT sono: Caricamento Ordini Clienti Caricamento DDT Caricamento Fatture Caricamento Fatture Accompagnatorie Evasione Ordini Stampa del contributo CONAI/ COBAT su fattura Il contributo unitario CONAI/ COBAT viene salvato nel dettaglio delle righe espresso in Euro (l importo invece viene salvato nella valuta del documento). Se si deve riportare nella stampa del documento il singolo contributo, è necessario inserire la formula COBAT_CONAI_CUVAL per eseguire la conversione del campo contributo nella valuta del documento al posto del campo fisso che era stato definito precedentemente.

31 Bollettino G - 31 Proprietà letteraria riservata by DATALOG SRL E vietata la riproduzione totale e/o parziale del presente manuale. Datalog potrà apportare, senza effettuare nessuna comunicazione ed in qualsiasi momento, modifiche alle caratteristiche descritte, aggiunta o eliminazione di parti della procedura, per ragioni di natura tecnica o commerciale. Le componenti dei programmi descritti si riferiscono al prodotto completo di tutti i moduli integrabili presenti e futuri, non sempre quindi installati con la procedura di base. Le informazioni contenute nel presente possono essere modificate senza preventivo avviso o comunicazione. La comunicazione di tali informazioni e/o la loro utilizzazione da parte degli utenti non comporta l assunzione, nemmeno in forma implicita, di alcuna obbligazione da parte della DATALOG S.r.l. verso tali utenti. In particolare la DATALOG S.r.l. non si assume nessuna responsabilità per qualsiasi errore che possa apparire in questo documento. Qualsiasi altro utilizzo sarà considerato come una violazione della licenza d uso. Non viene assunta nessuna responsabilità per l uso e l affidabilità del software ovvero il suo utilizzo per uno specifico scopo. Tutti i marchi citati sono registrati dai legittimi proprietari.