Manuale d'uso ArchiWin ArchiWin il programma per la gestione della libreria MANUALE D'USO con modulistica

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1 Manuale d'uso ArchiWin ArchiWin il programma per la gestione della libreria MANUALE D'USO con modulistica CLESP s.r.l. - via Del Progresso, Padova Tel Fax C.F. e P.I info@clesp.it

2 1. DEFINIZIONE TASTI E ZONE DELLO SCHERMO In ArchiWin si può utilizzare il mouse o, in alternativa, la tastiera: Tutte le voci di menù e tutti i pulsanti di comando hanno una lettera sottolineata: premendo ALT + lettera sottolineata si richiamerà il comando voluto. Nelle procedure di utilizzo di ArchiWin sono presenti solo tre tipi di schermate: data entry, tabelle e ricerche. Il data entry ha lo sfondo grigio e presenta varie caselle da compilare disposte in ordine sparso: un intera schermata con un data entry corrisponde ad un record (cioè una registrazione). Nei data entry si utilizzano (in alternativa al mouse) i seguenti tasti: F3 F4 F6 F7 F9 F10 inserisce un nuovo record modifica il record corrente cancella il record corrente ricerca un record registra ed inizia un nuovo record registra La tabella ha lo sfondo bianco, è divisa in varie righe (simile ai programmi tipo Excel). Ogni riga di una tabella corrisponde ad un record. Nelle tabelle si utilizzano (in alternativa al mouse) i seguenti tasti: CANC INS INVIO cancella record corrente inserisce un nuovo record seleziona il record corrente Nelle ricerche si utilizzano i seguenti tasti: F3 F4 F6 F10 INVIO CTRL +FRECCE inserisce un nuovo record modifica il record corrente cancella il record corrente registra conferma una ricerca cambia indice di ricerca Attenzione: Si consiglia di tenere sempre a portata di mano il presente foglio con l elenco dei tasti principali.

3 2. ATTIVITÀ DI COMMESSO LIBRARIO CON ArchiWin Ogni cliente può presentarsi più volte al banco per: prenotare nuovi libri, ritirare libri arrivati, modificare prenotazioni, annullare prenotazioni. Il commesso librario riceve al banco i clienti per i quali, mediante ArchiWin, può effettuare: 1. Prenotazioni dei libri: il commesso riceve le prenotazioni dei libri dai clienti, cerca il libro corretto nell elenco, stampa la prenotazione, chiede l eventuale acconto. 2. Visualizzazione prenotazioni dei clienti: il commesso controlla o annulla la prenotazione effettuata dai clienti. 3. Consegna dei libri al cliente: il commesso controlla se il libro è arrivato (prenotazione evasa ), stampa lo scontrino, consegna il tutto. A tale scopo ArchiWin dispone di una Scheda Cliente dalla quale si possono notare tutti i movimenti effettuati dal cliente: libri prenotati, libri arrivati, libri consegnati, libri annullati. 4. Invio delle prenotazioni alla Clesp: il commesso invia le prenotazioni a Clesp via modem e riceve l aggiornamento delle prenotazioni da Clesp. 5. Salvataggio del lavoro: alla sera, il commesso esegue una copia di sicurezza su floppy disk (backup) dei dati memorizzati con il programma.

4 3. GESTIONE DELLE PRENOTAZIONI: SELEZIONE DEL CLIENTE Per selezionare un cliente è sufficiente: Scegliere la voce di menù Prenotazione, Gestione. Compare la tabella Elenco Clienti (fig.1), in cui sono elencati i clienti già registrati. Digitando le prime lettere del cognome, ci si avvicina al cliente cercato, se esiste. fig.1 Tabella Prenotazione - Elenco Clienti Se il cliente esiste già: è sufficiente confermare la scelta con il tasto INVIO o premendo il pulsante SCHEDA CLIENTE. Se non risulta nell'eleno assicurarsi che la casella combinata Tipologia Clienti sia settata su tutti i clienti. Il Pulsante EVIDENZIA SU SFONDO GIALLO I CLIENTI NON ATTIVI serve per evidenziare i clienti che hanno prenotazioni in alcuni stati. Per sapere quali sono gli stati, che rendono attivo il cliente, bisogna andare alla voce Cliente attivo se ha prenotazioni in stato nella maschera Configurazione Utente dal menu di Servizio.

5 Se il cliente è nuovo va creato e inseriti i suoi dati. A questo punto: Siamo nella tabella Prenotazioni, Elenco Clienti e quindi si usa il pulsante in basso a destra INSERISCI CLIENTE (o da tastiera INS). Si apre un data entry (fig.2) nel quale vanno inseriti i dati del cliente: è obbligatorio inserire sempre Cognome Nome. Gli altri campi vanno inseriti se richiesti dalla Direzione del punto vendita. Si procede da una casella all altra del data entry con il tasto TAB o con INVIO. Riempiendo i campi Cellulare e/o , il cliente autorizza l invio di un SMS e/o per la comunicazione di arrivo dei libri al punto vendita. Per confermare e registrare i dati premere F10: si ritornerà alla tabella dei clienti. fig.2 Data Entry Gestione Clienti Attenzione: le eventuali modifiche del numero di cellulare e/o vengono automaticamente trasmesse a Clesp quando il cliente inserisce o annulla una prenotazione. Cancellando i dati si sospende automaticamente il servizio.

6 Inoltre, ai fini della legge n. 675/1996 il cliente dovrà firmare l autorizzazione per l invio dell SMS o . Attenzione: nella tabella Elenco Clienti è possibile anche eseguire le precedenti operazioni premendo i seguenti tasti: CANC INS oppure ALT+I freccie ALT+V per cancellare un cliente per inserire un nuovo cliente scorro l elenco clienti visualizzo il cliente Scelto il cliente si procede con la Scheda Cliente.

7 4. SCHEDA CLIENTE Come già illustrato precedentemente, questa procedura è attivata dalla solita voce di menù: Prenotazioni, Gestione. Compare l Elenco Clienti (fig.1), dove digitando le prime lettere del cognome, ci si avvicina al cliente cercato e si conferma la scelta con il tasto INVIO. fig.3 Tabella Scheda del cliente Nella Scheda Cliente (fig.3) è possibile eseguire le seguenti operazioni: Visualizza Stampa Ritardo Nuova prenotazione Scontrino Stampa Scheda Annulla Prenotazione Storico ALT+V ALT+O ALT+N ALT+S ALT+T ALT+A ALT+R Tali operazioni verranno descritte nel dettaglio nel seguito di questo manuale.

8 Il Pulsante VISUALIZZA serve per visualizzare la maschera Gestione Clienti dove appariranno in dettaglio i dati del cliente. Il Pulsante STAMPA RITARDO darà la possibilità di stampare un foglio, dove si attesta la difficoltà di reperire il libro della prenotazione selezionata a causa Ristampa. Analizziamo, invece, il dettaglio di alcune colonne che compongono la tabella della Scheda cliente. Di particolare interesse la colonna St.(Stato) che indica lo stato dei libri prenotati: St. Significato Descrizione P Prenotato la prenotazione è appena stata inserita O Ordinato la prenotazione è stata inviata a CLESP (via modem) G Arrivato il libro è arrivato in CLESP H Pronto il libro è pronto per la spedizione V E In viaggio Arrivato al Punto Vendita il libro è in viaggio dalla CLESP verso il punto vendita il libro è arrivato ed è disponibile per il cliente F Venduto il libro è già stato consegnato al cliente A Annullato il cliente ha annullato la prenotazione N Non consegnabile il libro è in ristampa D Disdetto il libro è stato annullato tardivamente, arriverà comunque al Punto Vendita Tale colonna verrà aggiornata automaticamente per ogni prenotazione in seguito ad ogni collegamento effettuato con la Clesp. La terza colonna, indicata con U, serve a indicare se la prenotazione fatta è di tipo universitaria. La quarta colonna, indicata con (*), talvolta viene riportato un *: questo segnala che quel libro è in ristampa; posizionando il cursore sul libro, sulla riga gialla a fine pagina viene visualizzata la data in cui l editore prevede di renderlo disponibile. Attenzione: si deve cercare di evitare le operazioni di annullamento o di modifica di una prenotazione del cliente. NON INSERIRE PRENOTAZIONI DUBBIE O INCERTE.

9 5. PRENOTAZIONE DEI LIBRI Dalla Scheda Cliente premendo il tasto NUOVA PRENOTAZIONE (ALT+N), si accede al data entry delle prenotazioni Testata di prenotazione Compare la maschera Inserimento di una nuova prenotazione (fig.4): la prima casella è per inserire una eventuale nota alla prenotazione (non obbligatorio), per procedere premere INVIO oppure il tasto TAB. Si passa dunque all eventuale acconto: dopo averlo inserito premere INVIO. fig.4 Data Entry Inserimento di una nuova prenotazione Il Flag Internet: non è modificabile e sarà spuntato solo nell'eventualità che la prenotazione è stata effettuata da internet da un cliente. Il Flag Universitaria: serve per rendere tutte le prenotazioni di libri che si andranno ad effettuare di tipo universitaria, spuntandola non ci sarà nessuna particolare modifica nei processi di prenotazione. Scorciatoia: da ogni punto del data entry, premendo il tasto F10, si conferma il data entry stesso e si passa alla compilazione della tabella Inserimento di righe di una nuova prenotazione.

10 5.2. Righe di prenotazione Si passa così alla tabella nella quale saranno inseriti i libri da prenotare (fig.5). Attenzione: Qualora ci fossero ancora delle modifiche d'apportare nei dati inseriti nella maschera precedente, lo si può fare cliccando sul pulsante Modifica Prenotazione, o premendo il tasto F4. Poi si potrà continuare con l'inserimento delle righe di prenotazioni dando la conferma hai cambiamenti apportati. fig.5 Data Entry Inserimento righe di una nuova prenotazione Per inserire una prenotazione premere il tasto INS della tastiera oppure utilizzare il pulsante Prenota un libro (ALT+P). Per eliminare una prenotazione è sufficiente premere il tasto CANC. Si apre un data entry per la selezione del libro da prenotare (fig.6).

11 fig.6 Data Entry Dettaglio Prenotazione I tasti presenti nella parte inferiore del data entry permettono di effettuare delle ricerche di libri sulla base di quattro chiavi distinte: Operazione cercare per numero EAN cercare per autore cercare per titolo cercare per codice interno dell'autore Da tastiera ALT+E ALT+A ALT+T ALT+O La ricerca più sicura è mediante il codice EAN (codice a barre), perché non è possibile avere due libri con lo stesso codice EAN. È possibile anche accedere direttamente alla banca dati dei libri premendo F7 e spostandosi con CTRL + frecce. Sarà comunque possibile effettuare un cambio di chiave di ricerca: è sufficiente premere sui nomi dei campi della tabelle in grassetto (ad esempio EAN, Titolo, Autore ). Digitando nel campo Ricerca le lettere iniziali del titolo (nella ricerca per titolo) o dell autore (nella ricerca per autore) o ancora le prime cifre dell EAN, ci si avvicina progressivamente al libro cercato. È possibile, inoltre, eseguire una ricerca per contenuto, ossia ricercare un libro, ad esempio, solo con parte del titolo. Tale ricerca si attiva premendo il tasto F8 oppure il relativo pulsante presente sull entry form indicante un punto interrogativo rosso.

12 Se il libro esiste già nell elenco dei libri (è quasi certo: ci sono libri scolastici e di varia): È sufficiente confermare il libro (ricordare che siamo in una tabella) con il tasto INVIO Si torna a Dettaglio Prenotazioni: è sufficiente confermare con F10. Se il libro è nuovo è possibile inserirlo manualmente: Premere il tasto F3 o il tasto denotato da una freccetta rossa. Si apre un data entry per l inserimento dei dati del libro (fig.7). Sono obbligatori EAN, Titolo, Editore, Tipo di Scuola. Facoltativi invece Autore, Volume, Codice editore, Prezzo. Il campo EAN è obbligatorio e non è consentito inserire un libro con lo stesso codice EAN di un libro già esistente. Per confermare e registrare i dati, premere F10. Il libro sarà immediatamente prenotabile con la stessa procedura descritta in precedenza.

13 fig. 7 Data Entry Gestione Libri Completate queste operazioni, si ritornerà automaticamente alla tabella dei libri: il cursore si posizionerà sulla prima riga del libro appena inserito e sarà già possibile prenotarne delle copie. Attenzione: Molti libri scolastici hanno titoli uguali ma cambia il volume, oppure la scuola, etc. È importante accertarsi che il libro sia quello desiderato dal cliente. In casi dubbi, chiedere al cliente di specificare meglio i dati del libro, possibilmente il codice EAN (codice a barre) stampato sul retro del libro. È possibile prenotare più di una copia per riga di prenotazione. Scorciatoia: premere F10 così da confermare tutto in blocco, invece con F9 si conferma il tutto e si ritorna direttamente in questo data entry per un altro libro da prenotare. Completata la prenotazione di tutti i libri richiesti dal cliente, è possibile effettuare la stampa della scheda prenotazioni Stampa della prenotazione La prenotazione va stampata per darne una copia al cliente: per fare ciò si preme il pulsante STAMPA QUESTA PRENOTAZIONE (ALT+S). Nel data entry seguente si può selezionare una anteprima di stampa (pulsante ANTEPRIMA DI STAMPA oppure ALT+A) oppure stampare premendo il pulsante STAMPA (ALT+S). Effettuata la stampa, premendo ESC si torna alla Scheda Cliente. Una nuova pressione di ESC permetterà di tornare all Elenco Clienti: è possibile ora eseguire una prenotazione per un successivo cliente ripetendo la procedura appena descritta. Per utilizzare altre funzioni del programma, premere ESC fino a tornare al menù principale Storico Per ogni cliente presente nella banca dati, viene conservato uno storico delle operazioni effettuate (prenotazioni e scontrini) (fig.8). Per poter accedere agli storici, è necessario selezionare il cliente in questione e poi premere il pulsante STORICO (ALT+R): sarà possibile scegliere tra prenotazioni e scarichi. Scegliendo Prenotazioni, apparirà l'elenco delle testate di prenotazioni ordinate per data. Premendo INVIO su una riga specifica, vengono visualizzate le singole prenotazioni che, ad esempio, può essere ristampata. Analogamente per gli Scarichi.

14 fig. 8 Tabella Storico prenotazioni e scarichi del cliente

15 6. CONSEGNA LIBRI e STAMPA DEL DOCUMENTO DI SCARICO Per consegnare i libri al cliente (si ricorda che si tratta dei libri con lo stato in E), è necessario creare un nuovo scontrino e poi stampare tale documento. Per eseguire tale operazione: Scegliere la voce Gestione dal menù Prenotazioni. Scegliere il nominativo del cliente e visualizzarne la scheda. Premere il pulsante NUOVO SCONTRINO (ALT+S) per ottenere la creazione del documento di scarico (fig.9). fig.9 Tabella di Modifica documenti di scarico esistenti Il programma porta direttamente al data entry che gestisce il documento di scarico. Il documento è già pronto per essere stampato. Sarà possibile apportare qualche modifica al presente documento premendo F4 o il pulsante MODIFICA SCARICO: sarà possibile quindi modificare la percentuale di sconto, l importo da detrarre e l abbuono posizionandosi sulla casella corrispondente. Si procede da una casella all altra del data entry con il tasto TAB o INVIO. Per confermare e registrare i dati, premere F10.

16 Se si desidera togliere dallo scontrino un libro (perché ad esempio non viene consegnato): posizionarsi sul libro da cancellare e premere il tasto CANC della tastiera (tale testo ritornerà nella scheda cliente nello stato E). Per stampare il documento di scarico, premere il pulsante STAMPA (ALT+S). Effettuata la stampa, si ritorna al documento di scarico e da qui premendo ESC si torna fino all Elenco Clienti dal quale scegliere il nominativo del cliente successivo.

17 7. SPEDIZIONE ORDINI A CLESP E AGGIORNAMENTO DATI Questa procedura può essere eseguita da qualunque computer che dispone di un accesso ad internet. Qualora vi siano più installazioni di ArchiWin, durante tutto il periodo di collegamento non devono esserci altri computer che utilizzino ArchiWin. Per effettuare il collegamento remoto con Clesp è necessario: Scegliere il menù Comunicazioni (ALT+C). Scegliere la voce Trasmissione dati (fig.10). Scegliere una connessione tra quelle disponibili (questa operazione solo nel caso in cui non si è già connessi ad internet oppure non sia a disposizione un ADSL). Premere COLLEGAMENTO. fig.10 Trasmissione Dati È possibile anche effettuare un collegamento di test (premendo il relativo stato) che serve per verificare la bontà del collegamento con la Clesp.

18 Attenzione: NON INTERROMPERE PREMATURAMENTE IL COLLEGAMENTO. Durante il collegamento verranno eseguite una serie di operazioni Saranno inviate le nuove prenotazioni, eventuali annullamenti e gli scontrini effettuati nel punto vendita Saranno ricevuti gli aggiornamenti della Banca dati di scolatica e della Banca dati di varia. Saranno aggiornate le prenotazioni effettuate in precedenza. Sarà ricevuta una eventuale nuova versione di ArchiWin. Saranno ricevuti eventuali messaggi informativi. Alla fine della trasmissione dati, verrà visualizzata una finestra di riepilogo sull esito delle operazioni eseguite. Qualora una delle procedure precedentemente elencate non avesse esito positivo, sarà indicata la causa di tale malfunzionamento. Verrà inoltre comunicato il numero di libri presenti in magazzino Clesp pronti per la spedizione ed il totale del prezzo di copertina: il Punto Vendita ha la possibilità di autorizzarne o meno la spedizione (fig. 11). fig.11 Riepilogo prenotazioni per Stato: richiesta per spedizione. Il punto vendita può scegliere il mezzo di spedizione o eventualmente di non inviare la merce per attendere che siano pronti un maggior numero di libri.

19 fig.12 Riepilogo prenotazioni per Stato: opzioni di pagamento. Una volta scelto il mezzo di spedizione, è necessario scegliere l Opzione di pagamento (fig.12). Attenzione: La richiesta di spedizione della merce è una procedura destinata alle librerie. È importante anche sottolineare che alcune modalità di pagamento offrono ulteriori sconti. È importante effettuare frequentemente dei collegamenti perché permette di essere sempre aggiornati sullo stato delle prenotazioni e su eventuali modifiche della banca dati dei libri. Inoltre solo dopo aver effettuato il collegamento, la Clesp saprà quali libri sono giunti nel Punto Vendita e potrà quindi inviare gli sms e/o ai clienti finali. Al termine del collegamento, verrà visualizzato a video l ultimo messaggio informativo inviato da Clesp; tutti i messaggi rimangono comunque memorizzati e dalla voce di menù Comunicazioni, Notizie da Clesp e possono essere selezionati, visualizzati e stampati in qualsiasi momento Controllo Spedizioni. Selezionando dal menù Remoto la voce Controllo Spedizioni, vengono visualizzati tutti i collegamenti con invio di prenotazioni effettuati con indicazione della data, dell ora e l esito di tale operazione (fig.13).

20 fig.13 Rapporto Trasmissioni

21 8. RICEVIMENTO LIBRI DA CLESP E CARICO DA FATTURA I libri vengono consegnati da Clesp con una etichetta rimovibile (visualizzata di seguito), in cui è indicato il numero del cliente finale che aveva prenotato il libro (nell esempio sottostante è il Cliente 863, fig.14). fig.14 Etichetta rimovibile sui libri (dimensioni reali: cm 6 x 10) L addetto dispone i libri in ordine di codice cliente, preparando una pila per ciascun cliente per velocizzare le operazioni di consegna. A questo punto è necessario effettuare l aggiornamento automatico delle prenotazioni, per poter verificare rapidamente quali libri siano giunti nel Punto Vendita. Per fare ciò: Scegliere la voce di menù Magazzino Carico da fatture (fig.13) Verranno visualizzate le fatture dei libri arrivati da Clesp. Selezionare la fattura con stato NON CARICATO e premere il pulsante AGGIORNA PRENOTAZIONI Verrà richiesto per sicurezza l inserimento delle prime cinque cifre del protocollo selezionato.

22 fig.15 Carico da fattura Completata anche questa operazione, l aggiornamento avverrà in automatico. Nel caso ci siano problemi nel ricevimento della merce, viene visualizzato anche il nome del corriere, il numero di telefono da chiamare per ricevere informazioni e se il corriere è SDA anche la lettera di vettura.

23 9. GESTIONE DELLE GIACENZE Qualora rimangono delle copie invendute di un libro, è possibile inserirle come giacenze del proprio magazzino. È sufficiente accedere ad Anagrafiche, Libri ricercare il testo in questione ed aggiornare il campo Giacenza con il numero di copie disponibili (fig.15). fig.15 Gestione libri in giacenza Quando un cliente richiederà un libro in giacenza, ArchiWin avviserà che è disponibile subito una copia in magazzino (fig.16) e che tale ordine può essere immediatamente evaso. Il numero di copie disponibili in giacenza, viene aggiornato automaticamente.

24 fig.16 Evasione libro in giacenza A questo punto sarà già possibile emettere lo scontrino. 9.1 STAMPA DELLE GIACENZE Partendo dalla schermata generale è possibile ottenere una stampa dei libri in Giacenza andando alla voce Stampa libri in Giacenza del menù Magazzino.

25 10. Anagrafica Editori Per effettuare delle ricerche sugli editori si dovrà andare alla voce Editori dal menù Anagrafiche. Si potrà accedere quindi a questa maschera fig.17. Da qui si possono effettuare ricerche per Codice o per Ragione Sociale basterà cliccare sull'intestazione della colonna e una volta evidenziata in azzurro, allora potrai inserire il testo da ricercare nella casella di testo Ricerca. fig.17 Tabella Gestione Editori Per poter inserire dei nuovi editori si dovrà effettuare una richiesta a Clesp.

26 11. GESTIONE LISTE DELLE ADOZIONI Questa procedura serve per creare e poi stampare le liste delle adozioni delle scuole più vicine al punto vendita (ovvero da cui proverrà il maggior numero di studenti) per velocizzare l inserimento delle prenotazioni. L addetto al punto vendita consegna allo studente la lista dell adozioni della sua scuola, lo studente contrassegna i libri da prenotare e l addetto deve semplicemente digitare i codici dei libri contrassegnati: l inserimento di una prenotazione è quindi molto più veloce. Per creare una lista di adozione è necessario creare prima la scuola relativa a cui si vuole associare una lista d adozione. Creazione di una nuova scuola Accedere al menù Anagrafiche, Scuole (fig.18) Premere il pulsante INSERISCI SCUOLA oppure F3 Sono obbligatori i campi Codice, Tipo di scuola e Nome Premere F10 per confermare i dati inseriti. fig.18 Data entry Gestione Scuole

27 Inserimento nuova riga di adozione Premere il pulsante Inserisci Adozione (CTRL+I) Inserire la classe e la sezione, avendo cura di indicare in maiuscolo la sezione ed in minuscolo eventuali commenti (es. A amm). Indicando TUTTE nel campo sezione, l adozione verrà sempre selezionata Per rendere la lista più ordinata, è possibile suddividere i testi scolastici per materia. Per inserire una materia è sufficiente premere il pulsante MATERIA (CTRL+E). La materia comparirà a schermo con lo sfondo verde e in grassetto nelle stampe. Se la materia desiderata non è presente nell elenco, può essere creata premendo il tasto INS Scegliere a questo punto il campo sul quale si desidera effettuare la ricerca del libro (Autore, Titolo, ISBN, Codice editore) oppure premere F7 per accedere alla banca dati completa. Una volta individuato il libro desiderato, premere INVIO per confermarlo È possibile inoltre indicare ciascun libro della lista con Consigliato (per specificare che il libro è solo consigliato) oppure con Ereditato (il libro è ereditato dagli anni precedenti e non è necessario acquistarlo) Premere F10 per confermare l inserimento del libro nella lista d adozione Procedere analogamente per l inserimento degli altri libri e/o materie facenti parte della lista d adozione. Stampa della lista delle adozioni. Accedere al menù Anagrafiche, voce Scuole Selezionare la lista che si desidera stampare Premere il pulsante STAMPA le adozioni (ALT+S) Indicare la classe e le sezioni interessate. Collegamento prenotazioni - adozioni Le liste d adozione servono per velocizzare le operazioni di prenotazione conoscendo la scuola, la classe e la sezione del cliente. È necessario che nell anagrafica del cliente, sia assegnato il campo Scuola, Classe e Sezione; questo può esser fatto al momento della creazione di un cliente o anche successivamente. La procedura di inserimento prenotazioni con le liste d adozione è la stessa descritta nel paragrafo 5 del manuale. Nella schermata Inserimento righe di una nuova prenotazione, premere il pulsante SCUOLA (ALT+U).

28 fig.19 Inserimento prenotazioni da Adozioni Appare la schermata Prenotazione dei libri adottati dalla scuola. Selezionare la riga indicante il libro desiderato e premere il pulsante AGGIUNGI UNA COPIA (+). È possibile selezionare più copie dello stesso testo premendo più volte il pulsante. Analogamente si può sottrarre le copie in più premendo TOGLI UNA COPIA ( ). È anche possibile selezionare tutti i libri della lista con PRENOTA TUTTO (*). Completata la scelta dei testi, premere il tasto con la spunta rossa (o F10) per confermare le prenotazioni. A questo punto si può procedere come al solito alla stampa delle prenotazioni.

29 12. PRENOTAZIONI DA INTERNET I clienti possono prenotare libri direttamente dal sito web della Clesp, dove possono selezionare anche il punto vendita dove ritirare la merce. Il punto vendita selezionato potrà verificare la presenza di prenotazioni provenienti da Internet accedendo a Gestione, Prenotazioni da Internet (fig.20). fig.20 Tabella Prenotazioni in arrivo da Internet Alla voce Nuovi Clienti verranno visualizzati i dati del cliente e selezionandolo in Prenotazioni del Cliente selezionato verranno visualizzate le prenotazioni effettuate dal singolo cliente. Il punto vendita a questo punto può decidere se accettare la prenotazione premendo il pulsante CONFERMA IL CLIENTE o di rifiutarla, pulsante ANNULLA IL CLIENTE.

30 13. RIEPILOGO PRENOTAZIONI PER STATO È possibile avere un resoconto delle prenotazioni per stato selezionando Gestione, Conteggi (fig.21). fig.21 Tabella Riepilogo prenotazioni per Stato Per ogni singolo stato, oltre alla descrizione, viene visualizzato il numero di prenotazioni presente in ciascun stato. Selezionando con un doppio click uno stato, viene elencato il dettaglio delle prenotazioni. In fig.22 è possibile vedere le 29 prenotazioni in stato O indicate in fig.21. Inoltre è possibile creare un file di testo (txt) con il riepilogo delle prenotazioni per stato.

31 fig.22 Tabella Selezione prenotazioni

32 14. ESTRATTO CONTO Accedendo a Comunicazioni, Estratto Conto c è la possibilità di visualizzare gli estratti conti dei pagamenti con Clesp (fig.23). fig.23 Estratto Conto Se un cliente ha un fido, questo comparirà nella colonna Avere e ad ogni acquisto in Dare compariranno i crediti non saldati verso la Clesp. Se un cliente non ha un fido, in Avere verranno visualizzate le fatture già saldate verso la Clesp e in Dare, ancora una volta, i crediti non saldati verso la Clesp. Attenzione: l opzione estratto conto è disponibile solo per le librerie.

33 15. RESA DEI LIBRI A CLESP Questa procedura viene utilizzata per compilare l elenco dei libri che devono essere resi a Clesp: tale elenco deve essere allegato al Documento di Trasporto emesso dal Punto Vendita. Per creare la lista dei resi è necessario: fig.24 Resa a Clesp Scegliere la voce di menù Magazzino (ALT+M) Scegliere la voce Nuovo Scarico Selezionare CLESP SRL nella casella Cliente Selezionare Reso A Clesp nella casella Causale come in fig. 24 e poi premere F10 Premere ALT+R o il pulsante RESE DA GIACENZA e in automaticato procederà a scaricare tutta la giacenza del magazzino senza procedere all'inserimento manuale libro per libro attraverso il pulsante INSERISCI RIGA (fig. 25).

34 fig.25 Resa a Clesp A questo punto i libri da rendere sono elencati nel documento di scarico. In tale elenco è possibile anche lo scontro di acquisto e pertanto assegna una valorizzazione della resa. È possibile stampare anche il conteggio delle rese già contabilizzate da Clesp accedendo a Magazzino, Conteggio Resi e scegliendo l anno desiderato.

35 16. NOTIZIE DA CLESP La Clesp periodicamente invia dei messaggi (di carattere commerciale e tecnico) che vengono visualizzati all avvio di ArchiWin. È possibile però esaminarli con calma accedendo a Comunicazioni, Notizie da CLESP (fig.26). fig.26 Notizie da Clesp Alla sinistra del messaggio, sono presenti altri messaggi che possono essere visualizzati. Attenzione: Si consiglia di prendere visione con attenzione dei messaggi riguardanti offerte commerciali.

36 17. SALVATAGGIO DEI DATI SU DISCHETTO È buona norma effettuare una copia di sicurezza (backup) dei dati memorizzati dal programma una volta al giorno. Questo consente, nel caso di mal funzionamenti del computer che si utilizza, di non perdere tutto il lavoro eseguito fino a quel momento. A tale scopo è presente la seguente semplice procedura che crea una copia dei dati su floppy disk: Inserire un floppy disk Accedere alla voce di menù Servizio, Backup (fig.27) Premere il pulsante COPIA DI SICUREZZA A questo punto verrà chiesto di inserire, uno alla volta, i floppy necessari per copiare interamente i dati. È importante sottolineare che il numero di floppy varia a seconda dei dati inseriti nel proprio punto vendita: sono necessari, però, un minimo di 10 floppy disk. È possibile effettuare una copia di backup direttamente su Hard Disk: è sufficiente selezionare la voce Solo su Disco Fisso prima di premere il tasto Copia di sicurezza. La semplice copia su disco fisso, però, non salvaguardia da eventuali mal funzionamenti del computer: va comunque trasferita su un supporto rimovibile (cd) oppure su un altro computer presente in una eventuale rete locale. Per maggiore sicurezza è opportuno utilizzare alternativamente due serie di dischetti da alternare. In questo modo si avrà sempre a disposizione almeno una serie. fig.27 Salvataggio e ripristino degli archivi (backup)

37 18. RIPRISTINO DEI DATI DA DISCHETTO Qualora si è dovuto reinstallare il software in seguito a guasti hardware o software, è possibile ripristinare i dati risalenti all ultima copia di sicurezza effettuata. Per il ripristino dei dati, operare come segue: Scegliere la voce di menù Servizio, Backup (fig.27). Premere RIPRISTINO DEI DATI. A questo punto verrà chiesto di inserire nel giusto ordine i floppy contenenti la copia di sicurezza. Al termine premere ESC per uscire. 19. CAMBIO ANNO È inoltre possibile accedere alla banca dati delle prenotazioni e dei clienti dell anno precedente. Non sarà possibile effettuare nuovi inserimenti. Questo è possibile accedendo a Servizio, Cambio anno e indicando l anno prescelto (fig.28) e digitando alla voce Nuovo Anno l anno a cui si vuole tornare (in figura è fatto l esempio con il 2003). fig.28 Selezione anno (esempio con il 2003)

38 20. MESSAGGISTICA INTERNA Il servizio di messaggistica interna è un servizio gratuito per comunicare con clesp. Per poter accedere a questo servizio bisogna andare alla voce del menù Comunicazioni e cliccare alla voce Messaggistica interna. Si aprirà la maschera in fig. 29. Ad ogni riga corrisponde un messaggio e cliccandoci sopra due volte si potrà vedere il corpo del messaggio. Ogni riga ha un colore diverso in base al valore assunto dalla colonna Stato per il valore: I (Inviato) la riga apparirà in colore blu e sono i messaggi inviati; L (Letto) la riga apparirà in colore verde e sono i messaggi ricevuti e già letti; A (Arrivato) la riga apparirà in colore rosso per tutti quei messaggi appena ricevuti da Clesp. fig.29 Maschera Gestione messaggi

39 20.1 CREAZIONE E INVIO DI UN MESSAGGIO Per creare un nuovo messaggio (fig. 30), bisogna: fig.30 DATA ENTRY Nuovo Messaggio Premere F3 o il pulsante INSERISCI MESS. per creare il nuovo messaggio. I campi Mittente e Destinatario appaiono già compilati, quindi si andrà a scrivere nei campi Titolo e Testo rispettivamente un titolo e il testo della comunicazione che si vuole fare a Clesp. Tutti questi campi sono obbligatori e vanno compilati tutti. Si procede premendo il pulsante Conferma o F10. Il messaggio verrà inviato appena si farà un collegamento con Clesp RICEZIONE DI UN MESSAGGIO La risposta da Clesp ai messaggi inviati si ottiene con i collegamenti successivi; appena termina il collegamento, apparirà la schermata di gestione dei messaggi con in evidenza il messaggio di risposta. Dopo la lettura del messaggio è importante che si clicchi sul pulsante Segna come già letto (fig.30), per avvisare la macchina, altrimenti apparirà questa maschera ad ogni successivo collegamento.

40 21. COLLABORATORI ESTERNI Dalla voce Presenze Collaboratori del menù Servizio si accederà alla maschera Presenze collaboratori (fig. 31). Questa maschera serve per la gestione delle ore di lavoro delle persone che sono incaricate di gestire il punto vendità della Clesp, presso gli Iper Mercati e Super mercati. fig.31 Tabella Gestione Presenze Collaboratori Per poter inserire le ore bisogna: Selzionare il proprio nome dalla lista nella casella combinata Collaboratore; Selezionare il mese nella casella combinata Periodo; Ora si può procedere a inserire l'ora facendo attenzione a posizionarsi nella data giusta (le righe) e nel periodo giusto Mattina Inizio, Mattina Fine, Pomeriggio Inizio, Pomeriggio Fine (le colonne). E poi cliccare il tasto INVIO.

41 Attenzione: I Flag accanto ad ogni periodo (Mattina e Pomeriggio) stanno a indicare che le ore svolte sono straordinarie qualora i flag fossero selezionati; solo le domeniche sono impostate in automatico su Straordinario. A fine mese dopo aver controllato di aver inserito le ore giuste, si potrà procedere con la chiusura del periodo cliccando sul pulsante Chiudi Periodo e dopo di che non si potrà più modificare le ore. Dopo il collaboratore dovrà stampare il foglio ore cliccando sul pulsante Stampa periodo, e spedirlo via fax alla Clesp. Attenzione: qualora ci fossero ancora degli errori nelle ore anche dopo la chiusura del periodo, lo si spuò segnalare tranquillamente sul fax quando s'invia la stampa delle ore a Clesp.

42 22. RAPPORTO GIORNALIERO Per poter ottenere una stampa su file di testo di tutte le prenotazioni in un dato periodo, si può accedere alla maschera Rapporto Giornaliero prenotazioni, dalla voce Rapporto Giornaliero dal menù Magazzino. fig.32 Stampe Rapporto Giornaliero Oltre a indicare il periodo con le caselle combinate dal, al; si può specificare se i campi saranno separti da Tabulazione o da Virgola. Selezionato a propria discrezione le caratteristiche che assumerà il file di testo basterà cliccare PROCEDI per ottenere la stampa su file.

43 23. Utilità Se si desidera cancellare le prenotazioni e\o clienti dell'anno precedente, e non lo si ha già fatto con la procedura di cambio anno, allora lo si può fare accedendo alla maschera Utilità dalla voce Utilità dal menù Servizio (fig. 33). Dopo aver selezionato la voce gradita basterà cliccare il pulsante PROCEDI ed eseguirà la cancellazione. fig.33 Maschera Utilità

44 24. Controllo EAN / ISBN Qualora mancasse l'ultimo digit dell'ean o dell'isbn o nell'eventualità che il codice a barre sull'etichettà Clesp, fosse rovinato; si può accedere alla maschera Utilità dalla voce Controllo EAN/ISBN dal menù Servizio. La maschera (fig. 34) presenta una casella di testo dove si andrà ad inserire il codice da verificare. La macchina fornirà in tempo reale una risposta sulla veridicità del codice. fig.34 Maschera Controllo EAN/ISBN

45 25. SOLUZIONE PROBLEMI SOFTWARE 1) Se si rileva qualche mal funzionamento oppure si interrompe la corrente di alimentazione del computer: In questi casi è buona norma tentare come prima soluzione una ricostruzione degli indici. Per eseguire tale operazione: Scegliere la voce di menù Servizio, Manutenzione Premere il pulsante SELEZIONA TUTTO Premere il pulsantericostruzione INDICI Terminata la ricostruzione degli indici, premere anche RICOSTRUZIONE ARCHIVI È possibile selezionare solo alcune tabelle per effettuare una ricostruzione parziale degli indici. È importante anche sottolineare che la procedura di ricostruzione che coinvolge tutte le tabelle, potrà richiedere alcuni minuti e l attesa varierà a seconda della potenza del computer adottato. 2) Il client non si avvia Nel caso di installazioni di rete, è necessario verificare che il computer che si sta utilizzando (client) abbia accesso alla rete locale. Supponiamo che il nostro client debba accedere alla risorsa di rete E:, verificare che in Risorse del computer che l unita di rete E: sia connessa. Nel caso di installazione su singolo computer, scaricare dal sito web l aggiornamento del software, che sostituirà l eseguibile di ArchiWin. 3) Il Collegamento Remoto genera un errore in Windows 95 In alcune vecchie versioni di Windows95 è possibile che non siano installati i corretti componenti di rete. Per ovviare a tale problema: Accedere a C:\Clespwin Cercare il file W95ws2setup.exe Doppio clic su tale programma

46 4) Come installare una nuova versione. Accedere al sito della Clesp, Cercare la voce Download e scaricare il file di aggiornamento. Far uscire tutti i terminali da ArchiWin Fare doppio clic sul file appena scaricato Schiacciare poi il pulsante UNZIP Premere OK alla fine, quando appare un altra finestrella Infine, premere il pulsante CLOSE per uscire È importante sottolineare che la nuova versione scaricata dal sito, riguarda solo l eseguibile e non comprende l aggiornamento della banca dati dei libri. Questa può essere aggiornata solo durante collegamento tramite ArchiWin.

47 26. INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE UTENTE Inserire il CD-ROM e l installazione partirà automaticamente; nel caso in cui non si avviasse, eseguire D:\SETUP.EXE, dove D: è il drive del Cd-rom. L installazione richiederà pochi minuti. Terminata l installazione, avviare ArchiWin cliccando sull icona che verrà creata sul desktop di Windows (fig.35). fig.35 Icona di ArchiWin presente sul desktop Sul Desktop verrà creata automaticamente anche l icona del collegamento a questo manuale (fig.36). fig.36 Icona del manuale di ArchiWin presente sul desktop Configurare l utente (fig.37) inserendo: o Ragione sociale: digitare la propria ragione sociale (obbligatorio) o Indirizzo, cap, comune, : digitare indirizzo, cap, comune, o P.I.: inserire la partita iva (obbligatorio) o Codice attivazione: premere il pulsante RICHIEDI. Si aprirà la finestra Richiesta di codice di attivazione: selezionare una connessione e premere il pulsante COLLEGAMENTO. Il codice di attivazione verrà memorizzato automaticamente. o Cod. CLESP: questo codice viene assegnato da CLESP all'utente per identificarlo come cliente della CLESP: si imposta con l'installazione e non deve mai essere modificato. o Sconto fisso per il cliente: digitare l eventuale sconto fisso applicato ai clienti (esempio 10%) Al termine dell installazione, il software sarà in una Procedura di Prova durante la quale è possibile inserire prenotazioni e clienti, effettuare collegamenti alla Clesp senza che tali dati vengono considerati come reali. Quando si desidera passare a effettuare operazioni vere è sufficiente tornare in Configurazione Utente e togliere la spunta alla voce Procedura di prova. I dati di prova inseriti precedentemente verranno cancellati automaticamente.

48 fig.37 Parametri di Sistema e Configurazione Utente Nella Configurazione utente è presente anche la voce DOCUMENTI: Le prime 4 voci (Intestazione prenotazioni, Piede prenotazioni, Dicitura Legge 675 Prenotazioni, Nota) servono per integrare i messaggi sulla stampa delle prenotazioni. Le successive 2 voci (Intestazione scarichi, Piede scarichi) per integrare le stampe degli scontrini Attenzione: assicurarsi che nel menù principale di ArchiWIn il percorso attivo sia C:\CLESPWIN\[anno corrente]. In caso contrario si dovrà cambiare la data, che non è impostata correttamente, nell'orologio del sistema operativo (doppio click sull'ora presente in basso a destra).

49 27. INSTALLAZIONE DI RETE L installazione di rete è necessaria quando si vuole che più computer possano condividere la stessa base dati. L installazione di rete si effettua mediante le seguenti operazioni: Sul computer che opererà come server, installare ArchiWin nel solito modo. Il computer che opererà come server, non dovrà utilizzare Windows ME come sistema operativo. Su ogni computer satellite (client) assicurarsi che l unità che contiene la cartella ClespWin di rete (vedi punto precedente) sia visibile come unità di rete (funzioni Connetti unità di Rete e Riconnetti all avvio ) Da ogni computer client fare doppio clic sul programma NetInstall che si trova nell unità di rete designata, nella cartella ClespWin. Quando si entra nel programma bisogna specificare la cartella di rete che si vuole usare (es.: E:\ClespWin) ed il sistema provvederà a sistemare correttamente i dati. Attenzione: se dal computer Server si vuole eseguire ArchiWin da un altra unità disco dello stesso PC (ad esempio H:, così da avere H:\ClespWin), spostare la cartella C:\ClespWin in H: ed eseguire il programma NetInstall, specificando H:\Clespwin come cartella di rete. Attenzione: su ogni computer da cui si vuole eseguire ArchiWin dovrà poi essere installato un diverso codice di attivazione. Si consiglia di effettuare tutte le installazioni di rete, e poi di annotare per ciascuna macchina il numero denominato PC nel menu Servizio à Configurazione Utente e chiedere i codici di attivazione tutti assieme.

50 28. FAQ 1. Come fare a sapere se si è ricevuto una nuova versione da scaricare, visto che il messaggio è sempre lo stesso, e le istruzioni per installare l aggiornamento? Quando si riceve un aggiornamento compare la message box che dice che è stato ricevuto un aggiornamento. Da qui bisogna premere ok. Al successivo riavvio del programma, un messaggio avviserà che si sta per installare una nuova versione. Tale operazione durerà pochi minuti. 2. Nel trasferire i dati non sembra essere efficace o pronta la connessione. A volte esce un messaggio del tipo SOCKET EROR 10065, no route to host. Verificare che la connessione sia presente avviando Internet Explorer. A volte i vari provider richiedono una password, se sulle impostazioni della connessione non si è salvata in automatico la password con la login, bisogna inserirla manualmente ad ogni connessione. Quindi se ci si connette direttamente con il programma potrebbe non funzionare perché non prevista la richiesta di password. 3. Come fare, se si deve formattare il disco fisso, a conservare i dati? Nel caso in cui si deve formattare il disco e reinstallare ArchiWin, è preferibile conservare i dati di sistema. Per fare questo: Copiare tutto il contenuto di [anno corrente] in una cartella di comodo o in alcuni floppy (vedi paragrafo 17). Reinstallare Contattare Clesp per ricevere il codice di attivazione Ricopiare il contenuto della cartella di comodo in C:\Clespwin\[anno corrente] o ripristinare i dati dai floppy (vedi paragrafo 18). 4. Cosa fare se verifico un problema durante il collegamento? Le cause che comportano un errore durante il collegamento possono avere diverse origini: Se viene riscontrato un errore del tipo "Socket error #10061" (o simile), è necessario verificare la presenza sul computer su cui si lavoro di un firewall. Un firewall è un programma che gestisce gli accessi del computer ad internet, filtrando quali applicazioni hanno il diritto di poter accedere ad internet. E' necessario, quindi, configurarlo per consentire ad ArchiWin di poter trasmettere dati via web.

51 Se viene riscontrato un errore del tipo "Socket error #10060" (o simile) e non è presente un firewall, è necessario verificare la bontà del proprio collegamento ad internet. Ad esempio, si verifica che il collegamento è soggetto a frequenti cadute della linea, questo comporta delle difficoltà anche durante il collegamento alla Clesp. Se viene riscontrato un errore del tipo "Per motivi tecnici non è stato possibile elaborare gli archivi inviati precedentemente e pertanto l'aggiornamento delle prenotazioninon è stato trasmesso perchè non sarebbe completo", in questo caso si tratta di un problema che dovrà essere risolto dall'ufficio tecnico della Clesp. Tentando un nuovo collegamento a distanza di poco tempo, il problema risulterà già risolto.

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