MANUALE OPERATIVO. Versione 4.4.9

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1 TO CHECK MANUALE OPERATIVO Versione 4.4.9

2 SOMMARIO PANORAMICA GENERALE 6 REQUISITI RICHIESTI E CONFIGURAZIONI 6 ACCESSO ALLA PROCEDURA 7 PRINCIPALI FUNZIONALITÀ 10 Cambiare Azienda Uscire dalla Procedura Errore di Connessione: causa del Time-Out Cambio Password Utente ANAGRAFICA DI BASE AZIENDA ANAGRAFICA 15 Gestione Anagrafica Dipendente ASSOCIAZIONE BADGE STORICIZZAZIONE ORARIO 23 Assegnazione del Profilo Orario Modalità del Profilo Orario Assegnazione Multipla del Profilo Orario GESTIONE BASE IMPOSTA PERIODO IMPORTAZIONE TIMBRATURE 29 Imposta Tracciato Gestione Timbrature Report Ultima Timbratura VISUALIZZA TOTALI RIELABORAZIONI MULTIMESE E COMPENSAZIONI BLOCCO MESE CARICA TIMBRATURE PASSAGGIO PAGHE E IMPORTI 40 Ricalcoli Esempio Ricalcolo A Scaglioni Settimanale Da Dom A Sab Esempio Ricalcolo A Scaglioni Inglobati, Giornaliero Di Sabato Esempio Ricalcolo A Scaglioni Con Gruppo Di Riferimento Esempio Ricalcolo A Scaglioni Con Gruppo Di Riferimento Importi Pagina 2 di 190

3 TABELLE CAUSALI ORARI 51 Orario Libero Orario Rigido CICLI FESTIVITA RIELABORAZIONI GESTIONE TABELLE 61 Copia Dati Importa Orari da Excel Importa Cicli da Excel Importazione Anagrafiche Import Causali da Excel Import Importi da Excel Import Totalizzatori da Excel ETICHETTE GIORNALIERA MANSIONI TERMINALI COMPENSABILITA CAUSALI DA TERMINALE GRUPPI 77 Come creare una causale e poi collegarla alle paghe: BACKUP CONFIGURAZIONI GENERALI ASSOCIAZIONE AZIENDE - TERMINALI 83 CARTELLINO 84 Gestione Cartellino CREA MESE EVENTI 89 Creazione Nuovo Evento Gestione degli Eventi ELABORA MESE DETTAGLIO CARTELLINO 94 Elaborazione delle Giornate Dettaglio PDO Dettaglio CDC Tipologia delle Anomalie Totali Gestione Importi Gestione Note Pagina 3 di 190

4 Stampa del Cartellino ANOMALIE MULTICAUSALIZZAZIONE RIELABORA MESE STAMPA 115 Stampa Cartellino Stampa Mensile Stampa Presenze Libro Unico Stampa Importi e Note STAMPE STAMPE STATICHE STAMPE DINAMICHE CONFIGURAZIONE STAMPE STAMPA PRESENTI ASSENTI STAMPA CONTROLLO RIPOSI 125 Stampa Controllo Riposi Giornaliero Stampa Controllo Riposi Settimanale STAMPA TIMBRATURE TERMINALI STAMPA ASSENTEISMO 130 TOTALIZZATORI PANNELLO DI CONFIGURAZIONE VISUALIZZAZIONE REPORT 135 GESTIONE EVENTI CONFIGURAZIONE GESTIONE 143 Creazione Nuovo Evento Gestione degli Eventi MODULO REPARTI E UTENTI REPARTI UTENTI E VISIBILITA 148 Gestione Gruppi Utenti Reparti e Aziende Controllo Accessi MASCHERATURA CAUSALI 155 MODULO PIANIFICAZIONE DEGLI ORARI DEI REPARTI TRASFERIMENTI REPARTO PIANIFICAZIONE DA TEORICO COPIA PIANIFICAZIONE 159 Pagina 4 di 190

5 9.4 VISUALIZZA E GESTIONE 160 Gestione Pianificazione Stampa Pianificazione COPERTURA PER REPARTO ESIGENZE DI REPARTO 167 MODULO FERIE E PERMESSI GESTIONE RESPONSABILI REPARTI GESTIONE WORKFLOW GESTIONE RESPONSABILI SOSTITUENTI GESTIONE MOTIVAZIONI PANNELLO DI PRENOTAZIONE ACCETTAZIONE DI FERIE E PERMESSI GESTIONE SERVIZIO MAIL INVALIDAZIONE DI GERARCHIE E PERMESSI LOG SERVIZIO 178 GESTIONE CENTRO DI COSTO ASSOCIAZIONI INSERIMENTO GIORNALIERA CDC ELABORAZIONI VISUALIZZA TOTALI 185 MODULO CAMBIO TURNO AUTOMATICO (CTA) GRUPPO ORARI PER CTA 187 Pagina 5 di 190

6 PANORAMICA GENERALE Manuale operativo di TO CHECK La procedura è accessibile solo tramite internet, non richiede nessun tipo di installazione locale, ed è utilizzabile da più utenti contemporaneamente, su qualsiasi PC e su qualsiasi sistema operativo. Tutti gli aggiornamenti della procedura aggiornano automaticamente il Vostro archivio e non richiedono nessuna operazione da parte Vostra. REQUISITI RICHIESTI E CONFIGURAZIONI Requisiti per il corretto funzionamento della procedura: Collegamento ADSL. Browser: Internet Explorer dalla versione 6.0 o Mozilla Firefox dalla versione 2.0. Acrobat Reader per la visualizzazione delle stampe PDF. Al primo accesso nella procedura è consigliabile che l utente sia amministratore del sistema dato che accedendo nel cartellino la prima volta viene scaricato automaticamente ed installato il plug in FlashPlayer per la visualizzazione del finestre realizzate in Flash. Se avete una connessione tramite proxy, per non avere problemi di time-out nelle pagine dove vengono eseguite delle elaborazioni, è necessario allungare i tempi almeno fino a 15 minuti. Per il browser Internet Explorer: da Strumenti Opzioni Impostazioni e a seconda della versione che avete, viene visualizzata una finestra di questo tipo: Attivare il flag All apertura della pagina Web al fine di evitare, in caso di aggiornamento delle pagine, che il browser continui a farvi visualizzare le vecchie pagine. Pagina 6 di 190

7 Per il browser Mozilla Firefox: Strumenti Opzioni Avanzate Rete e, a seconda della versione che avete, viene visualizzata una finestra di questo tipo: Correggere a 0 Mb lo spazio per la memoria di cache (modificabile dove segnalato in figura) e premere su il tasto Cancella adesso posto immediatamente a destra. ATTENZIONE: Se avete una connessione ad internet tramite proxy, è consigliabile disabilitare la cash per il dominio ACCESSO ALLA PROCEDURA Per accedere alla procedura è necessario collegarsi all indirizzo Contestualmente, si apre la seguente finestra di accesso alla procedura dove occorre inserire Ditta, Login e Password e confermare con il pulsante.e disponibile anche, su richiesta dell utente, la possibilità di connettersi a ToCheck mediante il protocollo HTTPS ( HyperText Transfer Protocol Secure, un evoluzione del protocollo http in grado di eseguire transazioni più sicure. I dati trasmessi vengono codificati e cripati in modo da non poter essere intercettati da malintenzionati. Il link per questa connessione protetta è: Pagina 7 di 190

8 Per accedere ai dati occorre selezionare una delle aziende presenti nell archivio, come mostra la figura seguente, e confermare con il pulsante.al primo accesso, è altamente probabile che nel vostro browser siano attivati dei blocchi dei popup, cioè di quelle finestre che si aprono automaticamente dai siti web. Per procedere con l uso di ToCheck è necessario, in maniera molto semoplice, abilitare il solo sito di ToCheck a poter aprire questi popup. Nelle figure seguenti sono presenti delle schermate di esempio che potrebbero capitare in caso di blocco dei popup attivo, la prima per il browser Internet Explorer, la seconda per il browser Mozilla Firefox. Nel caso di Internet Explorer cliccare sopra il messaggio di errore e scegliere l opzione Consenti sempre popup da questo sito, nel caso invece si usi Mozilla Firefox premere sul pulsante Opzioni posto a destra del messaggio di errore e scegliere l opzione Permetti a di aprire finestre popup. Pagina 8 di 190

9 Cliccate quindi nuovamente su dell applicazione. e ora la procedura riesce ad immettervi correttamente nel menu principale NB: Spesso nel browser sono presenti anche ulteriori blocchi di popup, soprattutto se vi sono installate delle toolbar (ad esempio quella di Google, di Yahoo, ecc). In tal caso, in maniera piuttosto analoga a quanto fatto prima, dovrete andare a sbloccare il sito ToCheck anche per questi ulteriori blocchi. ATTENZIONE: Nel primo accesso, è consigliato utilizzare sempre la prima azienda della lista, in quanto è l unica azienda che ha già le tabelle di start-up compilate. E importante ricordare che le tabelle sono aziendali. In questo modo si accede quindi al menu principale dell applicazione, mostrata dalla figura seguente, il quale si suddivide in sottomenu in base ai moduli acquistati. Nel menu principale in testata alla pagine si trovano: - la ragione sociale dell aziende nella quale si sta operando opera; - un apposito tasto ( ), mediante il quale è possibile modificare la password dell utente; - la versione di ToCheck di cui si sta facendo uso (nell esempio 4.1.1), cliccando sopra alla quale è possibile accedere all elenco di tutte le note di rilascio dei vari aggiornamenti di cui è stato oggetto la procedura; - un collegamento, mediante l apposito pulsante, al manuale aggiornato di ToCheck; si consiglia, vista la dimensione piuttosto grande del documento, in modo da velocizzare i suoi tempi di consultazione, di salvare una copia del documento nel vostro pc, in modo da non dover attendere il download del file, ogni qualvolta lo vogliate consultare. Pagina 9 di 190

10 Permette di cambiare Password Administrator Indica la versione di Release alla quale la procedura è aggiornata Permette di Scaricare il Manuale Operativo PRINCIPALI FUNZIONALITÀ Di seguito si riportano i tasti funzione presenti nella procedura: va alla pagina precedente o successiva va alla prima pagina o all ultima pagina crea/aggiunge una nuova registrazione Pagina 10 di 190

11 aggiorna la finestra con le nuove registrazioni fatte e/o salva le variazioni di una registrazione attiva la finestra di filtro per ricercare una particolare registrazione genera una stampa in formato PDF dell elenco visualizzato con l ordine e i filtri attivati esporta in un file in formato Excel l elenco visualizzato con l ordine e i filtri attivati salva/aggiunge una nuova registrazione torna indietro senza il salvataggio delle modifiche cancella una registrazione, chiedendo la conferma una volta selezionato il tasto. ATTENZIONE: la cancellazione non è reversibile e nelle tabelle (Gruppi, Cicli, Ricalcoli, Reparti) bisogna prima cancellare tutti gli elementi nel dettaglio tabelle e poi si può cancellare la registrazione principale. Il tasto funzione Filtro permette di impostare una ricerca di una o più registrazioni. Selezionando il tasto la procedura genera una finestra di ricerca, contestuale alla tabella/elenco oggetto della ricerca stessa, permettendo di attivare un filtro per ciascun campo secondo i seguenti criteri: o o o o Esattamente Uguale: restituisce tutti i valori identici al testo inserito come oggetto della ricerca; Inizio Uguale: restituisce tutti i valori contenenti l inizio del campo identico al testo inserito; Qualsiasi Parte: restituisce tutti i valori contenenti, in una qualsiasi sua parte, il testo inserito come oggetto della ricerca; Differente: restituisce tutti i valori differenti dal testo inserito come oggetto della ricerca. Per alcune Tabelle, nella finestra di ricerca, vi è anche la possibilità di scegliere la combinazione fra i vari filtri attivati ponendo il flag nel campo Combinazione dei dati selezionati su: o o E restituisce tutti i valori in cui tutti i filtri attivati diano, contemporaneamente, esito positivo; O restituisce tutti i valori in cui almeno uno dei filtri attivati dia esito positivo. Per attivare la ricerca dopo aver impostato i filtri premere il tasto. Per cancellare tutti i campi dei filtri impostati premere sul tasto. Di seguito si riporta un esempio di filtro applicato alla Tabella Causali. Il filtro restituisce tutte le causali con codice ORDI o tutte le causali che nella descrizione abbiano il testo STR. Pagina 11 di 190

12 In tutti gli elenchi è possibile cambiare l ordine in base ad un campo cliccando una volta sull intestazione del campo, cliccando una seconda volta l ordinamento viene invertito. Per entrare nel dettaglio di una registrazione utilizzate il tasto. Inoltre si può utilizzare il link presente nell elenco delle tabelle per passare ad altri elenchi. Ad esempio: nella tabella dei gruppi, se clicco nel codice del gruppo, vado nella lista delle causali abbinate al gruppo. Cambiare Azienda Per passare ad un'altra azienda dell archivio, bisogna chiudere tutte le finestre ad eccezione di quella per la selezione dell azienda. Quindi digitare F5, oppure tornando alla pagina precedente del browser, e nella finestra appariranno tutte le aziende dell archivio. Quindi selezionare l azienda desiderata e cliccare su Menu. Pagina 12 di 190

13 Uscire dalla Procedura Il modo corretto per chiudere la procedura, è quello di chiudere tutte le finestre ad eccezione di quella per la selezione dell azienda e cliccare sul tasto Logout. In questo modo, la sessione verrà chiusa in modo corretto anche nel server. Se chiudete solamente le finestre senza fare il logout, la sessione rimane aperta sul server per 15 minuti e poi viene chiusa automaticamente. Errore di Connessione: causa del Time-Out Se non si utilizza la procedura per 15 minuti consecutivi, il server vi scollega automaticamente. Le aziende attive in quel momento, rimangono aperte con le ultime informazioni visualizzate, ma appena cercate di far qualche modifica/nuova operazione vi mostrerà un errore di accesso al sistema. Quindi bisogna chiudere correttamente la procedura e rifare nuovamente l accesso. Cambio Password Utente Da questo menu è possibile modificare la password di accesso dell Utente. Si precisa che l unico campo NON modificabile è il codice studio. Per modificare la password occorre compilare correttamente i campi della schermata, mostrata dalla figura seguente, e cliccare sul tasto Conferma per salvare. NB: la nuova password deve avere un minimo di 8 caratteri. Pagina 13 di 190

14 ANAGRAFICA DI BASE Manuale operativo di TO CHECK 1.1 AZIENDA In questa scelta si caricano i dati anagrafici relativi all azienda selezionata, la quale si compone delle seguenti sezioni: Dati Azienda Il campo Ragione Sociale, verrà visualizzato nelle stampe e nel menu iniziale, mentre nel campo Ragione Sociale Abbreviata. è possibile caricare la ragione sociale abbreviata utilizzata solo nel modulo PDO. Nel campo Indirizzo, va caricato l indirizzo della ditta che si sta caricando e nei campi Codice Fiscale/P.Iva vanno caricati di dati fiscali dell azienda. Nel campo Codice Paghe Azienda va caricato il codice identificativo dell azienda presente nella procedura paghe utilizzata. Questo campo è obbligatorio per i clienti che hanno il modulo Passaggio dati paghe e importi attivato, sia in fase di importazione delle anagrafiche. Dati Vidimazione I campi: Autorizzazione INAIL num / Autorizzazione INAIL sede non hanno valenza per la stampa del Libro Unico, ma solo per la stampa Mensile in bollato, la quale non è disponibile a partire dalle presenze di Gennaio Il campo Prossimo Numero di Vidimazione identifica il numero con cui verrà stampato il prossimo bollato, mentre il campo Suffisso per la numerazione della stampa libro unico, aggiunge un suffisso alla numerazione della stampa bollata del Libro Unico. Il campo ammette un carattere, compreso fra la lettera a e la z, sia minuscolo che maiuscolo, e risponde all esigenza di elaborare la sezione presenze del Libro Unico con ToCheck, senza effettuare l esportazione alle paghe. Impostazione di Configurazione Pagina 14 di 190

15 Tra le configurazioni vi è il campo per impostare il giorno iniziale della settimana. Questa impostazione ha effetto nei totali settimanali che si trovano nel cartellino, e nei sub totali settimanali che possono essere stampati nel cartellino. Il flag Importazione timbrature comune ha due funzioni: 1) abilitare l azienda all importazione da orologi con scarico automatico. 2) applicare, se impostato sul SI, la verifica dell univocità del numero del badge fra tutte le aziende dell archivio, al fine di evitare di assegnare a più dipendenti lo stesso numero di badge. Attenzione: In caso si attiva il controllo si consiglia di verificare le associazioni Badge Dipendente, in quanto il controllo viene eseguito in fase di salvataggio in Associazione Badge. Terminato l inserimento dei dati occorre salvare prima di chiudere la finestra cliccando sul tasto. 1.2 ANAGRAFICA All interno di questa sezione sono presenti tutte le anagrafiche dei dipendenti dell azienda. Prima di accedere alla maschera vera e propria, dove è possibile aggiungere, eliminare e modificare i dipendenti presenti, si accede ad una prima maschera di filtraggio dei dipendenti (denominata Filtri Anagrafica ). NB: Le varie sezioni della maschera di filtraggio non operano simultaneamente, ma, di volta in volta, si può procedere ad operare solamente uno dei filtraggi previsti. Se il risultato del filtro è un unica matricola, la procedura aprirà direttamente il dettaglio di tale dipendente. Per tornare poi alla schermata di ricerca Filtri Anagrafica basterà chiudere la finestra di dettaglio. I filtri della maschera, non applicabili contemporaneamente, sono i seguenti: ELENCO REPARTI: Da questa sezione è possibile filtrare solamente i dipendenti appartenenti ad un reparto d interesse, al momento della data impostata nell apposito campo sottostante. La data, Pagina 15 di 190

16 seppur selezionabile da un calendario a giorni, viene considerata dalla procedura solamente a livello mensile (quindi selezionare, ad esempio il 12/07/2009 o il 20/07/2009 equivale sempre ad aver selezionato luglio 2009, in quanto il filtro mosterà tutti i dipendenti che hanno lavorato per almeno un giorno del mese in quel reparto). Operando su questo filtro, sono disponibili le seguenti possibilità: l utente può visualizzare anche i reparti dismessi selezionando l apposito flag; l utente, quando seleziona un reparto padre, va a selezionare anche i relativi reparti figli; se vuole invece selezionare solo uno o più reparti figli, possono essere selezionati, una volta che sono stati resi visibili cliccando sul relativo reparto padre; l utente, cliccando sul tasto Nessuno è in grado di azzerare qualsiasi selezione di reparti fatta; l utente non può effettuare una selezione multipla dei reparti utilizzando i tasti CTRL e SHIFT in quanto essa non è gestibile a livello di filtraggio. IN FORZA AL: Selezionando una data ben precisa del calendario, è possibile visualizzare tutti i dipendenti dell azienda, che risultano essere assunti in tale data. A differenza del filtro per reparto, la data viene considerata a livello di giornata singola. MAI ASSOCIATI A BADGE: Usufruendo di questo filtro è possibile visualizzare tutti i dipendenti che non sono mai stati associati ad alcun badge, nel corso della loro permanenza in azienda. MAI ASSOCIATI A REPARTI: Questo filtro permette di visualizzare la lista di dipendenti che non sono mai stati associati ad alcun reparto durante la loro permanenza in azienda. MATRICOLA: Tale filtro permette una selezione dei dipendenti a seconda del loro numero di matricola. Inserendo anche solamente una parte di tale numero, il filtro restituisce come risultato tutti i dipendenti che contengono la serie numerica ricercata (ad esempio, ricercando 11, mi restituirà come risultato sia la matricola n.11 che la n.118). COGNOME: Il filtro ricerca i dipendenti presenti in anagrafica a partire dal loro cognome. Analogamente al filtro per matricola, anche in questo caso è possibile ricercare solo una porzione del cognome e la procedura restituirà come risultato tutti i dipendenti che la contengono (ad esempio, ricercando la stringa NE, mi restituirà come risultato sia un dipendente di cognome NERI che un dipendente di cognome MARTINELLO). TIPO DIPENDENTE: Il filtro permette di selezionare tutti i dipendenti associati ad una delle tipologie definite all interno della tabella Tipo Dipendente. NB: Premendo il pulsante nessun filtro sui dipendenti. si può accedere all anagrafica vera e propria senza operare Per procedere con la creazione e/o la modifica di dipendenti si deve accedere alla finestra Gestione Anagrafica Dipendente tramite i tasti e (per dettagli visualizzare la sezione dedicata di seguito). Nell elenco sono riportati anche il numero di badge e il reparto di appartenenza, questi campi si modificano in base al giorno in cui viene visualizzato l elenco. Questi campi non possono essere ordinati o filtrati, ma bisogna utilizzare gli opportuni elenchi (elenco badge, elenco reparti). Per visualizzare il dettaglio e/o modificare il valore di questi campi è sufficiente accedere tramite l apposito tasto. Pagina 16 di 190

17 Dalla barra degli strumenti è possibile muoversi fra le pagine che compongono l elenco, sia mediante i tasti direzionali che il pulsante per visualizzare direttamente la riga interessata, dopo aver inserito il numero di riga nell apposito campo. Dalla finestra Lista Dipendenti è possibile applicare una Ricerca Avanzata, mediante il tasto dove è possibile impostare una serie di filtri, oltre a poter effettuare una stampa in file Excel e/o PDF tramite i tasti, la quale stampa riporta l elenco visualizzato a video. Inoltre è possibile verificare i dipendenti non associati ad un reparto mediante il tasto che riporta l eventuale elenco nella finestra Elenco Dipendenti non associati ad un Reparto, dove successivamente è possibile procedere con la relativa assegnazione. Infine, il tasto permette di riportare nella finestra Elenco Dipendenti non associati ad un badge i dipendenti non associati ad un badge dove successivamente è possibile procedere con la relativa assegnazione. Esempio 1.2.1: Impostare un ordinamento nell elenco dei dipendenti (per cognome). Cliccare con il tasto sinistro nel titolo della colonna Cognome una volta, l ordinamento dell elenco sarà in base al cognome dei dipendenti in ordine crescente. Cliccando una seconda volta sempre nel titolo della colonna Cognome, l ordinamento dell elenco sarà sempre in base al cognome dei dipendenti ma in ordine decrescente. Esempio 1.2.2: Impostare un filtro nell elenco dei dipendenti ( tipo dipendente = operaio) Considerato che sia stato creato il tipo dipendente operario con il codice OPE e associato almeno ad un dipendente, si può tramite il tasto filtro OPE operaio., presente nella toolbar, impostare la ricerca dei soli dipendenti di tipo Pagina 17 di 190

18 Cliccando quindi tasto si attiva la ricerca con i filtri impostati, in tal caso l elenco dei soli operai dell azienda, come si riporta nella figura seguente. Per togliere o cambiare il filtro è sufficiente ritornare nella finestra cerca una registrazione, cliccare sull icona se vogliamo ripulire il filtro impostato e cliccare ancora su Ricercare. Gestione Anagrafica Dipendente Dall elenco dei dipendenti cliccando i tasti e, si accede alla finestra Gestione Anagrafica Dipendente per la modifica o l inserimento di un dipendente. NB: Prima di eliminare un dipendente dall anagrafica, è necessario disassociare il badge ad esso associato (si vedano i dettagli nelle prossime pagine) sennò poi sarà impossibile riassegnare quel badge ad un altro assunto. La videata, di seguito riportata, cambia aspetto a seconda se si effettua una modifica o un inserimento di un dipendente. In quest ultimo caso i campi che si riferiscono ad altre finestre non saranno visibili obbligando così l utente a salvare per ottenere la visibilità anche di quest ultimi. I campi sono : Pagina 18 di 190

19 Assegnazione badge Reparti Tipo Dipendente Associazione turno I campi obbligatori sono quelli indicati con l asterisco, ma per una corretta configurazione della procedura si consiglia di compilare anche i campi evidenziati in giallo nella figura. Dati Identificativi I campi da compilare sono COGNOME, NOME, CODICE FISCALE, DATA e LUOGO DI NASCITA, e tutti i dati riferiti al recapito del dipendente. MATRICOLA: è il numero univoco che identifica il dipendente nell azienda, non può contenere lettere e gli zeri a sinistra vengono messi in automatico in fase di salvataggio. Permette di impostare l indirizzo del dipendente di riferimento per il servizio SMPT del Modulo Ferie e Permessi. ASSEGNAZIONE BADGE: permette di associare il dipendente al badge accedendo alla finestra Badge Dipendente disponibile sia dalla finestra Elenco Dipendenti che dalla scelta Anagrafica Base Associazione Badge. NB: Prima di accedere all Associazione del Badge occorre salvare le impostazioni inserite. Dati di Assunzione DATA ASSUNZIONE: obbligatoria per una corretta creazione del cartellino. CODICE VIDIMATO: (codice da libro matricola) è il numero che appare nella stampa vidimato, ci possono essere numeri uguali. In tal caso è consigliabile un reparto per ogni libro matricola per rendere la selezione di stampa più semplice. Questo campo non può essere vuoto, utilizzare al massimo il numero 0. Pagina 19 di 190

20 DA POSIZIONE INAIL: bisogna selezionare una delle posizioni precedentemente caricate nella tabella Inail. Questa informazione è utile solo per la stampa del vidimato. ORE DI RIPOSO GIORNALIERO: dove si imposta il monte ore di riposo obbligatorio per il dipendente, al fine di elaborare la Stampa Controllo Riposi. Campi per il modulo Passaggio paghe e importi CODICE PAGHE: (codice meccanografico paghe) è il codice con cui viene identificato il dipendente nella procedura paghe. EXPORT PAGHE: abilita il dipendente ad essere trasferito alle paghe oppure no. CAMPI DI CONTRATTO: I campi che fanno riferimento ai giorni o alle ore di contratto sono tutti in centesimi, ma devono essere compilati se il tipo di tracciato paga utilizzato lo richiede. Ad esempio per OSRA è obbligatorio per il corretto passaggio dei dati testa del cedolino (giorni lavorativi, giorni retribuiti, etc), nel campo ORE CONTRATTO DIPENDENTE vengano inserite le ore di contratto mensili da passare alle paghe in ogni singolo dipendente. Il campo va compilato escludendo dal valore mensile gli zeri (es. 168 e non 16800), inoltre se il valore da caricare ha dei decimali si deve utilizzare il. come separatore (es. 81.5). Queste informazioni saranno poi utilizzate nei GRUPPI o nelle RIELABORAZIONI. TIPOLOGIA TIMBRATURA: Permette di impostare come deve e se il dipendente deve timbrare. Da Orologio: il dipendente deve sempre timbrare. Teoriche: nel caso in cui il dipendente non debba timbrare, è obbligatorio l assegnamento di un orario. Ogni assenza o straordinario sarà caricato manualmente dell utente. Certificazione Presenza: dà la possibilità di far timbrare una sola volta il dipendente associando con quella timbratura la presenza completa della giornata. N.B. Ogni assenza o straordinario sarà caricato manualmente dall utente. In questa modalità la procedura non calcola le ore effettive di lavoro anche se timbrate dal dipendente. DATA LICENZIAMENTO: Nel momento dell inserimento di questa data la procedura provvede a cancellare automaticamente tutti i dati e i cartellini in esubero la data di licenziamento. La procedura blocca questa attività se però trova delle giornate chiuse o bloccate nel corso del mese. In questo caso l utente deve lanciare un CREA MESE nel periodo in cui il dipendente non sarà più presente per cancellare le giornate chiuse, quindi ritornare in anagrafica e reinserire la data di licenziamento. TIPO DIPENDENTE: È un campo che serve a suddividere i dipendenti in diverse categorie tramite delle tipologie inserite nella tabella Tipo Dipendenti (salvare i dati prima di passare alla finestra della tabella). Ad ogni singolo dipendente è possibile associare più codici di tipologia dipendente. Ad esempio un dipendente part-time pagato a ore, o come mostra la figura seguente un dipendente Full-Time, Maschio. Per associare una o più voci al dipendente è sufficiente selezionare il/i valore/i desiderato/i nel riquadro di sinistra e ciccare la freccia che indica il quadro di destra posta tra i due riquadri. Per togliere una voce è sufficiente effettuare l operazione inversa partendo dal riquadro di destra. Pagina 20 di 190

21 REPARTI: Questa scelta permette di passare nella finestra di gestione del reparto del dipendente per effettuare l assegnazione, la stessa è disponibile anche dall elenco dei dipendenti. NB: Prima di accedere a tale sezione occorre salvare le impostazioni inserite. Tipologia Orario In tale sezione si accede alla scelta Storicizzazione Orario, dove si associa un profilo orario al solo dipendente selezionato. Per i dettagli operativi si rimanda alla sezione del manuale dedicata alla Storicizzazione Orario. In tale sezione è possibile, per i dipendenti che non effettuano solamente un orario di lavoro, associare un GRUPPO ORARI PER CTA che contenga tutti gli orari di lavoro che può effettuare il dipendente. Il gruppo è definito dalla tabella gruppi orari per CTA, sempre nella sezione tabelle. PARAMETRI DI GESTIONE EXPORT GIORNALIERA Nel caso di dipendenti per i quali non si vuol riportare, nella stampa del Libro Unico e nel file del calendario presenze da esportare, le ore effettive di lavoro ma solo la sua presenza giornaliera, nella sezione Parametri di gestione export giornaliera occorre attivare l opzione Si, in tal modo la procedura automaticamente sostituisce le ore ordinarie effettive di lavoro con il carattere P. Nell ultima Sezione della finestra vi sono le impostazioni legate ai moduli non presenti nella versione base della procedura. PDO: CODICE MANSIONE: permette di abbinare una mansione al dipendente (al momento non ha effetto nella procedura). PDO: VISIBILE E STAMPA: permette di abilitare il dipendente nella gestione del PDO e nella relativa stampa della pianificazione. PDO: ORARIO FISSO: attiva un blocco all utente che utilizza il PDO che gli impedisce di modificare l orario teorico del dipendente, ma permette solamente il caricamento di fasce causalizzate. CDC: VISIBILE Ha il duplice scopo di far vedere il dipendente nella gestione nel modulo CDC, ma anche di abilitarlo nel VISUALIZZA TOTALI delle GESTIONE BASE presente nel modulo base. Salvare i dati relativi al dipendente con oppure prima di passare in altre sezioni come associazione turno o tipo dipendente. Pagina 21 di 190

22 1.3 ASSOCIAZIONE BADGE In questa scelta si associano i Badge ai singoli dipendenti, tale cosa permette di definire le timbrature legate ad un badge a quale dipendente debbano essere correlate. Da Associazione Badge si accede alla finestra Badge Dipendente, nella quale sono visualizzate le associazioni già fatte, riportando Matricola, Cognome e Nome, Badge e il periodo di assegnazione. L elenco visualizzato a video è ordinabile per i medesimi campi, inoltre mediante la barra degli strumenti è possibile effettuare un Ricerca Avanzata tramite il tasto Filtro oltre alle stampe in formato Excel e PDF di quanto è visualizzato a video mediante i tasti e. Attenzione: E importantissimo completare correttamente e tenere sempre aggiornate queste associazioni altrimenti si rischiano di associare timbrature a persone sbagliate. Nel caso in cui la procedura rileva delle timbrature il cui badge non è stato associato a nessun dipendente, in fase di importazione, la procedura le scarta. NB: A tale scelta si può accedere anche da Anagrafica Base Anagrafica Gestione Anagrafica Dipendente. Per procedere con una nuova associazione occorre premere il tasto e definire i campi obbligatori, Matricola, dove si seleziona il dipendente oggetto dell associazione, N Badge, che identifica fisicamente il Badge, e la relativa data di inizio associazione. Terminate le impostazioni procedere con il salvataggio mediante il tasto. In fase di salvataggio, se il flag Importazione Timbrature comune è impostato sul SI, in Anagrafica Base Azienda sezione Impostazione di Configurazione, la procedura effettua la verifica dell univocità del numero del badge fra tutte le aziende dell archivio che hanno attivo il controllo. In caso di sovrapposizione del numero, la procedura mostra un messaggio di errore, come mostrato di seguito, riportando le sovrapposizioni esistenti. Pagina 22 di 190

23 Attenzione: Nel caso di terminali GPRS con scarico automatico o dell utilizzo della procedura con lo scarico automatico, è consigliato, in tutte le aziende dell archivio, abilitare il flag Importazione timbrature comune in Anagrafica Base Azienda sezione Impostazione di Configurazione. Questo flag estende i controlli del corretto assegnamento badge-dipendente non solo nella singola azienda, ma in tutte le aziende abilitate allo scarico automatico al fine di non associare badge doppi. È possibile associare più badge per singolo dipendente, i quali possono essere tutti attivi o meno mediante il campo fine, dove si definisce l ultimo giorno di utilizzo del badge. Questo permette una gestione corretta in caso di dipendenti licenziati e/o in caso di non utilizzo. Per procedere con delle modifiche alle associazioni Badge Dipendente è necessario cliccare sul tasto all associazione in oggetto, e apportare le opportune modifiche. Di conseguenza confermare con il tasto poter cancellare invece una registrazione della tabella è necessario selezionarla tramite il tasto con il tasto., relativa. Per e procedere ATTENZIONE: Come anticipato precedentemente, prima di eliminare un dipendente dall anagrafica, è necessario disassociare il badge ad esso associato, altrimenti sarà impossibile poi in futuro riassegnare quel badge ad un altro dipendente. Nel caso di avvenuta malcapitata cancellazione di un anagrafica, senza la preventiva disassegnazione, si proceda alla risoluzione del problema, nella maniera spiegata qui di seguito. Si vada a creare un dipendente fittizio in anagrafica, con lo stesso numero di matricola di quello cancellato precedentemente. Entrare quindi nella sezione Assegnazione badge del dettaglio anagrafico di questo dipendente e si proceda o inserendo la data di fine validità del badge oppure proprio eliminando lo stesso. Ora che il badge non è più attivo si può procedere pure con l eliminazione del dipendente fittizio e in questo modo il badge risulta nuovamente assegnabile. 1.4 STORICIZZAZIONE ORARIO In questa scelta è possibile configurare il Profilo Orario da assegnare ai dipendenti, con la relativa gestione dell orario. Accedendo alla scelta Storicizzazione Orario la procedura permette di definire i Reparti e la data di Riferimento, prima di procedere con le operazioni (se il modulo Reparti e Gruppi è attivo, altrimenti la finestra non è visualizzata). Infatti nella finestra Reparti, mostrata qui di fianco, si deve definire la data e applicare il filtro dei Reparti sui quali si desidera lavorare, mediante i pulsanti TUTTI e NESSUNO o la selezione multipla da tastiera. Pagina 23 di 190

24 Attenzione: La data permette di visualizzare e quindi di modificare il profilo orario per i soli dipendenti assunti nella data selezionata. Inoltre è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ). NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Confermando le impostazioni con il pulsante si accede alla finestra Storicizzazione Orario, nella quale è possibile visualizzare e quindi modificare il profilo orario assegnato al singolo dipendente ed effettuare l assegnazione Multipla del profilo orario. Assegnazione del Profilo Orario Per procedere con l assegnazione di un nuovo profilo orario si deve selezionare il dipendente desiderato dall apposito menu a tendina, il quale visualizza solo i dipendenti assunti appartenenti ai Reparti selezionati in precedenza. Contestualmente la finestra visualizza l eventuale orario associato e, tramite il tasto, si procede con la creazione del nuovo profilo. Successivamente si deve impostare il Periodo di validità dell orario, la Modalità che si vuole assegnare definendo l orario e le causali, e confermare il tutto con il pulsantepulsante. Pagina 24 di 190

25 NB: Tramite il pulsante è possibile modificare l ordinamento della lista dipendenti per matricola piuttosto che alfabetico applicato di default, mentre tramite i pulsanti è possibile avanzare per singolo dipendente. Si sottolinea che prima di procedere con l assegnazione degli orari e delle causali associate al Profilo Orario, esse devono essere state create nelle Tabelle. È possibile associare per ciascun dipendente più di un orario impostando Periodi di Validità diversi, i quali possono anche accavallarsi. Come mostrato di seguito, si può definire un orario nella cui configurazione non sia stata imposta la fine del periodo di validità. In aggiunta è possibile associare allo stesso dipendente ulteriori orari che abbiano una validità limitata nel tempo, ovvero che sia impostata la fine del periodo. La procedura considererà gli orari con validità limitata nel relativo arco temporale, al di fuori del quale osserverà l orario senza la data di fine. Attenzione: Nel caso in cui il Periodo di validità degli orari si accavallino, la procedura assegna la priorità all intervallo più piccolo e con la data d inizio più vicina. Nell esempio illustrato la procedura considererà dal 01/01/08 al 14/04/08 il primo orario, mentre dal 15/04/08 al 09/07/08 il secondo e dal 10/07/08 al 10/08/08 il terzo. Di conseguenza dal 10/08/08 al 31/08/08 avrà efficacia il secondo orario, mentre a partire dal 01/09/08 il primo orario ritorna ad essere l orario di riferimento. NB: La procedura, in caso di un periodo temporale in cui non sia stato impostato un orario, come mostrato di fianco, mostra un messaggio di attenzione in fase di salvataggio. Il messaggio non è bloccante e riporta il periodo scoperto. Pagina 25 di 190

26 Infine è possibile modificare o duplicare la configurazione oraria associata ad un dipendente: selezionando il dipendente desiderato la procedura mostra contestualmente la configurazione ad esso associato, con la possibilità di modificare la Modalità e gli orari associati. In caso di variazione del Periodo di Validità la procedura, in fase di salvataggio, mostra la finestra Salvataggio Orario che permette di duplicare o modificare l orario oggetto della modifica. Modalità del Profilo Orario Nella configurazione del Profilo Orario si deve impostare la Modalità dell orario da associare al dipendente. Le configurazioni possibili sono: FISSO: Tale modalità permette di configurare un orario che il dipendente rispetta tutti i giorni senza alcuna eccezione. Per procedere con la configurazione, come mostra la figura seguente, si deve impostare l Orario Feriale che il dipendente dovrà rispettare, mediante l apposito menu a tendina dove è possibile richiamare l orario digitando le iniziali del codice orario. Infine si deve definire l Orario del Sabato e della Domenica, con le relative causali automatiche che verranno associate nel cartellino, e l Orario Festivo. SETTIMANALE: Nel caso di dipendenti che osservano un orario settimanale che non rispetta la suddivisione fra Orario Feriale e Orario Festivo, e non soggetti a Turnazione Ciclica, è possibile configurare l orario di lavoro per ciascun giorno della settimana, come mostrato di seguito, con le rispettive causali di riposo. Questa modalità permette di creare un orario su base settimanale senza dover gestire i cicli turni. NB: È necessario ugualmente configurare l Orario Festivo, per impostare come la procedura deve comportarsi in caso di Festività. Pagina 26 di 190

27 CICLO TURNO: Tale modalità permette di associare al dipendente un Ciclo, precedentemente creato in Tabelle Cicli. Per procedere con l assegnazione si deve scegliere il Ciclo desiderato mediante l apposito menu a tendina, dove è possibile richiamarlo digitando le iniziali del codice ciclo. Inseguito si deve impostare la posizione di partenza del ciclo selezionando direttamente la riga interessata. La Posizione indica, sulla base della durata del ciclo, il numero del giorno dal quale la procedura deve iniziare ad elaborare le giornate. Nell esempio seguente, la Posizione è 18, essa indica che nel primo giorno di assegnazione del ciclo la procedura considererà l orario configurato nella posizione 18, procedendo in automatico fino alla conclusione del ciclo. NB: È necessario ugualmente configurare l Orario Festivo, per impostare come la procedura deve comportarsi in caso di Festività. Assegnazione Multipla del Profilo Orario Dalla finestra Storicizzazione Orario si può accedere alla finestra Associazione Multipla mediante il pulsante, dal quale è possibile copiare un profilo orario su più dipendenti. Prima di procedere si deve richiamare il dipendente al quale è stato assegnato l orario che si desidera copiare. Di conseguenza accedendo alla finestra Associazione Multipla si selezionano i dipendenti desiderati, dopo aver applicato i filtri Pagina 27 di 190

28 per Reparto ed eventualmente il filtro per Tipo Dipendente, e con il pulsante confermano le impostazioni. si Per visualizzare e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ) è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Nel caso in cui i dipendenti hanno già un profilo orario associato, la procedura non effettua l assegnazione dell orario selezionato. In tal caso è possibile attivare il flag Sovrascrivi l eventuale orario già presente, il quale permette, per qualsiasi Modalità di orario compreso il CTA, di copiare l orario selezionato sovrascrivendolo, se già presente, altrimenti lo accoda alle Assegnazioni Orari presenti. Al termine dell Assegnazione Multipla la procedura mostra la finestra Salvataggio Dati riportando se l operazione è andata a buon fine e/o le eventuali anomalie riscontrate. Pagina 28 di 190

29 GESTIONE BASE Manuale operativo di TO CHECK In questo menu si gestiscono le principali operatività della procedura relativa alla gestione delle Timbrature, all elaborazione del Cartellino e all esportazione per la Gestione delle paghe. 2.1 IMPOSTA PERIODO In questa sezione l operatore può impostare la visualizzazione ad un periodo sul quale si desidera lavorare diverso dal mese corrente. Infatti il periodo impostato permette di visualizzare le finestre reimpostate al periodo selezionato. I menu che subiscono tale configurazione sono: Storicizzazione Orario, Gestione Base, PDO e Gestione centri di Costo. Per selezionare il periodo occorre semplicemente impostare il mese e l anno e confermare con il pulsante. 2.2 IMPORTAZIONE TIMBRATURE Le timbrature possono provenire da due fonti: da un file ottenuto dal programma di scarico dei terminali; direttamente dai terminali che utilizzano lo scarico automatico (esempio GPRS). DA FILE Il programma di scarico dei terminali ha creato un file di testo, che contiene le timbrature scaricate. Tramite il tasto Sfoglia si può selezionare il file da importare, cliccare su Apri e quindi ritornare nella finestra di importazione delle timbrature con il percorso del file voluto. A questo punto è sufficiente cliccare su Importa. L importazione delle timbrature è limitato a 3 mesi, cioè è possibile importare solo timbrature del mese corrente e Pagina 29 di 190

30 del mese precedente, oppure di 2 mesi fa,ciò per impedire di importare file troppo grandi che possono rallentare il sistema.. In merito a questo, è anche opportuno che l utente si abitui a rinominare il file delle timbrature, dato che la procedura ToCheck NON può cancellare il medesimo, e di conseguenza, ad ogni scarico dei terminali, il file diventa sempre più grande, portando dei rallentamenti in fase di importazione dei mesi successivi. ATTENZIONE La volta prima che si importa un file volta bisogna verificare di aver configurato correttamente il tracciato di importazione, altrimenti si rischia di non leggere correttamente il file da importare. Per configurare il tracciato è sufficiente cliccare su Imposta Tracciato prima di eseguire l importazione. Imposta Tracciato Il campo Tracciato permette, tramite caratteri alfabetici, di codificare il tracciato utilizzato, e nei campi, sia la lunghezza che la posizione di ogni informazione. I campi Entrata e Uscita codificano i caratteri usati dal terminale per indicare il verso della timbratura. DA SCARICO AUTOMATICO In questa situazione le timbrature vengono scritte automaticamente nell archivio di ToCheck, quindi è sufficiente cliccare il pulsante Importa per inserire le timbrature nel cartellino. Non è necessario configurare alcun tracciato di scarico. IMPORTA Il tasto importa avvia il processo di lettura del file delle timbrature, se presente, e dell inserimento delle timbrature nel cartellino. Questa fase è obbligatoria anche in caso di scarico automatico, dato che è l unico punto dove la procedura legge la tabella delle timbrature originali e le associa al dipendente tramite il numero di badge, inserendole nel cartellino ed effettuando i dovuti controlli. In caso di un archivio con più aziende, questa operazione deve essere ripetuta per ogni azienda, anche se viene utilizzato lo scarico automatico. Per una corretta importazione di tutte le timbrature devono essere state eseguite le seguenti azioni: tutti i badge devono essere stati assegnati ai dipendenti corretti; deve essere stato creato il mese per tutti i dipendenti; in caso si utilizzino le causali da terminale, devono essere stati codificati tutti i tasti funzione con la rispettiva causale. Pagina 30 di 190

31 Le timbrature che incorrono in uno di questi problemi vengono mostrate nella finestra dei messaggi, per aiutare l utente alla successiva risoluzione del problema, A piè di pagina trovate poi il risultato dell importazione. Il dato più importate è la riga N timbrature Inserite, che rappresenta le timbrature che sono state correttamente inserite nel cartellino. Qui di seguito viene elencato cosa bisogna fare per recuperare le timbrature non importate a seconda della situazione. BADGE NON ASSEGNATO Nella lista delle anomalie viene mostrato il numero di badge, il giorno e l ora della timbratura. Si deve quindi procedere nel seguente modo: risalire al dipendente a cui appartiene questo badge; aggiornare l anagrafica con il badge corretto; ritornare nella finestra import timbrature; cliccare il flag Recupera timbrature dei badge non assegnati ; cliccare importa. (in caso di importazione DA FILE non è necessario selezionare il file) GIORNO NON PIANIFICATO Nella lista delle anomalie viene mostrato il nome del dipendente e il giorno non creato. Si deve quindi procedere nel seguente modo: andare nel cartellino; creare il giorno o il mese del dipendente segnalato; ritornare nella finestra import timbrature; cliccare importa (sia in caso di FILE che di scarico automatico). (in caso di importazione DA FILE non è necessario selezionare il file) Pagina 31 di 190

32 TASTO NON CODIFCATO Nella lista delle anomalie viene mostrato il tasto premuto sul terminale, il dipendente e il giorno. Si deve quindi procedere nel seguente modo: andare nelle TABELLE in Casuali da Terminale; creare l associazione tasto/causale; ritornare nella finestra import timbrature; cliccare importa (sia in caso di FILE che di scarico automatico). (in caso di importazione DA FILE non è necessario selezionare il file) In alternativa, in tutti e tre i casi le timbrature segnalate rimangono bloccate e non vengono inserite nel cartellino. Gestione Timbrature Questo pulsante permette di esportate le timbrature originali da ToCheck verso un file di testo. Una volta impostato il tracciato di esportazione utilizzando il campo Tracciato di importazione, si devono seguire i passi descritti nella figura, ottenendo così il file con le timbrature del periodo e dei badge desiderati. Il file ottenuto non contiene le variazioni o inserimenti fatti nel cartellino. 1 IMPOSTO IL PERIODO 2 SELEZIONI I BADGE 3- ESPORTO I DATI Pagina 32 di 190

33 Report Ultima Timbratura Il report mostra, per ogni terminale gestito dall archivio, l ultima timbratura importata in ordine temporale. L utente admin potrà visualizzare tutte le ultime timbrature di tutti i terminali delle varie aziende dell archivio, l utente normale invece potrà visualizzare solo le timbrature relative alle aziende in cui ha accesso. Le associazioni terminali/aziende sono impostate nella nuova sezione Associazione Aziende/Terminali descritta al punto precedente. La suddetta tabella è anche esportabile in Excel, mediante un apposito pulsante posto al di sotto di essa, in modo che l utente possa procede ad organizzare i dati a seconda delle sue necessità di lavoro. Le ultime timbrature dei terminali associati all azienda in cui si opera, vengono mostrate anche una volta ultimata la fase di import timbrature, mediante la visualizzazione sempre tabella riportata sopra. Pagina 33 di 190

34 2.3 VISUALIZZA TOTALI In questa scelta è possibile effettuare la stampa Visualizza Totali Cartellino che riporta i totali delle causali sulla base dell elaborazione effettuata nel cartellino, raggruppate per Reparto (nel caso di assenza di Reparti i campi ad essi riferiti rimangono non compilati). Attenzione: la stampa riporta solo i totali delle causali movimentate per le giornate sole elaborate nel cartellino, a prescindere dalla stato della giornata. I parametri da impostare, oltre alla selezione dei dipendenti eventualmente filtrati per Reparti e/o per Tipo Dipendente, sono l arco temporale oggetto della stampa, nella sezione Configurazione Base, e i Parametri Aggiuntivi, che permettono di impostare la visualizzazione della stampa stessa. Per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ) è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi. Di conseguenza è sufficiente, dopo aver selezionato i Reparti desiderati, selezionare eventualmente uno o più Tipo Dipendente come ulteriore filtro e, mediante i pulsanti direzionali, esplodere i dipendenti. Si evidenzia che nelle sezioni Lista Reparti, Filtro per Tipo Dipendente e Dipendenti è possibile, dopo aver selezionato un elemento, ricercare il campo digitando sulla tastiera le iniziali, rispettivamente del Reparto, del Tipo Dipendente e della matricola del dipendente. Si precisa che la data di Configurazione Base permette di visualizzare correttamente i dipendenti assunti nel periodo selezionato. NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Pagina 34 di 190

35 La stampa di default visualizza solo i dipendenti con i relativi totali per l intero periodo selezionato delle sole causali valorizzate. Tuttavia è possibile configurare la stampa per visualizzare anche i giorni o le settimane di elaborazione attivando rispettivamente i campi Dipendente e Giorno e Dipendente e Settimana, riportando quindi i totali del dipendente per singola giornata o per settimana. Inoltre è possibile riportare i badge attivi nel periodo selezionato tramite il parametro Mostra Badge attivi, e di modificare il formato delle ore, dal consueto formato HH:MM al formato in centesimi attivando il flag Visualizza centesimi. Terminate le impostazioni si procede con il tasto Attiva Procedura per lanciare la stampa, la quale riporta, come mostrato di seguito, il monte ore effettivo delle causali (le causali sono indicate con il relativo codice impostato da Tabelle Causali ) per ciascun dipendente raggruppato per Reparti. I reparti sono ordinati in ordine gerarchico e i dipendenti in ordine di matricola. La stampa riporta, evidenziati in celeste, i totali per singolo Reparto e dei Reparti di primo livello, evidenziati invece in arancione. In fondo alla stampa sono infine riportati anche i totali delle causali movimentate su tutti i reparti oggetto della stampa. Infine nella sezione Configurazione Archiviate si possono selezionare le stampe personalizzate configurate in Stampe Conf. Stampe. In tal caso attivando il campo Stampa colonne non visualizzate è possibile visualizzare le causali non movimentate, rispetto a quelle previste dalla configurazione. La stampa Visualizza totali può essere anche elaborata con dettaglio mensile, ossia andando a specificare le causali movimentate, mese per mese. Attraverso la maschera di scelta riportata nella figura seguente, è possibile selezionare questo tipo di stampa, apponendo un flag alla voce Abilita. Le quattro voci selezionabili hanno il seguente significato: DIPENDENTE: questa voce, se selezionata, dettaglia la stampa per ogni dipendente dell azienda; STAMPA RIGHE NON VALORIZZATE: permette di visualizzare nella stampa anche le voci per le quali non sono presenti valorizzazioni all interno del periodo considerato; Pagina 35 di 190

36 VISUALIZZA IN CENTESIMI: se attivata, tutti i dati orari presenti nella stampa vengono espressi in centesimi. Tale stampa riporta in riga i diversi dipendenti e, per ogni dipendente, le diverse casuali che lo caratterizzano. In colonna sono invece riportati i diversi mesi del periodo all interno del quale si va ad effettuare la stampa e il totale ore per ogni causale, sempre all interno del periodo considerato. 2.4 RIELABORAZIONI MULTIMESE E COMPENSAZIONI Da questo menu è possibile lanciare le Rielaborazioni dei cartellini dei dipendenti solo dopo aver chiuso correttamente tutte le giornate dei dipendenti stessi. Le Rielaborazioni sono le operazioni effettuate successivamente alla chiusura del cartellino per modificare l elaborazione delle giornate, ad esempio compensazioni delle causali settimanali e/o mensili, suddivisioni straordinari o calcolo banca ore, ecc., le quali devono essere state configurate precedentemente in Tabelle Rielaborazione. NB: Le Rielaborazioni possono essere effettuate anche da Cartellino Rielabora Mese. I parametri da impostare, nella finestra di configurazione Rielabora Mese, sono la data di fine rielaborazione, i dipendenti eventualmente filtrati per Reparti e/o per Tipo Dipendente, e le Rielaborazioni da effettuare. Per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ) è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi. Di conseguenza è sufficiente, dopo aver selezionato i Reparti desiderati, selezionare eventualmente uno o più Tipo Dipendente come ulteriore filtro e, mediante i pulsanti direzionali, esplodere i dipendenti e selezionarli (la lista dipendenti è ordinabile per Nome e Cognome oppure per Matricola mediante gli appositi tasti, oltre a poter rimuovere/selezionare/deselezionare tutti i dipendenti). Si evidenzia che nelle sezioni Reparti, Filtro per Tipo Dipendente e Dipendenti, è possibile, dopo aver selezionato un elemento, ricercare il campo digitando sulla tastiera le iniziali, rispettivamente del Reparto, del codice Tipo Dipendente e della matricola del dipendente. NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Pagina 36 di 190

37 Nella sezione Configurazione Base la data permette di visualizzare correttamente solo i dipendenti assunti nel periodo selezionato. Di conseguenza nel caso in cui si modifichi la data, in seguito alla selezione dei dipendenti, la procedura svuota automaticamente la lista rendendo necessario, mediante il pulsante direzionale, l esplosione dei dipendenti e di conseguenza la loro nuova ed ulteriore selezione. Nella sezione Parametri Aggiuntivi, se si disattiva il campo Modifica le Causali del Cartellino, la procedura non applica le Rielaborazioni nel Cartellino. Infine si procede con la selezione delle Rielaborazioni che si desidera effettuare, la quale può essere effettuata nella sezione: RAGGRUPPAMENTI : nella quale è sufficiente selezionare il Raggruppamento delle Rielaborazioni impostato precedentemente in Tabelle Rielaborazioni Raggruppamenti. Si sottolinea che in seguito alla selezione del raggruppamento la procedura seleziona automaticamente le Rielaborazioni incluse nella sezione Rielaborazioni, come mostrato nell esempio. RIELABORAZIONI : nella quale è sufficiente selezionare una o più Rielaborazioni mediante la selezione multipla da tastiera, se non si selezionano i Raggruppamenti. NB: Se vengono selezionate più rielaborazioni la procedura fa una verifica sulle priorità assegnate a ciascuna rielaborazione in fase di configurazione e le esegue in ordine, partendo dalla priorità più bassa a quella più alta. Terminata la configurazione confermare con il pulsante e contestualmente la procedura mostra la finestra Salvataggio Dati riportando le Rielaborazioni effettuate e, se per qualche dipendente le operazioni non sono andate a buon fine, le eventuali anomalie riscontrate. Pagina 37 di 190

38 Di conseguenza ritornando nel cartellino, la procedura mostra le giornate Rielaborate modificando lo stato della giornata in ( Rielaborata ), come mostrato di seguito. Per ulteriori dettagli si rimanda alla sezione del Manuale relativo al Cartellino. 2.5 BLOCCO MESE In questa scelta si bloccano/sbloccano le giornate del cartellino dei dipendenti desiderati. Il Blocca Mese trasforma lo stato delle giornate del cartellino in B e contestualmente la riga diventa ombreggiata, al fine di non poter effettuare più nessuna operazione, neppure la creazione del mese anche per singole giornate e dipendente. Tale operazione è consigliata in caso di più utenti che accedono al cartellino, in modo da impedire qualsiasi modifica, volontaria e/o involontaria, in periodi ormai consolidati e in generale per essere sicuri di non modificare involontariamente dei cartellini. NB: Il blocco avviene in automatico nel momento in cui viene effettuata la stampa vidimato. In questa scelta è possibile anche effettuare lo Sblocca Mese, che permette di rendere il cartellino nuovamente modificabile, anche per singole giornate e dipendente. Pagina 38 di 190

39 I parametri da impostare, oltre alla selezione dei dipendenti eventualmente filtrati per Reparti e/o per Tipo Dipendente, sono l arco temporale oggetto dell operazione nella sezione Configurazione Base. Si precisa che la data di Configurazione Base permette di visualizzare correttamente i dipendenti assunti nel periodo selezionato. Per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ) è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi. Successivamente è sufficiente, dopo aver selezionato i Reparti desiderati, selezionare eventualmente uno o più Tipo Dipendente come ulteriore filtro e, mediante i pulsanti direzionali, esplodere i dipendenti. Si evidenzia che nelle sezioni Lista Reparti, Filtro per Tipo Dipendente e Dipendenti, è possibile, dopo aver selezionato un elemento, ricercare il campo digitando sulla tastiera le iniziali, rispettivamente del Reparto, del Tipo Dipendente e della matricola del dipendente. NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Terminata la configurazione occorre premere gli omonimi pulsanti per il Blocca Mese e Sblocca Mese. Al termine dell operazione la procedura mostra la finestra Salvataggio Dati riportando se l operazione è andata a buon fine e/o le eventuali anomalie riscontrate. 2.6 CARICA TIMBRATURE In questoa scelta si inserisco manualmente le timbrature con l associazione del Terminale e dei tasti terminali, simulando le timbrature effettuate da Terminali. Attenzione: prima di procedere con il caricamento delle timbrature verificare che siano stati configurati i terminali (in Tabelle Terminali ) e i Tasti da Terminale (in Tabelle Causali da Terminale), e che tutti i dipendenti abbiano un relativo Badge associato. Pagina 39 di 190

40 Per inserire le timbrature occorre selezionare il dipendente in questione mediante il relativo menu a tendina e selezionare il giorno nel campo Data e contestualmente la procedura visualizza la data impostata sotto la voce data.successivamente è sufficiente digitare le ore delle timbrature nel formato HHMM con il relativo Terminale e l eventuale Tasto terminale nel campo causale. Si evidenzia che per procedere con l inserimento dei vari campi è possibile utilizzare il tasto TAB da tastiera che permette di spostarsi in modo agevole. NB: Non è possibile caricare le timbrature per più dipendenti contemporaneamente. Terminato l inserimento dei dati si conferma con il pulsante e contestualmente a piè di pagina viene visualizzato un messaggio di conferma o l eventuale errore che si è verificato durante il salvataggio. Successivamente, in caso di buon esito, le timbrature non sono più modificabili e visualizzabili nella finestra corrente. Attenzione: Per visualizzare nel cartellino le timbrature inserite è necessario effettuare Importa Timbrature senza ovviamente selezionare alcun file. 2.7 PASSAGGIO PAGHE E IMPORTI Ricalcoli Qui vengono impostati i ricalcoli che la procedura deve elaborare a fine mese. I ricalcoli sono impostazioni di calcolo che, collegate a delle soglie, modificano dei gruppi di causali. Per inserirne uno nuovo basta cliccare sul tasto. Il CODICE deve essere alfanumerico e la DESCRIZIONE libera, ma è consigliato non utilizzare in essi l apice come carattere, in quanto nella copia dello stesso in un altra azienda genera errore. Alla voce ORDINE si può impostare un ordine crescente che la procedura deve rispettare. Come TIPO DI RICALCOLO si possono utilizzare due possibilità: la prima, RICALCOLO A SCAGLIONI, serve per suddividere in varie soglie una causale, la seconda, RICALCOLO A SCAGLIONI INGLOBATI, suddivide una causale in soglie, ma la soglia più grande assorbe la soglia più piccola (si veda l esempio nelle pagine successive). Su TIPO DIPENDENTE è possibile impostare un filtro per il quale, il ricalcolo viene lanciato solamente per alcuni dipendenti; è possibile inoltre impostare più codici di tipo dipendente. Su VITA si definisce il periodo di tempo che deve prendere in considerazione la procedura quando elabora il ricalcolo. Impostando il ricalcolo con vita settimanale, nel campo GIORNO SETTIMANA, occorre richiamare il giorno della settimana in cui il ricalcolo deve terminare (vedi esempio a pag. 15). Può essere impostato su VITA il Pagina 40 di 190

41 ricalcolo GIORNALIERO, sulla voce GIORNO SETTIMANA è possibile scegliere il giorno specifico su cui far ricadere il ricalcolo. Le possibilità sono ogni giorno della settimana, da LUN a VEN oppure da LUN a SAB. Su GRUPPO DI RIFERIMENTO si tiene in considerazione un gruppo di causali per il raggiungimento della soglia di partenza, che viene specificata su SOGLIA 0 (vedi esempio a pag ). Da questo punto in poi parte la suddivisione delle soglie. I campi SOGLIA 1, 2, 3, 4 sono i livelli ai quali vanno assegnati dei gruppi di causali. Una volta impostate le soglie, cliccare su REGISTRA per salvare il ricalcolo. Successivamente alla creazione del ricalcolo, entrare in CAUSALI/GRUPPI DEL RICALCOLO, cliccare sull icona in basso oppure dall elenco dei gruppi bisogna utilizzare il link sul codice del ricalcolo stesso. Come prima scelta bisogna decidere se vogliamo associare al RICALCOLO una CASUALE o un GRUPPO, poi si seleziona la CAUSALE/GRUPPO che vogliamo associare. Selezionare quindi l OPERAZIONE che deve essere effettuata (SOMMA o SOTTRAZIONE) e collegare a TOT1, 2, 3 i gruppi di causali che devono essere considerati a seconda del monte ore di riferimento collegato nelle soglie all interno del ricalcolo. Pagina 41 di 190

42 Esempio Ricalcolo A Scaglioni Settimanale Da Dom A Sab Straordinario settimanale con le prime 8 ore al 25% le successive al 30%. Pagina 42 di 190

43 Esempio Ricalcolo A Scaglioni Inglobati, Giornaliero Di Sabato Straordinario sabato con le prime 2 ore al 20% e dalla terza ora tutto al30%, solo per i dipendenti a ore. Pagina 43 di 190

44 Esempio Ricalcolo A Scaglioni Con Gruppo Di Riferimento Manuale operativo di TO CHECK Calcolo per il supplementare part-time. Fino alle 40 ore settimanali è Supplementare 35%, dalle 40 alle 42 ore sono STR 25% e dalla 42 in poi sono al 30%. Il ricalcolo è settimanale e il saldo settimanale è al sabato. Il ricalcolo utilizza inoltre il TIPO DIPENDENTE: P-T ( inserito in anagrafica) quindi può essere utilizzato un unico ricalcolo per tutti i tipi di part-time che l azienda ha. Il GRUPPO DI RIFERIMENTO, per il raggiungimento delle 40 ore è composto da un gruppo di causale che ha associato a sua volta il gruppo di causale delle ORE ORDINARIE + il gruppo di causale delle ASSENZE RETRIBUITE. Pagina 44 di 190

45 Esempio Ricalcolo A Scaglioni Con Gruppo Di Riferimento Ricalcolo previdenziale Inps 5%, 10%, 15%. Dalla 40 ora alla 44 è al 5%, dalla 44 alla 48 è al10%, dalla 48 in poi è al 15% Il ricalcolo è settimanale e il saldo settimanale è al sabato. Manuale operativo di TO CHECK Il GRUPPO DI RIFERIMENTO, per il raggiungimento delle 40 ore, è composto da un gruppo di causale che ha associato a sua volta il gruppo di causale delle ORE ORDINARIE + il gruppo di causale delle ASSENZE RETRIBUITE Pagina 45 di 190

46 Importi Questo menu si trovo nel modulo Esporta Paghe, e permette di creare dei codici (importi) da passare a fine mese alle paghe. Dopo aver cliccato su NUOVA VOCE IMPORTO ( ) bisogna caricare il codice paghe che identifica l importo che stiamo inserendo nel campo VOCE PAGA, la DESCRIZIONE e di che tipologia è l importo cioè se è un IMPORTO propriamente detto (economico) oppure una QUANTITA (numerico), E possibile creare anche una voce che richiede l'inserimento simultaneo sia di un importo che di una quantità (tipo E), ad esempio le trasferte. Nella videata conteggio gruppi saranno visibili 2 righe con lo stesso codice, una riportante la quantità, l'altra l'importo. Per salvare il tutto basta cliccare sul pulsante REGISTRA. Pagina 46 di 190

47 TABELLE Nel menu Tabelle si definiscono i dati tabellari dell intera procedura e le impostazioni/configurazioni dei terminali. 3.1 CAUSALI Dalla scelta Causali si possono inserire e/o modificare le causali, le quali sono i giustificativi che si desiderano utilizzare per la gestione del cartellino. Dalla scelta di menu si accede alla Lista Causali, la quale mostra tutte le causali create, ordinate per Codice in visualizzazione di 30 righe per pagina, ordinabili per ciascun campo presente cliccando direttamente sull intestazione dello stesso. Nella barra degli strumenti con i tasti è possibile navigare fra le pagine, inoltre è possibile visualizzare direttamente la causale interessata cliccando il pulsante, dopo aver inserito il numero di riga nell apposito campo. Dalla Tabella Lista Causali è possibile applicare una Ricerca Avanzata, mediante il tasto dove è possibile impostare una serie di filtri, oltre a poter effettuare una stampa in file Excel e/o PDF tramite i tasti e, la quale stampa riporta l elenco visualizzato a video. Per procedere alla creazione e/o alla modifica di una causale è necessario accedere alla pagina Gestione Causali tramite i tasti e, rispettivamente per effettuare la creazione e/o la modifica della stessa. L interfaccia della Gestione Causali si compone delle seguenti sezioni: Dati Generali I campi da impostare sono Codice, un codice alfanumerico di 4 caratteri con il quale si vuole identificare la causale (una volta impostato si consiglia di non modificarlo), Descrizione, dove si definisce il nome con il quale si vuole visualizzare la causale, e i campi Tipologia Causale e Tipologia Calcolo, dove si definisce Pagina 47 di 190

48 il tipo di causale dal quale deriva il comportamento e la funzionalità della stessa all interno del cartellino. Le Tipologie ammesse sono: Assenza: tipologia per assenze non retribuite come per esempio lo sciopero; Assenza Retribuita: tipologia per assenze retribuite come per esempio ferie e malattia; Straordinario: tipologia per le ore lavorative eccedenti al monte ore teorico previsto da contratto; Riposo: tipologia per le ore che devono ridurre il monte ore teorico della giornata come per esempio i Riposi Domenicali; Indennità: tipologia per le ore che non rientrano nel calcolo del monte ore giornaliero, come per esempio la mensa o il viaggio; Detrazione: utilizzata per diminuire le ore di lavoro effettivo, come nel caso di pausa non timbrata; Teoriche: non deve mai essere utilizzata in quanto viene collegata automaticamente dalla procedura; Presenza: tipologia per presenze retribuite come per esempio le ordinarie diurne e notturne. Attenzione: la Tipologia Causale e la Tipologia Calcolo devono sempre coincidere. Parametri di Stampa In tale sezione si impostano i parametri di configurazione della causale per la stampa all interno del cartellino, rendendo la stessa visibile o meno, attivando il flag Stampa nel mensile e/o Stampa nel cartellino. NB: la sezione Parametri di Stampa non ha valenza per la stampa del Libro Unico, in quanto è configurata da Tabelle Etichette Giornaliere. Di seguito si riporta un esempio di configurazione nel caso della causale Straordinario : Pagina 48 di 190

49 Parametri di Configurazione In tale sezione si impostano i parametri di configurazione della causale, relativi ad arrotondamenti e tolleranze, con priorità inferiore a quelli impostati nel profilo orario, il cui effetto è visibile solo all interno del cartellino per singolo intervallo in cui la causale compare nel giorno e/o per ogni singola giornata. I campi da configurare sono: Arrotondamento: si impostano i minuti in base ai quali si deve effettuare l arrotondamento per ogni singolo intervallo di ore in cui la causale in oggetto compare nel giorno; ad esempio se si configura un Arrotondamento pari a 15 e la causale presenta due intervalli lavorativi di 50 e 40 minuti, la procedura arrotonda le ore ai primi 15 minuti disponibili ogni volta che si utilizza la causale, riportando in questo caso 45 minuti per ciascuno dei due intervalli; Minimo: si imposta la soglia, espressa in minuti, che la causale deve raggiungere, ad ogni singolo intervallo in cui la causale compare nel giorno, affinché venga presa in considerazione nel cartellino; ad esempio se si imposta un minimo di 30 e la causale presenta due intervalli di 20 e 50 minuti, all interno del cartellino la procedura considererà solo il secondo intervallo di 50 minuti; Tolleranza: si impostano i minuti di tolleranza che la procedura, prima di effettuare l arrotondamento, considera prima e dopo l evento, per ogni singolo intervallo in cui si utilizza la causale in esame; ad esempio se si imposta una tolleranza di 01 con Arrotondamento e Minimo impostato a 30 e la causale mostra un intervallo di 29 minuti, la procedura considererà l intervallo ugualmente pari a 30 minuti; Arrotondamento Giornaliero: si impostano i minuti in base ai quali si deve effettuare l arrotondamento a livello giornaliero per le ore giustificate con la causale presa in esame; ad esempio se si configura un arrotondamento pari a 15 e la causale presenta due intervalli lavorativi di 50 e 20 minuti, la procedura arrotonda il monte ore raggiunto nella giornata, dalla causale in esame, ai primi 15 minuti disponibili. In questo caso riporta 60 minuti perdendo 10 minuti; Minimo Giornaliero: si imposta la soglia, espressa in minuti, che la causale deve raggiungere nell arco della giornata affinché venga presa in considerazione nel cartellino; ad esempio se si imposta un Pagina 49 di 190

50 Minimo di 30 e la causale presenta due intervalli di 20 minuti all interno del cartellino, la procedura considererà entrambi gli intervalli con il monte ore pari a 40; Tolleranza Giornaliera: si impostano i minuti di tolleranza che la procedura, prima di effettuare l arrotondamento, considera prima e dopo l evento nell arco della giornata; ad esempio se si imposta una tolleranza di 01 con Arrotondamento e Minimo impostato a 30 e la causale mostra due intervalli di 30 e 25 minuti, la procedura riporterà un monte ore pari a 60 minuti; Visibile in CDC: se impostato a Si abilita la causale ad essere visibile e quindi utilizzabile all interno dell intero Modulo Gestione Centri di Costo; Etichetta: è il codice dell etichetta a cui la causale è stata associata in Tabelle Etichette, al fine di mascherarla nella Stampa Mensile e nella Stampa Cartellino ; Compensabile: se impostato a Si permette di abilitare la causale in oggetto alla compensabilità giornaliera fra più causali. In Tabelle Compensabilità è possibile effettuare la stessa configurazione con una gestione dettagliata delle causali di Tipo Straordinario e di Assenza, impostando il relativo peso per la definizione delle priorità; Soglia automatica: si imposta la soglia, espressa in HHMM, che se raggiunta nell arco della giornata, la procedura chiude correttamente la giornata all interno del cartellino; ad esempio se si imposta la Soglia Automatica pari a 30 sulla causale Straordinario, la procedura chiuderà automaticamente tutte le giornate in presenza di Straordinari minori o uguali a 30 minuti, altrimenti segnalerà anomalia; Parametri di PDO In tale sezione si impostano i parametri di configurazione della causale relativi al Modulo PDO Pianificazione degli Orari dei Reparti. I campi Abilita in PDO e Stampa PDO di default sono impostati a SI abilitando la causale all utilizzo e alla stampa nel PDO. Inoltre è possibile abilitare, in quanto per le nuove causali di default è disabilitato, includere la causale nel conteggio delle ore effettive, pianificate e nei totali all interno del PDO. Infine il campo Etichetta PDO è il codice dell etichetta a cui la causale è stata associata in Tabelle Etichette PDO, al fine di mascherarla all interno del Modulo e nel cartellino; Parametri per il Modulo Ferie e Permessi In tale sezione si impostano i parametri di configurazione della causale relativi al Modulo Ferie e Permessi. Il campo Visibile in prenotazione ferie e permessi premette di disabilitare la causale ad essere visualizzata in Richieste Ferie e Permessi Pannello di Prenotazione. Inoltre è possibile disabilitare, sempre a livello causale, la possibilità di effettuare delle richieste con copertura parziale della giornata, con il campo Consenti prenotazione dalle/alle, e/o con copertura dell intera giornata con il campo Consenti prenotazione giornata intera. Infine si può rendere obbligatorio, Pagina 50 di 190

51 in fase di salvataggio della richiesta, l inserimento della motivazione, mediante il campo Obbligatorio inserire motivazione, e/o, delle note, tramite il campo Obbligatorio inserire note. Terminata la creazione e/o la modifica delle configurazioni della casuale procedere al salvataggio, rispettivamente con i tasti e. 3.2 ORARI In tale scelta si configurano gli orari che compongono il profilo orario dei dipendenti, definendo le regole di calcolo della causalizzazione nella gestione del cartellino. Dalla scelta di menu si accede alla tabella Elenco Orari, la quale mostra tutti gli orari creati, ordinati per Codice in visualizzazione di 30 righe per pagina, ordinabili per ciascun campo presente cliccando direttamente sull intestazione del campo stesso. Dalla barra degli strumenti è possibile navigare fra le pagine con i tasti, applicare una Ricerca Avanzata degli orari presenti mediante il tasto dove è possibile impostare una serie di filtri, ed infine effettuare una stampa in file Excel e/o PDF tramite i tasti riportando l elenco visualizzato a video. e Per procedere alla creazione e/o alla modifica di un orario è necessario accedere alla pagina Gestione Profili Orari tramite i tasti o, rispettivamente per effettuare la creazione o la modifica. L interfaccia si compone delle seguenti sezioni: Parametri Generali Codice: un codice alfanumerico identificativo di 4 caratteri; Attenzione: Non utilizzare il carattere # in quanto identifica un orario duplicato. Descrizione: il nome con il quale si vuole visualizzare l orario; Monte Ore Giorno: il monte ore teorico che il dipendente deve effettuare, espresso in HHMM; Minimo Ore Giorno: il monte ore effettivo che il dipendente deve effettuare, espresso in HHMM; Pagina 51 di 190

52 Tipo Orario: la tipologia di orario che si desidera configurare, fra Orario Libero e Orario Rigido, in base alla quale deriva il calcolo della causalizzazione del cartellino date le timbrature effettuate dal dipendente (a breve si riporteranno le specifiche e le descrizioni delle due tipologie di orario); Arrotondamento: i minuti in base ai quali si deve effettuare l arrotondamento relativo alle timbrature dell orario di lavoro. Ad esempio se si configura un Arrotondamento pari a 15 la procedura arrotonda le timbrature ai 15 minuti successivi o precedenti, rispettivamente in caso di entrata o di uscita. Nel caso di timbrature 0805 e 1728, l arrotondamento riporterà quindi, rispettivamente 0815 e 1715; Tolleranza Entrata: i minuti di tolleranza che la procedura, prima di effettuare l arrotondamento, considera prima e dopo le timbrature di entrata; ad esempio se si imposta la Tolleranza Entrata di 05 e Arrotondamento a 15 nel caso di timbratura pari a 0818, la stessa sarà considerata pari a 0815; Tolleranza Uscita: i minuti di tolleranza che la procedura, prima di effettuare l arrotondamento, considera prima e dopo le timbrature di uscita; ad esempio se si imposta la Tolleranza Entrata di 05 e Arrotondamento a 15 nel caso di timbratura pari a 1728, la stessa sarà considerata pari a 1730; Speciali: cliccando sul tasto si accede alla finestra Creazione Nuovo Arrotondamento per configurare Arrotondamenti Speciali che hanno una priorità superiore all arrotondamento legato al solo Profilo Orario. Per procedere con la configurazione, come mostra la figura seguente, si deve definire: o Verso: se l arrotondamento deve essere per le timbrature in entrata o in uscita; o Arrotondamento: i minuti in base ai quali si deve effettuare l arrotondamento relativo alle timbrature dell orario di lavoro; o Tolleranza: i minuti di tolleranza che la procedura, prima di effettuare l arrotondamento, considera prima e dopo le timbrature; o Dalle Alle: l intervallo di tempo in cui applicare le impostazioni (in caso di intervalli sovrapposti la priorità maggiore viene conferita all intervallo minore); o Fisso: si definisce la timbratura, espressa in HHMM, che prevale nel caso le timbrature ricadano nell intervallo di tempo prestabilito; nell esempio seguente tutte le timbrature comprese fra le 0755 e le 0805 saranno pari a Pagina 52 di 190

53 Terminata la configurazione procedere al salvataggio, con i tasti o, rispettivamente in caso di creazione o modifica. Per eliminare un Arrotondamento Speciale occorre porre il flag nel campo EXC della riga desiderata e procedere con il tasto dell eliminazione., contestualmente la procedura chiede conferma Mensa/Pause: cliccando sul tasto si accede alla finestra Mensa/Pause per la gestione delle pause, sia nel caso in cui vi siano le timbrature, Tipo Mensa Libera, che viceversa, Tipo Mensa Non Timbrata. La configurazione prevede l impostazione della soglia di durata, minima e massima, della pausa e la soglia minima di ore lavorate in base alla quale entra in funzione la pausa. Inoltre, si deve impostare la causale che giustifica la pausa ( Causale di Mensa ), la causale da decurtare nel caso in cui venga sforato il Monte Ore della mensa ( Causale da Diminuire ) e la relativa causale da utilizzare nel caso in cui non venga rispettata la pausa ( Causale in caso di Lavoro ). Terminata la configurazione procedere al salvataggio, con i tasti e, rispettivamente in caso di creazione o modifica, mentre per l eliminazione occorre procedere con il tasto procedura richiederà conferma dell eliminazione. Parametri Notturno, dove si configura il calcolo per la gestione degli orari notturni: e contestualmente la Ultimo Verso: se è attivato il controllo, la procedura verifica che l ultima timbratura della giornata sia un uscita e che la prima del giorno seguente sia un entrata, altrimenti nel cartellino viene segnalata l anomalia; Attribuzione < mezzanotte e Attribuzione > mezzanotte: si imposta la fascia oraria attorno alla mezzanotte, in base alla quale la procedura controlla le timbrature in entrata e in uscita per la gestione del Cambio Turno Automatico; Timbratura Giorno: si imposta la giornata nella quale la procedura deve attribuire le timbrature a cavallo di due giorni e quindi il relativo calcolo del cartellino; attivando Corrente la procedura attribuisce le timbrature alla giornata dov è presente la prima timbratura di entrata, mentre attivando Successivo le attribuisce alla giornata in cui è presente la timbratura di uscita. Pagina 53 di 190

54 Timbrature Si impostano le timbrature teoriche di entrata/uscita, in base alle quali la procedura effettua il calcolo degli arrotondamenti e delle tolleranze e quindi incidendo nella gestione della causalizzazione del cartellino. Per la gestione di dipendenti che non timbrano in un periodo della giornata, è possibile attivare il flag Timb. Virtuale, il quale inserisce, all interno del cartellino in fase di elaborazione, le 4 timbrature preimpostate permettendo di gestire ugualmente la causalizzazione delle giornate. Ad esempio, è possibile gestire i dipendenti che non timbrano la pausa pranzo, attivando il flag alle timbrature 1200 e La procedura inserirà automaticamente le due timbrature selezionate nel cartellino rispettando le regole della causalizzazione previste dal profilo orario, invece di considerare il periodo come lavorato. Fasce In tale sezione si devono impostare le causali per fasce di orario nel caso in cui le timbrature non rientrano nelle nell arco temporale delle timbrature configurate nella sezione precedente. Questa sezione permette anche una gestione delle timbrature notturne, in quanto tramite i campi Dalle Alle e Priorità si impostano fino a 5 fasce orarie con le relative priorità per definire come la procedura deve assegnare le timbrature nei giorni (è obbligatorio per i notturni impostare almeno 48 ore) e come causalizzare le ore lavorate. In base all esempio mostrato di seguito, se il dipendente, nonostante il profilo orario preveda le timbrature fra le 0800 e le 1700, dovesse timbrare alle 0500 e alle 1200, il cartellino riporterà un ora di straordinario notturno (considerando il periodo in base alla fascia impostata), due ore di straordinario (considerando il periodo in base alle timbrature del profilo orario) e 4 ore di ordinarie (considerando il regolare profilo orario). N.B. È consigliato configurare sempre la sezione Fasce, specificando le causali ordinarie e le straordinarie, per una migliore gestione delle timbrature e delle causalizzazioni nel cartellino. La prima fascia deve sempre partire dalle Causali Automatiche In questa sezione si configura la causale automatica di assenza che si desidera riportare automaticamente nel cartellino, la quale viene riportata nei casi: di giornate non pianificate con monte ore a zero, in cui mancano le timbrature; di giornate in cui non sia stato raggiunto il monte ore minimo del profilo orario. Inoltre è possibile impostare una causale automatica, tramite l omonimo campo, definendo il monte ore della stessa tramite il campo Valore, e la Soglia delle ore di lavoro necessarie per riportare tale causale automatica. Pagina 54 di 190

55 N.B. Per tutte le tipologie di orario è presente la gestione della causale di riposo, la quale prevede, in caso di giornate pianificate con monte ore pari a zero e in assenza di ore lavorate, l inserimento automatico della causale di Riposo, se le giornate non coincidono con i Riposi di Legge (Sabato e Domenica) e con le Festività. Nell esempio che si riporta si è configurato, come causale automatica, la causale Pausa Pranzo la quale viene riportata nel cartellino con monte ore pari a un ora, se il dipendente raggiunge la soglia di 6 ore lavorate. Attenzione: Nella causalizzazione del cartellino la procedura considera, in ordine di importanza, le causali impostate nel profilo orario e le causali automatiche dell orario, ed eventualmente per le giornate di Riposo la causale di Riposo, se rispettate le condizioni. Orario Libero L Orario Libero, in base alle timbrature reali del dipendente, applica le regole di arrotondamento e di tolleranza verificando che sia rispettato il monte ore impostato nell orario. Le regole della causalizzazione del cartellino derivano dalle fasce orarie impostate nella sezione Fasce, senza applicare alcun controllo delle timbrature reali d ingresso e d uscita con quelle teoriche impostate, applicando la compensazione giornaliera delle ore lavorate. Ad esempio se il dipendente, avendo un orario libero con timbrature teoriche , e arrotondamento a 15 minuti, effettua le timbrature , , la procedura per effetto dell arrotondamento considera le timbrature , Il cartellino sarà causalizzato con 8 ore di ordinarie applicando la compensazione giornaliera dei 30 minuti. Attenzione: Si precisa che la procedura effettua gli arrotondamenti seguendo il seguente ordine: o Arrotondamenti Speciali impostati nel profilo orario; o Arrotondamenti configurati nel profilo orario; o Arrotondamenti Causali configurati in ciascuna causale; Orario Rigido L Orario Rigido, in base alle timbrature reali del dipendente, applica le regole di arrotondamento e di tolleranza, verificando che siano rispettate le timbrature teoriche, e controlla che il monte ore sia congruo con le timbrature teoriche impostate nell orario. Ad esempio se il dipendente, avendo un orario Rigido con timbrature teoriche , e arrotondamento a 15 minuti, effettua le timbrature , , la procedura, per effetto dell arrotondamento, considera le timbrature , Il cartellino sarà causalizzato con 7,30 ore di ordinarie, 30 minuti di straordinario notturno (considerando il periodo in base alla fascia impostata) e 30 minuti di mancanza (considerando l assenza dalle 1630 alle 1700). Nell Orario Rigido è possibile, per ciascuna timbratura teorica, configurare ulteriori arrotondamenti speciali tramite il tasto seguito., con il quale si accede alla finestra Arrotondamenti Speciali del Paletto, come si mostra di Pagina 55 di 190

56 Tramite gli Arrotondamenti del Paletto si possono impostare Arrotondamenti, Tolleranze, Valore Fisso e Causali per ciascuna timbratura, permettendo ugualmente di impostare una flessibilità di entrata e di uscita, nonostante l esigenza di considerare le timbrature teoriche come riferimento nel calcolo del cartellino. Nell esempio mostrato tutte le timbrature fra le 0755 e le 0805, in fase di elaborazione del cartellino, saranno riportate alle 0800, mentre le timbrature fra le 0806 e le 0900 saranno arrotondate ai 15 minuti con 2 minuti di tolleranza, e nel cartellino verrà riportata la causale di Ritardo con la specifica Pal, per identificare il Paletto della timbratura. Di seguito si mostra l elaborazione del dettaglio cartellino dell esempio in questione. Attenzione: Si precisa che la procedura effettua gli arrotondamenti seguendo il seguente ordine: o Arrotondamenti Speciali del Paletto impostati nel profilo orario o Arrotondamenti Speciali impostati nel profilo orario; o Arrotondamenti configurati nel profilo orario; o Arrotondamenti Causali configurati in ciascuna causale; Pagina 56 di 190

57 3.3 CICLI In questa scelta, dopo aver creato le Causali e gli Orari, si definiscono i Cicli, ovvero una sequenza di Orari che si ripetono nel tempo con ciclicità. Si accede alla finestra Elenco Cicli dove si visualizza l elenco dei Cicli già creati, riportando i relativi codici, descrizione e durata. Dalla barra degli strumenti è possibile navigare fra le pagine con i tasti, applicare una Ricerca Avanzata dei Cicli presenti mediante il tasto, dove è possibile impostare una serie di filtri, ed infine effettuare una stampa in file Excel e/o PDF tramite i tasti riportando l elenco visualizzato a video. e Per procedere con la creazione di un nuovo Ciclo è necessario accedere alla pagina Gestione Cicli tramite il tasto. I parametri da definire sono il Codice, la Descrizione e la configurazione degli orari nei diversi giorni, mediante gli appositi menu a tendina. conseguenza Successivamente si può procedere a confermare le impostazioni con il tasto Salva. All interno del campo Numero giorni il sistema provvede a conteggiare in automatico le giornate pianificate, in modo da facilitare la configurazione del ciclo; nel campo intervallo parziale si vanno invece a definire il numero di giorni che la procedura deve considerare quando va ad effettuare dei conteggi o dei totali settimanali (ad esempio all interno del cartellino). Attenzione: Il Codice Ciclo dopo il salvataggio non è più modificabile. NB: Non è possibile salvare un nuovo Ciclo senza aver definito precedentemente gli orari di per le tutte le posizioni di Ciclo inserite. Pagina 57 di 190

58 Per configurare gli orari delle giornate che compongono un ciclo si deve selezionare, sotto il campo Codice Orario, l orario desiderato, e riportare solo le causali non previste dal profilo orario, come le casuali di Riposo mostrato nell esempio. Tramite i tasti e rispettivamente si aggiunge una nuova posizione del ciclo, ricopiando l ultima configurazione fatta, e si elimina la posizione del Ciclo selezionata. Al fine di effettuare una ricerca rapida degli orari vi è il tasto che effettua la ricerca per Codice o per Descrizione, digitando le rispettive iniziali. conseguenza Successivamente, cliccando due volte sull orario desiderato si effettua la selezione. Contestualmente la procedura aggiorna il Numero Giorni del Ciclo e il monte ore parziale, riportato per ciascuna posizione. La procedura di default considera come intervallo del monte ore parziale 7 giorni, il quale è tuttavia personalizzabile digitando nell omonimo campo il numero dei giorni desiderato. Nel caso in cui si desidera modificare un Ciclo preesistente, è sufficiente cliccare su Dettaglio dalla finestra Elenco Cicli e contestualmente si accede alla finestra Gestione Cicli dove è possibile modificare le configurazione degli orari e/o spostare le varie posizioni selezionandole con il mouse, e spostarle fisicamente nelle posizioni desiderate. Al termine delle modifiche si procede al salvataggio. Dalla pagina Gestione Cicli è possibile effettuare la stampa del dettaglio Ciclo mediante l omonimo pulsante. La stampa, disponibile sia in formato PDF che in formato Excel, riporta il Cod.Ciclo, la Posizione, il Codice Orario, la Descriz.Orario e la relativa Causale. 3.4 FESTIVITA In questa scelta si impostano tutte le festività dell azienda. Per procedere con la creazione di una Festività è necessario, dopo aver cliccato sul tasto, compilare i relativi campi: Data Festività: la data deve essere nel formato gg/mm/aaaa; Descrizione: inserire la descrizione che si desidera, la quale deve contenere al massimo 20 caratteri; Causale: inserire mediante il menu a tendina la causale di festività da collegare; Reparto: definendo il Reparto, mediante l apposito menu a tendina, si associa la Festività al reparto in oggetto e ai relativi Reparti Figli. Pagina 58 di 190

59 Terminata la configurazione procedere al salvataggio. NB: Per rendere operativa questa impostazione deve essere prima creato il cartellino. Tutte le festività che hanno impostato nella data l anno 1990, sono automaticamente aggiornate e considerate nuovamente in funzione di ogni nuovo di elaborazione, come ad esempio il Santo Patrono, se cadente sempre nello stesso giorno. Infine le Festività Pasquali sono inserite nel cartellino in fase di creazione del mese. NB: In caso di Festività Pasquali create, la procedura seguirà l elaborazione automatica con la relativa causalizzazione automatica. 3.5 RIELABORAZIONI In questa scelta al momento si possono impostare solamente le regole di calcolo delle compensazioni. Prima di tutto bisogna caricare il codice e la descrizione della rielaborazione. Come TIPO DI RIELABORAZIONE selezionare COMPENSAZIONE. Su PERIODO DI VITA si possono scegliere SETTIMANALE o MENSILE a seconda delle esigenze aziendali. Sul campo GIORNO DI CHIUSURA SETTIMANALE, solo per la compensazione settimanale, bisogna caricare l ultimo giorno utile per considerare la compensazione. Sulla scelta SETTIMANA A CAVALLO DI MESE si possono impostare le seguenti modalità di calcolo: CONSIDERO SOLO I GIORNI DEL MESE ELABORATO, vengono considerati nella rielaborazione solo i giorni di calendario del mese elaborato, CONSIDERO SIA IL MESE PRECEDENTE CHE IL SUCCESSIVO, nel caso di settimane a cavallo di mese la procedura considera l intera settimana anche se facente parte di mesi diversi, RIPORTO TUTTA LA SETTIMANA DI FINE MESE AL MESE SUCCESSIVO, nel caso della prima settimana del mese la procedura considera anche i giorni del mese precedente per elaborare correttamente la compensazione, nell ultima settimana a cavallo di mese la procedura non considera il totale della settimana nel mese successivo. Pagina 59 di 190

60 Dopo aver impostato la base di calcolo della compensazione bisogna collegare quali sono le causali che vanno a movimentare la compensazione. Entrando su CAUSALI DELLA RIELABORAZIONE bisogna cliccare su aggiungo causale. A questo punto è necessario selezionare ciascuna causale di straordinario che deve essere compensata, specificando su TIPO + Somma e su OPERAZIONE Sostituzione ; su CAUSALE SOSTITUENTE bisogna caricare la causale che va a sostituire lo straordinario una volta compensato con una mancanza. Oltre alle causali di straordinario bisogna specificare le causali di mancanza che saranno compensate con lo straordinario. A differenza della causale di straordinario su TIPO il giustificativo di mancanza dovrà avere Sottrazione e su CAUSALE SOSTITUENTE la causale che va a sostituire la mancanza, una volta compensata con lo straordinario. Pagina 60 di 190

61 3.6 GESTIONE TABELLE In tale scelta di menu è possibile sia copiare che importare dati tabellari a livello aziendale. Copia Dati In tale sezione è possibile copiare tutti i dati tabellari fra le varie aziende presenti nell archivio. La finestra si compone di due sezioni: Provenienza dei Dati dove è necessario selezionare, nei rispettivi campi, l Azienda e la Tabella da cui si desidera effettuare la copia. Successivamente è possibile selezionare i relativi dati che si desiderano copiare, facilitandosi mediante l uso dei pulsanti Tutti e Nessuno. Destinazione dei Dati dove è necessario selezionare l azienda o le aziende su cui si desidera effettuare la copia dei dati precedentemente selezionati. In tale finestra è possibile anche effettuare delle duplicazioni di dati tabellari presenti nella stessa azienda selezionando solo l azienda di provenienza e attivando il campo Duplicare i Dati all Interno della stessa Azienda. La procedura effettuerà la duplicazione dei dati selezionati evidenziandoli con il codice # + numero progressivo come mostrato di seguito. Pagina 61 di 190

62 NB: Si deve rinominare il codice #0 con il codice desiderato, altrimenti alla successiva duplicazione verrebbe sovrascritto. Di conseguenza per procedere con la copia dei dati si deve cliccare sul tasto e contestualmente la procedura visualizza la stessa finestra bloccando l editing al fine di confermare le selezioni effettuate con la possibilità di parametrizzare la copia mediante i campi: Non Sovrascrivere i Dati già Presenti nella Tabella di Destinazione : la procedura, in caso si effettui la copia di dati con codici già presenti nella tabella di destinazione, permette di non sovrascrivere gli stessi; Cancellare i Dati delle Aziende di Destinazione Non Corrispondenti all'azienda Master : se attivato cancella tutti i dati presenti nella tabella di destinazione in modo da avere a disposizione solo i dati selezionati per il Copia Dati Di conseguenza si procede con il tasto dell operazione come mostrato di seguito. e contestualmente la procedura mostra il dettaglio dell esito Importa Orari da Excel Con questa funzione è possibile importare degli orari in modo da farli apparire direttamente all interno della tabella Orari (Tabelle Orari). Pagina 62 di 190

63 L importazione è di tipo aziendale e sono importati solo i file formattati come da specifiche del modello, altrimenti la procedura non accetterà il file. Nel file, ogni record deve essere compilato come segue: #id: colonna all interno della quale deve essere riportato il numero progressivo di orari che si stanno caricando ( 1 per la prima riga, 2 per la seconda, e così via); codice: in questi campi deve essere inserito il codice identificativo che si vuole dare all orario, lo stesso che andrà ad identificarlo nell apposita tabella degli Orari (è sconsigliato utilizzare il carattere # in quanto esso viene utilizzato per la procedura di copia orari (vedi sezione Copia dati ); ora E1, ora U1, ora E2, ora U2, ora E3, ora U3: sono i campi all interno dei quali vanno inserite le ore che caratterizzano l orario del record in questione, quelle nelle quali i dipendenti dovranno effettuare le entrate e le uscite (se non si rendono necessari un numero minore di campi rispetto ai sei disponibili, è sufficiente lasciare in bianco quelli inutilizzati e la procedura ignorerà automaticamente il campo durante l import); attualmente la procedura accetta solamente orari caratterizzati da 4 timbrature, quindi le ultime due colonne (ora E3 ed ora U3) devono essere lasciate sempre vuote; Monte ore: in quest ultimo campo va inserito il monte orario che caratterizza l orario in questione. NB: per l import si consiglia di utilizzare il file Excel fornito nel link, in quanto è già formattato in modo che venga importato correttamente dalla procedura. Per procedere correttamente, selezionare il percorso del file Excel mediante il tasto Sfoglia e successivamente procedere con il tasto Importa. Il flag sovrascrivere, se attivato, fa sì che vengano eliminati e sostituiti eventuali orari già presenti nell archivio ed identificati con un codice che è stato assegnato anche ad uno degli orari presenti nel file Excel del caricamento. Una volta concluso il caricamento, la procedura avviserà l utente se l import è andato o meno a buon fine, e in caso di problemi saranno descritti schematicamente gli errori accorsi. All interno della tabella Orari, agli orari caricati mediante questo import da file Excel, verrà assegnata come descrizione di default il valore del monte ore, seguito dalla parola ore e dalle timbrature assegnate, suddividendo con un trattino quelle di entrata da quelle di uscita. Gli orari in questione verranno inoltre inseriti con i seguenti altri campi già compilati di default: - Minimo Ore giorno : uguale al Monte Ore caricato da file Excel; Pagina 63 di 190

64 - Tipo Orario : Libero; - Arrotondamento : 15; - Ultimo verso : controllo attivato; - Timbratura giorno : corrente - Attribuzione < mezzanotte e Attribuzione > mezzanotte : entrambe impostate a 0300; - Fasce : dalle 0000 alle 0600 vuota, dalle 0600 alle 2200 causale di lavoro ordinario con ORDI e dalle 2200 alle 2400 vuota. Gli altri paramenti dell orario dovranno essere configurati dall utente a seconda delle sue necessità. L utente, ovviamente, potrà anche modificare le impostazioni già settate di default dalla procedura, in modo da configurare come meglio crede ogni singolo orario. Si consideri, ad esempio, l import del file Excel sottostante: L orario generato dal record della prima riga, avrà un anagrafica di default come quella della seguente figura. Importa Cicli da Excel Con questa funzione è possibile importare dei Cicli da un file Excel precompilato. Pagina 64 di 190

65 L importazione è di tipo aziendale e sono importati solo i file formattati come da specifiche del modello, altrimenti la procedura non accetterà il file. Nel file, ogni record deve essere compilato come segue: #id: colonna all interno della quale deve essere riportato il numero progressivo di orari che si stanno caricando ( 1 per la prima riga, 2 per la seconda, e così via); reparto: LASCIARE VUOTO (non dà effetto a nessun inserimento); posizione: indica il numero di posizione della giornata contenuta in ogni riga del file Excel che va a comporre il turno; descrizione: descrizione del turno da immettere, da ripetere identica in tutte le righe riguardanti il ciclo in questione; Codiceturno: analogamente al precedente punto, bisogna ripetere per tutte le righe del turno, il codice identificativo del turno stesso; codice: inserire il codice dell orario (già presente e configurato in Tabelle Orari) che si vuole associare ad ogni giornata; causale: inserire una causale nel caso si voglia che essa appari automaticamente per quella giornata del ciclo in cartellino (per esempio le causali SABA e DOME per i rispettivi giorni di sabato e domenica contemplati all interno del ciclo); giorno: LASCIARE VUOTO (per il momento non dà effetto a nessun inserimento); ora E1 ora U3: LASCIARE VUOTI (per il momento non danno effetto a nessun inserimento). NB: per l import si consiglia di utilizzare il file Excel fornito nel link, in quanto è già formattato in modo che venga importato correttamente dalla procedura. Per procedere correttamente, selezionare il percorso del file Excel mediante il tasto Sfoglia e successivamente procedere con il tasto Importa. Il flag sovrascrivere, se attivato, fa sì che vengano eliminati e sostituiti eventuali orari già presenti nell archivio ed identificati con un codice che è stato assegnato anche ad uno degli orari presenti nel file Excel del caricamento. Una volta concluso il caricamento, la procedura avviserà l utente se l import è andato o meno a buon fine, e in caso di problemi saranno descritti schematicamente gli errori accorsi. Pagina 65 di 190

66 All interno della tabella Orari, agli orari caricati mediante questo import da file Excel, verrà assegnata come descrizione di default il valore del monte ore, seguito dalla parola ore e dalle timbrature assegnate, suddividendo con un trattino quelle di entrata da quelle di uscita. Si consideri, ad esempio, l import del file Excel sottostante (gli orari PP2 e PP3 sono quelli caricati come esempio nella sezione Importa orari da Excel del manuale, sono quindi codici di orari presenti in Tabelle Orari): Esso genererà automaticamente il seguente ciclo, all interno di Tabelle Cicli con Intervallo Parziale settato di default a 7 giorni, ma modificabile a seconda delle necessità dell utente: Pagina 66 di 190

67 Importazione Anagrafiche Questa scelta permette di importare un file anagrafico, generato dal programma paghe, e di importarlo nell'azienda desiderata. Per procedere correttamente selezionare il percorso del file mediante il tasto Sfoglia e successivamente procedere con il tasto Importa. Nel caso in il file contenga anagrafiche di più aziende è necessario attivare il flag Importazione Multiaziendale. NB: L importazione anagrafica associa i dipendenti all azienda in base al codice paghe impostato in Anagrafica Azienda se attivo il flag importazione Multiaziendale, altrimenti i dati saranno importati automaticamente nell'azienda selezionata. Import Causali da Excel Con questa funzione è possibile importare delle causali da inserire direttamente nel cartellino mediante un caricamento delle stesse tramite file Excel, il quale deve rigorosamente rispettare il formato del modello presente nel link presente sulla finestra. Pagina 67 di 190

68 L importazione è di tipo aziendale e sono importati solo i file formattati come da specifiche del modello, altrimenti la procedura non accetterà il file. Nel file, ogni record è composto da: dipendente, giorno e casuale. La procedura non effettua l importazione delle causali relative a: dipendenti non codificati nell anagrafica dell azienda; causali non codificate nell azienda; giorni non creati nel cartellino mediante il Crea Mese ; giorni nei quali l elaborazione della giornata prevede già 10 giustificativi; casuale causali con durata non espressa in hhmm o hh,cc (in questo caso verrà convertita successivamente); valori negativi della causale; giornate che risultano bloccate ( B ). La casuale viene inserita nel cartellino nel seguente modo: se è stato abilitato il flag sovrascrivere causali uguali già presenti, la causale già presente nella giornata del cartellino con lo stesso codice di quella importata, viene sostituita da quella importata; il parametro "Forza le giornate importate" permette di impostare in automatico lo stato della giornata nel cartellino come Forzata, impedendo così eventuali altre elaborazioni da parte della procedura. Questa impostazione è consigliata in caso di importazione delle causali di Tipo "Presenza"; riporta la durata convertendo il formato da hh,mm a hh.mm, oppure, in caso di durata espressa in centesimi, da hh,cc a hh.mm. Il flag Durata in centesimi consente di effettuare la conversione; inserisce il codice della causale importata nel primo campo libero dei 10 presenti nel cartellino; il tipo di provenienza della causale deve essere I, nuova tipologia da riportare in tutto l applicativo che ha lo stesso comportamento dello stato M : se il tipo è I indennità, non si deve modificare lo stato della giornata del cartellino e nessun altro dato o informazione; se è diverso da I si devono effettuare le seguenti operazioni: Cancellare lo stato della giornata; Azzerare la data di aggiornamento da PDO; la matricola può essere inserita senza zeri, sarà poi la procedura d importazione a mettere gli zeri a sinistra come richiesto dalla tabella; La durata è espressa in ore e minuti, ma poteva anche essere espressa in centesimi (4,50) un flag nell interfaccia d importazione indica alla procedura come deve trattare il campo durata. La data è in formato gg/mm/aaaa. La Matricola va espresso senza gli zeri a sinistra, sarà la procedura ad aggiungerli fino a raggiungere la lunghezza adeguata. La Data deve essere in formato GG/MM/AAA, ad esempio il 7 marzo del 2010 deve essere espresso come 07/03/2010. La Causale deve essere codificata con lo stesso presente nella relativa tabella delle Causali (Tabelle Causali). Il quantitativo orario associato alla causale (colonna Durata ) va inserito come segue: Pagina 68 di 190

69 - nel caso di formato ore/minuti con l usuale formato delle timbrature, ovvero 2 caratteri per le ore e 2 caratteri per i minuti, e preceduto da un apice ( ) in modo che Excel consideri il contenuto della cella come in formato testuale (ad esempio 1 ora e mezza dovrà essere inserita come 0130); - nel caso di formato decimale (in centesimi) il quantitativo va inserito come un normale numero con due cifre decimali, separate dalla virgola (ad esempio 1 ora e mezza dovrà essere inserita come 1,5). NB: per l import si consiglia di utilizzare il file Excel fornito nel link, in quanto è già formattato in modo che venga importato correttamente dalla procedura. Per procedere correttamente, selezionare il percorso del file Excel mediante il tasto Sfoglia e successivamente procedere con il tasto Importa. Una volta concluso il caricamento, la procedura avviserà l utente se l import è andato o meno a buon fine, e in caso di problemi saranno descritti schematicamente gli errori accorsi. Import Importi da Excel Con questa scelta presente nella sezione Gestione Tabelle, potete importare degli importi o delle quantità da inserire direttamente nel cartellino, tramite la compilazione di un foglio Excel formattato come indicato dal link presente nella pagina. Un volta creato il file Excel, lo si seleziona con il tasto sfoglia e si lancia l AGGIORNA. L importazione è aziendale, e sono importati solo i file formattati come da nostre specifiche, altrimenti la procedura di importazione non accetta il file e descrive schematicamente l errore accorso. Nel file specifico, ogni record è composto da: - Matricola: va espressa senza gli zeri a sinistra, sarà la procedura ad aggiungerli fino a raggiungere la lunghezza adeguata di 7 caratteri; - Data: deve essere in formato GG/MM/AAA, ad esempio il 7 marzo del 2010 deve essere espresso come 07/03/2010; - Voce: è il nome che contraddistingue l importo che si sta caricando, nome che deve essere appartenente a uno di quelli presenti nell apposita tabella, visualizzabile dal link presente all interno della sezione Gestione base Passaggio paghe e importi ; - Importo: il valore dell importo in questione (se pari a zero si può lasciare anche vuoto); - Quantità: il quantitativo di tali importi da considerare nella tal data per il tal dipendente (se pari a zero si può lasciare anche vuoto). Pagina 69 di 190

70 L importazione salta di default tutti i record che non soddisfano le seguenti condizioni: il dipendente deve essere codificato nell anagrafica dell azienda; la voce deve essere codificata nell azienda; l importo deve essere specificato senza valuta, ma come un numero normale; l importo o la quantità possono essere negativi; non è obbligatorio avere sia importo che quantità; la giornata in cui si vuole inserire il dato non è B bloccata o I invisibile. Manuale operativo di TO CHECK NB: per l import si consiglia di utilizzare il file Excel fornito nel link, in quanto è già formattato in modo che venga importato correttamente dalla procedura. Supponiamo ad esempio di voler caricare due importi per il dipendente di matricola 1. Un primo importo di rimborso per spese ristorante, datato 9/2/2010 e pari 16,55, e un secondo importo riguardante un rimborso chilometrico di 160 km, con costo al chilometro pari a 0,80, datato 10/2/2010. Dopo aver configurato i due tipi di importo in Gestione base Passaggio paghe e importi Importi, posso procedere con il caricamento del seguente file Excel: Gli importi compariranno quindi all interno del cartellino del dipendente. Import Totalizzatori da Excel Con questa funzione è possibile importare, tramite caricamento di un file Excel, i valori associati ad ogni dipendente per i totalizzatori. Tale cosa risulta indispensabile nell anno in cui si comincia ad applicare un nuovo totalizzatore all azienda e, ovviamente, nel caso di un azienda che non ne ha mai usato uno, in quanto tale procedura ci permette di Pagina 70 di 190

71 assegnare ad ogni dipendente il residuo della voce che verrà poi conteggiata in automatico dal totalizzatore. Se ad esempio nell anno corrente, si decide di configurare un nuovo totalizzatore ferie, mediante import del file Excel, andrò a caricare le ferie residue spettanti che i vari dipendenti avevano prima dell introduzione del totalizzatore. NB: I valori che si vanno a caricare con questa procedura vengono inseriti all interno del totalizzatore aziendale presente nell anno selezionato, quindi se non ce ne fosse uno, è indispensabile crearlo prima di effettuare l import. Il file per il caricamento deve essere di formato identico a quello visionabile e scaricabile tramite il link presente nella pagina: - la matricola deve essere di 7 cifre, quindi essa va inserita in formato testo, preceduta da tutti gli zeri necessari a raggiungere gli 7 caratteri (ad esempio per inserire la matricola n.8 scrivere nella cella Excel ); - il valore da caricare per la suddetta matricola deve essere obbligatoriamente in centesimi. NB: per l import si consiglia di utilizzare il file Excel fornito nel link, in quanto è già formattato in modo che venga importato correttamente dalla procedura. Per procedere correttamente, selezionare il percorso del file Excel mediante il tasto Sfoglia e selezionare il file da caricare. Successivamente selezionare il tipo di totalizzatore per il quale si sta procedendo al caricamento e l anno di competenza dei dati importati, e infine procedere con il tasto Importa. Una volta concluso il caricamento, la procedura avviserà l utente se l import è andato o meno a buon fine, e in caso di problemi saranno descritti schematicamente gli errori accorsi. Se si intende sovrascrivere eventuali dati già caricati per il totalizzatore, apporre un flag nella relativa voce, altrimenti la procedura provvederà a lasciare i dati già precedenti ed a non importare quelli nuovi. Pagina 71 di 190

72 3.7 ETICHETTE GIORNALIERA Le etichette permettono di raggruppare/sommare una serie di causali sotto un unica denominazione, chiamata Etichetta, alle quali è possibile impostare un ordine di stampa. Le configurazioni effettuate nella tabella etichetta sono indispensabili per la stampa del Libro Unico, mediante il cartellino, e per il file del calendario presenze da esportare alla paghe. La procedura di default prevede, come mostra la figura seguente, le etichette: o o o PRES comprende tutte le causali di tipologia Presenza (ordinarie, maggiorazioni, uscita ufficio, ecc..) con l opzione di stampa attivata; STRA comprende tutte le causali di tipologia Straordinario (diurne, notturne, festive, sabato, vari percentuali) con l opzione di stampa attivata; SUPP comprende la causale Supplementare, ovvero gli straordinari per i dipendenti part-time, con l opzione di stampa attivata; o NOST comprende le causali di riposo del Sabato e Domenica con l opzione di stampa disattivata. NB: L etichetta SUPP viene alimentata solo se la causale utilizzata, per le ore supplementari, ha il codice SUPP. Altrimenti, se avete una causale diversa, dovete manualmente spostarla dall'etichetta STRA a quella SUPP. Questa tabella permette di riportare più causali sotto un unica etichetta, in modo da non visualizzare tutte le singole causali ma raggruppate e sommate in un unica voce con codice e descrizione impostata. Inoltre vi è la possibilità di non stampare e quindi non esportare alle paghe, le causali associate all etichetta NOST, alla quale, di default, non è attivato l opzione Stampa. Pagina 72 di 190

73 Per procedere alla creazione di una nuova Etichetta occorre cliccare il tasto e nella sezione Proprietà dell etichetta selezionata definire la sequenza di stampa, il codice e la descrizione, la quale contiene al massimo 20 caratteri. Attivare poi l opzione Stampa, per stampare/esportare l etichetta e quindi procedere al salvataggio con il tasto. Il flag Stampa anche se a zero, se attivato, permette di stampare nel prospetto della Stampa Presenze per Libro Unico, e quindi di esportare alle paghe, le causali con monte ore pari a zero a copertura dell intera giornata. La Stampa Presenze per Libro Unico, nella giornata oggetto della causale con monte ore a zero, riporterà il codice dell etichetta, alla quale è stata associata. Successivamente si devono associare le causali all etichetta creata. Evidenziare l etichetta creata, nella sezione Lista Etichetta, dalla Lista Causali selezionare le causali desiderate (tramite la selezione continua o multipla) e con il pulsante procedere con l assegnazione. Contestualmente nella sezione Causali dell Etichetta verranno visualizzati i codici delle causali associate. Salvare quindi le modifiche con il tasto. ATTENZIONE: La lista causali contiene tutte le causali, con le relative configurazioni, presenti in Tabelle Causale. Si precisa inoltre che una casuale può essere associata ad una sola etichetta, mentre una etichetta può essere associata a più casuali. L'etichetta può avere anche lo stesso codice di una causale, ma è obbligatorio inserire anche la medesima causale nell'etichetta, perché in fase di stampa/esportazione, verrebbe ugualmente inglobata nell etichetta. La tabella etichette assolve anche alla funzione, necessaria per alcuni programmi paghe in fase di esportazione, di avere un particolare codice per ogni causale: è sufficiente infatti creare un etichetta per ogni causale con il codice desiderato. Tutte le etichette create possono essere modificate, per cui selezionare l etichetta desiderata nelle sezione Lista Etichette, e apportare le dovute modifiche nei campi della sezione Proprietà dell etichetta selezionata, e/o modificare le associazioni delle causali tramite i pulsanti e che rispettivamente permettono di disassociare/associare le causali, preselezionando la causale di riferimento. Inoltre tramite il pulsante, dopo avere selezionato l etichetta desiderata, è possibile eliminare l etichetta con la dissociazione delle rispettive causali. Per una migliore visualizzazione/funzionalità delle tabelle etichette è possibile ordinare, nelle sezioni Lista Etichetta e/o Lista Causali, le etichette e/o le causali per tutti i singoli campi presenti, cliccando direttamente sul campo oggetto dell ordinamento. 3.8 MANSIONI Da tale scelta è possibile creare un elenco delle mansioni, le quali possono essere associate ai Reparti in Reparti e Gruppi Reparti. Per procedere con la creazione di una nuova Mansione è necessario cliccare sul tasto e contestualmente la procedura apre la seguente finestra, dove si deve impostare il codice identificativo della mansione, con il quale la si desidera catalogare, e la descrizione della stessa. Terminato l inserimento dei dati confermare con il salvataggio mediante il tasto. Pagina 73 di 190

74 3.9 TERMINALI Nella scelta Terminali si impostano gli orologi abilitati a registrare le timbrature. I campi da dover definire sono: Id_Terminale: il codice identificativo dell orologio impostato sul terminale stesso, il quale comprende al massimo 10 caratteri; Descrizione: la descrizione che si desidera visualizzare, la quale può coincidere con il nome di una sede e/o reparto; Abilitazione del terminale al caricamento manuale: definire se si desidera rendere visibile il terminale in Gestione Base Carica Timbrature, cosa che permette l inserimento manuale delle timbrature simulando l orologio; L IdMio_Badge: permette di gestire le casistiche in cui l orologio viene sostituito dal Tag come nel caso del Palmare MIO; in tale campo deve esser impostato il codice identificativo del Tag. Tipoterminale: permette di catalogare i terminali in: - SOLO PRESENZE: terminali che accettano solamente timbrature per la rilevazione presenze in Cartellino (timbrature di entrata e uscita, tasti causali, tasti importi); - SOLO CDC: terminali che accettano solamente timbrature di cambio reparto indirizzate al modulo Centri di Costo (le timbrature fatte in questo tipo di terminali non arrivano in Cartellino); - MISTI: terminali che smistano le timbrature sulla base di regole predefinite (le timbrature senza l uso di tasti entrano sia in Cartellino che nel modulo Centri di Costo, quelle con l uso di tasti solamente nel modulo Centri di Costo). Pagina 74 di 190

75 NB: Per un corretto funzionamento della procedura si esortano gli utenti ad inserire all interno dell apposita Tabella Terminali tutti i terminali di cui l azienda fa uso, anche se non si fa uso del modulo Centri di Costo. Nella barra degli Strumenti tramite il tasto si accede alla finestra Lista Terminali, dove è possibile effettuare la stampa in file Excel e/o PDF con i relativi tasti e COMPENSABILITA In tale scelta è possibile configurare le compensazione automatica giornaliera per determinate causali, in seguito all elaborazione del mese nel cartellino. Come mostra la figura seguente, è possibile impostare quali causali di tipo straordinario debbano essere compensate giornalmente con le causali di assenze, selezionando le causali desiderate, nella sezione delle causali non compensabili, e spostandole nella sezione delle causali compensabili mediante l apposito tasto Sposta. Inoltre definendo i pesi per ciascuna causale, nell apposito riquadro, si configurano le priorità in base alle quali la procedura effettuerà le compensazioni giornaliere. Al termine della configurazione procedere al salvataggio con l apposito tasto sia per le causali di Tipo Straordinario che per quelle di Assenza. N.B. La compensabilità definita in tale scelta ha lo stesso livello di importanza con la compensabilità definita in Tabelle Causali Gestione Causali, con l unica differenza che in tale scelta la gestione delle Pagina 75 di 190

76 compensabilità è dettagliata per causali e pesi. Inoltre la priorità più alta, delle compensabilità fra causali, viene attribuita al valore del peso più alto. Ad esempio se la causale Ferie non è stata definita compensabile con lo straordinario e nel caso in cui al dipendente è stato pianificato 4 ore di ferie, il cartellino riporterà 4 ore di ferie, e se il dipendente lavora 6 ore nella stessa giornata, la procedura riporterà anche 4 ore di ordinarie e 2 di straordinarie. Nel caso invece che le due causali siano state definite compensabili il cartellino riporterà 6 ore di ordinarie e 2 di ferie CAUSALI DA TERMINALE In questa scelta si configurano i Tasti da terminale associati alle causali. Accedendo alla scelta si visualizzano tutte le associazioni da Terminale effettuate, nella quale è possibile navigare fra le associazioni, effettuare una Ricerca e stampare in formato PDF o Excel la lista visualizzata a video, mediante la consueta barra degli strumenti. Per creare una nuova Associazione Terminale/Tasto/Causale occorre, dopo aver premuto il tasto, selezionare il Terminale, dal quale si effettueranno le timbrature, digitare il numero del Tasto, il quale deve essere impostato sul Terminale stesso, selezionare la causale e la data di inizio. Si devono inoltre completare i seguenti campi: - modalità : a seconda che il tasto sia associato ad una causale o ad un importo; - importo : menu a tendina di scelta dell importo da associare al tasto (la scelta è attiva solo se selezionata la modalità tasto importo ); l importo sarà inserito in Cartellino con valore pari al dato base inserito nella sua tabella di configurazione e in caso di più timbrature nello stesso giorno l importo entrerà a Cartellino con un valore pari al dato base moltiplicato per il numero di timbrature fatte (nel caso di importi di tipo Importo/Quantità, il dato base inserito nella configurazione viene considerato come la voce che entra a Cartellino come Importo ); - causale : menu a tendina di scelta della causale da associare al tasto (analogamente a prima, la scelta è attiva solo se selezionata la modalità tasto causale ); - fascia di copertura della causale : si va a specificare se la causale deve andare a posizionarsi a Cartellino come durata del periodo in cui il dipendente è stato presente (se si seleziona Presente ) o assente (se si seleziona Non presente ); - terminale : impostando un terminale si può vincolare l utilizzo di un certo tasto ad uno solo dei terminali presenti in azienda (ovviamente per abilitare più terminali, basterà inserire una configurazione per ogni Pagina 76 di 190

77 terminale) i terminali selezionabili saranno ristretti unicamente a quelli di tipo Solo presenze (vedi cap. 3.9); - matricola : analogamente a quanto avviene per il terminale, è possibile vincolare l utilizzo del tasto anche solamente ad alcuni dipendenti, selezionabili in questo campo; - data inizio / data fine : si può impostare un periodo di validità del tasto (in caso di accavallamento temporale con altre configurazioni, la procedura terrà conto della prima configurazione inserita). NB: Si sottolinea, che se non si seleziona alcun dipendente il tasto verrà abilitato a tutti i dipendenti e se non si seleziona nessun terminale, verrà abilitato a tutti i terminali. Terminata la configurazione procedere al salvataggio mediante il tasto GRUPPI Qui vengono collegate le voci paga ai gruppi di causali presenze. Per creare un gruppo causale basta cliccare sull icona in basso a sinistra NUOVO GRUPPO DI CAUSALE ( ), inserire il CODICE gruppo causale con valori alfanumerici e una DESCRIZIONE libera. Anche per i gruppi di causale è preferibile non utilizzare l apice sulla descrizione e sul codice, questo perché nella copia dello stesso in un altra azienda genera errore. Nel campo CENTESIMI/GIORNI è possibile scegliere tra CENTESIMI (evidenzia a fine mese il contenuto del gruppo di causali in ore/centesimi), CONTA GIORNI (passa a fine mese il giorno solamente quando il valore della causale, collegata al gruppo causali, copre il teorico della giornata), GIORNI (evidenzia il totale a fine mese facendo una proporzione sulle ore teoriche della giornata), CONTA VOLTE (passa a fine mese il giorno tutte le volte in cui è presente una causale collegata al gruppo causali). Su VALORE INIZIALE FISSO si può impostare un valore di partenza che la procedura incrementa o decrementa in funzione delle causali. E indispensabile non lasciare questo campo vuoto. In PROVENIENZA VALORE INIZIALE permette di assegnare un valore ad inizio mese al gruppo; questo valore può derivare o da uno dei campi dell'anagrafica,oppure dal campo successivo denominato "valore iniziale fisso". In CALCOLO DEL PERIODO NON ASSUNTO occorre specificare se al gruppo devono essere sottratte le ore o i giorni in cui il dipendente non è assunto; viene utilizzato soprattutto nei dati di testata dei dipendenti mensili. Il campo TEORICO DI RIFERIMENTO è utilizzabile in casi differenti, ad esempio quando dobbiamo passare alle paghe una giornata di ferie con valore 1.20 anziché 1: in questo caso il gruppo di causale va configurato a giorni e Pagina 77 di 190

78 su teorico di riferimento va inserito Questo caso si verifica per quei dipendenti che hanno un monte ore settimanale di 40 ore su 6 giorni anziché 5 (contratto commercio). In sostanza il TEORICO DI RIFERIMENTO va utilizzato quando si vuole considerare un teorico giornaliero diverso da quello previsto nell orario quotidiano. CODICE PAGHE: in questo campo deve essere inserito il codice meccanografico della procedura paghe. Su TIPO DIPENDENTE viene specificato se il gruppo di causali deve essere considerato a fine mese solamente per alcuni dipendenti (es. solo per i dipendenti pagati a ore, part-time o mensilizzati); all interno di questa scelta possono essere caricati più codici di TIPO DIPENDENTE. I campi di riferimento sono quelli già illustrati per quanto concerne TIPO DIPENDENTE in anagrafica. Se non viene specificato nessun codice significa che a fine mese il gruppo di causali verrà passato per tutti i dipendenti attivi. Una volta creato il gruppo di causali, collegare le singole causali da CAUSALI DEL GRUPPO. Per collegare le causali basta cliccare sull icona in basso del gruppo stesso., oppure dall elenco dei gruppi bisogna utilizzare il link sul codice Come prima scelta bisogna decidere se vogliamo associare al gruppo un CASUALE od un altro GRUPPO. Poi si seleziona la CAUSALE/GRUPPO che vogliamo associare. OPERAZIONE indica se la causale o il gruppo che si sta collegando deve incrementare o sottrarre il gruppo di causali che abbiamo creato. Pagina 78 di 190

79 Inoltre sono presenti dei gruppi automatici: gruppo 005 Teoriche che fornisce le ore teoriche da Pianificazione (se non è presente il PDO coincidono con il nuovo gruppo 009) gruppo 006 Effettive che fornisce le ore effettive presenti nel cartellino, le quali derivano dalla somma delle casuali di presenza e straordinario presenti nel cartellino gruppo 008 "Effettive Timbratura" comprende il monte ore effettuate dai dipendenti in base alle timbrature, a prescindere dalle causalizzazioni utilizzate nel cartellino gruppo 009 Teorico da Orario fornisce le ore teoriche della giornata in base al profilo orario della giornata Come creare una causale e poi collegarla alle paghe: creare la causale da utilizzare nel cartellino, dal menu iniziale nella sezione gialla TABELLE e selezionando CAUSALI cliccare su NUOVA REGISTRAZIONE ed inserire la causale compilando i campi come nella figura qui sotto (nel caso di un assenza retribuita). Pagina 79 di 190

80 creare il gruppo da utilizzare nel passaggio dati paghe, dal menu iniziale nella sezione gialla TABELLE selezionare GRUPPI cliccare su NUOVA REGISTRAZIONE ed inserire la causale compilando i campi come nella figura qui sotto. Poi, una volta salvato, si ritorna in questa videata, quindi si clicca sul codice del gruppo appena creato per sommare la causale creata al punto 2 al gruppo appena creato. Se invece il gruppo è già presente bisogna solo sommare la causale al gruppo già presente. Pagina 80 di 190

81 Qui sotto viene riportata la videata in cui si indica causale viene sommata al gruppo. Per inserire una nuova registrazione basta cliccare su NUOVA REGISTRAZIONE, Selezionare la causale e fare salva registrazione BACKUP L operatore Administrator, ed eventualmente anche gli operatori abilitati, hanno la possibilità di eseguire un backup completo dei propri archivi. Accedendo da Tabelle Backup e cliccando sul link Clicca qui per eseguire il backup del DB, dopo alcuni secondi la procedura effettuerà il backup proponendo, tramite pop-up, il salvataggio del file di backup in formato zip in locale (su hard disk o supporto removibile). Pagina 81 di 190

82 NB: è fortemente consigliato effettuare il Backup degli archivi costantemente almeno una volta al mese, mentre per il restore è necessario contattare il proprio centro di assistenza CONFIGURAZIONI GENERALI In tale scelta è possibile configurare, l ordine di visualizzazione delle causali all interno del Cartellino e di conseguenza l ordine di stampa nel prospetto Stampa Cartellino, mediante gli appositi tasti direzionali. Inoltre è possibile selezionare il colore con il quale si desidera visualizzare le causali aprendo la finestra colori tramite l apposito tasto, mostrato di seguito. Al termine delle configurazioni per l ordine di stampa e per il colore, le quali possono essere effettuate solo in base alla Tipologia Causale, si deve procedere al salvataggio mediante il pulsante Salva. Il tasto Reset permette di ripristinare le configurazioni standard della procedura. N.B. Per visualizzare l effetto delle modifiche relative al colore, occorre solo ricaricare la finestra del cartellino, mentre quelle relative l ordinamento hanno effetto solo alle successive elaborazioni/ rielaborazioni del cartellino. Nella sezione Parametri Dettaglio Cartellino è possibile attivare dei controlli durante la causalizzazione del cartellino. Il flag Consentire superamento ordinarie rispetto alle teoriche, se disabilitato, non chiude correttamente la giornata con relativo messaggio di anomalia, nel caso in cui il monte ore delle ordinarie risulti superiore al monte ore teorico impostato nel profilo orario del dipendente. Il flag Consentire aggiunta Pagina 82 di 190

83 straordinari non timbrati, se disabilitato, non chiude correttamente la giornata con relativo messaggio di anomalia, nel caso in cui si imputino degli straordinari non confermati da timbrature reali. Al termine delle configurazioni si deve procedere al salvataggio mediante il tasto Salva. Il pulsante Reset permette di ripristinare le configurazioni standard della procedura. NB: Tutte le configurazioni impostate in Configurazioni Generali sono valide a livello aziendale ASSOCIAZIONE AZIENDE - TERMINALI E stata introdotta una tabella che permette di associare una terminale ad una o più aziende dell archivio, permettendo di accettare le timbrature solo di alcuni dipendenti, ovvero quelli facenti parte dell azienda in questione. La maschera si compone di una sezione di sinistra dove compaiono tutte le aziende facenti parti dell archivio e una sezione di destra dove compaiono tutti i terminali registrati all interno della procedura. Mediante gli appositi pulsanti è possibile, dopo aver selezionato l azienda desiderata nella sezione di sinistra, associarle i vari terminali presenti sulla destra. Non è necessario alcun salvataggio, le modifiche fatte vengono automaticamente memorizzate da ToCheck. Pagina 83 di 190

84 CARTELLINO Manuale operativo di TO CHECK Il Cartellino identifica il calendario dei dipendenti nel quale si giustificano le ore lavorative. Questo menu permette di visualizzare e quindi gestire le elaborazioni delle giornate lavorative di tutti i dipendenti assunti, sulla base di tutte le impostazioni effettuate nella procedura, sia a livello anagrafico che eventualmente nel Modulo Pianificazione degli Orari dei Reparti. Infine il Cartellino riprende anche la configurazione della profilazione accessi e della visibilità delle Aziende e Reparti, effettuata in Reparti e Gruppi Utenti e Visibilità. Gestione Cartellino Si evidenzia che prima di procedere in tale menu si devono impostare correttamente tutti i dati tabellari (dal menu Tabelle ), inserire tutti i dipendenti con la relativa configurazione e associare a tutti loro un Profilo Orario (dal menu Anagrafica ), ed infine effettuare l importazione delle timbrature da Gestione Base. Attenzione: In presenza di Reparti è obbligatorio aver associato tutti i dipendenti ad un Reparto per visualizzare tutti i dipendenti assunti nel mese. Per procedere con la visualizzazione dell eventuale elaborazione del cartellino occorre selezionare la data e il dipendente, sulla base di eventuali Filtri applicati. La procedura, di default, imposta la data al primo del mese corrente (se non è stata impostata tale data in Gestione Base Imposta Periodo ) e mediante i tasti direzionali è possibile spostarsi di mese in mese, mentre il tasto riporta il cartellino al mese corrente. Dal tasto si seleziona il giorno e il mese, i quali sono contestualmente riportati nella barra degli strumenti. In più è possibile personalizzare la visualizzazione del calendario: infatti è possibile gestire le settimane a cavallo di mese, scegliendo semplicemente un giorno successivo al primo del mese (ad esempio selezionando il giorno 03/06/2009 il cartellino permette di visualizzare e gestire l ultima settimana di giugno a cavallo con il mese di luglio dal 28/06/2009 al 03/07/2009), o impostare la visualizzazione settimanale, scegliendo la settimana desiderata tramite il tasto. NB: Si precisa che la data permette di visualizzare solo i dipendenti assunti nel mese in questione. Nel menu a tendina REP. è possibile selezionare il Reparto desiderato per poter filtrare la lista dei dipendenti, mentre con il pulsante si accede alla finestra Reparti che permette di attivare i filtri per Reparto e/o Tipo Dipendente. Di conseguenza è sufficiente, dopo aver selezionato i Reparti desiderati, mediante i pulsanti TUTTI e NESSUNO o mediante la selezione multipla da tastiera, selezionare eventualmente uno o più Tipo Dipendente come ulteriore filtro, e confermare il tutto con il pulsante. Si Pagina 84 di 190

85 evidenzia che nelle sezioni Reparti e Filtro per Tipo Dipendente è possibile, dopo aver selezionato un elemento, ricercare il campo digitando sulla tastiera le rispettive iniziali. Infine è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ). NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. La selezione del dipendente si deve effettuare nell apposito menu a tendina. La lista dipendenti visualizzata, eventualmente filtrata per Reparto e/o per Tipo Dipendente, di default è ordinata per Matricola, tuttavia è possibile modificare l ordinamento per Cognome con il tasto, o nuovamente per Matricola con il tasto (a seconda dell ordinamento attivato il pulsante modifica l ordinamento). Sulla base dell ordinamento inserito è possibile avanzare per singolo dipendente mediante i tasti, senza dover accedere al menu dipendenti. In più è possibile effettuare una ricerca rapida per Cognome e Nome o per Matricola dei dipendenti sulla base dei filtri attivati. Il tasto apre la finestra Ricerca per, nella quale digitando le rispettive iniziali riporta i dipendenti, ordinati per Matricola, che includono i campi di ricerca digitati nel Cognome e Nome o nella Matricola (esempio se si digita ca la procedura ricerca tutti i dipendenti che contengono ca nel Cognome e/o nel Nome); in seguito è sufficiente selezionare il dipendente interessato cliccando due volte. L interfaccia del Cartellino, in seguito alla selezione dei suddetti parametri, mostra, oltre alla barra degli strumenti per accedere alle sue diverse funzionalità, il calendario, indicando i 30/31 giorni del mese con le eventuali elaborazioni effettuate. Il calendario riporta i giorni della settimana (sotto il campo GG ), il monte ore Teorico, Pianificato e Effettive (sotto la voce Ore rispettivamente con la sigla T, P e E ) e il codice orario applicato nella giornata (sotto il campo COD ). NB: Il monte ore Pianificato deriva dalla pianificazione effettuata nel Modulo PDO. Per visualizzarlo è sufficiente cliccare sul tasto e contestualmente la procedura popola il campo per ciascuna giornata del mese (riporta il monte ore teorico nel caso in cui non sia stata fatta alcuna pianificazione). Pagina 85 di 190

86 L interfaccia mostra anche lo stato di elaborazione per ciascuna giornata elaborata insieme alle timbrature importate (fino ad un massimo giornaliero di 14), ed infine i vari giustificativi inseriti con Codice Causale e relativo Monte ore (sotto le voci GIUST ). In caso siano state inserite molte causali, non visualizzabili quindi nella videata iniziale (per un massimo giornaliero di 10 giustificativi), i tasti sinistra/destra. permettono di spostare la finestra verso NB: Se non è stata effettuata alcun tipo di elaborazione, il calendario del Cartellino viene visualizzato in bianco. Per una corretta elaborazione del cartellino, si specifica che si deve procedere rigorosamente nel seguente modo: 1. creazione del mese con il tasto Crea Mese (permette di creare il calendario del dipendente sulla base della configurazione effettuata a livello anagrafico); 2. caricamento di eventuali eventi di qualsiasi tipologia mediante il tasto Eventi (permette, sulla base di determinati eventi, di procedere con la causalizzazione automatica delle giornate incluse nel periodo di durata dell evento); 3. elaborazione del mese dal tasto Elab. Mese (permette di giustificare le giornate sulla base delle timbrature importate e del profilo orario); 4. correggere le eventuali giornate con lo stato Anomalia, le quali si ricercano tramite il tasto Anomalie ; 5. sostituzione degli eventuali giustificativi errati mediante il tasto Multicausalizzazione (permette di sostituire più causali contemporaneamente su più giornate); 6. rielaborazione del mese dal tasto Rielab. Mese (permette di effettuare le compensazioni settimanali e/o mensili, la suddivisione degli straordinari per il relativo conteggio, ecc); 7. stampare il calendario del Cartellino nelle sue varie tipologie di stampa tramite il tasto Stampa. 4.1 CREA MESE La creazione del Mese permette di creare il calendario lavorativo dei dipendenti sulla base dei relativi profili orari associati e di tutte le impostazioni effettuate a livello Anagrafico. La procedura visualizza in questo modo il calendario lavorativo con le timbrature importate precedentemente, le Festività precedentemente configurate e l orario giornaliero associato al dipendente. Attenzione: senza la creazione del mese, il calendario del cartellino rimane bianco. Inoltre se il mese è già stato creato NON BISOGNA ricrearlo altrimenti si perdono le informazioni già inserite. I parametri da impostare, nella finestra di configurazione del Crea Mese, sono l arco temporale oggetto dell operazione (sia per singolo giorno che per più mesi) e i dipendenti eventualmente filtrati per Reparti e/o per Tipo Dipendente. Per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ) è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi. In seguito è sufficiente, dopo aver selezionato i Reparti desiderati, selezionare eventualmente anche uno o più Tipo Dipendente come ulteriore filtro e, mediante i pulsanti direzionali, esplodere i dipendenti e selezionarli (la lista dipendenti è ordinabile per Nome e Cognome o per Matricola mediante gli appositi tasti oltre a poter selezionare/rimuovere dalla selezione/deselezionare tutti i Pagina 86 di 190

87 dipendenti). Si evidenzia che nelle sezioni Lista Reparti, Filtro per Tipo Dipendente e Dipendenti è possibile, dopo aver selezionato un elemento, ricercare il campo digitando sulla tastiera le iniziali, rispettivamente del Reparto, del Codice Tipo Dipendente e della matricola del dipendente. NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Nella sezione Configurazione Base la data permette di visualizzare correttamente solo i dipendenti assunti nel periodo selezionato. Di conseguenza, nel caso in cui si modifichi la data, in seguito alla selezione dei dipendenti, la procedura svuota automaticamente la lista rendendo necessario, mediante il pulsante direzionale, la nuova esplosione dei dipendenti e di conseguenza la loro riselezione. Inoltre sono presenti due ulteriori parametri da poter attivare: Sovrascrivi Timbrature : consente di cancellare nel calendario visualizzato tutte le timbrature (per poterle recuperare è sufficiente ripetere l importazione senza dover selezionare il file di scarico, mentre invece le timbrature inserite manualmente sono definitivamente perse); Sovrascrivi Causali : consente di cancellare tutte le causali inserite nel cartellino in modo definitivo. Tale funzionalità è consigliata nel caso in cui si deve rifare completamente l elaborazione di alcune giornate o del mese intero, in quanto la precedente elaborazione risulta errata. Nella sezione Modulo PDO vi sono i parametri collegati al Modulo Pianificazione degli Orari dei Reparti (se presente): il flag Aggiorna PDO : permette di generare la pianificazione dei Reparti, sulla base dell orario Teorico associato in anagrafica, contestualmente alla creazione del mese senza dover necessariamente accedere alla scelta di menu PDO Pianificazione da Teorico ; il flag Sovrascrivi pianificazione precedente : consente di effettuare la pianificazione sulla base dell orario teorico eliminando la pianificazione eventualmente fatta nello stesso periodo; Pagina 87 di 190

88 il flag Non considerare il teorico : crea la pianificazione senza pre-assegnare l orario teorico, nel caso in cui la pianificazione non deve rispettare il teorico del Profilo Orario. Terminata la configurazione, confermare il tutto con il tasto e contestualmente la procedura mostra la finestra Salvataggio Dati riportando se l operazione, per ciascun dipendente, è andata a buon fine e/o le eventuali anomalie riscontrate. Di conseguenza, ritornando nel cartellino e selezionando data e dipendente, si visualizza il relativo calendario. Come mostrato nell esempio sono riportati: i Codici Orari associati giornalmente (posizionando il cursore del mouse sul codice, si visualizza anche la relativa descrizione tramite una finestra di pop-up); le eventuali Timbrature precedentemente importate (posizionando il cursore sulle timbrature, tramite una finestra di pop-up si visualizza anche il Codice Terminale con la relativa descrizione, l eventuale causale da terminale inserita e lo stato delle Timbrature); i Codici Causali per le festività e i riposi settimanali precedentemente configurati (posizionando il cursore del mouse sul codice causale si visualizza la relativa descrizione tramite una finestra di pop-up). Infine si evidenzia che in caso di dipendenti licenziati e/o assunti nel mese la procedura visualizza solo i giorni lavorativi, ovvero solo i giorni in cui il dipendente risulta essere assunto. Come mostrato nell esempio seguente, il dipendente Cambria Salvatore è stato licenziato il 15/10 (in Gestione Anagrafica Dipendente è stata inserita la data di fine rapporto al 15/10/2009) per cui il cartellino crea, e di conseguenza elaborerà, solo i giorni del mese dal 1 al 15 compreso, mentre i restanti giorni sono invisibili in quanto non gestibili dall utente ma presenti per l esportazione e il calcolo delle paghe. Pagina 88 di 190

89 4.2 EVENTI Dal pulsante Eventi si accede alla finestra Gestionale Eventi, disponibile anche dalla scelta di menu Gestione Eventi Gestione, che permette di creare, modificare, eliminare e stampare gli eventi, configurati precedentemente in Gestione Eventi Configurazioni, al fine di causalizzare automaticamente le giornate dell evento senza la necessità di elaborare le singole giornate. Creazione Nuovo Evento Per procedere con la creazione di un nuovo evento occorre accedere alla finestra Creazione di un Nuovo Evento con il tasto, nella quale occorre impostare correttamente la scheda dell evento in oggetto. Di conseguenza si definisce la Categoria dell Evento e il dipendente oggetto dell evento e mediante il tasto si procede con il caricamento della scheda. Contestualmente si impostano i parametri presenti nella sezione DATI NECESSARI ovvero: il periodo dell evento, specificando la data di inizio e di fine, mediante il tasto ; la data di rilascio del Certificato di Malattia da parte del dipendente, tramite il tasto nel campo Data di Rilascio Certificato. Contestualmente si definisce anche lo stato dell evento, rilevante ai fini del conteggio della causale corretta da inserire nel cartellino, i quali sono: Inizio: l intervallo di inizio evento; Continuazione: l intervallo successivo adiacente ad un evento di inizio; Ricaduta: l intervallo non adiacente ad un evento di inizio; lo scaglione, definito precedentemente in Gestione Eventi Configurazioni, da associare all evento e al dipendente mediante l apposito menu a tendina. Contestualmente è possibile definire anche il Codice Nosologico dell evento Malattia. Nella sezione DATI ACCESSORI è possibile inserire delle note, le quali sono solo visibili in fase riapertura della stessa scheda malattia. Pagina 89 di 190

90 Terminate le impostazioni si procede con il salvataggio mediante il tasto e contestualmente la procedura mostra la finestra Salvataggio Multicausalizzazione, riportando se l operazione è andata a buon fine o le eventuali anomalie riscontrate. conseguenza Successivamente, accedendo al cartellino è possibile verificare la causalizzazione dell evento. NB: la definizione dello stato dell evento e dello Scaglione sono estremamente rilevanti ai fini del conteggio della causale corretta da inserire nel cartellino. La procedura sulla base del monte giorni complessivo dell evento e dello scaglione (configurato in Gestione Eventi Configurazioni ) effettua la causalizzazione automatica del cartellino. Gestione degli Eventi Dalla finestra Gestionale Eventi è possibile ricercare tutti gli eventi creati precedentemente. Per effettuare la ricerca si deve obbligatoriamente impostare il periodo di ricerca (nel caso si ricercano gli eventi relativi ad un solo dipendente è necessario selezionare nell apposito menu DIP. il dipendente desiderato) e di confermare con il tasto. La ricerca permette di visualizzare tutti gli eventi Malattia caricati nel periodo selezionato di tutti i dipendenti, di cui si gode la visibilità, ordinati in ordine cronologico in base alla data di inizio evento. Come mostrato di seguito l output di ricerca riporta i seguenti campi: matricola, cognome e nome dei dipendenti; la data di rilascio del Certificato di Malattia, nel campo Rilasciato ; il periodo dell evento, nel campo Dal la data di inizio e nel campo Al la data di fine; la durata dell evento espressa in giorni senza considerare i giorni festivi, nel campo Giorni ; Pagina 90 di 190

91 l eventuale codice nosologico inserito, nel campo Certificato Manuale operativo di TO CHECK lo stato dell evento Malattia, nel campo Tipo con I, C, R rispettivamente per Inizio, Continuazione e Ricaduta. I campi dell output di ricerca sono tutti ordinabili semplicemente cliccandoci direttamente sull intestazione, in modo crescente e decrescente cliccando due volte. Contestualmente la procedura mostra l eventuale ordinamento attivato come mostrato di seguito. In seguito alla ricerca effettuata è possibile selezionare un evento e procedere alla sua Modifica o Eliminazione mediante gli appositi tasti. La Modifica degli eventi richiama la Scheda Evento nella finestra Creazione di un Nuovo Evento compilata in precedenza con la possibilità di visualizzare gli eventuali Dati Accessori inseriti e/o di modificare gli stessi parametri impostati. L Elimina invece permette di eliminare gli eventi creati precedentemente chiedendo conferma prima di procedere con la cancellazione definitiva. Contestualmente il cartellino, nel periodo dell evento, viene aggiornato con l eliminazione della causalizzazione effettuata, compresa la causalizzazione effettuata manualmente non derivante dalla Gestione Eventi. Infine, sulla base della ricerca effettuata è possibile, con il tasto dell output di ricerca visualizzato a video., realizzare una stampa cartacea 4.3 ELABORA MESE L elabora mese calcola giornalmente, per le sole giornate non ancora elaborate, le ore effettuate dai dipendenti, procedendo alla causalizzazione delle stesse sulla base delle configurazioni impostate nel Profilo Orario e nelle Causali, oltre alle eventuali Compensabilità delle causali, alle pianificazioni del Modulo PDO e alle Richieste Ferie e Permessi del relativo Modulo. Di conseguenza nel cartellino sono visualizzati tutti i giustificativi inseriti nelle singole giornate, specificando per ognuna di esse la relativa provenienza (per maggiori dettagli si rimanda al paragrafo del Dettaglio Cartellino) e gli stati giornalieri delle relative Elaborazioni. Gli Stati dell Elaborazione che si possono presentare nel Cartellino sono i seguenti: CHIUSA l elaborazione è stata effettuata correttamente in base al Profilo Orario e alle timbrature; Pagina 91 di 190

92 ANOMALA l elaborazione non è andata a buon fine richiedendo la correzione da parte dell utente; FORZATA l elaborazione è stata chiusa forzatamente dall utente nel Dettaglio Cartellino; RIELABORATA indica che la giornata ha recepito la rielaborazione del mese, possibile solo se la prima elaborazione è stata effettuata correttamente; BLOCCATA indica che la giornata è stata resa non più modificabile in seguito alla stampa in vidimato o da Gestione Base Blocca Cartellino. Attenzione: prima di procedere con l elaborazione del mese si deve effettuare obbligatoriamente il Crea Mese. Inoltre, se si effettuano delle modifiche di configurazione, qualunque esse siano, in seguito all elaborazione del mese è necessario effettuare nuovamente l elaborazione per far recepire al cartellino le suddette variazioni. I parametri da impostare, nella finestra di configurazione Elabora Mese, sono l arco temporale oggetto dell operazione (sia per singolo giorno che per più mesi) e i dipendenti, eventualmente filtrati per Reparti e/o per Tipo Dipendente. Per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ) è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi. In seguito è sufficiente, dopo aver selezionato i Reparti desiderati, selezionare eventualmente uno o più Tipo Dipendente come ulteriore filtro e, mediante i pulsanti direzionali, esplodere i dipendenti e selezionarli (la lista dipendenti è ordinabile per Nome e Cognome o per Matricola mediante gli appositi tasti, oltre a poter rimuovere dalla selezione/selezionare/deselezionare tutti i dipendenti). Si evidenzia che nelle sezioni Reparti, Filtro per Tipo Dipendente e Dipendenti è possibile, dopo aver selezionato un elemento, ricercare il campo digitando sulla tastiera le iniziali, rispettivamente del Reparto, del codice Tipo Dipendente e della matricola del dipendente. Pagina 92 di 190

93 NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Nella sezione Configurazione Base la data permette di visualizzare correttamente solo i dipendenti assunti nel periodo selezionato. Di conseguenza nel caso in cui si modifichi la data, in seguito alla selezione dei dipendenti, la procedura svuota automaticamente la lista rendendo necessario, mediante il pulsante direzionale, l esplosione dei dipendenti e di conseguenza la loro riselezione. Nella sezione Parametri Aggiuntivi vi sono i campi che permettono di configurare l elaborazione in caso di utilizzo del Modulo CTA e/o di elaborazioni specifiche da effettuare sul cartellino. I parametri da attivare legate al Modulo CTA sono: Cambio Turno Automatico : permette di assegnare al dipendente il turno più consono rispetto alle timbrature della giornata, modificando quindi l orario assegnato dal Crea Mese, sulla base delle impostazioni effettuate in Tabelle Gruppo Orari per CTA ; I parametri aggiuntivi rimanenti sono: Sposta le Timbrature in base all Orario : consente di gestire i profili orari notturni che hanno le timbrature a cavallo della mezzanotte, spostando automaticamente le timbrature dopo la mezzanotte nel giorno di competenza sulla base del profilo orario associato. Ad esempio nel turno notturno la timbratura delle 0600 viene spostata nel giorno di competenza della timbratura delle 2200, la quale all interno del cartellino viene evidenziata in giallo e visualizzata nella seguente forma con U0600s dove la s indica una timbratura successiva; Sposta le Timbrature in Base al Giorno di Timbratura : in caso di timbrature precedentemente spostate in base all orario applicato, il parametro riporta le timbrature al giorno di origine in cui sono state effettuate al fine di ripristinare il cartellino nella sua situazione iniziale; Chiudi le Giornate con le Causali Automatiche di Assenza : permette di chiudere correttamente anche le giornate in cui vi sia la Causale Automatica di Assenza (la quale è impostata nella configurazione oraria). Ad esempio, se l orario prevede come causale automatica di assenza la causale Mancanza e nella giornata elaborata risultano 2 ore di assenza, la procedura chiude correttamente la giornata, invece di assumere lo stato di Anomalia, causalizzando le 2 ore con la causale Mancanza ; Riapri Giornate già Chiuse : in caso di giornate precedentemente elaborate nello stato Chiusa, il flag permette alla procedura di effettuare nuovamente l elaborazione della giornata, utile per far recepire le modifiche delle varie configurazioni della procedura effettuate successivamente alla prima elaborazione; Controlla Giornate già Rielaborate : in caso di giornate precedentemente elaborate nello stato Rielaborata, il flag permette alla procedura di effettuare nuovamente l elaborazione della giornata, modificando lo stato Rielaborata. Il parametro è utile al fine di recepire le modifiche delle varie configurazioni della procedura effettuate successivamente alla prima elaborazione. Terminata la configurazione confermare con il pulsante e contestualmente la procedura mostra la finestra Salvataggio Dati riportando se l operazione, per ciascun dipendente, è andata a buon fine e/o le eventuali anomalie riscontrate. Di conseguenza ritornando nel cartellino, la procedura mostra l elaborazione delle singole giornate assegnando i relativi giustificativi e lo stato dell elaborazione per ciascuna giornata, come mostrato di seguito. Pagina 93 di 190

94 NB: In Tabelle Configurazioni Generali è possibile personalizzare l ordine e il colore con cui si desidera visualizzare le causali nel Cartellino. Per procedere correttamente con la chiusura del cartellino è necessario ricercare le eventuali giornate con lo stato Anomalia ed effettuare le opportune modifiche all elaborazione al fine di chiudere tutte le giornate con lo stato Chiusa. Per effettuare le modifiche all elaborazione della giornata si deve accedere al Dettaglio Cartellino mentre per effettuare la ricerca delle giornate si deve accedere al pulsante Anomalie. 4.4 DETTAGLIO CARTELLINO Il Dettaglio Cartellino permette di visualizzare l elaborazione effettuata nella singola giornata ed eventualmente modificarla collegandosi anche al Modulo PDO e Gestione Centri di Costo. Di conseguenza è necessario selezionare il giorno, cliccando nel relativo campo ORE, e quindi accedere al Dettaglio Cartellino tramite il tasto, visualizzato contestualmente, o tramite il pulsante presente nella barra degli strumenti. Pagina 94 di 190

95 Nella finestra Dettaglio Cartellino è possibile verificare ed eventualmente modificare sia i dati necessari per la causalizzazione, come il profilo orario e le timbrature, che l elaborazione stessa delle causalizzazioni. La finestra Dettaglio Cartellino riporta: I Dati del dipendente con Data e Stato della Giornata La sezione superiore visualizza Matricola, Nome e Cognome del dipendente in oggetto, il giorno selezionato e lo Stato della Giornata. I relativi pulsanti presenti permettono di spostarsi per singola giornata per visualizzare il Dettaglio Cartellino di diversi giorni senza dover uscire dalla finestra; L Orario associato alla singola giornata Nel campo Orario è selezionato l orario associato alla singola giornata, dove è riportato sia il Codice che la relativa Descrizione (configurati in Tabelle Orari ). Mediante l apposito menu a tendina è possibile anche modificare l orario associato solo alla singola giornata (nel menu digitando l iniziale del codice orario si effettua una ricerca rapida dell orario desiderato). Contestualmente, nel campo Range la procedura visualizza le timbrature teoriche di entrata/uscita impostate nell Orario (le quali sono modificabili solo all interno della Gestione Profili Orari da Tabelle Orari ). Infine, sulla base delle impostazioni del profilo Orario e dell eventuale pianificazione nel PDO viene anche visualizzato il monte ore giornaliero rispettivamente delle Ore Teoriche, Pianificate e Effettive. Attenzione: Modificare il profilo orario comporta la cancellazione di tutti i giustificativi e la riapertura dello stato della giornata aggiornando il relativo teorico. In aggiunta, si ricorda che il monte ore Pianificato è quantificato con lo stesso valore del monte ore teorico in caso in cui non sia stata fatta alcuna pianificazione nel Modulo PDO La Causalizzazione derivante dall Elaborazione effettuata Fino ad un massimo di 10 giustificativi, la procedura riporta il codice causale con la relativa descrizione, il monte ore di ciascuna causale con la relativa provenienza (utile per identificare in base a quale configurazione della procedura deriva la causale). La leggenda completa della provenienza delle causali è la seguente: Pagina 95 di 190

96 Aut (Automatica): la causale deriva delle configurazioni effettuate in Tabelle Orari Gestione Profili Orari ; Man (Manuale): la causale è stata inserita e/o modificata manualmente dall utente; Rie (Rielaborazione): la causale è stata inserita e/o modificata in fase di rielaborazione effettuata da Rielabora Mese ; Pal (Paletto): la causale deriva dalle configurazioni effettuate in Arrotondamenti Speciali del Paletto in Tabelle Orari, disponibile solo per l orario di tipo Rigido ; Ter (Terminale): la causale è stata inserita direttamente dal Terminale tramite la configurazione effettuata sia sul Terminale che in Tabelle Causali da Terminale ; Pdo (PDO): la causale deriva dalla pianificazione del modulo Pianificazione degli Orari e dei Reparti; Fer (Modulo Ferie e Permessi): la causale deriva dalle richieste accettate nel Modulo Ferie e Permessi; Imp (importate): la causale deriva dall importazione effettuata da file esterno in Tabelle Gestione Tabelle ; Rip (Riportate): indica che la causale è stata riportata tramite le Rielaborazioni effettuate. Le Timbrature della Giornata Le timbrature visibili sono di tre Tipologie: Reali : le quali identificano le timbrature effettuate sul terminale che non possono essere mai modificate; Timbr. : identificano le timbrature automatiche per i dipendenti con Modalità Timbrature Teoriche (impostato in Anagrafica Gestione Anagrafica Dipendente ) altrimenti rappresentano le stesse timbrature Reali. Si sottolinea che tali Timbrature possono essere modificate dall utente; Arrot. : rappresentano le timbrature considerate per la causalizzazione della giornata, le quali derivano dalle eventuali modifiche effettuate alle timbrature nel campo Timbr. e dalle configurazioni degli arrotondamenti. Dall esempio mostrato di seguito si nota come la timbrature Reale è 0805 mentre in base all arrotondamento la procedura per la determinazione delle causali considera la timbratura 0800 (è stato configurato il valore fisso 0800 dalle 0755 alle 0805 in Arrotondamenti Speciali del Paletto da Tabelle Orari Gestione Orari ). NB: Le timbrature devono avere sempre il formato: VHHMM (verso ore minuti) ad esempio un entrata alle 8:01 diventa E0801. Inoltre nel caso di timbrature spostate automaticamente in un altro giorno la procedura prevede la lettera s oppure p per indicare che la timbratura è del giorno Successivo o Precedente. Anche in caso di inserimento manuale bisogna rispettare questa nomenclatura. Il Dettaglio Elaborazione Il Dettaglio Elaborazione si compone di: una prima sezione di messaggistica, dove sono indicati gli eventuali messaggi di anomalie dell elaborazione con i Totalizzatori giornalieri (oltre al monte ore Teorico ed Effettivo riporta anche i Totalizzatori per ciascuna causale utilizzata nella giornata, per visualizzarli è necessario muoversi con la barra di scorrimento presente al lato); Pagina 96 di 190

97 una seconda sezione nella quale sono riportati i terminali sui quali sono state effettuate le timbrature, le stesse Timbrature con le eventuali Causali da Terminale inserite e nel campo Tipo è specificato lo stato delle Timbrature (l elenco completo delle tipologie sono riportate in fondo al paragrafo). In tale sezione è possibile modificare, mediante l apposito menu a tendina, il terminale di provenienza delle timbrature e anche la causale da terminale e contestualmente la procedura modifica la tipologia delle stesse nel campo Tipo. Per procedere con le eventuali modifiche occorre salvare con il tasto Salva Elabora. NB: In caso di causale inserita sul terminale direttamente dal dipendente, il cartellino lo evidenzia aggiungendo un asterisco alle relative timbrature, come mostrato di seguito. La leggenda completa della Tipologia delle timbrature è la seguente: A (Automatica): identificano le timbrature teoriche o virtuali dal profilo orario; T (Terminale): identificano le timbrature derivanti dal solo terminale; I (Inserite): identificano le timbrature inserite manualmente dall utente nel cartellino; M (Modificate): identificano le timbrature modificate dall utente nel cartellino. Elaborazione delle Giornate Dal Dettaglio Cartellino è possibile effettuare l elaborazione della singola giornata e/o modificare l elaborazione già effettuata mediante il tasto, la quale elimina automaticamente l eventuale elaborazione effettuata e salva le modifiche apportate, sempre sulla base delle configurazioni effettuate precedentemente. Ad esempio, per modificare una causalizzazione errata è sufficiente, mediante l apposito menu a tendina, selezionare la causale desiderata e/o reimpostare il relativo monte ore, e di conseguenza salvare con il tasto. Il tasto permette di eliminare, nella singola giornata selezionata, la causalizzazione per poter effettuarne una completamente nuova direttamente dall utente. Nell esempio mostrato di seguito, si nota che il dipendente nonostante Pagina 97 di 190

98 dovesse essere assente per malattia ha effettuato delle ore lavorative. La causalizzazione che ne deriva non è corretta in quanto la procedura riporta in automatico 8 ore di Malattia, sulla base dell Evento configurato in Gestione Eventi, e le timbrature effettuate dal dipendente non corrispondono a quelle Teoriche, dato l orario rigido associato (nel campo Range si nota che il profilo orario associato prevede che la pausa pranzo debba essere timbrata con la configurazione della Causale Automatica in base alla soglia). Di conseguenza si può procedere modificando manualmente la causalizzazione, ovvero sostituire la causale MALA con la causale ORDI e eliminare la causale STR (è sufficiente selezionare la riga vuota nel relativo menu a tendina e la procedura automaticamente azzera le relative ore) e quindi confermare con il salva elabora. Di conseguenza la procedura elabora la giornata modificando lo Stato dell elaborazione con la segnalazione della modifica effettuata dall utente. Si vuole evidenziare che la procedura chiude la giornata correttamente ma riporta il messaggio vengono persi più di 60 minuti, in quanto sulla base delle timbrature il dipendente ha lavorato per 9 ore, dalle 0800 alle 1700, e l orario rigido applicato prevede che la pausa pranzo sia timbrata. NB: in Tabelle Configurazioni Generali sezione Parametri Dettaglio Cartellino è possibile personalizzare l elaborazione del cartellino tramite il flag Consentire superamento ordinarie rispetto alle teoriche (se abilitato chiude correttamente la giornata in cui il monte ore delle ordinarie è superiore al monte ore teorico) e il flag Consentire aggiunta straordinari non timbrati (se abilitato chiude correttamente la giornata in cui si imputano degli straordinari non confermati dalle timbrature reali). Il tasto permette di salvare le variazioni realizzate senza effettuare alcun controllo dell elaborazione modificando lo stato dell elaborazione in Forzata, considerate come giornate chiuse per le successive fasi (rielaborazioni, export alle paghe). Questa funzionalità permette, in situazioni particolari in cui il dipendente effettua un orario non codificato nell archivio. NB: Si sottolinea che in fase di elaborazione la procedura riprende tutte le impostazioni effettuate (sia a livello di dati tabellari che a livello anagrafico, oltre che ai Moduli PDO, CTA, Richieste Ferie e Permessi e Reparti e Gruppi), per cui in caso di variazione occorre effettuare una nuova elaborazione. Si ricorda che il cartellino effettua gli arrotondamenti nel seguente ordine: o Arrotondamenti Speciali impostati nel profilo orario; o Arrotondamenti configurati nel profilo orario; o Arrotondamenti Causali configurati in ciascuna causale; Inoltre è possibile configurare delle compensazioni fra causali, a livello giornaliero, in Tabelle Compensabilità. Infine è possibile effettuare le seguenti operazioni: Caricare una Causale a Copertura della Giornata: nel caso in cui la giornata non sia stata elaborata è sufficiente inserire direttamente la causale desiderata con le relative ore. Se si omette di inserire le ore della causale in oggetto il cartellino riprende il teorico della giornata (se invece la giornata è già stata elaborata si può sostituire la casuale e modificarne il valore, ma è opportuno che le causali abbiano la stessa tipologia). Caricare una timbratura o cambiare il verso: se nella giornata viene segnalato un errore legato alle timbrature, è sufficiente cambiare il verso della timbratura errata. Se invece si è verificata una mancata timbratura, Pagina 98 di 190

99 bisogna inserire la timbratura nella prima casella libera. Sarà poi la procedura a rimetterle in ordine corretto. Per fare queste modifiche utilizzare sempre la riga Timb.,e scrivere nel formato VHHMM=verso+ore+minuti ad esempio entrata alle 801 diventa E0801. Dettaglio PDO Nel caso in cui sia attivo il Modulo PDO è possibile verificare, dal Dettaglio Cartellino, se nella giornata selezionata sia stata effettuata una pianificazione. Infatti, come mostrato di seguito, in fase di elaborazione del mese viene riportata la data e l ora in cui è stata considerata la pianificazione per effettuare la causalizzazione della giornata (altrimenti la data è riportata nel formato ). Di conseguenza è possibile accedere anche alla finestra Dettaglio PDO, tramite l omonimo pulsante, dove è possibile visualizzare e/o modificare la pianificazione della giornata, sulla base della profilazione accessi configurata (per ulteriori dettagli si rimanda alla sezione del manuale dedicata al Modulo PDO). In caso si modifichi la pianificazione, si sottolinea che risulta obbligatorio effettuare nuovamente l elaborazione della giornata, tramite il tasto Salva Elabora dal Dettaglio Cartellino. NB: Si ricorda che la lista delle causali visualizzate nella finestra Dettaglio PDO derivano dalle impostazioni effettuate in Tabelle Causali Gestione Causali Parametri PDO In tal caso la giornata non si chiude correttamente in quanto la settimana pianificata dal PDO non è quadrata. NB: In Reparti Utenti Utenti e Visibilità Controllo Accessi nella sezione Cartellino-Flash Dettaglio Controllo quadratura PDO può essere disattivato in modo tale che in fase di elaborazione del mese il cartellino non controlli se la pianificazione sia stata precedentemente quadrata. Dettaglio CDC Nel caso in cui sia attivo il Modulo Gestione Centri di Costo è possibile, tramite il pulsante, accedere alla finestra Dettaglio CDC per elaborare e/o modificare l assegnazione dei Centri di Costo per la singola giornata selezionata, solo dopo aver elaborato la giornata. Come mostrato di seguito, l elaborazione (per Pagina 99 di 190

100 effettuare l elaborazione è sufficiente cliccare sul tasto Calcola Giornata ) permette di associare le ore lavorate dal dipendente in capo ad un reparto, sulla base della causalizzazione della giornata e delle configurazioni effettuate in Gestione Centri di Costo Associazioni (per ulteriori specifiche si rimanda alla sezione del manuale Modulo Gestione Centri di Costo ). La finestra riporta, oltre al dipendente e il giorno in cui si sta agendo, il monte ore per singola causale elaborata associata al Reparto. Tuttavia l utente può modificare l elaborazione automatica in tutti i suoi campi, inserendo anche gli intervalli delle timbrature nei rispettivi campi dalle - alle. Se necessario è possibile aggiungere le righe utili all utente per l associazione tramite il tasto Aggiungi riga. Al termine delle modifiche all elaborazione si deve confermare le modifiche con il tasto Salva (in seguito al Calcola Giornata non è necessario procedere anche con il salvataggio). NB: Qualsiasi variazione nella finestra Dettaglio CDC pone la giornata nello stato Manuale e potrà essere modificata solo dalla medesima finestra cliccando direttamente su Calcola Giornata, altrimenti si deve attivare il flag Sovrascrivi le giornate del CDC manuali in Gestione Centri di Costo Elaborazioni. Tipologia delle Anomalie Di seguito si elencano le anomalie che si possono incontrare nell elaborazione delle giornate: Timbrature Dispari: le timbrature della giornata non sono complete in base alle timbrature teoriche previste dal Profilo Orario. Di conseguenza il cartellino non può calcolare le ore di lavoro, dato che gli intervalli tra entrate ed uscite non sono completi, come ad esempio: non è stato aggiornato il cartellino con le ultime timbrature per cui si deve eseguire l importazione delle timbrature in Gestione Base Importa Timbrature ; il dipendente si è dimenticato di timbrare l entrata o l uscita per cui bisogna procedere con il caricamento manuale di questa timbratura nella sezione Timbr. ; la timbratura mancante è presente nel giorno precedente o successivo a causa dell orario notturno per cui si deve eseguire l elabora mese attivando il flag Sposta le Timbrature in base all Orario. Altrimenti l utente può procedere manualmente inserendo la relativa timbratura rispettando il suffisso s o p a seconda dei casi, e cancellarla nel giorno successivo o precedente (per ulteriori dettagli si rimanda alla sezione del manuale Cartellino Elabora Mese) Mancano le Timbrature nel Cartellino: dopo aver verificato che siano state importate tutte le timbrature, anche le recenti, che il dipendente non si sia dimenticato di timbrare, e che le timbrature non siano a cavallo di mezzanotte per cui presenti nel giorno successivo/precedente, occorre verificare: Pagina 100 di 190

101 l associazione del badge: se è errata bisogna correggerla e rifare l importazione delle timbrature con il flag Recupera Badge Scartati. Inoltre occorre verificare che in base all errata associazione le timbrature non siano state inserite in capo ad un altro dipendente, altrimenti si deve effettuare il Crea Mese attivando il flag Sovrascrivi Timbrature, relativamente al dipendete errato per i soli giorni in cui mancano le timbrature e quindi rifare l Importa Timbrature. direttamente sul display del terminale la presenza della timbratura tramite l apposita procedura (vedi manuale del terminale visualizzazione delle timbrature o tasto per visualizzare le timbrature). Se è presente e il terminale ha lo scarico manuale verificare la connessione fra il terminale e il PC di scarico delle timbrature, altrimenti, se il terminale ha lo scarico automatico, contattare l assistenza. Timbrature Errate: le timbrature della giornata non rispettano il corretto verso o sintassi e il cartellino non può calcolare le ore di lavoro si deve correggere la timbratura errata nella sezione Timbr. rispettando la seguente sintassi VHHMM (verso+ore+minuti ad esempio entrata alle 801 diventa E0801) e nel caso di timbrature spostate automaticamente da un altro giorno indicare il suffisso s oppure p rispettivamente per il giorno successivo e giorno precedente. Minimo Ore non Raggiunto: indica che le ore lavorate e giustificate non raggiungono il Monte Ore Teorico della giornata, di conseguenza il cartellino elabora la giornata con la causale automatica di assenza o sulla base della configurazione in Arrotondamenti Speciali del Paletto da Tabelle Orari occorre verificare: che l orario associato alla giornata sia corretto e quindi cliccare direttamente Salva Elabora e la giornata verrà chiusa con le causali automatiche presenti, se la configurazione oraria è corretta, altrimenti giustificare la giornata con le opportune modifiche, come ad esempio sostituire la causale automatica di assenza con la causale desiderata; la configurazione dell orario, se le timbrature sono corrette, ma c è un errore nel calcolo della giornata o vengono inseriti giustificativi automatici scorretti. NB: Si ricorda che è possibile chiudere anche tutte le giornate che presentano questo messaggio in fase di elaborazione del mese con il flag Chiudi le Giornate con le Causali di Assenza. Causale XXXX fuori soglia: indica che la causale con il codice riportato nell errore supera la soglia impostata nella relativa configurazione in Tabella Causali. In tal caso è necessario, come nel caso precedente, effettuare nuovamente l elaborazione con il tasto Salva Elabora o chiudere automaticamente le giornate in fase di elaborazione del mese con il flag Chiudi le Giornate con le Causali di Assenza. Diminuire le ore di assenza: indica che una casuale Compensabile ha un valore maggiore rispetto al dovuto, per giustificare l assenza del dipendente. Ad esempio, nel caso di 5 ore di lavoro, con teorico di 8, viene inserita una casuale di assenza di 4 ore. Se la casale è invece Non Compensabile la giornata si chiude automaticamente e le ore per differenza vengono considerate straordinarie. Nell esempio precedente il risultato sarà 4 ore di ferie, 4 ore di ordinario e 1 di straordinario. Nella giornata sono stati persi più di 60 minuti di lavoro: mostrato anche in caso di giornata chiusa correttamente e indica che la differenza tra il lavoro reale e quello calcolato è troppo elevata. Di conseguenza l utente deve verificare gli arrotondamenti presenti nell orario e/o nelle causali. Le causali Ordinarie o Straordinarie non sono visibili: si verifica nel caso in cui l orario utilizzato nella giornata ha la sezione Fasce non correttamente configurate, per cui in Tabella Orari si deve verificare che siano state inserite tutte le causali nella colonna ordinario e straordinario per ogni fascia, al fine di coprire tutto il periodo di lavoro timbrato. Ad esempio, se l ultima fascia termina alle 0600 del giorno successivo, ma il dipendente ha timbrato 0601, è necessario aggiungere una fascia dalle 0600 alle 1000 nel profilo orario. Pagina 101 di 190

102 Errore nella giornata: è un anomalia generica derivante da un errore nel calcolo dell elaborazione causato da una configurazione errata dell orario o delle causali coinvolte. Di conseguenza si invita a verificare: che l orario assegnato nella giornata sia corretto; che la configurazione dell orario sia corretta (ad esempio il monte ore minimo e teorico, gli arrotondamenti e gli arrotondamenti speciali, le causali da paletto nel caso di orario libero, la mensa e la tipologia delle causali); NB: Se la giornata è singolare si procede con la forzatura dell elaborazione. Totali In seguito all elaborazione delle giornate è possibile visualizzare i Totalizzatori delle causalizzazioni effettuate sul singolo dipendente tramite il pulsante. Nella finestra Totali si possono visualizzare le totalizzazioni sia per Mese che per Settimana, come mostrato di seguito, cliccando direttamente sul relativo Paletto. NB: Si ricorda che in Anagrafica Azienda Impostazione di Configurazione si personalizza l inizio della settimana, di default impostato sul Lunedì. Le totalizzazioni sono espresse automaticamente in sessantesimi, tuttavia mediante l apposito pulsante è possibile effettuare la conversione in centesimi. Esse si compongono di due sezioni: TOTALI: nella quale sono visualizzati il Monte Ore Teorico (il Teorico deriva dal profilo orario associato al dipendente) e il Monte Ore Effettivo (l Effettivo dipende direttamente dalla causalizzazione effettuata di tipo presenza), con la relativa suddivisione delle Ore Ordinarie e Straordinarie; DETTAGLIO: la quale riporta tutti i totalizzatori delle Causali utilizzate nell elaborazione, mostrando direttamente il Codice Causale e il relativo valore. Pagina 102 di 190

103 Gestione Importi Nel Cartellino è possibile inserire gli Importi per singola giornata, al fine di poterli visualizzare nel Cartellino ed eventualmente Stamparli e/o Esportarli. Per procedere con l inserimento, gli Importi devono essere precedentemente creati e impostati da Gestione Base Passaggio Paghe e Importi Importi. Di conseguenza è necessario selezionare il giorno, cliccando direttamente nel campo Ore, e accedere alla finestra Gestione Importi tramite il pulsante. Si evidenzia inoltre che è possibile selezionare altre giornate senza dover necessariamente chiudere la finestra di Gestione. La finestra si compone di una sezione Dettaglio nella quale si deve scegliere, mediante l apposito menu a tendina, la tipologia di Importo e contestualmente digitare l importo e/o la quantità, a seconda delle impostazioni effettuate in Passaggio Paghe e Importi Importi. Successivamente è sufficiente confermare le selezioni con il tasto e contestualmente viene visualizzato nella sezione Importi della giornata. Per procedere con il caricamento di un ulteriore importo è necessario selezionare il tasto, impostare nuovamente le opzioni necessarie e confermare con il salvataggio dei dati. Gli importi sono marcati con tre lettere diverse a seconda della loro provenienza come è mostrato anche nella legenda presente all interno della maschera: - gli importi inseriti manualmente sono stati contrassegnati con la lettera I ; - gli importi provenienti da terminale sono stati contrassegnati con la lettera T ; - i precedenti importi, una volta modificati manualmente dall utente, vengono infine contrassegnati con la lettera M. All interno della schermata principale del Cartellino, l inserimento degli Importi viene segnalato nel campo I, come mostrato di seguito. In seguito è possibile richiamare gli importi inseriti dalla finestra Gestione Importi tramite il pulsante Importi, selezionando preventivamente il giorno in oggetto, per poterle visualizzare/modificare/cancellare. Pertanto è sufficiente selezionare l importo desiderato nella sezione Importi della giornata e modificare direttamente le Pagina 103 di 190

104 selezioni effettuate nella sezione Dettaglio e quindi cliccare sul tasto permette di cancellare l importo della giornata selezionata nell apposita sezione.. Il tasto Gli Importi possono anche essere stampati nella Stampa Importi e/o nella Stampa Cartellino con attivo il flag Stampa Importi disponibili dal pulsante. L output della stampa Importi, come mostrato di seguito, riporta tutti gli importi sulla base dei dipendenti e dell arco temporale impostati, specificando il relativo dipendente, il codice dell importo relativo all esportazione, la data e i relativi dati inseriti nel cartellino. L output di stampa, oltre ad essere ordinabile cliccando sull intestazione di colonna ed applicarndo un filtro, è esportabile in formato Excel e/o PDF. La Stampa Cartellino con attivo il flag Stampa Importi permette di aggiungere al formato standard della stampa la sezione Importi nella quale sono riportati i Totali degli Importi caricati, sulla base delle configurazione di stampa. Infine gli Importi sono esportabili nei software paghe sulla base della configurazione effettuata in Gestione Base Passaggio Paghe e Importi Importi. La procedura esporta solo le totalizzazione per dipendente degli importi inseriti nel cartellino. NB: Si sottolinea che non tutti gli export paghe gestiscono l esportazione degli Importi. Gestione Note Nel Cartellino è possibile inserire delle Note per ciascun giorno, al fine di poterle sia visualizzare nel Cartellino che Stamparle. Per procedere con l inserimento delle Note è necessario selezionare il giorno, cliccando direttamente nel campo Ore, e accedere alla finestra Gestione Note tramite il pulsante. Si evidenzia inoltre che è possibile selezionare altre giornate senza dover necessariamente chiudere la finestra di Gestione. Pagina 104 di 190

105 Di conseguenza è sufficiente scrivere le note desiderate e confermare con il tasto delle Note viene segnalato nel campo N, come mostrato di seguito.. L inserimento Inseguito è possibile richiamare le note inserite dalla finestra Gestione Note tramite il pulsante Note, selezionando preventivamente il giorno in oggetto, per poterle visualizzare/modificare/cancellare. Pertanto è sufficiente modificare direttamente il testo inserito o cliccare sul tasto termine confermare con il tasto. per cancellare le note, e al NB: Si consiglia di utilizzare come testo delle note degli standard al fine di poter sfruttare al meglio i filtri disponibili in fase di stampa. Le Note possono essere stampate nella Tipologia Prospetto Note dal pulsante. L output di stampa, come mostrato di seguito riporta tutte le note, sulla base dei dipendenti e dell arco temporale impostati, specificando il relativo dipendente, la data e il testo delle note inserite. L output di stampa, oltre ad essere ordinabile cliccando sull intestazione di colonna ed applicando un filtro, è esportabile in formato Excel e/o PDF. NB: Nei campi note non è possibile inserire il carattere doppie virgolette ( ). Stampa del Cartellino Il pulsante permette di effettuare la stampa del cartellino, in formato cartaceo, riportando la sezione calendario visualizzata a video con la relativa elaborazione effettuata. La stessa stampa è disponibile anche cliccando con il tasto destro del mouse e selezionare l opzione Stampa nel menu visualizzato. Pagina 105 di 190

106 4.5 ANOMALIE Dopo aver effettuato l elaborazione del mese di tutti i dipendenti desiderati, il pulsante permette di ricercare le giornate elaborate in base allo stato dell elaborazione e/o delle causali, oltre ai dipendenti selezionati, al fine di poter correggere tutte le eventuali anomalie emerse dall elaborazione. Nella sezione Anomalie del cartellino, come mostrata nell immagine seguente, è possibile ricercare le giornate desiderate sulla base dei filtri: 1. Dipendente: la procedura di default riprende la stessa selezione del dipendente con i relativi filtri effettuata nel Cartellino. Tuttavia è possibile riselezionare il Reparto, per il quale si desidera filtrare i dipendenti, e selezionare il dipendente nell apposito menu a tendina (selezionando l opzione Tutti i dipendenti si applica la ricerca su tutti i dipendenti che rientrano nei filtri applicati). La lista dipendenti visualizzata, eventualmente filtrata per Reparto e/o per Tipo Dipendente dal Cartellino, di default è ordinata per Matricola, tuttavia è possibile modificare l ordinamento per Cognome con il tasto, o nuovamente per Matricola con il tasto (a seconda dell ordinamento attivato il pulsante modifica l ordinamento). Sulla base dell ordinamento inserito è possibile avanzare per singolo dipendente mediante i tasti, senza accedere al menu dipendenti. In più è possibile effettuare una ricerca rapida per Cognome e Nome o per Matricola dei dipendenti sulla base dei filtri attivati. Il tasto apre la finestra Ricerca per, nella quale digitando le rispettive iniziali riporta i dipendenti, ordinati per Matricola, che includono i campi di ricerca digitati nel Cognome e Nome o nella Matricola. Per effettuare la ricerca su più dipendenti contemporaneamente, è sufficiente selezionare l opzione Tutti i Dipendenti, e la procedura considera tutti i dipendenti sulla base di eventuali filtri per Reparto e/o Tipo Dipendente. NB: In caso si effettui la ricerca su più dipendenti è possibile attivare il campo Per Cognome che effettua l ordinamento alfabetico dei dipendenti nell output di ricerca. 2. Causale: nel menu a tendina CAU. la procedura di default seleziona l opzione Tutte le Causali al fine di ricercare tutte le giornate con un determinato stato di elaborazione a prescindere dalle causali inserite. Tuttavia è possibile selezionare una causale specifica nell apposito menu per ricercare tutte le giornate con i dipendenti che presentano una particolare causale e/o stato della giornata. Per la ricerca della causale è possibile anche impostare un valore minimo e massimo della durata della stessa per rendere la ricerca più precisa. 3. Stato di Elaborazione della giornata: nel campo STATO è possibile attivare gli stati delle elaborazioni del cartellino (per maggiori dettagli relativi agli stati si rimanda alla sezione del manuale Elabora Mese ), nel quale la procedura seleziona di default le opzioni Anomalie e Warn. Pagina 106 di 190

107 NB: L opzione Warn permette di ricercare le giornate chiuse correttamente in cui le ore ordinarie sono superiori al monte ore teorico della giornata. 4. Data: occorre selezionare l arco temporale della ricerca che si desidera effettuare tramite il tasto, dove è sufficiente selezionare il giorno e il mese. Terminata l impostazione dei filtri si avvia la ricerca con il tasto l elenco delle giornate, visualizzando il calendario che riporta: e contestualmente la procedura riporta DATA: il giorno in questione; COD: il relativo stato di elaborazione ottenuto dal cartellino DIPENDENTE: riporta la matricola con il relativo nome e cognome; MESSAGGIO DI ERRORE: indica l eventuale messaggio di anomalia visibile nel Dettaglio Cartellino in seguito all elaborazione ORE: mostra il Monte Ore Teorico, Effettivo e Pianificato, disponibile anche nel Dettaglio Cartellino; TIMBRATURE: riporta tutte le timbrature già importate nel cartellino; IMPORTI/NOTE: sono evidenziate, nel consueto formato, le giornate in cui sono stati inserite degli Importi e Note (gli Importi e Note sono visibili solo nel cartellino); GIUSTIFICATIVI: include le causalizzazioni specificando il Codice Causale e il relativo Monte ore giornaliero. Mostra il numero di giornate trovate con il relativo ammontare delle pagine, e i tasti per navigare fra le varie pagine. I tasti permettono di spostare la videata per visualizzare tutte le informazioni della finestra. L output di ricerca visualizzato può essere stampata in formato Excel mediante il tasto e in formato cartaceo con la stessa modalità del cartellino, ovvero mediante l apposito pulsante Print Video e/o tramite l opzione Stampa dal menu rapido richiamata con il tasto destro. Di conseguenza si può intervenire con le relative modiche all elaborazione delle giornate accedendo al Dettaglio Cartellino (selezionare la giornata desiderata cliccando nel campo Messaggio di Errore ). Anche in questa situazione, tenendo aperta la finestra Dettaglio Cartellino, è possibile spostarsi nelle varie giornate cliccando il giorno desiderato dalla finestra delle Anomalie. Inseguito alle modifiche effettuate all elaborazione, e quindi salvata la nuova elaborazione, lo stato della giornata viene automaticamente aggiornato sia nella finestra Anomalie che nel Cartellino. NB: Le funzionalità e le informazioni della finestra Dettaglio Cartellino disponibile dalla finestra Anomalie sono le stesse della finestra Dettaglio Cartellino disponibile dal Cartellino. Pagina 107 di 190

108 Si evidenzia che nella finestra Anomalie sono presenti tutte le funzionalità del cartellino tramite la barra degli strumenti, con la sola eccezione della Multicausalizzazione. Mentre il pulsante cartellino. permette di ritornare nel 4.6 MULTICAUSALIZZAZIONE La Multicausalizzazione permette di sostituire, aggiungere e sovrascrivere più causali su più dipendenti sulla base dei giorni selezionati. Inoltre è possibile modificare l orario giornaliero, associato nel cartellino in fase di Crea Mese, sempre sulla base dei giorni e dei dipendenti selezionati. Per accedere alla finestra Multicausalizzazione è sufficiente cliccare sul pulsante selezionato il mese in cui si desidera operare con il relativo dipendente., dopo aver Per procedere correttamente occorre: 5. Selezionare i Giorni: per selezionare i giorni, in cui si vuole applicare la multicausalizzazione, è sufficiente cliccare nell apposita colonna di selezione dei giorni, possibile sia all interno della finestra Multicausalizzazione che dal Cartellino (in tal caso dopo aver selezionato i giorni si deve accedere alla finestra Multicausalizzazione mediante il relativo pulsante). Nel menu a tendina Selezione Giorni è possibile anche scegliere delle opzioni per selezionare i giorni, le quali sono: Pagina 108 di 190

109 Tutti i giorni del Calendario : seleziona automaticamente tutti i giorni del mese selezionato dal cartellino; Solo i giorni dal Lunedì Venerdì : seleziona automaticamente i giorni dal lunedì al venerdì del mese selezionato dal cartellino; Solo i giorni dal Lunedì al Sabato : seleziona automaticamente i giorni dal lunedì al sabato del mese selezionato dal cartellino; Tutti i giorni di Lavoro : seleziona automaticamente i giorni del mese in cui è presente una causalizzazione di tipo presenza; Tutti i giorni di Riposo : seleziona automaticamente i giorni del mese in cui è presente una causalizzazione di tipo Riposo. Ad esempio se nell elaborazione del mese un giorno della settimana è stata causalizzata con una causale di tipo Riposo, tale giornata rientra nella selezione delle giornate di riposo a prescindere dal profilo orario associato in quel giorno; Nessun giorno del Calendario : deseleziona tutti i giorni del mese selezionato nel cartellino. 6. Selezionare i Dipendenti: sulla base dei filtri applicati nel Cartellino si seleziona il dipendente o più dipendenti (solo se la variazione che si desidera effettuare è identica per i dipendenti selezionati) mediante la selezione multipla da tastiera nell apposita lista dipendenti. Nel menu a tendina Selezione Dipendenti è possibile anche scegliere delle opzioni per selezionare i dipendenti, le quali sono: Seleziona Tutti i Dipendenti : seleziona automaticamente tutti i dipendenti sulla base dei filtri applicati nel cartellino; Deseleziona Tutti i Dipendenti : deseleziona automaticamente tutti i dipendenti selezionati precedentemente sulla base dei filtri applicati nel cartellino; Seleziona Dipendente Corrente : seleziona automaticamente il dipendente selezionato nel cartellino; 7. Definire le Regole di Multicausalizzazione: la procedura di default prevede di non effettuare le variazioni desiderate nelle giornate elaborate con lo stato Chiusa, Forzata e nei giorni Festivi e di Riposo. Se invece si desidera modificare tali giornate è sufficiente deselezionare l opzione desiderata. Inseguito a tali impostazioni si può procedere con le seguenti operazioni: 8. Sostituzione dell Orario nelle singole Giornate: nella sezione Orari è possibile selezionare un orario, mediante l apposito menu a tendina (digitando l iniziale del codice orario si richiama l orario desiderato), e contestualmente nel campo Range la procedura mostra le timbrature teoriche associate all orario in fase di configurazione orario. La variazione permette di sostituire, nelle giornate e ai dipendenti selezionati, l orario giornaliero associato in fase di crea mese, effettuando automaticamente l elaborazione della giornata perdendo quindi l elaborazione precedente. Pagina 109 di 190

110 Attenzione: La sostituzione dell Orario, dalla finestra Multicausalizzazione, non modifica l associazione dell orario ai dipendenti effettuata in precedenza da Anagrafica Base Storicizzazione Orario. Per rendere efficace la variazione, dopo aver definito le regole della Multicausalizzazione, si deve cliccare necessariamente sul pulsante. NB: Per effettuare la sostituzione dell orario non si deve cliccare sui pulsanti, i quali non hanno effetto relativamente alla sostituzione anche se cliccati. Si specifica che al momento la sezione Timbr. non è gestita dalla procedura. 9. Sostituzione di una Causale: nella sezione Giustificativi è possibile impostare la causale da voler inserire nel cartellino in sostituzione di un altra causale, presente nelle giornate e sui dipendenti selezionati. Per procedere correttamente è necessario, dalla sezione Giustificativi, selezionare la causale da dover inserire, mediante l apposito menu a tendina (digitando l iniziale del codice causale si richiama la causale desiderata), e digitare il relativo monte ore nel formato hh:mm. Attenzione: Nel caso in cui non si specifica il monte ore della causale che si desidera inserire la procedura automaticamente considera l ammontare della causale sostituita. e Di conseguenza, terminate tutte le impostazioni, si conferma con il pulsante e contestualmente la procedura apre la finestra Associazione Causali nella quale si seleziona la causale che deve essere sostituita. Nella finestra sono visualizzate solo le causali aventi la stessa tipologia della causale da inserire che si è precedentemente impostata. Pagina 110 di 190

111 Confermando la scelta della causale con il tasto Associa, la procedura apre la finestra Salvataggio Multicausalizzazione che mostra se l operazione è andata a buon fine. Di conseguenza accedendo al cartellino si aggiornano le giornate con la nuova causalizzazione, dove il monte ore della causale inserita è stata detratta alla causale sostituita al fine di verificare se la nuova causale inserita copre la causale sostituita altrimenti sarà riportata ugualmente per la sola differenza. Ad esempio, se si deve suddividere 8 ore di Permessi con 4 ore di Assemblea Sindacale è sufficiente selezionare i giorni desiderati con tutti i dipendenti soggetti a tale operazione e selezionare la causale Assemblea Sindacale digitando 04.00, di conseguenza nella finestra Associazione Causale si seleziona Permessi e nel cartellino la giornata sarà elaborata con 4 ore di Assemblea Sindacale e 4 di Permessi. 10. Aggiungere una o più Causali: nella sezione Giustificativi è possibile impostare una o più causali da voler inserire nel cartellino, senza sostituire e cancellare l elaborazione precedente. Per procedere correttamente è necessario, dalla sezione Giustificativi, selezionare la causale da dover inserire, mediante l apposito menu a tendina (digitando l iniziale del codice causale si richiama la causale desiderata), e digitare il relativo monte ore nel formato hh:mm. Attenzione: Nel caso in cui non si specifica il monte ore della causale che si desidera aggiungere la procedura automaticamente considera l ammontare del teorico della giornata in oggetto. Di conseguenza, terminate tutte le impostazioni, si conferma con il pulsante e contestualmente la procedura apre la finestra Salvataggio Multicausalizzazione che mostra se l operazione è andata a buon fine. Accedendo al cartellino si aggiornano le giornate con la nuova causalizzazione, dove la causale impostata è stata inserita senza sostituire/cancellare la precedente causalizzazione ad eccezione delle sole causali di assenza con provenienza Automatica, come la Mancanza (per maggiori dettagli sulle provenienze delle causali si rimanda alla sezione del manuale Dettaglio Cartellino ). NB: Le causali vengono aggiunte solo se nella giornata non si sono superate i 10 giustificativi. Ad esempio se si desidera aggiungere 5 ore di Trasferta in una giornata elaborata con 4 ore di Ordinarie e 4 di Mancanza, la Multicausalizzazione rielabora la giornata con 4 ore di Ordinarie e 5 di Trasferta eliminando la Mancanza. 11. Inserimento di più Causali: nella sezione Giustificativi è possibile impostare una o più causali da voler inserire nel cartellino eliminando l elaborazione precedente. Per procedere correttamente è necessario, dalla sezione Giustificativi, selezionare la causale da dover inserire, mediante l apposito menu a tendina (digitando l iniziale del codice causale si richiama la causale desiderata), e digitare il relativo monte ore nel formato hh:mm. Pagina 111 di 190

112 Attenzione: Nel caso in cui non si specifichi il monte ore della causale che si desidera aggiungere la procedura automaticamente considera l ammontare del teorico della giornata in oggetto. Di conseguenza, terminate tutte le impostazioni, si conferma con il pulsante e contestualmente la procedura apre la finestra Salvataggio Multicausalizzazione che mostra se l operazione è andata a buon fine. Accedendo al cartellino si aggiornano le giornate con la nuova causalizzazione, dove la causale impostata è stata inserita eliminando la precedente causalizzazione. Ad esempio, se si desidera inserire le Ferie Aziendali è sufficiente selezionare i giorni e i dipendenti oggetto delle ferie e impostare la causale Ferie senza il relativo monte ore, in modo tale che in fase di multicausalizzazione la procedura inserisca le Ferie in relazione al teorico che può differire fra i dipendenti. 4.7 RIELABORA MESE Dal pulsante si accede alla finestra Rielabora Mese, disponibile anche in Gestione Base Rielaborazioni Multimese Compensazioni, nella quale è possibile lanciare le Rielaborazioni dei cartellini dei dipendenti solo dopo aver chiuso correttamente tutte le giornate di tutti i dipendenti. Le Rielaborazioni sono le operazioni effettuate successivamente alla chiusura del cartellino per modificare l elaborazione delle giornate, ad esempio compensazioni delle causali settimanali e/o mensili, suddivisioni straordinari o calcolo banca ore ecc., le quali devono essere state configurate precedentemente in Tabelle Rielaborazione. I parametri da impostare, nella finestra di configurazione Rielabora Mese, sono la data di fine rielaborazione, i dipendenti eventualmente filtrati per Reparti e/o per Tipo Dipendente, e le Rielaborazioni da effettuare. Per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ) è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi. Di conseguenza è sufficiente, dopo aver selezionato i Reparti desiderati, selezionare eventualmente uno o più Tipo Dipendente come ulteriore filtro e, mediante i pulsanti direzionali, esplodere i dipendenti e selezionarli (la lista dipendenti è ordinabile per Nome e Cognome o per Matricola mediante gli appositi tasti oltre a poter rimuovere dalla selezione/selezionare/deselezionare tutti i dipendenti). Si evidenzia che nelle sezioni Reparti, Filtro per Tipo Dipendente e Dipendenti è possibile, dopo aver selezionato un elemento, ricercare il campo digitando sulla tastiera le iniziali, rispettivamente del Reparto, del codice Tipo Dipendente e della matricola del dipendente. NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Pagina 112 di 190

113 Nella sezione Configurazione Base la data permette di visualizzare correttamente solo i dipendenti assunti nel periodo selezionato. Di conseguenza nel caso in cui si modifichi la data, inseguito alla selezione dei dipendenti, la procedura svuota automaticamente la lista rendendo necessario, mediante il pulsante direzionale, l esplosione dei dipendenti e di conseguenza la loro riselezione. Nella sezione Parametri Aggiuntivi, se si disattiva il campo Modifica le Causali del Cartellino, la procedura non applica le Rielaborazioni nel Cartellino. Infine si procede con la selezione delle Rielaborazioni che si desidera effettuare, la quale può essere effettuata nella sezione: RAGGRUPPAMENTI : nella quale è sufficiente selezionare il Raggruppamento delle Rielaborazioni impostato precedentemente in Tabelle Rielaborazioni Raggruppamenti. Si sottolinea che in seguito alla selezione del raggruppamento la procedura seleziona automaticamente le Rielaborazioni incluse nella sezione Rielaborazioni, come mostrato nell esempio; RIELABORAZIONI : nella quale è sufficiente selezionare una o più Rielaborazione mediante la selezione multipla da tastiera, se non si selezionano i Raggruppamenti. NB: Se vengono selezionate più rielaborazioni la procedura fa una verifica sulle priorità assegnate a ciascuna rielaborazione in fase di configurazione e le esegue in ordine, partendo dalla priorità più bassa alla più alta. Pagina 113 di 190

114 Terminata la configurazione confermare con il pulsante e contestualmente la procedura mostra la finestra Salvataggio Dati riportando le Rielaborazioni effettuate e se per ciascun dipendente le operazioni sono andate a buon fine, con le eventuali anomalie riscontrate. Di conseguenza ritornando nel cartellino, la procedura mostra le giornate Rielaborate modificando lo stato della giornata in ( Rielaborata ), come mostrato di seguito. NB: L effetto della rielaborazione nel cartellino dipende dalle impostazioni effettuate in Tabelle Rielaborazioni e inoltre si evidenzia che il risultato della rielaborazione può non essere uguale per tutti i dipendenti, dato che è possibile configurare delle rielaborazioni per Tipo Dipendente. Al fine di visualizzare il dettaglio della Rielaborazione è sufficiente accedere al Dettaglio Cartellino dove si possono visualizzare, ed eventualmente modificare, le causali inserite in seguito alla rielaborazione. Infatti, nell esempio mostrato di seguito, è stata modificata l elaborazione e, se si elimina la causale derivate dalla rielaborazione, la giornata perde lo stato Rielaborata, evidenziando come al solito le causali modificate manualmente. Per un corretto utilizzo delle Rielaborazioni si specifica che: la Rielaborazione ha effetto solo per le giornate elaborate aventi lo stato Chiusa, Forzata e Rielaborata senza considerare le giornate non ancora elaborate e con lo stato Anomalia e Bloccata ; Pagina 114 di 190

115 si sconsiglia di effettuare più volte la stessa Rielaborazione relativamente allo stesso periodo sugli stessi dipendenti in quanto, a seconda dalla configurazione delle stesse, può creare degli errori di calcolo o un raddoppiamento del valore delle Causali; per effettuare le rielaborazioni nelle settimane a cavallo di mese si deve, precedentemente, creare il mese successivo, e la rielaborazione non effettuerà alcuna modifica nei giorni che non sono di competenza del mese di esecuzione. 4.8 STAMPA Terminate correttamente le elaborazione dei Cartellini di tutti i dipendenti si può procedere con le relative stampe in formato PDF, con la possibilità di effettuare anche una stampa in vidimato, ai fini del Libro Unico del Lavoro. I parametri da impostare, nella finestra di configurazione Stampa, sono l arco temporale desiderato da riportare nella stampa, i dipendenti eventualmente filtrati per Reparti e/o per Tipo Dipendente, e la Tipologia Prospetto della stampa desiderata. Per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ) è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi. Successivamente è sufficiente, dopo aver selezionato i Reparti desiderati, selezionare eventualmente uno o più Tipo Dipendente come ulteriore filtro e, mediante i pulsanti direzionali, esplodere i dipendenti e selezionarli (la lista dipendenti è ordinabile per Nome e Cognome o per Matricola mediante gli appositi tasti oltre a poter rimuovere dalla selezione/selezionare/deselezionare tutti i dipendenti). Si evidenzia che nelle sezioni Reparti, Filtro per Tipo Dipendente e Dipendenti è possibile, dopo aver selezionato un elemento, ricercare il campo digitando sulla tastiera le iniziali, rispettivamente del Reparto, del codice Tipo Dipendente e della matricola del dipendente. NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Pagina 115 di 190

116 Nella sezione Configurazione Base, la data permette di visualizzare correttamente solo i dipendenti assunti nel periodo selezionato. Di conseguenza nel caso in cui si modifichi la data, inseguito alla selezione dei dipendenti, la procedura andrà a svuotare automaticamente la lista rendendo necessario, mediante il pulsante direzionale, l esplosione dei dipendenti e, successivamente, la loro riselezione. Nella sezione Configurazione Parametri di Stampa Aziendali è possibile personalizzare la testata della stampa, dove di default la procedura riporta la Ragione Sociale dell azienda in oggetto, con l indirizzo e il Codice Fiscale. Per procedere con la personalizzazione, è sufficiente deselezionare i campi che non si desiderano riportare in Stampa, a prescindere dalla Tipologia Prospetto selezionato. NB: I campi Stampa P.IVA e Stampa Qualifica Dipendente al momento non sono gestiti dalla procedura. Nella sezione Configurazione Stampa Vidimata è possibile deselezionare Stampa Data e Stampa Ora per non riportare le due relative informazioni. Inoltre è possibile scegliere l ordinamento dei dipendenti riportati in stampa mediante l apposito menu Ordina per mostrato di seguito. NB: Per la Stampa Presenze Libro Unico si precisa che è possibile effettuare solo l ordinamento Alfabetico e per Matricola. Pagina 116 di 190

117 Infine il campo Stampa Vidimata con bollino e numerazione, se attivato, permette di stampare in vidimato i cartellini dei dipendenti selezionati, la cui numerazione è impostata in Anagrafica Base Azienda. Tale opzione è valida per la Stampa Mensile, relativamente solo alle presenze antecedenti il 1 gennaio 2009, e la Stampa Presenze Libro Unico relative alle presenze successive al 1 Gennaio NB: In seguito alla Stampa Vidimata dei Cartellini, la procedura automaticamente blocca il mese dei dipendenti oggetto della stampa. Inoltre si consiglia, una volta eseguita la stampa, di salvare il file PDF generato in modo da non dover effettuare nuovamente la stampa in vidimato in caso di necessità e di non andare quindi così a sfasare la relativa numerazione. Terminate le configurazioni di stampa è sufficiente procedere con il tasto on modo tale che la procedura crei la stampa in formato PDF. Stampa Cartellino La Stampa Cartellino espone, oltre alla causalizzazione definita nel cartellino sulla base delle impostazioni di stampa delle causali (effettuate nella sezione Parametri di Stampa Cartellino in Tabelle Causali ), anche le relative timbrature importate. La stampa effettua il salto pagina per ciascun dipendente riportando: il relativo calendario del periodo selezionato, dove è possibile anche visualizzare un periodo a cavallo di due mesi impostando nella pagina di stampa il periodio desiderato; le Timbrature importate nel cartellino; l orario associato giornalmente con il relativo monte ore Teorico; le ore ordinarie causalizzate nel cartellino; il monte ore effettive del dipendente per singolo giorno; tutte le ulteriori causali inserite. Tuttavia la Stampa può essere personalizzata selezionando i seguenti parametri nella finestra di Stampa nelle sezioni: Configurazione Parametri di Stampa per Dipendente per riportare maggiori informazioni del dipendente: Numero di Matricola del dipendente : mostra la matricola del dipendente definita in Anagrafica Base Anagrafica ; Badge attuale associato al dipendente : riporta il badge attivo nel periodo selezionato; Reparto di Appartenenza del dipendente : indica il reparto di default al quale è stato associato il dipendente in Reparti e gruppi Reparti ; Gruppo di Appartenenza : riporta il codice Tipo Dipendente associati al dipendente in Anagrafica Base Anagrafica ; Pos. Inail Dipendente : riporta anche la posizione Inail del dipendente definita in Anagrafica Base Anagrafica. Pagina 117 di 190

118 Configurazione Parametri Aggiuntivi di Stampa per visualizzare: Stampa Totali : riporta una nuova sezione Totali mostrando le ore totali per ciascuna causale inserita nel cartellino relativamente al periodo di stampa selezionato; Stampa Subtotali Settimanali : inserisce la sezione Subtotali Settimanali nella quale sono riportati le singole causali, con il teorico e le ordinarie, totalizzate per singola settimana del periodo di stampa; NB: In Anagrafica Base Azienda è possibile personalizzare l inizio di settimana, di default impostato sul lunedì. Stampa Totalizzatori : mostra la sezione Totalizzatori che sulla base dei Totalizzatori configurati, riporta il relativo Monte Ore Spettante, Goduto e Residuo; Stampa Importi : aggiunge la sezione Importi riportando le descrizioni con gli importi inseriti nel cartellino del periodo di stampa selezionato; Stampa tutte le causali : permette di stampare tutte le causali prescindendo dalle configurazioni di stampa delle causali effettuate nella sezione Parametri di Stampa Cartellino in Tabelle Causali ; Stampa le Etichette : permette di riportare le etichette precedentemente create in Tabelle Etichette. Infine, si evidenzia che la Stampa Cartellino è disponibile anche con la valorizzazione delle ore in centesimi dalla finestra di stampa Tipologia Prospetto Stampa Cartellino in Centesimi. Di seguito si riporta un esempio della Stampa Cartellino con tutti i parametri aggiuntivi attivati. Stampa Mensile Pagina 118 di 190

119 La Stampa Mensile espone solo le causali inserite nel Cartellino, sulla base delle impostazioni di stampa delle causali (effettuate nella sezione Parametri di Stampa Mensile in Tabelle Causali ), senza riportare le timbrature a differenza della Stampa Cartellino. La Stampa Mensile elenca più dipendenti per pagina riportando il calendario, esposto in orizzontale, e la causalizzazione con la relativa valorizzazione per singola giornata. Tuttavia la Stampa può essere personalizzata dalle sezioni della finestra di configurazione Stampa : Configurazione Parametri di Stampa per Dipendente : per riportare maggiori informazioni del dipendente, nella quale è valido solo il parametro: Pos. Inail Dipendente : riporta anche la posizione Inail del dipendente definita in Anagrafica Base Anagrafica Configurazione Parametri Aggiuntivi di Stampa : Stampa Totali : riporta una nuova sezione Totali mostrando le ore totali per ciascuna causale inserita nel cartellino relativamente al periodo di stampa selezionato; Stampa Importi : aggiunge la sezione Importi riportando le descrizioni con gli importi inseriti nel cartellino del periodo di stampa selezionato; Stampa le Etichette : permette di riportare le etichette precedentemente create in Tabelle Etichette. Infine, si evidenzia che la Stampa Mensile è disponibile anche con la valorizzazione delle ore in centesimi dalla finestra di stampa Tipologia Prospetto Stampa Mensile in Centesimi. Di seguito si riporta un esempio della Stampa Mensile con tutti i parametri aggiuntivi attivati. Stampa Presenze Libro Unico La Stampa Presenze Libro Unico rappresenta la sezione calendario del Libro Unico del Lavoro, la quale espone la causalizzazione e la relativa valorizzazione inserita nel Cartellino, sulla base delle configurazioni effettuate in Tabelle Etichette Giornaliere, dove si imposta l ordine di stampa e gli eventuali raggruppamenti delle causali, (per ulteriori dettagli si rimanda all apposita sezione del Manuale). La stampa effettua il salto pagina per ciascun dipendente riportando, per ciascuno di esso, oltre alla Configurazione dei Parametri di Stampa Aziendali e di Stampa Vidimato, i relativi dati anagrafici previsti dalla normativa, quali matricola, Codice Fiscale, Date di Assunzione e/o di Cessazione, Data di Nascita e Posizione Inail. Inoltre la stampa riporta nella sezione calendario il codice delle Etichette Giornaliera relative alle causali presenti nell elaborazione del cartellino, e le eventuali causali inserite nel cartellino non rientranti nelle Etichette Giornaliera. Infine, le domeniche del mese sono evidenziate con lo sfondo grigio e la scritta in grassetto oltre alla presenza della legenda dei codici Etichette Giornaliera e Causali presenti in Stampa. Pagina 119 di 190

120 Stampa Importi e Note Infine dalla finestra Stampa del Cartellino è possibile effettuare la stampa delle sole Note/Importi inseriti nel Cartellino selezionando la relativa opzione nella sezione Tipologia Prospetto. L output della Stampa Importi, come mostrato di seguito, riporta tutti gli importi sulla base dei dipendenti e dell arco temporale impostati, specificando il relativo dipendente, il codice dell importo relativo all esportazione, la data e i relativi dati inseriti nel cartellino. L output di Stampa Note, come mostrato di seguito, riporta tutte le note sulla base dei dipendenti e dell arco temporale impostati, specificando il relativo dipendente, la data e il testo delle note inserite. Entrambe le Stampe possono essere ordinate per ciascun campo nell intestazione di colonna ed eventualmente applicare un filtro di ricerca, oltre a poter effettuare le relative stampe in formato Excel e/o PDF mediante i relativi tasti. Pagina 120 di 190

121 STAMPE Nel menu Stampe è possibile effettuare stampe statistiche legate a Dipendenti con le relative Timbrare e alle configurazioni impostate nelle Tabelle. 5.1 STAMPE STATICHE In questa scelta è possibile effettuare una serie di stampe in formato PDF riguardanti le impostazioni/configurazioni effettuate nell azienda di riferimento, le quali non sono personalizzabili. Per elaborare la Stampa è sufficiente cliccare direttamente sulla stampa desiderata e contestualmente la procedura genera il file PDF. 5.2 STAMPE DINAMICHE L azienda ha a disposizione la possibilità di crearsi delle stampe, scegliendo l ordinamento dei dati da far uscire come output e soprattutto il tipo di stampa che meglio soddisfa le proprie esigenze. Questo è possibile dal menu STAMPE DINAMICHE. Oltre a selezionare il tipo di stampa da effettuare, ad esempio la stampa anagrafica, è possibile selezionare uno ad uno i campi da stampare, specificando successivamente un ordine e un formato di stampa. Pagina 121 di 190

122 5.3 CONFIGURAZIONE STAMPE In questa sezione è possibile configurare una serie di stampe personalizzate, che risulteranno poi eseguibili e stampabili nella sezione Gestione base Visualizza totali o Gestione CDC Visualizza totali. Per configurare una nuova stampa, premere il pulsante e procedere inserendo i parametri base della stampa: - Titolo della stampa : nome identificativo che apparirà poi nel menu di scelta delle stampe nella sezione Visualizza totali (in fase di stampa verrà aggiunta poi anche la ragione sociale dell azienda); - Visibile nei totali : permette di scegliere se la stampa che si sta configurando debba essere visibile o meno nei totali; - Visibile nei CdC : permette di scegliere se la stampa che si sta configurando debba essere visibile o meno nel modulo di gestione dei Centri di Costo. Una volta completati questi dati di testata, procedere con la configurazione premendo il pulsante Registra. Cliccando sulla voce Dettaglio colonne della stampa in questione, è possibile andare a configurare le colonne che compongono la stampa stessa.. Grazie al pulsante, è possibile aggiungere una nuova colonna, andando a completare i tre campi della maschera di configurazione in questione: - Colonna : inserire il numero progressivo delle colonne che si vanno ad aggiungere alla stampa (è importante procedere numerando sequenzialmente da 1 a N le varie colonne che si vanno ad aggiungere; è possibile comunque spostare e/o invertire a piacimento le colonne andando a modificare la numerazione assegnata, l importante è non dare mai lo stesso numero di colonna giù utilizzato nella stampa; - Gruppo : permette di scegliere il gruppo di causali da far comparire nella colonna che si sta configurando, tra tutti quelli configurati in precedenza, in Tabelle Gruppi per quelli dedicati alle statistiche, e in Paghe Gruppi per quelli configurati come Gruppi paghe; - Causale : permette di scegliere la causale da far comparire nella colonna della stampa in questione. NB: è importante che ad ogni colonna venga assegnato o un gruppo o una casuale, ma mai entrambi, perché altrimenti la stampa non funziona correttamente. E possibile modificare e/o eliminare, grazie ai pulsanti e, qualsiasi stampa configurata in passato e qualsiasi singola colonna di essa. NB: prima di cancellare una stampa, devono essere eliminate tutte le colonne che le erano state associate. ESEMPIO: Stampa ore lavorate Configurazione di una stampa che contiene, per ogni dipendente selezionato e per il periodo scelto, il dettaglio delle ore lavorate, suddividendole nelle seguenti colonne: - ore ordinarie lavorate nel periodo (causale ORDI); - ore ordinarie di lavoro notturno (causale NOTT); - ore di presenza ordinaria (gruppo 0001); - ore di lavoro straordinario (causale STR); Pagina 122 di 190

123 - ore di lavoro straordinario effettuate il sabato (causale STRS); - ore di presenza straordinaria (gruppo 0004); Manuale operativo di TO CHECK - ore di presenza effettive (associabili ad un gruppo configurato ad hoc in Tabelle Gruppi e denominato EFF). Come prima cosa si deve creare la nuova stampa, che andremo a denominare Ore effettive e che decidiamo di rendere visibile sia nei Totali che nel CdC. Una volta realizzata la nuova stampa, procediamo nella sua configurazione entrando nel menu Dettaglio colonne e andando ad inserire una ad una colonne descritte precedentemente e numerandole con cifre progressive nell apposito campo Colonna. In caso di gruppi, essi vanno scelti nel primo menù a tendina, nel caso di causali dal secondo. Come prima colonna andiamo ad inserire le ore ordinarie di lavoro, contraddistinte quindi dalla causale ORDI. Essendo la prima colonna configurata, assegniamo la cifra 1 al campo Colonna e, dal secondo menu a tendina, andiamo a selezionare la causala ORDI. Assegniamo poi alla colonna 2 la causale NOTT, procedendo nella stessa maniera della causale ORDI. Alla colonna 3 associamo invece il gruppo delle presenze ordinarie 0001, andandolo perciò a sceglierlo questa dal primo menu a tendina della schermata, quello dei gruppi. Procedendo in maniera del tutto analoga a quanto fatto sinora, andiamo a configurare anche la colonna 4 (causale STR), la colonna 5 (causale STRS), la colonna 6 (gruppo 0004) e infine la colonna 7 (gruppo EFF). Se tutti i record sono stati configurati correttamente, essi dovranno apparire ordinati nella tabella riassuntiva che descrive le colonne della stampa. Pagina 123 di 190

124 Lanciamo quindi la stampa per l azienda in esame, per il periodo di dicembre 2009 e per tre specifici dipendenti. Quello seguente è l output che ne deriva, all interno del quale a tutte le varie colonne impostate viene assegnata la somma delle ore associate alle causali o gruppi in questione, lavorate dai dipendenti selezionati nel periodo prescelto. 5.4 STAMPA PRESENTI ASSENTI In questa scelta è possibile visualizzare la lista di dipendenti presenti e/o assenti impostando ora e data, sulla base delle timbrature registrate e importate. Prima di eseguire la stampa è necessario anche effettuare l importazione delle timbrature mediante il pulsante, tramite il quale si accede alla scelta Gestione Base Carica Timbrature. Per una corretta configurazione della stampa si sottolinea che, oltre ad impostare l ora e la data, in cui si vuole visualizzare i dipendenti assenti/presenti, è possibile limitare la visualizzazione dell elenco ai soli assenti e/o presenti attivando rispettivamente i flag Mostrare Assenti e/o Mostrare Presenti. Inoltre è possibile definire l ordinamento, per matricola o per cognome. Pagina 124 di 190

125 Nella selezione dei dipendenti è possibile selezionare tutti i dipendenti non licenziati mediante il pulsante oppure è possibile filtrare i dipendenti anche selezionando il Reparto desiderato. Terminate le configurazione è necessario lanciare l elaborazione della stampa mediante il pulsante. Contestualmente la procedura visualizza a video il risultato riportando i dati del dipendente (matricola, cognome e nome), lo stato di Assenza o Presenza, e in caso di presenza riporta l orario del dipendente associato in anagrafica, le timbrature importate e le eventuali causali. Nella sezione Statistiche infine riporta i dati di riepilogo della stampa con i totali di assenza e presenza e la percentuale di assenteismo sulla base della selezione fatta dei dipendenti. NB: Nel caso in cui non vengano impostati l ora o i minuti la stampa fornisce l elenco delle persone con almeno una timbratura nell arco della giornata considerandole come presenti. Infine è possibile stampare su formato cartaceo l elaborazione a video mediante l omonimo pulsante. 5.5 STAMPA CONTROLLO RIPOSI La Stampa Controllo Riposi permette di verificare, considerando le timbrature di ciascun dipendente, se è stato rispettato il riposo obbligatorio su base giornaliera o settimanale. Stampa Controllo Riposi Giornaliero La Stampa Controllo Riposi Giornaliero permette di verificare, in base alle timbrature di ciascun dipendente e quindi all orario applicato, se è stato rispettato il riposo giornaliero obbligatorio da contratto fra la fine dell orario di Pagina 125 di 190

126 lavoro e l inizio di lavoro successivo. I parametri da impostare, oltre alla selezione dei dipendenti eventualmente filtrati per Reparto e/o per Tipo Dipendente, sono l arco temporale che si desidera controllare nella sezione Configurazione Base, e il monte ore di riposo giornaliero da rispettare nel campo ore di riposo giornaliero, configurato di default a 11 ore. NB: Il monte ore di riposo giornaliero può essere impostato sia a livello anagrafico su ciascun dipendente che nei parametri della stampa; tuttavia la procedura considera come prioritarie, se impostate, le ore definite a livello anagrafico. Inoltre è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ). NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il realtivo Reparto Padre. Attenzione: in caso di giornate di riposo, la procedura considera il monte ore di riposo giornaliero impostato, senza considerare le 24 ore della giornata di riposo effettuata dal dipendente, cioè l intervallo fra l ultima timbratura della giornata lavorativa con la prima di entrata presente dopo la giornata di riposo, senza includere nella sommatoria le 24 ore di riposo. Il flag Escludi dipendenti con timbrature teorica, se disattivato, include nella Stampa di controllo anche i dipendenti associati a Timbrature Teoriche, in Anagrafica Gestione Anagrafica Dipendente Tipologia Timbratura. I dipendenti con Certificato Presenze sono invece sempre esclusi dalla stampa, data l impossibilità, nel loro caso, di un calcolo dei riposi. Nella sezione PARAMETRI DI OUTPUT si definisce il Tipo Stampa, a video o in formato Excel, e l ordinamento dei dipendenti nella stampa in base al Cognome o alla Matricola, mediante gli omonimi campi. NB: La stampa riporta solo i dipendenti che non hanno rispettato il monte ore di riposo impostato. La stampa riporta nell intestazione la Ragione Sociale dell azienda con il Periodo prescelto nelle impostazioni di Configurazione Base della Stampa Controllo Riposi. Pagina 126 di 190

127 Inoltre riporta i Dipendenti con la relativa matricola, il giorno con il relativo stato del cartellino elaborato, in cui il dipendente non ha rispettato il riposo dovuto, le timbrature, ma solo l ultima della giornata e la prima del giorno seguente per identificare meglio il periodo del mancato risposo, il Riposo Dovuto, ed infine il Riposo Concesso, ovvero il riposo che effettivamente il dipendente ha effettuato. Stampa Controllo Riposi Settimanale La Stampa Controllo Riposi Settimanale, attivabile nella sezione Tipologia di Controllo, permette di verificare, in base alle timbrature di ciascun dipendente e quindi all orario applicato, se dopo 6 giorni lavorativi sia stato rispettato il riposo settimanale. I parametri da impostare, oltre alla selezione dei dipendenti eventualmente filtrati per Reparto e/o per Tipo Dipendente, sono l arco temporale che si desidera controllare nella sezione Configurazione Base, e se attivare il campo Considera tutte le Caus. di Assenza, il quale considera le giornate di Assenza come giornate di Riposo nel conteggio delle giornate di mancato riposo. Inoltre è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ). NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Nella seziona Parametri Aggiuntivi è possibile includere nel controllo dei riposi i dipendenti associati a Timbrature Teoriche e Certificato Presenza, in Anagrafica Gestione Anagrafica Dipendente Tipologia Pagina 127 di 190

128 Timbratura, disattivando i campi Escludi dipendenti con timbrature teorica e Escludi dipendenti con Certificato Presenza. Nella sezione PARAMETRI DI OUTPUT si definisce il Tipo Stampa, a video o in formato Excel, e l ordinamento dei dipendenti nella stampa in base al Cognome o alla Matricola, mediante gli omonimi campi. NB: La stampa riporta solo i dipendenti che non hanno rispettato il monte ore di riposo impostato. La stampa riporta nell intestazione la Ragione Sociale dell azienda con il Periodo prescelto nelle impostazioni di Configurazione Base della Stampa Controllo Riposi. Nel corpo della stampa si visualizzano i Dipendenti con la relativa matricola, e i giorni con il relativo stato del cartellino elaborato, in cui il dipendente non ha rispettato il riposo dovuto. 5.6 STAMPA TIMBRATURE TERMINALI La "Stampa Timbrature Terminali" permette di visualizzare le timbrature effettuate giornalmente dai dipendenti, riportando i relativi intervalli, raggruppate per Terminale o per Dipendente. I parametri da impostare, oltre alla selezione dei dipendenti eventualmente filtrati per Reparto e/o per Tipo Dipendente, sono l arco temporale che si desidera visualizzare e i Terminali nella sezione Terminali. La selezione dei Terminali è obbligatoria in quanto permette di visualizzare le timbrature realizzate dai dipendenti e sui terminali selezionati. NB: La procedura di default seleziona nella sezione Terminali il campo Tutti i Terminali. Inoltre è possibile selezionare il campo Timbrature Senza Terminale per visualizzare le timbrature inserite nella procedura senza l associazione al terminale (ad esempio l inserimento delle timbrature dal dettaglio cartellino). Nella sezione Parametri Aggiuntivi è possibile definire di non riportare nella stampa l elenco delle giornate tramite il campo Visualizza dettaglio con giorno, di non visualizzare le giornate in assenza di Timbrature dal campo Mostra giorni non valorizzati e di non inserire il totale per raggruppamento con il campo Visualizza i totali. Attenzione: prima di effettuare la stampa occorre verificare che siano stati già codificati i terminali, in Tabelle Terminali, i tasti da terminali legati ad una causale, in Tabelle Causali da Terminale, i tasti da terminale legati ad un reparto, in Gestione Centri di Costo Associazioni, oltre ad aver importato le timbrature (le timbrature non devono essere cancellate o classificate come Tardive ) e elaborato le giornate nel cartellino. Pagina 128 di 190

129 La stampa, disponibile sia a video che in formato Excel, riporta solo le timbrature effettuate nell arco delle 4 timbrature teoriche impostate nel profilo orario nei campi Dalle e Alle, con i relativi dati del dipendente (Badge, Matricola, Cognome e Nome), come mostrato di seguito. Nella stampa viene visualizzato anche il monte ore dell intervallo delle timbrature sotto la voce Durata e l eventuale Tasto Terminale con la relativa descrizione inserito dal dipendente. Infine, dalla sezione Parametri di Output è possibile definire il raggruppamento delle timbrature, disponibile sia per Terminale che per Dipendente, e il formato delle ore, disponibile in minuti, in centesimi e nel formato HH:MM. NB: I dipendenti con Certificato Presenza e senza l assegnazione del Badge non sono riportati in stampa, anche se visibili nella di finestra di configurazione. Attenzione: La stampa riporta sole le giornate elaborate, a prescindere dallo stato della giornata, evidenziando in rosso le sole giornate in cui le timbrature sono dispari e/o presentano il verso errato. Inoltre in caso di timbrature coincidenti (per azienda/badge/ ore e minuti) con e/o senza l associazione ai diversi tasti terminali, la stampa riporta rispettivamente l ultima timbratura effettuata e/o la timbratura con l associazione al testo terminale. Pagina 129 di 190

130 5.7 STAMPA ASSENTEISMO La Stampa Assenteismo permette di verificare le assenze effettuate dai dipendenti sulla base delle causali di Assenza selezionate, con il presupposto di aver elaborato precedentemente il Cartellino. La Stampa infatti riporta, per le giornate in cui le causali di assenza selezionate coprono l intero monte ore pianificato della giornata, il conteggio dei giorni di assenza consecutivi effettuati dal dipendente. Nel conteggio la procedura include: le giornate di Riposo se la causale di assenza precede e segue tali giornate di riposo; le giornate di assenza a cavallo mese. Di conseguenza i parametri da impostare sono l arco temporale oggetto del controllo, i dipendenti eventualmente filtrati per Reparti e/o per Tipo Dipendente, e le Causali di tipo Assenza e/o Assenza Retribuita. Nelle sezioni Causali di Tipo Assenza e Causali di Tipo Assenza Retribuita sono elencate le relative causali, configurate nella procedura in Tabelle Causali, nelle quali si deve selezionare almeno una causale sulla quale effettuare il controllo tramite sia la selezione multipla da tastiera (dopo aver selezionato un campo è possibile anche richiamare la causale desiderata digitando l iniziale del codice causale), sia mediante gli appositi tasti. Di seguito è sufficiente, dopo aver selezionato i Reparti desiderati ed eventualmente uno o più Tipo Dipendente come ulteriore filtro, esplodere i dipendenti, mediante i pulsanti direzionali, e selezionarli (la lista dipendenti è ordinabile per Nome e Cognome o per Matricola mediante gli appositi tasti oltre a poter selezionare/rimuovere dalla selezione/deselezionare tutti i dipendenti). Inoltre per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ) è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi. Si evidenzia infine che nelle sezioni Lista Reparti, Filtro per Tipo Dipendente e Dipendenti è possibile, dopo aver selezionato un elemento, ricercare il campo digitando sulla tastiera le iniziali, rispettivamente del Reparto, del Codice Tipo Dipendente e della matricola del dipendente. Pagina 130 di 190

131 NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Nella sezione Configurazione Base la data permette di visualizzare correttamente solo i dipendenti assunti nel periodo selezionato. Di conseguenza, nel caso in cui si modifichi la data in seguito alla selezione dei dipendenti, la procedura va a svuotare automaticamente la lista rendendo necessario, mediante il pulsante direzionale, l esplosione dei dipendenti e di conseguenza la loro riselezione. Nella sezione Parametri Aggiuntivi è possibile definire il numero di giorni consecutivi (di default è impostato a 1) necessari affinché siano riportate in Stampa le relative giornate di Assenza. Terminate le impostazioni si avvia la stampa con il pulsante la procedura mostra la stampa in formato html come mostrato di seguito. e contestualmente La stampa riporta la Ragione Sociale dell azienda con il periodo temporale impostato nella sezione Configurazione Base. Inoltre riporta i dipendenti, ordinati per matricola, con la relativa matricola e il periodo di assenza registrato nel cartellino mostrando il conteggio dei giorni di assenza e il relativo codice causale, derivante dall elaborazione del cartellino. Pagina 131 di 190

132 TOTALIZZATORI Manuale operativo di TO CHECK Il menu permette di configurare e visualizzare i Totalizzatori delle Ferie e dei Permessi, oltre a poter creare ulteriori totalizzazioni che l utente desidera, al fine di poter visualizzare il residuo sulla base dell elaborazione del cartellino o eventualmente della pianificazione effettuata nel PDO. Si ricorda che la corretta configurazione dei Totalizzatori è propedeutica per il corretto funzionamento ed utilizzo del Modulo Ferie e Permessi. 6.1 PANNELLO DI CONFIGURAZIONE In questa scelta si effettuano tutte le relative configurazioni relative ai Totalizzatori. La finestra Setup Totalizzatori prevede, al fine di una corretta configurazione, di selezionare il Tipo di Totalizzazione e il diverso livello di configurazione disponibile: Totalizzatore Aziendale : rappresenta la configurazione a livello Aziendale valido quindi per tutti i dipendenti dell azienda stessa; Totalizzatore per Tipo Dipendente : le configurazioni effettuate a tale livello sono valide solo per il Tipo Dipendente selezionato mediante l apposito menu a tendina; Totalizzatore per singolo Dipendente : le configurazioni effettuate a tale livello sono valide solo per il singolo dipendente selezionato mediante l apposito menu a tendina; NB: Per uno stesso anno, le diverse configurazioni vengono considerate con il seguente ordine di priorità; per singolo dipendente (quella che prevale sulle altre), per tipo dipendente, aziendale.nel caso di inizio di un nuovo anno per il quale si debba ancora configurare un totalizzatore, la procedura provvederà a considerare la configurazione più recente a livello temporale, solamente tra quelle per tipo dipendente o aziendali. Se presenti, nello stesso anno più recente del passato, sia una configurazione aziendale che una per tipo dipendente, la procedura darà sempre priorità a quella per tipo dipendente. Nella tabella seguente sono descritte alcune casistiche esemplificative, nelle quali ai possono vedere quali configurazioni degli anni passati vengono applicate per l anno 3 (senza configurazioni). Configurazioni Anno 1 Configurazioni Anno 2 Anno 3 (senza configurazioni) Aziendale + Tipo + Dipendente Aziendale + Tipo + Dipendente Tipo (anno 2) Aziendale + Tipo + Dipendente Dipendente Tipo (anno 1) Aziendale + Tipo Aziendale Aziend (anno 2) Pagina 132 di 190

133 Per procedere con la configurazione, dopo avere di selezionato il Tipo di Totalizzazione e il livello di configurazione, si clicca sul relativo tasto e cin questo modo la procedura blocca l editing sulle impostazioni effettuate permettendo di entrare nel dettaglio della configurazione, come mostrato di seguito. In questa fase si deve selezionare la Totalizzazione desiderata in Lista Configurazioni (se già creata è il menu a tendina visualizza tutte le totalizzazioni create della tipologia scelta precedentemente) o crearne una nuova digitando il nome desiderato e confermando con il tasto nuovo. Infine si procede con la definizione del dettaglio della Totalizzazione che si vuole creare: si imposta l anno di competenza nell apposito campo; si definisce l unità di misura utilizzata dal totalizzatore per il conteggio: ore : il totalizzatore conteggia le ore associate ad ogni causale in ogni giornata; giorni : viene conteggiata un intera giornata, se la durata della causale supera una percentuale del monte orario giornaliero, (questo valore verrà definito in seguito); conta giorni : viene conteggiata la porzione di giornata facente capo alle ore di durata della causale, tale valore viene calcolato come il rapporto tra la durata della causale stessa e il teorico di riferimento, valore che verrà definito in seguito; il valore massimo del totalizzatore all interno di un anno (nel caso di totalizzatori ad ore, il valore va inserito obbligatoriamente in centesimi); in caso di totalizzatori a giorni, è possibile definire anche, al di sopra di quale percentuale dell orario teorico assegnato al dipendente, il totalizzatore deve conteggiare l intera giornata (se ad esempio si vogliono totalizzare i giorni di permesso per un dipendente con orario teorico di 8 ore, possiamo stabilire che il totalizzatore vada a contare un intera giornata di permesso solamente se la durata dell assenza supera le 6 ore, ovvero il 75% del monte ore teorico della giornata, andando ad inserire 75 proprio all interno dell apposito campo Indica la percentuale ; in questo modo, se in una giornata si prenderanno 5 ore di permesso, il totalizzatore non conterà alcuna giornata, se se ne prenderanno invece 6, il totalizzatore andrà a conteggiare un intera giornata); in caso di totalizzatori conta giorni, si deve invece definire il monte ore giornaliero teorico (espresso in formato HH.MM) sulla base del quale verrà calcolata la porzione di giornata relativa alla causale in Pagina 133 di 190

134 questione (se ad esempio definisco un teorico di riferimento di 07:40 e in una giornata ritrovo una causale con durata 2 ore, il totalizzatore andrà a calcolare un incremento pari al rapporto tra le 2 ore e 7,66, cioè il teorico di riferimento tramutato in formato centesimale); nel caso non si inserisca nessun valore in questo campo il totalizzatore andrà, giorno per giorno, a considerare il teorico pianificato al interno del cartellino; sempre nel caso si scelga un totalizzatore conta giorni, comparirà anche la voce Considera le causali a zero (con flag attivato di default): se tale flag è attivo il totalizzatore andrà a conteggiare come giornata interna anche i casi in cui le causali compaiano con durata nulla, altrimenti saranno ignorate dalla procedura; di default la procedura attiva il flag Eredita valori dal periodo precedente che permette di aggiornare annualmente la totalizzazione con quelle precedenti, considerando i residui. si selezionano le causali che si desiderano includere nel conteggio della Totalizzazione ed eventualmente le causali che invece debbano essere sottratte; infine si conferma con il tasto Salva, mentre il tasto Torna permette di tornare indietro nella configurazione qualora ci sia qualche errore. Il tasto Cancella definizione permette di cancellare la totalizzazione creata con il relativo messaggio di conferma, mentre il flag Disattivare questa configurazione, se attivato, permette di non cancellare la totalizzazione creata ma solo di non renderla attiva. Per poter creare una nuova tipologia di Totalizzazione di deve accedere alla finestra Configurazione e Gestione Totalizzatori mediante il pulsante. Di default all interno della procedura sono già preimpostati solamente due tipologie di totalizzatori: il totalizzatore Ferie e il totalizzatore permessi, che necessitano però di essere configurati e personalizzati a cura dell utente nell apposita sezione esplicata precedentemente. Pagina 134 di 190

135 La finestra, mostrata di seguito, si compone delle seguenti sezioni: Lista Totalizzatori definiti : permette di visualizzare i vari totalizzatori definiti in precedenza dall utente (NB: di default sono definiti solamente i totalizzatori delle Ferie e dei Permessi); Lista Configurazioni attualmente definite : permette di visualizzare le configurazioni dei diversi totalizzatori create in precedenza dall utente, andando a dettagliare la tipologia di totalizzatore che si è configurato (se aziendale, per tipo dipendente o per singolo dipendente), i dipendenti (o il tipo di dipendenti) al quale la configurazione si riferisce, l anno di competenza a partire dal quale la configurazione ha effetto, e infine se la configurazione risulta essere attiva o meno; Modifica Totalizzazione : permette di modificare il nome e le regole di visualizzazione del Totalizzatore selezionato in precedenza nella sezione Lista Configurazioni attualmente definite e quindi confermare con il tasto Modifica ; Crea Nuovo Totalizzazione : permette di creare ed impostare le regole di visualizzazione di una tipologia di totalizzazione e quindi confermare con il tasto Crea. NB: il flag Non Attivo se attivato permette di non cancellare la totalizzazione creata ma solo di non renderla attiva. 6.2 VISUALIZZAZIONE REPORT In questa scelta di menu è possibile visualizzare il conteggio delle totalizzazioni create. Nella finestra Totalizzatori si deve selezionare: Totalizzatore : si seleziona la totalizzazione che si desidera visualizzare; Data : si imposta la data fino alla quale si desidera effettuare il conteggio; Pagina 135 di 190

136 Lista Dipendenti : mediante questo pulsante si selezionano i dipendenti da un apposito menu a tendina, all interno del quale essi sono ordinabili per matricola e per cognome, e selezionabili tramite la selezione multipla da tastiera; Tipo Report : si seleziona la tipologia del report desiderato, disponibile nella modalità Compatto riportando solo il conteggio della totalizzazione con il relativo residuo, ed Esteso che riporta anche gli eventuali dettagli del conteggio, andando a dettagliare i diversi eventi che hanno contribuito al conteggio, dando per ognuno di essi informazioni in merito alla datta dell evento e alle causali somma e sottrazione coinvolte, con relativo valore ed incremento per ognuna di esse; Infine si deve procedere con il pulsante Calcola per effettuare l elaborazione, che verrà poi visualizzata a video. E possibile anche stampare direttamente, oppure anche in seguito al suddetto calcolo, il risultato della totalizzazione eseguita; vi è la possibilità di stampare il report direttamente su una stampante (con il tasto Stampa ). La stampa Excel, nel caso di stampa compatta, permette molteplici rielaborazione dei dati da parte dell utente, che è in grado, per esempio, di ordinarli secondo i suoi diversi parametri d interesse. NB: è possibile attivare il Considera eventi futuri al fine di includere nel conteggio anche eventi già configurati ed impostati nella procedura che superano la data impostata. In testata del report di ogni dipendente e di ogni anno, è presente un fascia contenente la sommatoria dei dati annuali del totalizzatore. Tale fascia appare di colore verde se il dipendente è in credito, ovvero se il valore massimo impostato per la causale non è stato completamente eroso nel corso dell anno, è invece rosso se il dipendente è in debito. I dati riassuntivi annuali contenuti in questa riga, possono tutti assumere valori negativi, e sono i seguenti: Pagina 136 di 190

137 - SPETTANTE: il valore massimo lordo del totalizzatore per quell anno, ossia senza considerare di quanto è diminuito a causa delle varie causali presenti nel corso dell anno in esame; - GODUTO: indica il conteggio delle causali all interno dell anno, ossia quanto il dipendente è andato a fard diminuire o aumentare il suo spettante lordo spiegato precedentemente; - RESIDUO: rappresenta quanto del valore lordo spettante il dipendente deve ancora consumare ed è perciò calcolato come differenza tra lo spettante e il goduto. Ognuno dei tre valori appena descritti è inoltre dettagliato ulteriormente, andando a specificare di anno in anno, quanto del valore espresso è derivato dall anno precedente ( prec ) e quanto dall anno attuale ( corr ). Per ogni valore vale quindi sempre l equazione corr + prec = valore annuale, anche nel caso di valori negativi. Per ogni giornata in cui è presente una causale interessata dal totalizzatore, il report va anche a specificare, nell apposita colonna Comp., se essa sta andando ad erodere la quota avanzata dall anno precedente ( prec ) o quella maturata nell anno nuovo ( corr ); nel caso in cui essa vada ad esaurire l ultima parte del residuo dell anno precedente e al contempo vada ad intaccare la quota dell anno nuovo viene riportata la dicitura prec/corr. Si prenda come esempio il seguente totalizzatore. Il valore massimo del totalizzatore è impostato a 10, quindi ogni anno il dipendente maturerà questo quantitativo. Nel 2009, nonostante il spettante di 10, il dipendente ha un goduto maggiore e pari a 12, con un residuo conseguentemente negativo di -2. Quando si passa all anno 2010 il dipendente avrà uno spettante totale di 8 ( Spett ), dato dalla somma algebrica dei 10 maturati per questo nuovo anno ( Corr ) e dei -2 di cui era in debito l anno precedente ( Prec ). Nel 2010, fino ad oggi, il dipendente ha un goduto pari a 5 ( God ) completamente eroso dalla sola quota del 2010 ( Corr ), in quanto non avanzava nulla dall anno precedente ( Prec ). Se avesse avanzato un quantitativo Pagina 137 di 190

138 dall anno precedente, supponiamo ad esempio pari a 3, il goduto di 5 sarebbe stato suddiviso come prec=3 e corr=2. La procedura infatti, va correttamente ad erodere per prima la quota avanzata dall anno precedente e, solamente quando essa è esaurita, va ad intaccare la nuova quota maturata nell anno corrente. A livello di residuo, si andrà quindi a calcolare per ognuna delle tre voci la differenza tra spettante e goduto, quindi 8-5=3 ( Res ), 10-5=5 ( Corr ) e (-2)-0=-2 ( Prec ). ESEMPIO: Configurazione di un totalizzatore ferie per i dipendenti ad ore Un azienda prevede, per i propri dipendenti ad ore, un monte ore di ferie spettanti annue pari a 160 ore e vuole configurare un totalizzatore che si occupi di gestire e conteggiare le ferie già godute, applicandolo naturalmente soltanto ai dipendenti ad ore. Nel caso in cui, per ogni dipendente presente in anagrafica, sia già stata assegnata la tipologia A ore, si può procedere direttamente con la configurazione del totalizzatore. In caso contrario si deve andare in Anagrafica base Anagrafica a definire, per ogni dipendente, la tipologia alla quale lo si vuole associare (nel nostro esempio andremo nel dettaglio dei dipendenti gestiti ad ad ore selezionando per essi l omonima tipologia). Una volta che tutti i dipendenti sono provvisti di una tipologia sulla quale fare agire il totalizzatore, si può procedere con la configurazione dello stesso andando in Totalizzatori Pannello di configurazione. Essendo il totalizzatore ferie già in parte preconfigurato, basta selezionar Ferie dall apposito menu a tendina Selezionare un tipo di totalizzatore (1), poi scegliere il tipo di dipendente per il quale si vuole procedere con la prima configurazione dall apposito menu a tendina Totalizzatore per tipo dipendente (sezione 2) e procedere cliccando sul tasto Configura. Iniziamo a configurare il totalizzatore per i dipendenti gestiti ad ore. Pagina 138 di 190

139 Si entra quindi nella sezione 3 della configurazione e si va a scrivere un nome per la nuova configurazione nell apposito campo, ad esempio Ferie A ORE e cliccando sul tasto Nuovo, si passa al menu di configurazione vero e proprio. Per prima cosa si definisce l anno di competenza (4) del totalizzatore (nel nostro caso 2010), si va a specificare l unità di misura, ovvero ore, e si va ad inserire il valore massimo, stabilito nel nostro esempio a 160 (sezione 5). Apponendo il flag sulla voce Eredita valori dal periodo precedente, si fa sì che il totalizzatore di anno in anno, vada a recuperare le ferie non ancora godute conteggiate dal totalizzatore dell anno precedente. I due menu di selezione sottostanti servono ad includere quali causali devono essere conteggiate dal totalizzatore, nel primo menu (6) si selezionano le causali che si vuole vadano a far calare il totalizzatore (nel nostro caso la causale FERIE, quando presente, deve andare a far calare il monte ore di ferie non ancora godute), mentre nel secondo menu (7) quelle che dovrebbero fare aumentare il totalizzatore (nel nostro esempio nessuna). Pagina 139 di 190

140 Visto che vogliamo che il totalizzatore sia attivo da subito, non mettiamo il flag in chiusura di menu (sezione 8) e andiamo a confermare il tutto cliccando sull apposito tasto Salva. Adesso occorre importare in ToCheck tutte le ferie arretrate dei dipendenti, che hanno accumulato fino ad oggi. Questa operazione va fatta solamente al primo anno di avvio del totalizzatore, per gli anni successivi esso andrà poi da solo a riportarsi le ferie non godute dall anno precedente all anno in corso e ad aggiornarsi così, di anno in anno. Per effettuare l import andare in Tabelle Gestione Tabelle ed entrare nella sezione Importa totalizzatori. Il file per il caricamento dei dati, può essere compilato direttamente dal file Excel presente come modello in tale sezione. Esso deve essere composto di due colonne, una contenente il numero di matricola di ogni dipendente e un seconda colonna contenente il valore numerico del quantitativo iniziale da associare al totalizzatore, ovvero le ferie attualmente non ancora godute dal dipendente in questione. NB: Il valore numerico in seconda colonna deve avere la stessa unità di misura del configuratore di tipo Aziendale presente per l azienda. Se devo quindi caricare, come in questo caso, un quantitativo in ore, nel caso il configuratore aziendale sia in giorni, lo andrò a modificare temporaneamente, fino ad import finito. Il caricamento eseguibile in questa seziona va popolare di dati i soli totalizzatori aziendali, quindi, prima di procedere con l import, bisogna andare a configurare un totalizzatore aziendale Ferie, in maniera del tutto analoga a come fatto prima con quello Ferie A ORE, solamente che al punto 2 andrò a configurare un Totalizzatore aziendale. Il totalizzatore in questione servendo solo per il caricamento dei residui ferie, dovrà avere valore massimo pari a zero ore e nessuna causale in detrazione associata. Una volta creato questo file si può procedere con l importazione cliccando sul tasto Sfoglia e andando a selezionare il file nella sua locazione all interno del proprio pc. Si seleziona poi la tipologia, nel nostro caso Ferie, e l anno di competenza, nel nostro caso il Se si mette il flag sulla voce sovrascrivere, la procedura andrà a sovrascrivere dati di ferie eventualmente precaricati e che non si ritengono più validi. Confermare quindi l import con l apposito tasto aggiorna. Pagina 140 di 190

141 Ora il totalizzatore è pronto per essere eseguito, nell apposita sezione Totalizzatori Visualizza report. Selezionare il totalizzatore appena configurato dall apposito menu a tendina sulla sinistra, impostiamo la data di oggi per vedere la situazione attuale e scegliamo per il report una visualizzazione estesa, che vada a dettagliare le varie causali conteggiate per ogni dipendente. Decidiamo di non apporre il flag sulla voce Considera eventi futuri in quanto abbiamo impostato come data quella di oggi e quindi non vi è nessun evento da rilevare nel futuro. Clicchiamo sull apposito tasto Calcola e, dopo qualche istante di rielaborazione, sarà visualizzato a video il report del totalizzatore appena configurato. Pagina 141 di 190

142 GESTIONE EVENTI Manuale operativo di TO CHECK In questo menu si configurano gli Eventi Malattia ed è possibile creare, modificare, eliminare gli eventi associati ai singoli dipendenti tramite la compilazione della Scheda Evento, permettendo così di effettuare la causalizzazione automatica del cartellino sulla base delle impostazioni configurate. 7.1 CONFIGURAZIONE In tale scelta di menu si configurano le tipologie di scaglioni da applicare all interno della gestione eventi. Per procedere occorre selezionare la Malattia. Il tasto permette di crearne uno nuovo utilizzando la seguente finestra: 1) Si imposta il nome generico di gruppo degli scaglioni che si desidera visualizzare nella finestra di creazione o modifica di un evento malattia; 2) Si indica il numero di scagioni in uso per questo gruppo e di impostare la modalità di inserimento delle casuali nel cartellino in fase di caricamento dell evento o di elaborazione della giornata. La procedura di default prevede di non effettuare le variazioni desiderate nelle giornate elaborate con lo stato Chiusa, Forzata e nei giorni Festivi e di Riposo. Se invece si desidera modificare tali giornate è sufficiente selezionare no nella relativa sezione. 3) Successivamente per ogni riga si indicano le seguenti definizioni Il nome dello scaglione corrente il numero di giorni di validità di questo scaglione Pagina 142 di 190

143 la causale da utilizzare per la fase di causalizzazione derivante dalla creazione di un evento. Tali suddivisioni in scaglioni di diversa lunghezza temporale, risultano molto utili se si intende distinguere con causali diverse, l evento malattia, a seconda di chi è a carico lo stipendio del dipendente in quel determinato periodo. Ad esempio posso prevedere la seguente suddivisione in scaglioni: - dal 1 al 3 giorno il dipendente è a carico dell azienda (causale MALA); - dal 4 al 180 giorno il dipendente è a carico dell Inps (causale MAL1); - dal 180 giorno in poi il dipendente percepisce solamente l 80% del suo stipendio (MAL2). 7.2 GESTIONE Dalla scelta di menu si accede alla finestra Gestionale Eventi che permette di creare, modificare, eliminare e stampare gli eventi associati ai singoli dipendenti al fine di causalizzare automaticamente le giornate dell evento senza la necessità di elaborare le singole giornate. Creazione Nuovo Evento Per procedere con la creazione di un nuovo evento occorre accedere alla finestra Creazione di un Nuovo Evento con il tasto, nella quale occorre impostare correttamente la scheda dell evento in oggetto. Pagina 143 di 190

144 Successivamente si definisce la Categoria dell Evento e il dipendente oggetto dell evento e mediante il tasto si procede con il caricamento della scheda. Contestualmente si impostano i parametri presenti nella sezione DATI NECESSARI ovvero: il periodo dell evento, specificando la data di inizio e di fine, mediante il tasto ; la data di rilascio del Certificato di Malattia, da parte del dipendente, tramite il tasto nel campo Data di Rilascio Certificato. Contestualmente si definisce anche lo stato dell evento, rilevante ai fini del conteggio della causale corretta da inserire nel cartellino, i quali sono: o Inizio: l intervallo di inizio evento; o Continuazione: l intervallo successivo adiacente ad un evento di inizio; o Ricaduta: l intervallo non adiacente ad un evento di inizio; lo scaglione, definito precedentemente in Gestione Eventi Configurazioni, da associare all evento e al dipendente mediante l apposito menu a tendina. Contestualmente è possibile definire anche il Codice Nosologico dell evento Malattia. Nella sezione DATI ACCESSORI è possibile inserire delle note, le quali sono solo visibili in fase riapertura della stessa scheda malattia. Terminate le impostazioni si procede con il salvataggio mediante il tasto e contestualmente la procedura mostra la finestra Salvataggio Multicausalizzazione riportando se l operazione è andata a buon fine o le eventuali anomalie riscontrate. Di conseguenza accedendo al cartellino è possibile verificare la causalizzazione dell evento. Pagina 144 di 190

145 NB: la definizione dello stato dell evento e dello Scaglione sono estremamente rilevanti ai fini del conteggio della causale corretta da inserire nel cartellino. La procedura sulla base del monte giorni complessivo dell evento e dello scaglione (configurato in Gestione Eventi Configurazioni ) effettua la causalizzazione automatica del cartellino. Gestione degli Eventi Dalla finestra Gestionale Eventi è possibile ricercare tutti gli eventi creati precedentemente. Per effettuare la ricerca si deve obbligatoriamente impostare il periodo di ricerca (nel caso si ricerchino gli eventi relativi ad un solo dipendente è necessario selezionare nell apposito menu campo DIP. il dipendente desiderato) e confermare con il tasto. La ricerca permette di visualizzare tutti gli eventi Malattia caricati nel periodo selezionato di tutti i dipendenti, di cui si gode la visibilità, ordinati in ordine cronologico in base alla data di inizio evento. Come mostrato di seguito l output di ricerca riporta i seguenti campi: matricola, cognome e nome dei dipendenti; la data di rilascio del Certificato di Malattia, nel campo Rilasciato ; il periodo dell evento, nel campo Dal la data di inizio e nel campo Al la data di fine; la durata dell evento espressa in giorni senza considerare i giorni festivi, nel campo Giorni ; l eventuale codice nosologico inserito, nel campo Certificato ; lo stato dell evento Malattia, nel campo Tipo con I, C, R rispettivamente per Inizio, Continuazione e Ricaduta. I campi dell output di ricerca sono tutti ordinabili semplicemente cliccandoci direttamente sull intestazione, in modo crescente e decrescente cliccando due volte. Contestualmente la procedura mostra l eventuale ordinamento attivato come mostrato di seguito. Inseguito alla ricerca effettuata è possibile selezionare un evento e procedere alla sua Modifica o Eliminazione mediante gli appositi tasti. La Modifica degli eventi richiama la Scheda Evento nella finestra Creazione di un Nuovo Evento compilata in precedenza con la possibilità di visualizzare gli eventuali Dati Accessori inseriti e/o di modificare gli stessi parametri impostati. L Elimina invece permette di eliminare gli eventi creati precedentemente chiedendo conferma prima di procedere con la cancellazione definitiva. Contestualmente il cartellino, nel periodo dell evento, viene aggiornato con Pagina 145 di 190

146 l eliminazione della causalizzazione effettuata, compresa la causalizzazione effettuata manualmente non derivante dalla Gestione Eventi. Infine, sulla base della ricerca effettuata è possibile, con il tasto dell output di ricerca visualizzato a video., di realizzare una stampa cartacea Pagina 146 di 190

147 MODULO REPARTI E UTENTI Il Modulo Reparti e Gruppi permette di ricreare la gerarchia aziendale in base a Reparti e/o Aggregazione di dipendenti in funzione delle caratteristiche e delle esigenze aziendali. Inoltre ciascun operatore può essere associato ai reparti e/o ai Gruppi interaziendali permettendo di conseguenza la gestione della Profilazione Accessi. 8.1 REPARTI Mediante tale scelta è possibile creare i Reparti e/o Aggregazioni funzionali dell azienda. Per procedere con la creazione di un nuovo Reparto occorre cliccare sul tasto nuovo campi: e compilare i seguenti Descrizione: definire il nome con il quale si vuole identificare il Reparto e/o Aggregazione di dipendenti; Codice Reparto: definire il codice identificativo del Reparto, il quale contiene al massimo 8 caratteri alfanumerici; Reparto Padre: definire il Reparto Padre, per creare la struttura gerarchica dell azienda; Mansione Associata: impostare la mansione del reparto in oggetto. Attenzione: Si può associare una mansione a più reparti, e non viceversa, ma dopo aver popolato la tabella Mansione dal menu Tabelle; inoltre la cancellazione di una mansione, da Tabelle Mansioni, comporta anche la cancellazione delle relative associazioni impostate sui reparti. Reparto dismesso: se impostato su SI permette non visualizzare il Reparto in questione, con gli eventuali Reparti Figli, nelle finestre di selezione dei Reparti. Per una corretta gestione è obbligatorio eliminare anche l associazione dei dipendenti a tali reparti. NB: I Reparti dismessi saranno ugualmente visibili in tutte le scelte di menu della procedura che esulano dalle scelte: Storicizzazione Orario, Visualizza Totali, Stampa Controllo Riposi, Stampa Timbrature Teoriche, Pianificazione da Teorico, Copia Pianificazione, Visualizza e Gestione, Copertura per Reparto, Elaborazioni e Visualizza Totali CDC. Dopo aver completato tutti i suddetti campi, procedere con il salvataggio tramite il tasto. Di seguito si mostra un esempio della lista Reparti la quale può essere ordinata in base ai Campi Descrizione, Descrizione Reparto Padre e Codice Reparto cliccando direttamente sui relativi campi. Pagina 147 di 190

148 In tale finestra è possibile effettuare la stampa sia in file Excel che in PDF mediante gli appositi tasti. Inoltre da tale tabella è possibile effettuare una ricerca tramite il tasto. Mediante il link della descrizione del Reparto è possibile associare i dipendenti ai Reparti selezionando la matricola del dipendente e il periodo di assegnazione. Impostando Reparto di Default Si, necessario solo nel caso di assegnazione di più reparti ad uno stesso dipendente, permette la corretta gestione nel PDO, nelle Richieste Ferie e Permessi e nella gestione Centri di Costo, in quanto la procedura fa riferimento in tutte le sue elaborazioni al Reparto di Default impostato. NB: Compilare il campo repal solo quando il dipendente non deve essere più associato al reparto in oggetto. Terminato l inserimento dei dati procedere con il salvataggio tramite il tasto. Attenzione: In presenza del modulo Reparti è obbligatorio associare tutti i dipendenti ad almeno un Reparto, altrimenti essi non sarebbero più visibili anche in altre parti dell applicativo. Per cancellare un Reparto creato occorre dalla Lista Reparti selezionare il reparto mediante il tasto quindi eliminarlo con il tasto e contestualmente la procedura chiederà conferma dell eliminazione. e 8.2 UTENTI E VISIBILITA Gestione Gruppi Utenti Questa scelta consente la gestione del Controllo Accessi di tutti gli utenti con la possibilità di rilasciare delle credenziali di accesso in modalità e visibilità più limitate rispetto all utente admin che ha piena visibilità su tutta la procedura e su tutti i reparti. Pagina 148 di 190

149 Tramite il Pulsante Utenti Gruppi si accede alla Gestione Gruppi Utenti dal quale è possibile creare e/o modificare Gruppi di utenti. La finestra, come mostra la figura seguente, si compone di tre sezioni: sezione Gruppi Esistenti : riporta, se non sono stati create altri Gruppi, tutte le ditte gestite con ToCheck insieme al gruppo Administrators, Users e Dipendenti (le abilitazioni e la visibilità della procedura non possono essere personalizzate per il gruppo Dipendenti); sezione Lista Utenti Associati al Gruppo : mostra i relativi utenti associati, dopo aver selezionato il gruppo; sezione Lista Utenti NON Associati : riporta, a prescindere dal Gruppo selezionato, la lista degli utenti che non sono stati associati a nessun gruppo. Dalla sezione Gruppi Esistenti è possibile creare un nuovo Gruppo Utenti; occorre inserire nel campo Nome la descrizione del Gruppo da creare e di conseguenza confermare con il pulsante. Contestualmente il nuovo gruppo sarà visualizzato nella lista dei Gruppi esistenti. La procedura automaticamente genera una login e password in seguito alla creazione e/o modifica di nuovi dipendenti in Anagrafica Base. NB: In caso di importazione anagrafica da Gestione Tabelle, per creare le credenziali di accesso a tutti i dipendenti, occorre cliccare sul tasto le credenziali di accesso di tutti i dipendenti. Le credenziali di accesso create dalla procedura sono costituite dal Codice Ditta, il quale non è modificabile, dalla Login, rappresentata dal cognome in maiuscolo, e dalla Password, rappresentata dal codice fiscale in maiuscolo. Per creare nuovi utenti e/o modificare le credenziali create dalla procedura occorre selezione il gruppo, e nella sezione Lista utenti: per Creare un nuovo Utente: selezionare il pulsante, inserire Login e Password nei relativi campi e eventualmente, tramite il pulsante, associare l utente creato ad un solo dipendente altrimenti è legato solo al Gruppo; per Modificare un Utente già creato: dopo aver selezionato l utente cliccare sul pulsante e contestualmente la procedura e la procedura genera automaticamente Pagina 149 di 190

150 riporta le credenziali e il dipendente associato, i quali sono modificabili; Manuale operativo di TO CHECK per Eliminare un utente occorre, dopo aver selezionato l utente cliccare sul pulsante ; terminate le modifiche e/o la creazione di un nuovo utente procedere con il salvataggio con il pulsante. Inoltre è possibile modificare le associazioni degli utenti ai Gruppi, tramite la selezione multipla da tastiera, selezionando il Gruppo e i relativi Utenti e successivamente cliccando sul pulsante per disassociare gli Utenti, mentre cliccando su per associare gli utenti a un gruppo. Contestualmente la procedura mostra gli utenti in oggetto nella sezione Lista Utenti Associati al Gruppo o Lista Utenti NON Associati a seconda dell operazione eseguita. Reparti e Aziende Dalla finestra Controllo Accessi tramite il Pulsante Reparti e Aziende si accede alla Gestione Associazione Reparti e Aziende dove è possibile impostare la visibilità delle Aziende e dei Reparti per ogni singolo Utente e/o Gruppo di Utenti. Per procedere con la definizione della visibilità delle aziende e dei reparti si deve definire il Gruppo e/o l eventuale Utente sul quale impostare la visibilità. NB: nel caso in cui non si definisce l utente, le impostazioni di visibilità saranno valide per tutti gli utenti associati al gruppo selezionato. Come mostrato dall immagine seguente, nella sezione Lista delle Aziende si seleziona l azienda desiderata, e si procede confermando la scelta con il pulsante ; nella sezione Lista dei Reparti, si selezionano i reparti che dovranno essere visibile all utente e/o al Gruppo confermando con il pulsante aver selezionato l azienda in Aziende Associate., dopo Pagina 150 di 190

151 Inoltre è possibile copiare le impostazioni di visibilità su più utenti richiamando prima l Utente desiderato selezionare il pulsante Copia, presente nella finestra Gestione Associazione Reparti e Aziende, ed infine selezionare l utente sul quale ricopiare le impostazioni di visibilità e di conseguenza cliccare sul pulsante Incolla. Contestualmente la procedura emette un messaggio di conferma per la copiatura dei dati. Attenzione: Di default gli utenti creati sono abilitati a TUTTE LE AZIENDE e a TUTTI I REPARTI dell archivio. Se un utente è abilitato a TUTTI I REPARTI per un azienda lo è obbligatoriamente anche per tutte le aziende di cui è abilitato, in alternativa si devono selezionare i reparti. Controllo Accessi Nella finestra del Controllo Accessi è possibile definire le funzionalità della procedura da rendere visibile per ciascun Utente e/o Gruppo. Come mostrato di seguito è possibile selezionare il gruppo di riferimento e impostare la visualizzazione della procedura. Nella tabella sono riportate nella colonna PROCEDURA tutti i menu principali, nella colonna MASCHERE tutte le voci di sottomenu e infine vi è anche l elenco di tutti i pulsanti. Inoltre sono visualizzate le impostazioni effettuate al Gruppo selezionato in Policy di Gruppo e quelle effettuate a livello utente in Policy per l Utente. Pagina 151 di 190

152 In tal modo è possibile effettuare una configurazione accessi per Gruppo utenti, senza operare a livello di singolo utente. Tuttavia dopo aver eseguito le impostazioni a livello di Gruppo è possibile personalizzare a livello Utente. ATTENZIONE: Per abilitare la visualizzazione delle Maschere si deve obbligatoriamente attivare anche la relativa Procedura. Infatti, come mostrato di seguito, se il Gruppo non ha la visibilità del menu Anagrafica di base, ciò comporta che in fase di accesso di un utente del gruppo tutti i sottomenu di Anagrafica base NON saranno visibili ed utilizzabili. L utente selezionato invece: può vedere e modificare le anagrafiche dei dipendenti; il pulsante Forza nel dettaglio del cartellino è solo visibile ma non funzionante; può elaborare e salvare la giornata mediante il pulsante del dettaglio cartellino. ATTENZIONE: Se in seguito si modificano le impostazioni del gruppo queste sostituiranno anche quelle di ogni singolo utente del gruppo. Nello specifico della gestione di Policy si riportano di seguito le abilitazioni di Visibilità non correlate ai menu e sottomenu presenti nella procedura: CARTELLINO Pagina 152 di 190

153 Cartellino-Flash Dettaglio Controllo quadratura PDO: se disattivato, in fase di elaborazione del mese non controlla eventuali modifiche del monte ore pianificato da PDO, mentre se attivo verifica che da PDO sia stata quadrata la settimana segnalando eventualmente anomalia nella chiusura delle giornate; Cartellino-Flash Dettaglio Disattiva Mascheratura Causali: se attivato permette di abilitare la selezione e la Mascheratura di tutte le causali da Reparti e Gruppi Mascheratura Causali. NB: Di default è attivo per tutti gli utenti. Cartellino-Flash Dettaglio Modifica causali timbrature: se attivato abilita l utente ad effettuare le modifiche alle causali da terminali importate nel Cartellino Dettaglio Cartellino sezione Dettaglio Elaborazione; NB: Il pulsante di default, è disattivato per tutti gli utenti, fatta eccezione per l administrator Cartellino-Flash Dettaglio Modifica terminale timbrature: se attivato abilita l utente ad effettuare le modifiche all associazione delle timbrature ai terminali importate nel Cartellino Dettaglio Cartellino sezione Dettaglio Elaborazione; NB: Il pulsante di default, è disattivato per tutti gli utenti, fatta eccezione per l administrator Attivo Singolo Dipendente: abilita la funzionalità dei sottomenu legata al solo dipendente che accede alla procedura. NB: Per abilitare la visualizzazione Singolo Dipendente si deve obbligatoriamente attivare anche la relativa Maschera con la Procedura. GESTIONE BASE Gestione Base Importa timbrature Controllo Giornate Bloccate: se attivato, nel caso in cui il cartellino sia stato bloccato (da Blocca mese Blocca Cartellino e/o dalla Stampa Vidimato), in fase di importazione delle Timbrature, sia da orologio che manuali, impedisce l inserimento delle stesse nel cartellino rendendole disponibili solo in Importa Timbrature Visualizza Timbrature Tardive; Gestione Base Importa timbrature Controllo Giornate Chiuse: se attivato, nel caso in cui le giornate siano già chiuse correttamente, in fase di importazione delle Timbrature, sia da orologio che manuali, Pagina 153 di 190

154 impedisce l inserimento delle stesse nel cartellino rendendole disponibili solo in Importa Timbrature Visualizza Timbrature Tardive; Gestione Base Importa timbrature Controllo Giornate Rielaborate: se attivato, nel caso in cui le giornate siano già state Rielaborate, in fase di importazione delle Timbrature, sia da orologio che manuali, impedisce l inserimento delle stesse nel cartellino rendendole disponibili solo in Importa Timbrature Visualizza Timbrature Tardive; GESTIONE CENTRI DI COSTO Gestione Centri di Costo Dettaglio Giornata CDC: per abilitare la visibilità nel Dettaglio Cartellino il pulsante Dettaglio CDC, occorre attivare le Maschere: Cartellino-Flash Dettaglio Dettaglio CDC e Gestione Centri di Costo Dettaglio Giornata CDC Gestione Centri di Costo Dettaglio Giornata CDC Lista completa reparti: se attivato, abilita l utente alla visualizzazione del pulsante TUTTI, nelle finestre Dettaglio CDC, che permette di visualizzare tutti i reparti dell azienda; PDO - PIANIFICAZIONE DEGLI ORARI DEI REPARTI PDO Visualizza e Gestione Blocca Giornate: se attivato, non permette di modificare la pianificazione del PDO nelle giornate pregresse; NB: Di default è attivo per tutti gli utenti. PDO Visualizza e Gestione Blocca Editing: se attivato, rende la Pianificazione del PDO solo di lettura senza la possibilità di effettuare modifiche; NB: Di default è attivo per tutti gli utenti. PDO Visualizza e Gestione Blocca Giornate Festive: se disattivato permette di sbloccare la gestione delle giornate di festività all interno del PDO. NB: Di default è disattivo per tutti gli utenti. Pagina 154 di 190

155 PDO Visualizza e Gestione Lista completa reparti: se attivato, abilita l utente alla visualizzazione del pulsante TUTTI, nelle finestre Dettaglio PDO, che permette di visualizzare tutti i reparti dell azienda; RICHIESTE FERIE E PERMESSI Visualizza Nomi Responsabili: se attivato, permette di visualizzare il nome e cognome del responsabile all interno dei sottomenu Accettazione di Ferie e Permessi e Pannello di Prenotazioni cliccando direttamente sul livello interessato nella sezione Situazione della Richiesta. 8.3 MASCHERATURA CAUSALI La scelta permette la possibilità di Mascherare le causali all interno del Cartellino, ovvero di poter sostituire la descrizione delle causali. La finestra Mascheratura delle Causali per Aziende si compone della sezione Lista Aziende, dove si seleziona l azienda interessata, e dalla sezione Mascheratura Causali, la quale riporta la lista delle causali dell azienda selezionata. La funzionalità della Mascheratura Causali permette di sostituire una causale, con il fine di far visualizzare agli utenti, all interno del cartellino, le causali desiderate le quali risultano non modificabili dagli utenti. Attenzione: Per poter attivare la funzionalità della Mascheratura Causali si deve Disattivare in Utenti e Visibilità Cartellino-Flash Dettaglio Disattiva Mascheratura Causali Come viene mostrato dalla figura seguente, per poter procedere con la mascheratura si deve, dopo aver selezionato l azienda, selezionare la Maschera tramite il menu a tendina presente per ogni causale. Pagina 155 di 190

156 Il risultato è visibile all interno del Dettaglio Cartellino, in cui la Causale STR viene visualizzata con il lucchetto e non è modificabile, come mostrato di seguito. Pagina 156 di 190

157 MODULO PIANIFICAZIONE DEGLI ORARI DEI REPARTI Il modulo Pianificazione degli Orari dei Reparti (PDO) permette, sulla base dei Reparti presenti, di pianificare l orario di lavoro settimanale dei dipendenti. All interno di esso, gli addetti e/o responsabili di reparto possono programmare l orario che il dipendente deve effettuare, senza dover modificare la configurazione del profilo orario storicizzato del dipendente stesso. Il PDO permette inoltre di definire i trasferimenti di reparto programmati e di pre-giustificare le giornate in anticipo rispetto alle timbrature, riprendendo la configurazione della profilazione accessi e della visibilità delle Aziende e Reparti effettuata in Utenti e Visibilità. In altre parole, se il modulo base di ToCheck permette di estrapolare e rielaborare quanto i dipendenti abbiano lavorato, il modulo PDO permette una pianificazione gestionale della forza lavoro atta a supportare i carichi di lavoro previsti nell orizzonte temporale futuro. NB; Un dipendente, perché possa entrare a far parte delle risorse pianificate all interno del modulo PDO, deve necessariamente essere associato ad un reparto 9.1 TRASFERIMENTI REPARTO È possibile, in caso di trasferimenti di reparto programmati e limitati nel tempo, pianificare in anticipo se un dipendente dovrà lavorare in un Reparto ad esso non assegnato in anagrafica. In tal caso tramite la scelta Trasferimenti Reparto si accede alla finestra Elenco Distaccamenti dove sono riportati, ordinati per matricola, tutti i trasferimenti di Reparto effettuati nell azienda in cui si sta operando. La tabella, come mostrato di seguito, è ordinabile per Matricola, Reparto e data, oltre a poter effettuare una ricerca avanzata sulla base degli stessi campi tramite il tasto Filtro. Dalla barra degli strumenti infine è possibile effettuare la stampa in formato Excel e/o PDF dell elenco visualizzato a video mediante i relativi tasti. Per pianificare un Trasferimento di Reparto, è necessario premere il tasto Nuovo, accedendo alla finestra Creazione Trasferimento, dove si deve definire il dipendente in oggetto, il Reparto di destinazione e il periodo temporale del trasferimento. Di conseguenza salvare con il tasto. Per i giorni nei quali è stato reso esecutivo il trasferimento di reparto, il dipendente non apparirà più come pianificabile all interno del proprio reparto, ma le giornate in questione risulteranno proprio bloccate e segnalate con un lucchetto ( ) e dal messaggio Giornata non pianificata. Pagina 157 di 190

158 Attenzione: Se si effettua il Trasferimento di Reparto dopo aver eseguito la Pianificazione da Teorico, è necessario rieffettuare la pianificazione con attivo il flag Sovrascrivi pianificazione precedente. 9.2 PIANIFICAZIONE DA TEORICO Per procedere con la programmazione degli orari si deve innanzitutto generare la pianificazione, nell arco temporale desiderato sulla base dell Orario Teorico dei dipendenti, il quale è definito nel Profilo Orario ad essi associato. Di conseguenza dalla scelta Pianificazione da Teorico si accede alla finestra Genera PDO, la quale permette di generare la suddetta pianificazione dopo avere impostato il periodo e i dipendenti. Attenzione: Prima di effettuare la Pianificazione da Teorico si deve verificare che la configurazione a livello Anagrafico per ciascun dipendente sia corretta (Anagrafica Base Anagrafica Gestione Anagrafica Dipendente sezione PDO) e lanciare il Crea Mese dal Cartellino. Di default, il programma fa sì che ogni dipendente sia settato come visibile all interno del modulo PDO; per escludere la cosa basta ovviamente modificare le suddette configurazioni in Anagrafica. NB: In fase di Crea Mese, all interno del menu del Cartellino, è possibile generare il cartellino e il PDO contemporaneamente attivando il flag AGGIORNA PDO nella sezione PDO presente nella finestra di configurazione del Crea Mese. Come mostra la figura seguente, nella finestra GENERA PDO si deve impostare l arco temporale che si desidera pianificare, nella sezione Configurazione Base, e si devono selezionare i dipendenti, dopo aver applicato il filtro Lista Reparti, mediante la selezione da tastiera o tramite i pulsanti TUTTI o NESSUNO, ed eventualmente anche il filtro per Tipo Dipendente. NB: Selezionando il reparto Padre la procedura considera anche i Reparti figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Pagina 158 di 190

159 Attenzione: La lista dei dipendenti visualizzata è subordinata alla data impostata, nella sezione Configurazione Base, in quanto riporta solo i dipendenti assunti nel periodo impostato. Per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ) è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi. Di conseguenza è sufficiente, dopo aver selezionato i Reparti desiderati, selezionare eventualmente uno o più Tipo Dipendente come ulteriore filtro e, mediante i pulsanti direzionali, esplodere i dipendenti. Si evidenzia che nelle sezioni Lista Reparti, Filtro per Tipo Dipendente e Dipendenti è possibile, dopo aver selezionato un elemento, ricercare il campo digitando sulla tastiera le iniziali, rispettivamente del Reparto, del Tipo Dipendente e della matricola del dipendente. Nella configurazione, per una corretta generazione del PDO, è possibile attivare: il flag Sovrascrivi pianificazione precedente che permette di effettuare la pianificazione sulla base dell orario teorico eliminando la pianificazione eventualmente fatta nello stesso periodo; il flag Non considerare il teorico che permette di creare la pianificazione senza pre-assegnare l orario teorico, nel caso in cui la pianificazione non deve rispettare il teorico del Profilo Orario. Terminata la configurazione confermare con il pulsante e contestualmente la procedura mostra la finestra Salvataggio Dati riportando se l operazione è andata a buon fine e/o le eventuali anomalie riscontrate. 9.3 COPIA PIANIFICAZIONE In questa scelta è possibile copiare la pianificazione di uno o più dipendenti, impostata per un arco temporale, su un periodo temporale diverso. La procedura effettuata la copia dei trasferimenti di reparto, degli orari e delle causali. Nella finestra di configurazione, mostrata di seguito, si deve impostare l arco temporale che si desidera copiare nella sezione Configurazione Base Origine della copia, la data di inizio della copia in oggetto nella sezione Configurazione Base Destinazione della copia, ed infine si devono selezionare i dipendenti, dopo aver Pagina 159 di 190

160 applicato il filtro Lista Reparti, mediante la selezione da tastiera o tramite i pulsanti TUTTI o NESSUNO, ed eventualmente anche il filtro per Tipo Dipendente. NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza doverli selezionare tutti, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Attenzione: Non è possibile effettuare la copia della pianificazione da un dipendente ad un altro. Per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ) è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi. Di conseguenza è sufficiente, dopo aver selezionato i Reparti desiderati, selezionare eventualmente uno o più Tipo Dipendente come ulteriore filtro e, mediante i pulsanti direzionali, esplodere i dipendenti. Si evidenzia che nelle sezioni Lista Reparti, Filtro per Tipo Dipendente e Dipendenti è possibile, dopo aver selezionato un elemento, ricercare il campo digitando sulla tastiera le iniziali, rispettivamente del Reparto, del Tipo Dipendente e della matricola del dipendente. Nella configurazione, per una corretta copia della Pianificazione degli Orari, è possibile attivare: il flag Non copiare Orari per copiare solo le causali senza i trasferimenti di reparto; il flag Non copiare Causali per copiare solo gli orari pianificati con i trasferimenti di reparto, senza la relativa causalizzazione pianificata. Terminata la configurazione confermare con il pulsante e contestualmente la procedura mostra la finestra Salvataggio Dati riportando se l operazione è andata a buon fine e/o le eventuali anomalie riscontrate. 9.4 VISUALIZZA E GESTIONE Questo menu è il cuore del modulo PDO, all interno del quale avverà tutta la pianificazione degli orari. All interno di questa sezione è possibile infatti gestire e visualizzare la pianificazione dei dipendenti per reparto. Si sottolinea Pagina 160 di 190

161 che prima di accedere a questa visualizzazione è necessario aver già creato il mese sul cartellino e contestualmente anche la pianificazione. Accedendo alla scelta Visualizza e Gestione la procedura apre la finestra Reparti, mostrata qui di fianco, nella quale si definisce la data di riferimento per la visualizzazione delle pianificazioni, e si selezionano i reparti sui quali si desidera lavorare, mediante i pulsanti TUTTI e NESSUNO o la selezione multipla da tastiera. Inoltre è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ). NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Confermando le impostazioni con il pulsante, la procedura accede alla finestra PDO, la quale riporta la pianificazione teorica settimanale di tutti i dipendenti dei reparti selezionati (l ordinamento dei dipendenti è effettuato prima sull ordine gerarchico dei Reparti e successivamente in ordine di matricola). NB: Prima di procedere con le funzionalità della finestra verificare che il caricamento dei dati sia stato completato mediante il messaggio Caricamento Ultimato, cerchiato in figura. La finestra è composta da una barra degli strumenti dove è possibile: richiamare uno specifico Reparto rispetto a quelli precedentemente impostati, al fine di avere una visualizzazione contestuale al solo Reparto desiderato; richiamare la finestra Reparti tramite il tasto, per effettuare una nuova scelta dei reparti; impostare la settimana desiderata accedendo al calendario tramite il tasto o mediante i tasti direzionali, i quali permettono di spostarsi di settimana in settimana (se attivato il flag Blocca sett. la visualizzazione delle giornate comincerà sempre dal giorno impostato in Anagrafica base Azienda come giorno di inizio settimana, se invece tolgo disattivo il flag la settimana sarà visualizzata a partire dal giorno selezionato, qualunque giorno della settimana esso sia); filtrare i dipendenti digitando direttamente le iniziali del cognome nel campo Pos. accedere alla finestra Totali Per Giornate e Consuntivi Settimanali, tramite il tasto ; visualizzare il dettaglio delle giornate pianificate attivando il flag Dett.. Per singola giornata la procedura mostra il monte ore Teorico, Pianificato ed Effettivo a livello Giornaliero, indicato con la sigla G, e a livello Progressivo indicato la sigla P ; NB: Il Monte Ore Effettivo riportato deriva dal conteggio delle timbrature importate. Pagina 161 di 190

162 visualizzare solo i dipendenti che, nella settimana selezionata, il teorico non coincide con le ore Pianificate attivando il flag Non Quadrate ; stampare le pianificazioni in PDF mediante il tasto (la tabella così stampata può essere ad esempio attaccata in bacheca, in modo da informare i dipendenti sui piani a loro assegnati); aggiornare il calcolo della produttività mediante il tasto (se è attivo il modulo Gestione Centri di Costo ) sulla base della nuova pianificazione; richiamare la finestra Elenco Distaccamenti, per visualizzare e/o modificare e/o aggiungere i Trasferimenti di Reparto, tramite il tasto. Gestione Pianificazione Il PDO verifica che il monte ore settimanale pianificato corrisponda con il monte ore teorico del profilo orario, in caso contrario, in fase di Elabora Mese del cartellino, la procedura non chiude correttamente le giornate. Attenzione: È possibile disattivare il controllo della quadratura settimanale fra le ore pianificate e le ore teoriche in Reparti e Gruppi Utenti e Visibilità Controllo Accessi Cartellino-Flash Dettaglio Controllo quadratura PDO. NB: Di default per tutti gli utenti è attivo il Blocca Giornate e il Blocca Editing in Reparti e Gruppi Utenti e Visibilità Controllo Accessi PDO Visualizza e Gestione che rendono la pianificazione di sola lettura. Per effettuare le modifiche alla pianificazione teorica creata si devono inserire le causali e/o le fasce orarie diverse rispetto al profilo orario del dipendente. A tal fine si deve accedere al Dettaglio PDO, al quale si può accedere in diverse modalità: PDO Dettaglio Giornata cliccando direttamente sulle fasce orarie, dove è possibile modificare la pianificazione della sola giornata selezionata; PDO Dettaglio Dipendente cliccando sul dipendente desiderato, al fine di poter pianificare contemporaneamente l intera settimana selezionata del dipendente in oggetto. Dopo aver salvato la pianificazione è possibile passare al dipendente successivo o precedente con i pulsanti, senza dover uscire dal dettaglio PDO; e Pagina 162 di 190

163 PDO Giornata cliccando direttamente sulla giornata desiderata, al fine di poter pianificare giornalmente le ore su più dipendenti contemporaneamente; La finestra di Dettaglio PDO, mostrata di seguito, riporta: il dipendente sul quale si sta lavorando; l orario associato al dipendente, riportando il relativo codice con la descrizione; il giorno oggetto di impostazione; il monte ore giornaliero, sia Teorico che Pianificato, con la relativa differenza; il monte ore giornaliero, sia Pianificato che Effettive, con la relativa differenza; le fasce orarie impostate nell orario teorico senza alcuna causalizzazione. Per procedere con le modifiche è sufficiente modificare i campi Dalle, Alle, per modificare una fascia oraria, e, mediante l apposito menu a tendina, inserire la relativa causale che si desidera visualizzare all interno del cartellino, se diverso dalle Ordinarie. Infine è possibile specificare il Reparto in cui il dipendete in oggetto dovrà lavorare, senza dover obbligatoriamente accedere alla scelta Trasferimenti Reparti. Di conseguenza confermare la pianificazione con il pulsante. Nel caso venga inserita una certa causale senza alcuna relativa fascia Pagina 163 di 190

164 oraria di riferimento, la procedura assegna di default la causale all intera giornata; tale modo di procedete risulta utile quando si devono inserire causali che riguardano, appunto, l intera giornata, quali la malattia ad esempio. Attenzione: Verificare la corretta configurazione delle Causali da utilizzare nel PDO per il conteggio delle Ore Pianificate ed Effettive, da Tabelle Causali Gestione Causali sezione Parametri PDO. NB: In caso di fasce orarie contigue, si consiglia di impostarle senza creare una sovrapposizione temporale tra di loro. Nel caso illustrato, l orario teoriche prevede le fasce e La pianificazione prevede che il dipendente in questione dalle 0800 alle 1200 effettuerà le ore ordinarie, dalle 1300 alle 1700 il dipendente lavorerà in un reparto diverso da quello di default associato in anagrafica. Infine il dipendente dovrà effettuare 2 ore di Straordinario dalle 1701 alle 1900, e per aggiungere la nuova fascia oraria è sufficiente cliccare sul tasto Aggiungi Fascia. Attenzione: In Reparti e Gruppi Utenti e Visibilità Reparti e Aziende per ciascun Utente/Gruppo Utenti è possibile impostare le Aziende e i Reparti da visualizzare. In tal modo ogni utente avrà la visualizzazione solo di alcuni Reparti. Di conseguenza nel caso in cui un dipendente è Trasferito ad un Reparto, di cui non si gode della visualizzazione, l utente non potrà più modificare la pianificazione del dipendete, in quanto quest ultimo sarà gestito dall utente che ha la visualizzazione del Reparto. NB: In caso sia necessario visualizzare la lista completa dei Reparti, ad esempio per impostare un Reparto di cui non si ha la visualizzazione, è sufficiente cliccare sul pulsante visibile o meno a seconda della profilazione accessi impostata., il quale può essere Terminata la Pianificazione, sia nella finestra di Dettaglio PDO che nella finestra PDO, la procedura aggiorna automaticamente il conteggio della Quadratura mostrando il monte ore settimanale Teorico, Pianificato, Effettivo e i Totali del PDO configurati, da Tabelle Causali Gestione Causali sezione Parametri PDO per ciascuna causale desiderata. La procedura nel caso in cui il monte ore settimanale teorico non coincide con il pianificato, come mostra la figura di seguito, evidenzia in rosso la Quadratura riportando il messaggio Errore nella Pianificazione. Accedendo al Dettaglio mediante l apposito pulsante è possibile visualizzare i Totali del PDO con l elenco delle causali abilitate al conteggio delle Ore Pianificate. Inoltre dal menu a tendina è possibile scegliere i Totalizzatori per visualizzare il monte ore Spettante, Goduto e Residuo aggiornato, e accedere al relativo dettaglio del dipendente in oggetto mediante l apposito pulsante (la finestra visualizzata è disponibile in Totalizzatori Visualizza Report ). NB: La pianificazione impostata viene trasmessa al cartellino solo in fase di elaborazione delle giornate. Pagina 164 di 190

165 La finestra PDO per ogni singola giornata, riporta lo stato della giornata del Cartellino, le fasce orarie con le causali impostate dal PDO e i Trasferimenti di Reparto. Tramite il tasto, presente nella barra degli strumenti, è possibile visualizzare il consuntivo della pianificazione effettuata dei Reparti selezionati dalla barra degli strumenti. Come mostra la figura seguente, la finestra Totali visualizza i totali delle ore pianificate sia per singola giornata della settimana che per l intera settimana nella sezione Consuntivo del Periodo. Infine dalla finestra PDO è possibile: inserire delle note per singola giornata mediante il tasto, le quali possono essere stampate nella Stampa PDO. La procedura apre una nuova finestra dove è sufficiente scrivere le note desiderate e confermare con il tasto ; accedere alla scelta PDO Copertura per Reparto mediante il tasto, il quale permette di visualizzare la presenza dei dipendenti nella data in oggetto del Reparto di riferimento. Stampa Pianificazione Al termine della pianificazione del PDO, è possibile procedere con la relativa stampa settimanale in formato PDF mediante il tasto, presente nella barra degli strumenti della finestra PDO. Contestualmente la procedura apre la finestra Stampa PDO, mostrata di seguito, che permette di impostare le configurazioni di stampa desiderate. Pagina 165 di 190

166 In tale finestra si deve selezionare la data, la quale rappresenta la data di partenza della stampa settimanale, e i Reparti desiderati, mediante la selezione multipla da tastiera. Inoltre è possibile definire se stampare o meno i dipendenti Assenti per l intera settimana riportata in stampa oltre se, per singola giornata, si desidera visualizzare in stampa le fasce orarie di presenza pianificate e/o le relative causali. Il flag Stampare i Totalizzatori, se attivato, consente di riportare, per singola giornata, il monte ore Teorico, Pianificato ed Effettivo Giornaliero, indicato con la sigla G, e Progressivo indicato la sigla P ;. Il flag Stampare Dipendenti esclusi dalla Stampa, se attivato, permette di visualizzare la lista dipendenti che non rientrano nei filtri attivati; Il flag Stampare Note, se attivato, stampa le note per singole giornate nella scelta Visualizza e Gestione ; Il flag Stampare solo orari della giornata modificati, se attivato, stampa solo le fasce orarie pianificate che differiscono dalle fasce orarie teoriche; Il flag Abilita salto pagina, se attivato, in caso di Stampa con più Reparti applica l interruzione di pagina al termine di ciascun Reparto. Terminata la configurazione confermare con il pulsante. 9.5 COPERTURA PER REPARTO In questa scelta è possibile visualizzare la copertura dei dipendenti nei Reparti. Si sottolinea che la visualizzazione è di un singolo giorno alla volta, ed inoltre è un prerequisito fondamentale per lanciare questa funzione, il fatto di di aver creato precedentemente la pianificazione del PDO. Accedendo alla scelta Copertura per Reparto la procedura apre la finestra Reparti, del tutto analoga a quella presente in apertura della finestra Visualizza e gestione, nella quale si seleziona la data in cui si vuole visualizzare la copertura e si selezionano i reparti sui quali si desidera lavorare, mediante i pulsanti TUTTI e NESSUNO o la selezione multipla da tastiera. NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Confermando le impostazioni con il pulsante, la procedura elabora la Copertura per Reparto, nella data in cui si accede, riportando a video il risultato, come mostrato di seguito, di tutti i reparti selezionati in ordine gerarchico. Pagina 166 di 190

167 La finestra Copertura per Reparto è composta da una barra degli strumenti dove è possibile: richiamare uno specifico Reparto rispetto a quelli precedentemente impostati, al fine di avere una visualizzazione contestuale al solo Reparto desiderato; richiamare la finestra Reparti tramite il tasto, per effettuare una nuova scelta dei reparti; impostare la giornata desiderata accedendo al calendario tramite il tasto ; accedere alla finestra Totali tramite il tasto ; stampare su formato cartaceo la copertura per reparto visualizzata a video tramite il tasto ; applicare le modifiche di configurazione della Copertura Reparto (Reparti selezionati e data) mediante il tasto. La finestra mostra nell intera giornata, suddivise nell arco delle 24 ore con intervalli di 30 minuti, la presenza dei dipendenti per ciascun Reparto, mediante un barra colorata per ogni dipendente (diagramma di Gantt). La procedura mostra la lista dei dipendenti, evidenziando in Blu le ore di presenza pianificate, in verde le presenze giustificate con causali di tipo Straordinario e in rosso le assenze giustificate con causali del tipo Assenza retribuita Alla base del diagramma a barre, per ogni intervallo di mezz ora, è riportato il numero di dipendenti pianificati per tale periodo, in ogni reparto. Infine è possibile visualizzare la presenza nelle varie fasce orarie in tutti i reparti selezionati senza il dettaglio dei dipendenti tramite il tasto tranche di 12 ore indicando solo il numero di dipendenti presenti.. La finestra Totali, mostrata di seguito, suddivide la giornata in due 9.6 ESIGENZE DI REPARTO Dalla scelta Esigenze di Reparto è possibile effettuare una pianificazione settimanale, per ogni Reparto, delle mansioni e della forza lavoro necessarie per lo stesso. Pagina 167 di 190

168 Il fine sarebbe quello che, mediante questa funzione, il responsabile di ogni reparto avesse la possibilità di pianificare la forza lavoro di cui prevede aver bisogno, andandola sì a definire, attraverso le mansioni, ma senza avere la libertà e la possibilità di scegliere specificatamente i dipendenti che dovrebbero colmare questa esigenza. Tale assegnazione dei dipendenti potrebbe essere fatta dal menu di Visualizza e gestione direttamente dall ufficio personale, il quale è in possesso di ottica più ampia dello scenario delle risorse disponibili. La procedura accede direttamente alla finestra Definizione Teorico PDO, mostrata sopra, nella quale si deve creare una nuova pianificazione, mediante l omonimo pulsante, conseguenza andando ad impostare: il periodo della pianificazione; il Reparto in oggetto; il numero di persone necessarie in quel periodo con la relativa mansione. La finestra si suddivide in sette schede per ogni giorno della settimana al fine di poter eseguire la pianificazione su tutti i giorni della settimana. NB: Tale tipologia di Pianificazione è visibile solo nella stampa Copertura per Reparto. Terminata la configurazione procedere con il salvataggio. Per eliminare una pianificazione è necessario solo riprenderla e confermare l eliminazione l apposito pulsante. Pagina 168 di 190

169 MODULO FERIE E PERMESSI Manuale operativo di TO CHECK Il Modulo Ferie e Permessi permette di effettuare le richieste di ferie e permessi, completamente integrata con il cartellino e il Modulo Pianificazione Dinamica degli Orari con la gestione del servizio Simple Mail Transfer Protocol (SMPT). Per il corretto funzionamento di tale modulo si deve aver configurato precedentemente i totalizzatori delle ferie e dei permessi da Totalizzatori Pannello di Configurazione GESTIONE RESPONSABILI REPARTI Per procedere con la corretta configurazione del Modulo si deve definire, dalla scelta Gestione Responsabili Reparti, il responsabile di tutti i reparti di cui l azienda è composta. Dalla finestra di configurazione, come mostra la figura seguente, si deve scegliere l azienda con il quale operare tramite il campo Filtro per Azienda. Contestualmente vengono popolati la Lista Potenziali Responsabili, con tutti i dipendenti in carico all azienda, e i Reparti disponibili, che comprende tutti i reparti ai quali non è stato ancora assegnato un Responsabile. Per procedere con l assegnazione del Responsabile si deve selezionare il dipendente in questione, dalla Lista Potenziali Responsabili, selezionare il reparto oggetto dell assegnazione, da Reparti disponibili con il pulsante si termina l assegnazione e contestualmente nella sezione Reparti Assegnati a: si visualizza il dipendente con il relativo reparto assegnato. Pagina 169 di 190

170 In Reparti Assegnati a: è possibile visualizzare, per singolo dipendente, di quanti reparti è responsabile il dipendente precedentemente selezionato nella Lista Potenziali Responsabili. Se l elenco in Reparti Assegnati a: rimane vuota vuol dire che il dipendente selezionato non è responsabile di nessun reparto. È possibile assegnare uno stesso responsabile a più reparti selezionando il dipendente e tutti i reparti in oggetto, da Reparti disponibili, e proseguire con l assegnazione tramite il pulsante. Nel caso si voglia disassociare il responsabile da un reparto occorre invece selezionare il dipendente, dalla Lista Potenziali Responsabili, selezionare il reparto associato in Reparti Assegnati a: e cliccare il pulsante e di conseguenza salvare la modifica. Terminata l assegnazione procedere con il salvataggio tramite il tasto GESTIONE WORKFLOW Dopo avere definito i responsabili di reparto si deve procedere con la creazione della Gerarchia la quale dovrà accettare o rifiutare le proposte di ferie e permessi inserite dai dipendenti. Da Gestione Workflow si accede alla finestra di Creazione Gerarchie, come mostra la figura seguente. Il processo da seguire è il seguente: 1. cliccare sul pulsante 2. nel campo Tipologia di Richiesta scegliere la tipologia desiderata per la gerarchia che si vuole creare e automaticamente si popola il campo Tipo Permesso scelto ; 3. nel campo Descrizione Gerarchia inserire la descrizione con il quale si desidera visualizzare la gerarchia; Pagina 170 di 190

171 4. per il primo livello selezionare il responsabile del reparto quindi il reparto a cui associare la gerarchia, nella sezione Reparti (provvisto di responsabili ), e quindi il cliccare 5. selezionare i dipendenti, e mediante il pulsante associarli ai vari livelli; 6. cliccare sul pulsante. I flag nega definitivo e basta 1 parere modificano la politica di validazione. Il flag nega definitivo, se non attivo, richiede il parere di ogni livello per poter modificare lo stato della richiesta e il livello più alto vince su tutti quelli più bassi modificando lo stato della richiesta secondo il verdetto dato. Nel caso in cui il flag sia attivo, la richiesta segue la gerarchia salendo di livello solo se il parere è positivo, altrimenti la richiesta, a prescindere dal parere degli altri livelli, viene rifiutata. Il flag basta 1 parere se attivato, nel caso in cui su un livello siano stati associati più di un dipendente, richiede il parere di uno dei dipendenti associati al livello in questione, se invece il flag non è attivato sarà necessario il consenso positivo di entrambi affinché la richiesta sia accettata altrimenti la richiesta è rifiutata. Una gerarchia include fino ad un massimo di 5 livelli e dipendenti di qualunque azienda per poter ottenere una gerarchia trasversale. NB: Per ogni reparto dovranno essere create tante gerarchie quante sono le tipologie di permesso da gestire. NB: la gerarchia non è modificabile ma può essere solo invalidata e per effettuare le modifiche si può solo creare una nuova gerarchia con le apposite correzioni GESTIONE RESPONSABILI SOSTITUENTI Il Responsabile Sostituente svolge la funzione di sostituire una gerarchia, prevista per una determinata tipologia di richiesta, nel caso in cui quest ultima ne risulti impossibilitata. Il Responsabile Sostituente vede tutti i dipendenti, con le loro richieste, che appartengono alla gerarchia. Da Gestione Responsabili Sostituenti si accede alla finestra di configurazione mostra dalla figura seguente. Tramite il campo Filtro per Azienda, selezionare l azienda con la quale operare, dalla Lista Potenziali Responsabili selezionare il dipendente che deve assumere il ruolo di Sostituente, da Gerarchie attive selezionare le gerarchie oggetto della sostituzione e quindi con il pulsante terminare con l associazione. Contestualmente nella sezione Gerarchie assegnate a: si visualizza il dipendente selezionato e le gerarchie di cui è Responsabile Sostituente. Terminata la configurazione procedere con il salvataggio tramite il pulsante. NB: per disabilitare il Responsabile Sostituente si deve selezionare la gerarchia assegnata in Gerarchie assegnate a: e procedere con il pulsante e quindi salvare la modifica. Pagina 171 di 190

172 10.4 GESTIONE MOTIVAZIONI Dalla scelta Gestione Motivazioni è possibile definire una tabella delle motivazioni da poter inserire nella Richiesta. Per creare una nuova motivazione si deve premere il tasto nuovo Descrizione e salvare con il tasto., compilare il campo 10.5 PANNELLO DI PRENOTAZIONE Mediante il pannello di prenotazione, ogni dipendente con i propri codici di accesso, può inviare delle Richieste in base ai totalizzatori configurati nel Pannello di Configurazione. Le richieste seguiranno la gerarchia associata al reparto del dipendente e a ciascuna tipologia di richiesta, con la politica di validazione ad essa impostata. Il responsabile di reparto potrà utilizzare questa interfaccia per effettuare delle richieste a nome di ciascun suo dipendente. Nell interfaccia del pannello di prenotazione, mostrata nella figura seguente, si deve: 1. selezionare il dipendente per cui effettuare la richiesta nella sezione Richiesta per conto di:, nel caso in cui l operatore è il Responsabile di Reparto; 2. selezionare nel campo Tipo Richiesta, la tipologia di richiesta da effettuare; Pagina 172 di 190

173 3. definire i giorni per i quali si effettua la richiesta; 4. specificare la durata con il flag giornata intera o dalle.alle ; 5. selezionare la causale, la quale è stata reimposta nel Pannello di Configurazione dei Totalizzatori; 6. selezionare l eventuale motivazione, preimpostata in Gestione Motivazioni; 7. scrivere delle eventuali note, nell omonimo campo; 8. cliccare sul pulsante per effettuare la Richiesta. La procedura emette una messaggio di conferma dell avvenuta richiesta. L insuccesso può essere legato al fatto che non è stata definita una gerarchia valida per quel reparto e per quel tipo di proposta e/o la non corretta configurazione dei totalizzatori. Il pulsante permette di visualizzare, nella sezione Lista Permessi Proposti, tutte le richieste effettuate mostrando lo stato e tutti i campi compilati nelle richieste fatte. I pulsanti e permette la visualizzazione a video dei rispettivi totalizzatori con la specifiche del Goduto, Spettante e Residuo per singolo dipendente. I pulsanti permettono di entrare nella scelta dei Totalizzatori per visualizzare e calcolare il dettaglio. Una Richiesta, una volta che la gerarchia ha espresso un parere, non può essere eliminata ma può essere invalidata dai responsabili di reparto dalla scelta Pannello di Prenotazione. È possibile eliminare solo le richieste che non hanno ricevuto alcun parere da nessun livello della gerarchia di riferimento, tramite il pulsante. Nella sezione Situazione della Richiesta è possibile visualizzare il livello di accettazione della Richiesta e il Nome e Cognome del responsabile (se attivo in Utenti e Visibilità Richieste Ferie e Permessi Visualizza nomi responsabili). Il livello è evidenziato in verde, quando il livello della gerarchia ha espresso un parere positivo, Pagina 173 di 190

174 in rosso, se ha espresso un parere negativo, mentre se non è presente alcuna evidenziazione significa che non è stato espresso nessun parere ACCETTAZIONE DI FERIE E PERMESSI Gli utenti appartenenti ad una gerarchia, di qualunque livello, devono accedere in Accettazione di ferie e Permessi per poter esprimere un parere positivo o negativo. Nella sezione Lista delle Richieste in attesa di approvazione: si visualizza la lista delle richieste per le quali non è stato espresso un parere, in quanto di default sono attivi i filtri per stato e In attesa. È possibile classificare tutte le richieste in base a ciascun campo della tabella cliccandoci una volta e due volte per invertire l ordine. Nella sezione Imposta Filtro è possibile abilitare dei campi per ricercare una richiesta con apposita categorizzazione. Impostati tutti i filtri desiderati procedere con il pulsante. Per Accettare/Rifiutare una richiesta occorre selezionarla dalla tabella e premere rispettivamente i pulsanti. Inoltre è possibile stampare, in formato pdf la ricevuta della richiesta nella quale è visualizzato lo stato e le relative specifiche. La procedura permette inoltre di esportare la tabella della lista delle richieste sia in file PDF e sia un file Excel tramite gli omonimi pulsanti. Nella sezione Situazione della Richiesta è possibile visualizzare il livello di accettazione della Richiesta e il Nome e Cognome del responsabile (se attivo in Utenti e Visibilità Richieste Ferie e Permessi Visualizza nomi responsabili). Il livello è evidenziato in verde, quando il livello della gerarchia ha espresso un parere positivo, in rosso, se ha espresso un parere negativo, mentre se non è presente alcuna evidenziazione significa che non è stato espresso nessun parere. Pagina 174 di 190

175 10.7 GESTIONE SERVIZIO MAIL Dalla scelta Gestione Servizio Mail è possibile configurare il servizio di SMPT del Modulo Ferie e Permessi. La figura mostra il pannello di configurazione, nel quale è possibile disabilitare il servizio mail in base alla tipologia del totalizzatore e configurare i destinatari delle mail. Nel campo Totalizzatore sono elencati tutte le tipologie configurate, per le quali è possibile disabilitare il servizio mail tramite la disabilitazione del flag corrispondente nella colonna Servizio Attivo. La procedura di default prevede la seguente configurazione: 1. Richiesta di Autorizzazione: viene inviata la mail di Richiesta al responsabile del livello superiore, nel momento in cui il dipendente salva la richiesta. A titolo di esempio si riporta la seguente mail, la quale mostra tutti i campi compilati dal dipendente nella richiesta. Pagina 175 di 190

176 Da: Inviato: martedì 14 marzo A: Gaetano Esposito Oggetto: Avviso: Elaborare messaggio assenza del 18/03/2009 per Luigi Cantatore TESTO MAIL Avviso: Il dipendente LUIGI CANTATORE richiede una assenza per PERM (Permesso) da 18/03/2009 a 18/03/2009 dalle ore 1500 alle ore Motivazione: Sciopero Note: è urgente Tale mail di Richiesta viene inviata al livello successivo della gerarchia quando è stato espresso un parere positivo da parte del livello precedente. NB: se nel Workflow è attivo il flag nega definitivo, in caso di parere negativo la mail di elaborazione non viene spedita ai livelli superiori della gerarchia, ma la procedura invia la mail di Risposta definitiva al richiedente e a tutti i livelli inferiori aventi parere opposto (vedi sotto). Da: no_replay@tocheck.it Inviato: martedì 14 marzo A: Cantatore Luigi Oggetto: Invio richiesta di assenza del 18/03/2009 per Luigi Cantatore TESTO MAIL Con la presente si conferma l invio di richiesta di assenza del 18/03/2009. Nel pannello di Configurazione Servizio mail è possibile attivare il flag Notifica primo invio al Dip., tramite il quale il dipendente riceve una mail di conferma dell avvenuta richiesta, e il flag Dipendente in CC in Richiesta, tramite il quale il dipendente è inserito in Copia conoscenza in tutte le mail di Elaborazione Richiesta. Di seguito si riporta, a titolo di esempio, la mail di Notifica inviata al dipendente. 2. Risposta Definitiva: viene inviata la mail di risposta al dipendente, sia in caso di esito positivo che negativo, quando ogni livello della gerarchia ha espresso il parere. Nel caso in cui i livelli inferiori della gerarchia hanno espresso un parere contrario, quest ultimi ricevono ugualmente la mail di risposta definitiva. Nel pannello di Configurazione Servizio mail è possibile attivare il flag Notifica Risp. Definitiva ai Resp. in modo da includere nell invio della mail di Risposta Definitiva tutti i livelli della gerarchia di riferimento. Di seguito a titolo di esempio si riporta la mail di risposta al dipendente. Pagina 176 di 190

177 Da: Inviato: martedì 14 marzo A: Cantatore Luigi Oggetto: Richiesta di assenza del 18/03/2009 per Luigi Cantatore TESTO MAIL Con la presente si comunica che la richiesta di assenza di LUIGI CANTATORE per PERM Sciopero da 18/03/2009 a 18/03/2009 dalle ore 1500 alle ore 1700 è stata accettata. 3. Invalidazione/Cancellazione Richiesta:: nel caso in cui il dipendente cancelli la richiesta (NB: è possibile solo se nessun livello della gerarchia ha espresso un parere) la procedura invia la mail di annullamento solo al primo livello della gerarchia; nel caso in cui la richiesta venga invalidata (NB: può essere invalidata da qualsiasi livello della gerarchia solo nel caso in cui sia già stato espresso) la procedura invia la mail di annullamento solo ai livelli che hanno espresso un parere e al dipendente che ha fatto richiesta. Di seguito a titolo di esempio si riporta la mail di annullamento richiesta. Da: no_replay@tocheck.it Inviato: martedì 14 marzo A: Cantatore Luigi Oggetto: Annullamento richiesta di assenza del 18/03/2009 per Luigi Cantatore TESTO MAIL Con la presente si comunica che la richiesta di assenza di LUIGI CANTATORE per PERM Motivazione:Sciopero da 18/03/2009 a 18/03/2009 dalle ore 1500 alle ore 1700 annullata INVALIDAZIONE DI GERARCHIE E PERMESSI è stata Una gerarchia è invalidabile solamente se non esistono richieste di permesso pendenti assoggettate ad essa, e quindi in attesa di essere confermate. L invalidazione di una gerarchia libera i reparti, in modo che possano essere coinvolti in nuove gerarchie. NB: le gerarchie non invalidabili, in quanto interessate da richieste pendenti, non compaiono nella lista di gerarchie presente all interno di questo menu. Esse entreranno a far parte della lista solamente quando saranno accettate o rifiutate le loro relative richieste pendenti. Un responsabile di reparto è invalidabile quando tutte le gerarchie legate a quel reparto sono invalidate. L invalidazione di un responsabile rilascia il legame fra dipendente e reparto in modo che possano essere rilegati in altro modo. La figura seguente mostra il pannello di invalidazione delle gerarchie. In tale pannello si deve selezionare la gerarchia da invalidare, nella sezione Lista delle Gerarchia invalidabili e cliccare sul pulsante e procedere allo stesso modo per invalidare l associazione del Reparto con il responsabile. Pagina 177 di 190

178 10.9 LOG SERVIZIO In questa scelta è possibile verificare l invio di tutte le mail di tutte le aziende. Di conseguenza occorre selezionare l azienda nella sezione Aziende disponibili per filtro e confermare con il pulsante. Pagina 178 di 190

179 Contestualmente la procedura popola la tabella in cui è possibile visualizzare la data, la tipologia del totalizzatore e della mail e i destinatari. È possibile applicare un ordinamento per ciascun campo della tabella cliccandoci una volta mantenendo sempre l ordine decrescente della data di spedizione. Pagina 179 di 190

180 GESTIONE CENTRO DI COSTO Manuale operativo di TO CHECK Il Modulo Gestione Centri di Costo permette una riclassificazioni delle ore lavorate e di tutte le causalizzazioni per ogni tipologia di aggregazione definita al interno del Modulo, riprendendo la configurazione della profilazione accessi e della visibilità delle Aziende e Reparti effettuata in Utenti e Visibilità. Le informazioni, per l elaborazione dei Centri di Costo, sono alimentate sulla base delle timbrature considerando, in ordine di priorità: PDO - Pianificazione Dinamica degli Orari dei Reparti, se attivo permette di definire, mediante la pianificazione, il reparto e quindi il Centro di Costo sul quale il dipendente dovrà lavorare; Associazioni, dove si definiscono varie aggregazioni fra Reparti, Terminali e Dipendenti. A differenza del PDO, il Modulo Gestione Centri di Costo permette di visualizzare le ore dei dipendenti effettivamente lavorate, suddivise per Centri di Costo, dopo aver completato l elaborazione e la corretta causalizzazione del Cartellino. Inoltre da Cartellino Dettaglio Giornata Dettaglio CDC è possibile effettuare l elaborazione giornaliera del CDC e le modifiche nell aggregazione dei Centri di Costo ASSOCIAZIONI In questa scelta si effettuano le associazioni dei terminali ai reparti, legate alla Gestione Centri di Costo, al fine di poter effettuare delle statistiche sulle ore lavorate suddivise per Centri di Costo. Per impostare correttamente le associazioni Terminali/Reparti/Dipendenti, si deve selezionare il Terminale sul quale verranno effettuate le timbrature, la Data di Inizio Associazione e di conseguenza impostare le varie associazioni al possibili, ovvero al Tasto del Terminale (il Tasto deve essere impostato anche sul Terminale stesso) al Reparto, al Dipendete e alla Causale (è disponibile anche in Tabelle Causali da Terminali ). NB: Prima di procedere con le associazioni è obbligatorio aver definito tutti i Terminali in Tabelle Terminali. In fase di elaborazione CDC la procedura associa il reparto al dipendente con la seguente cronologia: Associa il reparto legato al terminale; Pagina 180 di 190

181 Associa il reparto presente in anagrafica dipendente, se lo stesso è figlio del reparto legato al terminale, altrimenti viene associato il reparto del terminale Infine sono considerate le variazioni inserite nella scelta Inserimento Giornaliera CDC. In caso di nessuna associazione o per intervalli di assenza: il reparto viene preso dal reparto di default presente in anagrafica, altrimenti viene preso il primo reparto valido in base alla data in ordine di inserimento. Se non c è nessun reparto in anagrafica non avviene nessun calcolo. Le associazioni che si possono configurare sono: Terminale, per associare direttamente il Terminale ad un Reparto. Di conseguenza si deve selezionare il Terminale dal quale si ricevono le timbrature, il Reparto al quale si desiderano associare le Timbrature ed infine la data di inizio. L Associazione si basa sulle timbrature registrate dal terminale o dalle timbrature inserite in Gestione Base Carica Timbrature. Terminale/Tasto Terminale/Dipendente, per impostare un Tasto terminale abilitato solo ad un dipendente. Di conseguenza si deve selezionare il Terminale dal quale si ricevono le timbrature, digitare il numero del Tasto del Terminale e l eventuale Descrizione, selezionare il Reparto al quale si desidera associare le timbrature, nel campo Matricola selezionare il dipendente al quali si abilita l associazione ed infine la Data di Inizio. Tale Associazione è la più importante e si basa solo sulle timbrature registrate dal terminale, cioè non replicabile dalle timbrature inserite in Gestione Base Carica Timbrature ; inoltre qualsiasi sua modifica è possibile effettuarla solo da Cartellino Dettaglio Giornata Dettaglio CDC. Terminale/Dipendente, per abilitare un dipendente ad un terminale associato al Reparto. Di conseguenza si deve selezionare il Terminale dal quale si ricevono le timbrature, il Reparto al quale si desidera associare le timbrature, il dipendente nel campo Matricola ed infine la Data di Inizio. Pagina 181 di 190

182 L Associazione si basa sulle timbrature registrate dal terminale o dalle timbrature inserite in Gestione Base Carica Timbrature. In fase di elaborazione CDC la procedura associa al dipendente il reparto legato al Terminale ed infine prende in considerazione le variazioni inserite nella scelta Inserimento Giornaliera CDC. Tasto Terminale/Dipendente, per impostare un Tasto, comune a più orologi, senza dover definire obbligatoriamente il Terminale dal quale hanno origine le timbrature. Quindi si deve digitare il numero del Tasto del Terminale con l eventuale Descrizione, selezionare il Reparto al quale si desidera associare le timbrature, il Dipendente nel campo Matricola e ed infine la Data di Inizio. In tale associazione, che si basa solo sulle timbrature registrate da terminale, l elaborazione del CDC, associa al dipendente il reparto legato al Tasto Terminale e per qualsiasi sua modifica è possibile effettuarla solo da Cartellino Dettaglio Giornata Dettaglio CDC. Terminale/Tasto Terminale, per impostare un serie di Tasti sui Terminali in modo che sia il dipendente stesso a definire il Reparto/ Centro di Costo sul quale associare le Timbrature. Di conseguenza si deve selezionare il Terminale dal quale si ricevono le timbrature, digitare il numero del Tasto del Terminale con l eventuale Descrizione, selezionare il Reparto al quale si desidera associare le timbrature ed infine la Data di Inizio. Qualsiasi modifica a tale associazione è possibile effettuarla solo da Cartellino Dettaglio Giornata Dettaglio CDC. Pagina 182 di 190

183 Tasto Terminale: si deve impostare il Tasto del Terminale al quale si vuole collegare il reparto, che deve anche essere impostato sull orologio, e il Reparto al quale si desidera associare le ore lavorate. L associazione si basa solo sulle timbrature registrate da terminale e permette di definire una serie di Tasti, comuni a più orologi, in modo che sia il dipendente stesso a definire il Reparto/Centro di Costo sul quale associare le ore lavorative senza specificare il terminale di riferimento. Qualsiasi modifica a tale associazione è possibile effettuarla solo da Cartellino Dettaglio Giornata Dettaglio CDC INSERIMENTO GIORNALIERA CDC La scelta di menu Inserimento Giornaliera CDC, mostrata di seguito, permette di registrare gli spostamenti spot di Reparto, che sono legati alla Gestione Centro di Costo. Tale funzionalità è consigliata per coloro che non utilizzano il PDO. Accedendo alla scelta la procedura apre la finestra Reparti, mostrata qui di fianco, nella quale si definisce la data di riferimento e si selezionano i reparti sui quali si desidera lavorare, mediante i pulsanti TUTTI e NESSUNO o la selezione multipla da tastiera. Di conseguenza si conferma con il pulsante Attiva Procedura. Inoltre è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ). NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il Reparto Padre. Pagina 183 di 190

184 Per procedere con la registrazione si deve inserire la data, con l indicazione delle ore nei campi Dalle e Alle, e selezionare il dipendente e il reparto di destinazione, quindi salvare. Per modificare la registrazione occorre selezionarla, effettuare le dovute modifiche e di conseguenza salvare, la procedura automaticamente effettuerà la modifica. NB: Qualsiasi variazione o inserimento nella finestra Inserimento Giornaliera CDC ha effetto solo dopo l elaborazione del CDC È possibile inoltre, come mostra la figura seguente, effettuare una ricerca per dipendente e per reparto digitando le iniziali ELABORAZIONI Inseguito alla creazione del Cartellino e alle modifiche inserite in Inserimento Giornaliera CDC, è possibile lanciare l Elaborazione della Gestione Centri di Costo. Come mostra l immagine di seguito si deve impostare la data nella sezione Configurazione Base e selezionare i dipendenti, eventualmente filtrati per Reparto e/o per Tipo Dipendente. La data di Configurazione Base permette di visualizzare solo i dipendenti assunti nel periodo selezionato. Inoltre è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ). NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il Reparto Padre. Pagina 184 di 190

185 Terminate le configurazioni procedere con il tasto Attiva Procedura e contestualmente la procedura visualizza la finestra Salvataggio Dati che permette di visualizzare l esito dell operazione con le eventuali anomalie e il procedere dell elaborazione espressa in percentuale. NB: Qualsiasi variazione nella finestra Dettaglio CDC presente nel cartellino pone la giornata nella stato Manuale e potrà essere modificata solo dalla medesima finestra, altrimenti in fase di Elaborazione dei Centri di Costo si deve attivare il flag Sovrascrivi le giornate del CDC manuali VISUALIZZA TOTALI Terminata l Elaborazione della Gestione Centri di Costo è possibile procedere con la Stampa Visualizza Totali Centro di Costo, la quale riporta le ore effettuate raggruppate per Reparto Centro di Costo. I parametri da impostare solo la selezione dei Reparti centri di Costo, applicando eventualmente anche il filtro per Tipo Dipendente (il flag Escludi dalla stampa i tipi selezionati se attivato permette di deselezionare tutti i campi selezionati nella sezione Filtro per Tipo Dipendente ), e l arco temporale oggetto della stampa nella sezione Configurazione Base. Nella sezione Parametri Aggiuntivi si può configurare la visualizzazione della stessa stampa. Infatti di default la stampa riporta solo la lista dei dipendenti ma è possibile visualizzare i giorni o le settimane di elaborazione attivando rispettivamente i campi Dipendente e Giorno e Dipendente e Settimana, oltre alla possibilità di convertire le ore in centesimi con il flag Visualizza centesimi. Il campo Stampa colonne non visualizzate permette di riportare anche le causali non movimentate valido per le sole Stampe Personalizzate eventualmente selezionata nella sezione Configurazioni Archiviate. Si precisa che la data di Configurazione Base permette di visualizzare correttamente i dipendenti assunti nel periodo selezionato. Inoltre è possibile attivare il flag Visualizza Reparti dismessi per visualizzare, e quindi selezionare, i Reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ). NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il Reparto Padre. Pagina 185 di 190

186 Terminate le impostazioni si procede con il tasto Attiva Procedura per lanciare la stampa, la quale riporta, come mostrato di seguito, il monte ore effettivo delle causali per ciascun dipendente raggruppato per Reparti. I reparti sono ordinati per ordine gerarchico e i dipendenti in ordine di matricola. La stampa riporta i totali per singolo Reparto, evidenziati in celeste, e per Reparto di primo livello, evidenziati in arancione. In fondo alla stampa sono infine riportati anche i totali delle causali movimenta su tutti i reparti oggetto della stampa. NB: Nella sezione Configurazione Archiviate le stampe personalizzate sono configurate in Stampe Conf. Stampe. Pagina 186 di 190

187 MODULO CAMBIO TURNO AUTOMATICO (CTA) 12.1 GRUPPO ORARI PER CTA In questa scelta si creano i gruppi orari per il cambio turno automatico. Questo modulo permette all applicazione di riconoscere automaticamente l orario praticato, a partire dalle timbrature effettuate dal dipendente. La cosa risulta molto utile nel caso di dipendenti che cambiano spesso il loro orario, anche di giorno in giorno, per seguire, ad esempio, varie necessità produttive che si verificano senza alcuna possibile pianificazione a priori. NB: Il modulo CTA, per sua definizione è in totale conflitto con il modulo PDO, che va invece a pianificare a priori gli orari da assegnare ai dipendenti: esso infatti andrebbe ad eliminare qualsiasi pianificazione fatta per i dipendenti. E importante quindi non applicare contemporaneamente i due moduli ad uno stesso dipendente, ma è necessario che l utente vada a decidere a priori per quali lavoratori usare eventualmente il CTA e per quali usare invece il PDO. Entrando nell apposita maschera, presente nel menu principale all interno della sezione Tabelle, si deve innanzitutto creare il gruppo di orari tra i quali la procedura dovrà andare a scegliere quello da applicare al dipendente. Premere l apposito bottone ed una descrizione. per inserire un nuovo gruppo, andando a definire per lo stesso un codice univoco Tornando poi alla tabella principale dei gruppi configurati mediante il tasto di uscita assegnato al gruppo CTA per poterlo configurare e modificare., cliccare sul codice Come prima cosa è necessario andare a scegliere quali orari il CTA deve considerare in fase di assegnazione andandoli a definire nelle varie righe della tabella di configurazione selezionandoli nell apposito menu a tendina. Per ogni orario si deve andare inoltre andare a decidere quando esso è applicabile, se nei soli giorni lavorativi (L), oppure se nei giorni di riposo (R), nei festivi (F), il sabato (S) o la domenica (D). La procedura cataloga i diversi Pagina 187 di 190

188 giorni della settimana della quattro categorie suddette in base all orario che è stato assegnato come di default per il dipendente in Storicizzazione Orario, cioè quello che gli verrà assegnato in fase di creazione del mese in Cartellino. Premere quindi il tasto per aggiungere gli orari al relativo gruppo CTA che si sta configurando. Ora è necessario andare a settare la procedura in modo da impostare l ampiezza dell intervallo all interno del quale andare a considerare la timbratura come buona per un orario o per un altro. Se ad esempio ho un orario con entrata alle 0600 posso stabilire che il modulo CTA vada a scegliere questo orario per tutte le timbrature di entrata che vengono fatte dalle 0500 alle Esistono essenzialmente due modi per configurare l ampiezza di questi intervalli: ad ampiezza di intervallo fissa per ogni timbratura di ogni orario; ad ampiezza di intervallo personalizzata per ogni timbratura di ogni orario. Ampiezza di intervallo fissa per ogni timbratura di ogni orario Con questa modalità si può decidere per ogni orario inserito all interno del gruppo CTA, un intervallo di tempo fisso attorno alle timbrature teoriche, all interno del quale andare a cercare le timbrature reali del dipendente. Per fare ciò si sfruttano, all interno della configurazione degli orari, i due campi già visti all interno del manuale nel quale si andava ad attribuire la fascia temporale per gestire l accavallo di mezzanotte. Nella figura di esempio, per l orario di TURNO MATTINA si è fissato un intervallo di ampiezza totale di 2 ore attorno alle timbrature teoriche 0600 e Se consideriamo quindi la timbratura di entrata, la procedura andrà a ricercare le timbrature dei dipendenti all interno dell intervallo dalle 0500 alle Ampiezza di intervallo personalizzata per ogni timbratura di ogni orario Nella maschera di configurazione del gruppo di orari CTA, è possibile associare un intervallo temporale diverso per ogni orario del gruppo, negli appositi campi. Per ogni orario e per ognuna delle timbrature teoriche ad esso associate si deve andare ad inserire l orario che fissa l inizio del range temporale da considerare e la fine di esso. Si può ad esempio, nell orario di TURNO Pagina 188 di 190

189 MATTINA, decidere di considerare per la timbratura d entrata (0600) un intervallo temporale di 2 ore (dalle 0500 alle 0700) e per quella di uscita un intervallo di 3 ore (dalle 1230 alle 1530). In questa schermata di configurazione è possibile anche guidare la procedura nell assegnazione dei vari orari andando a definire un peso ben specifico per ognuno di essi. E ovvio che tale cosa presenti il massimo del vantaggio nel caso in cui i vari orari appartenenti al gruppo si sovrappongono a livello di fasce orarie. Si prenda ad esempio la configurazione seguente, contenente 5 orari a cui sono stati assegnati diversi pesi. Vi sono tre intervalli di tempo accavallati, evidenziati in figura, entrambi situati attorno alle ore 14. Se si predilige la scelta di uno dei due orari sugli altri basterà, come fatto nell esempio assegnare un peso maggiore all orario preferito. La procedura infatti, partendo dalle timbrature, va a calcolare per ogni orario del gruppo CTA, la somma dei pesi dei vari intervalli dello stesso orario, ovviamente se cascanti all interno dell intervallo. NB: Se ci sono fasce orarie in cui non avvengono accavallamenti è possibile lasciare i pesi a zero, in modo che essi non influiscano nella scelta dell orario da assegnare. Se nell esempio in questione avessimo come timbrature 0850 e 1410, le somme per i vari orari saranno pari a: - orario TM: 0 per la prima fascia e 7 per la seconda 7 in totale; - orario TP: 9 per la prima fascia e 0 per la seconda 9 in totale; - orario TN: 0 per la prima fascia e 0 per la seconda 0 in totale; - orario PTm: 7 per la prima fascia e 4 per la seconda 11 in totale; - orario PTp: 0 per la prima fascia e 0 per la seconda 0 in totale. In questo caso viene quindi assegnato l orario PTm perché è quello che ha totalizzato il valore maggiore, quindi è quello che meglio si adatta alle timbrature rilevate. In fase di configurazione degli orari del gruppo CTA, risulta molto utile schematizzarsi tutti gli orari in un modo analogo a quello seguente, andando a provare per tentativi ad assegnare i diversi pesi alle fasce attorno alle timbrature, e andando a vedere, mediante degli esempi reali di timbratura, se il sistema funziona bene o meno. Se si riscontrano anomalie per alcune timbrature, si deve procede quindi a ritoccare i pesi fino a raggiungere la configurazione che meglio soddisfa le esigenze dell utente. Pagina 189 di 190

190 Il CTA entra in azione in fase di elaborazione del mese in Cartellino previa attivazione mediante l apposito flag evidenziato nella figura sottostante. Durante l elaborazione il modulo va a modificare gli orari delle varie giornate adattandole alle timbrature riscontrate. Pagina 190 di 190