MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO ex D.Lgs. 231/2001. PROTOCOLLO 07 - Reati Ambientali

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1 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO ex D.Lgs. 231/2001 Sede legale: Via Dn Fulvi Scialba, 21 Ospedalicchi (PG) VERSIONE DATA EMISSIONE COMMENTO APPROVAZIONE Maggi 2015 Prima Emissine Cnsigli di Amministrazine

2 Pagina 2 di 25 INDICE 1. AREA A RISCHIO N. 1: Gestine dell attività svlta press l stabiliment, le filiali ed i clienti Funzini aziendali cinvlte Attività sensibili Reati astrattamente iptizzabili Cntrlli chiave necessari a frnte dei rischi rilevati Sistema autrizzativ e segregazine delle funzini AREA STRUMENTALE N. 2: Selezine dei frnitri di servizi di gestine dei rifiuti e selezine delle aziende specializzate per l attività di manutenzine Funzini aziendali cinvlte Attività sensibili Reati astrattamente iptizzabili Cntrlli chiave necessari a frnte dei rischi rilevati Sistema autrizzativ e segregazine delle funzini VERIFICHE PERIODICHE E ATTIVITA DI MONITORAGGIO, FORMAZIONE, SISTEMA DISCIPLINARE E ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE Cmpiti ed attività dell Organism di Vigilanza Flussi infrmativi vers l Organism di Vigilanza Cmunicazine, frmazine e infrmazine Sistema disciplinare Archiviazine della dcumentazine Flussi infrmativi vers l OdV... 23

3 Pagina 3 di AREA A RISCHIO N. 1: Gestine dell attività svlta press l stabiliment, le filiali ed i clienti La presente area a rischi cmprende le attività svlte da SCAI S.p.a. (di seguit anche la Scietà ) nella sede di Via Dn Fulvi Scialba, 21 Ospedalicchi (PG) (sede legale), nelle filiali e press i clienti in relazine all attività di assistenza. 1.1 Funzini aziendali cinvlte A titl esemplificativ e nn esaustiv, le funzini aziendali che ptrebber essere cinvlte a vari titl nell attività di gestine dei prcessi di gestine della prduzine in stabiliment e gestine dell attività di uffici, sn: Cnsigli di Amministrazine Delegat Ambientale (se nminat) e/ Respnsabile ambientale Cnsulenti Esterni Apprvviginament Respnsabile del Servizi di Prevenzine e Prtezine (RSPP) Amministrazine, Finanza e Cntrll 1.2 Attività sensibili Nell ambit della spra indicata area a rischi n. 1 si individuan le specifiche attività sensibili di seguit elencate: Attività di verniciatura Attività di gestine degli interventi di assistenza Attività di scelta di un azienda specializzata per l svlgiment dell'attività di assistenza (appalt/sub-appalt) Attività di mnitraggi dell'attività di assistenza prestata da appaltatri/sub-appaltatri Gestine delle scrte e dell'immagazzinament dei materiali e dei prdtti

4 Pagina 4 di 25 Attività manutentive finalizzate al rispett degli standard tecnici, ambientali e di salute e sicurezza applicabili; Definizine degli ambienti di lavr, aree a maggir rischi e prcedure di access; Gestine delle emergenze, delle attività di ltta agli incendi e di prim sccrs; Prcedure e/ istruzini di lavr per l espletament delle attività lavrative; Gestine rifiuti speciali nn periclsi (imballaggi, carta, metallici, legn); Gestine rifiuti speciali periclsi; Attività di identificazine dei rifiuti (es. rifiuti assimilabili agli urbani periclsi nn periclsi); Gestine dei rifiuti prdtti press i cantieri dei clienti; Gestine delle aree di depsit temprane; Tenuta registri rifiuti, cmpilazine del MUD annuale (Mdell Unic di Dichiarazine ambientale) e pagament dell'impsta sui rifiuti (TARSU); Verifica del rispett dei limiti di cncentrazine dell scaric di acque reflue industriali nella rete fgnaria urbana previsti previsti dalla Tab. 3 - scaric in pubblica fgnatura - dell'allegat 5 al D.Lgs. 152/2006; Valutazine dei rischi ambientali e predispsizine delle misure di prevenzine cnseguenti; Gestine delle emergenze in ambit ambientale; Infrmazine e frmazine del persnale in materia ambientale. 1.3 Reati astrattamente iptizzabili Si elencan di seguit i pssibili reati cnfigurabili cn riferiment alle attività sensibili individuate nella presente area a rischi: Art. 256 cmma 1, lettere a e b, 3, 5 e 6 del D.Lgs. 152/ Attività di gestine di rifiuti nn autrizzata Art. 258 del D. Lgs. 152/ Vilazine degli bblighi di cmunicazine, di tenuta dei registri bbligatri e dei frmulari;

5 Pagina 5 di 25 Art. 259 cmma 1 e Art. 260 cmma 1 e 2 del D. Lgs. 152/ Traffic illecit di rifiuti e Attività rganizzate per il traffic illecit di rifiuti; Art. 260-bis cmma 6, 7 e 8 del D. Lgs. 152/ Sistema infrmatic di tracciabilità dei rifiuti; Art. 3 della L.. n. 549/ Misure a tutela dell zn stratsferic e dell ambiente; Art. 137 della L. n. 152/2006 Sanzini penali; Art. 257 del D. Lgs. 152/2006 cmma 1 e 2 Bnifica dei siti; Art c.c. Crruzine tra privati. 1.4 Cntrlli chiave necessari a frnte dei rischi rilevati Al fine di prevenire la cmmissine dei reati indicati nei precedenti paragrafi, la Scietà ha predispst e implementat appsiti presidi rganizzativi e di cntrll. Tutte le funzini cinvlte in tali attività sn tenute ad sservare le dispsizini di legge esistenti in materia, le prescrizini previste dal D.Lgs. 231/2001, nnché quant previst dal Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll e dal Cdice Etic. Di seguit sn riprtati i cntrlli chiave necessari a frnte dei rischi rilevati nell attività di gestine dell attività svlta press l stabiliment e dell attività svlta nelle filiali e press i clienti: assicurare e garantire la tracciabilità dei rifiuti nel rispett degli bblighi istituiti attravers il sistema di cntrll della tracciabilità dei rifiuti (SISTRI) nel rispett degli bblighi relativi alla tenuta dei registri di caric e scaric nnché del frmulari di identificazine; assicurare il crrett smaltiment dei rifiuti; assicurare che sui registri di caric e scaric vengan anntate le infrmazini sulle caratteristiche qualitative e quantitative dei rifiuti; assicurare che i registri di caric e scaric sian tenuti press gli uffici e integrati cn i frmulari di identificazine di cui all'articl 193 del D.Lgs. 3 aprile 2006, n. 152,

6 Pagina 6 di 25 relativi al trasprt dei rifiuti, cn la cpia della scheda del sistema di cntrll della tracciabilità dei rifiuti (SISTRI) di cui all'articl 188-bis, cmma 2, lett. a), trasmessa dall'impiant di destinazine dei rifiuti stessi, sn cnservati per cinque anni dalla data dell'ultima registrazine; assicurare che le infrmazini cntenute nei registri di caric e scaric sian rese dispnibili in qualunque mment all'autrità di cntrll qualra ne faccia richiesta; al mment della definizine dei requisiti dei prdtti da acquistare tenere in debit cnt la gestine del fine vita del prdtt stess, indirizzand le scelte vers quei prdtti che pssn essere in tt in parte destinati al recuper; favrire la riduzine dei rifiuti da inviare a discarica favrend il rius degli stessi; disciplinare ruli e respnsabilità per assicurare l accertament della crretta cdifica dei rifiuti anche attravers l individuazine di idnei sggetti atti all eventuale cntrll analitic degli stessi; assicurare la crretta differenziazine dei rifiuti che prevenga gni miscelazine illecita; assicurare la crretta gestine dei depsiti tempranei dei rifiuti sulla base della tiplgia e dei quantitativi di rifiuti prdtti; pianificare e assicurare il mnitraggi dell attività cmunicandne le risultanze ai sggetti prepsti; assicurare un adeguat pian di infrmazine e frmazine in materia di trattament di rifiuti ad gni livell aziendale. Gestine e mnitraggi di impianti e attività di manutenzine: definire le mdalità di acquist di attrezzature, macchinari ed impianti, previa valutazine dei requisiti ambientali; assicurare e verificare che le attrezzature, i macchinari e gli impianti sian sempre cnfrmi alle nrmative in materia di tutela ambientale e che qualra sian necessari

7 Pagina 7 di 25 degli adeguamenti previsti da nuve nrmative che essi sian debitamente effettuati, mnitrati e dcumentati; prevedere, qualra applicabili, mdalità di esecuzine di cntrlli in relazine ai requisiti ambientali pertinenti (es. sulla base di dcumentazine tecnica facente parte dei capitlati di gara) alla cnfrmità delle attrezzature, macchinari ed impianti alla nrmativa vigente (es. marcatura CE, dichiarazine di cnfrmità rilasciata dall installatre, ecc.) e le pprtune verifiche delle mlgazini necessarie alla messa in esercizi degli stessi; definire ruli e respnsabilità per assicurare l effettuazine degli interventi di manutenzine peridica e prgrammata (secnd tempistiche e mdalità anche definite dai fabbricanti) su attrezzature impianti ed eventuali altri presidi psti a tutela dell ambiente; assicurare l effettuazine degli interventi di manutenzine peridica e prgrammata su attrezzature, impianti ed eventuali altri presidi psti a prtezine dell ambiente; assicurare l effettuazine degli interventi di manutenzine strardinaria da adttarsi anche al fine del cnteniment di eventuali incidenti ambientali. Scaric acque reflue: verificare ed assicurare la crretta gestine delle autrizzazini per l scaric delle acque reflue press gli rgani amministrativi cmpetenti; verificare la frmale attribuzine di respnsabilità; verificare la tracciabilità dei cntrlli svlti; svlgere visite peridiche al fine di verificare l inesistenza di scarichi di acque reflue sul sul sttsul e di scarichi abusivi; individuare situazini di nn cnfrmità, identificand ed implementand pprtune azini crrettive e preventive in ttica di miglirament cntinu;

8 Pagina 8 di 25 assicurare la presenza di idnei canali di cmunicazine che cnsentan di gestire i nuvi scarichi idrici prevedend l tteniment delle previste autrizzazini ed ve necessari definend le crrette mdalità di depurazine; effettuare il cntrll peridic dei parametri chimic-fisici degli scarichi idrici al fine di verificarne la cerenza cn le prescrizini dell autrità ed in cas di superament dei valri di sglia, effettuare la segnalazine all ente cmmittente; disciplinare ruli e respnsabilità per: l individuazine delle attività che pssn cmprtare degli scarichi idrici e che assicuri l tteniment ed il manteniment, ve previst, delle prescritte autrizzazini; il mnitraggi dei parametri chimic/fisici degli scarichi idrici; l individuazine delle necessarie misure per evitare l inquinament del sul, del sttsul e delle acque superficiali stterranee; assicurare l effettuazine degli interventi di manutenzine peridica e prgrammata su attrezzature, impianti ed eventuali altri presidi psti a prtezine dell ambiente; assicurare l effettuazine degli interventi di manutenzine strardinaria da adttarsi anche al fine del cnteniment di eventuali incidenti ambientali; pianificare e assicurare che vengan effettuati, nei casi previsti, i mnitraggi dei parametri chimic/fisici degli scarichi idrici; assicurare che, ve prescritt, le risultanze del mnitraggi sian cmunicate ai sggetti prepsti; assicurare la dispnibilità della dcumentazine relativa (ad es. registrazini relative ai cntrlli analitici, registri di manutenzine); definire, ve necessari, un idne prgramma di mnitraggi del sul, del sttsul e delle acque superficiali stterranee per cntrllare eventuali fenmeni di inquinament;

9 Pagina 9 di 25 definire idnee misure di cntrll atte a cntenere l inquinament a frnte del verificarsi di emergenze ambientali; disciplinare ruli e respnsabilità per assicurare l effettuazine delle prescritte cmunicazini a seguit dell accadiment di emergenze ambientali che abbian determinat l inquinament del sul, del sttsul e delle acque superficiali stterranee; pianificare e assicurare il mnitraggi dell attività cmunicandne le risultanze ai sggetti prepsti. 1.5 Sistema autrizzativ e segregazine delle funzini La Scietà, cn riferiment all area a rischi in ggett, ha assegnat le seguenti respnsabilità, rispndend a criteri di segregazine delle funzini, al fine di cnsentire un efficace mnitraggi. È cmpit del Cnsigli di Amministrazine e/ del Delegat Ambientale (ve nminat): svraintendere all utilizzazine dei mezzi e gli strumenti per il manteniment dell igiene ambientale e per l adeguament alle prescrizini eclgiche; adttare, in piena autnmina, le pprtune decisini di dispsizine patrimniale in relazine a questini in materia eclgica; preparare i piani di emergenza in cllabrazine cn l RSPP e verificare il lr funzinament; designare il Respnsabile Ambientale. È cmpit del Respnsabile Ambientale (cn il supprt per alcune attività dell RSPP): individuare le dispsizini nrmative applicabili alla Scietà ed i relativi aggirnamenti; assicurare il crrett crdinament delle prcedure ambientali alla nrmativa vigente; assicurare l individuazine e il rispett degli biettivi in termini ambientali; gestire la cmunicazine intra-aziendale in materia ambientale;

10 Pagina 10 di 25 cntrllare tutte le attività valutandne l impatt ambientale; cntrllare e mnitrare tutti i settri/prcessi ad impatt ambientale e sprattutt quelli relativi all smaltiment dei rifiuti; cllabrare cn l RSPP nella predispsizine dei piani di emergenza e verificarne il lr funzinament; definire le misure atte a rendere la gestine del servizi cnfrme alla nrmativa ambientale; aggirnare i sistemi di sicurezza, secnd le più recenti nrmative di legge in cllabrazine cn l RSPP; gestire l attività manutentiva finalizzata al rispett degli standard tecnici, ambientali e di salute e sicurezza; gestire i rapprti cn gli enti che cntrllan le acque di scaric, gli eventuali prblemi eclgici e gli ambienti di lavr; crdinare l attività degli addetti alla sicurezza degli impianti eclgici, nel rispett della nrmativa vigente; elabrare i piani generali di intervent per miglirare il livell di sicurezza dell azienda; verificare e cntrllare tutti i parametri chimic-fisici ptenzialmente rischisi per la salute dei lavratri; gestire le emergenze in ambit ambientale; assicurare un cstante mnitraggi sull adeguatezza delle prcedure ambientali e un lr crrett crdinament; gestire le emergenze in ambit ambientale; garantire la frmazine e l infrmazine in tema di nrmativa ambientale; gestire la redazine annuale dei MUD/SISTRI; tenere i registri caric/scaric rifiuti; effettuare la classificazine dei rifiuti cn il supprt del cnsulente estern; tenere e cntrllare in remt la gestine del Sistri; mnitrare le attività di prduzine e stccaggi dei rifiuti nelle unità di prduzine;

11 Pagina 11 di 25 mnitrare le attività di gestine dei rifiuti speciali nn periclsi (es. imballaggi, carta, legn) nelle aree di prduzine; mnitrare le attività di gestine dei rifiuti speciali periclsi nelle aree di prduzine; mnitrare l scaric di acque reflue nella rete fgnaria urbana; gestire l attività manutentiva finalizzata al rispett degli standard tecnici, ambientali e di salute e sicurezza. È cmpit del Respnsabile Apprvviginament: gestire il prcess di ricezine beni / valutazine cnfrmità servizi e verifica della crrispndenza tra fattura, merce ricevuta ed rdine inviat. È cmpit del Respnsabile del Servizi di Prevenzine e Prtezine: mnitrare l attività manutentiva finalizzata al rispett degli standard tecnici, ambientali e di salute e sicurezza; preparare i piani di emergenza e verificare il lr funzinament; aggirnare i sistemi di sicurezza, secnd le più recenti nrmative di legge. È cmpit dei Cnsulenti Esterni: effettuare un peridic check-up press le unità prduttive sull stat di applicazine della nrmativa; elabrare le pratiche ambientali richieste dalla Scietà (autrizzazine, denunce, prgetti, ntifiche); assicurare la crretta gestine dei rifiuti (registri caric-scaric, frmulari, certificazini, cnsulenza); effettuare crsi di frmazine in materia ambientale; frnire assistenza in ccasine di sprallughi degli Organi di cntrll.

12 Pagina 12 di 25 È cmpit del Amministrazine, Finanza e Cntrll: gestire il pagament dell'impsta sui rifiuti (TARSU TARES);

13 Pagina 13 di AREA STRUMENTALE N. 2: Selezine dei frnitri di servizi di gestine dei rifiuti e selezine delle aziende specializzate per l attività di manutenzine Il presente prtcll di cntrll è relativ ad aree e attività sensibili cnsiderate strumentali alla cmmissine dei reati previsti dal Decret 231/2001. Per attività strumentali si intendn quelle attività che presentan rischi di rilevanza penale sl quand, cmbinate cn le attività direttamente sensibili, supprtan la realizzazine del reat, cstituendne, quindi, la mdalità di attuazine. 2.1 Funzini aziendali cinvlte A titl esemplificativ e nn esaustiv, le funzini aziendali che ptrebber essere cinvlte a vari titl nell attività di selezine dei frnitri dei servizi di gestine dei rifiuti sn: Cnsigli di Amministrazine Amministratre/i Delegat/i Respnsabile ambientale Apprvviginament Amministrazine, Finanza e Cntrll 2.2 Attività sensibili Nell ambit dell attività di selezine dei frnitri critici in materia ambientale e gestine degli apprvviginamenti di prdtti chimici si individuan le seguenti attività sensibili, ssia le attività tericamente strumentali alla cmmissine dei Reati previsti dal Decret Legislativ 231/01: Attività di selezine e qualifica dei frnitri di servizi per la gestine dei rifiuti; Attività di selezine e qualifica dei frnitri di servizi di manutenzine delle attrezzature.

14 Pagina 14 di Reati astrattamente iptizzabili La gestine dell attività di selezine dei frnitri critici in materia ambientale ptrebbe ptenzialmente cnfigurare una serie di attività, csì cme elencat nel paragraf precedente, che ptenzialmente sn da cnsiderarsi strumentali e funzinali alla realizzazine dei reati presuppst. In particlare, le attività sensibili spra elencate ptrebber essere strumentali al cmpiment delle seguenti fattispecie di reat: Art. 259 cmma 1 e Art. 260 cmma 1 e 2 del D. Lgs. 152/ Traffic illecit di rifiuti e Attività rganizzate per il traffic illecit di rifiuti; Art. 256 cmma 1, lettere a e b, 3, 5 e 6 del D. Lgs. 152/ Attività di gestine di rifiuti nn autrizzata; Art. 3 della L. n.549/1993 -Misure a tutela dell zn stratsferic e dell ambiente; Art. 137 della L. n. 152/2006 Sanzini penali; Art. 257 del D. Lgs. 152/2006 cmma 1 e 2 Bnifica dei siti; Art c.c. Crruzine tra privati 2.4 Cntrlli chiave necessari a frnte dei rischi rilevati Al fine di prevenire la cmmissine dei reati indicati nei precedenti paragrafi, la Scietà ha predispst e implementat appsiti presidi rganizzativi e di cntrll. Tutte le funzini cinvlte in tali attività sn tenute ad sservare le dispsizini di legge esistenti in materia, le prescrizini previste dal D.Lgs. 231/2001, nnché quant previst dal Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll e dal Cdice Etic. Di seguit sn riprtati i cntrlli chiave necessari a frnte dei rischi rilevati nell attività di selezine dei frnitri di servizi di gestine dei rifiuti: stabilire ruli e respnsabilità per la selezine dei frnitri; definire requisiti tecnic prfessinali, criteri e mdalità per la qualificazine dei frnitri per la gestine dei rifiuti (es. trasprtatri, smaltitri, sggetti che esercitan l attività di

15 Pagina 15 di 25 recuper, manutentri, etc.) al fine di garantire che gli stessi perin nel rispett delle nrmative ambientali vigenti e sian in pssess delle pprtune autrizzazini all esercizi delle attività svlte; definire requisiti tecnic prfessinali, criteri e mdalità per la selezine e scelta dei cnsulenti tecnici (es. Chimici, Bilgi, Periti chimici) e dei labratri esterni utilizzati per le verifiche sui parametri e limiti ambientali definiti per legge (es. utilizz di labratri accreditati); verificare peridicamente il rispett di detti requisiti, anche al fine di aggirnare la lista dei frnitri critici in materia ambientale; effettuare peridiche attività di audit sui frnitri individuati cme critici in materia ambientale (es. mediante campinamenti e analisi di riscntr, verifiche sulle autrizzazini al trasprt dei cdici CER, etc.); richiedere ai frnitri di servizi di gestine dei rifiuti idnea dcumentazine vlta a garantire che nn vi sia vilazine delle nrme pste a tutela dell ambiente; verificare la cnfrmità del servizi di frnitura acquistat rispett all rdine di acquist attravers un pian di cntrll della qualità; in materia di trasprt dei rifiuti: disciplinare ruli e respnsabilità per assicurare che il sggett individuat per l esecuzine dei trasprti pssegga i prescritti requisiti richiesti dalla nrmativa vigente; assicurare, nel cas di trasprt cndtt in prpri, il pssess dei prescritti requisiti richiesti dalla nrmativa vigente; assicurare la crretta gestine degli adempimenti per cntrllare il trasprt dei rifiuti fin al mment dell arriv alla destinazine finale (gestine dei frmulari e dei registri caric/ scaric, gestine SISTRI); assicurare la dispnibilità della dcumentazine pertinente (es. registri, frmulari, dcumentazine analitica di accmpagnament ecc.);

16 Pagina 16 di 25 in materia di smaltiment dei rifiuti: disciplinare ruli e respnsabilità per assicurare che il sggett individuat per l smaltiment pssegga i prescritti requisiti previsti dalla nrmativa vigente; assicurare la crretta gestine degli adempimenti per cntrllare che l smaltiment sia cndtt secnd liceità; assicurare la dispnibilità della dcumentazine relativa; prevedere clausle cntrattuali che impngan il rispett delle nrmative ambientali applicabili, delle prcedure previste e dei principi etici definiti dalla Scietà in materia ambientale; prevedere che le varie fasi del prcess sian pprtunamente dcumentate e archiviate press gli uffici cmpetenti. 2.5 Sistema autrizzativ e segregazine delle funzini La Scietà, cn riferiment all area a rischi in ggett, ha assegnat le seguenti respnsabilità, rispndend a criteri di segregazine delle funzini, al fine di cnsentire un efficace mnitraggi. È cmpit del Respnsabile Amministrazine, Finanza e Cntrll: gestire e mantenere l anagrafica frnitri. È cmpit del Respnsabile Apprvviginament (cn il supprt del Respnsabile Ambientale): svrintendere e crdinare i rapprti cn i frnitri; gestire le attività di selezine e qualifica dei frnitri di servizi per la gestine dei rifiuti; gestire le attività di selezine qualifica dei frnitri dei servizi di manutenzine; stipulare, cncludere e firmare i cntratti di acquist; definire i fabbisgni e gestine richieste d'acquist beni e servizi;

17 Pagina 17 di 25 gestire il prcess di selezine dei frnitri, verifica e valutazine dell'attendibilità cmmerciale e prfessinale degli stessi (es: gestine dei rifiuti; frnitri dei servizi di manutenzine; frnitri di servizi di cnsulenza ambientale); cncludere cntratti cn i frnitri, nei limiti dei prpri pteri; cnservare tutta la dcumentazine prdtta nell ambit del prcess di acquist della frnitura (es. mduli cmpilati, cntratti, etc). È cmpit del Respnsabile Ambientale: supprtare il Respnsabile Apprvviginament per la gestine dell'attività di selezine e qualifica dei frnitri in materia ambientale; verificare la qualifica in materia ambientale dei frnitri di servizi scelti dalla Scietà (es.: gestine dei rifiuti; frnitri dei servizi di manutenzine; frnitri di servizi di cnsulenza ambientale); garantire una crretta gestine della dcumentazine relativa ai cntrlli effettuati sui frnitri e sulle prestazini ricevute. E cmpit del/degli Amministratre/i Delegat/i: firmare gli rdini di acquist ed i cntratti nel rispett delle prcure ricevute; svraintendere e crdinare i rapprti cn i frnitri; stipulare, cncludere e firmare i cntratti d'acquist nel rispett delle prcure ricevute. E cmpit del Cnsigli di Amministrazine: in fase di budget, definire le previsini di spesa relative agli acquisti; eventualmente, cnferire appsita prcura al respnsabile della funzine per sttscrivere i cntratti cn i frnitri; verificare il crrett utilizz dei pteri di firma da parte del Respnsabile Apprvviginament e del/gli Amministratre/i Delegat/i.

18 Pagina 18 di VERIFICHE PERIODICHE E ATTIVITA DI MONITORAGGIO, FORMAZIONE, SISTEMA DISCIPLINARE E ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE 3.1 Cmpiti ed attività dell Organism di Vigilanza L Organism di Vigilanza (OdV) svlge la sua funzine nel rispett delle dispsizini previste dal D.lgs. n. 231/2001, dal Mdell 231 adttat dalla Scietà e dall Statut dell Organism di Vigilanza (anch ess allegat al Mdell). In particlare, l OdV ha il cmpit di: verificare l'sservanza, l'attuazine e l'adeguatezza del Mdell (Parte Generale, Parte Speciale e Allegati) in ttica di prevenzine della cmmissine dei reati individuati nel presente prtcll; vigilare sull effettiva applicazine della Parte Generale, della Parte Speciale del Mdell e dei Prtclli e rilevazine delle deviazini cmprtamentali dei sggetti destinatari qualra riscntrati dall'analisi dei flussi infrmativi e dalle segnalazini ricevute; verificare peridicamente, cn il supprt delle funzini ritenute necessarie, il sistema di deleghe e prcure e il sistema autrizzativ in vigre; verificare peridicamente il rispett del principi di separazine di funzini all intern delle single aree perative ed in particlare per quant riguarda le attività sensibili rilevate; verificare il rispett delle prcedure perative esistenti sulle aree sensibili; aggirnare il Mdell. L OdV cmunica quindi i risultati della prpria attività di vigilanza e cntrll al Cnsigli di Amministrazine, secnd i termini indicati nell Statut dell OdV. 3.2 Flussi infrmativi vers l Organism di Vigilanza Al fine di cnsentire all Organism di Vigilanza di vigilare sull efficace funzinament e sull sservanza del Mdell e di curarne l aggirnament è necessari che sia definit ed attuat un cstante scambi di infrmazini tra i destinatari del Mdell e l Organism di Vigilanza stess.

19 Pagina 19 di 25 In particlare, nel Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll adttat dalla Scietà sn individuate due tiplgie di flussi infrmativi diretti all Organism di Vigilanza: 1) SEGNALAZIONI, da inviare in cas di rilevazine di gravi cmprtamenti illegali (cmmerci di specie prtette, traffic illecit di rifiuti, etc.) più in generale di cmprtamenti nn crretti nella cnduzine del lavr e degli affari in vilazine del Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll. Tutti sggetti cinvlti nelle attività sensibili sn infatti tenuti a segnalare tempestivamente all OdV, tramite i canali infrmativi specificamente identificati: vilazini di leggi e nrme applicabili; vilazini cnclamate sspette, del Mdell delle prcedure ad ess crrelate degli elementi che l cmpngn; cmprtamenti e/ pratiche nn in linea cn le dispsizini del Cdice Etic adttat dalla Scietà; eventuali derghe alle prcedure decise in cas di emergenza di impssibilità tempranea di attuazine, indicand la mtivazine ed gni anmalia significativa riscntrata; 2) FLUSSI INFORMATIVI PERIODICI, prvenienti delle single Funzini aziendali cinvlte nelle attività a rischi, relativi alle ntizie rilevanti ed alle eventuali criticità individuate nell ambit dell area aziendale di appartenenza, per cnsentire all Organism stess di mnitrare il funzinament e l sservanza del Mdell. Oltre all infrmativa relativa alle eventuali irreglarità riscntrate dai vari sggetti aziendali, l OdV necessita infatti di ricevere infrmazini specifiche relative alle attività sensibili all scp di pter svlgere adeguata vigilanza sulle stesse. A tal fine la Scietà individua e nmina, attravers la frmalizzazine di specifica lettera di incaric, specifici Key Officers vver sggetti aziendali cinvlti nelle attività sensibili a cui viene attribuita la respnsabilità di analizzare e trasmettere all Organism di Vigilanza cn peridicità

20 Pagina 20 di 25 annuale dei reprt infrmativi, il cui cntenut è cmunicat cntestualmente alla nmina. A titl esemplificativ e nn esaustiv i reprt da predisprre al fine di garantire adeguata infrmativa all OdV relativamente alla presente area a rischi pssn avere ad ggett: elenc dei sggetti aziendali incaricati di gestire le attività sensibili identificate nell area a rischi in ggett; elenc delle principali situazini di nn cnfrmità e delle relative azini crrettive implementate; principali incidenti / emergenze in materia ambientale e relativi interventi in rispsta; cntratt stipulat cn la scietà di gestine dei servizi in materia ambientale. Adeguata cmunicazine deve essere trasmessa da parte del Key Officer anche qualra nn vi sia nulla da segnalare nel perid di riferiment. Si rimanda al PROTOCOLLO 12 - Segnalazini e flussi infrmativi peridici all OdV per maggiri dettagli circa l ggett e le mdalità delle cmunicazini all OdV. Si rappresenta che l OdV incntra peridicamente il Cnsigli di Amministrazine/il Cllegi Sindacale, cme da calendari di attività definit dall stess, affinché sian garantiti gli pprtuni cllegamenti tra i diversi sistemi di cntrll. 3.3 Cmunicazine, frmazine e infrmazine La Scietà, in linea cn quant previst dal D.Lgs. 231/2001, diffnde ed illustra a tutt il persnale, ed in particlare ai sggetti aziendali cinvlti nelle specifiche attività sensibili, il Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll adttat e tutti gli elementi che l cmpngn. In particlare l attività di cmunicazine prevede: Cmunicazine ai vari sggetti respnsabili cinvlti nei prcessi sensibili individuati del presente prtcll di cntrll;

21 Pagina 21 di 25 Circlare infrmativa a firma del Presidente del Cnsigli di Amministrazine a tutt il persnale sui cntenuti del Decret; Cnvcazine di riunini cn sggetti pertinenti le aree aziendali sensibili per la discussine e la cndivisine degli aggirnamenti nrmativi e di quelli che interessan il Mdell della Scietà. Il Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll è adeguatamente diffus, assieme agli altri dcumenti che l cmpngn, mediante cnsegna di cpia integrale su supprt infrmatic, affinché sia garantita la piena cnscenza da parte di tutti i Destinatari delle dispsizini ivi cntenute. La frmazine sul D.Lgs. 231/2001 prevede azini differenziate in base al target in un ttica di persnalizzazine dei percrsi frmativi, in linea cn gli interventi frmativi attuati dalla Scietà. In particlare dette iniziative frmative sn finalizzate ad analizzare e apprfndire, tra l altr, le mdalità perative cnnesse all esercizi delle attività ritenute a rischi (illustrazine dei principi generali di cmprtament, dei prtclli specifici di prevenzine, dei cntrlli). È prevista la frmalizzazine della partecipazine ai mmenti frmativi sulle dispsizini del D.Lgs. 231/2001 attravers la richiesta della firma di presenza e l inseriment in banca dati dei nminativi dei presenti. In accrd cn l Organism di Vigilanza, ptrann essere frniti a sggetti esterni alla Scietà, quali cnsulenti, cllabratri e partner, appsite infrmative sulle plitiche adttate dalla scietà stessa sulla base del Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll. L impegn al rispett del Mdell da parte di cnsulenti e cllabratri esterni aventi rapprti cntrattuali cn la Scietà è previst da appsita clausla nel relativ cntratt che frmerà ggett di accettazine del terz ed gni cnseguente effett. 3.4 Sistema disciplinare Qualra un sggett aziendale pnga in essere cmprtamenti in vilazine dei principi e delle regle previsti dal Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll e del Cdice Etic, incrrerà nei

22 Pagina 22 di 25 prvvedimenti disciplinari previsti dal Sistema Sanzinatri, dcument allegat al Mdell, in cncrdanza a quant dispst dall art. 7 Legge 300/70 e dal CCNL applicabile al rapprt di lavr. 3.5 Archiviazine della dcumentazine Tutta la dcumentazine prdtta nell ambit delle attività disciplinate nel presente prtcll è cnservata a cura dei Respnsabili delle Funzini aziendali cinvlti, che dvrann dcumentarne, se del cas, l attribuzine ad altri sggetti aziendali della respnsabilità della cnservazine in riginale della dcumentazine. La stessa è, inltre, messa a dispsizine, su richiesta, sl ed esclusivamente ai sggetti autrizzati sulla base delle prcedure aziendali e dell rganizzazine interna. I dcumenti prdtti nell ambit delle attività descritte nel presente prtcll devn essere cnservati per il perid previst dalle nrmative vigenti.

23 Pagina 23 di Flussi infrmativi vers l OdV FLUSSI INFORMATIVI PERIODICI Area a rischi Cntenut Peridicità Nme Key fficer Funzine N. 1 Gestine della prduzine in stabiliment e dell attività di uffici Reprt aventi ad ggett: elenc dei sggetti aziendali incaricati di gestire le attività sensibili identificate nell area a rischi in ggett; elenc delle principali situazini di nn cnfrmità e delle relative azini crrettive implementate; principali incidenti / emergenze in materia Annuale

24 Pagina 24 di 25 ambientale e relativi interventi in rispsta; N. 2 Selezine dei frnitri di servizi di gestine dei rifiuti e selezine delle aziende specializzate per l attività di manutenzine cntratt stipulat cn la scietà di gestine dei servizi in materia ambientale. Reprt aventi ad ggett: elenc dei sggetti aziendali incaricati di gestire le attività di selezine dei frnitri; elenc dei frnitri di servizi per la gestine dei rifiuti e relativi cntratti; elenc dei cnsulenti ambientali e relativi cntratti; elenc dei frnitri di servizi di manutenzine delle attrezzature e relativi cntratti; dcumentazine prdtta dai frnitri; esit delle verifiche peridiche svlte per accertare il rispett di detti requisiti, anche finalizzati all aggirnament dell elenc frnitri. Annuale

25 Pagina 25 di 25 SEGNALAZIONI Area Cntenut Peridicità Sggett Segnalante Generale Segnalazini aventi ad ggett: eventuali nn cnfrmità relative all applicazine Al riscntr della nn Tutti i sggetti cinvlti nel presente Prtcll del fluss; cnfrmità eventuali nn cnfrmità rispett a prassi e prcedure aziendali; eventuali nn cnfrmità rispett alle dispsizini del Cdice Etic; eventuali nn cnfrmità rispett al D.Lgs. n. 231/2001 e al Mdell adttat;

26 Pagina 26 di 25 eventuali derghe alle prcedure di prcess decise in cas di emergenza di impssibilità tempranea di attuazine.