Sviluppo e Gestione Progetti. docente: Prof. Filippo Ghiraldo f.ghiraldo@bep.co.it

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1 Sviluppo e Gestione Progetti docente: Prof. Filippo Ghiraldo f.ghiraldo@bep.co.it

2 Struttura del corso - ID CONTENUTI TEORIA PROJ. WORK DATA WORK SHOP Conoscenza dei principi di base, metodi e tecniche del Project Management (introduzione) 5 6 e 2 gen 0 a Il PM come filosofia organizzativa necessaria nel mondo della ricerca e dell'impresa. Obiettivi del PM. 0,5 6-gen b Concetti di project management; approccio metodologico e contenuti. 0,75 6-gen c Progetti e loro ciclo di vita: struttura generale ed introduzione di progetti concreti. 0,75 6-gen d Project Work: illustrazione temi. 6-gen e La squadra di progetto: struttura dell'impresa, organizzazione del team di lavoro e ruolo del project manager. La negoziazione in azienda. 2 2-gen f Interconnessioni tra i diversi elementi del progetto (macroattività, task e output). Analisi di progetti concreti. 2-gen 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 2

3 Struttura del corso - 2 ID CONTENUTI TEORIA PROJ. WORK DATA WORK SHOP 2 La fase di concezione e pianificazione del progetto e 30 gen, 4 feb 2 2a Nozioni di economia e finanza di progetto. Contabilità di progetto. 23-gen 2b Project Work: creazione team di studenti per sviluppo gen 2c Verifica di fattibilità: dagli studi sull opportunità all'avvio del progetto. Studio del mercato. Cenni di business plan gen 2d Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici. 30-gen 2e Metodologie per la pianificazione, il controllo e la gestione operativa del progetto feb 2f Tecniche per lo sviluppo nuovo prodotto: Metodi Stage-gate; House of Quality (cenni). 04-feb 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 3

4 Struttura del corso - 3 ID CONTENUTI TEORIA PROJ. WORK DATA WORK SHOP 3 La fase di esecuzione e gestione del progetto 7 8 6,, 3, 8 e 20 feb 3 3a Gestione dei tempi e delle risorse. Rappresentazione dei dati del progetto: diagrammi di Gantt, istogrammi, curve a S dei costi, etc. 06-feb 3b Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici feb 3c Analisi dei rischi di progetto: individuazione, descrizione e valutazioni dei rischi. Gestione del rischio. 2 -feb 3d I grafi e la programmazione reticolare: reticoli PERT e CPM -feb 3e Rilevazione dello stato di avanzamento e controllo della Qualità del progetto. Criticità nell esecuzione (diagrammi causa-effetto) 3-feb 3f Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici. 2 3-feb 3g Sistema di controllo del progetto in termini di tempi, costi, qualità. Analisi degli scostamenti ed eventuali interventi correttivi. 2 8-feb 3h Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici. 8-feb 3i Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici feb 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 4

5 Struttura del corso - 4 ID CONTENUTI TEORIA PROJ. WORK DATA WORK SHOP 4 La comunicazione del progetto: stati di avanzamento e chiusura del progetto e 27 feb 4a La comunicazione del progetto: presentazione delle risorse di progetto agli stekeholder/sponsor. 25-feb 4b Chiusura di progetto: analisi degli obiettivi raggiunti in termini economici e qualitativi. 25-feb 4c Illustrazione dei concetti ad un progetto di finanza agevolata (L 46/82; L 598 Ricerca Regione Veneto). 25-feb 4d Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici feb 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 5

6 Struttura del corso - 5 ID CONTENUTI TEORIA PROJ. WORK DATA WORK SHOP 5 L'integrazione di più progetti in una prospettiva MultiProject Management 3 9 4,6, e 3 mar 2 5a Metodologie evolute allo sviluppo di nuovi prodotti: Concurrent e Simultaneous Engineering 2 04-mar 5b Metodologie di analisi di più progetti per rintracciarne similitudini/differenze: le matrici prodotto/mercato e mercato/tecnologia. Analisi di casi pratici. 04-mar 5c Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici mar 5d Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici. 3 -mar 5e Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici. 3 3-mar 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 6

7 Motivazioni del corso Necessità di ottimizzare le scarse risorse disponibili nelle imprese, ma anche nell ambito della ricerca pubblica, richiedono l adozione di tecniche di PM; I cambiamenti del mondo del lavoro e nel modo di lavorare richiede sempre più capacità di lavorare per progetti, anche in settori dove questa necessità non era presente; Le aziende, ma le stesse Università, sempre più spesso sono coinvolti in progetti complessi che coinvolgono soggetti con competenze/cultura differenziate; Il mondo del lavoro richiede flessibilità: il PM insegna a gestire la flessibilità ed a renderla prassi quotidiana; Necessità di fornire agli studenti competenze trasversali, potenzialmente spendibili in qualunque organizzazione complessa. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 7

8 Obiettivi del corso Esistono esigenze riconosciute dalle aziende/organizzazioni che la Gestione dei Progetti (PM) soddisfa: Integrazione funzionale (un progetto coinvolge più competenze); Flessibilità organizzativa (un progetto richiede la costituzione di un team ad hoc); Il decentramento decisionale ed operativo (un progetto richiede responsabilità a più livelli su obiettivi specifici); L utilizzo di procedure di pianificazione e controllo (non si misura ciò che non si pianifica). Completare la preparazione degli studenti di scienze fornendo competenze trasversali, potenzialmente spendibili ovunque (impresa/università/organizzazioni Internazionali, etc.); In pratica, si intende facilitare l ingresso nel mondo del lavoro. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 8

9 Primo modulo Conoscenza dei principi di base. Introduzione ai metodi ed alle tecniche del Project Management.

10 Cos è un progetto? Comunemente, la parola progetto viene utilizzata per indicare innumerevoli compiti o attività assai diversi tra loro: un progetto che uno studente deve svolgere a scuola/università; l ampliamento della propria abitazione; l'organizzazione di una festa (di laurea, per un matrimonio, anniversario, etc.); un progetto di consulenza per un nuovo cliente. l introduzione di un nuovo prodotto o servizio nel mercato; l implementazione di un nuovo sistema informatico; una ricerca scientifica; una campagna di scavi archeologici; l ideazione di una campagna elettorale; la produzione di un film o la scrittura di un libro; l organizzazione di un convegno scientifico o di una spedizione. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 0

11 Cos è un progetto? Che cosa accomuna tutti questi compiti ed attività per poterli chiamare "progetti"? A partire dagli inizi del 900 (studi di Taylor e Gantt) sono state elaborate diverse definizioni del termine progetto. Vediamo le più recenti. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze

12 Alcuni definizioni di progetto Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un servizio univoco (PMI - Project Management Institute, 996) Sforzo complesso, comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti (Russel D. Archibald, 994) Un insieme di sforzi coordinati nel tempo (Kerzner, 995) Un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente riunite per raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget determinato ed entro un periodo stabilito (Graham, 990) 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 2

13 Alcuni definizioni di progetto Un insieme di attività tra loro correlate e interdipendenti, volte al raggiungimento di un obiettivo preciso, con un limite di tempo determinato, un budget di risorse stabilite, che vengono avviate alla ricerca di un aumento di valore per l organizzazione o per il soddisfacimento delle esigenze del cliente (SDA Bocconi - Div. Ricerche 999) Un progetto può essere definito come un insieme di attività, complesse e interrelate, aventi come fine un obiettivo ben definito, raggiungibile attraverso sforzi sinergici e coordinati, entro un tempo predeterminato e con un preciso ammontare di risorse umane e finanziarie a disposizione (Tonchia, 2007) 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 3

14 Elementi distintivi di un progetto Con diversi accenti, tutte le definizioni individuano gli elementi distintivi di ogni progetto indipendentemente dall organizzazione che lo sviluppa (impresa/università, etc.) e dal settore di riferimento (cantieristica, biotech): Insieme di attività tra loro coordinate in modo complesso; Uno specifico obiettivo da completare con determinate specifiche; Tempi di inizio e fine ben definiti; Risorse normalmente limitate (umane, strumentali e finanziarie); Carattere pluridisciplinare o multifunzionale rispetto alla struttura organizzativa. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 4

15 Progetti ed Attività Ordinarie I progetti sono dunque profondamente diversi dalle attività od operazioni ordinarie che quotidianamente vengono svolte in organizzazioni come: Imprese, ad es. l evasione di un ordine; Università, ad es. la registrazione di un esame Pubblica Amministrazione, ad es. l apertura di una nuova attività presso la CCIAA; il rilascio di un certificato di nascita da parte dell anagrafe 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 5

16 Progetti ed Attività Ordinarie Le operazioni ordinarie sono chiamate più propriamente attività di funzione perché sono legate a specifiche funzioni presenti nell organizzazione: Amministrazione Ufficio Acquisti Ufficio Tecnico / R&S Produzione Commerciale / Marketing Logistica / Distribuzione Ufficio Personale Centro Elaborazione Dati (CED) 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 6

17 Progetto vs. Attività Ordinarie - 2 OPERAZIONI ORDINARIE ATTIVITA DI FUNZIONE PROGETTI OBIETTIVO impliciti (definiti attraverso i compiti assegnati e procedure) espliciti (specifiche di progetto) QUALITA conformità agli standard fissata dagli obiettivi (livello) TEMPO tempi standard tempi di consegna durata attività finestra opportunità COSTO costi standard budget di spesa CARATTERE routinario/ripetitivo legato a singole funzioni temporaneo/esclusivo legato a team trasversale ESEMPI Pagamenti fornitori; evasione ordini; attività didattica, etc. R&D, opere ingegneristiche, campagna marketing, trasloco, matrimonio, un nuovo corso universitario, etc. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 7

18 Progetto vs. Attività Ordinarie - 3,6 Tasso di spesa mensile.,4,2 0,8 0,6 0,4 0,2 funzione progetto Mesi La differenza tra le attività di funzione ed un progetto si manifesta anche nella distribuzione dei costi. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 8

19 Le determinanti del progetto Un progetto è caratterizzato da tre variabili fondamentali, tra loro in competizione. Obiettivo/ Qualità Tempo Costo/Risorse 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 9

20 Le determinanti del progetto Un obiettivo più ambizioso (per prestazioni o qualità) può essere raggiunto, a parità di tempo stimata, solo allocando maggiori risorse. In modo simile, la riduzione del tempo di progetto, a parità di budget, può avvenire a scapito della qualità dell esecuzione. Obiettivo / Qualità Tempo Costo/Risorse 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 20

21 Qualità nei Progetti In un progetto di successo, non basta raggiungere l obiettivo (ovviamente entro i tempi previsti). Bisogna raggiungere l obiettivo previsto in Qualità, cioè rispondente alle aspettative espresse o implicite del committente: Espresse - legate alle specifiche tecniche del prodotto, servizio, ricerca, consulenza, etc. Implicite legate alla sfera emozionale, dei desiderata del committente. Le aspettative implicite sono particolarmente importanti nei progetti di tipo immateriale, ad esempio nel settore del software. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 2

22 Qualità nei Progetti Il concetto di Qualità entra nel progetto in due livelli distinti. Esiste una qualità (intrinseca), quando riferita al prodotto/servizio finale obiettivo del progetto. Un progetto infatti può essere visto come un processo, ovvero con una successione di azioni che conduce ad un risultato prefissato. Esiste una qualità riferita al processo di realizzazione e gestione del progetto. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 22

23 Un progetto è un processo Un progetto può essere visto come un processo caratterizzato da un suo ciclo di vita ben definito. Il ciclo di vita è composto da aspetti strettamente collegati tra loro: L aspetto gestionale è applicabile a qualunque progetto in qualunque settore. Comprende le seguenti fasi: Concezione / Avvio Pianificazione Esecuzione / Controllo Chiusura L aspetto tecnico è specifico per ogni settore di applicazione, in quanto dipendono strettamente dalla tipologia di prodotto/servizio da realizzare e dalle tecnologie coinvolte. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 23

24 Un progetto è un processo Il Project Management Institute (uno dei riferimenti in materia) individua 5 gruppi di processi per il Project Management: CONCEZIONE/ AVVIO PIANIFICAZIONE CONTROLLO ESECUZIONE CHIUSURA 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 24

25 Fasi del progetto (Project Life Cycle) CONCEZIONE Fattibilità Analisi Costi/Benefici Gara /Offerta Definizione obiettivi Lancio TEMPO PIANIFICAZIONE di massima di dettaglio ESECUZIONE CONTROLLO RILEVAZIONE dei tempi effettivi dei costi effettivi CONSOLIDAMENTO Approvazione dati Inserimento dati VERIFICA Analisi degli scostamenti Analisi delle cause RIPIANIFICAZIONE Attuazione dei correttivi Nuove stime a finire CHIUSURA Esame critico dei risultati Adeguamento degli standard Storicizzazione Fasi tecniche parallele To Tz IDEAZIONE PROGETTAZIONE REALIZZAZIONE CONSEGNA 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 25

26 Un progetto è un processo ) Avvio/strutturazione del progetto. L elaborazione di idee-progetto nasce dal riconoscimento di un bisogno o di un problema interno od esterno all organizzazione: Interno: la necessità di rendere più efficace la predisposizione delle offerte nell Ufficio Commerciale; la necessità di incrementare l efficienza produttiva. Esterno: una nuova opportunità di mercato, come la domanda crescente di trattamenti estetici da parte della popolazione maschile una nuova normativa di settore che impone vincoli (es Reach - Regolamento per le sostanze chimiche) 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 26

27 Un progetto è un processo 2) Pianificazione e scheduling del progetto. In questa fase vengono individuati: I contenuti del progetto ed i parametri principali che lo caratterizzano. Ricerche preliminari (marketing, tecniche, brevettuali, etc.) finalizzate a definire con chiarezza il contenuto e le caratteristiche del lavoro da realizzare. La scomposizione lavoro di progetto in un insieme di attività semplici da gestire (Work Breakdown Structure o WBS); La definizione dei dettagli quantitativi e qualitativi per ciascun attività semplice (Work Package - WP), L identificazione delle risorse necessarie (carichi delle risorse, matrice delle responsabilità e budget). 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 27

28 Un progetto è un processo 3) Esecuzione e 4) Controllo del progetto. Durante questa fase vengono svolte la maggior parte delle attività del progetto. E chiaramente dipendente più delle altre dallo settore specifico nel quale si svolge il progetto: Fondamentale è il coordinamento delle persone e delle altre risorse al fine di realizzare il piano di progetto definito nella fase 2). Strettamente collegata alla fase esecutiva, è il monitoraggio degli obiettivi: La verifica degli avanzamenti rispetto alle previsioni; L analisi degli scostamenti, al fine di definire eventuali azioni correttive aggiustamenti. Il confronto tra performance effettive e pianificate; L analisi degli impatti dei rischi sulle attività in fase di svolgimento; 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 28

29 Un progetto è un processo 5) Chiusura e valutazione: L ultima fase del ciclo di vita del progetto riveste un ruolo fondamentale in quanto: Avviene la formale accettazione del progetto da parte del cliente (il committente) La risoluzione dei rapporti contrattuali (es. progetto di ricerca in affidamento esterno ) Deve essere svolta un attenta attività di review con il team, per inglobare le esperienze maturate nel progetto a benefico di progetti futuri. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 29

30 Un Progetto è un Processo E fondamentale comprendere che un progetto è un processo che, coinvolgendo competenze diverse, attraversa in modo trasversale l intera struttura organizzativa. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 30

31 Fasi del progetto (Project Life Cycle) CONCEZIONE Fattibilità Analisi Costi/Benefici Gara /Offerta Definizione obiettivi Lancio PIANIFICAZIONE di massima di dettaglio ESECUZIONE CONTROLLO RILEVAZIONE dei tempi effettivi dei costi effettivi CONSOLIDAMENTO Approvazione dati Inserimento dati VERIFICA Analisi degli scostamenti Analisi delle cause RIPIANIFICAZIONE Attuazione dei correttivi Nuove stime a finire CHIUSURA Esame critico dei risultati Adeguamento degli standard Storicizzazione TEMPO To Tz 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 3

32 Definizione di Project Management Il PM è una metodologia complessa che consiste nella pianificazione, organizzazione, gestione e controllo delle risorse per lo svolgimento di attività finalizzate al conseguimento di uno specifico obiettivo in un intervallo di tempo definito Il PM efficace richiede la conoscenza di: Strutture organizzative coinvolte nel progetto; Comportamenti e meccanismi organizzativi; Tecniche quantitative. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 32

33 Definizione di Project Management Obiettivo (requisiti, qualità) Il Project Mng è una metodologia complessa che l APM definisce: Tempo (Date attese) Target "Il Project Management è la pianificazione, l'organizzazione, il monitoraggio e il controllo di tutti gli aspetti di un progetto e di tutte le motivazioni che implicato il raggiungimento degli obiettivi di progetto entro tempi, costi e criteri di performance prestabiliti" Costi (Limiti di Budget) 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 33

34 Le aree di conoscenza del Project Management Il Project Management Institute individua 9 Aree di Conoscenza per il PM: ) ) Gestione dell AMBITO di di progetto 2) 2) Gestione dei TEMPI di di progetto 3) 3) Gestione dei COSTI di di progetto 4) 4) Gestione della QUALITA di di progetto 5) 5) Gestione delle RISORSE UMANE 6) 6) Gestione della COMUNICAZIONE 7) 7) Gestione dei RISCHI di di progetto 8) 8) Gestione degli APPROVVIGIONAMENTI 9) 9) Gestione dell INTEGRAZIONE Ruolo fondamentale del Project Manager 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 34

35 Le aree di conoscenza del Project Management L Ambito del Progetto (Project Scope), riguarda l impostazione degli obiettivi e il loro collegamento con le attività/lavoro necessarie e sufficienti al raggiungimento dello scopo; La gestione della Tempistica del progetto riguarda le tecniche e procedure necessari ad assicurare il completamento del progetto nei temi richiesti; Occuparsi dei Costi significa pianificare/stimare, allocare e controllare i costi delle risorse spese nel progetto in modo da raggiungere l obiettivo entro i vincoli di budget; L aspetto Qualità riguarda le attività da intraprendere per assicurare che l obiettivo del progetto soddisfi le esigenze esplicite e, possibilmente implicite, che lo hanno motivato; Le Risorse Umane si riferiscono all organizzazione e la gestione del team, assegnando ruoli e responsabilità, in grado di garantire il buon completamento del progetto; 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 35

36 Le aree di conoscenza del Project Management La Comunicazione (Communication) all interno del progetto riguarda la generazione, raccolta, condivisione, archiviazione e recupero delle informazioni di progetto; L area di conoscenza sul Rischio si riferisce all identificazione, analisi e monitoraggio delle variabili critiche del progetto, nonché all elaborazione di strategie di risposta ai rischi; La gestione degli Approvvigionamenti (Procurement) riguarda le attività necessarie ad acquisire i prodotti o servizi esterni al gruppo di progetto e necessari allo svolgimento delle attività previste per il raggiungimento dell obiettivo; Infine un area di conoscenza speciale riguarda l Integrazione (Integration), a sottolineare l importanza del coordinamento di tutte le attività collegate alle aree sopra esposte. 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 36

37 Progetti e loro ciclo di vita: Struttura generale Introduzione di progetti concreti.

38 Il processo di R&D industriale Idee e concetti non strutturati Ricerca Concettuale Analisi di fattibilità Sviluppo Pre-commerciale Commerciale 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 38

39 Progetto di R&D finanziato Bandi Regionali, Nazionali, UE Studio modulistica Verifica compatibilità Presentazione Istruttoria Rendicontazione 7/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 39

40 Per il momento fermiamoci qui