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Michelina Ruggiero
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CORSO DI «MANAGEMENT DELLE AZIENDE E DEGLI EVENTI TURISTICI» LEZIONE 13 16.05.2017 Corso di LM in Progettazione e Management dei sistemi turistici e culturali Dott. Francesco Badia francesco.

1 CORSO DI «MANAGEMENT DELLE AZIENDE E DEGLI EVENTI TURISTICI» LEZIONE Corso di LM in Progettazione e Management dei sistemi turistici e culturali Dott. Francesco Badia francesco.badia@uniba.it Processo di definizione dei contenuti di un evento La definizione specifica di un evento, superata la fase ideativa, passa per l approvazione / scelta dei contenuti fondamentali in riferimento a: Spazi / localizzazione Tempo/i Tipologia di evento Contenuti chiave Obiettivi Bacino di attrazione Sistema di offerta Risorse finanziarie 2 1

2 L utilità dell approccio del project management per gli eventi culturali Ripresa definizione di Project Management: Gestione sistemica di una attività complessa ed unica, con un inizio e una fine predeterminate, che viene svolta con risorse organizzate, mediante un processo continuo di pianificazione e controllo, per raggiungere degli obiettivi predefiniti, rispettando vincoli interdipendenti di costo, tempo e qualità Elementi chiave del PM che ben si applicano all evento-proejct: Filosofia d azione Approccio Processo di creazione di risultati Modalità che enfatizza il lavoro di squadra Insieme di regole e strumenti Modo di procedere sistematico e ordinato 3 Vantaggi dell applicazione della prospettiva di PM ad un evento culturale Capacità di vedere in maniera integrata obiettivi, contenuti, processi operativi, organizzazione del lavoro, organizzazione delle persone Approccio di pianificazione e controllo: dagli obiettivi ai risultati con processi di costante verifica dei risultati raggiunti e della permanenza di validità degli obiettivi Utilizzo plurale di competenze, funzioni, aree, in grado di favorire problem solving e problem setting Attenzione ai costi, ai tempi e alla qualità 4 2

3 5 L aspetto della qualità dell evento Il concetto di qualità è per sua natura un concetto sfaccettato e dai poliedrici significati e implicazioni Nell ambito di un evento culturale si definisce la qualità del progetto in relazione alla qualità culturale, che è a sua volta influenzata da: Qualità dei contenuti e dell idea progetto Qualità organizzativa (fattori produttivi, processi e competenze) Qualità della comunicazione ed informazione Altro problema: quando una proposta culturale è di qualità? Chi può essere giudice della qualità? Quale rapporto fra qualità e consenso di pubblico? 6 Il ciclo di vita di un evento culturale Il ciclo di vita di un evento culturale è contraddistinto da sei fasi: 1. Ideazione, a cui è stata dedicata la lezione precedente 2. Attivazione, conseguente alla valutazione preliminare di fattibilità 3. Pianificazione (nel senso della progettazione), in realtà logicamente antecedente all attivazione, ma operativamente conseguente ad essa 4. Attuazione, fase in cui l evento viene effettivamente eseguito 5. Completamento, che comprende anche le necessarie attività expost, in particolare quelle legate alla rendicontazione 6. Valutazione, che partendo dalla rendicontazione di cui al punto precedente, offre lo spunto per un analisi (innanzitutto interna) dei risultati ottenuti 3

4 Le motivazioni strategiche di un evento culturale La realizzazione di un evento culturale può avere alla sua base istanze ed esigenze di vario tipo, che assumono rilievo strategico, e che sono riferibili alle seguenti aree: Area artistica / culturale Area produttiva / economica Area istituzionale Area comunicativa / promozionale Di norma vi è una presenza di più di una di queste aree motivazionali in concorrenza con altre Ciò non toglie che ve ne possa essere, a seconda dell evento, una che tende a prevalere 7 8 La natura strategica dell evento culturale La realizzazione di un evento culturale può assumere caratteri di sviluppo della vision/mission sia del soggetto committente che di quello organizzatore Ciò porta a definire anche un concetto di missione propria dell evento culturale stesso, così sintetizzabile: La missione dell evento culturale è lo scopo centrale dell iniziativa, il perché viene realizzata, il significato profondo che essa esprime, l importanza ed il ruolo che assume riguardo al committente / proponente e ai beneficiari, utilizzatori o diversi portatori di interesse Lo sviluppo della missione viene reso possibile dalla strutturazione di un set di obiettivi principali e collaterali 4

5 Le possibili sfere di analisi degli obiettivi di un evento culturale Gli obiettivi di un evento culturale possono toccare le seguenti dimensioni: Artistico-culturale Sociale, ricreativa, di intrattenimento Celebrativa Educativo-formativa Economico-finanziaria Turistica Comunicazionale / promozionale Politica (in particolare legata al territorio) 9 10 SMART objectives La validità di ogni obiettivo dovrebbe essere testata mediante l applicazione del seguente acronimo: S = Specific M = Measurable A = Achievable R = Realistic T = Timetable Gli obiettivi, in coerenza con la linea di pianificazione, programmazione e controllo, devono essere in grado di relazionarsi con determinati risultati attesi, anch essi da sottoporre al test SMART Infine, gli obiettivi dell evento vanno messi in relazione con quelli della realtà organizzatrice, per valutarne il grado reciproco di coerenza 5

6 11 L analisi di contesto Prima di tutto la portata dell evento porta a definire il contesto territoriale di riferimento, che può essere locale, regionale, nazionale, o internazionale Si delinea inoltre una possibile dimensione interna ed una esterna del contesto, che attiene all insieme di scelte manageriali da produrre per la sua realizzazione In ambito manageriale questa considerazione riporta all analisi delle implicazioni del sistema istituzionale, politico/di governo (economico) ed aziendale Per un evento, il contesto esterno può essere declinato nella considerazione dei seguenti ambiti contestuali: socioeconomico-demografico; organizzativo-infrastrutturale; politicoistituzionale; artistico-culturale Gli strumenti necessari per l analisi di contesto L analisi di contesto richiede (in maniera parziale, in parte dovrebbe essere già «nelle corde» di chi organizza) l attivazione delle seguenti azioni: Acquisizione di informazioni liberamente disponibili Ricerca di fonti informative specifiche Sviluppo di un efficace sistema relazionale con gli stakeholder rilevanti Studio / conoscenza delle normative di riferimento Sviluppo degli strumenti fondamentali di pianificazione (in particolare analisi interna ed esterna del piano strategico) In termini di analisi esterna è fondamentale l analisi della concorrenza secondo l approccio delle 5 forze concorrenziali di Porter: concorrenti del settore, potenziali entranti, potenziali sostituti, clienti e fornitori 12 6

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