Completare la formazione della società

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1 Tutti i documenti digitali di questo corso (PDF, MP3, QuickTime, MPEG, eccetera) sono firmati con firma digitale e marcatura temporale ufficiali e sono di proprietà dell'autore. Qualsiasi tentativo di copia o duplicazione anche parziale sarà perseguito legalmente. Completare la formazione della società In questa lezione vedremo che cosa è necessario realizzare al fine di garantire la protezione effettiva di una società una volta che la si è creata, e per creazione intendo la registrazione del nome presso lo Stato, per esempio, lo Stato della Florida. Abbiamo visto nella lezione precedente che la registrazione consiste semplicemente nel notificare allo stato che esiste una nuova entità, il nome di tale entità; l'indirizzo, i nomi dei soci e degli eventuali manager e quindi dichiarare allo Stato che questo nome d'ora in poi è riservato e non potrà essere usato da altre entità, e notificare che esiste un'entità che intende beneficiare delle protezioni che lo Stato riserva appunto alle aziende, a seconda del tipo di azienda che è stata formata, che sia una Limited Liability Company, quindi una società di responsabilità limitata, una Corporation, quindi una società operazioni, oppure una Limited Ability Partnership, una Partnership con responsabilità limitata. La costituzione della società, sia questa una Limited Liability Company oppure una Corporation, non è sufficiente ad attivare le protezioni. Il prossimo passo consiste nel redarre uno statuto, in particolare nel caso di una LLC. Lo statuto è un documento che descrive in modo molto dettagliato il funzionamento dell'azienda, il rapporto tra i soci, i compiti e le responsabilità dei Manager, oltre che lo sviluppo temporale dell'azienda e tutte le formalità che servono per prendere decisioni importanti.

2 Lo statuto viene redatto invariabilmente da un avvocato e spesso è fatto su misura per il tipo di attività che l'azienda deve svolgere, quindi ci saranno statuti particolarmente indirizzati agli investimenti immobiliari, statuti per aziende di commercio, eccetera. Lo statuto, tipicamente è un documento abbastanza corposo, stiamo parlando tipicamente di diverse decine di pagine, anche perché deve prevedere tutte le eventualità e deve definire in modo preciso l'entrata e l'uscita dei soci, anche nel caso in cui l'azienda sia composta da un solo socio, e deve prevedere naturalmente le modalità di nomina, e il rinnovo delle cariche per le cariche sociali, quindi dei Manager come ad esempio il Presidente, il Tesoriere e il Segretario. In mancanza di uno statuto, manca l'ossatura legale che crea l'azienda e manca anche, tra altro, un documento che descriva la divisione delle quote, nel caso di un LLC. Quindi l'azienda di fatto non è completa e sicuramente non è protetta. Una volta stilato lo statuto, sarà necessario firmarlo e la firma avviene tipicamente in una riunione che deve essere una riunione assembleare dei soci e degli eventuali Manager: un assemblea che abbia un quorum sufficiente, come definito nello statuto, lo statuto viene votato e approvato, durante la stessa riunione vengono prese anche decisioni importanti per le prime attività da compiere, come l'apertura di un conto corrente bancario, il trasferimento nella società di eventuali beni immobili, oltre che il versamento del capitale, nel caso in cui sia previsto versare capitale e le modalità in cui questo versamento deve avvenire, i tempi e le quote che ciascun socio deve contribuire. Sempre in questa riunione iniziale dovrà essere definito il tipo di contabilità, quindi se si userà l'anno solare oppure un anno particolare per gestire la contabilità aziendale e gli eventuali metodi particolari contabili che si pensa di adottare per questa azienda. Questi documenti vanno sicuramente firmati da tutti i soci, e quindi questo avviene nel momento costitutivo dell'azienda, e una copia di ciascun di questi documenti viene rilasciata a ciascun socio e una copia infine viene conservata nei documenti aziendali e deve essere mantenuta tra le carte aziendali fino alla terminazione dell'azienda stessa. Completare la formazione della società - Corso Azienda Pag. 2/10

3 Il nome Limited Liability Company, quindi società a responsabilità limitata, indica appunto che la responsabilità è limitata, quindi non c'è una completa protezione e una totale copertura da ogni singolo evento. Per garantirsi il massimo della protezione è necessario che, dal momento della costituzione in poi, l'azienda venga gestita secondo la modalità di un'azienda organizzata, dove i soci partecipano per iscritto alle decisioni più importanti e dove ogni singolo passaggio cruciale nella vita aziendale viene registrato. Mancare di fare questo, può facilmente invalidare la protezione aziendale, quindi nel momento in cui l'azienda dovesse essere citata in causa, il giudice potrebbe ritenere che la conduzione dell'azienda non sia stata adeguata, e quindi che non sia corretto garantire le protezioni che altrimenti sarebbero dovute. Abbiamo visto che la Corporation è la struttura che offre il migliore livello di protezione in assoluto, e anche il tipo di azienda, di entità che è più vecchio in assoluto e quindi meglio conosciuto. La Corporation detta anche C Corporation, si compone di tre elementi fondamentali, che sono, gli Azionisti, i Direttori, e gli Officers. Gli azionisti sono naturalmente i proprietari della Corporation, una Corporation può avere un azionista o può averne molti e la Corporation deve condurre un'assemblea annuale degli azionisti, durante la quale si elegge il consiglio di amministrazione, vale a dire il Board of Directors, quindi l'insieme dei direttori che poi gestiranno operativamente l'azienda. I Directors, ossia i componenti del consiglio di amministrazione, alias Board of Directors, sono coloro che prendono le decisioni più importanti per l'azienda. Una Corporation può avere molti Directors, in tal caso si nomina un Board of Directors, un consiglio di amministrazione, oppure può avere anche semplicemente uno. I Directors vengono invariabilmente eletti dagli azionisti, ossia gli Shareholder. Nella maggior parte degli Stati, può anche esistere un'azienda con un solo azionista che occupi anche la posizione di Director e che sia al tempo stesso anche un Officer. Quindi una sola persona che copra tutte e tre le posizioni funzionali all'interno della Corporation. Completare la formazione della società - Corso Azienda Pag. 3/10

4 Gli Officers costituiscono il terzo livello di gestione di una Corporation, e sono coloro che svolgono le mansioni di routine, prendono decisioni di minore entità, giornaliere, hanno un mandato d'azione relativamente circoscritto, che si limita appunto alle loro funzioni e alle loro autonomie. Tali funzioni devono essere naturalmente presenti, anche se in una sola persona, affinché la Corporation sia valida. Quali sono i vantaggi di avere una Corporation? Innanzi tutto c'è una protezione per gli azionisti, per i proprietari della Corporation, da qualunque danno o problema possa nascere dall'azienda, ossia gli azionisti sono completamente schermati da qualunque impegno l'azienda prenda per conto dell'azienda stessa, e rispondono unicamente con il capitale versato e non con i beni personali. La Corporation può anche attuare una serie di fringe benefits, quindi di benefici aggiuntivi, che vengono forniti ai propri manager e dipendenti in aggiunta allo stipendio. Tra questi abbiamo un'assicurazione sulla vita, l'assicurazione contro la malattia, il supporto parziale dei figli e l'educazione dei figli, e altre spese che possono essere dedotte completamente dai costi dell'azienda. Le percentuali di tassazione applicate a una Corporation, in termini di percentuali, sono tipicamente più bassi rispetto alle aliquote comparabili che si applicano alle persone fisiche, inoltre la Corporation dispone di una struttura di management già integrata. Come abbiamo visto prima, ci devono essere gli azionisti, con la loro assemblea, il consiglio di amministrazione e gli Officers. Le leggi in materia di Corporation sono molto ben consolidate, quindi si tratta di una struttura legale ben conosciuta ed è facile partendo da una struttura di Corporation andare sul pubblico mercato, e vendere le azioni in borsa, qualora avesse questo tipo di progetto. Gli svantaggi è che ci sono più formalità. Innanzi tutto è indispensabile tenere un'assemblea degli azionisti e dei direttori, e condurre un'elezione formale di ogni singola carica, la mancanza di tale assemblea può portare a guai piuttosto seri, inoltre è necessario che i Director o il consiglio di amministrazione formalizzino ogni decisione importante, per cui ci sono più documenti che vanno prodotti e qualora non venissero prodotti la protezione aziendale diventa automaticamente debole. Completare la formazione della società - Corso Azienda Pag. 4/10

5 Nel caso di una Limited Liability Company invece, le funzioni indispensabili sono quelle di Presidente, di Segretario, e di Tesoriere. Il presidente è di fatto il capo dell'azienda: colui che prende le decisioni operative, l'equivalente di un amministratore delegato, anche se è possibile nominare un amministratore delegato in aggiunta al Presidente. Il Presidente deve comunque esserci. Il tesoriere è colui che si occupa dei fondi e che gestisce i conti in banca. Il segretario è colui che tiene traccia di tutte le documentazioni aziendale che convoca le riunioni e stila i verbali. Queste tre funzioni possono anche essere concentrata su una singola persona, ma tutte e tre devono essere chiaramente identificate al momento della formazione dell'azienda e devono essere rinnovate anno per anno, come specificato all'interno dello statuto. E necessario identificare in modo ufficiale tali posizioni altrimenti si pongono diverse limitazioni alla protezione offerta dalla LLC. La Limited Liability Company non richiede formalmente riunioni annuali, anche se è sempre meglio farle, inoltre nel caso della Labilited Liability Company, i membri possono anche essere Manager. Mi spiego meglio perché potrebbe nascere una confusione rispetto una Corporation, anche nella Corporation è possibile che l'azionista sia al tempo stesso direttore e Officer, però, nel momento in cui svolge una particolare funzione, si deve seguire una formalità precisa che chiarisca a tutti che la persona si trova tutti in tale posizione. Nel caso di una Limited Liability Company si può dichiarare in modo già esplicito che gli azionisti sono anche manager e quindi non più necessario operare una distinzione netta tra due posizioni. E' chiaro che ogni volta che un documento verrà firmato o che un contratto verrà sottoscritto, la persona lo sottoscriverà semplicemente indicando anche la sua mansione all'interno dell'azienda, altrimenti sarà personalmente responsabile per il contratto in aggiunta all'azienda stessa, quindi, per esempio, se il Presidente firmasse un contratto con un fornitore, porrebbe la sua firma e aggiungerebbe la dicitura as President. Qualora non mettesse la dicitura as President, in un secondo tempo, il fornitore potrebbe chiedere a lui personalmente di rispondere del contratto. In generale le Limited Liability Company sono più semplici da gestire e sono più flessibili. Completare la formazione della società - Corso Azienda Pag. 5/10

6 Diciamo che sia lo Stato sia i giudici tendono a chiudere un occhio a condizione che le cose più importanti siano formalizzate e che siano in ordine, nel lavoro che si svolge. Una delle cose più importanti naturalmente è di non mescolare i fondi personali con i fondi aziendali, quindi nei conti aziendali devono transitare soltanto spese e incassi aziendali, mentre le spese personali vengono regolate sui conti privati. Può capitare in alcuni casi che il titolare o anche un manager anticipi soldi all'azienda. Si tratta di un anticipo di cui poi si chiederà il rimborso. Può anche capitare che il titolare oppure un manager in un certo momento prenda il rimborso di una cifra anticipata molto tempo prima, ma queste modalità di prelievo e di deposito comunque devono essere specificate. Ora quali sono le condizioni in cui un giudice può mettere in dubbio la protezione legale di una LLC? In primo luogo abbiamo la situazione di scarsa capitalizzazione. E' ovvio che la maggior parte delle LLC formate negli Stati Uniti hanno un capitale molto ridotto, non esiste un limite minimo di capitale da versare perciò chi inizia una LLC spesso versa qualche migliaio di dollari oppure anche nulla. Di conseguenza, nell evenienza di una causa e in caso di mancanza di una polizza assicurativa, il giudice potrebbe tentare di andare oltre le protezioni aziendali per attingere ai beni personali, visto che nell'azienda non ci sono capitali per poter rispondere a un'eventuale richiesta da parte di un creditore oppure di qualcuno che si sente danneggiato. Se si vuole stare tranquilli è sufficienti dotarsi della giusta copertura assicurativa, come vedremo in una lezione successiva. Questo non significa che le autorità possano eliminare tutte le protezioni, possono però ridurle ossia possono chiedere che il titolare risponda in parte di un eventuale torto o di un'eventuale impegno. Lo statuto, detto anche Operating Agreement, può già offrire notevole protezione in tal senso, definendo limitazioni alle richieste che possono essere avanzate nei confronti dei singoli soci e definendo anche gli eventuali blocchi al pagamento di somme che devono essere versate per la copertura di danni prodotti da un singolo socio, blocchi opposti da altri soci. Completare la formazione della società - Corso Azienda Pag. 6/10

7 Il meccanismo richiede alcuni passaggi che descriviamo in dettaglio e con semplicità nel modulo formativo dedicato allo statuto di una LLC. In buona sostanza, i membri possono proteggersi vicendevolmente qualora lo statuto sia stato redatto in modo corretto. E' indispensabile tuttavia che ogni singola entità e ogni singola azienda abbia un conto corrente separato. E una regola molto semplice da seguire ed è una delle regole più importanti nella conduzione di una società. Mantenete sempre ben separati i conti personali da quelli aziendali. Se volete eseguire una spesa per l azienda, come ad esempio pagare un fornitore oppure acquistare un mobile per l ufficio, usate il conto corrente aziendale. Se volete invece acquistare un regalo per vostra moglie, fare la spesa per la famiglia oppure pagarvi un biglietto per le vacanze, usate il conto corrente personale. Quando mescolate spese personali e aziendali sul conto della società danneggiate la protezione aziendale e un giudice, in futuro, potrebbe ridurre quelle che sono le protezioni previste e consentite. Per tale ragione è anche importante che l'azienda abbia assegni separati, possibilmente una sede aziendale, diversa dall'abitazione, e che ci siano registrazioni contabili precise e documentabili, con ricevute e con un libro contabile che sia mantenuto da una persona competente. Essenzialmente dobbiamo dimostrare nel lavoro di tutti i giorni, che l'azienda opera come tale. Ci sono alcune attività aziendali particolari che vanno accompagnate da una risoluzione, Resolution, vale a dire un documento stilato dai manager azienda o dal consiglio di amministrazione in cui si descrive la decisione presa, si descrivono le motivazioni della decisione e si descrive come tale decisione verrà attuata. Tale documento verrà naturalmente redatto prima che la decisione venga messa in atto. Completare la formazione della società - Corso Azienda Pag. 7/10

8 Tra le decisioni importanti naturalmente da documentare c'è: - l'apertura di un conto corrente, - la chiusura di un conto corrente o l'apertura di un nuovo conto corrente, - l'acquisto di un immobile o la vendita di un immobile, - l'inserimento di nuovi soci, - l'aumento del capitale sociale, - il versamento dei dividendi o di utili ai soci, - l'approvazione della dichiarazione dei redditi aziendale, - il versamento di un prestito da parte dei soci o da parte di un'azienda socia, - il prelievo di un prestito, - la restituzione di un prestito attuata su volontà dei soci, - l'adozione di un marchio, - l'acquisto di beni superiori a 10 mila dollari, - la contrazione di un debito per un valore superiore ai 10 mila dollari, - la firma di un contratto per un valore di 10 mila dollari, - la chiusura di vertenza legale con trattativa e quindi con un accordo pecuniario superiore a 1000 dollari, - la creazione di una Joint Venture o di una Partnership con un'altra azienda. Scrivere una risoluzione, ossia un documento che documenta le decisioni prese, è una procedura abbastanza semplice, non serve necessariamente un avvocato, l'importante è che ci sia un preambolo che dica i motivi per cui qualcosa viene deciso, di solito preceduto dalla parola inglese Whereas (considerato che) e poi indicare qual è la risoluzione, quale decisione è stata presa con la parola inglese Resolved, un'altra parola chiave, quindi si descrivono i motivi per cui si è arrivata a una determinata decisione, o cosa esattamente è stato deciso, infine la risoluzione può essere firmata semplicemente da una segretario oppure anche da tutti i manager. Di solito, la firma del segretario può anche essere sufficiente, dipende da com'è strutturato lo statuto. La cosa più importante qui non è tanto chi firma, ma il fatto che ci sia la risoluzione per ciascuno degli eventi principali e qualora voi siate in dubbio se farla o meno, è sempre meglio farla. Meglio una risoluzione in più piuttosto che una risoluzione in meno. Completare la formazione della società - Corso Azienda Pag. 8/10

9 Alcuni consigliano di fare autenticare la firma della risoluzione da un Notaio. Il che può essere una buona prassi, anche se complica la tenuta della documentazione. La firma davanti a un notaio è indispensabile qualora si vogliano acquisire immobili, oppure firmare contratti di una certa entità. Questo è uno degli elementi da verificare con un avvocato o da controllare rispetto quanto specificato dallo statuto. Per riepilogare, la protezione di un'azienda diventa reale nel momento in cui ci sono i documenti formativi iniziali, lo statuto, alias Operating Agreement, o qualunque altro documento necessario per il tipo di azienda. Diventa reale inoltre nel momento in cui vengano nominate le cariche sociali, indispensabili per quel tipo di società, nel momento in cui ogni atto principale dell'azienda venga documentato con un verbale o con una risoluzione firmata da chi è competente a firmarla. Inoltre tutta l'attività va accompagnata da una contabilità ordinata e da una netta divisione tra i fondi personali e i fondi aziendali. Perciò quando volete acquistare i mobili per il vostro ufficio, quando volete pagare un fornitore, quando acquistate il biglietto areo per visitare un cliente, usate in conto corrente aziendale. Quando invece comperate un regalo a vostra moglie, pagate la spesa per la famiglia oppure acquistate i libri di scuola per i vostri figli, usate il conto corrente personale. In generale è sufficiente usare buon senso per evitare di perdere le protezioni che la legge vi offre. Comportatevi come vi comportereste lavorando nell azienda di un altro. Se foste il commesso di un negozio di elettronica, ad esempio, non usereste i soldi della cassa per comperarvi un DVD da guardare la sera con gli amici. Se lavoraste per una banca non usereste un assegno di un cliente per pagare la crociera a vostra moglie. Se lavoraste per una multinazionale, non usereste la carta aziendale per fare la spesa o per pagare le bollette di casa. Completare la formazione della società - Corso Azienda Pag. 9/10

10 Dovete in pratica dimostrare che vi comportate come un azienda e non come un piccolo imprenditore che lavora in proprio e che usa i soldi della stessa cassa per qualsiasi spesa, privata o di lavoro. Nel momento in cui l'azienda facesse qualcosa di veramente di molto strano, molto diverso rispetto alla normale conduzione aziendale, correrebbe il rischio che un giudice decida di togliere la protezione. Questi sono i consigli essenziali per condurre correttamente una società negli Stati Uniti. Roberto Mazzoni Questa pubblicazione ha l obiettivo di fornire informazioni accurate e autorevoli sull argomento trattato basandosi sulle informazioni disponibili al momento della pubblicazione. Gli esempi forniti hanno uno scopo unicamente illustrativo e la pubblicazione viene distribuita con l intesa che né l editore né l autore sono impegnati nel fornire servizi legali, contabili, fiscali o qualsiasi altro tipo di servizio professionale e non si assumono alcuna responsabilità sull uso che ne verrà fatto. Se vi serve assistenza legale, fiscale o qualsiasi altro tipo di assistenza da parte di un esperto, dovrete procurarvi i servizi di un professionista competente. Qualsiasi consiglio di natura fiscale incluso in questa pubblicazione scritta oppure elettronica (incluso qualsiasi file video oppure audio che vi sia collegato) non è stato creato con l intenzione di essere usato, e non può essere usato dal contribuente, al fine di evitare qualsiasi tipo di sanzione che possa essere imposta sul contribuente da qualsiasi autorità o agenzia fiscale governativa. This publication is intended to provide accurate and authoritative information with regard to the subject matter covered based upon information available at the time of publication. Examples given are for illustrative purpose only and the publication is distributed with the understanding that neither the publisher nor the author is engaged in rendering legal, accounting, tax or other professional services and assume no liability whatsoever in connection with its use. If legal, tax or other expert assistance is required, the services of a competent professional should be sought. Any tax advice included in this written or electronic publication (including any video or audio files connected with it) was not intended or written to be used, and it cannot be used by the taxpayer, for the purpose of avoiding any penalties that may be imposed on the taxpayer by any governmental taxing authority or agency. Completare la formazione della società - Corso Azienda Pag. 10/10