PRESENTAZIONE DELLA SOCIETÀ INFORMAZIONI GENERALI

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1 PRESENTAZIONE DELLA SOCIETÀ INFORMAZIONI GENERALI 1

2 SOMMARIO 1. PRESENTAZIONE SOCIETÀ E OBIETTIVI I PRIMI 10 ANNI DI INDICOM INDICOM IN PILLOLE GID - GESTIONE INTEGRATA DOCUMENTI AREE DI BUSINESS Ged Gestione Elettronica Documenti Conservazione Sostitutiva Gestione Fatturazione Elettronica Fornitori Portale INWeb : Esibizione a Norma e Consultazione Online Gestione Archivi Cartacei Postalizzazione Documenti Gestione Fatture Fornitori Gestione Dati Tecnici Gestione Documenti Di Trasporto (Bolle, Pod, Ddt) Scansione On The Road : Docs-Mobile Gestione Archivi Enti Locali LA QUALITÀ LA GESTIONE DEI PROGETTI SICUREZZA SEDI Milano Bergamo (Curno e Zanica) Rimini (Coriano e Torriana) Carrara Novara Padova Roma Chiasso ATTIVITA INTERNAZIONALE INDICOM ED I SUOI PARTNER

3 1. PRESENTAZIONE SOCIETÀ E OBIETTIVI Indicom è nata nel 2001 dall esperienza ventennale dei suoi soci fondatori e del loro staff, con l'obiettivo di sviluppare un sistema di gestione dei documenti "completo", attraverso innovativi servizi integrati. La filosofia del BPO Business Process Outsourcing e della Gestione Integrata dei Documenti - GID presuppongono un rapporto con il Cliente di fiducia e di partnership di alto livello, continuamente alimentato dalla condivisione degli obiettivi e degli strumenti utilizzati per raggiungerli. Obiettivo principale di Indicom è collaborare con i Clienti per migliorarne l'organizzazione del lavoro, la funzionalità e la produttività. Per far ciò Indicom svolge nelle proprie Sedi attività lavorative che per motivi diversi (ripetitività, spazi, costi, necessità di strumentazione adeguata) sarebbe improduttivo e costoso svolgere all'interno dell'azienda. Tale decentramento consente al Cliente di riqualificare l'opera del proprio personale e di ridurre tempi e costi di lavoro. L organizzazione dell attività, minuziosa e finalizzata all obiettivo, permette di raggiungere un secondo risultato, che è quello dell efficienza del processo di outsourcing, eliminando fasi doppie, attività duplicate, maggior rischio di errori. Non a caso, in questi anni, sempre più aziende, leader nei rispettivi settori, hanno identificato Indicom come loro partner qualificato nei processi di gestione. Oggi Indicom è presente con la nuova Sede di Milano e con le sedi operative/depositi di Bergamo, Carrara, Novara, Padova, Rimini, Roma e Chiasso. 2. I PRIMI 10 ANNI DI INDICOM Il 4 maggio 2011 Indicom ha festeggiato 10 anni di presenza sul mercato. L azienda è stata costituita nel 2001 e l attività è cominciata in un periodo difficile (settembre 2001), con un mercato molto contratto e poco incline agli investimenti. Nel corso degli anni successivi l attività si è sviluppata con tassi di crescita superiori al 30% all anno e con l apertura di una società collegata a Rimini, per coprire le esigenze di un mercato locale in forte espansione. 3

4 3. INDICOM IN PILLOLE Area geografica di intervento: Italia e Svizzera direttamente, Europa e USA con il partner Itella (Poste finlandesi) Capacità di scansione: 3 turni giornalieri Capacità di scansione: oltre pagine al giorno Fatture fornitori: all anno Conservazione Sostitutiva: oltre pagine all anno Pagine online sul Web: 500 milioni Data Center: accesso ai dati a 100 Mbps Data Center: accesso ai dati 24 ore su 24 7 giorni su 7 Data Center: server e servizi ridondanti 4. GID - GESTIONE INTEGRATA DOCUMENTI Indicom, nell ambito delle attività di Business Process Outsourcing, realizza la GID - GESTIONE INTEGRATA DOCUMENTI, che consente al Cliente di decentrare all esterno interi processi aziendali, delegando l intera responsabilità all outsourcer. GID significa incaricare il partner di tutta una serie di attività, da quelle a basso contenuto tecnologico (preparazione documenti, controlli formali, etc.), a quelle relative alla digitalizzazione (scansione, dataentry, etc.), passando per i processi di elaborazione e riconoscimento automatico dei dati, fino ad arrivare alle attività di contabilizzazione e di registrazione dei dati amministrativi. Gli strumenti che Indicom usa sono molteplici: posti lavori multifunzione, collegati online all ERP del Cliente scanner professionali per l acquisizione delle immagini piattaforme software per il riconoscimento OCR le risorse umane, lo strumento più importante, da chi si occupa delle attività più semplici fino a chi governa i processi più evoluti 4

5 5. AREE DI BUSINESS 5.1 GED GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTI La necessità di semplificare il processo di gestione dei documenti all interno dell Azienda, soprattutto oggi in presenza della nuova normativa sulla Conservazione Sostitutiva, ha dato un notevole impulso alle attività di gestione elettronica dei documenti. Grande interesse è rivolto verso i servizi e le soluzioni che non costringono le Aziende a dotarsi di sistemi HW e SW, che necessitano di manutenzione ed aggiornamenti, preferendo invece l outsourcing, ed in particolare le soluzioni integrate, che consentono di ottimizzare i processi, garantendo quindi risparmi e qualità del servizio. Il servizio di Indicom prevede: preparazione dei documenti scansione e indicizzazione (manuale o con riconoscimento automatico) pubblicazione e consultazione Web delle immagini attraverso il portale Conservazione Sostitutiva In alternativa, la custodia degli originali presso depositi attrezzati. 5.2 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Con il Decreto Legge approvato dal Ministero dell'economia il 23 Gennaio 2004, a cui segue la Deliberazione del CNIPA del 19 Febbraio 2004, è stato completato l'iter legislativo relativo alla Conservazione Sostitutiva dei documenti, che dà alle Aziende la possibilità di sostituire i documenti cartacei prodotti dai propri sistemi e quelli provenienti dall'esterno con le immagini degli stessi, purchè sottoscritte con firma elettronica e marca temporale. La nuova normativa, garantendo l'efficacia del documento conservato su supporto informatico ai fini fiscali, fornisce alle Aziende la possibilità di distruggere gli archivi cartacei, consentendo enormi risparmi (anche sul costo dei bolli) e molti vantaggi: Affidando ad Indicom il processo di gestione in outsourcing dei documenti aziendali ci si potrà avvalere di: personalizzazione del servizio consulenza fiscale-legale flessibilità precisione e rispetto degli SLA (Service Level Agreement) 5.3 GESTIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA FORNITORI Nell ambito delle tematiche relative alla dematerializzazione dei documenti, sulle quali Indicom è attiva con le proprie soluzioni organizzative e tecnologiche, grande rilevanza hanno i temi legati alla Fatturazione Elettronica anche lato Fornitori, argomento di interesse strategico sul quale si giocherà molto del futuro prossimo relativamente ai processi di dematerializzazione dei documenti. 5

6 Al di là della grande motivazione che spinge le Aziende verso i sistemi di fatturazione elettronica, che ad esempio consentiranno automatismi nella contabilizzazione delle fatture fornitori, ci si scontra, come spesso accade, con la mancanza di tempo e risorse per dedicarsi al progetto. Indicom può aiutare i Clienti a: coordinare il progetto contattare i fornitori mettere a loro disposizione gli strumenti hardware e software verificare le soluzioni di servizio predisporre la modulistica e la contrattualistica necessaria 5.4 PORTALE : ESIBIZIONE A NORMA E CONSULTAZIONE ONLINE Le immagini acquisite da documenti cartacei o da flussi elettronici verranno importati sul sistema documentale di Indicom, a disposizione degli Utenti autorizzati per la consultazione. La ricerca verrà svolta in base alle chiavi di ricerca concordate, costituite dai campi indicizzati manualmente e dai campi agganciati ad essi attraverso l importazione del file prodotto dal Cliente. La maschera potrà essere personalizzata in base alle specifiche esigenze (logo della società, numero e descrizione dei campi ecc.), e sarà inoltre possibile attivare la consultazione direttamente dal sito internet del Cliente. La procedura gestisce: la correlazione fra documenti della stessa pratica (ad esempio fra Ordine, bolle e fattura fornitore) la visualizzazione e la stampa di immagini normali l esibizione a fini legali di immagini marcate e firmate la comunicazione online fra il Cliente e gli utenti Indicom l invio (singolo o massivo) di mail con allegata l immagine 6

7 5.5 GESTIONE ARCHIVI CARTACEI Per risolvere i problemi di spazio e di reperimento dei documenti originali Indicom propone un servizio di custodia e gestione in Outsourcing. I documenti originali, preventivamente catalogati sulla base di una rigorosa attività di classificazione archivistica, verranno inscatolati e trasferiti presso i depositi autorizzati, tutti rigorosamente dotati di impianti antincendio ed antintrusione in regola con le più recenti normative in materia. Il materiale trasferito verrà allocato sulle scaffalature predisposte e mappato dal punto di vista informatico, per consentire una facile reperibilità durante la fase di richiesta della documentazione cartacea, che potrà essere consegnata in forma cartacea o elettronica. 5.6 POSTALIZZAZIONE DOCUMENTI Indicom gestisce la postalizzazione dei documenti, da un lato con attività di posta tradizionale (stampa, piegatura, imbustamento e consegna alla Posta), e dall altro con l invio di mail ai propri Clienti (con allegato il documento in formato PDF oppure con l indicazione del link al portale dal quale scaricare la fattura). Con l obiettivo di gestire questo processo in modalità automatica, sarà sufficiente che il Cliente indichi, nel file che verrà inviato a Indicom, la modalità con la quale il Cliente finale dovrà ricevere la fattura, ed in particolare, in caso di invio attraverso Posta Elettronica, l indirizzo e- mail presso il quale dovrà essere inviato il documento. Il Cliente finale potrà: collegarsi al portale Indicom attraverso password e user-id personali visualizzare il documento scaricarlo sul proprio pc, stamparlo, inviarlo via mail etc. oppure ricevere tradizionalmente la fattura in formato cartaceo 7

8 5.7 GESTIONE FATTURE FORNITORI La gestione del Ciclo Passivo è oggi un fattore critico, che grava sull efficienza dell intero sistema aziendale, in quanto costringe le Aziende a dedicare risorse per un attività per nulla strategica. Cederla in outsourcing ad un partner affidabile significa poter rimodulare i carichi di lavoro interni, riqualificare le proprie risorse, dedicandole ad attività più importanti e produttive, avere garantito il rispetto delle scadenze ed infine, aspetto spesso decisivo, avere un costo di servizio "certo" e competitivo rispetto ai costi interni. Indicom si occupa di: ritirare i documenti arrivati in casella postale (o gestire la ricezione via mail) contabilizzarli sul sistema del Cliente (OCR, online con ERP del Cliente, offline, etc.) gestire le anomalie, le difettosità, i visti autorizzativi attraverso il portale INweb archiviare otticamente i documenti per la consultazione (esibizione) online conservarli in forma sostitutiva o custodirli nei depositi a norma 5.8 GESTIONE DATI TECNICI Le aziende operanti nel campo dei servizi energetici (Elettricità e Gas), in riferimento al tema della gestione dei flussi di dati in arrivo dai propri Distributori ed in particolare per quanto riguarda il trattamento dei Dati Tecnici, devono dedicare risorse interne per la gestione dei dati, devono quadrare fatture Fornitori e dati tecnici, devono quadrare fatture Fornitori e fatture Clienti ed infine devono gestire le continue variazioni alle quali sono soggetti i flussi elettronici in arrivo (tracciati, etc.). Indicom, che già gestisce per alcune società del settore i dati passivi di Contabilità Generale e Analitica ed i dati Tecnici, sta predisponendo un sistema in grado di dare al Cliente, fra le altre, le seguenti informazioni di base: confronto importi letti e calcolati, con attivazione soglie di blocco segnalazione POD/PDR non codificati controllo doppie fatturazioni verifiche di volume e di importo verifiche fra sintesi contabile e dettaglio delle voci fatturate 5.9 GESTIONE DOCUMENTI DI TRASPORTO (BOLLE, POD, DDT) Indicom realizza un servizio di gestione documentale specifico per le problematiche delle Aziende di Trasporto e di Logistica, che hanno necessità di fornire ai propri Clienti la prova dell avvenuta 8

9 consegna. Sempre più spesso viene chiesto al Trasportatore la verifica certa e indiscutibile dell avvenuta consegna della merce. E non sempre questo è così semplice e immediato, e capita anche che il documento cartaceo non si trovi! Indicom da oltre 10 anni lavora con Clienti del settore ed ha messo a punto un servizio consolidato che prevede: consegna giornaliera dei documenti cartacei alle Sedi di Indicom, oppure la scansione direttamente presso la periferia ( Agenzie/Filiali/Corrispondenti) acquisizione, indicizzazione e pubblicazione Web (con link al sito del trasportatore) accesso del Cliente finale per consultare la prova di consegna conservazione sostitutiva o custodia presso i depositi a norma 5.10 SCANSIONE ON THE ROAD : DOCS-MOBILE Indicom e Nica presentano Docs-mobile, dispositivo portatile per la scansione di qualsiasi documento che necessiti di essere trasferito in tempo reale al proprio ufficio o al proprio Cliente. L unità mobile, sviluppata grazie all idea di M.T.N. - Messaggerie Trasporti Nazionali, che oggi utilizza il dispositivo per la propria flotta, è in grado di acquisire codici a barre, testi e immagini fino al formato A4, con la possibilità di archiviarli nella propria memoria flash o di inviarli tempestivamente al server aziendale per essere elaborati, includendo dati e coordinate geografiche della posizione GESTIONE ARCHIVI ENTI LOCALI Indicom ha perfezionato una serie di soluzioni tecnico scientifiche in grado di risolvere in maniera organica e definitiva il disordine in cui a volte versano gli archivi degli Enti pubblici, territoriali e non territoriali. Il servizio è svolto da specialisti riconosciuti e accreditati presso le varie Soprintendenze Archivistiche (Indicom ha infatti nel proprio organigramma archivisti da anni operanti nel settore, laureati e con diploma di specializzazione in Archivistica, Paleografia e Diplomatica rilasciato dagli Archivi di Stato). L attività si articola in una proposta modulare, capace di adeguarsi al budget che l Ente ha realmente a disposizione, costituita dalle seguenti attività: censimento archivistico e relativa Guida Topografica sistemazione fisica ed Elenco di consistenza riordino e Inventariazione selezione e scarto 6. LA QUALITÀ Per poter perseguire gli obiettivi prefissati Indicom ha deciso di impegnare ulteriormente le proprie risorse per impostare e mantenere nel tempo un Sistema di Gestione di Qualità, riuscendo così ad ottenere la certificazione ISO 9001:2008 per i processi di Archiviazione ottica, Conservazione Sostitutiva e gestione del Ciclo Passivo. L impegno di Indicom è, tra gli altri, quello di offrire prodotti e servizi che incontrino non solo le esigenze esplicite del Cliente ma anche i suoi bisogni latenti. 9

10 Tale impegno richiede verifiche sistematiche e un organizzazione accurata dei processi, nonché il mantenimento di una struttura organizzativa dinamica e quotidianamente coinvolta nello sviluppo e nel mantenimento del Sistema di Gestione di Qualità, dove Clienti e Fornitori diventano Partner con obiettivi condivisi. 7. LA GESTIONE DEI PROGETTI Al termine della fase commerciale viene attivata l area progetti che designa come responsabile del Cliente un project manager che seguirà tutte le attività per la futura commessa. Dopo un analisi preliminare delle esigenze del Cliente ed a fronte dell accettazione dell offerta, verrà effettuata un analisi approfondita del progetto, con l obiettivo di redarre il documento di specifiche tecnico/operative che definiranno in dettaglio tempi e modalità di esecuzione e consegna del progetto. Una volta concordata con il Cliente la roadmap delle attività il progetto entra nel vivo del suo sviluppo. L area IT, prepara l ambiente tecnologico su cui si baseranno le attività previste dal progetto, mentre l area Operazioni studierà e verificherà le migliori modalità di trattamento dei documenti. Prima del go live è prevista una fase di test, in cui vengono validati una serie di test cases definiti in modo analitico con il Cliente. Quando è terminato il progetto di start-up la responsabilità del Cliente passa all area di produzione che ne seguirà ogni attività operativa ed organizzativa. 8. SICUREZZA Particolare cura è stata posta nella sicurezza del sistema, sia dal punto di vista informatico (Firewall, accesso ad Utenti registrati con certificati digitali Client, possibilità di collegamento con linee sicure), sia per quanto riguarda le garanzie nella continuità nell erogazione dei servizi, ottenuta con cluster di server ridondati e scalabili, duplicando apparecchiature, dati e immagini su altri due Centri di back-up, sulla base di un protocollo di disaster recovery particolarmente rigoroso. I server utilizzati sono collegati in cluster e sono dotati di sistemi RAID1, RAID5 e RAID6. È possibile inoltre accedere alla consultazione con protocollo di trasmissione https. L accesso alla rete, con connessioni a 100 Mbps, è attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7. L'approccio generale per raggiungere gli obiettivi preposti è basato sui seguenti livelli: 1. Affidabilità ogni server è configurato con raid, alimentatori ridondati. Questo livello di continuità è implicito per ogni server. 2. Ridondanza è disponibile un server/apparato online che offre lo stesso servizio 3. Warm backup i dati sono backuppati verso Nas o equivalente per poter essere ripristinati in tempi rapidi 4. WORM backup i dati sono storicizzati su dischi non modificabili per poter essere recuperati anche a distanza di tempo. I supporti sono conservati in luoghi adeguati a consentire il disaster recovery 5. Replica remota i dati sono replicati/inviati verso le altre sedi 10

11 9. SEDI Oggi Indicom è presente con la nuova Sede di Milano e con le sedi operative/depositi di Bergamo, Carrara, Novara, Padova, Rimini, Roma e Chiasso. 9.1 MILANO Dal 3 Ottobre 2009 Indicom ha trasferito la propria Sede principale presso la nuova struttura di Via Carnevali 39 a Milano, all interno di una palazzina su 2 piani di oltre 750 mq. e con cortile di 600 mq. per le attività di carico e scarico dei documenti. Presso la Sede di Milano è situato il Data Center principale. 9.2 BERGAMO (CURNO E ZANICA) Presso le Sedi di Bergamo sono presenti i depositi per la custodia dei documenti originali, oltre alla sala operativa destinata alla gestione delle fatture fornitori. Presso la Sede di Curno è situato il Data Center per il disaster recovery. 9.3 RIMINI (CORIANO E TORRIANA) Presso le sedi riminesi sono dislocati sia la sede di produzione dei processi di archiviazione ottica e gestione documentale che i depositi per la conservazione dei documenti cartacei. 9.4 CARRARA A Carrara vengono realizzate le attività di preparazione, scansione e indicizzazione dei documenti. 9.5 NOVARA A Biandrate, in provincia di Novara, è presente un Centro di archiviazione per la custodia e la gestione della documentazione cartacea. 9.6 PADOVA A Padova è presente un Centro di archiviazione per la custodia e la gestione della documentazione cartacea. L area è ubicata a poca distanza sia dall autostrada A13 (casello Padova Zona Industriale) che dall autostrada A4 (casello Padova Est). 9.7 ROMA Presso la sede di Roma vengono svolte le attività di archiviazione ottica e di custodia dei documenti originali. 9.8 CHIASSO Nella Sede del Canton Ticino vengono svolte le attività di ricezione della posta, scansione, indicizzazione e controllo dei documenti cartacei, in partnership con Itella (vedi filmato), la società di proprietà dello stato finlandese presente in tutto il mondo ed attiva nelle attività di logistica e gestione delle informazioni (descrizione nel capitolo seguente). 11

12 10. ATTIVITA INTERNAZIONALE Alla fine del 2009 la società ITELLA è in Italia per valutare la scelta di un partner al quale affidare la gestione in loco dei propri Clienti internazionali. ITELLA è il nuovo nome delle Poste finlandesi, attive con la Divisione Itella Information nella gestione dei processi amministrativi, con un focus particolare nella contabilizzazione delle fatture fornitori e nei processi di Fatturazione Elettronica. Itella è leader europeo nelle soluzioni di fatturazione elettronica e di gestione automatica dei flussi finanziari La proposta di Itella è in particolare rivolta alle grandi aziende multinazionali con presenza in diversi Paesi europei, interessati ad una soluzione complessiva ed integrata, avendo come unico interlocutore un partner di livello internazionale. Dopo aver analizzato il mercato e gli operatori la scelta di Itella è caduta su Indicom, incaricata dalla multinazionale finlandese di gestire la presa in carico dei documenti cartacei, la scansione e la preindicizzazione dei documenti, il trasferimento delle immagini e dei dati al data center di Itella e la conservazione degli originali cartacei. Indicom ha iniziato nel 2010 con la gestione delle fatture fornitori di Volvo, alla quale si sono aggiunte nel 2011 Ikea e Trilux. Verso la fine del 2010 Itella ha chiesto la disponibilità di Indicom ad aprire una sede in Svizzera (operativa dal dicembre 2010), che oggi gestisce i documenti di Trilux e di Volvo. 12

13 11. INDICOM ED I SUOI PARTNER L'iniziativa ON OUTSOURCING NETWORK parte dall'idea di aggregare esperienze imprenditoriali maturate nel corso degli ultimi anni verso l'offerta di Soluzioni e di Servizi per la Gestione Documentale, i servizi di Contact Center e di gestione del Credito ed il Business Process Outsourcing. L'iniziativa è partita da aziende che hanno maturato competenze specifiche e dispongono di professionisti in grado di soddisfare le esigenze di un mercato sempre più orientato verso i seguenti obiettivi: contenimento dei costi miglioramento della qualità dei servizi affidati in outsourcing innovatività delle soluzioni rispetto delle normative vigenti Con questi obiettivi in testa ON ha aggregato aziende che si sono specializzate in ruoli complementari ed hanno costituito un offerta integrata, con soluzioni complete e competitive, per affrontare un'ampia gamma di situazioni/esigenze in queste aree: Gestione documentale e Conservazione Sostitutiva Delivery multicanale Contact Center BPO ciclo passivo (alimentazione sistemi ERP del Cliente) BPO ciclo attivo (backoffice amministrativo, incassi, recupero crediti, analisi e riclassificazione di bilancio) Gestione del credito commerciale In questi ambiti ON è in grado di fornire i seguenti servizi: Disegno e supporto al rollout dei nuovi processi Disegno, realizzazione e fornitura della soluzione informatica Fornitura servizi BPO su ciclo attivo/passivo Servizi di archiviazione documentale, Conservazione Sostituiva e delivery Servizi documentali in linea (in hosting o presso il cliente) e custodia originali Gestione Contact Center inbound e outbound Riconciliazione e certificazione del credito commerciale Le aziende di ON si muovono verso il Cliente in una cornice definita da una soluzione completa ed un contratto unico, al cui interno i servizi vengono svolti dai reparti specializzati di ciascuna azienda. 13