Applicativo HRPortal/MIP

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1 Applicativo HRPortal/MIP Versione del 10 Aprile 2017 Elenco contenuti 1 - NOVITA' DI RILIEVO PRECISAZIONI IMPORTANTI Creazione automatica utenti Modelli messaggio Configurazione menù Notifiche di pubblicazione Modello F Archivio DMS Firma documento Folder organizzativo Delega utenti Archivio documenti azienda HR MySpace Ricevute telematiche Documenti Basew Modelli di pubblicazione Conservazione sostitutiva (SOS) Mobile Modulo Organizzazione...10 Versione Data rilascio 10/04/2017 Pag. 1 / 12

2 1 - NOVITA' DI RILIEVO PRECISAZIONI IMPORTANTI 1.1 NOVITA' DI RILIEVO Vi consigliamo di prendere particolare visione degli argomenti sotto indicati, in quanto rilevanti ai fini dell'utilizzo dell'applicativo HRPortal/MIP. Creazione automatica utenti Modelli messaggio Configurazione menù Notifiche di pubblicazione Modello F24 Folder organizzativo Delega utenti Ricevute telematiche Documenti Basew Modelli di pubblicazione Conservazione sostitutiva (SOS) Mobile Modulo Organizzazione Versione Data rilascio 10/04/2017 Pag. 2 / 12

3 1.2 PRECISAZIONI IMPORTANTI CONTENITORE DMS Vi ricordiamo che per il DMS Contenitore E' NECESSARIO: IMPOSTARE LE PROCEDURE DI SALVATAGGIO DEL PERCORSO DA VOI INDICATO IN DMS - IMPOSTAZIONI GLOBALI COME CONTENITORE. (Da Workspace Archivio - Impostazioni - Impostazioni globali). QUESTO E' NECESSARIO IN QUANTO, IL PERCORSO DI CUI SOPRA, E' L'UNICO LUOGO DOVE VENGONO MEMORIZZATI I DOCUMENTI (Cedolini, Cartellini, etc.) E DAL QUALE VENGONO REPERITI I DATI DA VISUALIZZARE NEL Folder Dipendente - Documenti personali e/o Folder Organizzativo. NEL CASO IN CUI IL CONTENITORE SI PERDA O VENGA CORROTTO, NON SARANNO PIU' REPERIBILI I DATI RELATIVI A TUTTE LE PUBBLICAZIONI GIA' EFFETTUATE. Versione Data rilascio 10/04/2017 Pag. 3 / 12

4 2 - Creazione automatica utenti (Da: Pannello di controllo Utenti e gruppi Creazione automatica utenti) Dal presente aggiornamento è stata introdotta la possibilità di personalizzare, ove l Utente lo ritenesse necessario, il messaggio di notifica delle credenziali di primo accesso, impostando e/o definendo un Cod modello messaggio, nella definizione stessa di Creazione automatica utenti. Si precisa che il Cod modello messaggio, sarà visibile solo se selezionata (valore spuntato) l opzione di Mail notifica creazione, quest'ultima già precedentemente in uso, e che, se indicato, sarà da ritenersi in forzatura rispetto al messaggio di notifica presente nella Sezione Notifiche utente della Definizione configurazione (Da: Pannello di controllo Sistema Configurazione) e/o in Sezione Autorizzazioni azienda del Contatto Azienda. Si precisa altresì che, cliccando sulla dicitura Cod modello messaggio, sarà possibile accedere direttamente alla gestione dello stesso. 3 - Modelli messaggio (Da: Anagrafiche Archivi altro Impostazione) Al fine di agevolare e preservare l'utente nell'identificazione del codice da utilizzare per gestire i propri Modelli messaggio, rispetto a quelli predefiniti dalle applicazioni presenti sull'impianto, dal presente aggiornamento, è stato introdotto un nuovo controllo che consente di inserire manualmente solo codici modello messaggio i cui primi 3 caratteri non corrispondano ad un codice applicativo. Si precisa che i codici modello messaggio predefiniti dalle applicazioni presenti sull'impianto (i cui primi 3 caratteri corrispondano ad un codice applicativo), potranno essere, solo variati e/o cancellati manualmente, ma non creati. Si precisa, altresì, che nel caso in cui si inserisca un codice modello messaggio riservato alle applicazioni presenti sull'impianto, in fase di salvataggio dello stesso, ne verrà data apposita segnalazione. 4 - Configurazione menù (Da: Anagrafiche Sistema Sicurezza Configurazione menù) Al fine di agevolare l'utente nella gestione della sicurezza da attribuire alle Utenze e/o ai Gruppi, che utilizzano le applicazioni presenti sull'impianto, dal presente aggiornamento, è stata introdotta l'informazione che indica se la funzionalità dell'applicativo selezionato è presente anche nelle altre applicazioni in gestione sull'impianto. L'evidenza dell'informazione di cui sopra, verrà data contrassegnando, nel menù ad albero della spalla di sinistra, con l'immagine della chiave le funzionalità e/o punti di menù trasversali a tutte le applicazioni gestite sull'impianto. Si precisa che, tale gestione puramente informativa, non inficia sull'attuale funzionamento della funzionalità di Configurazione menù. Versione Data rilascio 10/04/2017 Pag. 4 / 12

5 5 - Notifiche di pubblicazione Modello F24 Dal presente aggiornamento è stata implementata la macro SALDO, già precedentemente in uso, utilizzabile per la composizione del testo del messaggio di notifica di pubblicazione dei Modelli F24, al fine di dare un maggior dettaglio degli estremi di versamento degli stessi, nel seguente modo: F24 del Mese-Anno in scad. il DataScadenza con saldo ImportoSaldo, vers. il DataVersamento (Delega RiferimentiDelega) Inoltre è stata introdotta la nuova macro SALDOND, che consente di ottenere il dettaglio di cui sopra, senza l'esposizione dell'indicazione di delega (Delega RiferimentiDelega): F24 del Anno-Mese in scad. il DataScadenza con saldo ImportoSaldo, vers. il DataVersamento Si precisa che, la nuova macro SALDOND potrà essere utilizzata solo per la composizione del testo del messaggio di notifica e non nell'oggetto dello stesso. Si precisa altresì che, per entrambe le macro SALDO e SALDOND, la data di versamento verrà indicata (vers. il DataVersamento) solo se valorizzata. 6 - Archivio DMS Firma documento (Da: Workspace Archivio Documenti) Dal presente aggiornamento, dalle funzionalità presenti in Archivio DMS, è stata rimossa l'azione di Firma documento, in quanto obsoleta e non più gestita. In sostituzione all'azione di Firma documento, ove lo si ritenesse necessario, eseguendo i seguenti passaggi sarà comunque possibile archiviare a DMS il documento firmato: 1) Scaricare il documento presente in Archivio DMS, con l'apposita funzionalità di Scarica ; 2) Firmare il documento scaricato con un'applicazione dedicata alla firma dei documenti; 3) Riportare il documento firmato in Archivio DMS con l'apposita funzionalità di Importa ; 4) Applicare al documento importato in Archivio DMS, selezionandolo, l'azione di Aggiorna file e confermare le richieste successive. 7 - Folder organizzativo (Da: Workspace My desk Home) Dal presente aggiornamento è stata introdotta la possibilità, ove lo si ritenesse necessario, di filtrare la visualizzazione dei documenti presenti nella griglia del Folder organizzativo, per i Gruppi/Utenti indicati nella sezione Permessi della Classe documentale (Da: Workspace Archivio Impostazioni Classe documentale), associata al Modello di pubblicazione utilizzato per la pubblicazione degli stessi. Il filtro di visualizzazione, di cui sopra, può essere utile al fine di diversificare la visualizzazione dei documenti, per competenza interna degli operatori che gestiscono la stessa azienda cliente. Versione Data rilascio 10/04/2017 Pag. 5 / 12

6 Si precisa che, la Sezione permessi della Classe documentale nella quale indicare i Gruppi/Utenti utili per il filtro di visualizzazione dei documenti, è visibile solo se nella sezione Generale della stessa è stata attivata l'opzione Riservata (valore spuntato). Si precisa altresì che, le classi documentali predefinite non sono riservate (valore non spuntato). L'Utente, ove lo ritenesse necessario, dovrà variare il contenuto della Classe documentale per consentire questa funzionalità oppure verificarne l'impostazione esistente, nel caso in cui la stessa venga aggiornata al rilascio del Modello di pubblicazione corrispondente. Si precisa che, l'indicazione dei modelli di pubblicazione rilasciati è sempre presente nei Sommari dei cambiamenti del Portale stesso. Successivamente alle impostazioni, di cui sopra, sarà altresì necessario attivare (valore spuntato), di default a No (valore non spuntato), l'apposita nuova opzione "Attiva filtro per classe documentale", presente nella sezione Opzioni di pubblicazione in Definizione Configurazione (Da: Pannello di controllo Sistema Configurazione), al fine di consentire che quanto indicato sulla Classe documentale, venga applicato come filtro alla visualizzazione dei relativi documenti presenti a Folder organizzativo. Si precisa che l'opzione Attiva filtro per classe documentale", è gestibile solo se presenti sull'impianto, oltre alle altre applicazioni HR, anche le applicazioni AGO e/o Omnia Contabile Fiscale; se questo/i ultimi non fossero presenti l'opzione non sarà modificabile. Si presti particolare attenzione all'utilizzo di questa nuova funzionalità, in quanto se nella Classe documentale non venissero indicate correttamente le autorizzazioni, i documenti in griglia a Folder organizzativo, anche se presenti, non saranno visibili agli operatori che gestiscono le azienda e/o alle aziende stesse. Nella documentazione allegata ai rilasci degli applicativi che gestiscono tale funzionalità, verranno fornite le indicazioni, utili al fine di agevolare l'utente nella corretta compilazione della sezione Permessi della Classe documentale, ove necessario. 8 - Delega utenti (Da: Workspace My desk Home) Al fine di agevolare l'utente nella gestione delle Utenze ad esso in delega, dal presente aggiornamento, sono state introdotte le seguenti migliorie, quali: 8.1 Opzioni massive E' stata variata la modalità di segnalazione dell'esecuzione delle opzioni massive in quanto, per queste ultime, l'avviso di elaborazione in corso comparirà nella testata del gadget stesso e non più in modalità popup. Si precisa che le indicazioni di fine elaborazione compariranno, come già in uso, in modalità popup, oltre che nella testata del gadget stesso. Si precisa altresì che, tale variazione non inficia sull'attuale funzionamento delle funzionalità singole e/o massive della Delega utenti. Versione Data rilascio 10/04/2017 Pag. 6 / 12

7 8.2 Filtro utenze E' stato aggiunto il nuovo valore No primo accesso all'opzione di Filtro utenze, già precedentemente in uso, presente in testata del gadget stesso. L'opzione consente di filtrare le utenze che non hanno mai eseguito almeno un accesso al Portale. Si precisa che le Utenze filtrate, per poter essere considerate nelle Attività massive, dovranno essere ulteriormente selezionate, utilizzando l'apposita opzione di Seleziona tutti, presente in testata del gadget stesso, oppure l'opzione di Seleziona singolo, presente sul rigo selezionato. 9 - Archivio documenti azienda Al fine di agevolare l'utente nell'identificazione dei documenti, a lui autorizzati, presenti in Archivio documenti azienda, e dei quali non ha ancora preso visione, dal presente aggiornamento, le cartelle contenenti tali documenti verranno contrassegnate con la scritta New ed i documenti in esse contenuti, non ancora aperti, verranno contrassegnati con l'asterisco (*) HR MySpace (Da: Workspace My desk Home) Dal presente aggiornamento, nella Sezione Rapporto di lavoro di HR MySpace, è stata aggiunta, l'informazione relativa alla descrizione dello Stato civile Ricevute telematiche ( Da: Pannello di controllo Sistema Importazioni Ricevute Telematiche ) Dal presente aggiornamento sarà possibile archiviare e/o pubblicare le Ricevute telematiche 2017 relative alle seguenti classi: - Ricevute Telematiche Certificazione Unica - Ricevute Telematiche Dichiarazione IVA annuale 12 - Documenti Basew ( Da: Pannello di controllo Sistema Importazioni Documenti Basew ) Dal presente aggiornamento sarà possibile archiviare e/o pubblicare i seguenti documenti generati da Basew, quali: - Scheda calcolo ICI-IMU - Stampa di controllo calcolo TASI - Stampa prospetto raccolta dati UNIPF - Dichiarazione d'intento cont. Generale - Dichiarazione d'intento cont.semplificata - Certificazione unica sintetica ( anno d'imposta 2016 ) - Certificazione unica ( anno d'imposta 2016 ) Versione Data rilascio 10/04/2017 Pag. 7 / 12

8 13 - Modelli di pubblicazione ( Da: Pannello di controllo Sistema Gestione pubblicazione Pubblicazione ) Dal presente aggiornamento è possibile archiviare e/o pubblicare i seguenti documenti, generati da: 13.1 Omnia - Scheda calcolo ICI-IMU - Stampa di controllo calcolo TASI - Stampa prospetto raccolta dati UNIPF 14 - Conservazione sostitutiva (SOS) ( Da: Workspace Archivio Integrazione con sostitutiva Spedizioni ) Dal presente aggiornamento è stata abilitata la classe dei Libri Inventari (INVFW) per l'invio in conservazione. Si precisa che, ove fosse stata impostata la riservatezza sulla classe documentale Libri Inventari, quest'ultima dovrà essere nuovamente inserita spuntando l'opzione Riservata presente sulla definizione stessa della Classe documentale (Da: Workspace Archivio Impostazioni Classe documentale) Mobile (Da: Pannello di controllo Sistema HR Mobile ) Dal presente aggiornamento sono state apportate delle migliorie al modulo Mobile, al fine di consentire il censimento dei dispositivi mobile e delle apps mobile utilizzate sull'impianto, nonchè di gestire l'aggiornamento automatico delle apps installate in base alle versioni delle applicazioni presenti sull'impianto Apps - Informazioni consultabili Sarà possibile consultare le informazioni relative alle apps in uso sull'impianto consultando i seguenti punti di menù, quali: (Da: Pannello di controllo Sistema HR Mobile Tabelle) App Consente di visualizzare l'elenco delle apps ufficialmente rilasciate. Versioni app Consente di visualizzare lo storico delle versioni rilasciate delle apps e la loro compatibilità con le applicazioni presenti sull'impianto. Sistemi operativi Consente di visualizzare l'elenco dei sistemi operativi Mobile supportati. Versione Data rilascio 10/04/2017 Pag. 8 / 12

9 (Da: Pannello di controllo Sistema HR Mobile Dispositivi) Definizione dispositivi Consente di: - Visualizzare l'elenco dei dispositivi Mobile registrati; - Attribuire una descrizione e/o le annotazioni, utili per identificare il device; - Bloccare l'utilizzo delle app HR per device (Es. blocco per smarrimento o furto). Associazione Dispositivi/App Consente di visualizzare l'elenco delle apps che sono state installate sul device e di impostare i parametri utili alla gestione della diagnostica remota. Associazione Dispositivi/Raggruppamento terminali Consente di visualizzate l'elenco dei raggruppamenti terminali associati ai dispositivi Mobile. Associazione App/Utente Consente di visualizzare l'elenco degli Utenti che hanno utilizzato le apps installate con l'indicazione dell'orario di ultima connessione. Opzioni utente Consente di visualizzare le impostazioni Utente, per le apps utilizzate e, ove lo si ritenesse necessario, di resettare le singole impostazioni. (Da: Pannello di controllo Sistema HR Mobile Log) Webservice - Livelli Consente di indicare i parametri per la gestione della diagnostica dei web services Mobile. Webservice Consente di visualizzare la raccolta dei log di diagnostica dei web services Mobile App Consente di visualizzare la raccolta dei file di log delle apps inviati dalla diagnostica remota e, ove lo si ritenesse necessario, di scaricare il file sul client, per la consultazione. Si precisa che, le funzionalità sopra elencate sono attive solo per gli utenti appartenenti al Gruppo 1 Amminis.Zucchetti; sarà a cura dell'utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tali funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la Configurazione menù. Versione Data rilascio 10/04/2017 Pag. 9 / 12

10 16 - Modulo Organizzazione (Da: HR Moduli Organizzazione) Dal presente aggiornamento sono state introdotte, per il Modulo Organizzazione, le seguenti migliorie e/o nuove funzionalità, quali: 16.1 Allineamento dati (Da: HR Moduli Organizzazione Utilità Allineamento dati) Allineamento dati organico Per la tipologia di Allineamento dati di organico, verranno considerati da allineare per il Rapporto di lavoro, anche i dati organico precedentemente configurati sulla definizione della Posizione organizzativa (Da: HR Moduli Organizzazione Tabelle Posizione organizzativa), associata al soggetto Responsabile. Allinea raggruppamenti Per la tipologia di Allinea raggruppamenti, è stata aggiunta nella stampa di controllo dei soggetti non elaborati, già precedentemente in uso, anche l'informazione riportante l'elenco dei codici dei moduli di raggruppamento non allineati Gestione modello (Da: HR Moduli Organizzazione Modello organizzativo) Evidenza caselle organizzative con relazione di tipo Staff Le caselle organizzative con relazione Staff, verranno contrassegnate con la seguente dicitura [S], esposta a lato della descrizione dell Unità e/o Posizione organizzativa, presente nell'alberatura di sinistra della Gestione modello ; le altre tipologie di relazione non verranno evidenziate Sezione Personale Al fine di agevolare l'utente nell'associazione delle persone in Gestione modello, dal presente aggiornamento, nell'elenco dei Soggetti presente in Associa responsabili ed in Associa collaboratori, è stata aggiunta l'informazione relativa al Codice fiscale degli stessi. Visualizzazione posizione del Responsabile Sarà possibile visualizzare, ove lo si ritenesse necessario, nella sezione Personale della Gestione modello, per i Responsabili e per i Collaboratori, l'informazione relativa alla Posizione del responsabile. A tal fine, sarà necessario attivare (valore spuntato) la nuova opzione Visualizza posizione del responsabile, di default non attiva, presente nella sezione Impostazioni di base del Modello organizzativo (Da: HR Moduli Organizzazione Tabelle Modello organizzativo). Si precisa che, l opzione Visualizza posizione del responsabile, sarà utilizzabile solo se non attiva l'opzione di Visualizza incarico, già precedentemente in uso. Versione Data rilascio 10/04/2017 Pag. 10 / 12

11 Livello responsabile Aggiunto il nuovo campo Livello responsabile, nella sezione Impostazioni di base, della definizione del Modello organizzativo (Da HR Moduli/Organizzazione/Tabelle/Modello organizzativo), utile al fine di inizializzare il valore dello stesso, tramite la funzionalità di Associa responsabile, presente in Gestione modello Sezione Organici Al fine di agevolare l'utente nella gestione dei dati organico, dal presente aggiornamento, la sezione Organici comparirà graficamente in formato griglia, consentendo all Utente di poter ricercare per ogni elemento in essa contenuto (Ruolo o dati contrattuali, N. teste in forza, N. teste previste, etc.). Le funzionalità di Modifica e Cancellazione del dato organico selezionato, precedentemente gestite con appositi Bottoni, saranno adesso utilizzabili selezionando la funzionalità di Menù opzioni di gestione, presente sul rigo stesso. Per accedere alla visualizzazione del Dettaglio ruolo sarà necessario selezionare l apposita funzionalità Informazioni aggiuntive ruolo, presente anch'essa sul rigo selezionato. La validità dell organico inserito alla data di riferimento, verrà evidenziata dallo status presente sul rigo selezionato, nel seguente modo: Pallino verde Identifica l'organico valido alla data di riferimento Pallino rosso Identifica l'organico non più valido alla data di riferimento Si precisa che è inoltre possibile visualizzare le informazioni aggiuntive previste per l'organico, consultando l'apposito layer, presente sul rigo selezionato. Si precisa che tali migliorie riguardano solo la presentazione grafica e non inficiano sulle funzionalità in essa contenute e già in uso Configurazione profili d'accesso (Da: HR Moduli Organizzazione Utilità) Al fine di agevolare l'utente nella gestione dei gruppi associati nel modello organizzativo, dal presente aggiornamento, la sezione Abilitazioni comparirà graficamente in formato griglia, consentendo all Utente di poter ricercare per ogni elemento in essa contenuto. Le funzionalità di Cancellazione del profilo di accesso selezionato, precedentemente gestita con apposito Bottone, sarà adesso utilizzabile selezionando la funzionalità di Menù opzioni di gestione, presente sul rigo stesso. Si precisa che tali migliorie riguardano solo la presentazione grafica e non inficiano sulle funzionalità in essa contenute e già in uso Esportazione (Da: HR Moduli Organizzazione Utilità Esportazione Configurazione) Dal presente aggiornamento sono stati aggiunti, in Configurazione, i seguenti nuovi elementi, utili all esportazione dei soggetti gestiti in organigramma, quali: Versione Data rilascio 10/04/2017 Pag. 11 / 12

12 Per i soggetti Responsabili: Cod ambiente soggetto responsabile Cod azienda\ente soggetto responsabile Per i soggetti Collaboratori: Cod ambiente soggetto collaboratore Cod azienda\ente soggetto collaboratore Qualifica Livello Cordiali saluti ZUCCHETTI Divisione HR Versione Data rilascio 10/04/2017 Pag. 12 / 12