Gestione della documentazione del Dipartimento della Prevenzione

Transcript

1 1 di 14 Gestione della documentazione del Data Redazione Verifica Approvazione 13/04/27 Redattore / Coordinatore del Gruppo Qualità Nadia Betti Processo Direttore di Renzo Berti Direttore Sanitario f.f. Roberto Biagini SGQ Area Governo Clinico Claudio Sarti Gruppo di redazione : Gruppo Q Balduini Michela (UF PISLL - Prato) Betti Nadia (UF SPVSA - Firenze) Del Guerra Paolo (UF PISLL - Empoli) D'Ulivo Maurizio (UF SPVSA - Pistoia) Fattore Dimitri (UF IPN Empoli) Tognarelli Monica (UF SPVSA - Pistoia) Parole chiave: gestione documentazione, procedura, istruzione operativa, documento, ISO 90:25

2 2 di 14 Indice 1. Premessa Scopo/ Obiettivi Campo di applicazione Glossario e Definizioni Responsabilità e descrizione delle attività Diffusione/conservazione/consultazione/archiviazione Monitoraggio e controllo Strumenti / Registrazioni Allegati Riferimenti Indice revisioni Lista di diffusione Premessa A seguito dell'approvazione della procedura Aziendale PA.AGC. Gestione della documentazione considerato la complessità della gestione della documentazione del SGQ del si è ritenuto di dover esplicitare specifiche indicazioni per la gestione della documentazione dipartimentale. 2. Scopo/ Obiettivi La presente Procedura descrive le modalità per la tenuta sotto controllo dei documenti e delle registrazioni del Sistema di Gestione per la Qualità del della USL Toscana Centro come prescritto anche dalla norma UNI EN ISO 90:25 e dalla legge regionale 5 agosto 2009, n. 51 (Norme in materia di qualità e sicurezza delle strutture sanitarie: procedure e requisiti autorizzativi di esercizio e sistemi di accreditamento e s.m.i. 3. Campo di applicazione La presente Procedura si applica a tutta la documentazione (di origine interna ed esterna) e alle registrazioni del Sistema di Gestione per la Qualità del. 4. Glossario e Definizioni Processo: Insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in ingresso in elementi in uscita. Gli elementi in ingresso di un processo provengono generalmente dagli elementi in uscita da altri processi generalmente pianificati ed eseguiti in condizioni controllate al fine di aggiungere valore (cfr UNI EN ISO 9000). Gestire i processi significa utilizzare conoscenze, competenze, strumenti, tecniche e sistemi per pianificare, definire, visualizzare, misurare, controllare, raccogliere dati e per migliorare i processi, con l obiettivo di soddisfare tutti i requisiti posti a monte (requisiti cogenti, requisiti del cliente, requisiti volontari, requisiti dell organizzazione, ecc). Si veda anche approccio per processi (come definito da UNI EN ISO 90:25, par. 0.3).

3 3 di 14 SGQ: Sistema di Gestione per la Qualità = attività di coordinamento, guida e controllo di un'organizzazione in termini di qualità che stabilisce: la politica, la pianificazione, il controllo, l'assicurazione ed il miglioramento(cfr UNI EN ISO 9000). RSQ: Referente Sistema Qualità l operatore referente per la gestione del Sistema Qualità del RSF: Referente Struttura Funzionale è un operatore referente per la gestione del Sistema Qualità a livello di Area/Struttura in Staff alla Direzione con specifici compiti e funzioni, come definito nella documentazione di riferimento. PQ : Promotore della Qualità: è un operatore che gestisce il SGQ a livello di Unità Funzionale complessa/unità Funzionale semplice, con specifici compiti e funzioni, come definito nella documentazione di riferimento. Responsabile del processo.: Il Process Owner è il soggetto individuato dalla Direzione in possesso delle competenze necessarie, l autorità e la responsabilità di garantire l'efficace definizione, implementazione, mantenimento e miglioramento di un processo e delle sue interazioni ( 176/SC 2/N1289 -THE PROCESS APPROACH IN ISO 90:25). Si veda anche UNI EN ISO 90:25: ruoli, responsabilità ed autorità nell'organizzazione (par. 5.3). Tipologie di documenti e codifica dell assetto organizzativo: vedi All.1 della PA.AGC.- Procedura Aziendale gestione documentazione. Gruppo Qualità: è il gruppo di operatori che, coordinato dal Referente Sistema Qualità, supporta il Direttivo del sugli argomenti di competenza Informazione documentata: informazioni che devono essere tenute sotto controllo e mantenute da parte di un'organizzazione e il mezzo che le contiene (ISO 9000:25), par. 3.8: l organizzazione deve, nella misura necessaria, mantenere informazioni documentate per supportare il funzionamento dei propri processi e conservare informazioni documentate affinché si possa avere fiducia nel fatto che i processi sono condotti come pianificato. (ISO 90:25, par.4.4.2; cfr, anche 7.5, ed in particolare Controllo delle informazioni documentate ). Conoscenza organizzativa: L'organizzazione deve determinare la conoscenza necessaria per l'operatività dei propri processi e per ottenere la conformità di prodotti e servizi. Tale conoscenza deve essere mantenuta attiva e messa a disposizione nella misura necessaria. Nell'affrontare le esigenza e tendenze di cambiamento l'organizzazione deve considerare la propria conoscenza attuale e determinare come acquisire o accedere all'ulteriore conoscenza aggiuntiva ed aggiornamenti richiesti Nota 1: la conoscenza organizzativa è la conoscenza specifica dell'organizzazione, maturata generalmente dall'esperienza. Queste informazioni sono utilizzate e condivise al fine di conseguire gli obiettivi dell' organizzazione. Nota 2. La conoscenza organizzativa può essere basata su: a) risorse interne (per es. proprietà intellettuale; conoscenza maturate dell'esperienza; lezioni apprese da insuccessi o progetti che hanno avuto successo; acquisizione e condivisione di conoscenze ed esperienze non documentate; risultati dei miglioramenti ottenuti nei processi, prodotti e servizi); b) risorse esterne (per es. norme: fonti accademiche; conferenze; raccolta di conoscenze da clienti o fornitori esterni). (UNI ISO EN 90:25, par.7.1.6).

4 4 di Responsabilità e descrizione delle attività Di seguito si elencano le modalità operative, le specifiche responsabilità per la gestione della documentazione del SGQ del. Oggetto o modalità operative 5.1 GENERALITA La presente Procedura in allineamento con la Procedura Aziendale PA.AGC. gestione della documentazione definisce le modalità di controllo dei documenti e delle registrazioni del SGQ del con particolare riferimento a: 1. redazione, verifica e approvazione dei documenti prima della loro emissione 2. riesame periodico e aggiornamento 3. identificazione dello stato di revisione ed evidenza delle modifiche apportate 4. identificazione e distribuzione controllata dei documenti di origine esterna ed interna necessari per il SGQ 5. disponibilità dei documenti nella revisione più aggiornata, prevenendo l utilizzo involontario dei documenti obsoleti 6. identificazione, archiviazione, protezione, reperimento, conservazione ed eliminazione delle registrazioni del SGQ. Responsabilità Per documentazione interna si intendono tutti i documenti emessi dal inerenti al SGQ, come specificati nell Indice Documenti SGQ Prevenzione pubblicato sui siti Intranet aziendali / cartella condivisa delle ex Aziende USL. Per documentazione esterna si intendono Leggi, Regolamenti, Norme, Direttive e qualunque altro documento che l Organizzazione ritiene necessario per la pianificazione e il funzionamento del SGQ. Per registrazioni si intendono tutti quei documenti previsti dal SGQ per fornire l evidenza oggettiva della conformità ai requisiti e dell efficace funzionamento del SGQ stesso.

5 5 di 14 Per informazione documentata si intendono tutti quei documenti previsti dal SGQ per garantire, in generale, fiducia nell'efficacia dei propri processi, nonché, in particolare, i documenti utili ad assolvere agli obblighi definiti dalla norma UNI ISO EN 90:25, relativi al mantenimento e conservazione di specifiche informazioni /tra parentesi il paragrafo della ISO 90:25): Campo di applicazione del Sistema Qualità (4.3) Politica per la Qualità (5.2) Obiettivi della Qualità (6.2) Criteri per la valutazione e la selezione dei fornitori (8.4.1) Registrazioni relative a monitoraggio e misurazione degli strumenti ( ) Registrazioni relative alla formazione, alle competenze, all'esperienza maturata e alle qualifiche (7.2) Riesame dei requisiti dei prodotti e dei servizi ( ) Riesame degli output della progettazione e sviluppo (8.3.2) Riesame degli input della progettazione e sviluppo (8.3.3) Registrazioni relative ai controlli effettuati durante la progettazione e sviluppo (8.3.4) Registrazioni degli output della progettazione e sviluppo (8.3.5) Registrazioni delle modifiche relative a progettazione e sviluppo (8.3.6) Caratteristiche del prodotto da produrre e del servizio da erogare (8.5.1) Registrazioni relative alla proprietà del cliente (par ) Registrazioni relative al controllo delle modifiche dei prodotti e servizi (8.5.6) Registrazioni della conformità di prodotti e servizi con i relativi criteri di accettazione (8.6) Registrazioni relative agli output non conformi (8.7.2) Risultati del monitoraggio e misurazione (9.1.1) Programma degli audit interni (9.2) Risultati degli audit interni (9.2) Risultati del riesame della Direzione (9.3) Risultati delle azioni correttive (10.1) TUTTE LE COPIE CARTACEE DEI DOCUMENTI DEL SGQ SI INTENDONO COME COPIE NON CONTROLLATE. LA VERSIONE CONTROLLATA E ESCLUSIVAMENTE QUELLA DISPONIBILE SUI SITI INTRANET/CARTELLA CONDIVISA DELLE EX AZIENDE USL Dalla data di approvazione di un documento o della sua revisione, alla data di pubblicazione, deve intercorrere il minor tempo possibile e comunque fino a quel momento rimane valida la versione pubblicata nei siti intranet/cartella condivisa delle ex Aziende USL La responsabilità della pubblicazione è del RSQ/RSF o di persona da lui delegata, a seconda del livello del documento.

6 6 di 14 Disposizione transitoria: la presente procedura si applica alla nuova documentazione approvata dal dell'azienda USL Toscana Centro in allineamento con le disposizioni previste dalla PA.AGC. Procedura Aziendale gestione della documentazione. Fino all'approvazione della documentazione del nuovo SGQ del della Prevenzione, mantiene la propria validità la documentazione vigente, con le relative specifiche documentali, inclusa la modalità di gestione documentale. Per tale documentazione, è possibile apportare modifiche di dettaglio, quali modifiche all'intestazione o aggiornamenti a seguito di innovazioni normative. A tali modifiche si applicano le modalità di gestione documentale previgenti. DOCUMENTI DI ORIGINE INTERNA 5.2 Tipologia di documenti e approvazione: Le Procedure Dipartimentali (PS.DPREV) saranno Verificate dall Area Governo Clinico Gli altri documenti verranno codificati e verificati per il SGQ aziendale a cura di: - RSQ per i documenti a valenza dipartimentale (escluse le procedure di cui sopra); - RSF della struttura che li adotta, per i documenti che riguardano specifiche strutture interne al. che provvede, ad inserirli (in word e pdf con frontespizio firmato) nell area riservata/gestione documentazione/dipartimento prevenzione del sito web Usl toscana centro. Il RSQ/RSF interessato aggiorna costantemente l elenco dei documenti inseriti (cod.az. MOD.AGC.). La struttura dell area governo clinico preposta provvede al relativo monitoraggio. Per la Documentazione Sanitaria a valenza clinico-organizzativa il RSF della struttura interessata dovrà confrontarsi con la specifica struttura dell Area Governo Clinico per il supporto metodologico (SOS Documentazione sanitaria e mediazione linguistica e culturale) Brochure (BR) (opuscolo informativo/ documenti di presentazione all'utenza). Questi documenti sono emessi dal Direttore del o dal Direttore di Area/Responsabile della Struttura in Staff al, con le modalità previste dalla procedura Aziendale PA.AGC.. La modalità di codifica è quella indicata ai par. 2.9 e Documenti di carattere generale (DOC) Elaborati nei quali vengono dichiarati gli obiettivi, le funzioni, le responsabilità, le risorse, l organizzazione compresa la politica della qualità e documenti di presentazione del. Essi sono emessi dal Direttore del o dal Responsabile della struttura organizzativa per descrivere in termini generali le attività svolte,con le modalità previste dalla procedura Aziendale PA.AGC... La modalità di codifica è quella indicata ai par. 2.9 e Direttore del Direttore di Area/Responsabile Struttura in Staff al Direttore del Respon.le della struttura organiz.

7 7 di Manuale della Qualità (MQ) Il Manuale della Qualità è il documento base che descrive la struttura del SGQ nelle sue linee generali ed operative, il campo di applicazione e le eventuali esclusioni, i Processi e le interazioni tra i Processi, le responsabilità, le Procedure documentate o il riferimento ad esse, in accordo con la politica e gli Obiettivi per la Qualità. Nel Manuale Qualità devono essere indicati : La tipologia (sigla MQ ) Il responsabile della redazione il responsabile della verifica di processo Il responsabile dell approvazione L organismo che approva il Manuale La data di emissione e revisione Il numero di revisione (sarà uguale a zero se si tratta della prima versione, poi la numerazione è progressiva iniziando da uno) La sintesi delle modifiche apportate in sede di revisione (indicare se possibile il punto del Manuale modificato) Il MQ viene redatto dal Gruppo Qualità, verificato dai Responsabili di Struttura, verificato da RD e approvato dal Direttore del, con le modalità previste dalla procedura Aziendale PA.AGC.. Gruppo Qualità, Resp. Struttura RD e Dir.

8 8 di Procedura specifica (PS) - (PST) Le Procedure specifiche (o anche semplicemente Procedure Dipartimentali) sono regole scritte dall Organizzazione per eseguire un attività. Esse definiscono modalità organizzativo-gestionali collegate ad un processo. Tali PS precisano compiti, responsabilità specifiche, modalità e strumenti di esecuzione, registrazioni necessarie per fornire l evidenza oggettiva delle attività svolte. Le procedure devono essere redatte con le modalità previste dalla Procedura aziendale PA.AGC., sullo specifico format aziendale All.2. Le Procedure specifiche si dividono in: Procedure Dipartimentali, con carattere gestionale-organizzativo, che descrivono le attività di livello di o rapporti tra le diverse strutture (PS.DPREV) Vengono redatte dal Gruppo Qualità, verificate dal Direttore del e dall Area governo Clinico Aziendale e approvate dal Direttore Sanitario. Gruppo Qualità, Direttore Direttore Sanitario Procedure Tecnico-Operative-Professionali, regolano ognuna una singola e specifica attività operativa tecnico professionale (PST.... con la specifica sigla della struttura corrispondente). Vengono redatte dai gruppi di redazione individuati, verificate dai Direttori di UUOO coinvolti per quanto riguarda la validazione professionale e dal RSF della Struttura organizzativa interessata per gli aspetti metodologici di inserimento all interno del SGQ approvate dai Direttore di Area/Responsabile Struttura in Staff al ai fini dell adozione del documento. Le Procedure Tecnico-Operative-Professionali di valenza dipartimentale (PST.DPREV) vengono redatte di concerto tra le strutture interessate, verificate dai Direttori di UUOO coinvolti per quanto riguarda la validazione professionale e dal RSQ per gli aspetti metodologici di inserimento all interno del S.G.Q. approvate dai Direttori di Area/Responsabili Struttura in Staff al /Direttore del ai fini dell adozione del documento. In ogni procedura devono essere indicati tutti gli elementi previsti dall'all. 2 format della Procedura Aziendale PA.AGC. inoltre deve essere indicata la tipologia (cioè si deve indicare se si tratta di una procedura gestionale/organizzativa PS o tecnico/operativa PST.../PST.DPREV). Nei casi in cui si rende necessario, per migliorare l applicabilità delle procedure, le stesse possono essere integrate con Istruzioni Operative. La diffusione è effettuata tramite i siti intranet/cartella condivisa delle ex Aziende USL. La modalità di codifica è quella indicata ai par. 2.9 e Gruppi procedure Tecniche Direttori UUOO RSF Struttura Dir. Area/Resp.Strutt. In Staff al Dip. Strutture interessate, Dir. UUOO RSQ Direttori di Area/Resp. Struttura in Staff al Dip./ Dir.

9 9 di Istruzioni Operative (IO) Le Istruzioni Operative sono elaborati che descrivono in modo dettagliato le modalità operative per l effettuazione di una specifica attività riportando istruzioni di lavoro specifiche per le attività cui sono destinate. In ogni Istruzione Operativa devono essere indicate le stesse informazioni descritte per le Procedure documentate e ne seguono l iter di redazione, verifica e approvazione e/o revisione, con le modalità previste dalla Procedura aziendale PA.AGC., sullo specifico format aziendale All.2. Vengono redatte dal RSF, verificate dai Direttori di Area/Responsabile Struttura in Staff al e approvate dal Direttore del ai fini dell adozione del documento. Le IO a complemento delle procedure (sia PS che PST.../PST.DPREV) contengono nel titolo il collegamento alla Procedura dalla quale sono originate. Vengono redatte dal RSF, verificate dai Direttori di Area/Responsabile Struttura in Staff al e approvate dal Direttori di Area/Responsabile Struttura in Staff al ai fini dell adozione del documento. La modalità di codifica è quella indicata ai par. 2.9 e Moduli (MOD) I Moduli sono documenti con la specifica funzione di garantire l evidenza oggettiva delle operazioni svolte in accordo alle procedure generale/organizzativa PS, alle procedure tecnico-operative-professionali PS-T e alle Istruzioni Operative IO. Tali moduli devono essere redatti nel formato previsto dalla procedura Aziendale PA.AGC. nel format definito nell'all.3. La modalità di codifica è quella indicata ai par. 2.9 e Direttori di Area/Resp. Struttura in Staff al Dip./ Dir. Dir. UUOO RSF Direttori di Area/Resp. Struttura in Staff al Dip. Dir. UUOO RSF Direttori di Area/Resp. Struttura in Staff al Dip./ Dir Registri (RE) I registri sono documenti in cui si scrive ciò di cui si vuole avere un'attestazione. Tali registri possono avere supporto cartaceo e/o informatizzato dove vengono riportate le informazioni/elementi che devono essere mantenuti come evidenze. I Registri ove ricorrente contengono collegamento nel titolo alla Procedura/IO dalla quale sono originate. I Registri del SGQ sono redatti e revisionati dal Gruppo Qualità, quelli delle procedure tecniche direttamente dal RSF di Struttura o suo incaricato e identificati con la sigla della struttura. La modalità di codifica è quella indicata ai par. 2.9 e Documenti (VAR) Sono documenti che possono essere classificati da codici aziendali predefiniti o documenti riconducibili all'attività di pianificazione e controllo aziendale. La modalità di codifica è quella indicata ai par. 2.9 e Gruppo Qualità RSF di Struttura Direttori di Area/Resp. Struttura in Staff al Dip./ Dir.

10 10 di Sigle identificative delle strutture dipartimentali Ai fini della composizione del codice identificativo dei documenti della qualità si utilizzano i seguenti codici identificativi della struttura che adotta lo specifico documento: CODICE DPREV AIPN Area Igiene pubblica e della nutrizione ASPVSA Area Sanità Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare APISLL Area Prevenzione Igiene e Sicurezza nei Luoghi di Lavoro DPREV.MS UFC Medicina dello Sport DPREV.PS UFS Promozione della Salute DPREV.LAB UFC Interaziendale di Laboratorio DPREV.EPI UFC Epidemiologia DPREV.VIM UFS Verifica Impianti e Macchine DPREV.VSS UFS Vigilanza e controllo erogazione prestazioni Sanitarie Strutture di ricovero e diagnostica Qualora sia necessario adottare un documento della Qualità a livello di specifica di Unità Funzionale territoriale, il codice di struttura verrà integrato con una delle seguenti sigle territoriali: EM (Empoli) FI (Firenze) PO (Prato) PT (Pistoia)

11 11 di Definizione dei codici identificativi dei documenti della qualità Tutti i documenti della Qualità sono identificati da un codice univoco, così composto: -Identificativo del documento (es.: PS, PST, IO, RE, ecc.) - Identificativo della struttura che lo adotta (es.: APISLL, DPREV.MS, DPREV.LAB, ecc.) - Eventuale indicazione territoriale (unicamente per IO, se adottate in un solo ambito territoriale dell Azienda); es.: (PO, FI, ecc.) - numero progressivo I codici suddetti sono separati da un punto. Il codice, così composto, è accompagnato dal titolo o dalla denominazione del documento (es.: Verbale di sopralluogo su strutture sportive ; Verbale di prelievo di campione di acqua potabile, ecc.), dall indice di revisione e dalla data della sua entrata in vigore. La struttura che approva un documento della Qualità è di norma riportata nell intestazione di ciascun documento. Esempi: la prima procedura tecnica adottata dall AF PISLL avrà il seguente codice: PST.APISLL. (segue il titolo della procedura, l indice di revisione e la data della sua entrata in vigore) La seconda Istruzione Operativa territoriale (collegata, ad esempio a una PST di Area Funzionale IPN) adottata dall UFC IPN dell area fiorentina avrà invece il seguente codice: IO.IPN.FI.02 (segue il titolo dell IO in cui viene citata la PST di riferimento, l indice di revisione e la data della sua entrata in vigore)

12 12 di DEI DOCUMENTI di origine interna I documenti di origine interna sono soggetti a periodico riesame da parte della struttura che li ha emessi, generalmente a seguito di: riesame e aggiornamento della Politica della Qualità e degli Obiettivi del SGQ. richieste esplicite da parte del Responsabile della struttura interessata modifiche significative di carattere gestionale/organizzativo oppure di carattere operativo/tecnico/normativo carenze del SGQ evidenziate a seguito di Audit (interni o esterni) azioni di miglioramento del SGQ aggiornamento di altri documenti del SGQ correlati Le correzioni tipografiche non comportano l emissione di nuove revisioni. Le modifiche dei moduli della Procedure Tecniche non comportano necessariamente la nuova approvazione della procedura a cui fanno riferimento. Le modifiche ai documenti devono essere evidenziate e un breve riassunto delle modifiche deve essere riportato nell ultima pag. capitolo Indice revisioni. La responsabilità di redazione, verifica e approvazione delle revisioni dei documenti è la stessa descritta nei paragrafi precedenti per la prima emissione. Il Gruppo Qualità del ha la responsabilità di garantire l aggiornamento dell Indice Documenti SGQ Prevenzione sui siti intranet aziendale/cartella condivisa delle ex Aziende USL Documenti di origine esterna La documentazione esterna è costituita da: Norme, Leggi, Direttive, Regolamenti, Linee Guida e Buone Prassi; Documentazione riguardante utenti, aziende, imprese, lavoratori,ecc Atti provenienti dall Autorità Giudiziaria Certificati taratura strumentazione Documentazione proveniente dall Ente certificatore La documentazione esterna costituita da Norme, Leggi, Direttive, Regolamenti, Linee Guida e Buone Prassi applicabili ai processi tecnici del di Prevenzione è disponibile per tutti gli operatori -tramite internet con accesso ai siti istituzionali e ad altri siti e banche dati consultabili gratuitamente. -tramite lo spazio intranet aziendale. Gruppo Qualità del Le Norme UNI EN ISO sono gestite dal Gruppo Qualità e sono disponibili per la consultazione da parte di tutti gli operatori senza riproduzione. Gruppo Qualità La documentazione proveniente dall Ente certificatore è conservata presso il a cura del RSQ. Tutto il resto della documentazione di origine esterna gestita dalle strutture del, e in particolar modo la documentazione prodotta nel rapporto con i fornitori, i clienti e/o gli utenti, viene gestito e archiviato dalle rispettive strutture.

13 13 di Diffusione/conservazione/consultazione/archiviazione Oggetto o modalità operative Diffusione DEI DOCUMENTI di origine interna La diffusione dei documenti del SGQ è garantita attraverso la pubblicazione sui siti intranet aziendale/cartella condivisa delle ex Aziende USL. Il Referente per la Qualità della Struttura interessata (RSQ o RSF) deve: 1) provvedere alla pubblicazione dei documenti adottati dalla propria struttura, con le modalità sopra indicate; 2) comunicare l aggiornamento dei documenti ai Direttori di Area/Responsabili di Struttura in Staff al, ai Responsabili di UFC/UFS, ai Referenti Q di Struttura, ai Promotori Qualità di Struttura, ai Direttori di UU.OO. professionali interessate inviandone avviso per mantenendone l evidenza. Responsabilità RSF - RSQ I Referente per la Qualità di Struttura (RSF) in collaborazione con i Promotori della Qualità di Struttura (PQ) ed i Direttori di Area/ Responsabili di Struttura devono inviare l aggiornamento a tutto il personale assegnato e/o proiettato funzionalmente nelle strutture interessate mantenendone l evidenza. RSF PQ Direttori di Area/Resp.Struttura Diffusione DEI DOCUMENTI di origine esterna Vengono adottate le modalità descritte al precedente punto 5.4 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Tutta la documentazione del SGQ è pubblicata sui siti intranet aziendale/cartella condivisa delle ex Aziende USL. Gruppo Qualità I documenti di organizzazione del SGQ sono conservati a cura del Gruppo Qualità su apposita cartella su server che garantisce la predisposizione di copie di backup e la tutela della loro riservatezza. I documenti sono conservati sia in formato pdf (con frontespizio firmato) e nel formato originale modificabile (word, excel, ecc.) Direttore Tutti i documenti sono conservati secondo le modalità stabilite a livello Area/Resp.Struttura in aziendale, salvo specifiche di struttura e comunque per un tempo non Staff inferiore a 6 anni. RSQ Struttura Tutti i documenti cartacei devono essere comunque archiviati secondo le regole stabilite dal massimario di scarto aziendale. 7. Monitoraggio e controllo Il Gruppo Q Dipartimentale effettua il monitoraggio dell'applicazione della presente procedura almeno in occasione del riesame annuale della Direzione. 8. Strumenti / Registrazioni Siti intranet / cartella condivisa delle ex Aziende USL 9. La revisione si effettua su motivazioni sostanziali, e comunque viene riesaminata ogni tre anni in occasione del rinnovo della certificazione UNI EN ISO 90:25 del. 10. Allegati Codifica documenti - cod.az. MOD.AGC.

14 14 di Riferimenti Normativa ISO 9000: 25 Sistemi di gestione per la qualità Fondamenti e vocabolario ISO 90: 25 Sistemi di gestione per la qualità Requisiti Legge regionale 24 febbraio 2005, n. 40 Disciplina del Servizio Sanitario Regionale e s.m.i Decreto del Presidente della Giunta Regionale 17 novembre 26, n. 79/R Regolamento di attuazione della legge regionale 5 agosto 2009, n. 51 (Norme in materia di qualità e sicurezza delle strutture sanitarie: procedure e requisiti autorizzativi di esercizio e sistemi di accreditamento) in materia di autorizzazione e accreditamento delle strutture sanitarie. Delibera n.1720 del Organizzazione aziendale -Contenuto Approvazione dello Statuto Aziendale Delibera n.1757 del Organizzazione aziendale -Contenuto Approvazione del nuovo assetto organizzativo dell'azienda USL Toscana Centro Link - QualitiAmo, I processi e il SGQ, L importanza dei processi nel sistema qualità 12. Indice revisioni Data n emissione 1 13 Aprile 27 Tipo modifica Adeguamento alla procedura aziendale PA.AGC. Gestione Documentazione Documento annullato / superato Rev. 0 di questa stessa procedura 13. Lista di diffusione Tutto il personale assegnato e/o proiettato funzionalmente nelle strutture del della Prevenzione Azienda USL Toscana Centro