DENOMINAZIONE DELLA AZIENDA/STABILIMENTO Oggetto: PROCEDURE GESTIONALI DI SICUREZZA Titolo: GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE SICUREZZA E AMBIENTE N. Doc. PGS 01/Rev 00 Rev. Data Sez. Pag. Redatto Controllato Approvato Descrizione 00 gg/mm/aa Doc. N. 01 rev. 00 Pag. 1 di 10
Sommario 1. Gestione della documentazione 1.1. Obiettivo 1.2. Campo di applicazione 1.3. Definizioni 1.4. Responsabilità 1.5. Modalità operative 2. Allegati 2.1. Allegato I 2.2. Allegato II 2.3. Allegato III 3. Richiesta di modifica e/o revisione del documento * * * * * * Gestione della documentazione 1 Obiettivo 1.1 La presente procedura definisce le modalità di gestione della documentazione del Sistema di Gestione della Sicurezza e dell Ambiente: : redazione, emissione, verifica, approvazione, distribuzione, mantenimento e aggiornamento nonché trattamento dei documenti obsoleti allo scopo di mantenere costantemente valida e congruente la documentazione stessa. Campo di applicazione 1.2 E' soggetta alle norme di cui alla presente procedura tutta la documentazione elencata e definita al titolo successivo, tanto quella su supporto cartaceo che quella su supporto informatico. Definizioni 1.3 Procedure gestionali del SGSA (PGS) Dette procedure (individuate dalla sigla PGS (Procedure Gestionali di Sicurezza) descrivono le modalità di attuazione dei processi funzionali e/o interfunzionali che attuano un sistema di gestione della sicurezza e dell ambiente SGSA. In generale una procedura gestionale coinvolge più enti che concorrono alla realizzazione del processo. Procedure operative del SGSA (POS) Dette procedure (individuate dalla sigla POS (Procedure Operative di Sicurezza) dettano prescrizioni dettagliate relative alle modalità esecutive delle attività elementari di un processo, (quelle, in genere ripetitive normalmente svolte da singoli operatori intercambiabili). Vengono redatte, in particolare, per indicare modalità di esecuzione di un attività che concilino le diverse esigenze ed obblighi da rispettare, e risultino corrette ai fini del raggiungimento degli obiettivi di produzione e di qualità, di tutela dell integrità fisica e della salute dei lavoratori, e di minimo impatto sull ambiente. Archivi SGSA Gli archivi comprendono tutti i documenti che costituiscono il corpus di norme interne secondo le quali il SGSA funziona e gli scritti necessari al buon funzionamento del sistema gestionale. Tra questi vi sono: Doc. N. 01. rev. 00 Pag. 2 di 10
- la caratterizzazione del macroambiente nel quale l impresa (stabilimento, magazzino, uffici, ecc.) è inserita e opera; - la caratterizzazione del microambiente (o dei microambienti) nei quali operano i lavoratori (incluse le aree comuni: oreade, piazzali, banchine e analoghe); - le relazioni delle indagini mirate al miglioramento della sicurezza o della tutela della salute, con i risultati delle analisi effettuate (schede di monitoraggio); - Il Piano di Emergenza interno e le schede di valutazione degli effetti possibili sull ambiente (in particolare sull ambiente esterno) in situazioni di emergenza). Documenti d appoggio Rientrano in detta voce tutti i documenti relativi al funzionamento del SGSA, come: studi eseguiti o commissionati a terzi su temi di competenza del servizio; il capitolato imprese; attività di informazione e formazione alla sicurezza rivolta al personale dipendente; il programma di informazione e formazione per neo assunti; i links con l archivio l SPP che permettono il rapido accesso, in particolare a: = registro infortuni; = registro antincendio; = rapporti di incidente o di infortunio = lo scadenzario delle autorizzazioni e delle verifiche di legge; = verbali di riunioni interne al Servizio; = relazioni di partecipazione a incontri, seminari, corsi su argomenti di competenza; = ogni altro documento che sia utile per il migliore funzionamento del SGSA. Responsabilità 1.4 RSPP è responsabile della redazione, aggiornamento e controllo dei documenti del sistema di gestione della sicurezza e dell ambiente, il Direttore Generale (o delegato) della loro approvazione. Modalità operative 1.5 La documentazione relativa al sistema di gestione della sicurezza e dell ambiente comprende i seguenti documenti: - Documento di Valutazione dei rischi lavorativi e documento programmatico ex D.Lgs. n. 626, art. 4 conseguente; - le procedure gestionali (PGS); - le procedure operative (POS); - archivi; - documenti d appoggio. Identificazione 1.5.1. Ogni documento è riconoscibile perché vi sono riportati: - sigla e numero progressivo, vedi tabella in calce alla presente procedura. - titolo del documento; Doc. N. 01. rev. 00 Pag. 3 di 10
- numero di revisione e data; - data di scadenza della validità del documento (specificando se trattasi di scadenza di legge o di scadenza stabilità dall azienda); - identificazione delle funzioni che hanno partecipato alle fasi di redazione, controllo, approvazione; - numero sequenziale e totale delle pagine (pagina di pagine). Redazione 1.5.2. Questa fase consiste nella concezione e redazione della bozza del documento sulla base di: - dati di ingresso (informazioni, requisiti, prescrizioni, norme, regolamenti ecc.); - modalità comportamentali ed operative effettivamente in atto; Tutti i documenti redatti secondo questa procedura dovranno avere i seguenti contenuti minimi: - Obiettivo - Campo di applicazione - Definizioni - Responsabilità - Modalità operative - Modalità di richiesta di modifica e/o revisione del documento. RSPP è responsabile dell elaborazione di ogni documento del Sistema di Gestione della Sicurezza e dell Ambiente, sia che proceda autonomamente sia che all elaborazione concorrano) altre posizioni aziendali (collaborazione molto opportuna) o, anche consulenti esterni. Validazione RSPP, quando la procedura sia stata elaborata a livello di bozza finale, deve sottoporla per esame a tutte le funzioni aziendali che saranno tenute ad applicarla. Ricevute eventuali richieste di modifica o integrazione, RSPP: consulta gli altri estensori della bozza in merito al loro accoglimento, e adegua se del caso il testo della bozza; esamina il contenuto per accertarne l adeguatezza e la congruità con i dati di riferimento e con le finalità del documento. Approvazione ed emissione 1.5.3. L approvazione consiste nell attestazione la validità del documento per l utilizzazione prevista; L emissione consiste nell invio della procedura alle funzioni interessate o, nel caso di procedura di interesse generale, anche mediante comunicazione in bacheca o consegna ai singoli destinatari allegata al foglio stipendio. Approvazione ed emissione sono di esclusiva competenza del Direttore generale o di un suo delegato. Indice generale della documentazione 1.5.4. Ogni documento, dopo approvazione, viene inserito nell indice generale della documentazione, Allegato I. Ogni inserimento/cancellazione di documento comporta la revisione dell indice generale. L indice generale della documentazione è il fulcro della gestione dei documenti del sistema di gestione della sicurezza e dell ambiente ed è strutturato in modo tale da riportare per ogni documento: - sigla e numero progressivo; - titolo; - stato della revisione. Doc. N. 01. rev. 00 Pag. 4 di 10
Emissione 1.5.5. La formalizzazione della redazione, del controllo e dell approvazione è resa evidente dalla firma del RSPP e da quella del Direttore Generale (o suo delegato) apposte sulla griglia presente nella prima pagina. Nessun documento è valido senza la firma di approvazione, salvo che sia diversamente previsto nel testo della procedura stessa, una procedura entra in vigore il giorno successivo a quello della data di emissione. Distribuzione 1.5.6. Consiste nella distribuzione dei documenti in forma controllata o non controllata. La diffusione controllata viene effettuata in ambito aziendale ed a terzi esterni, solo se formalmente richiesta, e comporta l invio delle edizioni aggiornate del documento. Per garantire la corretta distribuzione dei documenti del sistema di gestione della sicurezza e dell ambiente e delle relative revisioni SIC dispone: - dell indice generale della documentazione che riporta l elenco di tutti i documenti del sistema (Allegato I); - dell elenco destinatari di copie documenti in forma controllata interni allo stabilimento (Allegato II) e di quelli esterni (Allegato III). Le copie devono essere numerate. Distribuzione controllata all interno dello stabilimento All interno dello stabilimento i documenti circolano esclusivamente in forma controllata, il destinatario deve apporre la firma per ricevuta sul modulo (Allegato II). Distribuzione all esterno In caso di distribuzione controllata all esterno, RSPP accompagnerà ogni copia numerata con una comunicazione da restituire controfirmata dal destinatario per attestare la ricevuta. Distribuzione non controllata La diffusione in forma non controllata viene effettuata generalmente all esterno della Azienda e non prevede l invio degli aggiornamenti del documento. Non viene mantenuto un elenco dei destinatari di copie distribuite in forma non controllata. Modifiche e revisioni 1.5.7. Possono rendersi necessarie revisioni a seguito dell evoluzione di leggi e normative, variazioni organizzative, tecnologiche, o strategiche, riesame del sistema di gestione della sicurezza e dell ambiente. Proposte di revisione possono essere presentate da qualsiasi dipendente della Società, compilando l apposito modulo Richiesta di Modifica/Revisione del documento allegato a ciascuna procedura gestionale di sicurezza. Ogni revisione/aggiornamento comporta un nuovo controllo e approvazione da parte delle stesse funzioni aziendali che hanno firmato la precedente versione. Il documento revisionato viene gestito dal RSPP allo stesso modo del documento originario seguendo lo stesso iter di elaborazione, distribuzione, archiviazione. E compito dei destinatari eliminare la copia obsoleta e sostituirla con la copia aggiornata consegnata in copia controllata dal RSPP. L approvazione della modifica comporta l innalzamento dell indice di revisione del documento e l aggiornamento dell indice generale della documentazione Allegato I. Gli argomenti revisionati sono evidenziati nel testo con una barra verticale posta al lato dell argomento modificato. Lo stato di revisione è riportato nella griglia presente sulla prima pagina del documento. Doc. N. 01. rev. 00 Pag. 5 di 10
I destinatari della documentazione hanno la responsabilità di custodire i documenti in modo da garantirne la protezione da danneggiamenti e perdite, ed una facile reperibilità. L originale della documentazione del sistema viene archiviato dal RSPP nell archivio informatico e cartaceo che contiene: - un archivio storico, contenente tutti i documenti invalidati; - un archivio corrente, contenente le revisioni in vigore. L archivio storico viene mantenuto fino alla chiusura delle attività di bonifica del sito. Allegati 2 Allegato I 2.1 Elenco generale della documentazione Sigla TItolo Rev. Resp. Archivio Termine archivio PGS 01 GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE REV. 0 RSPP Doc. N. 01. rev. 00 Pag. 6 di 10
Elenco Procedure operative di sicurezza Sigla Titolo Revisione POS xxx REV. 0 POS xxx REV. 0 POS xxx REV. 0 --- --- --- --- --- REV. 0 Allegato II 2.2 Elenco distribuzione documentazione interna Sigla Titolo REV. Resp. firma PGS 01 GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE REV. 0 firma firma firma RSPP firma Doc. N. 01. rev. 00 Pag. 7 di 10
Allegato III 2.3 Elenco distribuzione documentazione esterna Sigla Titolo REV. Destinatario Destinatario Destinatario Copia n. Richiesta di modifica e/o revisione del documento 3 Chiunque può avanzare proposta di revisione della presente procedura utilizzando l allegato: PGS-Modulo 01 Richiesta di Modifica/Revisione del documento. Dopo l approvazione della modifica richiesta il Responsabile dell area inoltrerà la stessa al SPP che provvederà all emissione del documento aggiornato seguendo lo stesso iter del documento originale. In ogni caso, entro 2 anni dalla data dell ultima revisione, la Procedura deve essere revisionata e rimessa con un nuovo numero di edizione. Doc. N. 01. rev. 00 Pag. 8 di 10
Allegato PGS-Mod. 01-Rev. 00 Modifica/revisione proposta e sua motivazione Firma proponente Data: La presente modifica/revisione viene: Approvata Respinta Archiviazione Data e Firma... Sigla... Titolo Sostituisce il documento Sostituito da: Data e Firma... Revisione... Data e Firma RSPP... Data... Doc. N. 01. rev. 00 Pag. 9 di 10
Lista di distribuzione copia destinatario copia controllata data firma n. si no 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Il destinatario ha il compito di eliminare le copie obsolete Doc. N. 01. rev. 00 Pag. 10 di 10