Gestione GESTIONE DITTE QUATER Gecom Multi
I soggetti che esercitano più attività per le quali sono tenuti, per obbligo di legge o per opzione, a tenere contabilità IVA separate, devono creare tante ditte quante sono le attività svolte. E fondamentale impostare correttamente le ditte e collegarle tra loro prima di iniziare ad inserire le registrazion contabili. Una volta impostate le ditte ed inserito le registrazioni di primanota tali agganci non sono assolutamente da variare. Per semplicità proponiamo un ESEMPIO: La ditta Esempio Snc svolge 2 attività e, seppure abbia un unica partita iva per entrambe, opta per la tenuta di registri Iva separati. Si procede alla creazione di due ditte una con codice 200 e una con codice 300, agganciate però alla stessa anagrafica (appunto perché ragione sociale e partita iva sono le stesse). Impostazione delle Anagrafiche Ditta Prima di iniziare ad inserire le registrazioni, inoltre, è necessario accedere da GESARC all Anagrafica ditte 2. Dati relativi all attività e collegare le due ditte. Supponiamo ad esempio che la ditta 200 sia quella che svolge l attività principale e la ditta 300 sia l attività secondaria; nell anagrafica 200 imposteremo in questo modo: ATTIVITA PRINCIPALE Sulla ditta 200 (principale) indicheremo al campo codice ditta successiva il codice della ditta secondaria che abbiamo creato con codice 300 La voce movimenti contabili su ditta principale va impostata nello stesso modo in cui la si imposta sulla ditta secondaria (vedi pagine successive per chiarimenti sul funzionamento del programma in entrambi i casi) 1
Sull attività secondaria (ditta 300) andremo, invece, ad impostare in questo modo: ATTIVITA SECONDARIA Sulla ditta 300 (secondaria) indicheremo al campo codice ditta precedente il codice della ditta definita come attività principale, nell esempio la 200 L impostazione della voce movimenti contabili su ditta principale è molto importante in quanto dobbiamo indicare se i movimenti contabili devono essere memorizzati su archivi separati o su un unico archivio (segue descrizione più dettagliata del funzionamento del programma in entrambi i casi) La voce movimenti contabili su ditta principale deve essere impostata prima di iniziare a registrare sulla ditta secondaria, e, una volta iniziato l inserimento della primanota non deve mai essere variata. Illustriamo di seguito le differenze tra le 2 opzioni selezionabili: Impostazione delle Anagrafiche Ditta [ S ] Le registrazioni possono essere registrate separatamente sulle due ditte ma i movimenti contabili vengno comunque memorizzati sulla ditta principale. La stampa del giornale (GIORL o GIOR) è unica e andrà eseguita richiamando la ditta principale, i partitari (MINQ o MPART) potranno essere stampati solo dalla ditta principale (e quindi raggruppati), mentre, la situazione contabile (INQSIT o MSIT) potrà comunque essere stampata separata per singola attività o raggruppata, grazie all apposito parametro presente in fase di stampa (raggruppamento ditte quater = S/N). Per quanto riguarda la gestione dei cespiti, questi potranno essere inseriti in maniera distinta sulle due ditte e, in fase di stampa del registro cespiti definitivo (CESP2), sarà necessario eseguire tale funzione per entrambe le ditte. Invece, in fase di svolgimento delle operazioni di chiusura/apertura contabile (MPART, BILA2 ecc..) sarà sufficiente far capo solamente alla ditta considerata la principale (nel nostro esempio la ditta 200). [ N ] Le registrazioni possono essere registrate separatamente sulle due ditte ed i movimenti contabili vengono memorizzati sulla ditta utilizzata per la registrazione. La stampa del giornale (GIORL o GIOR) è comunque unica e andrà eseguita dalla ditta principale, i partitari (MINQ o MPART) dovranno essere stampati dalle singole ditte ma, tramite il comando MQUATER, sarà possibile stamparli in maniera raggruppata, quindi, eseguendo tale comando richiamando la ditta principale, verranno visualizzati i partitari comprensivi di tutti i movimenti, compresi quelli inseriti sulle ditte secondarie; la situazione contabile (INQSIT o MSIT) potrà, anche in questo caso, essere stampata separata per singola attività o raggruppata, grazie all apposito parametro presente in fase di stampa (raggruppamento ditte quater = S/N). Per quanto riguarda la gestione dei cespiti, potranno essere inseriti in maniera distinta sulle due ditte e, in fase di stampa del registro cespiti definitivo (CESP2), sarà necessario effettuarla per entrambe le ditte. In fase di operazioni di chiusura/apertura contabile (MPART, BILA2 ecc..) sarà necessario effettuarle singolarmente per ogni attività). ATTENZIONE!!! L indicazione della S nel parametro movimenti contabili su ditta principale? consente una corretta gestione della contabilità solo nel caso in cui le ditte collegate utilizzino lo stesso piano dei conti, pena l impossibilità di avere una situazione contabile corretta. Quanto illustrato sopra non incide in nessun modo sulla gestione movimenti IVA e la relativa stampa su registro che vedremo nelle successive pagine. 2
Una volta termina la configurazione è possibile inziare ad inserire le registrazioni contabili e iva separatamente sulle ditte. La numerazione dei protocolli IVA sarà separata e ogni attività (cioè ogni ditta) gestirà la propria numerazione dei documenti di acquisto e vendita in maniera autonoma. Nel momento in cui si andranno ad eseguire le stampe dei registri occorrerà procedere nel seguente modo: - Stampare i registri Iva per ognuna delle ditte tramite il comando MIVA (per le ordinarie) e/o MIVAS (per le semplificate) - Stampare la liquidazione Iva mensile o trimestrale (a seconda di quelle che sono le impostazioni delle ditte) per ogni singola attività tramite il comando MDEN - Stampare il prospetto riepilogativo Iva quater tramite il comando RIEQUA; tale funzione produrrà un tabulato in cui verranno esposti i totali risultanti dalle liquidazioni delle singole attività sommati algebricamente tra loro, al fine di ottenere un unico risultato IVA a credito o a debito. Inoltre, nel caso in cui il totale riepilogativo sia a debito, l esecuzione di tale funzione (se impostato a S apposito parametro che illustriamo nell immagine sottostante) provvederà anche all inserimento del tributo nella gestione F24 del periodo di versamento. Riportiamo qui la videata di RIEQUA illustrandone le voci più rilevanti Stampe IVA Eseguo registrazione contabile Impostare a S o N a seconda se si desidera che il programma generi automaticamente le registrazioni di chiusura Iva (per fare ciò è necessario aver impostato correttamente anche i parametri di Gesarc 1 Archivio tabelle 27 personalizzazione procedura). Inserimento debiti/utilizzi in F24 Impostare a S o N a seconda se si desidera che il programma generi automaticamente in F24 il tributo da versare, nel caso in cui il risultato della liquidazione sia a debito. Nel caso in cui si stia eseguendo la stampa annuale (mese 13), impostando a S questo flag, l eventuale credito annuale risultante sarà inserito in F24 a gennaio dell anno nuovo metà mese come acconto di credito in modo da poter iniziare ad utilizzarlo in compensazione (naturalmente ciò avverrà in base alla modalità di gestione del credito iva inizio anno specificata nel Gesarc Ditta al punto 4- Dati iva e numerazioni). Periodo Indicare il periodo di cui si desidera stampare il riepilogo. Facendo attenzione a: - per le mensili indicare il mese. - per le trimestrali indicare l ultimo mese facente parte del trimestre che s intende stampare. Da ditta a Ditta Indicare solamente la ditta principale In alternativa E possibile utilizzare il comando REGIVA; eseguendo tale funzione facendo capo alla ditta principale (quindi richiamando la ditta 200 dell esempio da noi proposto) e per il periodo desiderato il programma provvederà a produrre tutte le stampe Iva necessarie. Quindi, con un unico comando verranno stampati: registri Iva acquisti e vendite sia della ditta principale che delle ditte secondarie, liquidazioni iva sia della ditta principale che delle ditte secondarie e prospetto riepilogativo Iva quater. 3
DOMANDE FREQUENTI Riportiamo alcuni dei casi più frequenti che si possono presentare. Ricordiamo che è necessario attenersi scrupolosamente alle istruzioni che forniamo, in quanto, variare le impostazioni di ditte quater in maniera non corretta, quando sono già state inserite registrazioni di primanota, può compromettere gli archivi di entrambe le ditte in maniera irreversibile. DOMANDA 1 Ho tre ditte da gestire in quater, come gestisco le anagrafiche delle ditte al fine di collegarle correttamente? RISPOSTA 1 Supponiamo che la ditta 1 sia la principale e le ditte 2 e 3 siano le attività secondarie. Entriamo nelle anagrafiche delle ditte ed impostiamo in questo modo: Nella ditta 1 indicheremo codice ditta successiva = 2 Nella ditta 2 indicheremo codice ditta precedente = 1 e codice ditta successiva = 3 Nella ditta 3 indicheremo codice ditta precedente = 2 Premesso che non si possono collegare ditte in quater in corso d anno, ma solo ad inizio anno, secondo l Art.36 c/3 del D.P.R. 633/72, andiamo ad analizzare vari casi. Gestione dei Casi particolari DOMANDA 2 Ho la ditta principale con codice 1, la ditta secondaria con codice 2 ed ora devo creare la 3 che diventerà principale. Come devo agire? RISPOSTA 2 Nell esercizio di entrata in funzione della nuova attività i movimenti devono essere caricati nella ditta attualmente definita come principale (ditta 1), dall anno successivo si devono seguire i sottostanti punti per far divenire la ditta 3 principale: Eseguire tutte le stampe in definitiva dei registri fiscali - Se, nel Gesarc delle ditte secondarie, è stato indicato Movimenti contabili su ditta principale = S eseguire le operazioni di chiusura contabile della ditta principale senza far eseguire l apertura dei conti che andrà fatta successivamente a mano nell attività che diventerà la principale, in questo caso la ditta 3; - Se, nel Gesarc delle ditte secondarie, è stato indicato Movimenti contabili su ditta principale = N eseguire semplicemente le operazioni di chiusura conti delle ditte 1 e 2 con le relative aperture Eseguire il comando RUN e battere invio, poi digitare il nome programma UTIQUA per la duplicazione dei codici clienti e fornitori dalla ditta n. 1 alla ditta n. 3 Cambiare il collegamento delle ditte mediante i codici codice ditta precedente e codice ditta successiva facendo così diventare ditta principale la ditta 3 (vedi la domanda n.1 per la corretta gestione dei collegamenti) Solo da ora si possono cominciare ad inserire i movimenti in primanota nell anno nuovo. DOMANDA 3 La ditta 1 attualmente è la principale ma diventa secondaria e la ditta 2 attualmente secondaria deve diventare ditta principale. Come posso fare? RISPOSTA 3 Eseguire tutte le stampe in definitiva dei registri fiscali - Se, nel Gesarc della ditta secondaria, è stato indicato Movimenti contabili su ditta principale = S eseguire le chiusure contabili della ditta 1 senza eseguire l apertura conti che andrà fatta manualmente nella ditta 2 - Se, nel Gesarc della ditta secondaria, è stato indicato Movimenti contabili su ditta principale = N eseguire le chiusure contabili della ditta 1 e ditta 2 con le relative aperture Eseguire il comando RUN e battere invio, poi digitare UTIQUA per la duplicazione dei codici clienti e fornitori dalla ditta n. 1 alla ditta n. 2 Cambiare il collegamento delle due ditte (vedi la domanda n.1 per le impostazioni) Solo ora si può cominciare a registrare la primanota nell anno nuovo 4
DOMANDA 4 Gestisco solo la ditta 1 ora creo la ditta 2 che diventa l attività principale. Posso avere informazioni su come comportami per gestire questi casi con MULTI? RISPOSTA 4 Questa risposta vale sia nel caso i movimenti siano su ditta principale che non. Nell esercizio di entrata in funzione della nuova attività i movimenti devono essere caricati nella ditta principale (attualmente la ditta 1), dall anno successivo si devono eseguire le seguenti operazioni: Eseguire tutte le stampe in definitiva dei registri fiscali Eseguire il comando RUN e battere invio, poi digitare UTIQUA per la duplicazione dei codici clienti e fornitori dalla ditta n. 1 alla ditta n. 2 Collegare le due ditte entrando in Gesarc (vedi la domanda n.1 per le impostazioni) Solo ora si può cominciare a registrare la primanota nell anno nuovo Gestione dei Casi particolari ATTENZIONE!!! In tutti i casi presentati è importante ricordare che per il travaso in dichiarazione dei Redditi e dichiarazione Iva, occorre momentaneamente ripristinare le situazioni precedenti rimettendo come erano prima i campi codice ditta precedente codice ditta successiva in Gestione Anagrafica Ditte, e, nel caso in cui ci sia stato un cambiamento anche al campo movimenti contabili su ditta principale, ripristinare anche questo. Una volta effettuato il trasferimento dati ai Redditi o alla dichiarazione Iva, procedere nuovamente alla variazione delle impostazioni. Nota bene!!! Visto che si tratta di una problematica molto delicata da gestire con il programma vi consigliamo sempre di effettuare una copia degli archivi prima di eseguire una qualsiasi delle operazioni sopra illustrate ed, al fine di chiarire ogni dubbio, contattare sempre l assistenza tecnica prima di procedere. 5