Guida all uso del software. Deposito Telematico. PolisWeb. Anagrafiche. Ufficio Virtuale. Pratiche. Agenda. Fattura PA Posta e Pec Timesheet

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1 PolisWeb Anagrafiche Deposito Telematico Pratiche Ufficio Virtuale Agenda Fattura PA Posta e Pec Timesheet Scadenze Documenti Parcelle del software

2 del software /Sommario Pag 3 Archivio Pratiche Pag 7 Clienti Pag 10 Controparti Pag 13 Cointestatari Pag 15 Avversari Pag 18 Udienze Pag 21 Scadenze Pag 23 Documenti Pag 25 Messaggi Pag 28 Parcelle Pag 36 Pagamenti Pag 38 Contratto Pag 40 Riserva Pag 43 Accessi Pag 46 Agenda Legale Pag 49 Personalizzare i colori calendario Pag 51 Stati della pratica Pag 53 Timesheet Pag 55 Sincronizzazione Calendario Pag 57 Gestione Scadenze Pag 59 Archivio Documenti Pag 61 Parcelle e Fatture Pag 63 Anagrafiche Pag 65 Gestione Temi Pag 68 Composizione Studio Pag 74 Creazione carta intestata Pag 77 Sincronizzazione Polisweb Pag 83 Deposito Telematico Pag 91 Fattura PA Pag 96 Posta e Pec

3 Archivio Pratiche

4 Archivio Pratiche del software 04 Quanto tempo perdi cercando di fare ordine fra le pratiche legali del tuo studio? L archivio pratiche legali online è il cuore di Netlex, semplice e flessibile nella ricerca quanto potente e completo nelle funzionalità. Grazie alla praticità di Netlex, potrai: Ricercare le pratiche legali per le chiavi di ricerca più comuni, quali cliente, controparte, ruolo generale e codice della pratica. Sommare le ricerche, ovvero trovare tutte le pratiche legali archiviate che hanno un determinato cliente ed una determinata controparte. Fig. 1: Archivio delle pratiche legali

5 Archivio Pratiche del software 05 Fig. 2: La scheda di una pratica Fig. 3: Come modificare una pratica legale archiviata

6 Archivio Pratiche del software 06 Fig. 4: Personalizzare l archivio pratiche

7 Pratiche / Clienti

8 Pratiche / Clienti del software 08 La sezione consente di aggiungere clienti alla pratica, pescandoli dall anagrafica esistente o creandone di nuovi. Questa sezione consente di avere a disposizione rapidamente l elenco dei clienti della pratica, e consultare eventualmente i recapiti telefonici o l . All aggiunta di un nuovo cliente si aprirà la maschera di ricerca dell anagrafica (vedi sezione anagrafica) in cui pescare dall archivio di clienti esistenti.

9 Pratiche / Clienti del software 09 Se il cliente non dovesse essere presente nell anagrafica, si può creare tramite il tasto rapido Nuovo Cliente In entrambi i casi, all atto dell aggiunta del cliente all archivio va definito il ruolo del cliente nella pratica.

10 Pratiche / Controparti

11 Pratiche / Controparti del software 11 Con lo stesso meccanismo della sezione dei clienti, questa sezione permetti di aggiungere controparti alla pratica.

12 Pratiche / Controparti del software 12 Come nel caso dei clienti e delle controparti va definito il ruolo dell anagrafica associata alla pratica. A termine dell inserimento di ogni nuovo cliente o controparte, il software aggiorna l intestazione della pratica automaticamente.

13 Pratiche / Cointestatari

14 Pratiche / Cointestatari del software 14 In questa sezione è possibile definire gli avvocati cointestatari della pratica.

15 Pratiche / Avversari

16 Pratiche / Avversari del software 16 Ancora sulla scia della sezione clienti e controparti, in questa sezione è possibile definire chi sono gli avvocati avversari.

17 Pratiche / Avversari del software 17 Nel caso degli avversari non è necessario definire un ruolo all atto dell associazione alla pratica. Come per clienti e controparti si può pescare da archivio esistente o aggiungere un nuovo avvocato avversario. Nel caso si aggiunga, il nuovo avvocato verrà salvato automaticamente nell anagrafica.

18 Pratiche / Udienze

19 Pratiche / Udienze del software 19 In questa sezione viene memorizzata l agenda legale della pratica. Le udienze sono presentate in ordine cronologico nelle loro fasi. Il software assicura un meccanismo di sicurezza per assicurarsi che nessuna udienza venga persa o non scaricata. Maggiori approfondimenti su questo meccanismo sono presenti nella sezione della guida Agenda. Figura 1: Lista delle Udienze All apertura della pratica sarà possibile scrivere il primo appuntamento in agenda legale della pratica tramite il tasto Inserisci prima udienza. Da quel momento in poi sarà possibile rinviare le udienze tramite il tasto Rinvia. Non è possibile variare la data di udienze già rinviate. Figura 2: inserimento prima udienza

20 Pratiche / Udienze del software 20 Figura 3: Scheda udienza Figura 4: Rinvio udienza Figura 5: Udienza nel calendario

21 Pratiche / Scadenze

22 Pratiche / Scadenze del software 22 Scadenze ed adempimenti della pratica In questa sezione è possibile segnare scadenze, adempimenti ed appuntamenti relativi alla pratica. In questo modo è possibile tener traccia di tutte le attività svolte al di fuori dell attività giudiziale per il cliente. Le scadenze inserite nella pratica confluiscono automaticamente nel calendario.

23 Pratiche / Documenti

24 Pratiche / Documenti del software 24 La funzione di gestione documenti, permette all utente di salvare tutti i documenti redatti o ricevuti nell ambito dell attività svolta per i clienti. Lettere, fax, documentazione ricevuta ed inviata possono essere salvati nella sezione documenti della pratica.

25 Pratiche / Messaggi

26 Pratiche / Messaggi del software 26 Messaggi della pratica Tramite la sezione di messaggistica della pratica, gli utenti possono scambiarsi comunicazioni di varia natura. Se questi messaggi vengono scambiati all interno della pratica le conversazioni rimangono allegate nella sezione Messaggi della pratica.

27 Pratiche / Messaggi del software 27

28 Pratiche / Parcelle

29 Pratiche / Parcelle del software 29 In questa sezione è possibile emettere i preavvisi di parcellazione, le fatture e le note di credito relative alla pratica. Per emettere un nuovo documento fiscale premete il bottone Nuovo. Per modificare un documento esistente cliccate semplicemente sulla riga corrispondente nella lista. E possibile inserire le voci di costo relative agli onorari, alle spese esenti ed a quelle imponibili. E inoltre possibile decidere se applicare le spese generali. La cassa avvocati viene calcolata in maniera automatica. Figura 1: Scheda fattura sintetica

30 Pratiche / Parcelle del software 30 Figura 1: Scheda fattura sintetica Figura 2: Scheda fattura analitica

31 Pratiche / Parcelle del software 31 Figura 3: Riepilogo fattura sintetica Figura 4: Riepilogo fattura analitica

32 Pratiche / Parcelle del software 32 Figura 5: Aggiunta dettaglio fattura analitica Figura 6: Importazioni voci fattura analitica

33 Pratiche / Parcelle del software 33 Figura 7: Importazione impegni in fattura Figura 8: Importazione spese in fattura

34 Pratiche / Parcelle del software 34 Figura 9: Importazione contratto in fattura Figura 10: Importazione tariffario in fattura Figura 11: Importazione timesheet in fattura N.B: Per quanto riguarda preavvisi di parcella e note di credito, il meccanismo è lo stesso riportato sopra. L unica differenza è la presenza di un pulsante TRASFORMA IN FATTURA per i preavvisi di parcella.

35 Pratiche / Parcelle del software 35 Figura 12: Stampa di una fattura

36 Pratiche / Pagamenti

37 Pratiche / Pagamenti del software 37 Pagamenti della pratica Nei pagamenti della pratica è possibile tener traccia delle spese effettuate per conto del cliente e degli acconti e i saldi incassati. E inoltre possibile correlare tutte queste informazioni con i documenti fiscali emessi. Il software provvede a calcolare la differenza tra le fatture non pagate e le spese anticipate con gli incassi effettivi. In questo modo è possibile calcolare la differenza a saldo dovuta allo studio. Di seguito il dettaglio di una scheda pagamento :

38 Pratiche / Contratto

39 Pratiche / Contratto del software 39 contratto della pratica Questa sezione vi permetterà di emettere un contratto preventivo per il cliente in base alle nuove tariffe stabilite con la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale del 22 agosto 2012 n. 195 del decreto del ministero della Giustizia 20 luglio 2012 n. 140.

40 Pratiche / Riserva

41 Pratiche / Riserva del software 41 La policy di default di Netlex è quella di dare visibilità alle pratiche a tutti gli utenti interni dello studio, salvo se diversamente indicato. In questa sezione è possibile riservare l accesso ad alcune pratiche soltanto a determinati tipi di utenti. Si consideri che il sistema aggiunge automaticamente l utente proprietario (creatore) della pratica alla lista di coloro che possono accedere. Figura 1: Accessi interni

42 Pratiche / Riserva del software 42 N.B: Un impostazione di Netlex, ci permette di riservare automaticamente (al solo proprietario) le pratiche sincronizzate da Polisweb (la modifica sarà effettiva alla sincronizzazione successiva)

43 Pratiche / Accessi

44 Pratiche / Accessi del software 44 In questa sezione è possibile aprire l accesso ai clienti ai dati della pratica. In questo modo Netlex sarà per voi un ufficio virtuale nel quale i clienti potranno visualizzare lo stato della pratica, controllare le udienze, e visualizzare eventuali documenti che voi vorrete mettergli a disposizione. Una volta creato un utente esterno nella sezione di composizione dello studio, sarà possibile aggiungerl o alla pratica semplicemente cliccando su Nuovo nella sezione degli accessi. Per revocare l accesso a tale pratica selezionale l utente esterno e rimuovetelo dalla lista degli utenti autorizzati a visualizzare la pratica. Questo tipo di accesso è in sola lettura, e nessun tipo di modifica ai dati può essere effettuata. Figura 1: Utenti esterni Figura 2: Abilitare utente esterno alla pratica

45 Pratiche / Accessi del software 45 Figura 3: Lista utenti esterni nello studio Figura 4: Scheda utente esterno Figura 4: Scheda utente esterno

46 Agenda Legale

47 Agenda Legale del software 47 In viaggio, in trasferta o in tribunale, ti basta una connessione per non perdere neanche una delle attività giudiziali del tuo studio legale. L agenda legale elettronica di Netlex è studiata per renderti partecipe di quello che succede nel tuo studio legale e di poter intervenire. Anche quando non sei alla scrivania, puoi: Allegare le udienze alle pratiche, e vederle ordinate sul Calendario in ordine cronologico. Gestire le udienze, tramite la Stampa foglio udienze : avrai un comodo report da portare con te in tribunale, dove potrai annotare gli eventi della giornata e scaricarli direttamente nel software una volta in ufficio, o dove e quando vorrai. Scaricare l agenda legale direttamente online per chi possiede un dispositivo tablet o portatile ed una connessione ad internet. Fig. 1: Vista mensile Fig. 2: Vista settimanale

48 Agenda Legale del software 48 Fig. 3: Vista giornaliera Si può anche scegliere un giorno specifico.

49 Personalizzare i colori

50 Personalizzare i colori del software 50 È possibile personalizzare i colori degli impegni visibili sul calendario dalla sezione Studio => Tabelle => Tipologie impegno. FIgura 1 : Menù di modifica colori tipologie impegno FIgura 2 : Lista delle tipologie impegno FIgura 3 : Modifica tipologie impegno

51 Stati della Pratica

52 Stati della pratica del software 52 Quale avvocato non ha mai rinviato un udienza? In Netlex è possibile personalizzare gli stati della pratica (ad esempio indicarne la definitiva chiusura, rendendo le udienze non rinviabili) Figura 1: Menù stati pratica Figura 2: Lista stati pratica Figura 3: Rendere l udienza della pratica non rinviabile

53 Timesheet

54 Timesheet del software 54 I timesheet permettono di gestire le ore spese sulle pratiche da tutti i collaboratori, ed è integrato con le parcelle. È inoltre possibile decidere se rendere le attività visibili ad utenti esterni. Figura 1: Lista delle attività di una pratica Figura 2: Modifica dettaglio attività

55 Sincronizzazione calendario

56 Sincronizzazione Calendario del software 56 La funzione presente nel calendario permette di portare i vostri appuntamenti sui vostri dispositivi mobili o calendari esterni. Di seguito l elenco dei passi da effettuare per ottenere l esportazione. Per prima cosa procuratevi l indirizzo sicuro del vostro calendario, protetto da token cliccando su Richiedi indirizzo per disp. mobili IOS dal menù Utilità. Nella schermata di riepilogo potete prendere l indirizzo del vostro calendario o riceverne una copia via .

57 Gestione Scadenze

58 Gestione Scadenze del software 58 Scadenze ed adempimenti L organizzazione e la precisione sono i punti di forza di uno studio legale: chi, più di un Avvocato, non può permettersi di perdere di vista una scadenza? Netlex tiene traccia di tutte le scadenze e gli adempimenti e ti avvisa quando è il momento, per permetterti di concentrarti solo sul tuo lavoro. Con il nostro software cloud potrai programmare: Scadenze di tipo extra-giudiziale quali documenti da preparare, pagamenti, appuntamenti con i clienti. Reminder e Alert delle scadenze, che ti avvisano direttamente via con una notifica. Inoltre, le scadenze si dividono in due tipologie: scadenze libere e scadenze collegate alla pratica, una divisione semplice ma efficace per la pianificazione del lavoro.

59 Archivio Documenti

60 Archivio Documenti del software 60 Una pratica può contenere materiale ed allegati sempre diversi, per questo deve essere consultabile ovunque ed in qualsiasi momento. Documenti, relazioni, lettere o fotografie? Con Netlex hai a disposizione una cartella Documenti che ti sarà utile in corso di procedimento legale, perché ti permetterà di: Allegare documenti, relazioni, lettere o fotografie alla pratica. Ricercare, allegare e modificare i documenti prodotti dallo studio Archiviare quelli ricevuti dall esterno.

61 Parcelle e Fatture

62 Parcelle e Fatture del software 62 Parcelle e fatture Il pagamento, croce e delizia di qualsiasi professionista, è un momento delicato per te e per i clienti del tuo studio legale. Netlex ti assicura la sicurezza dei dati e dei documenti fiscali, infatti potrai affidargli: La gestione generale delle parcelle e delle fatture, tenendo sotto controllo ogni singola parte del processo di fatturazione. La formulazione rapida del contratto cliente / avvocato, compilando il modello solo con i campi necessari, a seconda del cliente.

63 Anagrafiche

64 Anagrafiche del software 64 Anagrafiche Vi è mai capitato di dover contattare un cliente e di doverlo fare nel minor tempo possibile? Con Netlex, il gestionale che porta lo studio legale ovunque, inserisci i dati dei clienti, della controparte, degli avversari, del Dominus e li trovi subito disponibili, ovunque tu sia. E se la ricerca si fa più approfondita, puoi contare su un Motore di Ricerca Multianagrafica, che ti permette di scartabellare l intero archivio in pochi secondi.

65 Gestione Temi

66 Gestione Temi del software 66 Il pannello di gestione temi, permette di modificare l aspetto del programma e di selezionare la combinazione di colori che si preferisce. L impostazione è personale all utente, quindi la scelta non influenza il tema degli altri utenti.

67 Gestione Temi del software 67

68 Composizione Studio

69 Composizione Studio del software 69 Composizione studio Segui i nostri consigli per popolare il tuo studio online in 3 semplici passi! 1. Aggiungi gli utenti che fanno parte del tuo studio

70 Composizione Studio del software 70

71 Composizione Studio del software 71

72 Composizione Studio del software Inserisci la tua prima pratica 3.Inserisci i tuoi impegni e le tue udienze nel calendario

73 Composizione Studio del software 73 Finito! Ora sei pronto per utilizzare al meglio il tuo studio legale online.

74 carte Intestate

75 Carte intestate del software 75 Dal menu Studio => Carte intestate è possibile personalizzare il logo dello studio ed usarlo nelle intestazioni delle fatture Figura 1: Impostazione carta intestata Figura 2: Scheda carta intestata

76 Carte intestate del software 76 Figura 3: Utilizzare una carta intestata Figura 4: Logo personale in fattura

77 Polisweb

78 Polisweb del software 78 Sincronizzazione polisweb È ora disponibile la sincronizzazione con Polisweb! In questa sezione potrai accedere alle tue pratiche presso i Registri di Cancelleria e consultarle in tempo reale.basta inserire nel Pc la business key per iniziare, selezionando la voce Richiedi sincronizzazione dal menù Polisweb.

79 Polisweb del software 79

80 Polisweb del software 80

81 Polisweb del software 81 In caso di aggiornamenti di udienze non importabili automaticamente verrà richiestà l approvazione dell utente. Al completamento della sincronizzazione troveremo una schermata di questo tipo, che ci permetterà di accedere alla relativa scheda di riepilogo

82 Polisweb del software 82 ATTENZIONE!!! È possibile sincronizzare anche la singola pratica, dal menù Polisweb della stessa.

83 Deposito telematico

84 Deposito telematico del software 84 PROCESSO CIVILE TELEMATICO (PCT) In questa sezione potrai depositare telematicamente gli atti inerenti un procedimento giudiziario. Per effettuare un deposito hai due opzioni disponibili: A) Accedere tramite l apposito menù, cercando la pratica che ti interessa (comodo se ricordi il nome cliente, RG o codice della pratica) B) Direttamente dal menù della pratica

85 Deposito telematico del software 85 A questo punto il programma stesso ci indica i requisiti (mancanti) per proseguire nella spedizione della busta telematica. Ecco un esempio di procedura da seguire per effettuare un deposito telematico: 1) Seleziona il tipo di atto e il ruolo 2) Indicare lo stato del deposito, aggiungere riferimenti o domande (opzionale)

86 Deposito telematico del software 86 3) Scegliere quali documenti allegare tra quelli presenti nella pratica, selezionando l atto principale (trasformato da un documento di testo, quindi non un immagine o scansione) 3.1) Ecco come allegare i documenti per un deposito:

87 Deposito telematico del software 87 N.B. Per proseguire nel deposito è necessario aver inserito nella pratica i codici fiscali delle parti, nonché aver inserito il codice fiscale dell avvocato depositante nella sezione Studio > Utenti e dati studio. 4) Segue una schermata di riepilogo, che mostra ciò che andremo a depositare: 5) Per procedere, clicca su Firma Documenti e inserisci il codice PIN della tua business key

88 Deposito telematico del software 88 6) Ti verrà chiesto di consentire l esecuzione del plugin Java: basta cliccare su Consenti sempre (oppure Esegui sempre su questo sito, a seconda del browser utilizzato). Alla conferma, partirà la lettura dei certificati presenti sul dispositivo per generare la firma digitale. 7) Ora sei ad un passo dalla spedizione. Firmati i documenti, puoi scegliere se procedere con un invio simulato (in questo caso non verrà inoltrato all autorità) o con un invio reale.

89 Deposito telematico del software 89 8) Ora non ci resta che attendere la spedizione della busta e l approvazione del cancelliere. Riceverai 4 s di conferma sulla tua P.E.C.

90 Deposito telematico del software 90 9) Ecco la schermata che mostra l accettazione della busta in seguito alla spedizione. 10) FINITO! COMPLIMENTI! Hai appena terminato il tuo primo deposito telematico.

91 Fattura PA

92 Fattura PA del software 92 Ecco invece come generare la fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione, firmarla e inviarla al sistema di interscambio. Figura 1: Indicare la pubblica amministrazione per l invio Indica il codice fiscale di una pubblica amministrazione nella scheda cliente Dalla sezione Studio => Utenti e dati studio seleziona l avvocato emittente e modifica il tipo di ritenuta.

93 Fattura PA del software 93 Individua la fattura da inviare alla pubblica amministrazione

94 Fattura PA del software 94 Verrà richiesto il codice PIN del dispositivo di firma digitale

95 Fattura PA del software 95 Clicca sul pulsante invia per spedire la fattura appena firmata

96 Posta e Pec

97 Posta e Pec del software 97 Per configurare la propria Pec (e posta ordinaria) in Netlex, è necessario accedere alla sezione Studio => Configurazione Figura 1: Impostare un account (Pec / Ordinario) In seguito possiamo aggiungere il nostro account di posta elettronica certificata, necessario per il deposito telematico degli atti. Troverete una schermata come questa, dove indicare: Gestore Pec => Chi gestisce il servizio di posta elettronica certificata a cui accedete. Indirizzo Pec => Indirizzo dichiarato all ordine di appartenenza Username / Password / Conferma Password => Sono i dati di accesso alla vostra posta elettronica certificata (quelli con cui effettuate il login) Utilizza per Deposito Telemaico e Fatturazione Elettronica => Da spuntare nel caso in cui si abbia un solo account PEC. o per rendere predefinito in caso di multi-account. Figura 2: Scheda configurazione PEC

98 Posta e Pec del software 98 Figura 3: Scheda configurazione Mail Ordinaria Figura 4: Accedere alla Mailbox

99 Posta e Pec del software 99 Figura 5: Elenco dei messaggi di posta Figura 6: Fascicolare le

100 Contatti Telefono: Fax:

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