Il business è una conversazione

Transcript

1 Il business è una conversazione David Weinberger The Cluetrain Manifesto: The End of Business as Usual di Christopher Locke, Rick Levine, Doc Searls e David Weinberger Cinque passaggi per l automazione della contabilità Come ottenere dati Process-Ready White Paper

2 I problemi del processo contabile La conoscenza e le informazioni costituiscono la linfa vitale di qualsiasi organizzazione. L uso efficace di queste informazioni può essere l elemento discriminante tra successo e insuccesso. Ciò vale per tutti i reparti dell organizzazione: vendite, assistenza clienti, marketing, sviluppo, acquisti e contabilità. Nello scenario economico attuale, le transazioni aziendali possono essere considerate conversazioni in cui le informazioni vengono scambiate sotto forma di documenti, messaggi , messaggi immediati e trasmissioni fax. Comunicare efficacemente con clienti, partner e fornitori tramite qualsiasi combinazione di questi mezzi può rivelarsi una sfida significativa. Pertanto, non sorprende che le aziende di tutto il mondo tentino di risolvere questo problema evitando di aumentare i costi del personale. I reparti contabilità, sottoposti a pressioni contrastanti sul fronte della riduzione dei costi da un lato e su quello del rispetto delle norme applicabili dall altro, si impegnano a migliorare ed estendere i servizi che forniscono per la propria organizzazione, aumentarne l efficienza e migliorare le relazioni aziendali. Il nuovo ruolo della contabilità Negli ultimi 5 anni il ruolo del reparto contabilità fornitori è cambiato drasticamente a tutti i livelli dell impresa. Nello specifico, in passato veniva gestito come centro di costi la cui attività era di elaborare e controllare le transazioni, coordinarsi con gli altri reparti, rispondere alle richieste di informazioni, effettuare la riconciliazione dei conti e in generale occuparsi della documentazione cartacea. Negli ultimi tempi, invece, questo reparto ha svolto un ruolo di maggiore supporto nel controllo, coordinamento e analisi dei principali processi aziendali. In generale ciò significa che il reparto contabilità assume una maggiore visibilità all interno dell organizzazione e le sue principali responsabilità ora risiedono nelle attività di controllo della qualità, conformità contrattuale e normativa, rapportistica e analisi. Questo cambiamento ha comportato un aumento del carico di lavoro e maggiori responsabilità. Per affrontare questo aspetto, i reparti contabilità fornitori devono ridistribuire la propria forza lavoro qualificata spostandola da attività amministrative di back-office, ad esempio la fatturazione, ad attività gestionali di maggiore importanza critica per l azienda. Per raggiungere questo obiettivo, i reparti di contabilità fornitori stanno cercando di automatizzare il più possibile il processo aziendale. Rispetto delle norme applicabili Le fatture, in quanto documenti finanziari, sono soggette a normative di conformità quali Sarbanes-Oxley e Basel II. Pertanto, è importante che questi documenti siano acquisiti e archiviati utilizzando un processo ben documentato e coerente. La scansione tempestiva dei documenti e la loro consegna a repository elettronici garantiscono che i dati importanti siano registrati, convalidati in modo efficiente e facilmente sottoposti a verifica. White Paper Cinque passaggi per l automazione della contabilità Pagina 1

3 Costi di elaborazione delle fatture L elaborazione di una fattura comporta l acquisizione di dati essenziali, la loro immissione nei sistemi finanziari appropriati e l avvio dei processi aziendali correlati. Per quanto immediata, questa attività deve essere scalabile per poter gestire i volumi elevati di fatture che l azienda riceve quotidianamente. L accuratezza e l efficienza, pertanto, costituiscono aspetti di primaria importanza. I costi associati alla gestione di questo volume di dati, Lavello di gli interventi umani che solitamente sono richiesti e la necessità di rilevare e risolvere gli errori durante lo svolgimento del processo possono crescere rapidamente. Secondo un rapporto Aberdeen del 2006, il costo automazione Peggiore 25% più basso Medio 25% più alto Migliore effettivo dell elaborazione di una singola fattura, dalla ricezione al pagamento, può raggiungere gli 80 dollari (approssimativamente 63 ), vedere la Figura 1. I costi effettivi dipendono dal livello di automazione dei processi implementati dall azienda e dai partner aziendali. 80 $ Costi di elaborazione delle fatture 34 $ 11 $ Figura 1 - Il costo per fattura varia in base al livello di automazione dei processi implementati dall azienda 3 $ 1 $ Aberdeen 2006 Impatto sugli azionisti In genere alla fine di ciascun mese o trimestre i principali dati finanziari vengono consolidati e pubblicati. Sono inclusi i ricavi derivanti dai conti creditori e le spese derivanti dai conti debitori. Queste cifre costituiscono elementi critici dei bilanci di un azienda e vengono utilizzati per prendere decisioni importanti sull approvvigionamento e stabilire il valore futuro delle azioni (per le società quotate in borsa). Questi dati finanziari sono vincolati anche a severe scadenze legali e fiscali che possono comportare l applicazione di sanzioni se inaccurati, mancanti o presentati in ritardo. Se numerose fatture richiedono la convalida manuale prima di poter essere elaborate dal sistema ERP, la creazione dei rapporti può risultare ritardata. In alcuni casi le fatture non possono essere inserite nei rapporti perché il reparto contabilità non è riuscito a convalidarle in tempo. Ciò determina una visione distorta dei risultati finanziari, che possono influire negativamente sulle pianificazione delle risorse future, dell inventario e delle attività lavorative. Gestione della liquidità: sconti per pagamenti anticipati La maggior parte dei fornitori addebita delle penalità per pagamenti effettuati in ritardo o fatture non saldate. Ciò determina non solo costi monetari, ma danneggia anche i rapporti con i fornitori. Per contro, la maggior parte dei fornitori applica sconti sui pagamenti anticipati delle fatture. Pertanto, se non si dispone di processi efficienti, non solo si rischia di pagare penalità di ritardato pagamento, ma si perdono anche opportunità di sconti per pagamenti anticipati. White Paper Cinque passaggi per l automazione della contabilità Pagina 2

4 In questi casi la perdita di ritorno può essere significativa, come dimostra il seguente esempio (vedere Figura 2). Si consideri un tipico sconto del 2% per pagamenti effettuati entro 10 giorni anziché a 30 giorni. In questo caso l acquirente riceve uno sconto del 2% se la fattura viene pagata entro 10 giorni anziché alla scadenza dei 30 giorni. 2% a 10 giorni o netto a 30 giorni 2% per 20 giorni Anno = 18 * 20 giorni 2% * 18 = 36% l anno È vero che questi risparmi sono compensati dalla perdita di interessi relativi a 20 giorni, ma se si estrapolano i Figura 2 - Rendimento annuo degli sconti sui pagamenti anticipati risparmi relativi a periodi di circa giorni all anno, il risultato è un ritorno del 36%, un rendimento di gran lunga migliore rispetto all interesse percepito su un deposito bancario. White Paper Cinque passaggi per l automazione della contabilità Pagina 3

5 Processo di fatturazione Le fasi principali di elaborazione di una fattura sono: Ricevimento Verifica e corrispondenza Approvazione Pagamento Esaminando queste fasi sequenziali, si nota che le aziende dedicano un elevata quantità di tempo a verificare la corrispondenza tra i dati della fattura e quelli dell ordine di acquisto (PO) o del contratto iniziale (verifica della fattura) e a ottenere l approvazione (approvazione delle fatture). È in queste aree che la tecnologia può migliorare l efficienza e offrire i maggiori risparmi sui costi. Grazie alla possibilità di acquisire elettronicamente i dati delle fatture, indipendentemente dal formato, si possono eliminare gli errori che verrebbero introdotti con l elaborazione manuale. Questo, inoltre, da la possibilità di automatizzare la convalida dei dati relativi alla fattura e la corrispondenza con il contratto, ed effettuare l integrazione con i sistemi aziendali esistenti. I dati delle fatture possono essere classificati automaticamente e poi distribuiti in un formato digitale sicuro senza sostenere costi di spedizione. 1,5-4 Stampa, Carta, Spese postali Ritardo 5 giorni 5-8 Input Fattura, Approvazione media 7 gg. 2 % Sconto perso Gestione Errore Manuale Chiamate in Entrata e Uscita Pulizia Dati Fattura Venditore Cliente Creazione Fattura Consegna Fattura Ricezione Fattura Verifica Fattura Approvazione Fattura Controllo Pagamento Ricezione Pagamento Consegna Pagamento Approvazione Pagamento Verifica Pagamento 3-8 Gestione Errore Manuale Chiamate In Entrata e Uscita 1-7 Emissione 5-8 Emissione, Spese postali Figura 3 - Costi sostenuti in ciascuna fase del processo di fatturazione White Paper Cinque passaggi per l automazione della contabilità Pagina 4

6 L approccio in cinque passaggi all automazione Come esaminato in precedenza, l acquisizione elettronica dei dati delle fatture è essenziale per un ciclo di elaborazione delle fatture efficiente e privo di errori. Di conseguenza, la riduzione degli errori contribuisce a semplificare la restante parte del processo, consentendo di risparmiare denaro. Per aiutare le aziende a ottenere questi vantaggi, Kofax ha definito un processo in cinque fasi che è possibile implementare in modo incrementale. L esperienza ha dimostrato che per le aziende è preferibile iniziare dal principio e integrare nel tempo questo approccio articolato in più fasi in base a un piano. Tali fasi verranno descritte nei prossimi paragrafi. Fase 1: controllo del flusso di documenti cartacei Lo scambio delle informazioni aziendali dipende ancora in larga misura dall uso di supporti cartacei. Le organizzazioni devono creare uno o più punti centrali di ricevimento delle fatture con l obiettivo di eliminare il rischio che le fatture vadano smarrite sulle scrivanie o nelle cassette postali prima di essere elaborate. La semplificazione della gestione delle fatture nell organizzazione e la contestuale riduzione del numero di punti di contatto facilitano il raggiungimento di questo obiettivo. Successivamente il documento cartaceo deve essere convertito subito in immagini digitali. Una scansione tempestiva delle fatture in arrivo e la consegna di immagini elettroniche all interno dell organizzazione rappresenta una soluzione efficace ai problemi relativi al flusso cartaceo manuale. Le soluzioni Kofax possono migliorare l efficienza dell acquisizione delle fatture presso sedi distribuite e remote indipendentemente dal volume dei documenti. I dati delle fatture possono essere trasmessi elettronicamente all istante e in qualsiasi parte del mondo. I vantaggi della scansione immediata delle fatture includono: Eliminazione della perdita di fatture Riduzione dei tempi di elaborazione delle fatture Memorizzazione dei documenti in un formato digitale sicuro Riduzione dei costi di conservazione fisica e di archiviazione dei documenti Accesso immediato ai dati delle fatture digitali indipendentemente dalla loro ubicazione Eliminazione dei costi associati alla copia fisica e alla spedizione dei documenti Ambiente ERP basato su immagini Centralizzare il flusso di fatture ed effettuarne la scansione per accedere immediatamente ai dati che contengono rappresenta il primo passo necessario per alimentare le applicazioni LOB della contabilità fornitori/erp. Ciò consente anche di utilizzare l outsourcing dei processi aziendali, che prevede la possibilità di far elaborare le fatture al personale che opera in remoto o dall estero. I dati che ne derivano possono essere inviati al reparto contabilità fornitori per essere importati nel sistema ERP. White Paper Cinque passaggi per l automazione della contabilità Pagina 5

7 Riduzione stimata dei costi per la fase 1 8 a fattura Fase 2: automazione dell estrazione dei dati Una volta messo sotto controllo il flusso dei documenti cartacei, il passo successivo consiste nell ottimizzare il modo in cui i dati vengono estratti e trasferiti alle applicazioni successive per la verifica, l associazione con il PO, l approvazione e il pagamento. In questa fase sono disponibili le seguenti opzioni: Il team della contabilità fornitori può immettere manualmente i dati delle fatture nei sistemi esistenti. È possibile affidare in outsourcing a terzi l immissione dei dati delle fatture e integrare i risultati nei sistemi esistenti. È possibile automatizzare il processo di estrazione dei dati dalle fatture digitalizzate. Qualsiasi forma di immissione manuale dei dati può essere costosa e comportare il rischio di introdurre errori nel processo. Inoltre, rendere dati e sistemi aziendali critici accessibili a risorse esterne può comportare rischi per la sicurezza. In alternativa è possibile avvalersi dell automazione offerta dalla suite Kofax Intelligent Capture & Exchange. L estrazione automatica dei dati delle fatture è determinante ai fini del raggiungimento degli obiettivi di trasparenza dei processi ed elaborazione immediata delle fatture. Oltre alla carta, lo scambio di informazioni aziendali comporta in misura crescente l uso di formati elettronici quali messaggi e trasmissioni fax. È possibile utilizzare software per estrarre automaticamente i dati dai documenti ricevuti in questi formati. I dati acquisiti possono poi essere inviati ai processi aziendali utilizzati per la gestione dei documenti digitalizzati. Il risultato è un processo di acquisizione delle informazioni molto efficiente, completo e conveniente. Questo metodo uniforme per elaborare informazioni provenienti da supporti diversi contribuisce a ridurre i costi e la manutenzione e offre un modo unico per elaborare le informazioni indipendentemente dal loro formato originale. Ad esempio, elimina la necessità di stampare e digitalizzare nuovamente un documento ricevuto in formato elettronico, operazione che numerose aziende effettuano per standardizzare il loro processo. Inoltre, è possibile estrarre automaticamente le informazioni relative alle fatture, come quelli riportati di seguito, limitando al minimo o eliminando del tutto gli interventi manuali: White Paper Cinque passaggi per l automazione della contabilità Pagina 6

8 Dati dell intestazione e del piè di pagina standard Numero e data del PO Numero e data della fattura Subtotale Imposte Spedizione e gestione Sconto Totale generale Dettagli del fornitore Dati delle voci di righe standard Posizione Quantità Descrizione Prezzo unitario Prezzo totale Sconto Unità di misura Codice articolo Numero d ordine Numero della bolla di consegna Aliquota fiscale Altri dati Utilizzo di procedure di estrazione personalizzata Si ottengono i seguenti risultati: Riduzione o eliminazione dei costi e del lavoro manuale per l immissione dei dati Aumento della produttività complessiva Maggiore protezione dei dati Maggiore produttività, crescita aziendale ed eliminazione della necessità di aumentare il numero di persone dedicate al ricevimento delle fatture Maggiore reattività del personale Eliminazione della necessità di spedire documenti fisici al personale all estero Riduzione degli errori di immissione dei dati, maggiore precisione dei dati Riduzione significativa dei tempi di elaborazione delle fatture Possibilità di esecuzione di analisi dei dati per ottenere rapidamente un quadro preciso dell esposizione finanziaria Riduzione stimata dei costi per la fase 2: 1 a fattura Risparmi totali: 9 a fattura Fase 3: scambio dei dati elettronici L implementazione delle prime tre fasi determina un flusso di informazioni elettroniche in tutta l organizzazione, ma perché fermarsi qui? Esistono numerosi motivi per varcare i confini dell azienda e integrare i fornitori nel flusso elettronico. Una soluzione software basata su standard aperti, ad esempio XML, consente di risolvere il problema evitando i costi associati ad altre soluzioni, quale l interscambio dei dati elettronici (EDI). Il risultato di questa integrazione è il rapido scambio di informazioni elettroniche che aiuta tutte le parti ad aumentare le attività riducendo i costi. White Paper Cinque passaggi per l automazione della contabilità Pagina 7

9 Integrazione dei fornitori Il livello di maturità e di automazione informatica di un fornitore incide sul livello di scambio di dati delle fatture in formato elettronico che può supportare. In genere il 20% dei fornitori rappresenta l 80% del volume delle fatture. I fornitori spesso si suddividono nelle seguenti categorie: Fornitori altamente strategici: i fornitori (il 2% superiore) che hanno stabilito un collegamento EDI con l acquirente. Si tratta di una scelta costosa, giustificabile solo se il fornitore è un azienda di grandi dimensioni dotata di solide capacità informatiche. Fornitori strategici: i fornitori (il 10% successivo) che dispongono di capacità informatica ma non supportano la completa integrazione ERP/EDI. Fornitori standard: la gran parte dei fornitori (il 70% centrale) che gestisce volumi modesti e invia le fatture solo in formato cartaceo o tramite fax. Fornitori con volumi bassi: i fornitori che inviano fattura occasionalmente e che non necessitano di automazione. Una soluzione in grado di trasferire direttamente i dati da un fornitore all acquirente e di integrarsi nell infrastruttura di acquisizione dei documenti descritta nelle fasi da 1 a 3 consente ai venditori di inviare facilmente e rapidamente le fatture in formato elettronico. Kofax offre un applicazione software semplice e con bassi requisiti di manutenzione che si integra nel sistema di stampa del computer del fornitore, estrae automaticamente i dati pertinenti quando la fattura viene stampata, converte i dati in XML e li invia all acquirente. Ciò consente all acquirente di inserire automaticamente questi dati nel proprio processo aziendale utilizzando l infrastruttura di acquisizione dei documenti esistente e offre anche risparmi sui costi al fornitore. In media ciascun fornitore beneficia di un risparmio di circa 0,75 a fattura. Dal punto di vista dell acquirente, questo metodo di ricevimento delle fatture evita la gestione, l ordinamento, la scansione dei documenti o l immissione manuale, offrendo un risparmio di 1 a fattura. I risparmi sui costi e la trasparenza dei processi che una soluzione software integrata è in grado di offrire è utile sia per gli acquirenti sia per i fornitori. Il risultato sono rapporti aziendali più efficienti e convenienti con fornitori e partner, che verranno molto apprezzati. Riduzione stimata dei costi per la fase 3: oltre 1 a fattura Economie totale : 10 par facture White Paper Cinque passaggi per l automazione della contabilità Pagina 8

10 Fase 4: maggiore trasparenza dei processi Le fasi esaminate fino a questo momento aiutano a migliorare l efficienza, la precisione e a ridurre i costi. Questo processo, tuttavia, resta incentrato sulla contabilità fornitori e non prevede il coinvolgimento di terzi che partecipano a questa transazione aziendale: i responsabili degli acquisti e i fornitori. Con la suite Intelligent Capture and Exchange di Kofax, l obiettivo consiste nello svolgere le attività aziendali come se si trattasse di conversazioni. Adottando i componenti di Kofax Intelligent Capture & Exchange nell organizzazione, è possibile ottenere l interattività con i partner aziendali utilizzando qualsiasi supporto. In tal modo si migliora la comunicazione tra tutte le parti coinvolte nelle transazioni aziendali (contabilità fornitori, clienti interni e fornitori) per ottenere la trasparenza dei processi. La notifica Quando si valutano le esigenze dei fornitori e l obiettivo originale di liberare il personale della contabilità fornitori da attività amministrative e ripetitive, occorre anche considerare la possibilità di semplificare la comunicazione con questi fornitori. La ricerca dimostra che, in media, una percentuale di fornitori compresa tra il 10 e il 15% chiama il reparto contabilità fornitori per porre domande di base su fatture esistenti. Il rapporto 2006 sulla contabilità fornitori di Aberdeen dimostra inoltre che, a seconda del livello di automazione, i reparti di contabilità fornitori dedicano una percentuale di tempo compresa tra il 26% e 41% a rispondere a queste domande. Queste comunicazioni possono esaurire rapidamente il tempo dei dipendenti e possono costare anche 8 a telefonata. I messaggi di notifica che possono essere inviati ai partner aziendali durante tutto il processo di fatturazione possono eliminare questo problema. Non appena le informazioni delle fatture vengono estratte e convalidate, una notifica automatica viene rispedita al fornitore utilizzando il metodo di comunicazione da questi preferito tra fax, , posta vocale o SMS. La comunicazione può includere un messaggio di conferma del ricevimento della fattura, la notifica di eventuali errori o omissioni, i risultati dell integrazione delle informazioni delle fatture estratte, l indicazione della data di pagamento o altre informazioni specifiche. Una simile soluzione è vantaggiosa sia per l acquirente sia per il fornitore in quanto ottimizza la trasparenza dei processi e limita costose controversie. Riduzione stimata dei costi per la fase 4: oltre 1 a fattura Risparmi totali: 11 a fattura White Paper Cinque passaggi per l automazione della contabilità Pagina 9

11 Fase 5: maggiore qualità dei dati La maggior parte delle riduzioni dei costi descritte in precedenza è associata alla modalità di ricevimento e di acquisizione delle fatture prima che le informazioni possano essere inviate alle applicazioni successive. Anche quando le informazioni vengono acquisite in modo perfetto, non vi è garanzia che i dati siano in sé corretti. Secondo un recente sondaggio Kofax, solo il 55% percento delle fatture in arrivo potrebbe essere direttamente associato al sistema di ordini di acquisto mediante l elaborazione completa e immediata. Esistono numerosi tipi di problemi correlati all acquisizione delle informazioni che determinano difficoltà di associazione, quali: Problemi di estrazione: si tratta in genere di errori introdotti durante l estrazione automatica delle informazioni dalle fatture cartacee. Problemi di conformità delle fatture: in questo caso le informazioni delle fatture possono essere estratte in modo corretto ma i dati sono diversi rispetto alle informazioni contenute nell ordine di acquisto originale. Ad esempio, possono esserci differenze nella codifica tra il sistema ERP dell acquirente e quello del venditore. Tali discrepanze nella codifica possono anche raggiungere il 50% e determinare un aumento dei tempi e dei costi di elaborazione. Errori dei dati: si tratta di errori dei dati in cui l acquirente o il fornitore hanno introdotto un errore effettivo nella fattura, ad esempio un indirizzo sbagliato, un numero di PO mancante o sbagliato e così via. Errori di logica aziendale: casi in cui il fornitore ha inserito errori nei termini di pagamento, tassi di sconto, aliquote fiscali o ha omesso di indicare informazioni relative ai prezzi concordate. In un numero eccessivo di casi la correzione di questi problemi può essere eseguita solo manualmente. Quindi, il personale della contabilità fornitori deve effettuare chiamate esterne per correggere gli errori delle fatture. Poiché le chiamate del servizio clienti sono mediamente più costose di 8 a chiamata, i costi possono facilmente raggiungere i 80 per fattura contestata. Questo flusso di processo assegna al reparto contabilità fornitori la responsabilità della correzione di errori che avrebbero potuto essere evitati. Consegna di dati Process-Ready Per evitare la gestione manuale delle eccezioni delle fatture causate da errori o dati mancanti, una soluzione software può rilevare e risolvere automaticamente problemi di qualità e conformità dei dati correlati all estrazione presenti in fattura. Avvalendosi di confronti basati su logica fuzzy e livelli di affidabilità statistici, il software tenta di correggere le non-conformità e di recuperare i campi mancanti. Per far ciò, confronta le informazioni della fattura con le informazioni del PO già memorizzate nel sistema ERP. Se il sistema non riesce a risolvere il problema, può attivare automaticamente una notifica di eccezione al fornitore tramite posta elettronica oppure può essere personalizzato in modo da inserirsi nel flusso di lavoro esistente per la risoluzione manuale. White Paper Cinque passaggi per l automazione della contabilità Pagina 10

12 L invio della notifica riguardante la fattura, ad esempio, avviene come descritto nel precedente passo 4. La differenza, tuttavia, consiste nel fatto che la notifica dell eccezione contiene le informazioni estratte riguardanti la fattura, lo stato di quest ultima e una descrizione di quanto è stato corretto o dei motivi per cui la fattura non può essere elaborata. Il risultato è una soluzione completamente automatica, comprendente ricevimento della fattura, estrazione e convalida dei dati, elaborazione delle eccezioni e correzione degli errori. Le notifiche inviate tramite il processo assicurano la completa trasparenza e consentono di eseguire verifiche dell automazione. In tal modo, è possibile: Aumentare la percentuale di corrispondenza, risolvendo automaticamente gli errori correlati ai problemi di estrazione, differenze di codifica o di unità dei dati e altri errori contenuti nelle fatture. Ciò è possibile grazie all utilizzo di algoritmi di confronto dei pattern e all integrazione completa con l anagrafica fornitori offerti da questa soluzione. Coinvolgere i partner aziendali nel processo, comprese le correzioni degli errori. Assegnare automaticamente al fornitore la gestione delle eccezioni irrisolvibili. Collaborare alla formazione dei partner aziendali sui dati necessari per migliorare l elaborazione delle fatture, fornendo loro contemporaneamente valore. Ridurre la necessità di chiamate all esterno da parte del reparto contabilità. Fornire dati convalidati, Process-ready, ai flussi di lavoro di verifica e di approvazione delle fatture. In sintesi, più precisi sono i dati prima del loro ingresso nel flusso di lavoro aziendale, minore sarà il tempo dedicato dal personale a interventi manuali. I prodotti Kofax consentono di perfezionare il processo di acquisizione delle informazioni, rendendolo più efficiente, e permettono di conseguire i vantaggi dell elaborazione diretta. White Paper Cinque passaggi per l automazione della contabilità Pagina 11

13 Conclusioni L acquisizione efficiente dei dati delle fatture costituisce un prerequisito per un efficiente elaborazione successiva, con risparmi significativi sui costi durante tutto il processo. L efficienza del processo di gestione complessivo delle fatture dipende dalle modalità di implementazione delle operazioni di acquisizione. Ogni parte della soluzione in cinque passaggi descritta in precedenza si avvale delle parti implementate durante le fasi precedenti, come base di partenza, per ottenere la massima flessibilità. Con il processo in cinque fasi descritto in questo documento e una suite software completa e integrata, è possibile aumentare facilmente la precisione e l efficienza, risparmiare sui costi e gestire immediatamente nuovi redditizi processi. Se si riconsiderano i singoli risparmi sui costi descritti per ognuna di tali fasi, il totale ammonta a una somma significativa: Processo completamente manuale: Costi fino a 63 per fattura Valutazione approssimativa dei risparmi minimi per fattura: Controllo del flusso di documenti cartacei: 8,00 Automazione dell estrazione dei dati: 1,00 Pipeline singola: 1,00 Maggiore trasparenza del processo: 1,00 Maggiore qualità dei dati: 2,50 Risoluzione dei problemi e feedback automatici: 4,00 Totale : 16,50 Valutazione approssimativa dei risparmi a partire da 16,50 per fattura Riduzione degli errori e dei costi per controversie in ogni fase Kofax offre una suite integrata di soluzioni software e hardware che forniscono le soluzioni appena descritte. I prodotti Kofax, implementati secondo il processo di automazione in cinque passaggi, permettono quindi di ottenere un processo aziendale più snello ed economico, che consentirà di risparmiare e di migliorare in futuro la competitività della società. White Paper Cinque passaggi per l automazione della contabilità Pagina 12

14 Kofax, Inc. Tutti i diritti riservati. Kofax e il logo Kofax sono marchi o marchi registrati di Kofax, Inc. negli Stati Uniti e negli altri paesi. Tutti gli altri marchi sono marchi o marchi registrati dei rispettivi proprietari. Tutte le specifi che sono soggette a modifi ca senza preavviso. ( / 1$=0,78 )