Manuale - Extravirgin versione

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1 Manuale - Extravirgin 2009 versione

2 Indice Indice... 1 Installazione di Extravirgin:... 4 Limitazioni della versione dimostrativa:... 5 Acquistare Extravirgin:... 6 Registrazione di un nuovo soggetto:... 7 Visualizzare i soggetti registrati:... 9 Modificare o eliminare un soggetto: Visualizzare la scheda riepilogativa del soggetto: I dati catastali o Lotti U.P.O.: Configurazione del parco cisterne del frantoio: Visualizzare le pesate e le moliture: Registrare una pesata di olive Molire una o più pesate di olive: Modificare o eliminare una pesata di olive: Modificare o eliminare una molitura: Visualizzare le prenotazioni delle moliture: Registrare una nuova prenotazione molitura: Modificare o eliminare una prenotazione: Gestire i prestiti di cassoni: Visualizzare la situazione del parco cassoni: Visualizzare la situazione dei box: Creare una nuova fattura di molitura: Creare una nuova fattura/autofattura di acquisto olio: Creare un nuovo DDT di restituzione olio: Creare un nuovo DDT di acquisto olive: Creare un nuovo DDT di conferimento olive: Creare un nuovo documento di vendita di sansa: Creare un nuovo documento di vendita olio confezionato: Creare un nuovo documento di vendita olio sfuso: Creare un nuovo documento di acquisto di olio sfuso: Creare un nuovo documento di vendita generico: Creare un nuovo documento di acquisto generico: Acquistare dell olio lasciato in conto deposito: Restituire al cliente dell olio lasciato in conto deposito: Convertire D.D.T in fattura: Visualizzare i documenti: Ricercare un documento o un gruppo di documenti: Eliminare un documento: Creare un nuovo incasso o pagamento: Visualizzare la Prima Nota (o l elenco dei movimenti contabili): Eseguire una ricerca nell elenco dei movimenti contabili: Modificare o eliminare un movimento contabile: Creare un nuovo articolo: Visualizzare l elenco degli articoli : Eseguire una ricerca nell elenco degli articoli : Modificare o eliminare un articolo: Creare una confezione: Visualizzare l elenco dei movimenti di magazzino: Registrare un confezionamento di olio: Visualizzare l elenco dei confezionamenti di olio: Visualizzare l elenco dei lotti di olio confezionato: Visualizzare il registro giornaliero dell attività di molitura: Il registro mensile dell attività di molitura: Il registro di carico e scarico olii: Il riepilogo semestrale olii: Il riepilogo semestrale olii per produttore: Il registro IVA vendite: Il registro IVA acquisti:

3 I modelli di stampa personalizzati: Impostare un logo aziendale personalizzato: Utilizzare Extravirgin in rete: Creare copie di sicurezza dei dati: Proteggere l avvio di Extravirgin con una password: Richiedere assistenza a Nextfuture:

4 Installazione di Extravirgin: 1. Connettere il proprio computer ad internet 2. Visitare il sito 3. Visitare l area downloads del sito 4. Fare click sul pulsante Scarica la versione dimostrativa 5. Scegliere Salva file salvando il file di installazione sul desktop 6. Avviare il download ed attendere che sia terminato 7. Terminato il download, posizionarsi sul desktop e lanciare il programma di installazione. In caso windows richieda conferma scegliere Esegui 8. Scegliere Installa 9. Scegliere Continua 10. Leggere il contratto di licenza, è possibile continuare l installazione soltanto dopo aver accettato tutte le condizioni (ovvero mettendo la spunta su Accetto ) 11. Scegliere Avanti 12. Scegliere Installa 13. Fare click su Fine per completare l installazione. E possibile avviare Extravirgin dall icona posta sul Desktop 4

5 Limitazioni della versione dimostrativa: Extravirgin viene distribuito gratuitamente in versione dimostrativa. La versione dimostrativa permette di utilizzare Extravirgin in tutte le sue funzionalità senza limitazione di tempo, gli unici limiti presenti nella versione dimostrativa sono: 1. Il volume dei dati inseribili è limitato alla registrazione dei dati necessari alla valutazione del programma. 2. Sulla stampa delle fatture e di tutti i documenti appare la scritta Extravirgin2009 versione dimostrativa 3. Non è possibile utilizzare il software in rete con altri computer. 5

6 Acquistare Extravirgin: Dopo aver valutato attentamente se le funzionalità presenti in Extravirgin rispecchiano le sue esigenze, può effettuare l acquisto direttamente dal nostro sito nella sezione Acquista. L acquisto di una licenza di Extravirgin prevede l utilizzo di una chiave di attivazione USB che dovrà essere installata sul computer su cui si intende utilizzare Extravirgin, se si desidera utilizzare il software anche su altri computer è necessario acquistare tante licenze quante sono le postazioni richieste. Non è possibile utilizzare la chiave di attivazione su computer diversi da quelli per i quali è stata acquistata la licenza. L acquisto avviene direttamente dal sito, è necessario inserire i dati della sede legale e dell indirizzo di spedizione del frantoio, la partita iva, il codice fiscale del titolare, un indirizzo e mail valido e un numero di telefono che verrà comunicato al corriere che effettuerà la consegna. Per poter procedere all acquisto è necessario indicare, al momento dell ordine il Codice di attivazione del software che è possibile visualizzare facendo click sul pulsante opzioni posto in alto a destra (sulla fascia azzurra) e poi facendo click su Licenza In caso di sostituzione del computer sarà necessario informare Nextfuture che provvederà alla riconfigurazione della chiave di attivazione USB per il nuovo computer. 6

7 Registrazione di un nuovo soggetto: Altre funzionalità: Il soggetto è un'azienda o una persona fisica con cui il Frantoio ha rapporti. Extravirgin ne considera 5 categorie: 1. Produttore. E' colui che produce le olive. Il produttore ha con il frantoio rapporti di vendita o di lavorazione di olive 2. Acquirente. E' colui che acquista l' olio dal frantoio 3. Fornitore. E' colui che fornisce merci o servizi al Frantoio 4. Vettore. E' colui che esegue il servizio di trasporto merci, per il frantoio o per conto proprio 5. Sansificio. E' colui che ritira, dal frantoio, la sansa prodotta dalla molitura delle olive Un soggetto può essere contemporaneamente Produttore, Acquirente, Vettore, Fornitore e Sansificio, viene registrato una sola volta. Il vantaggio è di avere per ognuno una sola ed unica scheda economica e riassuntiva. 1. Dal menù superiore fare click su Soggetti 2. Scegliere Crea un nuovo soggetto generico oppure scegliere in base alla categoria desiderata Crea nuovo cliente, fornitore, produttore, vettore o sansificio. 3. Compilare i campi richiesti (l unico campo obbligatorio è Ragione sociale ) 4. Premere F2 o Salva per completare la registrazione. Se vengono compilati i campi Nato il e Nato a, posizionandosi sul campo Codice Fiscale e premendo F3 Extravirgin provvede al calcolo del codice fiscale. Non appena il cursore abbandona la casella di testo del C.A.P., Extravirgin provvede a compilare le caselle Città e Provincia con i dati corrispondenti. Non appena il cursore abbandona la casella di testo della città, Extravirgin provvede a compilare le caselle CAP e Provincia con i dati corrispondenti. Il pulsante a destra delle caselle di testo relative alle città, se premuto, permette di eseguire una scelta tra le città presenti nell elenco dei comuni precaricato in Extravirgin ai fini della corretta individuazione del C.A.P., se era stao digitato un CAP nell apposita casella, apparirà l elenco delle Città aventi il CAP selezionato. Extravirgin è in grado di controllare la correttezza della Partita Iva ed eventualmente verificare che non sia già stata attribuita ad un altro soggetto. Compilando il campo Note e scegliendo Scrivi le note nei documenti emessi al soggetto, queste appariranno in tutti i documenti (Fatture, DDT, ecc) che il frantoio emetterà al soggetto. 7

8 La compilazione del campo abilita la possibilità di inviare Fatture ed altri documenti al soggetto direttamente alla sua casella di posta elettronica utilizzando MS Outlook Express. Il click del pulsante a destra della casella di testo della , permette di aprire MS Outlook Express ed inviare una personalizzata all indirizzo scelto. La compilazione del campo web ha il solo scopo di memorizzare il sito internet del soggetto, nessuna funzionalità è legata a questo dato. Il click del pulsante a destra di questa casella apre il Browser predefinito sull URL scelto. Scegliendo Il soggetto non può emettere fattura, quando si utilizzerà la funzione di creazione automatica di Documenti di acquisto del cliente da Pesate o Moliture, anzichè creare Fatture verranno create Autofatture ed anziche DDT verranno creati AutoDDT (se nelle opzioni ne è stata abilitata l opzione). Compilando i dati bancari Conto corrente, ABI e CAB e premendo il pulsante alla loro destra Extravirgin eseguirà in automatico il calcolo dell IBAN e del CIN corrispondenti. Note: Extravirgin propone due indirizzi del soggetto: Il primo è relativo alla sede sociale, il secondo indica la destinazione delle merci e verrà considerato in automatico nella creazione di D.D.T. o Fatture. Cliccando su Map, se si è connessi ad internet Extravirgin si connette a Google Maps e visualizza la mappa relativa all indirizzo digitato. 8

9 Visualizzare i soggetti registrati: Possono essere ricercati tutti i soggetti memorizzati in archivio. Per visualizzare tutti i soggetti presenti in archivio: 1. Dal menù superiore cliccare su "Soggetti" e successivamente cliccare su "Visualizza elenco soggetti" 2. Extravirgin mostra elencati tutti i soggetti presenti in archivio. 3. Nel campo "Ricerca rapida", digitando il cognome o la ragione sociale del soggetto Extravirgin esegue la ricerca proponendo i risultati attinenti. Una volta scelto il soggetto ricercato la riga dell'elenco ad esso corrispondente si colora di verde e viene messa in evidenza. 4. Digitando il tasto funzione "F3" se ne modifica l'anagrafica. 5. Digitando il tasto funzione "F4" se ne visualizza la scheda dettagliata. Per ricercare un soggetto dall'elenco : Altre funzionalità: 1. Dal menù superiore cliccare su "Ricerca un soggetto esistente" o, in alternativa, dall'elenco visualizzato come spiegato ai punti precedenti, cliccando sul pulsante "Cerca" situato sopra l'elenco. 2. Extravirgin apre la finestra "Filtro Soggetti" dove è possibile impostare i criteri di ricerca 3. Compilare i campi che permettono di individuare il soggetto o il gruppo di soggetti che si vuole cercare; ad esempio è possibile visualizzare un elenco di tutti i soggetti che hanno la ragione sociale che inizia per la lettera "B" e che hanno il Codice avviamento postale "71100", ecc 4. Fare clic su "Cerca" o premere sulla tastiera del computer il tasto "F2" 5. Extravirgin in automatico torna in "Elenca soggetti" e visualizza i risultati della ricerca. L'elenco può essere ordinato per una qualsiasi delle sue colonne in senso ascendente o discendente facendo click sulla testa della colonna che si desidera ordinare. A sinistra dell elenco appaiono le cinque icone corrispondenti alle categorie alle quali il soggetto è stato assegnato (Produttore, Acquirente, Fornitore, Vettore, Sansificio), per visualizzare la legenda delle icone, posizionare il puntatore del mouse sulle icone situate sulla testata dell elenco. I dati presenti nella colonna Denominazione sono sensibili al click, infatti con un click è possibile accedere alla scheda riassuntiva del soggetto selezionato. Facendo click sul pulsante Stampa è possibile scegliere se stampare l elenco così come appare a video (ovvero con l ordinamento e la ricerca attive in quel momento), o se stampare il modulo del soggetto selezionato. Il modulo può essere utilizzato per stampare gli indirizzi dei pacchi o il modello della privacy, esso è personalizzabile modificando il file indicato in Opzioni-Stampa-Anagrafica Soggetto. 9

10 L ultima colonna dell elenco riporta il saldo del rapporto economico tra Soggetto e Frantoio. Se il saldo è un numero positivo significa che il Frantoio nutre dei crediti nei confronti del soggetto, viceversa, per valori negativi significa che il Frantoio ha un debito nei confronti del soggetto corrispondente. Facendo click sul pulsante Esporta è possibile esportare l elenco così come appare a video (ovvero con l ordinamento e la ricerca attive in quel momento) in un file Excel, o in un file pdf, Extravirgin richiederà di nominare il file e di scgliere la cartella in cui salvare il file creato. Note: Fare clic su "Annulla" per abbandonare la ricerca in corso e tornare nella finestra precedente con l'elenco di tutti i soggetti. Per chiudere l elenco e passare all elenco sottostante, fare click sul pallino posto in alto alla sinistra dell elenco. 10

11 Modificare o eliminare un soggetto: Note: Si può modificare o aggiungere qualsiasi informazione di qualsiasi soggetto già memorizzato. Per modificare un soggetto: 1. Dall'elenco soggetti visualizzato 2. Posizionarsi sulla riga che riporta i dati del soggetto di cui si desidera modificare o aggiungere le informazioni 3. Fare clic una sola volta sulla riga che contiene i dati del soggetto e questa cambia colore 4. Fare clic su "Modifica" (oppure doppio click sulla riga selezionata) 5. Si apre la maschera "Inserimento-Modifica soggetto" 6. Modificare o aggiungere le informazioni 7. fare clic su "Salva" o premere sulla tastiera del computer il tasto "F2" Per eliminare il soggetto selezionato: al punto 6 della procedura precedente premere Elimina e rispondere affermativamente alla richiesta di conferma. La modifica alle categorie vieneo disabilitata quando il soggetto ha attività registrate che ne presuppongono l'appartenenza. Ad esempio non è possibile escludere un soggetto dalla categoria "sansifici" se ad esso è già stato associata una vendita di sansa. Si può eliminare un soggetto memorizzato in archivio soltanto se non ci sono attività ad esso associate, ovvero se non sono registrate pesate, moliture, documenti, prenotazioni o pagamenti, in tal caso per poter procedere con l eliminazione sarà necessario eliminare preventivamente tutte le attività ad esso associate. 11

12 Visualizzare la scheda riepilogativa del soggetto: Extravirgin mette a disposizione del suo utilizzatore una comodissima scheda riepilogativa dove è possibile visualizzare tutte le attività relative al soggetto scelto e dove è possibile effettuare tutte le operazioni con le stesse modalità e funzionalità presenti nell elenco generale Nella scheda riepilogativa appaiono otto tabelle, ognuna relativa ad un elenco, è possibile scegliere quale tabella visualizzare cliccando sopra i pulsanti corrispondenti o utilizzando i tasti funzione indicati (ad esempio per visualizzare la tabella degli acquisti è necessario premere il tasto F4 ): 1. Conferimenti riporta l elenco di tutte le pesate e moliture del soggetto. Da questa posizione è possibile effettuare tutte le operazioni relative a pesate e moliture con le stesse modalità e funzionalità presenti nell elenco generale delle pesate e moliture (vedere capitoli corrispondenti) 2. Prenotazioni elenca tutte le prenotazioni delle moliture associate al soggetto selezionato. 3. Acquisti elenca tutti gli acquisti (e le vendite) eseguite dal soggetto 4. Documenti visualizza tutti i documenti (fatture, ddt, ecc.) relativi al soggetto selezionato 5. Pagamenti elenca tutti i pagamenti e gli incassi associati ad attività del soggetto selezionato. 6. Movimento olio vengono mostrati tutti i movimenti di olio attribuibili ad attività del soggetto selezionato. 7. Situazione olive olio è un riepilogo di tutti i movimenti di olive, di olio e di olio conto deposito relativi al soggetto. 8. Cassoni mostra tutti gli utilizzi dei cassoni attribuibili al soggetto. Sopra queste tabelle, facendo click sul testo che riporta la denominazione del soggetto, si apre la maschera di modifica dell anagrafica del soggetto selezionato. Sotto le tabelle vi sono due schede riepilogative del soggetto: quella di sinistra riporta i totali relativi a olio, olive, sansa, ecc, quella di destra riporta i dati relativi alla situazione economica (debiti, crediti e saldo) 1. Dal menù superiore posizionare il mouse su "Soggetti" e successivamente cliccare su "Visualizza elenco soggetti" 2. Individuare il soggetto di cui si desidera visualizzare la scheda e selezionare la riga che ne contiene i dati (una riga è selezionata quando cambia colore) 3. Fare click sul pulsante Dettaglio posto immediatamente sopra l elenco Per visualizzare la scheda direttamente dagli altri elenchi: 1. Dal menù superiore cliccare su "Ricerca un soggetto esistente" o, in alternativa, dall'elenco visualizzato come spiegato ai punti precedenti, cliccando sul pulsante "Cerca" situato sopra l'elenco. Altre funzionalità: Negli elenchi dove appare la denominazione del soggetto in azzurro (sottolineato) facendo click sulla casella che ne contiene la denominazione si apre direttamente la scheda del soggetto selezionato. 12

13 Note: Per chiudere l elenco e passare all elenco sottostante, fare click sul pallino posto in alto alla sinistra dell elenco. 13

14 I dati catastali o Lotti U.P.O.: U.P.O. è l acronimo di Lotto di Produzione di Olive, serve ad identificare un insieme di alberi di olivo che condividono: 1. Il proprietario 2. Il comune dove sono stati piantati 3. La varietà 4. L anno di impianto 5. Il tipo di coltivazione (biologica e non) Extravirgin consente di memorizzare queste informazioni al fine di poterle richiamare al momento della pesata delle olive ed associare al numero della pesata il lotto U.P.O. corrispondente. Questa operazione permette di identificare senza errori la provenienza dell olio prodotto. Per registrare un nuovo dato catastale: 1. Dal menù superiore fare click su Soggetti 2. fare click su Inserisci nuovi dati catastali 3. Scegliere il proprietario degli alberi di olive (è necessario che sia stato già registrato tra i soggetti) 4. Scrivere il comune in cui sono gli alberi che costituiscono il lotto 5. Indicare la varietà delle olive (questo campo è a memoria di inserimento, ovvero, una volta registrata una varietà nei lotti catastali questa verrà riproposta nella scelta delle varietà durante la registrazione dei lotti successivi) 6. Indicare il numero di alberi costituenti il lotto 7. Indicare l anno d impianto, ovvero l anno in cui sono stati piantati gli alberi non considerando eventuali ripassi o ripicchettamenti 8. Lotto di produzione: dare un nome al lotto U.P.O. secondo un criterio a libera scelta o secondo quanto disposto dagli enti preposti o dalle associazioni di produttori. 9. I dati catastali, operando nel modo seguente: 1. Per ogni riga raggruppare più particelle dello stesso foglio 2. indicare le particelle separate da virgola 3. indicare la superficie totale (in mq, ricordando che un ettaro= mq) di tutte le particelle indicate nella riga o della porzione di particelle costituenti il lotto (in effetti una particella può ospitare due lotti diversi se contiene alberi di varietà diverse o di anno di impianto differente, in tal caso la particella viene registrata in entrambi i lotti ma con indicazione di superficie differente) 10. Premendo il pulsante Applica o premendo il tasto F2 si completa la registrazione, Extravirgin ci richiede se desideriamo continuare con un altra registrazione. Per modificare un dato catastale: 1. Dal menù superiore fare click su Soggetti 2. Fare click su Visualizza dati catastali 3. Selezionare la riga che contiene il lotto da eliminare (una riga è selezionata quando cambia colore) 4. Fare click sul pulsante Modifica posto sotto all elenco. 14

15 5. Modificare i dati che interessano 6. premere il pulsante Applica o il tasto F2 per salvare la modifica. Per eliminare il dato catastale: 1. Dal menù superiore fare click su Soggetti 2. Fare click su Visualizza dati catastali 3. Selezionare la riga che contiene il lotto da eliminare (una riga è selezionata quando cambia colore) 4. Fare click sul pulsante Modifica posto sotto all elenco. 5. premere Elimina e rispondere affermativamente alla richiesta di conferma. Note: Si può eliminare un lotto UPO in archivio soltanto se non sono registrate pesate ad esso associate in tal caso per poter procedere con l eliminazione sarà necessario eliminare preventivamente tutte le pesate ad esso associate. 15

16 Configurazione del parco cisterne del frantoio: Ogni frantoio che acquista o vende olio dispone di una o più cisterne. Extravirgin permette di configurare il parco cisterne del frantoio in un modo semplice ed efficace. A) Aggiungere una cisterna. 1. Aprire le opzioni di Extravirgin facendo click sul pulsante Opzioni posto in alto a destra nella finestra principale, 2. Scegliere la voce Cisterne, 3. Vengono mostrate le cisterne inserite. 4. Facendo click su Aggiungi viene aggiunta una cisterna esattamente sotto il pulsante Aggiungi appena premuto. 5. E possibile spostare la cisterna nella posizione desiderata tenendoci premuto il pulsante sinistro del mouse sopra e rilasciandolo quando si trova nella posizione voluta. 6. Facendo doppio click (due rapidi click) si apre la finestra di impostazione della cisterna nella quale è possibile impostarne le proprietà, ovvero: a. Il numero della cisterna ovvero un numero che la identifichi all interno del parco cisterne (dato obbligatorio) b. la capacità in litri (dato obbligatorio) c. Impostare i vincoli: ovvero è possibile indicare le caratteristiche che l olio deve avere per poter essere versato in quella cisterna al momento della molitura. E possibile vincolarla ad un produttore, ad una varietà di olive, ad un intervallo di acidità, all olio biologico d. E possibile scrivere delle annotazioni, ovvero un testo che verrà visualizzato all utente quando posizionerà il mouse sulla cisterna. 7. Premendo il pulsante OK la registrazione viene attuata ma sospesa fino a quando non verrà premuto il pulsante Salva sull elenco delle cisterne. B) Modificare le proprietà di una cisterna. 1. Aprire le opzioni di Extravirgin facendo click sul pulsante Opzioni posto in alto a destra nella finestra principale, 2. Scegliere la voce Cisterne, 3. Vengono mostrate le cisterne inserite. 4. E possibile spostare una cisterna nella posizione desiderata tenendoci premuto il pulsante sinistro del mouse sopra e rilasciandolo quando si trova nella posizione voluta. 5. Facendo doppio click (due rapidi click) si apre la finestra di impostazione della cisterna nella quale è possibile impostarne le proprietà, ovvero: a. Il numero della cisterna ovvero un numero che la identifichi all interno del parco cisterne (dato obbligatorio) b. la capacità in litri (dato obbligatorio) c. Impostare i vincoli: ovvero è possibile indicare le caratteristiche che l olio deve avere per poter essere versato in quella cisterna al momento della molitura. E possibile vincolarla ad un produttore, ad una varietà di olive, ad un intervallo di acidità, all olio biologico d. E possibile scrivere delle annotazioni, ovvero un testo che verrà visualizzato all utente quando posizionerà il mouse sulla cisterna. 16

17 6. Premendo il pulsante OK la modifica viene attuata ma sospesa fino a quando non verrà premuto il pulsante Salva sull elenco delle cisterne.a. C) Eliminare una cisterna. 1. Aprire le opzioni di Extravirgin facendo click sul pulsante Opzioni posto in alto a destra nella finestra principale, 2. Scegliere la voce Cisterne, 3. Vengono mostrate le cisterne inserite. 4. Facendo doppio click (due rapidi click) si apre la finestra di impostazione della cisterna nella quale è possibile impostarne le proprietà o eliminare la cisterna 5. Premere il pulsante Elimina 6. Rispondere affermativamente alla richiesta di conferma. 7. La cisterna viene immediatamente eliminata Note: Una cisterna non può essere eliminata se ad essa sono associati uno o più movimenti di olio. Tutte le modifiche saranno attive alla riapertura di Extravirgin 17

18 Visualizzare le pesate e le moliture: Possono essere ricercate tutte le pesate di olive e le moliture memorizzate in archivio. Per visualizzare tutte le pesate e moliture presenti in archivio: 1. Dal menù superiore fare click su "Frantoio" e successivamente cliccare su "Elenca pesate e moliture" 2. Extravirgin mostra elencate tutte le pesate presenti in archivio. Per visualizzare solo alcune pesate e moliture: 1. Dopo aver visualizzato l elenco come spiegato al punto precedente cliccare sul pulsante Cerca situato sopra l elenco 2. Extravirgin mostra varie possibilità di ricerca veloce: 1. Cerca pesate e moliture (apre la maschera di ricerca, vedere paragrafo successivo) 2. Elenca solo le pesate di oggi 3. Elenca solo le moliture di oggi 4. Elenca solo le pesate prenotate per oggi 5. Elenca solo i dati del produttore selezionato (ovvero dopo aver selezionato la riga che fa riferimento alla pesata di un produttore, questa diventa di colore azzurro, scegliendo questo tipo di ricerca, Extravirgin popolerà l elenco mostrando solo le pesate e le moliture del produttore che appare nella riga che si è scelto di selezionare). 6. Elenca tutto (annulla tutte le ricerche ancora attive) Per ricercare una pesata o una molitura: Altre funzionalità: 1. Dal menù superiore fare click su "Frantoio" e successivamente cliccare su Cerca pesate e moliture. 2. Extravirgin apre la finestra "Filtro pesate e moliture" dove è possibile impostare i criteri di ricerca 3. Compilare i campi che permettono di individuare il risultato o il gruppo di risultati che si vuole cercare; ad esempio è possibile visualizzare un elenco di tutti le moliture di olive varietà Leccino avvenute dopo il 10 novembre, ecc 4. Fare clic su "Cerca" o premere sulla tastiera del computer il tasto "F2" 5. Extravirgin visualizza i risultati della ricerca. L'elenco può essere ordinato per una qualsiasi delle sue colonne in senso ascendente o discendente facendo click sulla testa della colonna che si desidera ordinare. A sinistra dell elenco appaiono cinque icone in base alle impostazioni scelte nelle opzioni del software alla voce preferenze - Elenchi. In questa maschera di impostazioni è possibile scegliere cinque icone a scelta tra: 18

19 1. Molitura Pagata 2. Olive Biologiche 3. Attribuito Trasporto 4. Molitura Denocciolata 5. Molitura Parziale 6. Molitura Eseguita 7. Prenotazione registrata 8. Fattura di Molitura Presente 9. Fattura di Acquisto olio Presente 10. Fattura di Acquisto olive Presente 11. DDT di reso olio Presente 12. Fattura di Molitura Pagata 13. DDT olive presente 14. Olive per vendita al Frantoio 15. Olive parzialmente per vendita al Frantoio Nell elenco pesate e moliture per visualizzare la legenda delle icone, posizionare il puntatore del mouse sulle icone situate sulla testata dell elenco. I dati presenti nelle colonne NP (Numero pesata), Produttore e NM (Numero molitura) sono sensibili al click, infatti con un click sul testo in azzurro è possibile, per esempio accedere alla scheda riassuntiva del soggetto selezionato. Facendo click sul pulsante Stampa è possibile stampare l elenco così come appare a video (ovvero con l ordinamento e la ricerca attive in quel momento). Facendo click sul pulsante Esporta è possibile esportare l elenco così come appare a video (ovvero con l ordinamento e la ricerca attive in quel momento) in un file Excel, o in un file pdf, Extravirgin richiederà di nominare il file e di scgliere la cartella in cui salvare il file creato. Note: Per chiudere l elenco e passare all elenco sottostante, fare click sul pallino posto in alto alla sinistra dell elenco. 19

20 Registrare una pesata di olive In questo capitolo è illustrato come registrare un nuovo conferimento (o pesata) di olive, Extravirgin prevede per questa funzionalità una vasta serie di possibili personalizzazioni per rendere l operazione quanto più snella e veloce possibile e per impedire che l operatore inavvertitamente compia errori di digitazione. dove sono presenti note in apice (del tipo 1 ) consultare il punto al numero corrispondente nel paragrafo Impostazioni e personalizzazioni del presente capitolo. 1. Dal menù superiore posizionare il mouse su "Frantoio" e successivamente fare click su "Crea nuova pesata olive" 2. Extravirgin compila parzialmente i campi suggerendo il numero progressivo di pesata, la data e l ora attuali. 3. Con Extravirgin è possibile associare due soggetti alla pesata: 1. Il cliente, ovvero il soggetto con il quale il frantoio intratterrà rapporti economici e dunque di fatturazione. 2. Il produttore, ovvero il soggetto che produce le olive. 4. E possibile inserire un nuovo soggetto da questa posizione cliccando sulla freccia azzurra a destra del campo cliente o produttore 5. Extravirgin considera sempre che il produttore sia lo stesso soggetto utilizzato come cliente, tuttavia è possibile attribuirne un altro tra quelli già inseriti o inserirne uno nuovo da questa posizione facendo click sulla freccia azzurra situata alla destra del casella di testo. 6. Se necessario scegliere il lotto di produzione olive (U.P.O.) inserito oppure inserirne uno nuovo da questa posizione facendo click sul pulsante alla destra della casella. Scegliendo un lotto UPO, vengono automaticamente proposte la varietà di olive, la provenienza ed il tipo di coltivazione biologica, così come registrate nell anagrafica del lotto. 7. Il campo varietà è a memoria di inserimento, ovvero una volta registrata una nuova varietà in una pesata, questa verrà memorizzata nell archivio e potrà essere scelta nelle pesate successive; per poterla eliminare dall elenco delle varietà sarà necessario modificare tutte le pesate che ne fanno riferimento. 8. Il campo provenienza è a memoria di inserimento, ovvero una volta registrata una nuova provenienza in una pesata, questa verrà memorizzata nell archivio e potrà essere scelta nelle pesate successive. 9. Dopo aver scelto il cliente, se ad esso risulta associato un prestito di cassoni non restituiti, Extravirgin propone in automatico tutti i cassoni che il soggetto ha ancora in suo possesso. Facendo click su ogni cassone viene variato il suo stato, il quale è indicato da un diverso colore: 1. se verde che il cassone è presente pieno al momento della pesata, 2. se grigio che il cassone è presente ma vuoto, 3. se nero indica che il cassone non è presente al momento della pesata e quindi continuerà a risultare prestato al soggetto fino al momento in cui verrà restituito. 10. E possibile aggiungere altri cassoni posizionandosi sulla casella Identificativo cassone, digitandone il numero identificativo e premendo il tasto Invio. 11. Indicare la posizione dei cassoni 1. 20

21 12. La tara viene calcolata sulla base del numero di cassoni pieni presenti in pesata e del peso tipico del cassone Indicare se la molitura è eseguita con denocciolatura delle olive. Così facendo, nella generazione automatica della fattura di molitura, verrà considerato il prezzo corrispondente Indicare se il frantoio si è occupato di provvedere al trasporto delle olive. Così facendo, nella generazione automatica della fattura di molitura, verrà considerato il compenso per la prestazione di trasporto olive indicato nelle opzioni del software Se il frantoio è dotato di due linee di lavorazione, indicare se il tipo di lavorazione richiede l uso di una linea specifica (facoltativo) 16. Indicare se le olive provengono da coltivazione Biologica(facoltativo). 17. Specificare eventuali annotazioni relative alla pesata(facoltativo). 18. Indicare il peso lordo (in Kg) o il peso netto A questo punto, facoltativamente,è possibile annotare le indicazioni fornite dal cliente riguardo l eventuale volontà di vendere la totalità o solo una parte delle olive pesate. 1. Spuntando vendita parziale olive comunichiamo all operatore che eseguirà la molitura che una parte delle olive pesate vengono acquistate dal frantoio e che quindi l olio prodotto non deve essere restituito al cliente. 2. compilando la quantità olive da vendere indichiamo quanti Kg di olive tra quelle pesate vengono acquistate dal frantoio 3. compilando la quantità olio da restituire max indichiamo il quantitativo massimo di cui il cliente ha bisogno, considerando che tutta l eccedenza intende venderla al frantoio. 4. Spuntando vendita totale olive indichiamo che la totalità dell olio prodotto non dovrà essere resa al cliente. 20. Premere il pulsante Salva o il tasto F2 per registrare la pesata. Impostazioni e personalizzazioni: 1. Se nelle opzioni del software alla voce preferenze-pesata si è scelto di consentire la pesata senza nessun cassone, Extravirgin non visualizzerà nessun messaggio di errore qualora inavvertitamente venga omessa l indicazione dei cassoni pesati o restituiti. Se si è scelto di richiedere obbligatoriamente la posizione dei cassoni pesati, è indispensabile che questa venga indicata: 1. Se tutti i cassoni vengono sistemati nella stessa posizione è sufficiente indicarla in posizione unica 2. Se invece la posizione è differente, sotto ad ogni cassone è necessario indicarne la posizione 2. Per consentire che Extravirgin esegua correttamente il calcolo della tara in base al numero di cassoni pieni pesati è necessario impostare il peso tipico del cassone (in Kg) indicato nelle opzioni del software, alla voce preferenze-pesata 3. I prezzi predefiniti della molitura variano per tipo di molitura eseguita, e devono essere indicati nelle opzioni del software, nella sezione preferenze prezzi, alla voce prezzo molitura denocc., Prezzo molitura normale per entrambe le linee di lavorazione previste. 4. Il prezzo predefinito calcolato per il trasporto delle olive viene calcolato per numero di viaggi eseguiti e deve essere indicato nelle opzioni del software, nella sezione preferenze prezzi, alla voce prezzo trasporto. 5. In pesata può essere necessario, in base al tipo di organizzazione del frantoio, che vi sia la possibilità di digitare il peso netto (normalmente esso viene calcolato come sottrazione della tara dal peso lordo). Questa facoltà viene assegnata nelle opzioni del software alla voce preferenze - pesata, spuntando la casella consenti la digitazione del peso netto. 6. Se si desidera che Extravirgin segnali all utente eventuali discordanze tra la Tara indicata e la Tara calcolata è necessario impostarlo nelle opzioni del software alla voce preferenze - pesata, spuntando la casella verifica che la tara corrisponda al numero di cassoni pesati. 21

22 7. Extravirgin dispone di una funzionalità che si occupa di segnalare all utente eventuali possibili errori di digitazione durante la pesata, a tal fine, nelle opzioni del software alla voce preferenze - pesata, è possibile indicare il peso massimo ammissibile in Kg per ogni cassone pieno. Se il peso netto supera quello massimo previsto moltiplicato il numero di cassoni pieni pesati, quando si cerca di salvare l operazione Extravirgin provvede a mostrare un messaggio di segnalazione dell anomalia. 8. Nelle opzioni del software, alla voce Stampe è possibile impostare le preferenze per quanto riguarda la pesata. 1. Stampa etichette a fine pesata - Permette di avviare in automatico la stampa delle etichette da attaccare ai cassoni per segnalare le informazioni della pesata. 2. Stampa una etichetta per cassone Durante la stampa delle etichette dei cassoni esegue tante stampe quanti sono i cassoni pesati. 3. Stampa automatica pesata Appena viene salvata la pesata ne stampa lo scontrino. 4. Usa barcode permette di eseguire il riconoscimento dei cassoni con un lettore di codice a barre, dopo averli preventivamente identificati ognuno con un suo codice. 5. Lunghezza del codice a barre imposta il numero di caratteri che costituiscono il codice a barre di identificazione del cassone. 6. Copie per stampa imposta il numero di scontrini da stampare per ogni pesata. 7. Stampante del rapporto pesata imposta la stampante locale da utilizzare per la stampa dello scontrino. 8. Stampante delle etichette imposta la stampante locale da utilizzare per la stampa delle etichette identificative dei cassoni. 9. Impostazione foglio etichette A4 Imposta lecaratteristiche del foglio A4 da utilizzare per la stampa delle etichette identificative del cassone. In commercio esistono dei fogli A4 nei quali sono disposte un certo numero di etichette di carta. Da questa posizione è possibile impostare le caratteristiche di questo foglio, ovvero: 1. Quante righe e colonne di etichette sono disponibili. 2. L etichetta di partenza: Extravirgin, una volta stampata un etichetta passa alla successiva in automatico, tuttavia succede che per cause diverse, sia necessario impostare manualmente da quale etichetta iniziare a stampare. Questo è possibile indicarlo sia semplicemente scrivendo il numero della posizione da cui partire, sia, graficamente, clicando sul tasto cambia. 3. La dimensione del carattere di stampa. 4. Scegiere se far comparire nelle etichette la denominazione del cliente, la data della pesata e numero di cassoni con la relativa posizione. 5. Scegliere se il foglio utilizzato per le etichette è a modulo continuo. 10. Prelievo cassoni imposta il modello di stampa personalizzabile da stampare. 11. Usa windows per gestire la stampante seriale affida la gestione della stampante seriale ad un driver di terze parti o ad una stampante generica di windows (da usare se la stampante seriale non è una EPSON TM Usa modello per stampa automatica utilizza un modello rtf (vedi capitolo modelli di stampa ) per la stampa dello scontrino della pesata Altre funzionalità: 22

23 Facendo click su uno dei tasti posizionati sulla parte inferiore della finestra di registrazione della pesata si accede alla funzionalità corrispondente Aggiungi: Consente di eseguire pesate multiple, ovvero quando la quantità di olive da pesare è maggiore della massima portata della pesa, l operazione viene eseguita in più riprese. Premendo aggiungi Extravirgin memorizza temporaneamente i sub totali. A fine operazione, premendo salva viene registrata un unica pesata con i totali calcolati dalla somma dei sub totali. Salva e prenota Consente di salvare la pesata ed automaticamente aprire la maschera di inserimento di una nuova prenotazione associata al conferimento appena salvato. Stampa etich. Stampa le etichette da applicare ai cassoni pesati per far sì che possano essere facilmente identificati ed associati al cliente ed alla pesata. Per maggiori informazioni consultare il paragrafo dedicato alle opzioni. Stampa scontrino Permette di stampare lo scontrino di pesata su una stampante Epson della serie TM DDT acquisto olive Crea il Documento di trasporto delle olive dal campo al frantoio, se il soggetto non può emettere fattura e nelle opzioni, alla voce Documenti di entrata olive si è scelto Usa Auto DDT, Extravirgin creerà in automatico l Auto DDT già compilato. DDT conferimento olive Crea il Documento di trasporto delle olive dal campo al frantoio, se il soggetto non può emettere fattura e nelle opzioni, alla voce Documenti di entrata olive si è scelto Usa Auto DDT, Extravirgin creerà in automatico l Auto DDT già compilato. Stampa Permette di stampare un modulo personalizzato di stampa che riporta i dati del produttore e/o della pesata (vedere il paragrafo dedicato alle opzioni) 23

24 Molire una o più pesate di olive: In questo capitolo viene spiegato come registrare una nuova molitura di olive a partire da una o più pesate dello stesso cliente: dove sono presenti note in apice (del tipo 1 ) consultare il punto al numero corrispondente nel paragrafo Impostazioni e personalizzazioni del presente capitolo. 1. Dal menù superiore posizionare il mouse su "Frantoio" e successivamente fare click su "Elenca pesate e moliture" appare l elenco completo delle pesate e moliture registrate. 2. Individuare una delle pesate che si desidera portare a molitura (se risulta difficoltoso perchè il volume di dati immesso è molto elevato, servirsi della funzionalità di ricerca facendo click sul pulsante Cerca e poi su Cerca pesate e moliture ), se si intende molire contemporaneamente anche altre pesate del soggetto selezionato, dopo aver evidenziato la riga corrispondente ad una pesata da molire fare click sul pulsante Cerca e poi su Elenca solo i dati del produttore selezionato. Extravirgin mostra solo i dati del soggetto. Selezionare le pesate da molire spuntando il campo Consenti selezione multipla e facendo click sulle righe interessate, queste diventano di colore verde. Se si desidera selezionare tutte le pesate del soggetto fare click su Selezione e scegliere Seleziona tutte le righe dell elenco. 3. Se si desidera molire una sola pesata, selezionare con un click la pesata che si intende portare a molitura (una riga è selezionata quando si colora di azzurro). Se invece si intende molire due o più pesate dello stesso produttore, spuntare la scelta Consenti selezione multipla posta a sinistra sopra l elenco e fare click sulle righe corrispondenti alle pesate da portare a molitura (le righe scelte diventano di colore verde). 4. Dopo aver selezionato le pesate da molire, fare click su Moliture e poi su Molisci le pesate olive selezionate, si apre la finestra di inserimento dei dati relativa alla molitura. Nota: non è possibile molire contemporaneamente pesate di produttori diversi o aventi diversi tipi di lavorazione. 5. Extravirgin inizia la molitura compilata parzialmente, ovvero suggerendo la data di molitura attuale, la quantità di olive che partecipano alla molitura e, in base alle impostazioni scelte: 1. la temperatura la sansa la sansa ceduta al frantoio 3, 4. il nocciolino 4 5. il peso (in Kg) di acque reflue 5 6. La resa predefinita 6 (se impostata) 7. Se la molitura viene pagata in olio 7 : a. il prezzo della molitura per ogni Kg di olive 8. b. il prezzo di acquisto dell olio espresso in Euro al Kg. 8. I cassoni presenti pieni al momento della pesata (se se ne utilizza l identificazione). 9. la linea di lavorazione scelta al momento della pesata (non è possibile molire contemporaneamente due o più pesate aventi linea di lavorazione scelta differente). 10. Le olive da molire per contoterzi e le olive acquistate e molite dal frantoio 9 (se è abilitata la molitura iniziata con valori automatici) E necessario indicare le quantità di olio prodotto dall operazione di molitura; è possibile, indifferentemente operare in due modi diversi: 24

25 1. Indicare direttamente l olio totale prodotto: Extravirgin provvede, nel caso sia indicato un acquisto di olive a ripartire la quantità tra olio del frantoio ed olio restituito al cliente Indicare le quantità direttamente nelle caselle corrispondenti. L olio totale viene calcolato come somma di tutte le quantità Se è stata indicato olio in una delle quantità Olio del frantoio, Olio lasciato in conto deposito sarà necessario indicarne la cisterna di stoccaggio. E possibile stoccare tutto l olio in una sola cisterna scegliendo secondo i casi seguenti: 1. Indifferenziato L olio viene distribuito in proporzione nella cisterna o nelle cisterne indicate creando nel registro di carico e scarico i movimenti corrispondenti alle quantità indicate al punto precedente. 2. Acq/CD L olio viene stoccato nella cisterna in cui è indicato CD come conto deposito e nella cisterna indicata come Acq come olio acquistato (o come olio di molenda). NB è necessario utilizzare la prima cisterna prima di poter utilizzare la seconda. La funzionalità di indicazione delle cisterne viene disabilitata se non è presente olio da stoccare. 8. Indicare il valore del PH dell olio (facoltativo) 9. Indicare se la lavorazione è stata eseguita utilizzando la seconda linea di lavorazione. 10. Se si è scelto di far pagare la prestazione di molitura in olio, al momento della fatturazione, Extravirgin creerà due documenti a compensazione. Uno relativo alla prestazione di molitura ed uno relativo all acquisto di olio. I due documenti dovranno essere di uguale importo. Per far sì che questo accada è necessario che i prezzi della molitura e dell olio e la quantità di olio a compensazione siano calcolati secondo speciali formule. Nella maschera di registrazione della molitura appaiono: 1. Il prezzo della molitura (Iva esclusa) per ogni Kg di olive così come impostato Il prezzo di acquisto dell olio (Iva esclusa) a compensazione della prestazione di molitura 7 3. Il pulsante Ricalcola prezzi 11, serve a ricalcolare i prezzi sulla base delle quantità di olive e di olio indicate (oppure se si sono applicati degli arrotondamenti). 4. Il pulsante Ripartisci olio, serve a calcolare la quantità di olio necessaria a compensare la prestazione di molitura in funzione dei prezzi indicati. Dopo aver calcolato questa quantità, se si eseguono degli arrotondamenti è necessario ricalcolare i prezzi premendo il pulsante al punto precedente. Impostazioni e personalizzazioni: 1. Nelle opzioni del software alla voce Impianto è possibile impostare la temperatura predefinita di lavorazione (in gradi centigradi). 2. Nelle opzioni del software alla voce Preferenze percentuali è possibile impostare la percentuale predefinita di sansa prodotta per ogni linea di lavorazione. Extravirgin ne calcolerà la quantità in base alla linea di lavorazione utilizzata. 3. Nelle opzioni del software alla voce Preferenze molitura è possibile definire se la sansa viene ceduta al frantoio o se resta al cliente. Se ceduta al frantoio, la sansa viene aggiunta nelle quantità caricate del magazzino di sansa (vedere Frantoio - Movimenti sansa ). 4. Nelle opzioni del software alla voce Preferenze percentuali è possibile impostare la percentuale predefinita di nocciolino prodotta se è stata scelta la molitura con denocciolatura; in questo caso alla percentuale di sansa impostata verrà sottratta quella di nocciolino. 5. Nelle opzioni del software alla voce Preferenze percentuali è possibile impostare la percentuale predefinita di acque reflue prodotte per ogni linea di lavorazione. Extravirgin ne calcolerà la quantità in base alla linea di lavorazione utilizzata. 25

26 6. Nelle opzioni del software alla voce Preferenze percentuali è possibile impostare la resa predefinita per ogni linea di lavorazione in percentuale calcolata come Kg di olio per ogni Kg di olive molite. Se questo valore viene impostato diverso da zero, in molitura, a destra della casella che riporta la resa, appare un pulsante Calcola che, se premuto esegue il calcolo dell olio prodotto sulla base della resa impostata. 7. Per abilitare la funzionalità di pagamento della prestazione di molitura in olio anzichè in denaro, è necessario impostare nelle opzioni del software alla voce Preferenze prezzi, il prezzo predefinito di acquisto olio per molenda. Se in questa impostazione il prezzo è fissato a zero, Extravirgin disabilita la funzionalità. 8. Nelle opzioni del software alla voce Preferenze percentuali è possibile impostare il prezzo della molitura eseguita per contoterzi per ogni linea di lavorazione. 9. Per far sì che Extravirgin, al momento della molitura tenga presente le impostazioni di vendita olive scelte al momento della pesata, è necessario scegliere nelle opzioni del software alla voce Preferenze moliture, la spunta su Inizia la molitura con valori automatici. In caso questa impostazione fosse disabilitata è possibile comunque far eseguire i relativi calcoli facendo click sul pulsante Valori Automatici nella maschera della molitura. 10. E possibile impostare l unità di misura con cui indicare l olio in molitura selezionando Kg o Litri nelle opzioni del software alla voce Preferenze moliture - Unità di misura olio in molitura. 11. E possibile far sì che Extravirgin, se si utilizza il sistema di pagamento della molitura in olio (molenda), ricalcoli i prezzi ogni volta che si salva l operazione di molitura. 26

27 Modificare o eliminare una pesata di olive: Note: Si può Eliminare, modificare o aggiungere qualsiasi informazione di qualsiasi pesata già memorizzata finchè non viene molita, finchè non vi sono documenti ad essa associati e finchè non vi è nessuna prenotazione corrispondente. Per modificare una pesata di olive: 1. Dall'elenco pesate e moliture visualizzato 2. Posizionarsi sulla riga che riporta i dati dell operazione di cui si desidera modificare o aggiungere le informazioni 3. Fare clic una sola volta sulla casella corrispondente alla colonna NP che riporta il numero progressivo della pesata. 4. Si apre la maschera "Pesata olive " 5. Modificare o aggiungere le informazioni 6. fare clic su "Salva" o premere sulla tastiera del computer il tasto "F2" Per eliminare la pesata selezionata: 1. al punto 2 della procedura precedente fare click su un punto qualsiasi della riga interessata (tranne che sulle caselle che contengono il testo in colore azzurro sottolineato). 2. Fare click sul pulsante pesate posto a sinistra immediatamente sopra l elenco. 3. Fare click su Elimina le pesate olive selezionate 4. Rispondere affermativamente alla richiesta di conferma. Si può eliminare una pesata memorizzata in archivio soltanto se non ci sono attività ad esso associate, ovvero se non sono registrate moliture, documenti o prenotazioni, in tal caso per poter procedere con l eliminazione sarà necessario eliminare preventivamente tutte le attività ad esso associate. 27

28 Modificare o eliminare una molitura: Note: Si può eliminare, modificare o aggiungere qualsiasi informazione di una molitura già memorizzata finchè non vi sono documenti ad essa associati. Per modificare una molitura di olive: 1. Dall'elenco pesate e moliture visualizzato 2. Posizionarsi sulla riga che riporta i dati dell operazione di cui si desidera modificare o aggiungere le informazioni 3. Fare clic una sola volta sulla casella corrispondente alla colonna NM che riporta il numero progressivo della molitura. 4. Si apre la maschera "Molitura olive " 5. Modificare o aggiungere le informazioni 6. fare clic su "Salva" o premere sulla tastiera del computer il tasto "F2" Per eliminare la molitura selezionata: 1. al punto 2 della procedura precedente fare click su un punto qualsiasi della riga interessata (tranne che sulle caselle che contengono il testo in colore azzurro sottolineato). 2. Fare click sul pulsante moliture posto immediatamente sopra l elenco. 3. Fare click su Elimina le moliture selezionate 4. Rispondere affermativamente alla richiesta di conferma. Si può eliminare una molitura memorizzata in archivio soltanto se non ci sono attività ad esso associate, ovvero se non sono registrati documenti, in tal caso per poter procedere con l eliminazione sarà necessario eliminare preventivamente tutte le attività ad esso associate. 28