STR VISION ADMIN Amministrazione dell impresa

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1 Mkto - wp_str_vision_admin_ STR VISION ADMIN Amministrazione dell impresa White Paper Versione: Ottobre 2012

2 Sommario In breve... 3 Gestione integrata... 5 Gestione documentale e workflow... 6 Preventivazione e Pianificazione... 6 Acquisizione delle commesse... 6 Approvvigionamenti... 7 Richiesta d acquisto... 7 Ordini... 7 Qualificazione fornitori... 8 Gestione risorse e rilevazione costi... 9 Gestione delle commesse... 9 Materiali e componenti... 9 Magazzino...10 Manodopera...10 Attrezzature e noli...11 Subappalti e prestazioni...11 Registrazioni di cantiere e Contabilità industriale...12 Vendite e ricavi Contratti d appalto e contabilità dei lavori...13 Fatturazione...14 Amministrazione Contabilita generale...15 Tesoreria e finanza...15 Pianificazione e controllo Pcc Pianificazione e controllo della commessa...18 Controllo di gestione...18 Verticalizzazioni Inerti, asfalti, calcestruzzi...20 Manutenzioni...21 Impiantisti

3 In breve L affidabilità tecnologica di STR VISION e l esperienza di STR nella costruzione del software per l edilizia e l impiantistica assicurano l effettiva disponibilità del sistema applicativo nel tempo, e la certezza che opererà sempre come l utente si aspetta. La solidità della piattaforma tecnologica di STR VISION consente di gestire sia le informazioni dei lavori più semplici, che quelle delle opere più complesse, sempre inserendo i dati una sola volta, e operando con tutte le funzioni del prodotto in piena sicurezza. L ambiente di stampa è flessibile e libero per realizzare autonomamente nuovi tabulati in aggiunta a quelli proposti, definendo liberamente i contenuti e lo stile, e ottenere stampe combinando testi ed immagini con i dati numerici ed i grafici. L anteprima video è un vero e proprio ambiente di verifica delle parti di ciascun tabulato: è possibile visualizzare il documento pagina per pagina, con l albero di navigazione, e fare ricerche testuali. Molteplici i formati di output supportati: layout immagine, PDF, RTF, HTML, Microsoft Excel. STR VISION possiede un potente sistema di analisi dei dati, con cui ottenere le informazioni necessarie alle verifiche periodiche dei lavori e delle attività più critiche. In automatico si predispongono tabelle Pivot da cui ottenere matrici, sommatorie, medie ed estrazioni dei valori più rilevanti in base a qualunque campo presente nel database, e con comandi semplici ed intuitivi grafici bidimensionali e tridimensionali per evidenziare gli andamenti significativi. Tutte le impostazioni possono essere salvate e riprese per la realizzazione di un nuovo lavoro; raggruppatori, prospetti di stampa, pivot e grafici costituiscono il modello di lavoro richiamabile alla creazione di un nuovo preventivo o alla apertura di una nuova contabilità. Il professionista e l azienda sono in grado di personalizzare l ambiente di lavoro adattando facilmente l interfaccia e l operatività secondo le proprie esigenze, ottimizzando l efficienza e riducendo al minimo il rischio di errore. Le imprese che operano nei settori delle commesse per opere pubbliche e private di tutte le tipologie, nella produzione e vendita di inerti, conglomerati bituminati e cementizi, nello sviluppo immobiliare, nel property e nel facility management, dispongono di un sistema integrato a supporto dei loro specifici processi in tutte attività: lo studio dei preventivi per predisporre le offerte, la composizione delle analisi dei prezzi, l'espressione dei fabbisogni, la redazione della contabilità dei lavori, l'esecuzione delle attività amministrative, l'azione commerciale, gli acquisti, la pianificazione e il controllo del ciclo delle costruzioni in tutte le sue fasi. Caratteristiche che qualificano STR VISION quale vero e proprio applicativo verticale, ampiamente collaudato in queste imprese, di cui seguono le indicazioni specifiche sugli utilizzi in ciascun ambito di mercato. CIVILE E INDUSTRIALE: l'integrazione tra le funzioni delle aree tecnica e amministrativa di STR VISION ottimizza la pianificazione e il controllo dell'acquisizione ed utilizzo delle risorse, dell'andamento economico e finanziario delle commesse, e dell'azienda. IMMOBILIARE, PROPERTY E FACILITY MANAGEMENT: per ogni iniziativa di sviluppo immobiliare si realizzano la proposta commerciale, la promozione attraverso Internet, la gestione contrattuale ed amministrativa delle vendite, ed il controllo economico e finanziario. La gestione del patrimonio immobiliare avviene con funzioni per catalogare e amministrare i beni. Supporto effettivo ai processi dei gestori di reti di distribuzione, e delle imprese che realizzano servizi di facility management sulla base di contratti di appalto o di global service. 3

4 INFRASTRUTTURE: le imprese di questo settore gestiscono al meglio le fasi di progettazione, preventivazione per l'acquisizione delle commesse, di pianificazione ed esecuzione dei lavori, di controllo tecnico ed economico dell'avanzamento dei lavori. Con la gestione documentale e il workflow si facilita la collaborazione fra gli operatori interni ed esterni all'impresa, che accedono ai documenti nei processi d'azienda e di cantiere, in modo ordinato, con facilità e rapidità. STRADE, MOVIMENTO TERRA, PRODUZIONE DI INERTI, CALCESTRUZZI E BITUMINATI: gli operatori di questi comparti si giovano di specifiche funzioni per supportare il ciclo attivo, la rilevazione dei costi degli automezzi, delle attrezzature, e della manodopera. La costruzione delle offerte avviene in modo rapido e flessibile, specificando i prodotti, le condizioni di fornitura, ed i prezzi valorizzando distintamente il prodotto, il trasporto, e la consegna. La gestione del trasporto è trattata con attenzione, potendo applicare maggiorazioni di prezzo, oneri aggiuntivi, etc. Il sistema di bollettazione emette i documenti di trasporto in modo automatico, con inclusione dei dati di peso - ottenuti direttamente dall'impianto di pesatura - e della marcatura CE in base alla normativa vigente. GRANDI OPERE: le imprese general contractors, i consorzi, le ATI, con STR VISION dispongono delle funzioni più utilizzate nel mercato con cui affrontare tutte le fasi del processo delle costruzioni, con certezza di assolvere all'esigenza di produrre dati e informazioni idonee agli standards particolarmente elevati applicati internamente, e richiesti dalle committenze. Alle funzioni già riportate in nelle sezioni precedenti, si aggiungono in particolare, quelle di business intelligence, di pianificazione e controllo avanzato, di gestione multilingua e multivaluta, di collaborazione on-line, ed il gestore di workflow integrato con cui definire modelli di flussi approvativi dei documenti, ad articolazione variabile in base alle differenti necessità organizzative. 4

5 Gestione integrata Innovazione tecnologica ed applicativa per le imprese. STR VISION è la soluzione ERP innovativa, sul piano tecnologico ed applicativo, per le imprese di costruzioni che operano nell edilizia privata e pubblica, realizzando opere civili, industriali, ed infrastrutturali. Le soluzioni specialistiche, realmente integrate e interoperabili sono la chiave per lavorare con successo accedendo ai dati in tempo reale e da luoghi diversi, per analizzare e condividere informazioni e documenti. Per questo nel progettare STR VISION si è posto l obiettivo primario di permettere la gestione di tutte le attività di un impresa, operando in un ambiente reso integrato e condiviso tra le aree aziendali (tecnica, amministrativa, direzione e controllo, etc.) dal flusso uniforme delle informazioni di commessa e d azienda. Ciò è possibile tramite archivi condivisi, in tutto o in parte, tra i vari ambiti aziendali, quali ad esempio i prezzari, l archivio delle risorse, le anagrafiche clienti e fornitori, i centri di costo, le fasi di lavorazione, le attrezzature. STR VISION è costruito per chi opera per commessa, gestendo e controllando l avanzamento dei lavori in tempo reale, e confrontando la previsione a finire con il budget preventivo; così la pianificazione ed il controllo tecnico, economico, e finanziario, di commessa e d azienda avvengono in modo efficiente e flessibile, nel rispetto delle esigenze e delle caratteristiche di ciascuna impresa. STR VISION è una soluzione appositamente costruita integrata, modulare e interoperabile, in particolare con gli applicativi Adempimenti24, DMS24, DocFinance, Banche24, Microsoft Office, Microsoft SharePoint, AutoCAD, Allplan e gli ERP più diffusi, per affiancare e favorire la crescita dell impresa. Queste caratteristiche permettono all utente di STR VISION di disporre delle migliori funzioni per generare, controllare, ed utilizzare le informazioni: inserimento dei dati ed interrogazioni mediante griglie personalizzabili, business intelligence nativa, rappresentazioni con grafici e flessibili reports sono gli strumenti idonei per soddisfare tutte le necessità operative e direzionali. Con STR VISION, oltre a generare ed utilizzare dati alfanumerici, si realizza una vera gestione documentale digitale per l acquisizione, archiviazione e consultazione di ogni documento, tecnico, contrattuale, amministrativo, etc., migliorando notevolmente tutti i processi dell azienda. 5

6 Gestione documentale e workflow Con DMS24, l applicazione per la gestione documentale, si facilita la collaborazione fra gli operatori interni ed esterni all impresa, e la condivisone delle informazioni, con le funzioni per acquisire, archiviare e consultare i documenti nei processi d azienda e di commessa, in modo ordinato, con facilità e rapidità. Il sistema di workflow integrato permette di gestire il flusso di approvazione dei documenti, l abilitazione degli utenti all utilizzo delle funzioni, e l esecuzione di azioni automatiche. Preventivazione e Pianificazione Acquisizione delle commesse STR VISION CPM e ADMIN supportano efficacemente ogni attività del processo di acquisizione del cliente e delle commesse: importazione ed utilizzo dei prezzari pubblici ( importazione ed utilizzo dei listini dei produttori e fornitori di componenti, organizzati per marca e modello (Metel, Angaisa, Idrolab, TXT o Excel); redazione di computi metrici per opere pubbliche anche con analisi giustificative, preventivi d offerta per nuovi impianti privati, preventivi per incarichi di manutenzione; definizione di distinte base e analisi costi; programmazione dei lavori. Per le attività di redazione del preventivo d offerta STR VISION CPM e ADMIN hanno funzioni appositamente predisposte per gestire con rapidità gli archivi di base e definire per ogni articolo codici, descrizioni brevi o estese, unità di misura, prezzi diversi, famiglie di sconti, immagini, classificazione per specie, e altro ancora. I listini delle risorse aziendali e quelli dei fornitori sono gli elementi fondamentali. In particolare attraverso la definizione dell archivio delle analisi e distinte base è possibile effettuare le analisi dei costi adattandole volta per volta per la migliore determinazione del valore di offerta. In questo modo, utilizzando congiuntamente i prezzari e i listini dei fornitori, il preventivista ha a disposizione tutti gli strumenti per realizzare l offerta in maniera efficace, e con il dettaglio necessario. Dalle prime soluzioni Dos siete approdati a STR VISION nei moduli ADMIN e CPM per gestire l integrazione tra la parte amministrativa e quella tecnica. Quali motivazioni vi hanno spinto a compiere e soprattutto oggi a confermare questa scelta? La possibilità di integrare perfettamente l area amministrativa con quella tecnica resta la nostra principale esigenza. Credevamo e crediamo ancora oggi che i processi devono essere integrati: i passaggi manuali di dati e informazioni comportano errori. Pensiamo al Sal che viene emesso, passato e inserito in contabilità. Oggi con il sistema STR gli errori sono limitati, e comunque è facile rintracciarli e sistemarli. Rispetto ad altri gestionali generici, poi, STR ha una delle sue caratteristiche migliori nella specifi cità per le imprese edili, la fl essibilità. Noi trattiamo calcestruzzo, che si vende a metro cubo, e acquistiamo ferro, soggetto a variazioni di prezzo, cambio di diametro e altri parametri, e per noi è quasi impossibile allegare bolle a fatture. Un sistema come STR VISION, quindi, si adatta molto bene alle dinamiche della 6 nostra attività MATTEO D ANTUONO, Ufficio Finanza e Controllo COOPERATIVA MUCAFER SCPA, Manfredonia (FG)

7 Approvvigionamenti Richiesta d acquisto Le richieste d acquisto (RDA) si preparano indicando gli articoli necessari, la destinazione - il cantiere o il magazzino -, la quantità, la descrizione, la data di consegna, il prezzo di riferimento, e la fase a cui addebitare la fornitura. Le voci da approvvigionare si scelgono dalla lista dei fabbisogni, oppure dall elenco prezzi di commessa, o dall archivio aziendale delle risorse. La preparazione delle RDA si esegue sia sul sistema amministrativo-contabile dell impresa, con le funzioni del modulo Approvvigionamenti, sia sul sistema tecnico con le funzioni del modulo Preparazione RDA ; pertanto a seconda delle situazioni si lavora in un modo o nell altro potendo, in particolare, operare con sicurezza anche nel cantiere, e da qui trasmettere le richieste alla sede. Attraverso specifiche funzioni è configurabile un sistema di autorizzazione delle RDA anche con il supporto di workflow automatico, che ne garantisce la validazione preventiva del responsabile di commessa, e/o dell ufficio acquisti, etc., in conformità ai processi e alle esigenze dell organizzazione. Ordini Gli ordini si compilano con le funzioni del modulo Approvvigionamenti sia con l inserimento diretto, sia come conclusione del processo avviato dal calcolo dei fabbisogni, a cui seguono le richieste d acquisto, le richieste d offerta, la comparazione e scelta dell offerta migliore. Nell evasione dei fabbisogni e delle RDA funzioni apposite informano sulla disponibilità dei materiali in magazzino, per decidere se emettere ordini, oppure impegnare le risorse; la generazione degli ordini ripetitivi è facilitata dall utilizzo dei cosiddetti ordini tipo; per gli ordini aperti si definisce il prezzo della fornitura, senza indicare la quantità. L ordine riporta il tipo di fornitura (materiali, materiali e posa, nolo attrezzature, prestazioni di terzi, subappalto, etc.), e il destinatario: un singolo cantiere, o gruppi di cantieri, o il magazzino; per ciascun tipo 7

8 d acquisto è definibile un modello specifico conforme al formato aziendale. Funzioni e interrogazioni supportano le attività di controllo delle consegne, di registrazione delle forniture, di validazione delle fatture, etc. Anche per gli ordini è configurabile un sistema di autorizzazione, che ne garantisce la validazione preventiva in conformità ai processi e all organizzazione dell impresa. Qualificazione fornitori Attraverso il modulo Qualificazione Fornitori è possibile definire la valutazione (Vendor Rating) dei vari fornitori secondo quanto previsto dalle norme UNI EN ISO 9000:2000. Il modulo permette in particolare la possibilità di effettuare le valutazioni iniziali e periodiche differenziandole, tramite parametri liberi, in base alla tipologia di fornitura. La conseguenza è che i rating ottenuti possono essere di grande aiuto per la scelta del miglior fornitore in base non solo a criteri puramente economici ma anche qualitativi. Un altra funzione molto importante è la comparazione del prezzo tra risorse interne/articolo produttore e prezzo listini/ultime fatture. Sono verificabili gli ordini emessi per commessa (aperti, in corso, chiusi) e il materiale ricevuto con i riferimenti del documento di trasporto. Importantissima in questa fase è la vista Previsto/Ordinato/Consuntivato che consente di verificare l andamento tecnico ed economico della commessa con il raffronto per fase e per risorsa tra costo e quantità del preventivo, dell ordinato e del consegnato. Quali caratteristiche tecnologiche o operative si sono tradotte in vantaggi e miglioramenti nella gestione delle vostre attività? Oltre che sulla parte tecnica, abbiamo avuto i primi riscontri positivi anche per ADMIN che ricopre in modo puntuale ed efficace tutte le nostre esigenze soprattutto per il controllo e le interrogazioni sugli ordini, sia quelli verso i subappaltatori che quelli verso i fornitori, il controllo di gestione con il monitoraggio delle commesse, i consuntivi analitici di cantiere e anche il controllo della produzione stessa in cantiere, oltre alla gestione completa del magazzino per gli articoli con codice a barre, lettori ottici, emissione di documenti di trasporto. 8 GIOVANNI GIORDANO, Direttore generale FABBRO VANNI SRL, Codroipo (UD)

9 Gestione risorse e rilevazione costi Gestione delle commesse Il sistema di gestione delle commesse dev essere tempestivo nel fornire le informazioni, e richiedere uno sforzo moderato per il suo mantenimento. Le funzioni di STR VISION ADMIN sono state costruite per conseguire questi obiettivi. In particolare nella registrazione dei documenti - che nell impresa attestano l approvvigionamento e l uso delle risorse - specificando i centri di costo a cui imputarli, si ottengono i dati con cui elaborare la consuntivazione dei costi e dei ricavi, e produrre prospetti e bilanci con valori e indicatori economici, finanziari, e di quantità di risorsa, per ogni livello di interesse: l azienda, i cantieri, i centri operativi di supporto, il magazzino, etc. Questo importante obiettivo consegue dalla impostazione del sistema applicativo, che permette di rappresentare tutta la struttura organizzativa dell azienda in modo semplice ed efficace, come insieme di centri di costo e di ricavo in relazione gerarchica fra loro. Infatti le imprese di costruzione necessitano di applicativi software non genericamente idonei per i processi industriali, ma per la specifica produzione su commessa di tipo edile, il cui governo richiede almeno la rilevazione efficace ed efficiente dei costi sostenuti in cantiere. Questo scopo si ottiene con le funzioni di Contabilità analitica predisposte per determinare gli addebiti: dei materiali registrando i DDT di consegna, e le successive fatture, della manodopera inserendo i rapportini giornalieri, delle attrezzature e degli automezzi con il conteggio automatico degli utilizzi nei diversi cantieri (avvalendosi anche del modulo Noli interni ), delle prestazioni di terzi registrando il contratto, i SAL e le relative fatture (con il modulo Contratti attivi e subappalti ), delle spese generali registrando le fatture di utenza, di prestazioni professionali, o di altro tipo. La quantificazione dei ricavi consegue dall inserimento diretto delle fatture, o dalle funzioni di gestione dei contratti - conforme alla normativa sui lavori pubblici - del modulo Contratti attivi e subappalti, con cui registrare contabilmente i SAL, i SIL, e le riserve, e ottenere l emissione delle fatture. Materiali e componenti Nella registrazione dei DDT fornitori la valorizzazione economica delle forniture operazione di particolare criticità si attua nel modo consono caso per caso: con apposite funzioni di evasione degli ordini dai quali si acquisiscono tutti i dati utili, fra cui i prezzi pattuiti, o attingendo i prezzi dai listini di fornitore, che il sistema mantiene aggiornati automaticamente con i costi rilevati nei precedenti documenti. Operando con i listini si ha anche il vantaggio di poter effettuare con un apposita interrogazione del modulo Approvvigionamenti la comparazione dei prezzi d acquisto dai diversi fornitori. L inserimento a sistema delle fatture passive è facilitata e veloce tramite le funzioni con cui ottenere tutti i dati utili dai DDT già inseriti. 9

10 Magazzino La registrazione dei movimenti di materiale in ingresso e in uscita (da/a cantiere, da/a fornitore, etc.), procura alle imprese i dati utili per l efficace gestione operativa e fiscale del magazzino. Gli utenti sono supportati dal modulo Contabilità analitica con cui consultano contemporaneamente all inserimento dei documenti - la giacenza effettiva, la disponibilità netta e lorda, e da appositi avvertimenti automatici che li informano se tali quantità sono insufficienti per l operazione. Interrogazioni a video e stampe preimpostate supportano estesamente le attività, presentando in modo ordinato i dati sui quantitativi di risorse movimentate (per cantiere, per altro centro, per fornitore, etc.), e fornendo le valorizzazioni del magazzino in base alle rimanenze di materie prime e semilavorati, valutate a scelta con il costo medio, il costo ultimo, il LIFO a scatti annuali. Le funzioni sono utilizzabili per gestire in modo analogo anche altri centri operativi, ad esempio i depositi, al fine di controllare il materiale a piè d opera nei cantieri, e i consumi delle risorse necessarie alla produzione. Manodopera Con la funzione rapportini del modulo Contabilità analitica si registrano rapidamente le ore e le attività giornaliere del personale e gli utilizzi dei mezzi d opera e delle attrezzature; l interfaccia consente agli utenti di effettuare l inserimento dei dati secondo le proprie consuetudini, ad esempio secondo l ordinamento cantiere-persona o viceversa persona-cantiere. Le stesse funzioni sono utilizzabili per ogni altro centro di cui l impresa abbia necessità di rendicontarne l uso di personale e mezzi. La rendicontazione delle ore potrà essere monitorata utilizzando interrogazioni e stampe avanzate, con le quali è possibile controllare, con l eventuale ausilio di avvisi, il corretto inserimento delle ore di ciascun dipendente. La valorizzazione delle ore di personale rilevate si basa sulla definizione del listino di tariffe orarie standard, impostandolo per qualifica o altro criterio. Pertanto con l operazione di registrazione del rapportino orario si ottengono automaticamente l attribuzione immediata del costo al cantiere o agli altri centri, e le informazioni sulle attività e sulle quantità di lavoro svolto dal personale e sull impiego dei mezzi d opera e delle attrezzature. 10

11 Attrezzature e noli Con le funzioni del modulo Noli interni si gestisce l anagrafica dei mezzi aziendali, se ne imputa il costo d uso ai cantieri e ad ogni altro centro, e si ottengono le informazioni sulla loro localizzazione. I noli giornalieri interni dei mezzi e delle attrezzature sono attribuiti a ciascun cantiere e centro con una semplice registrazione di carico/scarico conseguendo il conteggio del nolo a freddo ; con la funzione rapportini si ottiene l addebito dell utilizzo del mezzo e del conducente a costi orari, il nolo a caldo. Le registrazioni rendono possibile tracciare gli spostamenti tra i vari cantieri, reperire il mezzo, e periodicamente verificarne l utilizzo effettivo, confrontandone i costi sostenuti per l ammortamento, la manutenzione, i consumi, e le altre spese. I dati inerenti i mezzi d opera e le attrezzature sono utilizzabili anche nella gestione civilistica e fiscale dei cespiti, che comunque può avvenire autonomamente. E possibile gestire allo stesso modo anche i mezzi e le attrezzature acquisite in leasing, mentre per quelle noleggiate l imputazione dei costi si ottiene inserendo i buoni di prestazione e le relative fatture. Con le funzioni di Agenda e Manutenzioni si stabiliscono i programmi di manutenzione per le famiglie di mezzi ed attrezzature, indicando gli interventi, la periodicità, e il termine (in base a km, ore di lavoro, ). Indicando l utilizzo di risorse (ricambi, consumi, etc.) si predispone la registrazione degli interventi di manutenzione di officine sia interne che esterne. Con modi analoghi si indicano ordinatamente anche gli adempimenti da eseguire con cadenza temporale prefissata (giorni, mesi, anni), ad esempio i rinnovi delle polizze assicurative e dei bolli, le revisioni, etc.; con questi dati il sistema compila automaticamente il calendario delle scadenze con i rispettivi compiti. Subappalti e prestazioni Nel processo delle costruzioni il ricorso da parte delle imprese alle prestazioni di terzi attraverso il subappalto richiede validi strumenti per gestire efficacemente tutti gli aspetti organizzativi, tecnici, contabili, amministrativi, etc. del rapporto con i fornitori. Attraverso le funzioni del modulo Contratti attivi e subappalto e quelle del modulo Approvvigionamenti si registrano i dati contrattuali (anticipazioni, ritenute a garanzia, etc.), e l elenco dei prezzi delle lavorazioni commissionate al fornitore. Per la stesura del contratto l impresa può avvalersi di modelli di documento in formato MS Word già predisposti, e comunque modificabili per disporre di quelli necessari in base alle diverse tipologie di lavori oggetto di fornitura. Tutti i contratti dell impresa sono archiviati e classificati opportunamente per essere rapidamente consultabili, e per utilizzarne i dati in automatico da parte delle procedure. L esigenza primaria nel governo dei subappalti è il controllo della produzione, per le molteplici implicazioni: come costo da attribuire alla commessa, come prestazione da compensare, e se necessario come ricavo da contabilizzare nell avanzamento dei lavori. Ognuna di queste esigenze trova supporto nelle funzioni del modulo Contabilità dei lavori, con cui compilare il libretto delle misure, da cui ottenere in modo automatico SAL, SIL, e certificati di pagamento, e alternativamente in quelle del modulo Contabilità analitica per imputare i costi con registrazioni dirette. La struttura integrata di STR VISION ADMIN garantisce la corretta gestione contabile ed amministrativa delle anticipazioni, delle ritenute a garanzia, dei certificati di pagamento (anche a fatture da ricevere), dei SAL, e delle fatture. La gestione delle fatture per prestazioni soggette ad IVA con 11

12 regime di Reverse Charge con o senza la gestione dei contratti, avviene in conformità alla normativa fiscale vigente, attraverso le funzioni di prima nota dei moduli Contabilità analitica e Contabilità generale. Registrazioni di cantiere e Contabilità industriale Con i moduli Registrazioni di Cantiere e Contabilità Industriale si attua il controllo di gestione di commessa agendo direttamente e autonomamente rispetto al sistema contabile- amministrativo di azienda. In tal modo si dispone -se necessario, anche in remoto - di informazioni con cui monitorare l'andamento delle commesse: la produzione, gli utilizzi delle risorse (personale, mezzi, e attrezzature), le consegne dei fornitori, le prestazioni dei subappaltatori. Così i responsabili di commessa, in sede ma anche nel cantiere, possono compilare le RDA, i rapportini giornalieri della manodopera, dei mezzi, delle attrezzature, attestare il ricevimento delle forniture registrando i DDT, consuntivare le prestazioni d'opera, e verificare l'avanzamento della produzione per definire i SAL e i SIL. Operazioni facilitate dalla tecnologia di STR VISION ADMIN, che permette di impostare liberamente le aggregazioni e la strutturazione delle informazioni, per registrare e reperire velocemente e con semplicità i dati nei prezzari, nei listini fornitori, nell'elenco dipendenti, nelle tariffe orarie, nell'elenco risorse e attrezzature, e nelle strutture di commessa come WBS o OBS. Le funzioni del modulo Registrazioni di Cantiere di STR VISION ADMIN sono predisposte per lavorare, a seconda delle necessità, o totalmente in autonomia, o mantenendo allineati i dati con quelli del sistema contabile- amministrativo d'azienda. In entrambi i modi si ottengono le informazioni sull'utilizzo delle risorse, e sulle forniture; nel secondo, avvalendosi delle funzioni di scambio delle registrazioni fra i sistemi, si conseguono importanti vantaggi operativi, e di efficienza dei processi. Ad esempio il ciclo degli approvvigionamenti risulta ottimamente articolato e supportato con specifiche funzioni, sia per l'ufficio acquisti che per i responsabili di commessa che devono informare puntualmente sulla evasione degli ordini d'acquisto. I tecnici possono emettere le RDA, accedere agli ordini - prodotti dall'ufficio acquisti - registrare le forniture e i DDT partendo dagli ordini. L'ufficio acquisti riceve le registrazioni di fornitura, l'ufficio del personale riceve i rapportino di lavoro dei dipendenti, e altrettanto l'ufficio di controllo di gestione. Registrazioni di cantiere e Contabilità industriale.. Attraverso il modulo Contabilità Industriale di STR VISION ADMIN, si controlla la situazione di commessa con stampe personalizzabili, che utilizzano i dati di quantità, costi, e ricavi, di rapportini, DDT, SAL/SIL passivi e attivi, aggregati in modo ottimale per evidenziare con tabulati preimpostati, le informazioni necessarie al controllo. Sono disponibili i dati sulla marginalità di commessa, e raffronti tra previsioni e consuntivazioni relative sia alla produzione delle lavorazioni da realizzare, che in dettaglio per le componenti di costo, attingendone i valori dai fabbisogni, dalle registrazioni di DDT, di prestazioni, di consumi, etc.. In questo modo i responsabili dispongono di funzioni complete e flessibili per attuare il controllo tecnico ed economico delle commesse, ottenendo rapidamente e tempestivamente le indicazioni utili ai loro compiti. Contemporaneamente i responsabili delle aree operative dell'azienda dispongono, oltre che del sistema contabileamministrativo, anche di queste funzioni con cui arricchire e potenziare le proprie operatività. 12

13 Vendite e ricavi La gestione efficace e puntuale degli aspetti contrattuali, economici e finanziari da parte dell impresa è condizione essenziale per costruire relazioni proficue e corrette con i clienti. Alle applicazioni di STR sono riconosciute spiccate caratteristiche che ne fanno dei veri e propri verticali di efficacia ampiamente collaudata nella gestione dei contratti del settore edile con le loro peculiarità: le commesse per opere pubbliche e private di tutte le tipologie, la produzione e vendita di inerti, conglomerati bituminati e cementizi, le iniziative di sviluppo immobiliare, il property e il facility management. In particolare nel processo di pianificazione e controllo la consuntivazione si basa sulle registrazioni dei documenti che attestano gli approvvigionamenti, gli utilizzi di risorse, la produzione realizzata, le fatture, i pagamenti e gli incassi. Indicando nelle scritture i cantieri, i centri di costo, i materiali, i mezzi, etc., si ottengono bilanci e prospetti con dati e indicatori di natura economica, finanziaria, e di quantità di risorsa, complessivi e di dettaglio. Contratti d appalto e contabilità dei lavori La gestione esauriente delle attività tecniche, contabili, ed amministrative necessarie all assolvimento degli obblighi verso i committenti è garantita dai moduli fra loro integrati di STR VISION. Con il modulo Contratti attivi e subappalto si registrano i contratti dell impresa classificandoli opportunamente per essere rapidamente consultabili, e per l utilizzazione dei dati (anticipazioni, ritenute a garanzia, etc.) negli algoritmi delle procedure. I dati dei SAL, dei SIL, e dei certificati di pagamento, generati con il modulo Contabilità dei lavori, in automatico diventano registrazioni di contabilità analitica e generale; queste scritture in alternativa sono imputabili direttamente con il modulo Contabilità analitica, per ottenere puntualmente le informazioni con cui verificare la situazione di tutti i contratti in essere. Per i contratti d appalto si gestiscono le anticipazioni, e le ritenute a garanzia, con generazione automatica delle relative registrazioni, e delle fatture verso i committenti. Le funzioni del modulo Contabilità lavori possiedono caratteristiche elevate di flessibilità, così da risultare del tutto efficaci per le contabilità dei lavori sia di committenti pubblici che privati. Comprovate sono l efficienza nell elaborazione di grandi quantità di dati, e la capacità di produrre le contabilità più complesse in modo collaborativo, da parte di più operatori contemporaneamente attivi. A ciò si aggiungono numerose funzioni di utilità per ridurre i tempi di lavoro degli utenti; ad esempio con la funzione copia&incolla si redige velocemente il libretto delle misure prelevando righe direttamente dal computo metrico. Di seguito si indicano le funzioni principali per produrre la contabilità dei lavori. Gestione della contabilità lavori per stati avanzamento, con quantificazione distinta delle opere a misura, a corpo, e in economia. Compilazione del libretto dei ferri con espressione automatica delle quantità posate, determinate con specifici algoritmi, basati sulle lunghezze e sul diametro dei ferri. Organizzazione dei dati secondo strutture di aggregazione liberamente definibili, per ottenere differenti ordinamenti delle registrazioni: per parte d opera, per tipo di lavori, per modalità d esecuzione, etc. Redazione dei quadri di raffronto delle perizie suppletive o di variante. 13

14 Emissione delle stampe di contabilità: libretto delle misure, registro di contabilità, sommario del registro, stato avanzamento lavori, certificato di pagamento. Ogni elaborato si ottiene usando i formati già predisposti in modo conforme alle prescrizioni della normativa vigente sui lavori pubblici. Conteggio degli importi di ciascun tabulato applicando i dati contrattuali di ribasso/aumento e di ritenuta di garanzia lavori, esplicitando gli oneri della sicurezza, etc. Produzione di stampe per la verifica dei dati, e la rendicontazione dei lavori, avvalendosi di modelli preimpostati, modificabili per ottenere differenti ordinamenti e totalizzazioni. Il certificato di pagamento stabilisce l importo a credito dell impresa, calcolato applicando le condizioni contrattuali, comprendendo gli eventuali acconti e certificati precedenti. Un procedimento specifico è riservato alle liste in economia per le quali è possibile esprimere un ribasso diverso da quello contrattuale, con le relative modalità di applicazione (solo sull utile, sul totale della lista, etc.). Fatturazione Le funzioni di STR VISION ADMIN supportano in modo puntuale le attività del cosiddetto ciclo attivo: emissione dell offerta, ricezione dell ordine, realizzazione delle opere, fornitura di materiale, effettuazione delle prestazioni, fatturazione da DDT e da SAL. La fatturazione è facilitata dalle funzioni che attingono ai dati dei certificati di pagamento, dei DDT, e dei rapportini giornalieri, con la valorizzazione a ricavo ottenibile dai prezzi definiti nel contratto, o nell ordine di lavorazione, o in base ad un listino di vendita, o tramite coefficienti di ricarico dei costi. La possibilità di gestire più listini per cliente rende STR VISION ADMIN idoneo anche per le società che vendono materiali o svolgono attività di manutenzione. Le voci contenute in fattura possono essere prelevate dalle anagrafiche o caricate manualmente come descrizioni libere. Fatturazione La registrazione delle fatture consegue la predisposizione della loro stampa, la generazione dei movimenti di analitica e se necessario di magazzino, l evasione dei DDT, le scritture in contabilità generale, l aggiornamento dello scadenzario degli incassi. In particolare le funzioni del modulo Ciclo attivo di vendita sono predisposte per produrre automaticamente la fattura verso il committente utilizzando i dati del SAL, compreso il trattamento delle ritenute a garanzia. Le funzioni sono integrate con quelle di Immobiliari Solutions per ottenere l emissione e stampa delle fatture ai clienti direttamente dal piano dei pagamenti definiti nel contratto di compromesso; in modo analogo l integrazione con il programma di gestione del patrimonio permette la fatturazione delle rate degli affitti attivi. 14

15 Amministrazione L amministrazione aziendale ha in STR VISION tutte le funzioni necessarie per lo svolgimento delle attività operative e di controllo, ad ogni livello di responsabilità, e nel rispetto delle normative vigenti. Contabilita generale Dal menù di Prima Nota attraverso la configurazione delle causali contabili è possibile effettuare tutte le tipologie di registrazioni in base alle diverse esigenze contabili e gestionali. La Prima nota per movimenti consente di effettuare alcune specifiche registrazioni in maniera semplice ed efficiente con il vantaggio di ridurre i tempi di inserimento dei dati. Attraverso interrogazioni e stampe si possono facilmente consultare le schede contabili o generare bilanci di verifica scalari o a sezioni contrapposte. Nel caso di integrazione con la gestione documentale è possibile visualizzare direttamente dalle schede contabili i documenti cartacei scansionati delle fatture fornitori. Il modulo permette tutta la gestione delle scadenze a credito e a debito compresa la possibilità di effettuare stampe e interrogazioni per clienti e/o fornitori, tipologia di pagamento/incasso, data, banca e in particolare anche per Cantiere. Una funzione di autorizzazione al pagamento permette alle varie figure aziendali di apporre il proprio visto alle singole rate delle fatture con selezione per cantiere e fornitore. La ricostruzione di situazioni clienti e fornitori avviene attraverso Estratti conto per partite. E presente, indipendentemente dal modulo di Tesoreria, anche la gestione di Distinte di pagamento/incasso con la possibilità di inviarle al proprio programma di Remote o Home Banking. Per quanto riguarda l Iva oltre al regime ordinario per sezionali è previsto anche quello ad esigibilità differita, pro rata e reverse charge. Sono presenti interrogazioni e stampe dei Registri, delle Liquidazioni periodiche e annuali, nonché altre contengono le informazioni necessarie per le diverse dichiarazioni e adempimenti di natura fiscale. La contabilità generale prevede anche il modulo per la gestione dei professionisti effettuando contestualmente alle registrazioni di Prima Nota la rilevazione e i versamenti delle ritenute d acconto da lavoro autonomo con relativo rilascio delle certificazioni. Il modulo Cespiti Fiscali consente di gestire in base ai criteri civilistici/fiscali del ciclo di vita dei cespiti: acquisto, incrementi, ammortamenti, alienazioni totali e parziali con relativo conteggio e contabilizzazione della plus/minusvalenza, ai fini della contabilità analitica e generale. Simula la situazione dei cespiti, anche per periodi infraannuali. E prevista la possibilità di inserire cespiti singoli o composti al fine di raggruppare più cespiti tra loro. Il libro cespiti è stampabile in diverse modalità. Bilanci riclassificati, infine, è il modulo che consente di realizzare e stampare lo Stato patrimoniale e il Conto Economico secondo la IV normativa CEE o in base ad altre strutture di bilancio personalizzabili. Tesoreria e finanza L integrazione di STR VISION ADMIN con l applicazione specializzata DocFinance - di Sedoc Finance Network - garantisce il supporto alla gestione anticipata di tesoreria aziendale, e quindi alla pianificazione finanziaria. I dati degli scadenziari di STR VISION ADMIN, elaborati congiuntamente con quelli dell operatività bancaria, conseguono l ottenimento di 15

16 previsioni che permettono di ottimizzare la gestione dei flussi di cassa, delle scadenze di portafoglio e dei finanziamenti richiesti o richiedibili. DocFinance riduce le attività operative (spunte, registrazioni contabili e controlli manuali) a favore di quelle di analisi e pianificazione. Integrazione con Banche24 L integrazione completa di STR Vision con l applicazione Web Banche24 consente, attraverso un unico strumento, semplice, veloce e sicuro di: - interagire con il sistema bancario sia domestico sia internazionale - gestire i flussi previsionali di cassa e della Tesoreria aziendale Bilanci La predisposizione del bilancio avviene con la massima affidabilità e flessibilità attraverso i moduli di STR VISION e - tramite integrazioni - con quelli del sistema Adempimenti24, costruiti dagli esperti de Il Sole 24 ORE. Bilanci riclassificati Predisposizione e analisi di bilancio secondo il piano dei conti utilizzato quotidianamente nell effettuazione della contabilità generale. Con specifiche interrogazioni e stampe si ottengono le valorizzazioni secondo il piano dei conti e le Strutture di riclassificazione definite in STR VISION ADMIN. Attraverso la definizione di apposite formule si elaborano gli aggregati di conti, e le diverse tipologie di indici da utilizzare nella redazione del bilancio, e per supportare le attività di controllo aziendale. Gestione intercompany per bilancio consolidato Consente di effettuare le registrazioni di contabilità generale predisponendole per la depurazione - nella redazione del bilancio consolidato dei movimenti intercompany, ossia di quelle operazioni di gestione intercorse fra le società dello stesso gruppo. Intrastat Le imprese che effettuano cessioni e/o acquisti intracomunitari sono obbligati a compilare appositi elenchi riepilogativi denominati modelli Intrastat. Il modulo permette all utente di compilare i modelli INTRASTAT e generare il tracciato telematico da inviare alla Agenzia delle Dogane. Integrazione con Adempimenti24 - BILANCIO EUROPEO PLUS Integrazione completa di STR VISION ADMIN con il modulo Bilancio Europeo Plus di Adempimenti24 per affrontare con la massima affidabilità e flessibilità tutte le tematiche inerenti la redazione del bilancio, la nota integrativa e l analisi di bilancio secondo il piano dei conti stabilito dalla IV normativa CEE. L integrazione si basa sulla condivisione del piano dei conti di riclassificazione, ed sul trasferimento dei valori per anno o periodo intermedio di bilancio. 16

17 17 Mkto - wp_str_vision_admin_

18 Pianificazione e controllo Pcc Pianificazione e controllo della commessa Il controllo tecnico, economico, e finanziario delle commesse e dell impresa sono efficacemente supportati da funzioni e reports collaudati ed ottimizzati. Pianificazione e controllo di commessa E il sistema attraverso il quale vengono raccolte, elaborate e distribuite, le informazioni e gli strumenti a supporto del processo di pianificazione e controllo di commessa (PCC). Il processo di Pianificazione può essere realizzato in diverse modalità al fine di garantire la massima efficienza ed elasticità a seconda del tipo di lavoro che deve essere realizzato. La principale modalità è quella che consente di determinare i valori di costo/ricavo e i tempi direttamente dall area di Preventivazione e Offerte e con il successivo consolidamento appunto nel modulo PCC. In alternativa è possibile importare un preventivo precedentemente realizzato con excellent, con Microsoft Excel o in formato Xml (Standard Six) per poi rielaborarlo in preventivo operativo corrente. In questo caso successivamente è possibile definire un programma lavori in base alle attività/fasi oppure in base ai singoli articoli di elenco prezzi. In alternativa è possibile gestire la programmazione in modo bidirezionale con Microsoft Project. Il successivo passo è quello di procedere con la determinazione dei fabbisogni tempificati e la contestuale o separata generazione del Budget economico e finanziario della commessa. Il processo di controllo utilizza come punto di partenza la pianificazione definita per ogni commessa raffrontando il preventivo operativo corrente con l avanzamento di commessa rilevato nei SIL e con i costi consuntivi rilevati dalla Contabilità Analitica in base alla tecnica Earned Value Analysis. In base a questo metodo per ogni attività/lavorazione si determinano tre valori attinenti al medesimo soggetto ed arco temporale: BCWS: Budgeted Cost of Work Scheduling (ossia il costo previsto del lavoro programmato) ACWP: Actual Cost of Work Performed (ossia il costo rilevato per il lavoro realmente svolto) BCWP: Budgeted Cost of Work Performed (ossia il costo che si sarebbe dovuto sostenere per realizzare il lavoro effettivamente svolto). L uso combinato dei valori fornisce gli indici di scostamento delle attività di cantiere per efficacia o per costo. Sfruttando inoltre un ulteriore livello di suddivisione del costo, è possibile analizzare la causa dello scostamento totale (ovvero la differenza tra costo previsto e costo consuntivo) suddividendolo in: scostamento per produzione (differenza tra produzione prevista e produzione consuntiva); scostamento per costo (differenza tra produzione consuntiva e costi consuntivi). Attraverso alcune tecniche (proiezione a trend nullo, costante, oppure spalmatura del delta costi ) è possibile proiettare la situazione di commessa a fine lavori. In questo modo è possibile generare un budget a finire visibile dal modulo di Controllo di gestione. Controllo di gestione Obiettivo del modulo è fornire gli strumenti necessari per il controllo economico e finanziario non solo delle commesse ma dell intera azienda in base alla struttura dei centri di costo e alla struttura di gestione (il piano dei conti per i budget) e sempre rispetto a determinati periodi contabili (anni e mesi). Il budget aziendale 18

19 economico/finanziario si ottiene aggregando quello delle singole commesse elaborato dal modulo di Pianificazione e Controllo a quello definito per altri tipi di centri di costo. In questo modo attraverso specifiche interrogazioni e stampe i dati di previsione vengono raffrontati con i dati consuntivi in base ai diversi livelli di centri di costo nonché per struttura di gestione sempre rispetto ad un periodo selezionato. E possibile effettuare sia prospetti che confrontano i valori economici/finanziari previsti rispetto quelli consuntivi sia prospetti che partendo dai dati consuntivi e dalla rielaborazione dei budget a finire sono in grado di illustrare gli scenari futuri. In particolare la stampa Budget Finanziario, per singola commessa o per azienda, dà la possibilità di simulare i flussi di cassa partendo dal saldo finanziario corrente e definendo le percentuali di interessi attivi e passivi. E prevista una funzione per la ripartizione temporale degli scostamenti. Questa procedura consente di ripartire per ogni commessa, in maniera separata tra costi, ricavi, entrate ed uscite, gli scostamenti tra valori di budget e consuntivo per il tempo rimanente dei lavori. Per la generazione automatica del budget a finire in base agli avanzamenti SIL invece occorre avere il modulo Pianificazione e Controllo. Un apposita interrogazione è in grado di simulare la ripartizione dei valori dei costi indiretti sui diretti, in base a regole prestabilite (costo, ricavo, capitolo di risorsa). CONTRATTI PUBBLICI TRACCIABILITA DEI FLUSSI FINANZIARI? Con gli articoli 3 e 6 della legge n. 136 del 13 agosto 2010 è stato introdotto l obbligo di tracciabilità dei flussi finanziari relativi ai rapporti contrattuali in ambiente pubblico, al fine di prevenire infiltrazioni criminali e mafiose. La tracciabilità dei flussi finanziari interessa tutta la filiera delle imprese, compresi i subappalti, i noleggi, nonché i concessionari di finanziamenti pubblici e i progetti preliminari ed esecutivi propedeutici all'appalto. STR VISION è stato aggiornato con funzionalità avanzate ed automatiche che permettono all utente di tracciare in modo corretto CIG e/o CUP su tutti i movimenti finanziari. 19