The Future of Work. Milano, 5 Marzo #AlfDay2015

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1 The Future of Work Milano, 5 Marzo 2015 #AlfDay2015

2 Agenda Alfresco Vision e Strategy The Future of Work Alfresco 5: Simple+Smart Le esperienze dei clienti

3 Buongiorno + Silvio Cabiati BPER + Alessandro Guidotti Cattolica Assicurazioni + Mattia Mattuzzi Iren Energia + Alberto Fiorentini

4 50:50 US:EMEA 200+ partners 95% recurring subscriptions Active Customers Founded in 2005 Open Source 30 thousand Community Developers 330 employees 11 million users 7 billion documents San Mateo Atlanta London Maidenhead Sydney Japan

5 Alfresco Customers Government Finance Media & Entertainment Software Pharma & Healthcare Travel & Logistics Education Manufacturing

6 +40% sales 98% recurring subscriptions 100+ active customers 11 million users Founded in Migrations from legacy ECM in the last 2 years 10 certified partners +50 certified people +600 M documents San Mateo Atlanta London Maidenhead Sydney Japan

7 Alfresco Italia - Team Silvia Speranza Costantino Croce Orlando Carugo Christel Rollin Mariangela Irpinio Giuseppe Carlone Channel Marketing CRM Sales Dev.

8 Alfresco Italia Customers

9 Alfresco Italia Customers

10 Today User s Requirements + Easy of Use Think Consumer Web Intuitive Search and Actions + Easy to Access From Preferred Device From Within Preferred Application

11 Today Enterprise s Requirements + Easy to Manage Users/Access/Roles/Function Revisions/Process/Notifications + Easy to Integrate Rapidly evolving infrastructure and applications Integration required to all areas of application + Secure Access Storage/Encryption

12 Italian Market s Requirements Integrazione firma digitale, biometrica, remota Conservazione Sostitutiva Protocollo Informatico MULTI DEVICE Postalizzazione OnLine Fatturazione Elettronica /PEC

13 Grazie! Silvia Speranza

14 John Newton Founder & CTO

15 Modern Information Control for the Digital CTO

16 John Newton Founder and #alfday2015

17 builds the tools

18 the inspiration you comes from

19 curating knowledge and publishing textbooks Credit: CC BY-SA Dave Dugdale - https://www.flickr.com/photos/davedugdale/

20 preserving our cultural legacy Credit: Alfresco Software, Inc.

21 streamlining insurance and health servic Credit: CC BY 2.0 NEC Corporation of America- https://www.flickr.com/photos/neccorp/

22 Credit: CC BY 2.0 Mr.TinDC - https://www.flickr.com/photos/mr_t_in_dc/ improving government Credit: CC BY 2.0 Raed Mansour- https://www.flickr.com/photos/raedmansour/ Credit: CC BY 2.0 Tim Evanson -

23 planning the future of space exploration Credit: Galileo Project, JPL, NASA; reprocessed by Ted Stryk

24 ensuring every child has equal access to education Photo Credit: CC BY Steve Jurvetson - https://www.flickr.com/photos/jurvetson/

25 It all started 25 years ago

26 Tools for Predicting the Next 10 Years Individual Processing Power 16X Laptop 2014 Storage per User 20X Desktop 2014 Display Capability 7680 x 4320 Retina (8K) Bandwidth > 1Gb Wireless

27 Hints of a Day in the Life at Work Ten Years from Now Responsive Productive Efficient Agile Collaborative

28 Enablers of the Future Unlimited Computing Resilient Organization Really Smart, Connected Software Ubiquitous Devices, Sensors & Interfaces Openness & Interoperability

29 The Productivity Dilemma

30 Total Factor Productivity BUSINESS IS OLD AND FAT. The business sector appears to be getting old and fat. It is getting fat because it is old. Brookings Institute July 2014

31 Long-term Productivity Growth in Europe is Worse Percentage Growth in Productivity Source: OECD

32 New Scale of Information & Process

33 20 th Century Workplace is No Longer Fit for Purpose

34 Digital Workers in the Digital Enterprise Expectations on the Workplace Fast User Centric Supporting Collaboration Enhancing Productivity Enabling Knowledge Work Place Independent Network Independent Device Independent Source: Scania AB Vehicle Manufacturer

35 Business is no longer defined by Four Walls In-house Secure In-house Apps Enterprise Apps Operational Systems Process Relevant Customer Information Mobile Apps Systems of Engagement Cloud-based Collaboration Process Mobile & Contract Workers Process Firewall

36 Industry Total Factor Productivity Growth by Subgroup OLD IT IS THE PROBLEM, NOT THE SOLUTION

37 A Productive Enterprise

38 Let s Get Digital!

39 What is a Digital Enterprise? Integrate Agility over CUSTOMERS, PARTNERS & VALUE CHAIN SPECIALIZATION Blurred lines between New Business Designs Around PHYSICAL & DIGITAL PEOPLE, BUSINESS & THINGS Digital will disrupt almost every industry

40 Strategic Priority of Digital Initiatives Digital engagement of customers NOT JUST E-BUSINESS Digital innovation of products or business model Digital engagement of employees or partners Digital customer lifecycle Automation Source: McKinsey Digital Trends, June 2014 Ranked 1st Ranked 2nd Ranked 3rd

41 Expected share of organizations overall growth from digital, next 3 years New business or profit pool Competitive Advantage WHY IS THIS IMPORTANT? Keeping pace with competitors Cutting costs Don't know < 4% 5-9% 10-14% > 15%

42 Knowledge, Content and Process are at the Heart of the Digital Enterprise PROCESS CONTENT Data information & Insights ENTERPRISE New digitally enhanced products and services CUSTOMER CONTENT COLLABORATION

43 Connecting Knowledge Work and Information in the Digital Enterprise Processing Design Sourcing Digital Integration Products & Internet of Things Service Archiving Manufacturing Marketing

44 Alfresco Enables Digital Government Responsiveness to Citizens Openness and Transparency Support of Commerce Shared Services

45 Alfresco Enables Digital Banking Mobile Access Integration with Social Media Customercentric services Location specific services Smart Data Meaning Predictive Data Paper-less Forms Scanning

46 Alfresco Enables Digital Manufacturing Production & Logistics Sales & Marketing Suppliers Commercial Operations Network Purchasing Top Employees Customer Satisfaction Services Value Growth Profitability Service R&D Network Internet of Things Coordination Source: Scania AB Vehicle Manufacturer

47 Digital Productivity for the Future

48 Alfresco is the only modern ECM platform that is built for today and ready for tomorrow. for Users for IT for Business

49 A Digital Productivity Stack Productivity Apps Application Composition Framework Productivity Services User-centric services Context & Intelligence Services Core Content & Control Services Data Control Architecture

50 Innovation at the Speed of Open Source Search User Interface Analytics Process

51 Foundation Systems For Hybrid Data Control Architecture Simple Smart Cloud Distributed Data On-Premise Identity Connected Control

52 Productivity Services Productivity Services Simple User Case Collaboration Smart Search Process Analytics Secure Content Control Sync

53 Active Folders Categories Inbox Analytics Audit ID Business Entity CASE Team Roles Context View Virtual Folders Conversations Lifecycle Process Actions

54 Plumbing Content and Process with the New Digital Landscape On-Premise Cloud-based

55 Analysis and Insight

56 Automatic Delivery

57 Quick Application Composition Application Composition Framework User Flows Modeling Configuration Views Process & Content Mobile First HTML5 Device-independent Role-based RESTful APIs

58 Configuring the Digital Workplace

59 Productivity Applications Productivity Apps Customer Relationship Apps Product Innovation Apps HR Apps Marketing Apps Integration Easy Agile

60 Productivity Apps Integrating the Digital Business Design PROCESS- DRIVEN Distribute Case Contracting Product Publishing ENTERPRISE Process Collaborate CUSTOMER Manufacturing Planning Marketing AD HOC OPERATIONAL SYSTEMS Sourcing Design Insights Service CUSTOMER ENGAGEMENT

61 Agility in Decision Making

62 Next Generation Productivity Architecture Productivity Apps ENTERPRISE New digitally enhanced products & services Digital operational excellence Application Composition Framework Productivity Services User-centric services Context & Intelligence Services Core Content & Control Services Data Control Architecture CUSTOMER Data Information & Insights Digital customer experience

63 Advanced Digital Solutions using New Open Source Auto-Classification Semantic Graph Analysis Geographic Distribution Machine Learning Connections Recommendation

64 Simple & Smart here today SEARCH ANALYTICS PROCESS HYBRID

65 How will you be working in 10 years time?

66 Get Your FUTURE Started

67 Alfresco 5: Simple+Smart Costantino Croce Solutions Consultant

68

69

70

71

72 User adoption Outlook Integration Mobile Access MS Office Support Smart Sharing Mobile Cloud Desktop Simple Collaboration Hybrid ECM BPM Wiki, Forum, Blog Quick Searches Live search Faceted search Auto-suggest terms Approved by IT Open Source Open Standard Content Encryption

73 The Future of Alfresco Media Management Desktop Sync Reporting & Analytics Contract Management Case Management SharePoint Connector

74 Grazie! Costantino Croce

75 Break

76 Gestione dei contenuti con Alfresco: l esperienza di Buongiorno Silvio Cabiati OTT Project Manager

77 Buongiorno company profile Agenda Perchè Alfresco? Alcune metriche L implementazione di Alfresco

78 Buongiorno: chi siamo

79 Buongiorno: cosa facciamo Servizi OTT: + Gamifive + KidzInMind + Play.me Mobile payments: Cashlog Financial services: Loviit Iniziative: Impact e B-Ventures Discovery Programs: Thumbsphire e Taplinks

80 Buongiorno Company Profile Buongiorno può raggiungere più di 2 miliardi di persone attraverso la connessione con più di 130 operatori in 25 paesi

81 fino al 2010 un CMS proprietario Fino al 2010 B! si appoggiava a un content server sviluppato internamente, basato sullo storing di dati e metadati in diverse istanze di database L'evoluzione del mercato e delle tipologie di oggetti deliverati ha portato alla evidenziazione di alcuni limiti: + Interfaccia non user friendly + Duplicazione dei dati + Nessun controllo a livello di licenze + Mancanza di processi automatici per l'import dei dati dei content providers + Mancanza di un transcoding server integrato + Funzionalità limitate di ricerca

82 Alfresco: i principali vantaggi Content storage: User-friendly interface + Automatizzazione dei processi tramite l'utilizzo dei workflow + Integrazione di un transcoding server + Mancata duplicazione dei dati + Gestione efficiente delle licenze + Funzionalità avanzate di ricerca + Razionalizzazione dei profili utente

83 Interfaccia user friendly Desktop like environment basato su ext_js + User Manager + Content Manager + Catalog Manager + Workflow manager + User Agent Manager Multitasking

84 User manager Permessi organizzati per user, group, country, role, business line Più di 70 differenti opzioni disponibili

85 Content manager Gestione efficiente delle licenze associate agli oggetti Efficiente visualizzazione degli oggetti e dei metadati associati Multilingua

86 Catalog manager Suddivisione per country Drag n drop Gestione licenze e adult level Reportistica

87 Workflow manager Ingestion workflow + manuale, automatico Format workflow License workflow Takedown workflow

88 Workflow manager

89 Ricerca Tutti i campi dei metadati sono ricercabili Query complesse Risultati esportabili

90 User agent manager Tool dedicato Processo di creazione automatizzabile Ricerche complesse per funzionalità

91 Alcune metriche Servizi attivi: 128, in 25 paesi Content managers: 219 Oggetti:

92 L implementazione di Alfresco Processo di ingestion tramite workflow Gestione dei cataloghi Pubblicazione dei cataloghi per la gestione dei servizi Delivery o fruizione dei contenuti agli utenti finali

93 Ingestion I content providers forniscono master, previews e metadati tramite feed o tramite una connessione ftp dedicata Il workflow di ingestion si fa carico di creare gli oggetti finali partendo dal materiale messo a disposizione dal provider ed eventualmente generando i formati mancanti tramite transcoding Una volta che gli oggetti sono stati creati questi possono essere aggiunti ai cataloghi

94 Gestione dei cataloghi Gli oggetti disponibili, su richiesta dei product owner, vengono aggiunti automaticamente o manualmente ai cataloghi I cataloghi vengono periodicamente sincronizzati sul front end tramite chiamate REST e vengono messi a disposizione dei servizi per renderli fruibili agli utenti finali

95 Fruizione Gli utenti finali possono scaricare i contenuti collegandosi alla piattaforma che gestisce il download (OTA) oppure possono fruire dei contenuti in streaming (adulttv e webtv) o direttamente dal servizio (gaming html5)

96 Overview

97 Delivery tramite piattaforma OTA B!3A OTA server è il componente che gestisce il delivery dei contenuti attraverso differenti canali di comunicazione (WAP, Web, Pull/Push, Subscriptions, IVR, IVVR, etc.). Attraverso gli user agent definiti sul CMS, l'ota server è in gardo di deliverare l'oggetto migliore verso il dispositivo del consumatore

98 Grazie per la vostra attenzione!

99 Semantic Alfresco L esperienza in BPER Alessandro Guidotti Consorzio BPER Services Divisione Sistemi Responsabile Servizio Sistemi di Sintesi e Governo

100 BPER Chi siamo (1/2)

101 BPER Chi siamo (2/2)

102 Il Consorzio BPER Services (1/2)

103 Il Consorzio BPER Services (2/2)

104 System integrator: CAST Group Partner storico di BPER Attiva dal 1988 Progettazione e realizzazione ad hoc Java, Alfresco, Liferay, Microsoft

105 Prima di Alfresco ~ documenti Per l ufficio Revisione Interna di Gruppo per pratiche e controlli interni Applicazione Web: Archive/Trader su database MS SqlServer 2008 Funzioni: + Data Entry + Documentale + Workflow

106 Vincoli del documentale Non full text: + non legge il contenuto dei documenti non lo posso cercare Non fornisce un interfaccia open: + non è riutilizzabile in altre applicazioni Categorizzazione «rigida» e non obbligatoria + i documenti senza categorie non potevano essere più trovati

107 2010: Step 1 Alfresco EE 3.4 Sostituito documentale con IKS/Alfresco Alfresco as a service: + l interfaccia Alfresco utilizzata solo a scopi amministrativi CMIS / Web Services + evidente utilità degli standard open Alfresco: Interfacciamento applicazione documentale tramite standard open Cosa è cambiato + Indicizzazione full text del documento + Gestione diritti custom tramite modellazione Alfresco

108 Infrastruttura Step 1

109 2014: Potenziamo la ricerca Problema: non viene interpretato il testo Se cerco «CONTO» trovo i documenti che contengono quella parola, ad esempio: + Lettere: scrivo per conto di + Conti Correnti: Conto Brochure istituzionali: un conto giovane Necessità di ricerca in base al significato e ai sinonimi + Conto = CC = Deposito Soluzione Analisi semantica del testo

110 Step 2 Cogito Soluzione di analisi, indicizzazione e ricerca semantica Di Expert System, multinazionale leader nella tecnologia Semantica Categorizzazione e Tagging di: + Contesto + Luoghi + Organizzazioni + Persone + Emozioni

111 Esempio: cerco Per keyword (Google) «Cerca quello che ho detto» Per significato (Cogito) «Cerca quello che voglio» Abi/Cab Filiale Medolla

112 Cercare è un attività, trovare è il risultato Analisi logica e grammaticale full text + La semantica capisce la frase ed il contesto Estrazione e correlazione termini + Es: + Es: il Conto 44 Gatti è un libretto di risparmio, esso è il deposito più adatto ai piccoli.

113 Flusso logico Configurazione del motore di riconoscimento per riconoscere i termini «di settore»

114 Risultati ottenuti: Dalla complessa ricerca per termini Problema: i termini erano inseriti manualmente per ogni documento, quindi raramente disponibili

115 alla navigazione semantica per aspetti - faceted search Semplificazione ricerca, ricerca per «approssimazioni incrementali» successive, creazione di filtri attraverso l analisi semantica Cogito, Ogni filtro può essere incluso od escluso con un click Ricerca Rank Facet

116 Infrastruttura

117 2015: Alfresco 5 + Cogito Motore di tagging automatico: + Interpretazione testo Taggatura Categorizzazione automatica in Alfresco Integrazione più forte con Alfresco: + Modello «semantico» + Ricerca faceted + Creazione di tassonomie personalizzate + Ricerca semplificata dei contenuti

118 Semantica integrata in Alfresco + Ricerca per aspetti Faceted search + Preview delle frasi più «importanti» + Abstract dei documenti Nuova ricerca integrata Estrazione frasi «più importanti»

119 Grazie per l attenzione

120 Gestione Documentale avanzata del Gruppo Cattolica Assicurazioni Mattia Mattuzzi Analista Infrastrutture, Servizi & Architetture Tecnologiche

121 Gruppo Cattolica Assicurazioni Il Gruppo Cattolica Assicurazioni, quotata alla Borsa Italiana Nove compagnie assicurative e diverse società immobiliari e di Servizi I principali dati di bilancio (al 31 dicembre 2013) Utile consolidato: 64 milioni di euro Raccolta premi totale: milioni di euro Premi lordi del lavoro diretto danni: milioni di euro Premi lordi del lavoro diretto vita: milioni di euro Patrimonio netto consolidato: milioni I canali distributivi e le risorse umane (al 30 settembre 2014) agenzie sportelli bancari 909 promotori finanziari dipendenti

122 Il contributo di Alfresco nel Gruppo Cattolica Aree di intervento CMS Abbiamo scelto Alfresco per: Scalabilità Versatilità Forte integrazione Open source Dematerializzazione Digitalizzazione & condivisione

123 Basato su tecnologia Utenti: + circa utenti utenti concorrenti CMS Portale - Sicurezza nell accesso e consultazione dei documenti Canali Distributivi + Dipendenti + Agenzie/Broker + Banche + Fiduciari + Amministratori/Consiglieri + Clienti/Soci Accesso multipiattaforma

124 Portale di Gruppo CMS Alfresco Sicurezza Reverse Proxy Gestione Credenziali d accesso e dell identità Gestione delle Autorizzazioni Basato su tecnologia LDAP Portale Interfaccia grafica per far visualizzare le applicazioni e i documenti contenuti Basata su tecnologia Java sugli standard JSR286 Interfacce per la collaborazione Alfresco Permessi Mappati sui profili organizzativi i degli utenti t Servizi Configurabili per la ricerca Categorizzazione dei documenti Archiviazione su NAS e CENTERA multipool Classi documentali custom personalizzate

125 Provisioning online utenze Liferay - Alfresco Profili Organizzativi Profilii Applicativi Sul Portale l utente accede ad un contenuto protetto di Alfresco Il Portale, attraverso un token cifrato, invia i ruoli e i dati dell utente (login, nome, cognome, ) L Alfresco Authentication Custom ricevendo i dati dell utente garantisce l allineamento della profilazione sul DB di Alfresco, incrociandole con i requisiti autorizzativi sul documento

126 Portale Alfresco: Collaborazione Portale di Gruppo Alfresco Share

127 Digitalizzazione & Condivisione Il documento guida il processo con Workflow approvativi Punti di attenzione: + Numerosi documenti fuori standard + Non reperibilità veloce del documento + Possibilità d accesso improprio alle informazioni + Mancanza di un processo standardizzato Benefici: + Razionalizzazione dei tipi di documenti prodotti + Veloce reperibilità del documento + Tracciatura e sicurezza del documento + Paperless

128 Sistema applicativo del Workflow Sviluppo di un interfaccia di raccolta dati Validazione dei dati acquisiti basati su un dizionario applicativo Anagrafica dei modelli/template dei documenti Realizzazione di un componente con le API di Alfresco per l unione dati ed i modelli documentali Gestione dinamica dei processi basata su Ruoli di ogni workflow e tracciatura dello stato del documento Ri-utilizzo del processo/applicazione

129 Rendere Paperless i documenti di polizza e dei sinistri Scansione e acquisizione polizze Dematerializzazione Polizze e/o sinistri digitalizzati e firma elettronica avanzata Fascicolo di polizza digitale attraverso la F.E.A. Il sinistro digitale

130 Dematerializzazione tramite scansione Scansione Controllo documentale Archiviazione

131 Dematerializzazione per firma elettronica avanzata La firma grafometrica è utilizzata nel processo di Firma Elettronica Avanzata Rilevamento dei dati biometrici: Posizione Tempo Velocità Accelerazione Pressione Valore legale del documento

132 Versionamento del documento per la dematerializzazione F.E.A WORKING AREA STORAGE AREA Creazione documento Tratto Grafico rilevazione dati biomedici Memorizzazione cifrata dei dati biometrici Archiviazione normatizzata e intergrità dei dati VERSIONING DEL DOCUMENTO NAS EMC CENTERA

133 Il Sinistro Digitale 60 milioni di documenti Migrazione da un Competitor I documenti verranno caricati con Bulk Importer (tool standard di Alfresco) Indicizzazione dei documenti per un veloce accesso Regole d accesso

134 Grazie dell Attenzione Mattia Mattuzzi

135 L ECM Alfresco per il documentale IREN Alberto Fiorentini Referente ECM Alfresco

136 Il Gruppo Iren (1/2) Multi-utility quotata alla Borsa Italiana abitanti nel bacino di competenza dipendenti 646 milioni di euro di MOL nel ,4 milioni di clienti nel settore energetico 2,4 milioni di abitanti serviti nel ciclo idrico 2,5 milioni di abitanti serviti nel ciclo ambientale 1,5 milioni di tonnellate/anno di rifiuti trattati

137 Il Gruppo Iren (2/2) Sedi: + Reggio Emilia (direzionale) + Genova + Parma + Piacenza + Torino Linee di business: + Iren Acqua Gas + Iren Energia + Iren Mercato + Iren Emilia + Iren Ambiente

138 Cronistoria La nascita dell esigenza di archiviazione documentale La scelta di ALFRESCO versione Community Lo sviluppo del prototipo per i documenti controllati La conferma di ALFRESCO ed il passaggio alla versione Enterprise Migrazione alla versione 4.1 e l introduzione del concetto di sito

139 I flussi documentale gestiti Documenti controllati + Norme UNI + Procedure + Registrazioni Mercato + Credit management + Retail Documentazione tecnica + Documentazione di progetto + Ordini di lavoro presso clienti Documenti commerciali + Ciclo passivo + Material management Protocollo Sicurezza Amministrazione personale

140 Fruibilità del sistema (1/2) Intranet + Alfresco Explorer + Alfresco Share Internet + Alfresco Explorer + Alfresco Share Integrazioni con le applicazioni gestionali + CRM + SAP Alfresco come risorsa + Protocollo CIFS + Protocollo webdav

141 Fruibilità del sistema (2/2)

142 Upload documenti

143 Architettura

144 Principali criticità Scelta della soluzione architetturale per per la distribuzione dei contenuti su più data center Attività di upgrade Nella versione 4, il sistema di indicizzazione ha richiesto attività di tuning

145 Principali benefici UI pronte all uso Rapida estensione del modello dati Facile configurazione delle interfacce Efficiente gestione delle permission Integrazione con applicazioni legacy tramite Web Services

146 Sviluppi futuri Documentale di gruppo Distribuzione sul territorio Centro di competenza interno Migrazione degli archivi documentali presenti su altri sistemi Integrazioni con applicazioni legacy

147 Grazie per l attenzione

148 Q&A

149 GRAZIE! Il Team Alfresco

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