Digital Archive and Gov t Content Management

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1 Digital Archive and Gov t Content Management IBM CoC Solutions IBM Corporation

2 IBM Digital Archive & Govt Content Management Exec Summary La soluzione è stata sviluppata da IBM in collaborazione con un partner CNI S.p.A. e fornisce i seguenti servizi: Prelievo materiali cartacei dai magazzini del cliente e gestione in Outsourcing Sanitizzazione Classificazione Informatica e digitalizzazione Evasione richieste: cartacee, digitali, riallaccio Content Management e Workflow Portale ad hoc per le richieste La soluzione è stata costruita da IBM assieme ad un partner esperto in gestione archivistica ed è stata sviluppata interamente su IBM Filenet P8, su x-series con valore per GBS, SWG (licenze e servizi), STG 2

3 Indice dei Contenuti Driver/Client Pain-points per una soluzione di Digital Archive and Government Content Mgnt Presentazione della Soluzione IBM Dettagli della Soluzione Funzionalità e Moduli Architettura della soluzione Referenze Perchè IBM 3

4 Perché una soluzione di dematerializzazione Linee Guida del Ministero della Funzione Pubblica (digitalizzazione/dematerializzazione) Ricerca nella Pubblica Amministrazione di soluzioni che liberino Valore in modo da consentire nuovi investimenti per la crescita Cercare soluzioni che facciano leva su poli di erogazione, soprattutto per servizi non- Core Trend di mercato Esigenze di riorganizzazione fisica degli archivi e di facilitazione della gestione logistica dei documenti Necessità di conferire un aspetto organico al patrimonio documentale del Cliente, permettendo l estrazione per lo scarto o la ricollocazione di singole serie documentali di interesse. La soluzione sviluppata e già implementata con successo, supporta il ciclo di vita completo della gestione documentale delle pratiche, dalla gestione archivistica in magazzino, al content management, consentendo di velocizzare la lavorazione, risparmiare spazi utilizzabili con maggior valore, e misurare performance e metriche. 4

5 La soluzione IBM aree di intervento Prelievo documenti in magazzino cliente e trasporto, sanitizzazione, classificazione e gestione archivistica in outsourcing Digitalizzazione delle unità documentali d archivio anche a fronte di sola richiesta di consultazione fisica Poli di scansione con risorse umane qualificate Formazione degli utenti dell Istituto Infrastruttura completa di Enterprise Content Management: IBM FileNet P8. 5 Servizio informatizzato per acquisire, gestire e tracciare le richieste Gli utenti hanno a disposizione canali di comunicazione multipli: e- mail, fax, web Nel Centro Servizi: sistemi di scannerizzazione per formati particolari Ad es. Scanner planetari per l acquisizione di documenti rilegati e non separabili o di fogli di formato A0.

6 La gestione degli archivi in outsourcing Il centro servizi Il sito archivistico del partner di IBM a Rutigliano (BA) mq oltre metri cubi di capannoni industriali oltre 500 chilometri lineari di capacità di stoccaggio.. oltre 4 miliardi di fogli di carta Il polo di scansione (presso le sedi del cliente) Portale filenet per accesso Poli di scansione per ciascun site del cliente con Scanner per la digitalizzazione PC per una prima fase di lavorazione del documento Archivista on site 6

7 Funzionalità e Moduli La gestione delle richieste di consultazione, riallaccio, etc. Gli attori 1.Gli utenti effettuano le ricerche, le richieste e consultano un documento 2.Il centro servizio risponde alle richieste di consultazione fisica (eventuale digitalizzazione) e dello scan on demand 3.Il sistema IBM Filenet P8 gestisce informaticamente le richieste, l archivio informatico, il tracciamento, la consultazione on line, il riallaccio, ecc. 7

8 Funzionalità e Moduli - la Consultazione IBM FileNet P8: Componente operativa 8

9 Funzionalità e Moduli -inserimento richiesta IBM FileNet P8: Componente operativa 9

10 Il sistema informatico: IBM FileNet P8 Content Manager: è l engine di gestione documentale e rappresenta il cuore della piattaforma P8 di Enterprise Content Management Business Process Manager: è una soluzione in grado di automatizzare, integrare ed ottimizzare i processi di business Capture: è la soluzione per la scansione, l indicizzazione, l esecuzione del riconoscimento automatico dei dati (come barcode o OCR) e archiviazione dei contenuti nei repository IBM FileNet Content Collector: è la componente che permette di collezionare e archiviare contenuti prelevandoli da diverse fonti: file system, o sistemi terzi Front end Ricerche Full text per metadati, download immagine Consultazione (download immagine, metadati) Prenotazione (scan on demand, prenotazione consultazione originale) Back end Acquisizione pratica (OCR, Data Entry, ecc.) Creazione fascicolo Alimentazione fascicolo esistente e riallacci Scan on demand 10

11 Architettura fisica - una vera soluzione IBM X-brand: GBS, SWG, GTS Process Engine / Database (P8 Content Catalogue + Capture Shared Repository) FileNet Process Engine IBM DB2 DB2 Universal Database v9.7 FPx for Linux, UNIX, Windows 1 nodo IBM System X GHz Quad-core AMD Opteron 2360SE (Linux) 8 cores (4 cores/chip) 16GB RAM Content Engine / Content Search Engine tier FileNet Content Engine 4.5.1, Verity/Autonomy K2 su: WebSphere Application Server x 1 nodo IBM System X GHz Quad-core AMD Opteron 2360SE (Linux) 8 cores (4 cores/chip) 16GB RAM Application Engine tier Workplace / Workplace XT su: WebSphere Application Server x 1 nodo IBM System X GHz Quad-core AMD Opteron 2360SE (Linux) 8 cores (4 cores/chip) 8GB RAM Storage 11 IBM System Storage DS3400 Capacità: 1,5 TB

12 Perchè la soluzione IBM per Digital Archive & Content Management E già un successo Integra professionalità specifiche del settore archivistico Soluzione completa - Servizi Archivistici - Servizi Informatici - Infrastruttura HW e SW Piattaforma robusta e matura Scalabilità (dimensioni e processi) Consente di misurare le performance BPM integrato nella soluzione Customer support on site Quick Start Include servizi di consulenza archivistica e informatica per scenari evolutivi 12

13 Storie di successo Partnership Le sfide Soluzione per emergere dal caos archivistico Preservare il materiale documentale nel tempo Snellire la ricerca, la lavorazione, il riallaccio Passare da una gestione degli archivi distribuita per ciascuna sede ad una centralizzata Creare poli di erogazione servizi Esternalizzazione servizi non core La soluzione IBM Partnership con CNI SPA Ousourcing magazzini cartacei del cliente Classificazione informatica Filenet P8 X-series Storage Servizi GBS e SWG Workflow e BPM Benefici di business Messa in sicurezza (sanitizzazione) dei materiali cartacei Rapido miglioramento nella ricerca e rilavorazione di pratiche Liberati gli spazi Soluzione disaster recovery Sicurezza incendi Miglioramento di tutte le performance 13

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