Arianna. Gestione della rete di vendita SKEMALOG. Data Technology Communication

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1 Arianna Gestione della rete di vendita SKEMALOG DTC Data Technology Communication

2 Il progetto Arianna Arianna è nata da un'idea dello staff di sviluppo della Skemalog DTC S.r.l che ha trovato ampi consensi nella dirigenza di un'azienda di primaria importanza nel settore della distribuzione europea. Arianna nasce come soluzione per dotare la forza vendita dell'azienda di uno strumento mobile per la raccolta degli ordini che possano essere trasmessi attraverso la normale linea telefonica o Internet, direttamente nel sistema informativo situato in sede, evitando inutili passaggi e perdite di tempo tipici dei metodi tradizionali, quali per esempio: telefono, fax, segreterie telefoniche etc., metodi che obbligatoriamente necessitano di più passaggi e di conseguenza la possibilità di commettere errori, oltre naturalmente ai costi da sostenere per il personale addetto a questi compiti. Obiettivo primario infatti è quello di dare un maggiore supporto all'attività di vendita (itinerari, informazioni contabili, etc.) ed uno strumento di controllo sia sull'attività della rete vendita sia sull'andamento di promozione e di conoscenza del mercato. Arianna nasce con la precisa intenzione di essere uno strumento il cui valore non venga deteriorato nel tempo, ma anzi, proprio con esso acquisti valore, nasce per essere facilmente interfacciata con tutti i sistemi informativi oggi esistenti. Automazione è la parola giusta per classificare Arianna infatti questa procedura nasce per eliminare tutti i passaggi intermedi che normalmente avvengono in azienda per l'acquisizione di un ordine effettuato da un agente e/o venditore. Arianna diventa uno strumento indispensabile per tutte quelle organizzazioni che sono dotate di una forza di vendita, sia essa diretta (venditori) o indiretta (agenti mono e pluri-mandatari, rivenditori, concessionari etc.). Caratteristiche principali Arianna può essere utilizzato da utenti esperti e non, infatti l'intera procedura è stata progettata per essere utilizzata da chiunque, ed in modo particolare da coloro che non hanno particolare dimestichezza con i computer in genere. Arianna è una procedura estremamente elastica che normalmente non necessita di personalizzazione alcuna, tuttavia è possibile effettuare qualsiasi tipo di modifica atta a soddisfare le vostre esigenze; tali modifiche saranno realizzate dalla nostra società su vostre specifiche richieste o eventualmente dal vostro personale in caso di cessione del codice sorgente. Arianna è multisocietario: è in grado di gestire vendite per più marchi e più società elaborando separatamente gli ordini. Il programma è in grado di rilevare in un unico ordine prodotti di diverse spcietà o marchi e suddividerli poi nel consuntivo finale e nella stampa ordini dove automaticamente riporterà le condizioni commerciali di ognuna. Anche nelle statistiche di vendita per l'agente sarà possibile visionare le proprie attività sia in modo globale che per case rappresentate. Arianna è efficace nella attività di vendita grazie all'utilizzo della penna ottica ed è in grado di stampare conferme d'ordine in multi copia. Convincere l'agente ad utilizzare Arianna è molto semplice basterà indicargli i benefici che ne trarrà! Infatti l'intera procedura è stata concepita con lo scopo di soddisfare principalmente le esigenze dell agente, quali ad esempio statistiche sull'andamento delle proprie vendite sia a livello di articolo che di famiglia di articoli o a livello di cliente, divise per periodi selezionabili a piacere, così come i calcoli provvigionali e la posta elettronica. Esse possono essere ottenute sia su video che su stampa o esportate su fogli elettronici per ulteriori rielaborazioni. I moduli della procedura Arianna è composto da diversi moduli completamente integrati tra di loro: Il modulo Base Programma per la sede Programma Gestione Ordini Archivi e tabelle Programma di collegamento remoto Strumenti Statistiche Agente Dati di Vendita Statistiche Agente Dati Contabili Itinerari Informazioni di marketing La Posta Catalogo Fotografico Agente (per l'acquisizione dell'ordine) Catalogo Fotografico Sede (gestione e stampa)

3 Tecnologia avanzata Il programma è strutturato come un Wizard, cioè un programma continuamente autoguidato per la compilazione di ogni maschera e per l'utilizzo di ogni modulo. L'utilizzo della penna ottica (modulo opzionale) è una ulteriore spinta a semplificare al massimo il lavoro del personale di vendita in modo che l'introduzione di questo nuovo strumento non distragga l'attività principale dell'utente. La nostra esperienza in questi anni di sviluppo di Sistemi Informativi Gestionali insegna che ogni società ha una propria caratteristica organizzativa che la rende diversa dalle altre e che ne è la propria base di successo. Proprio per questo una qualsiasi procedura informatica deve essere adeguata a questa caratteristica e non viceversa. Per questo ogni modulo di Arianna può essere personalizzato per ogni singola necessità. Arianna è strutturato per avere 3 livelli gerarchici di controllo e di operatività: La sede Il capo area L'agente I tre livelli garantiscono alla sede un controllo capillare del territorio e al capo area un controllo giornaliero ed immediato dei propri addetti. Il vostro partner: Skemalog Data Technology Communication Ormai è sempre più chiaro che la sfida del 2000 sarà vinta da quelle aziende capaci di coordinare le risorse interne ed esterne in un processo produttivo e commerciale armonico, che consenta di sapere prima della concorrenza, dove, come e quando, le risorse siano disponibili ed impiegabili. Siamo sicuri che anche la vostra azienda sa di poter vincere la sfida anche nella misura in cui costruirà un sistema informativo in grado di coordinare e gestire le proprie risorse: l'informatizzazione della Rete di Vendita è in questa ottica una attività primaria per l'immagazzinamento di informazioni interne ed esterne determinanti per conoscere e comprendere il mercato. I partner che potranno essere scelti per questa operazione sono vari e diversi ma l'azienda non potrà far a meno di un partner sicuro e affidabile, con il quale costruire e mantenere questa nuova attività. Il nostro pool tecnico è certo di garantire il successo di questo progetto, scommettendo con voi sul successo di quanto verrà realizzato. Quando diciamo che la nostra società è pronta a scommettere insieme a voi, intendiamo proprio questo; il nostro personale sarà, nel periodo di realizzazione del progetto, parte integrante della vostra organizzazione, ora agente e ora azienda, in modo che in prima persona possa cogliere i problemi, che certamente ci saranno in fase di avvio, e tradurli in pregi. La nostra organizzazione è anche in grado di fornire un servizio chiavi in mano comprensivo non solo del software, ma anche dell'hardware e dell'assistenza alla rete sia per l'utilizzo che per le apparecchiature. Skemalog Data Technology Communication Skemalog Data Technology Communication si occupa della fornitura di servizi di manutenzione e di gestione di ambienti caratterizzati dalla presenza di prodotti realizzati internamente o interfacciati con prodotti multivendor. Costituita nel 1986, attraverso varie esperienze professionali ed imprenditoriali, oggi la Skemalog DTC si presenta sul mercato come una società giovane e dinamica, attenta non solo alle nuove tecnologie informatiche, ma alle esigenze del cliente e fortemente motivata nell applicazione e nell utilizzo di nuove tecnologie. L organizzazione delle attività è stata definita con la finalità di rendere disponibile al cliente una soluzione caratterizzata da multidisciplinarità: per poter dare tutte le necessarie garanzie al cliente sulla riuscita di un progetto che vada dall identificazione del problema allo studio ed attuazione pratica della soluzione; alta specializzazione: affinché in ogni fase del progetto il servizio venga svolto da un gruppo di lavoro costituito da specialisti con le competenze necessarie per raggiungere l obiettivo. L obiettivo istituzionale della società è quello di proporsi come interlocutore primario, offrendo alle aziende clienti prodotti e servizi ad elevato contenuto tecnologico.

4 Modulo base Il modulo base è costituito dalle seguenti applicazioni: Per la sede: procedure di interfacciamento tra il sistema gestionale del cliente ed il server programmi di preparazione dei file di invio e di ricezione per ogni agente programma di collegamento remoto archivi e tabelle Per l'agente: programma gestione ordini programma di collegamento remoto archivi e tabelle strumenti posta elettronica Le procedure di interfacciamento con i file della procedura di base permettono l'interscambio di informazioni riguardanti gli archivi clienti, articoli, listini, tabelle dei pagamenti, condizioni commerciali, promozioni, etc. Il programma di spedizione e di ricezione delle informazioni per e da agente è realizzato a modalità di Caselle Postali dove in ognuna di esse vengono incasellati i documenti di ogni singolo agente, in modo da poter riconoscere i tempi e le modalità di accesso di ognuno. Gestione ordini Con una semplice e veloce ricerca tramite le iniziale del nome o della località è possibile individuare il cliente. Immediatamente si potrà procedere alla selezione dei prodotti per la vendita. È possibile, con un modulo opzionale, l'utilizzo della penna ottica. In questo caso l'agente non utilizzerà il computer per l'acquisizione dell'ordine ma gli sarà sufficiente utilizzare un listino cartaceo con codice a barre e rilevare i prodotti o le campagne di interesse al cliente. Il listino con il codice a barre potrà essere stampato direttamente dall'agente ed essere gestito dalla sede, modificando l'elenco dei prodotti in funzione della disponibilità, evitando così l'acquisizione di ordini non evadibili. Una volta proposto l ordine si potrà ancora intervenire per modificare ogni singola riga d'ordine o per inserire nuovi prodotti. Nel caso in cui siano stati venduti prodotti di diverse società il programma esporrà gli ordini suddivisi specificando per ognuna le rispettive condizioni commerciali. Definito ogni dettaglio l'agente potrà stampare in duplice copia l'ordine; una per la firma di accettazione e una in copia al cliente. Gli ordini possono essere modificati sino al momento in cui non vengono spediti alle rispettive sedi.

5 Dati di vendita Semplice ed immediata è la procedura con la quale si possono ricercare informazioni sugli ordini e sul fatturato per società, agente/subagente, regione, provincia, località, itinerario, cliente e campagna. È possibile visualizzare gli ordini già fatturati e non. Il risultato della ricerca è diviso in 3 aree: ordini righe dell'ordine totali La visualizzazione dell ordine è completa: sono presenti a video tutti i dati della testata (anagrafica) e le righe d ordine con il dettaglio dei dati relativi. Il risultato delle ricerche e delle selezioni potrà essere scaricato in modo automatico su un foglio elettronico di Microsoft Excel per ulteriori analisi lasciando all utente l ulteriore possibilità di personalizzare i dati elaborati. Dati contabili Da questa procedura è possibile conoscere la posizione contabile dei propri clienti ed in particolare conoscere eventuali situazioni debitorie potendo poi stampare un dettaglio delle fatture non pagate. Si possono ottenere anche informazioni sulla data dell'ultimo ordine di ogni cliente. Il metodo di selezione è simile a quello delle statistiche di vendita. Il risultato ottenuto può essere stampato. Le stampe sono di due tipi: stampa dell'elenco visualizzato tipo anagrafica cliente (è comunque possibile ordinare la stampa per ragione sociale, indirizzo, località, provincia, data ultima visita) stampa per singolo cliente dove vengono riportate le informazioni sui movimenti contabili. È possibile visualizzare i movimenti contabili per ciascuna società cliccando sulla società desiderata.

6 Itinerari Questa procedura è stata ideata per agevolare ed organizzare al meglio l'attività di vendita dando anche uno strumento di controllo delle attività sia per la sede che per l'eventuale capo area. Nell'anagrafica cliente dovrà essere inserita una caratteristica che identifichi per ogni cliente a quale gruppo d'itinerario appartiene. Come tutta la procedura Arianna, la creazione dell'itinerario è sviluppata in modalità Wizard. I passaggi sono rapidi e molto chiari. Viene impostata inizialmente la settimana, poi l'indicazione dell'itinerario desiderato ed automaticamente il programma proporrà l'elenco dei clienti appartenenti a quell'itinerario. La lista è in ordine alfabetico. Scelto il cliente vengono visualizzate informazioni sulle rispettive società quali data ultima visita e se debitore. Una volta compilato l itinerario sarà possibile vedere in anteprima la stampa, stamparlo o trasportarlo in Microsoft Outlook. Catalogo fotografico Catalogo fotografico agente Tramite questa funzione è possibile acquisire gli ordini selezionando le foto dal catalogo fotografico per: novità gruppi di prodotti campagne di vendita generale ed acquisire l'ordine facendo vedere al cliente le foto del prodotto. Catalogo fotografico sede Tramite questa funzione è possibile stampare cataloghi personalizzati per i clienti contenenti le foto dei prodotti con le relative informazioni: codice prodotto codice a barre codice prodotto del cliente descrizione prezzo di vendita numero di pezzi per confezione

7 Informazioni di marketing Attraverso questo modulo la società è in grado di ricevere informazioni commerciali e di marketing che le permetteranno di conoscere giornalmente l'operato del proprio agente, avere informazioni sui propri clienti e sulla propria attività di vendita. Attraverso veloci questionari, modificabili periodicamente dalla sede, si potranno ottenere informazioni per conoscere in modo rapido l'andamento di una promozione, il successo di un nuovo prodotto, le opinioni dei consumatori, le scorte del cliente, informazioni sulla concorrenza, etc. Il riepilogo di queste informazioni saranno rese disponibili sul server ed aggiornate ad ogni trasmissione. La posta Il programma di gestione della Posta di Arianna si appoggia sul programma Microsoft Outlook. La scelta è stata determinata dal fatto che essendo Microsoft Outlook un programma freeware ed essendo abbinato a Microsoft Windows95 e Windows98 è facilmente reperibile su tutti i personal computer ed è certamente un programma conosciuto da tutti. Microsoft Outolook incorpora funzioni di agenda (telefonica e di diario) importanti anche queste per gli agenti. Soluzione completa La nostra organizzazione è in grado di fornire tutte le apparecchiature hardware necessarie per l'utilizzo di Arianna. La fornitura potrà avvenire in vendita o tramite un servizio di noleggio in modalità di Rinnovamento Tecnologico. Il servizio di Noleggio con Rinnovamento Tecnologico è una opportunità molto interessante, oltre a permettere una dilazione nel tempo dell'investimento e ad avere un canone omnicomprensivo di assistenza e assicurazione, permette di chiedere, durante la durata del contratto, un aggiornamento delle apparecchiature (ampliamento, modifica o cambiamento delle stesse). Requisiti di sistema Arianna è stato realizzato da esperti analisti-programmatori Microsoft Certified in ambiente Microsoft Windows95 con linguaggio di programmazione VisualBasic6 appoggiandosi per alcune applicazioni speciali programmi come Microsoft Word, Excel ed Outlook. La configurazione minima è : Per gli agenti: Notebook Pentium 200 con 64 MB di Ram 2 GB disco Win95/98 Per l utilizzo del Catalogo fotografico sono necessari 64 MB di Ram, 4 GB di HD e video a 14 Microsoft Office (opzionale) Modem PCMCIA a Kb Stampante a getto d'inchiostro che stampi i codici a barre Penna ottica (opzionale) Per la sede PC Pentium 400 con 64 MB di Ram 4 GB di disco Win 95/98 Microsoft Office (opzionale) Modem a Kb Stampante Laser

8 La nostra organizzazione collabora con: A.I.E. ASS. ITALIANA EDITORI ACEK ADEMCO ITALIA Spa AIR-KOSMO ALTEA ANTALIS Srl APE LAZIO ARJOMARI ASTRO BATTISTERO PARMA BERTOLOTTI BIANCHI CUSCINETTI BOHLER UDDEHOLM BOOTS HEALTCARE BOUTY BSH ELETTRODOMESTICI BURATTI MARINO CAMOMILLA CANETTA Spa CERVOTESSILE Spa CESANA CIA CIC VIDEO COCHIS COFIMO SIM COLART Spa COMUNE di ROVELLASCA COMUNE di BRESCIA CONFIDA CONSORZIO BIBLIOTECARIO CORDIS CORDUSIO CORONET DERBY RUOTE DHJ INDUSTRIES DIGICOM DOROM DOUPHIN EDS LAN EL.GA ELESA EMILCART Spa FAROTTO SERGIO FILA FILIBERTI Spa FLUXA FILTRI FRANCEFINANCE FRIGORAM FUSE' CARLO GENERALE BANK GIENNE PHARMA GIVER PROFUMI GRUPPO SISTEMA GRUPPO UGO MURSIA GUERLAIN Lomazzo (Co) Corsico (Mi) - Roma Cornaredo (Mi) Parma Mozzate (Co) Sesto S. Giovanni (Mi) Somma Lombardo (Va) Buccinasco (Mi) MI TO GE Roma NA Gallarate (Va) Vimercate (Mi) Paderno Dugnano (Mi) Torino Rovellasca (Co) Brescia Novate Milanese (Mi) Sesto S. Giovanni (Mi) Corsico (Mi) Assago (Mi) Pero (Mi) Cardano al Campo (Va) Rozzano (Mi) Vimercate (Mi) Cesano Maderno (Mi) Monza (Mi) San Quirico (PR) Pero (Mi) Oggina S. Stefano (Va) Magenta (Mi) Assago (Mi) Cesena - Roma - Torino Gerenzano (Va) HILTI ITALIA HYDRO ALLUMINIO IBM SEMEA INTERNATIONAL PBI ISCAR ITALTEL JOHNSON CONTROLS JUNGHEINRICH KRAUTLI LANIER LECLAND LOCKWOODS LUIGI BIANCHI MAN ROLAND MAPPY ITALIA MCGRAW HILL LIBRI ITALIA MECTEX Spa MILESI MONSANTO MOLNLYCKE HEALTH CARE NADELLA NOVA SURGELATI NUTRICIA/MILUPA OTIS OVAS Sas PAINI PERFETISOL Spa PRUDENTIAL VITA QUADRIGA ITALIA RENTEX REPSOL ITALIA RHIAG RUREDIL SAMSONITE SCA HYGIENE PRODUCTS SEDGWICK SEMAT SEMELFIN Spa SFIR SINGER ITALIA SIOLI&FONTANA SIPEC SLIM SOCONOMAR TI.PI. TOSHIBA TSY SYSTEM UBOLDI Srl UNICHIPS UNISOURCE ITALIA UNIVERSAL ITALIA USL 40 - OSP. LECCO WALTER USAP WEISS Ornago (Mi) Arese (Mi) Segrate (Mi) Fidenza (Pr) Gallarate (Va) Cesate (Mi) Erba (Co) Bareggio (Mi) Peschiera Borromeo (Mi) Busto Arsizio (Va) Cinisello Balsamo (Mi) Erba (Co) Pogno (No) San Giuliano M.se (Mi) San Donato M.se (Mi) Saltrio (Va) Busto Arsizio (Va) Arcore (Mi) Cesena Cinisello Balsamo (Mi) Biassono (Mi) Vigevano (Mi) Agrate (Mi) Novate Milanese (Mi) Albizzate (Co) Lecco Fino Mornasco (Co) SKEMALOG DTC Data Technology Communication Skemalog Data Technology Communication S.r.l. Via Trento Ospiate di Bollate, - Tel Fax

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