REGOLAMENTO PARTICOLARE PER LA CERTIFICAZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE DELLA RESPONSABILITÀ SOCIALE

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1 INDICE 1. OGGETTO E CAMPO DI APPLICAZIONE DEFINIZIONI DOCUMENTI DI RIFERIMENTO REGOLE PARTICOLARI Valutazine della dcumentazine Audit Preliminare Cnsultazine parti interessate Audit Iniziale Classificazine dei Rilievi Manteniment della Certificazine Audit Supplementari Sspensine della certificazine Ritir della certificazine TRANSITION POLICY ALLO STANDARD SA8000: Perid di transizine Durata dell audit di passaggi dalla SA 8000:2008 alla SA 8000: Revisini del dcument N. Data Descrizine Revisine generale. 4.6: pssibilità di verifiche peridiche gni 12 mesi. 5: Transitin Plicy all standard SA8000:2014. Annulla e sstituisce il Reglament STD-CE-SA8000 Rev OGGETTO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente dcument cstituisce il Reglament particlare relativ all Schema per la certificazine dei Sistemi di Gestine per la Respnsabilità Sciale vver definisce e descrive, le cndizini e le prcedure applicate da DNV GL Business Assurance Italia S.r.l. (in seguit DNV GL) per la certificazine dei Sistemi di Gestine della Respnsabilità Sciale, in accrd alla nrme SA 8000, perati da rganizzazini frnitrici di prdtti e/ servizi. Il presente dcument definisce le cndizini e prcedure supplementari (e nn sstitutive), per quest specific schema rispett a quant già definit nel: REGOLAMENTO GENERALE PER LA CERTIFICAZIONE DI SISTEMI DI GESTIONE AZIENDALE (MSC) Tale dcument è integralmente applicabile al presente schema, a men delle varianti specificate nel presente reglament. 2. DEFINIZIONI Ai fini dell applicazine del presente Reglament valgn le seguenti definizini: ONG (Organizzazine Nn Gvernativa): VM BTI f 6

2 cmprende rganizzazini della scietà civile cme gruppi di tutela delle dnne delle cmunità, rganizzazini per l svilupp e altre rganizzazini che nn fann parte né del settre privat né del settre pubblic. Parte interessata: individu grupp interessat a, che influisce su, la prestazine sciale dell azienda. (Nella definizine sn inclusi ONG a livell lcale internazinale, gruppi religisi, gruppi di difesa delle dnne, sindacati e rganizzazini sciali). Per le altre definizini si rimanda all Standard SA DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Le nrme e i dcumenti di riferiment per la certificazine e registrazine dei Sistemi di Gestine per la Respnsabilità Sciale sn i seguenti: SAAS prcedure:200 Scial Accuntability Accreditatin Services - Requirements fr gaining and maintaining accreditatin ISO/IEC 17021:2011 Cnfrmity assessment Requirements fr bdies prviding audit and certificatin f management systems SA 8000:2014 Scial Accuntability 8000 SA 8000:2008 Scial Accuntability 8000 ICP-3-12-i10 UNI EN ISO 19011:2012 Atri dcumenti di riferiment pssn essere scaricati dai siti: SA8000: Transitin Plicy Linee guida per audit di sistemi di gestine Sit SAI (Scial Accuntability Internatinal) Sit SAI (Scial Accuntability Internatinal) SA8000 Resurces & Dcuments Sit SAAS (Scial Accuntability Accreditatin Services) Id= Sit SAAS (Scial Accuntability Accreditatin Services) Dcument Library (Dwnlad cpies f nrmative dcuments, plicies, prcedures and guidelines fr SAAS accreditatin and assciated certificatin systems) 4. REGOLE PARTICOLARI 4.1. Valutazine della dcumentazine Viene verificat che l rganizzazine abbia sviluppat una dcumentazine di sistema cnfrme ai requisiti minimi della nrma di riferiment. In particlare, per ttenere la certificazine del Sistema di Gestine della Respnsabilità Sciale, l Organizzazine deve: Avere la presenza di tutta la dcumentazine relativa alla parte cntrattuale (es. libr matricla, LUL ); Disprre di un Manuale che definisca l scp/camp di applicazine del Sistema di Gestine della Respnsabilità Sciale, richiami cntenga la Plitica di respnsabilità Sciale che cmprende i paragrafi della Nrma e l impegn al miglirament,descriva i principali elementi del sistema e le lr interazini e cntenga, richiami, le relative prcedure dcumentate; Abbia dcumentat almen i seguenti prcessi: rimedi del lavr minrile (applicabile ai frnitri), Salute e Sicurezza, Discriminazine, Lavr strardinari, Rips settimanale, gestine frnitri, Azini Crrettive, Cmunicazini esterne; VM BTI f 6

3 Aver istituit, mantenut attiv e cmpletamente perativ un Sistema di Gestine della Respnsabilità Sciale in ttale ttemperanza ai requisiti della Specifica SA Il Sistema di gestine della Respnsabilità Sciale si intende cmpletamente perativ quand: è applicat da almen tre mesi; il sistema di audit interni è cmpletamente attuat ed è pssibile dimstrarne l efficacia; è stat svlt e dcumentat almen un riesame del sistema da parte della Direzine; sn state messe in att azini per il miglirament cntinu. Al termine della valutazine della dcumentazine che DNV GL svlge sempre press l Organizzazine, il Lead Auditr illustra le eventuali Nn Cnfrmità riscntrate alle specifiche richieste dell standard e dcumenta le risultanze della visita in appsit dcument Audit Preliminare Questa attività è svlta in accrd al punt 4.3 del reglament ZEOIT-10-RG-002 (REGOLAMENTO GENERALE PER LA CERTIFICAZIONE DI SISTEMI DI GESTIONE AZIENDALE (MSC)). Viene valutata la capacità del Sistema di Gestine di frnire una giustificata cnfidenza a mantenersi cnfrme ai requisiti ed a prescrizini eventualmente sttscritte dall Organizzazine relative ai prpri aspetti sciali e cerenti cn il camp di applicazine della certificazine. Al termine della valutazine preliminare, che DNV GL svlge press l Organizzazine, il Lead Auditr illustra le eventuali Nn Cnfrmità riscntrate e dcumenta le risultanze della visita in appsit dcument Cnsultazine parti interessate Il DNV GL, prima dell audit di certificazine, può prevedere/pianificare eventuali incntri cn le parti interessate al fine di ttenere/raccgliere anticipazini sulle tiplgie di prblemi più cmuni nell area in cui l Organizzazine pera. Durante gli incntri, le parti interessate nn sn a cnscenza del (dei) nme(i) dell Organizzazine(i) che ha/hann presentat richiesta di certificazine. L incntr cn le Parti Interessate (sindacati) può avvenire anche durante gli audit di certificazine e peridici di manteniment Audit Iniziale Essenzialmente l audit cnsiste in: una riunine iniziale cn i Respnsabili dell'organizzazine per cncrdare le finalità e le mdalità della visita stessa; una audit press la sede/sedi dell'organizzazine per verificare la cnfrmità del Sistema di Gestine della Respnsabilità Sciale ai dcumenti di riferiment; una riunine finale per illustrare l'esit dell audit; Emissine del rapprt di audit iniziale Classificazine dei Rilievi In aggiunta al punt del reglament ZEOIT-10-RG-002 (REGOLAMENTO GENERALE PER LA CERTIFICAZIONE DI SISTEMI DI GESTIONE AZIENDALE (MSC)). valgn le seguenti definizini: NC di categria 1 (Maggire): Il mancat rispett degli bblighi di leggi applicabili; Una situazine tale da prvcare una grave deficienza al Sistema di Gestine pssa ridurre la sua capacità ad assicurare il cntrll degli aspetti legati alla salute e sicurezza; il mancat rispett di un più requisiti del presente dcument del Reglament Std-ce-amsc (Sistema di gestine Aziendale). VM BTI f 6

4 NC di categria 2 (Minre): Un anmalia islata nei cntrlli nelle prcedure che nn rappresenta un ptenziale e significativ rischi per la cnfrmità e la efficacia del Sistema di Gestine; Un anmalia minre singla e islata l insieme di alcune anmalie minri tale da nn pregiudicare l efficacia del sistema, di carattere frmale (dcumentale) d perativa (applicativa) nell attuazine dei requisiti della nrmativa / dcumentazine del sistema. Osservazini: Un anmalia di una cndizine esistente che, a giudizi del valutatre, richiede chiarimenti, indagini miglire rispett all efficienza cmplessiva del sistema di gestine della Respnsabilità Sciale; Un riliev che nn influenza significativamente gli aspetti Sciali in quest mment ma che, a giudizi del valutatre, rappresenta una ptenziale inadeguatezza del sistema Manteniment della Certificazine Per l schema di certificazine del Sistema di Gestine della Respnsabilità Sciale gli audit peridici di manteniment hann le seguenti regle: una cadenza Semestrale, cn durata minima di 0,5 girnata (n. 5 audit peridici di manteniment nell arc del trienni di validità del certificat); il 2 audit peridic di manteniment è nn annunciat. Tale audit nn dvrà avere lug alla scadenza esatta del semestre ma in un arc di temp di 4, 8 mesi dal prim audit peridic di manteniment; una Nn Cnfrmità di tip 1 (Maggire) ptrebbe indicare la necessità di effettuare altri audit nn annunciati durante il perid di validità della certificazine; In relazine all Advisry n. 13 del Maggi 2012 sn state rese dispnibili le seguenti pssibilità: Cicl di certificazine Iniziale (IA): Le verifiche peridiche di manteniment semestrali sn bbligatrie per tutti i servizi di certificazine SA8000, ad eccezine di: su richiesta cliente, per le micr-imprese (definite cme dieci dipendenti men) sn ammessi, dp la P1 a sei mesi e la P2 a srpresa a ddici mesi, i cntrlli annuali, quindi avrem una P3 a 24 mesi (P3= P3+P4+P5) e una RC a 33 mesi. Qualra il numer di dipendenti diventi superire a dieci entr il prim cicl di certificazine, la frequenza degli audit SA8000 deve trnare a sei mesi (srveglianza semestrale). Cicl di Ricertificazine (RC): Prima di intraprendere la ri-certificazine, deve essere eseguita un'analisi della stria della certificazine SA8000 del cliente al fine di determinare se è pssibile ridurre la frequenza della srveglianze - questa analisi deve includere una revisine del precedente cicl di certificazine (IA/RC, P1, P2, P3, P4, P5) e una valutazine del rischi assciat a una riduzine delle verifiche peridiche da semestrali ad annuali. Cme minim, va valutata l efficacia del sistema di gestine della respnsabilità sciale in cnsiderazine dell spstament a un cntrll annuale; In aggiunta a un sistema di gestine efficace, il cliente deve avere dimstrat un miglirament di tale sistema nel crs delle precedenti verifiche; In base a tale analisi e su richiesta del cliente, è pssibile decidere se è pssibile passare a una srveglianza annuale si deve cntinuare cn verifiche semestrali; E necessari dcumentare l attività di analisi effettuata e le cnclusini sulla base delle quali si è passati dalle verifiche semestrali a quelle annuali; Deve essere sempre previst un audit nn annunciat (generalmente la P2) in gni cicl triennale di certificazine; Se durante il cicl triennale ci sn Nn Cnfrmità Maggiri ripetute Nn Cnfrmità Minri sull stess requisit altre cnsiderazini, è necessari ripassare a delle srveglianze semestrali e a ulteriri verifiche nn annunciate; 4.7. Audit Supplementari Il DNV GL si riserva inltre di effettuare audit supplementari press l Organizzazine nel cas pervengan segnalazini, VM BTI f 6

5 ritenute particlarmente significative, in merit al mancat rispett dei requisiti previsti dalla specifica di riferiment (SA8000) e ai Reglamenti di certificazine. Il cst di questi audit supplementari sarà a cmplet caric dell Organizzazine Sspensine della certificazine La validità del Certificat di Cnfrmità può essere sspesa in accrd a quant previst nel reglament ZEOIT-10-RG- 002 (REGOLAMENTO GENERALE PER LA CERTIFICAZIONE DI SISTEMI DI GESTIONE AZIENDALE (MSC)) e nei seguenti casi specifici: se vengn riscntrate nel Sistema di Gestine della Respnsabilità Sciale nn cnfrmità maggiri nn rislte entr i tempi stabiliti; nel cas di segnalazini/reclami delle parti interessate, che dimstran una vilazine dei requisiti dell standard SA L Organizzazine può inltre richiedere al DNV GL, giustificandne i mtivi, la sspensine della certificazine per un perid in generale nn superire a tre mesi. La riattivazine della certificazine è subrdinata all'accertament della crrezine delle deficienze che avevan causat la sspensine stessa Ritir della certificazine Il mancat sddisfaciment delle cndizini di cui al punt 4.8 è causa del ritir del Certificat di Cnfrmità. Il ritir del Certificat di Cnfrmità può essere decis in accrd a quant previst nel reglament ZEOIT-10-RG- 002 (REGOLAMENTO GENERALE PER LA CERTIFICAZIONE DI SISTEMI DI GESTIONE AZIENDALE (MSC)) e nei seguenti casi specifici: Quand accadan circstanze, quali quelle citate al punt 4.8 per la sspensine, che sian giudicate particlarmente gravi; Se l'organizzazine sspende le sue attività per un temp che cpre il perid di validità residua del Certificat di Cnfrmità; Per mrsità persistente nei pagamenti dei servizi; Se l'organizzazine ha fatt un us scrrett del Certificat di cnfrmità del marchi e nn ha pres pi i prvvedimenti richiesti dal DNV GL; Per l evidenza che il Sistema di Gestine della Respnsabilità Sciale nn garantisce la cnfrmità alle leggi e reglamenti cgenti in camp della Respnsabilità Sciale; In cas di segnalazini/reclami delle parti interessate, che sn dimstrate cstituire una vilazine grave dei requisiti della specifica SA 8000; Per gni altr seri mtiv, a giudizi del DNV GL. VM BTI f 6

6 5. TRANSITION POLICY ALLO STANDARD SA8000: Perid di transizine A seguit della pubblicazine dell edizine 2014 dell Standard SA8000, dal prssim sarà pssibile certificarsi secnd il nuv standard. Per le aziende certificate secnd l edizine 2008, il perid di transizine è di un ann a decrrere dal fin al ; in quest intervall temprale si ptrann ttenere rinnvi e certificazini secnd entrambe le versini dell standard, sebbene sia preferibile effettuare la transizine quant prima e, cmunque, entr il Dal sarà pssibile certificarsi SA8000 esclusivamente secnd l edizine L Standard SA8000: 2014 è dispnibile sia in lingua inglese che in quella italiana, mentre i dcumenti ad ess cllegati sl in lingua inglese Durata dell audit di passaggi dalla SA 8000:2008 alla SA 8000:2014 Ai fini della transizine all edizine 2014 dell Standard SA8000 la durata dell audit (in peridica durante un audit di rinnv della validità) dvrà essere incrementat del temp necessari a eseguire il passaggi cme previst dalla Transitin Plicy di DNV GL. VM BTI f 6