BARCODE. Gestione Codici a Barre. Release 5.00 Manuale Operativo

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1 Release 5.00 Manuale Operativo BARCODE Gestione Codici a Barre La gestione Barcode permette di importare i codici degli articoli letti da dispositivi d inserimento (penne ottiche e lettori Barcode) integrandosi con altre funzionalità presenti nella procedura; in altre parole tutti i programmi di caricamento dei documenti di Vendita, Acquisto, Ordini Cliente e Fornitore, prevedono la possibilità di importare i dati letti dai dispositivi e di stampare le etichette degli articoli con i relativi codici a barre. Le funzioni, nello specifico, sono associati a diversi micromoduli di licenza, acquistabili separatamente. Ogni codice articolo può avere uno o più codici aggiuntivi di diversa natura che permettono l integrazione del magazzino articoli con i vari Clienti, Fornitori e con la gestione interna. Ad esempio, nel caso dei fornitori, si utilizza il codice aggiuntivo di ciascun fornitore qualora si volesse leggere, con un lettore di codice a barre, l etichetta apposta dal fornitore sulla propria merce. Nel caso dei Clienti, si utilizza il codice aggiuntivo qualora taluni clienti richiedessero espressamente di utilizzare un loro codice quando si spedisce la merce. Il codice aggiuntivo interno è utilizzato nel caso si volesse associare al codice articolo un codice a barre che possa essere letto da un lettore Barcode. Con i lettori Barcode è possibile inserire il codice dell'articolo attraverso la lettura dei codici a barre. In un qualsiasi campo codice, l'articolo può essere richiamato sia digitando il suo codice anagrafico sia attraverso il codice a barre letto attraverso un lettore appropriato. Con la funzione Codici Aggiuntivi è possibile stabilire questo collegamento. Possono essere gestiti sia lettori Barcode senza memoria, che restituiscono il codice a barre ad ogni lettura (con o senza emulazione tastiera), sia lettori con memoria che permettono di leggere un certo numero di codici a barre per poi trasferirli tutti in una volta (la funzione, attualmente non disponibile, sarà resa attiva con le prossime release).

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 BARCODE Impostazioni di base Codici Aggiuntivi e Barcode Utilizzo dei Codici a Barre sulle maschere di input Lettura codici a barre da file testo Impostazione del lettore da file testo Utilizzo sui documenti del ciclo attivo e passivo Utilizzo su altre procedure Scontrino fiscale plus Inventario Fisico di magazzino Buffer nella lettura dei codici (solo documenti turbo)... 15

3 BARCODE: Gestione Codici a Barre BARCODE Nelle prossime pagine andiamo a descrivere le funzioni di impostazione e gestione 1.1 Impostazioni di base Descriviamo i passaggi per l impostazione dei parametri di gestione del Barcode. Dal Menù Archivi Parametri Parametri Procedura sono presenti le cartelle per l impostazione del funzionamento del Barcode e della stampa di etichette e sovrappacchi. Cartella Codici a Barre ed Etichette: Utilizzo Contiene la griglia Punti d utilizzo nella quale è possibile definire su quali maschere attivare la gestione del Codice a Barre, la Stampa etichette e la Sovrappacchi. Ogni funzionalità può quindi essere selezionata su determinate procedure, a seconda del suo effettivo utilizzo: Anagrafica articoli, Listini Articoli, Caricamento dei documenti di vendita, per singola causale di magazzino. L attivazione del flag comporterà la visualizzazione dei relativi pulsanti: - Lettore Barcode: il flag può essere abilitato sul caricamento di tutti i documenti di vendita e sulle causali di magazzino, e consente la visualizzazione, sulla singola procedura, del relativo pulsante che attiva la funzione di lettura del codice a barre dell articolo. - Stampa Etichette: il flag può essere abilitato sull anagrafica articoli, sui listini, sul caricamento di alcuni documenti di vendita, e sulle causali di magazzino, e consente la visualizzazione del relativo pulsante che attiva la Stampa delle Etichette. - Sovrappacchi: il flag può essere abilitato sul caricamento di alcuni documenti di vendita, e consente la visualizzazione del relativo pulsante per la Stampa Sovrappacchi.

4 4 Manuale Operativo Cartella Codici a Barre Tipi Nella finestra viene richiesto: di abilitare o disabilitare la gestione dei codici aggiuntivi di scegliere quali tipi di codice a barre si vuole gestire. Per selezionare i tipi di codice a barre cliccare in corrispondenza delle voci presenti nella lista Cartella Dispositivi Collegati Per indicare il tipo di lettore codici a barre collegato: Possono essere configurati diversi lettori pertanto cliccando su è possibile selezionare il lettore di codici a barre tra quelli inseriti. Viene visualizzata la seguente videata:

5 BARCODE: Gestione Codici a Barre - 5 Con Imposta come predefinito è possibile indicare il lettore codice a barre predefinito (default) Con il pulsante Aggiungi è possibile caricare un altro lettore. Viene richiesto il nome da associare al lettore ed il tipo di lettore tra le seguenti scelte: Emulazione tastiera, senza memoria Porta seriale, senza memoria Porta seriale, con memoria (disponibile a partire da una delle prossime release). con il pulsante Elimina è possibile eliminare un lettore precedentemente caricato con il pulsante Chiudi si chiude la finestra di caricamento lettori premendo il pulsante Parametri viene aperta la seguente videata dove è possibile la configurazione di un lettore di codici a barre. A seconda del tipo di codice a barre, vengono richiesti i seguenti parametri che devono corrispondere a quelli impostati sul lettore: Tipo: viene riportato il tipo di lettore Barcode. Suffisso: carattere di fine codice: Non trasmettere il carattere di controllo: se attivato, l ultimo carattere letto non è trasmesso. Non Raggruppare Codici Articoli: per scegliere se raggruppare o meno le righe di articolo caricate tramite lettura del codice a barre; Se il flag non è attivato ( modalità standard ) i codici a barre uguali vengono raggruppati nella stessa riga del documento (aumentandone la quantità) Se il flag è attivo: ogni codice a barre letto genera una riga distinta

6 6 Manuale Operativo Abilita buffer nella lettura dei codici: per velocizzare l inserimento dei dati (si veda paragrafo Buffer nella lettura dei codici (solo documenti turbo)); Test lettore: è possibile testare il lettore eseguendo una lettura del codice a barre che viene visualizzato su questo campo. [Solo per i lettori con memoria:] Fine file (solo lettori con memoria): carattere di fine archivio [Solo per i lettori seriali:] Controllo di flusso: parametro di configurazione del dispositivo che deve corrispondere a quello impostato sul lettore. Velocità / Parità / Bit di dati / Bit di stop: parametri di configurazione del dispositivo che devono corrispondere a quelli impostati sul lettore in sintonia con quanto indicato dal manuale del lettore.

7 BARCODE: Gestione Codici a Barre Codici Aggiuntivi e Barcode Si tratta di codici che, associati a ciascun articolo di magazzino, permettono di richiamare uno specifico articolo in alternativa all uso del codice anagrafico. Vanno impostati per ogni articolo, accedendo ad una specifica funzione richiamabile sia dall anagrafica articoli sia da: Dal Menù Magazzino Gestione codifiche e Barcode Codici Aggiuntivi: I Codici Aggiuntivi possono essere di diversa natura: possono essere inseriti sia codici che richiamano altri codici utilizzati dai diversi clienti e fornitori, sia codici Interni. Il Codice Aggiuntivo Interno è utilizzato nel caso si volesse associare al codice articolo un codice a barre che possa essere letto da un lettore Barcode. Il Codice aggiuntivo di ciascun Cliente si utilizza qualora alcuni clienti richiedessero espressamente di visualizzare un loro codice quando si spedisce la merce. Il Codice aggiuntivo di ciascun Fornitore si utilizza qualora si volesse leggere, in entrata della merce (con un lettore di codice a barre), l etichetta apposta dal fornitore della merce. Il Codice Aggiuntivo Alternativo consente di associare contemporaneamente allo stesso articolo più codici a barre (oltre al codice interno): è il caso di un articolo che ha associato il codice del produttore/distributore e lo stesso varia, per esempio, in base alla nazione di produzione oppure in base al distributore (nel caso di distributori diversi). Note per la tipologia Alternativo: Nella colonna Tipo Codice è possibile inserire per lo stesso articolo più codici Alternativi: viene verificata l univocità tra i codici interni ed i codici alternativi già presenti. Nelle procedure di Stampa delle etichette del codice a barre viene sempre utilizzato il codice a barre interno: il codice alternativo viene considerato in tutte le funzioni abilitate (nei Parametri Della Procedura) alla lettura del codice, dove viene eseguita la ricerca oltre che per il codice interno anche per i codici alternativi (sia tramite la maschera di lettura, sia direttamente i griglia per la funzione di Caricamento Scontrino fiscale plus).

8 8 Manuale Operativo La maschere è divisa in due griglie; sono inoltre presenti: Il flag Visualizza anteprima del codice a barre dell articolo. Il pulsante Gestione etichette per richiamare la funzione di Definizione Disegno Etichette. Griglia con codici aggiuntivi In Codice articolo è possibile richiamare l articolo, come di consueto, sia con il bottone posto alla destra del campo, sia con <F5>. Nella griglia principale sono presenti i campi che permettono di inserire i diversi codici aggiuntivi dell articolo: Nel primo campo si stabilisce se il codice aggiuntivo è di tipo: - INT (interno) - CLI (Cliente) - FOR (Fornitore) Con Codice Cli/For si richiama il codice del cliente/fornitore Con Tipo Codice a barre si richiama uno dei tipi di codice a barre In Codice Aggiuntivo, massimo 20 caratteri, si inserisce il codice secondo il tipo di codice a barre e viene effettuato il controllo di validità del codice inserito. In Quantità indicare la quantità che deve essere movimentata alla lettura del codice a barre: specificando un valore diverso da 1, lo stesso sarà automaticamente riportato durante il caricamento del documento al posto della quantità unitaria. Il campo può contenere i decimali. Esempio di lettura del codice a barre nei documenti: prendendo come riferimento i dati Articolo H_PCPENTIUM (Q.tà standard: 1) Articolo H_PCPENTIUM (Q.tà standard: 7) Inserendo su un documento gli articoli tramite la Lettura codici a barre, vediamo che: Indicando il codice il programma caricherà una riga così composta: Indicando il codice il programma caricherà una seconda riga così composta: Ogni riga viene caricata applicando la quantità definita nel codice a barre ( nel primo caso 1, nel secondo 7 ): la stessa logica viene applicata leggendo i codici a barre da file ( pulsante Seleziona file ). Griglia etichette collegate Nella griglia secondaria è possibile associare, per ogni codice aggiuntivo, secondo i vari tipi di documenti, un etichetta non di default precedentemente creata. L impostazione è relativa alla riga selezionata sulla griglia principale.

9 BARCODE: Gestione Codici a Barre Utilizzo dei Codici a Barre sulle maschere di input La Gestione Barcode si integra con le funzionalità presenti nella procedura: attivando la gestione sulla singola funzione dei Parametri della procedura, appare il pulsante Codice a Barre, cliccando sul quale viene aperta una finestra per inserimento del codice a barre. Nella finestra viene rilevato: Tipo di Lettore attivo Codice a Barre (campo editabile nel caso in cui il lettore collegato sia ad emulazione tastiera: in questo caso il codice può essere inserito digitandone i caratteri) Il dispositivo di lettura può essere con o senza emulazione tastiera, oppure possono essere lettori senza memoria che permettono di leggere un certo numero di codici a barre per poi trasferirli tutti in una volta. Leggendo il codice a barre con il dispositivo di lettura, l articolo viene direttamente inserito nella griglia di dettaglio della funzione, con quantità uguale ad 1; il valore è modificabile manualmente, e viene incrementato (sempre di 1 unità ) ad ogni rilettura dello stesso codice associato. Sono attivi i pulsanti: Lettori : per accedere alla lista dei lettori codificati (nei Parametri della Procedura) e selezionare un lettore diverso da quello impostato

10 10 Manuale Operativo Errori : pulsante che appare nel caso in cui il codice letto non risultasse caricato. E possibile procedere con l inserimento di altri codici, quindi agire sul pulsante e visualizzare, al termine dell inserimento o quando lo si ritiene opportuno, una finestra per individuare il tipo di errore commesso per gli articoli non inseriti. Da questa maschera, agendo sui pulsanti Pulisci / Pulisci Tutti è possibile cancellare gli errori memorizzati.

11 BARCODE: Gestione Codici a Barre Lettura codici a barre da file testo La procedura consente di caricare in automatico le righe di un documento leggendo i codici a barre, e le relative quantità movimentate, da un file testo con tracciato fisso collocato in una cartella predefinita. Prevede inoltre di leggere direttamente il codice articolo, così da poter essere utilizzata anche da aziende che non gestiscono i codici a barre 1 File di testo e dispositivi con memoria L uniformità del file permette di slegare la procedura dalla logica di trasmissione dei terminali con memoria che gestiscono protocolli non standard e differenti tra le varie marche: qualora il terminale non sia in grado di generare un file con le specifiche definite, è sufficiente trasformarlo tramite un utility di conversione. I terminali portatili vengono utilizzati principalmente per la gestione dell inventario ma possono essere impiegati anche per la creazione di documenti di vendita, carichi di magazzino oppure di ordini a fornitore. Per procedere alla lettura da file di testo, è necessario innanzitutto impostare i parametri di base Impostazione del lettore da file testo Per attivare la funzione deve essere definito il nuovo tipo di lettore nei Parametri della Procedura nella cartella Dispositivi Collegati: aprendo la lista di fianco al campo Tipo Lettore Codici a Barre si apre la finestra di configurazione: 1 Anche in questo caso è comunque richiesta la licenza apposita del modulo codice a barre, in quanto la procedura di lettura da file è inserita all interno della funzione di trattamento del codice a barre.

12 12 Manuale Operativo Cliccare sul pulsante Aggiungi : si apre una nuova finestra nella quale specificare il Nome da attribuire al lettore ( es. File Testo ) ed il Tipo, che per questa configurazione deve essere il Con Conferma si apre una finestra nella quale devono essere specificati i seguenti parametri: Cartella: nome della cartella principale dove vengono memorizzati i files da elaborare; è possibile selezionare una cartella esistente oppure crearla al momento. All interno della cartella devono essere create tante cartelle con i nomi degli utenti che utilizzeranno la lettura da file, ed infine all interno di ogni cartella utente devono essere create manualmente le sottocartelle daleggere e letti Separatore: indicare il carattere separatore tra il codice a barre e la quantità; la scelta è tra i possibili valori Non trasmettere il carattere di controllo: come per gli altri tipi di lettore, è possibile definire se l ultimo carattere del codice a barre deve essere troncato in fase di lettura. File di default: nel caso in cui il file generato ha sempre lo stesso nome, è possibile indicarlo in modo tale che l utente non dovrà selezionarlo, velocizzando così la procedura. Archiviazione: per copiare in automatico il file nella cartella letti una volta ultimata la lettura (la procedura, di difetto, dopo avere letto il file nella cartella da leggere lo elimina); se il file esiste già, viene anche cambiato il nome aggiungendo la data/ora odierna. Lettura codice articolo: abilitando il flag è possibile leggere, oltre ai codici a barre, anche direttamente i codici articoli. In fase di elaborazione del file, il codice verrà dapprima ricercato nell archivio dei codici a barre, quindi (se non trovato) nell archivio articoli.

13 BARCODE: Gestione Codici a Barre - 13 E possibile definire solo un tipo di lettore da file testo: una volta impostato, premendo nuovamente il pulsante Aggiungi il tipo lettore 4 viene disabilitato. Creato il dispositivo, la lettura del codice da file di testo viene attivata su tutti i documenti abilitati nella apposita cartella Codici a Barre - Utilizzo dei Parametri Della Procedura Utilizzo sui documenti del ciclo attivo e passivo Su tutti i documenti sui quali appare il pulsante si abilita la lettura anche da file di testo: agendo su questo pulsante si apre la seguente maschera, contenete il pulsante Selezione File : Premendo il pulsante, se è stato definito il file di Default lo stesso viene ricercato direttamente nella cartella predefinita \<cartellafiletesto>\<utente>\da leggere, mentre se non è definito il file di default vengono visualizzati i file presenti nella cartella e l utente potrà selezionare quello desiderato: Nel caso in cui non esistono file di testo nella apposita cartella, non viene eseguita alcuna operazione. Dopo aver selezionato il file, vengono compilate in automatico le righe del documento: se è settata l opzione archiviazione automatica il file viene copiato nella cartella letti. E possibile leggere all interno dello stesso documento più files, ripetendo il procedimento

14 14 Manuale Operativo Utilizzo su altre procedure Scontrino fiscale plus In questa funzione (associata al modulo Vendite al Banco Plus) il codice a barre viene letto direttamente nella griglia dello scontrino: per questo il tasto Selezione File è stato inserito direttamente nel piede della maschera (il comportamento del tasto è simile a quello definito nel paragrafo precedente). Se nel file è contenuto più volte lo stesso codice a barre verrà creata in griglia una sola riga per l articolo (a differenza della normale lettura del codice da emulazione tastiera che in questa funzione crea righe differenti). Nel caso in cui si verificano degli errori nell individuazione del codice articolo, viene visualizzata una finestra che elenca le anomalie riscontrate Inventario Fisico di magazzino Se risulta configurato il lettore da file, nella maschera di Gestione inventari viene abilitato il tasto Selezione File che permette di leggere i dati di inventario da file con le stesse modalità definite nei paragrafi precedenti. Le quantità lette da file aggiorneranno quindi quelle visualizzate nella colonna Quantità: è possibile leggere in sequenza più files fino a quando l inventario non viene chiuso con la generazione dei movimenti di rettifica.

15 BARCODE: Gestione Codici a Barre Buffer nella lettura dei codici (solo documenti turbo) La modalità di lettura cumulativa dei codici a barre permette di acquisire più codici in un buffer e generare alla fine tante righe quanti sono gli articoli rilevati, riportandoli direttamente nella griglia. Le modifiche sono attive solo per i ddt e le fatture accompagnatorie nella versione turbo (modulo aggiuntivo TURBO_NEW). Si abilita la funzione dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Codici a Barre e Dispositivi Collegati, attivando il flag Abilita buffer nella lettura dei codici Abilitando il flag Abilita buffer nella lettura dei codici la maschera di lettura del codice a barre si presenta con una griglia nella quale vengono caricati i codici che vengono letti in progressione, modificando la sua estensione in base al numero dei codici degli articoli inseriti. Lettura di codici a barre per i Documenti di trasporto con Abilita buffer nella lettura dei codici La griglia è analoga a quella delle Fatture accompagnatorie.

16 16 Manuale Operativo Leggendo il codice a barre (da tastiera oppure caricato da file di testo) viene rilevato il codice articolo e visualizzato in griglia indicando la quantità letta, che viene accumulata nel caso di codici uguali Al termine della lettura, premendo Conferma le righe vengono caricate in griglia: Per velocizzare la fase di chiusura è possibile leggere al termine un codice a barre con la stringa CONFERMA con la stessa funzione della pressione del tasto Conferma. In questo modo l utente, dopo avere impostato il documento, può rilevare i codici con il lettore del codice a barre e confermarne l inserimento, utilizzando così il mouse o la tastiera solo per richiedere la stampa del documento.