CODICE ETICO E DEONTOLOGICO POLITICA SUI REGALI E SULL INTRATTENIMENTO

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1 CODICE ETICO E DEONTOLOGICO POLITICA SUI REGALI E SULL INTRATTENIMENTO

2 POLITICA SUI REGALI E SULL INTRATTENIMENTO Offrire ricevere regali aziendali e intrattenimenti è spess un md apprpriat utilizzat tra sci d affari per dimstrare crtesia e rispett l un all altr, a cndizine che abbian un valre raginevle e che nn abbian l scp d influenzare in md ingiustificat il crs di un attività di lavr ufficiale. La presente plitica si applica a Magna Internatinal Inc. e a tutti i sui Gruppi, Divisini e jint venture perativi, e ad altre attività presenti in tutt il mnd (chiamate cllettivamente, "Magna"). La presente plitica si applica inltre anche a tutte le persne che agiscn per cnt di Magna, cmpresi lavratri dipendenti, funzinari, amministratri, cnsulenti e agenti. Fatti salvi i casi pribiti dalla legge, i dipendenti pssn ffrire ai prpri sci d affari e accettare da questi ultimi regali e intrattenimenti aziendali raginevli, a cndizine che tali regali intrattenimenti sian di valre mdest e apprpriati alle circstanze. Regali e intrattenimenti aziendali di valre cntenut sn strumenti legittimi per cstruire e sviluppare buni rapprti di lavr. Per esempi, frnire accettare pranzi/cene ccasinali, articli prmzinali e biglietti per assistere a eventi sprtivi di altr tip pssn essere apprpriati in alcune circstanze. L scambi di regali intrattenimenti nn sarà in linea generale cnsiderat una vilazine del nstr Cdice etic e dentlgic quand il regal l ccasine d intratteniment (i) è ffert secnd le pratiche accettate, cmpresa la presente plitica, (ii) nn è intes cme un incentiv, e (iii) è cerente cn la legge applicabile. Se qualsiasi dipendente avesse dei dubbi circa l'apprpriatezza la legittimità dell'ffrire dell'accettare un particlare regal intratteniment deve rivlgersi al cnsulente legale del Grupp reginale, ppure al funzinari respnsabile della Cmpliance di Magna. Regali e intrattenimenti sn ggetti di valre, cmpresi: beni pasti e bevande biglietti a eventi trasprti scnti cntanti servizi us di veicli lughi di vacanza spese di viaggi mezzi equivalenti ai cntanti (cme carte certificati regal) premi favri Quand nn sn permessi E imprtante che i regali e gli intrattenimenti nn mirin mai a: Magna Internatinal Inc. Plitica sui regali e sull intratteniment 2

3 influenzare in md indebit le decisini aziendali del gvern; fare sì che gli altri percepiscan un influenza indebita; ppure creare un ptenziale cnflitt d interesse. legge e alle pratiche cmmerciali lcali. Inltre, la maggir parte dei clienti di Magna segun rigrsi cdici dentlgici nei cnfrnti di regali e intrattenimenti fferti ai prpri dipendenti e frnitri. Qualsiasi regal intratteniment ffert ai dipendenti dei clienti deve essere fatt sl se permess ai sensi delle nrme interne applicabili del cliente. È respnsabilità del dipendente prteggere la reputazine di Magna da accuse di cmprtamenti illeciti. I dipendenti di Magna devn pertant fare particlare attenzine quand accettan d ffrn regali intrattenimenti al fine di assicurare che le decisini aziendali e del gvern sian prese cn integrità, nel rispett delle leggi applicabili e nel miglire interesse di Magna. Quand permessi Regali e intrattenimenti devn essere fferti e accettati unicamente: se sn raginevli; ccasinali; di valre mdest; e registrati accuratamente e in md trasparente nei rescnti spese e nei libri cntabili di Magna. Utilizzare il bun sens Stabilire ciò che è accettabile è una questine di bun sens. Decidere se un regal intratteniment ptrebbe mettere in imbarazz Magna i nstri dipendenti se rivelat al pubblic. Nn esiste in imprt prestabilit in base al quale un regal un intratteniment diventa inapprpriat. L intent e l scp dell fferta, nn il su valre materiale, determinan la sua adeguatezza. In generale, più elevat è il valre materiale del regal l'spitalità, maggire è la frequenza, più alt sarà il livell di trasparenza richiest. Offrire accettare regali intrattenimenti di qualsiasi tip deve sempre essere fatt cnfrmemente alla Funzinari del gvern Qualsiasi fferta di regali e intrattenimenti fatta a funzinari del gvern slleva rischi particlari e ptrebbe essere vietata dalla legge. Nn bisgna mai ffrire regali intrattenimenti a un funzinari del gvern a men che sia stata rilasciata un autrizzazine scritta dal Grupp da un dirigente di Magna, dal cnsulente legale del Grupp reginale dal funzinari respnsabile della Cmpliance di Magna (vedi anche la Plitica sulla crruzine e sui pagamenti illeciti di Magna). I rappresentanti di aziende statali cntrllate dall stat sn cnsiderati funzinari gvernativi ai fini di questa plitica sulla crruzine e sui pagamenti inapprpriati, a men che il rapprt tra Magna e l'entità aziendale nn sia per natura puramente cmmerciale. In nessun cas pssn essere richiesti sllecitati regali intrattenimenti a frnitri, clienti ad altre parti cn i quali Magna intrattiene attività di lavr. In generale nn è accettabile ffrire accettare cntanti l equivalente in regali se nn in circstanze estremamente limitate e pi sl previa autrizzazine (vedi stt). Vilazini Magna nn tllera asslutamente vilazini alla cnfrmità. Qualsiasi vilazine sarà trattata cme una questine seria e sarà sanzinata cn azini disciplinari che pssn arrivare fin al licenziament per giusta causa. Se siete a cnscenza se sspettate che qualcun stia viland il Cdice etic e Magna Internatinal Inc. Plitica sui regali e sull intratteniment 3

4 dentlgic di Magna la presente plitica, dvete segnalare questa vstra preccupazine infrmand (i) il vstr manager, (ii) un funzinari respnsabile delle finanze del Grupp della Divisine, (iii) un cnsulente legale del Grupp reginale, (iv) un funzinari della Cmpliance di Magna, (v) attravers la Gd Business Line di Magna. Magna si assicurerà che il dipendente nn sia penalizzat, licenziat, demansinat, sspes discriminat per aver riprtat in buna fede qualsiasi vilazine del Cdice etic e dentlgic di Magna della presente plitica. Cnsigli utili SEMPRE Assicurarsi che i regali e gli intrattenimenti sian raginevli, ccasinali e di valre mdest, nel rispett delle leggi applicabili, delle nrmative e degli usi lcali. Utilizzare il bun sens nel decidere csa è raginevle, tenend a mente che il valre lcale di ciò che è mdest è relativ ed è in funzine degli standard medi lcali di vita e gli usi. Chiedere la cnsulenza e l apprvazine anticipata del vstr manager, di un membr della Direzine del Grupp, di un cnsulente legale del Grupp reginale di un funzinari respnsabile della Cmpliance di Magna se vi viene ffert se cntemplate l idea di ffrire un regal un intratteniment che pensate pssa superare il valre mdest che pssa essere inadeguat. Assicurarsi che regali e intrattenimenti sian fferti, ve pssibile, a un rganizzazine e nn a un individu singl. Se a una persna viene ffert un viaggi un intratteniment, assicurarsi che l scp del viaggi sia effettivamente raggiunt e la durata del viaggi e del sggirn sian giustificati dalla buna fede delle ragini aziendali. Ricrdarsi che devn essere applicati gli standard più elevati e le nrme più rigrse quand si ffrn regali e intrattenimenti a funzinari gvernativi (vedi anche la Plitica sulla crruzine e sui pagamenti illeciti di Magna). Cercare di capire e verificare se i rappresentanti dell azienda dei media sian funzinari del gvern dipendenti prima di ffrire qualsiasi regal intratteniment. Valutare il ptenziale cnflitt d interesse nell ffrire nell accettare regali intrattenimenti. Siate prnti a declinare gentilmente qualsiasi fferta di regal di spitalità che nn sia in linea cn il nstr Cdice etic e dentlgic e la presente plitica. Cnsiderate i regali e gli intrattenimenti ricevuti attravers un intermediari una parte terza cme se vi fsse cnsegnat direttamente. Tenete un dcument su tutte le apprvazini e i rifiuti di regali e intrattenimenti, anntand l scp, i nmi delle parti, la natura e il valre del regal dell'intratteniment. Cnsiderare se un apprvazine simile ptrebbe essere richiesta da un rganizzazine invitata. MAI Offrire un regal intrattenimenti qualra questa pratica sia pribita dalla legge. Offrire un regal intrattenimenti per influenzare una decisine riguardante un cntratt una decisine del gvern. Accettare un regal un intratteniment quand quest cmprmetterebbe un giudizi nest e imparziale, quand ess supera il valre mdest è cntrari alle pratiche aziendali cmunemente accettate. Magna Internatinal Inc. Plitica sui regali e sull intratteniment 4

5 Offrire accettare regali intrattenimenti pribiti cme: Cntanti (cn eccezini mlt limitate cme indicat qui di seguit) assegni persnali;! Offrire ricevere cntanti ( mezzi equivalenti al cntante) cme regal piché quest è sl accettabile in circstanze estremamente limitate. Offrire ricevere cntante è accettabile sl se nn effettuat di frequente e se sn sddisfatti tutti i seguenti criteri: Scnti per prdtti servizi che nn sn dispnibili a tutti i dipendenti; Regali intrattenimenti di natura nn apprpriata in lughi nn apprpriati; ppure Regali intrattenimenti nn ideati per prmuvere attività lavrative relazini di lavr valide. Richiedere sllecitare in alcun md regali intrattenimenti di qualsiasi tip a frnitri, clienti, partner altra parte cn la quale Magna cllabra. Quest include sia richieste dirette e dare l impressine che l fferta che l fferta di un regal d intratteniment sia apprpriata auspicabile. Avete infrmat il vstr manager per iscritt della prpsta di un regal in cntanti e il vstr respnsabile vi ha dat un autrizzazine scritta per cnsentirvi di accettarl; L imprt nn supera un equivalente in valuta lcale di US$100 è stat apprvat da un membr della Direzine Esecutiva del Grupp cn respnsabilità per la vstra regine ppure Grupp ppure dal cnsulente legale reginale fin a un imprt massim che nn superi US$500, se apprpriat; L imprt prpst nel limite indicat spra è ttalmente in linea cn le usanze lcali e nn è cnsiderat eccessiv; Pagare persnalmente un regal intratteniment al fine di evitare di rispettare il Cdice etic e dentlgic la presente plitica. ESSERE CAUTI A! Scambiare regali intrattenimenti cn rappresentanti dei cncrrenti di Magna, piché tale azine può creare un cnflitt d interesse effettiv percepit può dare l impressine di un cmprtament anticncrrenza. Il dipendente di Magna che fa l fferta è stat frmalmente invitat ppure si prevede raginevlmente che partecipi all event in questine ed effettui direttamente l fferta in relazine a tale partecipazine; Nn esistn alternative al cntante che sarebber ugualmente accettabili ai sensi delle nrme lcali; L fferta nn è vietata dalla legge lcale;! Accettare d ffrire regali intrattenimenti da qualsiasi persna d rganizzazine durante il perid delle gare d appalt, delle trattative e dell aggiudicazine (ssia, RFQ, RFP). Quest nn include i pranzi le cene di lavr fferti da cnsulenti che agiscn per cnt di Magna. L fferta nn è intesa cme un incentiv di alcun tip; L fferta nn viene fatta ad alcun funzinari gvernativ di qualsiasi grad, cmpres qualsiasi dipendente di un ente statale. Per maggire sicurezza, il dipendente di Magna che Magna Internatinal Inc. Plitica sui regali e sull intratteniment 5

6 prpne l fferta reca l bblig psitiv di verificare se il ricevente è un dipendente di un ente cntrllat dall stat; L inter imprt dell fferta e l identità del ricevente devn essere chiaramente e accuratamente registrati nei dcumenti fiscali del Grupp a cui si riferiscn, della Divisine delle altre business unit in md da: permettere al lettre d identificare a csa si riferisce l imprt; e l imprt aggregat in cntanti annuale ffert a chiunque in relazine alle usanze culturali nn deve superare US$200 per qualsiasi ann fiscale, salv diversamente apprvat ai sensi della presente plitica. PER ULTERIORI INFORMAZIONI: Per ulteriri infrmazini, mettetevi in cntatt cn il vstr cnsulente legale del Grupp reginale, un funzinari respnsabile della Cmpliance di Magna, il Vice Presidente Cnfrmità Etica e Legale di Magna. Effective: May 1, 2014 Revised: June 21, 2016 Next Review: June 21, 2018 Owner: Ethics & Legal Cmpliance Magna Internatinal Inc. Plitica sui regali e sull intratteniment 6

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