Specifiche ricetta elettronica per gestionale Farma3

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1 Specifiche ricetta elettronica per gestionale Farma3 1. Premessa 2 2. Numero Ricetta Elettronica (NRE) 2 3. Inserimento credenziali di accesso 3 4. Richiesta ricetta elettronica 4 5. Abbinamento tra Tipo Ricetta RDM e Cod. Esenzione 6 6. Evasione ricetta 9 7. Inserimento codice targatura Erogazione Fuori Linea Sostituzione ai sensi dell art. 6 DPR 371/ Applicazione Clausola di Salvaguardia Annullamento ricetta Controllo tra DEM del SAC/SAR e del gestionale Ulteriori funzionalità 15 Versione n. 13 del 18/02/2015 1

2 1. Premessa Sulla base delle informazioni ricevute dal Sistema TS e dalle Regioni coinvolte nell avvio delle prescrizioni dematerializzate (ricetta elettronica) è stata definita una struttura legata al gestionale, nella quale è presente la richiesta dei dati della ricetta, la memorizzazione, la gestione, i controlli e la chiusura della spedizione. Precisiamo che tutto quanto di seguito descritto potrebbe leggermente differire sulla base alle diverse impostazioni scelte dalle singole regioni. La ricetta elettronica, inizialmente, si affiancherà alla ricetta cartacea con l obiettivo di arrivare successivamente alla completa dematerializzazione della ricetta. A questo punto il paziente avrà a disposizione solo il numero di ricetta elettronica (NRE), tramite il quale l operatore di farmacia potrà richiamare i dati della ricetta. Fino a quando non saremo nella fase di completa dematerializzazione occorrerà recuperare anche i dati relativi all art.50 in modo da soddisfare l invio mensile dei dati delle ricette a Sogei. Con l'inserimento della procedura della ricetta elettronica si rendono necessarie alcune modifiche alle attività seguite fino ad ora per la vendita mutualistica, la presentazione della distinta contabile e l'invio dei dati a Federfarma. - Le ricette rosse (cartacee) si continueranno a trattare come di consueto. - Le ricette elettroniche verranno numerate e tariffate direttamente dalla vendita a banco e, se la farmacia esegue la tariffazione in differita con l'utente ric, dovranno essere trasferite da un'utente all'altro in un'unica soluzione, al termine dell'inserimento delle ricette rosse. - Si consiglia di controllare la numerazione, la correttezza e la completezza dei dati di tutte le ricette elettroniche erogate giornalmente per poter arrivare alla fine del mese con tutti i dati corretti e pronti per essere contabilizzati. - La funzione "controllo congruenza", richiamabile dalla gestione ricette, gestione articolo 50, permette di verificare lo stato delle ricette elettroniche. Tutte le ricette elettroniche che risultano errate devono essere verificate, ed eventualmente annullate e reinserite. N.B. Il controllo congruenza sulle ricette dematerializzate deve essere eseguito anche se non tariffa in proprio perché la presa in carico e l'erogazione della ricetta deve avvenire in farmacia, con la procedura di vendita a banco. L'ufficio tariffazione non ha nessun tipo di possibilità di intervento su eventuali ricette errate. Ricordiamo che quando in fase di erogazione ricetta elettronica appare il messaggio "Ricetta non memorizzata in archivio SAC/SAR" è necessario cancellare la ricetta e rifarla. Questa segnalazione appare ogni volta che, per un errore operativo o di gestione, l'operazione di erogazione non viene conclusa nel modo corretto e la ricetta elettronica, sul sistema SAC/SAR, rimane in uno stato diverso dall'erogato. 2. Numero Ricetta Elettronica (NRE) In alcune regioni il medico consegnerà all assistito una normale ricetta SSN che riporterà stampato in alto il numero del codice NRE, sia in formato barcode che in chiaro. Versione n. 13 del 18/02/2015 2

3 In altre regioni il medico consegnerà all assistito un Promemoria da consegnare in farmacia per il ritiro dei farmaci. Per le regioni dove sarà utilizzato, riportiamo di seguito un esempio di promemoria, precisando che anche in questo caso potrebbero esserci lievi differenze tra regione e regione (ad esempio il NRE potrebbe essere costituito da un unico codice a barre, non suddiviso in due parti come nell esempio riportato di seguito): E previsto che: - sul promemoria (in basso a destra) dovrà essere riportato l'eventuale ticket corrisposto dall'assistito; - ai fini della liquidazione delle quote spettanti, tutti i promemoria con i rispettivi fustelli dovranno essere trattenuti in farmacia per essere consegnati alla propria ASL debitamente timbrati, numerati progressivamente e separati dalle normali ricette rosse. 3. Inserimento credenziali di accesso Per poter gestire la ricetta elettronica è indispensabile essere in possesso delle proprie credenziali di accesso al sistema di accoglienza centrale (SAC) o regionale (SAR). a. nel caso di utilizzo del sistema SAC si utilizzeranno le credenziali Sogei, costituite da: Codice Identificativo Parola Chiave PINCODE b. nel caso di utilizzo del sistema SAR si utilizzeranno le credenziali fornite dalle Regioni/ASL. Per inserire le credenziali di accesso sul gestionale è stato creato un menù di inserimento in modo da permettere al farmacista di abilitare il gestionale al collegamento per la ricetta elettronica. - Ad esempio, nel caso di inserimento di credenziali Sogei: da M E N U P R I N C I P A L E 5 - Gestione ricette Versione n. 13 del 18/02/2015 3

4 18 - GESTIONE ART Gestione Ricetta Elettronica 4 - Identificativi SOGEI nella schermata che appare andranno inseriti i dati necessari alla gestione della ricetta elettronica I dati da inserire sono rappresentati dai parametri relativi alla propria farmacia: Codice regione: codice di 3 cifre (ad esempio per la Sicilia 190) Codice A.S.L.: codice di 3 cifre (ad esempio per Palermo 206) Codice Farmacia: codice di 5 cifre assegnato dall ASL alla farmacia (es. per il cod. 271 andrà inserito 00271) e dalle credenziali Sogei: Codice PINCODE Cod. Identificativo Parola Chiave Nel caso questa operazione non venisse effettuata preliminarmente, al primo accesso al Sistema TS, cioè alla prima ricetta elettronica che si prova ad inserire in Vendita, verrà chiesto all operatore l inserimento di questi dati. - Nel caso invece di utilizzo del sistema SAR si utilizzeranno le credenziali fornite dalle Regioni/ASL e l inserimento avverrà in modo analogo dalla funzione 17 - Gestione Ricetta Elettronica. Di seguito vengono presentate le funzioni principali del gestionale Farma3 4. Richiesta ricetta elettronica Con l attivazione della procedura per la gestione della ricetta elettronica, in Vendita Mutualistica apparirà sempre la seguente maschera: Versione n. 13 del 18/02/2015 4

5 nel caso si desiderasse proseguire con l inserimento di una normale ricetta rossa è sufficiente uscire da questa maschera premendo ESC. La richiesta della ricetta elettronica può avvenire: 1. inserendo il codice fiscale ed un singolo NRE (numero della ricetta elettronica), composto da codice regione e progressivo ricetta presenti sul promemoria, per procedere alla spedizione di una singola ricetta, oppure: 2. inserendo il codice fiscale e più di un NRE per procedere alla spedizione contemporanea di più ricette con lo stesso codice fiscale come da esempio riportato in basso: Di seguito viene riportato il risultato della ricerca per NRE. Versione n. 13 del 18/02/2015 5

6 In particolare si evidenziano: i dati del paziente, i numeri di ricette richiamati, la data di prescrizione, l eventuale codice di esenzione, il tipo di ricetta, il farmaco prescritto, i Gruppo di equivalenza del farmaco prescritto, l eventuale Nota AIFA, la quantità in giacenza, lo stato di erogazione della ricetta. Le funzioni eseguibili sono: F1 visualizzazione della ricetta; la visualizzazione della ricetta propone i campi ricevuti dall interrogazione del Sistema di Accoglienza Centrale/Regionale F5 ricerca degli alternativi per gruppo di equivalenza AIFA F8 evasione globale F9 stampa dell elenco; nella stampa comparirà tutto il contenuto della ricetta in modo che l operatore possa verificare i farmaci da consegnare quando il promemoria in futuro verrà eliminato. 5. Abbinamento tra Tipo Ricetta RDM e Cod. Esenzione Per quanto riguarda la gestione del tipo di ricetta interno al gestionale Farma3 (ES.: Ricetta Ticket), è stata predisposta una procedura per abbinare il tipo di ricetta RDM al/ai codici di esenzione corrispondenti. E necessario impostare manualmente l'abbinamento tra il tipo ricetta "RDM - ricetta ticket" e nessun codice esenzione, mentre negli altri casi, quando cioè c è un codice di esenzione, sarà il programma stesso in fase di vendita a richiedere di effettuare l abbinamento se questo non è ancora mai avvenuto. Questa secondo tipo di abbinamento verrà richiesto solo la prima volta e da quel momento il tipo ricetta verrà richiamato automaticamente in base al codice esenzione presente sulla ricetta elettronica. a. abbinamento del tipo ricetta RDM a nessun codice di esenzione si procede in questo modo: 1 - Dalla Vendita Mutualistica si controlla il codice/numero abbinato al tipo ricetta "RDM - ricetta ticket" (nell'esempio riportato in figura corrisponde al numero 42) Versione n. 13 del 18/02/2015 6

7 2 - Dal menu principale, 5 gestione ricette, 18 gestione articolo 50, 17 gestione ricetta elettronica, 2 Valori per tipi di ricetta si procede con l'inserimento dell'abbinamento Se non è presente nessun dato all'interno dell'archivio richiamato il programma propone la seguente maschera si procedere quindi premendo INVIO per lasciare il campo del Codice vuoto, si compila il campo descrizione indicando NON ESENTE ed infine si compila il campo Tipo Ricetta riportando il codice del tipo ricetta "RDM - ricetta ticket". Se invece all'interno dell'archivio sono già presenti degli abbinamenti il programma propone una maschera simile a questa Versione n. 13 del 18/02/2015 7

8 si procede quindi premere il tasto F5 inserimento, si preme INVIO per lasciare il campo del Codice vuoto, quindi si compila il campo Descrizione indicando NON ESENTE ed infine si compila il campo Tipo ricetta riportando il codice del tipo ricetta "RDM - ricetta ticket". b. abbinamento del tipo ricetta RDM ad un codice di esenzione si procede in questo modo: ad esempio, in presenza del codice di esenzione C02 non ancora abbinato a nessun tipo di ricetta RDM, il programma propone la maschera riportata sotto dove, nel campo Tipo ricetta, andrà indicato il codice del tipo ricetta RDM da abbinare L abbinamento tra Tipo Ricetta RDM e Codice di esenzione corrispondente può essere eseguito anche al di fuori dalla Vendita Mutualistica dal menu Gestione ricette, 18 Gestione articolo 50, 17 Gestione ricetta elettronica, 2 Valori per tipi di ricetta. Versione n. 13 del 18/02/2015 8

9 6. Evasione ricetta Per ogni singolo NRE richiamato viene presentata la videata della ricetta con la possibilità di confermare la ricetta ed iniziare l evasione. Per quanto riguarda il corpo della ricetta (elenco prodotti) si possono verificare 2 situazioni : I. presenza del codice ministeriale, dal quale possiamo risalire (con il tasto F3 prod. Alternativi ) agli eventuali equivalenti per liste di rimborso AIFA II. presenza del solo Principio Attivo, dal quale possiamo risalire (con il tasto F5 alter. gruppi) all elenco degli equivalenti per Gruppo di Principio Attivo I dati recuperati saranno utilizzati per l invio dei dati art.50 e saranno integrati con i valori mancanti. Versione n. 13 del 18/02/2015 9

10 All atto della vendita è necessario: a. nel caso sia stato indicato dal medico il nome di un determinato farmaco (presenza del codice ministeriale), verificare se il farmaco esitato è corrispondente a quello prescritto (stesso codice ministeriale) oppure, nel caso si stia provvedendo alla sua sostituzione, se appartiene allo stesso gruppo di equivalenza di rimborso AIFA (liste di trasparenza AIFA); b. nel caso di prescrizione per solo principio attivo, verificare se il farmaco esitato appartiene allo stesso Gruppo di equivalenza per Principio Attivo; c. verificare se il Medico ha indicato la Non Sostituibilità; d. verificare se la quantità esitata è corrispondente a quanto prescritto: e. inserire il codice targatura del farmaco (si tratta del secondo barcode presente sul bollino adesivo dei prodotti) questo dato viene contestualmente spedito a Sogei (vedi capitolo successivo); f. registrare il farmaco come singola quantità per cui, a fronte di una prescrizione di 2 pezzi come nell esempio, si dovranno restituire 2 codici targatura; g. nel caso la prescrizione non sia seguita da una vendita, gestire la sospensione parziale o totale dei prodotti presenti in ricetta elettronica. La ricetta sospesa sarà memorizzata con il numero NRE in modo da poterla richiamare facilmente in fase di evasione. Le funzionalità del Farma3 riguardanti la gestione della ricetta sospesa e del tipo di pagamento cliente non variano rispetto alle attuali. 7. Inserimento codice targatura La normativa prevede di rilevare anche il codice targatura presente sulla confezione del farmaco consegnato nell esempio riportato in sopra il codice targatura è Di seguito viene mostrata la maschera di inserimento del codice targatura come appare dopo aver letto il codice ministeriale: Versione n. 13 del 18/02/

11 in caso di problemi con la lettura ottica, il codice targatura può essere riportato in chiaro digitando i 9 caratteri che lo compongono. Al termine, dopo aver inserito il codice targatura per ogni prodotto, il completamento della vendita con stampa scontrino parlante, o la generazione del sospeso ricetta, avverrà in maniera consueta sul gestionale Farma3 8. Erogazione Fuori Linea In caso di problemi tecnici, come ad esempio la mancata connessione ADSL, non sarà possibile visualizzare le informazioni inserite elettronicamente nel sistema dal Medico, ne' prendere in carico la prescrizione Versione n. 13 del 18/02/

12 ed inviare al SAC/SAR le informazioni relative l'erogazione dei farmaci. In questo caso si dovrà procedere con la c.d. erogazione "Fuori linea" facendo riferimento alle informazioni che compaiono sul promemoria. In questa modalità, per scaricare le giacenze dei farmaci, calcolare l'eventuale ticket a carico dell'assistito e stampare lo scontrino fiscale, occorre: posizionarsi nella vendita mutualistica, impostare il tipo ASL Fuori linea, selezionare il tipo di ricetta corretto in base all'esenzione del cliente e esitare i prodotti come se si stesse erogando una ricetta rossa. Per impostare il tipo "ASL Fuori Linea" dalla vendita mutualistica occorre premere il tasto F10 cambio ASL, F1 lista e selezionare "ASL Fuori linea" una volta ripristinate le condizioni tecniche necessarie per il collegamento al SAR/SAC sarà possibile procedere con il richiamo, la presa in carico e l'erogazione delle ricette dematerializzate inserite in modalità "Fuori linea" sfruttando la funzione creazione manuale ricetta senza addebito richiamabile dalla vendita a banco tramite F5 elenco funz => 8 - Creaz. manuale ric. senza add., quindi si prosegue digitando 080 per richiamare il menù della ricetta dematerializzata e si procede con l'inserimento delle informazioni necessarie per il richiamo della ricetta e l'erogazione. Questa operazione è necessaria per memorizzare la ricetta nel mese di contabilizzazione, ai fini della preparazione della distinta contabile riepilogativa, e per comunicare al sistema SAC/SAR l'erogazione della ricetta dematerializzata. 9. Sostituzione ai sensi dell art. 6 DPR 371/98 In caso di sostituzione del medicinale ai sensi del comma 2 e 3 dell l'art.6 DPR 371/1998 (comma 2: Qualora il medicinale prescritto sia irreperibile nel normale ciclo di distribuzione o nel caso in cui la farmacia ne risulti sprovvista il farmacista può consegnare altro medicinale di uguale composizione e forma farmaceutica e di pari indicazione terapeutica che abbia prezzo uguale o inferiore per il Servizio Sanitario Nazionale. Comma 3: Nei casi di urgenza assoluta o manifesta il farmacista consegna altro medicinale di uguale composizione e di pari indicazione terapeutica. ) la farmacia è autorizzata ad effettuare la sola sospensione della ricetta dematerializzata e ad apporre sul promemoria apposita annotazione circa i motivi della sostituzione. In tal caso il promemoria verrà trattato come una ricetta cartacea ai fini del rimborso del relativo corrispettivo. Versione n. 13 del 18/02/

13 Per sospendere la ricetta elettronica, dopo averla richiamata, premere il tasto sf8 blocco. Dopo il blocco della prescrizione procedere con la vendita mutualistica impostando il tipo ricetta corrispondente all'esenzione del cliente come se si stesse erogando una ricetta rossa. Applicazione Clausola di Salvaguardia 10. Applicazione Clausola di Salvaguardia Nel caso in cui nell'erogazione di ricette dematerializzate si dovesse rendere necessario applicare la cosiddetta Clausola di Salvaguardia, per non addebitare al cliente la differenza di prezzo rispetto al generico di riferimento, si procede come segue: si richiama e si prende in carico la ricetta dematerializzata, si inserisce in vendita il codice ministeriale del prodotto da erogare e, prima di inserire il codice targatura, si azzera il valore di rimborso con il tasto F10 norma salvaguardia quindi si inserisce il codice targatura e si procede come di consueto Versione n. 13 del 18/02/

14 11. Annullamento ricetta E possibile annullare una ricetta dematerializzata sfruttando le stesse funzioni che si utilizzano per le ricette rosse. Dalla vendita: - F2 5 Annullamento ultima ricetta - F2 6 Annullamento di una ricetta se la ricetta è a video - F2 7 Annullamento ricetta generale - F8 ricerca NRE se la ricetta non è più a video. - Se una ricetta dematerializzata risulta sul gestionale in uno stato diverso da quello del SAR/SAC si può richiamare da: - Gestione ricette - 18 art ricetta dematerializzata - 8 controllo ricetta demater. Ed intervenire con le funzioni possibili per liberare la ricetta. Dal controllo ricette demater. è possibile richiamare una o più ricette elettroniche, verificarne lo stato ed eventualmente intervenire per correggerlo. E' una funzione molto utile da utilizzare quando, per un problema tecnico o di gestione, c è la necessità' di annullare una ricetta elettronica le cui informazioni non sono state memorizzate nel modo corretto, oppure quando una ricetta si trova in uno stato errato e le funzioni possibili della vendita al banco non permettono di procedere con l'erogazione completa e corretta dei farmaci presenti in ricetta. ES. se una ricetta elettronica risulta erogata ma sul gestionale non c è traccia di questa erogazione, con questa nuova funzione è possibile richiamare la ricetta indicando CODICE FISCALE ed NRE per poi annullarla. 12. Controllo tra DEM del SAC/SAR e del gestionale Questa funzione permette di confrontare i dati delle ricette elettroniche erogate e memorizzate sul gestionale con i dati delle ricette elettroniche memorizzate sul sistema SAC/SAR. Praticamente si tratta un controllo incrociato trai dati del Suo sistema e i dati del SAC/SAR. Ricordiamo che tutti i controlli sulle ricette erogate e gli eventuali interventi per la sistemazione degli errori devono essere eseguiti prima della scadenza delle ricette e prima della consegna dei promemoria alla ASL o all'ufficio tariffazione. Precisiamo, inoltre, che questa funzione integra e non sostituisce i controlli eseguiti dalla funzione "controllo congruenza". Il presupposto fondamentale per l'utilizzo di questa funzione è lo scarico del file csv contenente tutti i dati delle ricette elettroniche erogate dal SAC/SAR. Lo scarico del file è impostato per essere eseguito automaticamente in pausa pranzo e la sera. Per eseguire il controllo portarsi dal menu principale alla voce 5 - Gestione ricette 18 - GESTIONE ART Gestione Ricetta Elettronica 17 - Confronto SAC SAR - Gestionale selezionare il mese e confermare con INVIO. Tutte le ricette evidenziate nella stampa presentano dati discordanti e vanno controllate. I possibili errori potrebbero essere: Versione n. 13 del 18/02/

15 - NRE non presente in farmacia: riferito alle ricette che risultano erogate sul SAC/SAR ma non sono presenti sul gestionale. Per questo tipo di errore consigliamo di cercare tra tutti i promemoria trattati quello riportante il codice NRE indicato dal programma di controllo. Se effettivamente esiste un promemoria e sono stati erogati dei farmaci è necessario intervenire sul SAC/SAR annullando l'erogazione, con la voce 8 del menu della ricetta elettronica, ed erogare nuovamente la ricetta dalla vendita. - NRE reg. in farmacia: riferito alle ricette presenti solo in farmacia, che sul SAC/SAR non risultano erogate. Per questo tipo di errore consigliamo di annullare la ricetta del gestionale dalla vendita con la funzione F2-7 annullamento ricetta generale e di erogarla nuovamente. - MINSAN non allineato: per ricette presenti sia sul SAC/SAR che sul gestionale, per le quali ci sono differenze sui cod. ministeriali dei farmaci. Per questo tipo di errore consigliamo di annullare la ricetta del gestionale dalla vendita con la funzione F2-7 annullamento ricetta generale e di erogarla nuovamente. - Targa inesistente: per ricette presenti sia sul SAC/SAR che sul gestionale, per le quali ci sono differenze sulle targature. Per questo tipo di errore consigliamo di annullare la ricetta del gestionale dalla vendita con la funzione F2-7 annullamento ricetta generale e di erogarla nuovamente. Ricordiamo che è fondamentale PRESTARE SEMPRE PARTICOLARE ATTENZIONE ALLA DATA DI SCADENZA DELLA RICETTA perché una volta scaduta nessuna ricetta dematerializzata essere trattata in modalità elettronica. 13. Ulteriori funzionalità L utilizzo della ricetta elettronica permette di effettuare automaticamente una serie di controlli e quindi di avere la certezza che la prescrizione sia stata evasa correttamente senza rischiare future contestazioni. I controlli effettuati sono i seguenti: Validità della ricetta: entro i 30 giorni dalla prescrizione. Non è possibile spedire ricette oltre i 30 giorni di validità; Controllo della nota sulla prescrizione: effettuato automaticamente; Codice di esenzione e tipo ricetta: l abbinamento fra codice di esenzione e tipo ricetta viene proposto automaticamente. Solo alla prima ricetta di ogni tipologia sarà da indicare e poi verrà memorizzato. Corrispondenza fra prescritto ed esitato: il controllo di corrispondenza viene effettuato automaticamente e le ricette errate vengono bloccate. Versione n. 13 del 18/02/