ARCHIVIA PLUS SPEDIZIONE IMPRONTA ARCHIVIO FISCALE

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1 ARCHIVIA PLUS SPEDIZIONE IMPRONTA ARCHIVIO FISCALE Istruzioni per la spedizione delle impronte Versione n Data : Redatto da: Luca Mattioli, Veronica Gimignani, Massimiliano Baldinelli Approvato da: Riccardo Romagnoli Claudio Caprara Non stampare questo documento la versione elettronica è più comoda di quella cartacea perché ti offre link ad altri documenti e ricerca a tutto testo Categoria: File standard per installazione Destinatari: Utenti, Installatori, assistenti. Obiettivo Questo documento ha lo scopo di fornire le informazioni necessarie per la gestione delle impronte e la preparazione del file da inviare all Agenzia delle Entrate. Elenco delle versioni Adeguamento al controllo Versione preliminare Documento distribuito con licenza Creative Commons Attribuzione - Non opere derivate 3.0 Italia. MultiMedia it S.n.c. Via Piemonte 6 Marotta MONDOLFO (pu) Italy tel fax info@multimediait.net File name : R_10 Pagina n. 1 di 22

2 Indice 1. La normativa Chi deve inviare l impronta Quando Inviare l impronta Contenuto della comunicazione Considerazioni Attivazione delle nuove funzionalità Aggiornamento della base dati Impostare il Responsabile, delegati, luogo di conservazione, intermediari Cliente full service Cliente a cui si vuole scaricare la responsabilità Lo studio responsabile, luogo di esibizione la ditta Come agire Anagrafiche Ditte Impostare il responsabile nell archivio Impostare il responsabile unico ma controllare ditta per ditta Impostare il responsabile nella ditta Responsabile dei propri dati Luogo di conservazione Copia in tutte le anagrafiche Menu Visione Tabella Generare la lettera d impegno Generazione comunicazioni INVIARE LE COMUNICAZIONI Agen_Impronte Fornitura dati della fornitura Esempio Titolare della Contabilità Flag Fatturaz. Elettronica Criticità nei dati del titolare della contabilità Dati del titolare Esempio Responsabile della Conservazione Dati del responsabile Esempio Delegati alla Conservazione Intermediario Incaricato Luogo di conservazione e impronta L impronta La marca temporale Indice dei documenti Salvare il file xml Spedire con Entratel Spedire con Consolle Errori e ricevute Creazione manuale archivio Comunicazione Impronte LE Impronte Riepilogative Creare l Archivio Creare una impronta riepilogativa File name : R_10 Pagina n. 2 di 22

3 1. LA NORMATIVA Il D.m. 23 Gennaio 2004 regola la Conservazione Elettronica di documenti Fiscalmente Rilevanti e prevede all articolo 5 che "al fine di estendere la validità" dell'archivio, venga inviata una impronta dello stesso all'agenzia delle Entrate unitamente ad altre informazioni generali. L Agenzia, con la Direttiva 2010/43663, ha emanato le regole di trasmissione e i programmi di controllo. 1.1 CHI DEVE INVIARE L IMPRONTA Devono inviare tutti i Titolari di Archivi Elettronici relativi a documenti tributari o i Responsabili incaricati dagli stessi. Possono inviare direttamente i soggetti obbligati (titolari o responsabili della conservazione) o l intermediario incaricato. 1.2 QUANDO INVIARE L IMPRONTA L invio inizia con gli archivi relativi al periodo d imposta in corso al 1 gennaio Per chi ha un periodo normale (da gennaio a dicembre) l anno 2010 va chiuso con le dichiarazioni da inviare entro il 30/09/2011. Da tale data ci sono 3 mesi per produrre i registri (entro il 31.12) e 4 mesi per l invio dell impronta (entro il ). Entro tale data, vanno inviati anche gli esercizi precedenti (indietro di 5 anni, quindi dal 2006). Vi sono situazioni particolari (Liquidazione, Fusione, Incorporazione, Anno fiscale infra annuale, anno fiscale allungato) dove la dichiarazione segue di 9 mesi la chiusura del periodo e da tale data decorrono i 3 mesi per la stampa e i 4 mesi per la spedizione. Esempio: un azienda che ha l anno fiscale 01/07/ /06/2010; il periodo di imposta in corso al 1 gennaio 2010 è l anno fiscale 2009 la cui dichiarazione verrà presentata entro il e di conseguenza l impronta va inviata entro il 30 aprile TIPOLOGIA PERIODO DI ESERCIZIO PRESENTAZIONE DICHIARAZIONE CHIUSURA PROCESSO CONSERVAZIONE PRESENTAZIONE IMPRONTA Normale 01/01-31/12/ /09/ /12/ /01/2012 Liquidazione ante 01/01-31/03/ /12/ /03/ /04/2011 Liquidazione post 01/04-31/12/ /09/ /12/ /01/2012 Fusione ante 01/01-31/10/ /07/ /10/ /11/2011 Fusione post 01/01-31/12/ /09/ /12/ /01/2012 Trasformazione ante 01/01-30/06/ /03/ /06/ /07/2011 Trasformazione post 01/07-31/12/ /09/ /12/ /01/2012 Conferimento ante 01/01-30/04/ /01/ /04/ /05/2011 Conferimento post 01/05-31/12/ /09/ /12/ /01/2012 Infra annuale 01/06/ /05/ /02/ /05/ /06/2011 Ultrannuale 01/01/ /12/ /09/ /12/ /01/2012 File name : R_10 Pagina n. 3 di 22

4 1.3 CONTENUTO DELLA COMUNICAZIONE La comunicazione contiene l impronta, la marca temporale e i dati di seguito riportati. 1. I dati della fornitura 2. I dati del titolare della contabilità a. Sostanzialmente sono i dati della Ditta aggiornati alla data di generazione della comunicazione 3. I dati del Responsabile della Conservazione a. la persona fisica o giuridica che ha il compito di generare i supporti e verificarne il funzionamento ed il mantenimento nel tempo. A tal proposito ricordiamo che deve esistere un incarico (accordo, contratto o altra forma) e deve esistere un manuale della conservazione dei documenti che includa, compiti, metodi, persone, responsabilità (CCCQC: Chi Fa, Cosa fa, Come lo fa, Quando lo deve fare, Chi Controlla che sia stato fatto). 4. I dati di eventuali Delegati (non obbligatori) 5. I dati dell intermediario alla Trasmissione e del soggetto obbligato (solo codice fiscale) a. L intermediario è colui che invia la comunicazione, il soggetto obbligato è colui che deve effettuare l invio, il quale o lo fa personalmente o incarica l intermediario indicato. 6. I dati dell archivio Questi comprendono : a. Il luogo di conservazione i. va indicato il luogo dove vengono conservati i supporti che generalmente coincide con il luogo di conservazione dei documenti contabili. L Anorc (di cui facciamo parte) ha chiesto di poter comunicare il luogo dove è possibile visualizzare i documenti e verificare o esibire l impronta dell archivio ai fini delle verifiche fiscali, indipendentemente da dove sono conservati i supporti digitali. b. L impronta dell archivio i. Per i nostri tipi di supporto si tratta dell impronta del file impronte.txt.p7m a cui è stata applicata la marca temporale (impronte.txt.p7m.tsr). Tale file si trova nella cartella che viene creata durante la fase di Masterizzazione CNIPA (o con la Masterizzazione cnipa multi aziendale, il risultato è lo stesso) ii. Per ogni archivio gestito, viene creato un file Impronte, quindi nel caso classico (archivio stampe fiscali e archivio Bilanci e Inventari) avremo due file impronte (cartella DB1 E DB2 all interno della cartella della ditta) c. La marca temporale applicata d. Un indice dei documenti conservati i. Va indicato il tipo documento, il numero di documenti di quel tipo e le date del periodo preso in esame. 1.4 CONSIDERAZIONI Tanto per quantificare il problema, dobbiamo considerare che ogni studio genera 1 supporto sostitutivo per ditta, 2 supporti se conserva anche i Bilanci e gli Inventari. Di conseguenza per ogni anno si tratterà di generare centinaia di comunicazioni per ogni studio. Il primo anno, dovendo inviare 5 anni precedenti, diventano svariate centinaia se non migliaia. Gli studi clienti sono più di un migliaio ne consegue una quantità complessiva di centinaia di migliaia di impronte da inviare. A questi vanno aggiunte le aziende. File name : R_10 Pagina n. 4 di 22

5 2. ATTIVAZIONE DELLE NUOVE FUNZIONALITÀ Per preparare le comunicazioni abbiamo creato diversi automatismi per i quali vanno fatti alcuni aggiornamenti e impostazioni. 2.1 AGGIORNAMENTO DELLA BASE DATI Dopo aver aggiornato il programma, effettuare l allineamento della base dati, vengono aggiunte le tabelle necessarie. Creare gli archivi per la conservazione delle Comunicazioni, per l archiviazione degli Impegni (Archivio incarichi) se necessario per la conservazione delle Impronte riepilogative. Aggiornare le tabelle di sistema relative ai tipi documenti. Accedete come amministratore del sistema Avviate ArchiConfig Configurazione Aggiornamento guidato o Seguite le istruzioni per l aggiornamento in particolare CREATE L ARCHIVIO PRE DEFINITO Comunicazione Impronte. Link al documento Aggiornamento o In alternativa potete creare manualmente gli archivi partendo dalle strutture predefinite vedi Capitolo Creazione manuale archivio Comunicazione Impronte. o Create l archivio Incarichi (se non l avete già) L archivio Comunicazioni è pluriannuale, multi aziendale, il Codice Tipo Archivio è 100 COMUNICAZIONE IMPRONTE E RICEVUTE. I tipi documento che vengono associati sono: 81 Comunicazione Impronte 82 Ricevuta Trasmissione Comunicazione Impronte 83 Accettazione/rifiuto Comunicazione Impronte L archivio incarichi può lavorare in modalità annuale o pluriannuale, servirà per contenere le lettere di Impegno generate per la trasmissione dell impronta. L archivio Impronte Riepilogative è pluriannuale. 2.2 IMPOSTARE IL RESPONSABILE, DELEGATI, LUOGO DI CONSERVAZIONE, INTERMEDIARI Come abbiamo visto in ogni comunicazione va indicato il Responsabile dell archivio, l intermediario, il soggetto obbligato, i delegati e il luogo di conservazione. Per le aziende la scelta è semplice, ci sarà un responsabile generale (la Ditta o l Outsourcer) e gli eventuali delegati (che non sono neanche obbligatori). Il luogo di conservazione sarà quello del Data Center. Per gli studi e i centri servizi, la scelta può essere più articolata. Vediamo nei capitoli seguenti le diverse ipotesi. File name : R_10 Pagina n. 5 di 22

6 2.2.1 CLIENTE FULL SERVICE Lo studio (o il professionista o il centro servizi) che ha l incarico di Responsabile per la formazione dell archivio, intende continuare ad esserlo anche dopo la formazione e vuole che eventuali richieste di esibizione vengano indirizzate al suo indirizzo CLIENTE A CUI SI VUOLE SCARICARE LA RESPONSABILITÀ Se lo studio ha accordi per Consegnare i supporti e lasciare che sia il cliente ad effettuare la manutenzione nel tempo (nonché ad esibire) dovremo indicare la Ditta come responsabile. Anche il luogo di conservazione dovrà essere specificato di conseguenza LO STUDIO RESPONSABILE, LUOGO DI ESIBIZIONE LA DITTA Un alternativa può essere che lo Studio è responsabile ma il luogo di esibizione è quello della ditta COME AGIRE Se l impostazione è unica per tutte le ditte, possiamo agire nelle Proprietà dell archivio Se esistono eccezioni, dobbiamo agire come sopra e personalizzare le ditte Se il trattamento è specifico per ogni ditta agiremo direttamente sulle anagrafiche ditte ANAGRAFICHE DITTE Il responsabile, i delegati, gli intermediari, i soggetti obbligati, devono essere presenti in anagrafica, i dati devono essere completi e indicare il luogo di esercizio abituale (residenza) il domicilio fiscale per i privati e la sede legale per le aziende. Ognuno di questi indirizzi può essere utilizzato per la comunicazione. File name : R_10 Pagina n. 6 di 22

7 2.3 IMPOSTARE IL RESPONSABILE NELL ARCHIVIO Nella videata di Proprietà dell archivio, sono stati aggiunti 4 folder, nel primo va indicato il Responsabile, selezionandolo dall Anagrafica. Nel secondo folder vanno indicati i Delegati (dato non obbligatorio). Anch essi devono essere presenti nelle anagrafiche. Si possono identificare fino a 20 delegati. Occorre notare che, dalle informazioni attuali, responsabili e delegati non devono necessariamente coincidere con chi ha sottoscritto digitalmente i documenti o il supporto. I delegati non sono neppure obbligatori. Il responsabile è l organizzazione o il soggetto (persona giuridica o fisica) che ha assunto l incarico. Nel terzo folder va il Luogo di conservazione. Se si vuole riportare come luogo di conservazione quello della Ditta: o impostare il flag su Presso il Titolare (Titolare del documento è la ditta). Se si vuole riportare la Residenza del Responsabile: o Indicare Presso il Responsabile Negli altri casi indicare Altrove e fornire i dati. Infine nel quarto folder possiamo indicare il soggetto obbligato e l intermediario. Il primo deve essere scelto tra il titolare della contabilità, il soggetto indicato come responsabile o uno dei delegati, il secondo dalle anagrafiche. Nel campo Impegno Trasmissione 1 sta ad indicare che la comunicazione è stata predisposta dal contribuente 2 indica che è stata predisposta dall intermediario. Indicare la data di sottoscrizione dell impegno. E possibile generare e archiviare la lettera d impegno dal modulo Firm@ Impronte Genera lettera impegno. Nelle prossime pagine vedremo i dettagli. File name : R_10 Pagina n. 7 di 22

8 2.4 IMPOSTARE IL RESPONSABILE UNICO MA CONTROLLARE DITTA PER DITTA Può capitare che si voglia impostare per molti (non per tutti) come Responsabile lo studio, ma solo per alcuni si voglia lasciare la ditta. In questo caso nell archivio va attivato il FLAG Dati da Anagrafica Ditte. Il programma userà di default i dati presenti nelle proprietà dell archivio ma controllerà anche l anagrafica ditte e se trova valori personalizzati usa quelli. 2.5 IMPOSTARE IL RESPONSABILE NELLA DITTA Se lo studio vuole che come responsabile venga riportata sempre la ditta, nelle proprietà dell archivio non dovrà mettere nulla, e dovrà personalizzare l anagrafica ditte. Archifirma Tabelle Anagrafiche L anagrafica è stata aggiornata, ora è composta da 3 folder ed il terzo riguarda i dati di conservazione. Possiamo quindi impostare l intermediario, il soggetto obbligato, il responsabile, i delegati ed il luogo di conservazione RESPONSABILE DEI PROPRI DATI Il flag in questione indica che la ditta è responsabile dei propri dati, compila automaticamente il campo responsabile. Se non indichiamo nulla per default il luogo di conservazione è la Residenza della ditta. Quindi se vogliamo che ogni comunicazioni indichi come responsabile e luogo di conservazione i dati della ditta, si dovrà attivare SOLO questo flag. Il comando Imposta per tutte le ditte genera la stessa impostazione in tutte le anagrafiche LUOGO DI CONSERVAZIONE Se indicate un Responsabile / delegato/ luogo di conservazione personalizzato, relativamente al luogo di conservazione, potete optare per la Residenza, la Sede Legale o il Domicilio fiscale, Del titolare, del Responsabile oppure un indirizzo diverso. Di default viene presa la Residenza. Per cui, immaginiamo che responsabile sia lo studio ma il luogo di conservazione scritture contabili e supporti sia la ditta, in questo caso personalizziamo il responsabile ma nel luogo conservazione attiviamo titolare e Residenza. File name : R_10 Pagina n. 8 di 22

9 2.5.3 COPIA IN TUTTE LE ANAGRAFICHE I Comandi Imposta per tutte le anagrafiche, copiano l impostazione su tutte le anagrafiche presenti MENU VISIONE TABELLA Nella visione Tabella sono state aggiunti i comandi per visualizzare la parte relativa al Responsabile e all intermediario e consentire un controllo veloce. 2.6 GENERARE LA LETTERA D IMPEGNO Dal modulo Firm@ ImpronteGenera impegno E possibile stampare e archiviare la lettera di impegno che l intermediario deve consegnare alle ditte per cui effettua la trasmissione\generazione dell impronta. Selezionare le ditte e impostare i dati scegliendo l intermediario, gli anni di validità dell impegno, la tipologia e la data di generazione. Indicare il formato di generazione, se stampare soltanto o anche archiviare e infine calcolare. Gli impegni verranno stampati e\o verranno generati per l archiviazione con Autospool che li inserirà nell archivio ST ARCHIVIO INCARICHI. File name : R_10 Pagina n. 9 di 22

10 3. GENERAZIONE COMUNICAZIONI Il comando Genera Comunicazioni è nel menu principale: Selezionate un archivio e cliccate sul comando, viene mostrato l elenco dei supporti generati per quell archivio, con le informazioni su firme e marche. Legenda: Id-Supporto: Identificativi del supporto Descrizione Supporto: descrizione immessa al momento della masterizzazione Percorso supporto: Directory dove risulta essere stato memorizzato il supporto In Linea: Indica se il supporto è reperibile Verifica: Indica se la marca temporale e le impronte sono valide Firmatario: Chi ha sottoscritto l impronta Data firma: Data di applicazione della firma Data marca: Data applicazione marca Il comando Genera comunicazioni crea i file xml con le informazioni sull impronta dei supporti richieste dall agenzia delle entrate, pronte per la trasmissione, e le archivia nell archivio Comunicazione Impronte. (quelle con il campo Convalidato = VERO) File name : R_10 Pagina n. 10 di 22

11 Il comando Gestisci comunicazioni Apre l archivio SOLO NELL ARCHIVIO COMUNICAZIONI se il documento corrente è una comunicazione impronta il comando Visualizza Documento apre il documento stesso con il programma AGEN_IMPRONTE 3.1 INVIARE LE COMUNICAZIONI Selezionare dal menu Archivio la funzione Esporta Comunicazioni, indicare la cartella documenti di Entratel o la cartella di appoggio di Consolle. File name : R_10 Pagina n. 11 di 22

12 4. AGEN_IMPRONTE Agen_Impronte è un programma che consente di predisporre o modificare il file da inviare in base alla direttiva 2010/43663 (Comunicazione Impronta Archivi digitali Tributari). Per avviare il programma, Aprire un archivio di Impronte, visualizzare un documento. Si compone di 6 sezioni ognuna delle quali permette di compilare una sezione dei campi contenuti nella comunicazione 4.1 FORNITURA Anno: Anno di imposta dei documenti. Ogni impronta deve essere relativa ad un anno fiscale ben definito. Vi sono casi particolari, trattati qui. Codice Fornitura: proposto dal programma, è fisso. Tipo Comunicazione: possono essere di 3 tipi: Ordinaria, Correttiva (corregge una comunicazione già inviata), Sostitutiva (sostituisce una comunicazione già inviata) Nel caso di correttiva o Sostitutiva, va indicato il protocollo da sostituire DATI DELLA FORNITURA ESEMPIO <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <Comunicazione xmlns:xsi=" xmlns:xsd=" <DatiFornitura> <CodiceFornitura>IMP00</CodiceFornitura> <PeriodoImposta>2010</PeriodoImposta> <TipoComunicazione>1</TipoComunicazione> </DatiFornitura> File name : R_10 Pagina n. 12 di 22

13 4.2 TITOLARE DELLA CONTABILITÀ Vanno inseriti i dati fiscali del Soggetto a cui si riferiscono i documenti. Se Persona fisica attivare l apposito flag e indicare il domicilio fiscale, Se persona Giuridica indicare la sede legale. Occorre indicare il CODICE FISCALE (non la Partita Iva). L indicazione di un codice fiscale non presente in Anagrafe Tributaria comporta lo scarto FLAG FATTURAZ. ELETTRONICA Questo flag è da attivare anche se il soggetto non effettua invio/ricezione di fatture elettroniche, ma soltanto la conservazione elettronica di fatture CRITICITÀ NEI DATI DEL TITOLARE DELLA CONTABILITÀ I dati richiesti (indirizzo legale o domicilio fiscale) possono cambiare nel tempo e sono già noti all amministrazione. Poiché si può effettuare una sola correzione, se ne deduce che le variazioni di indirizzi NON VANNO COMUNICATE. Nel caso di invio di impronte relative ad anni precedenti, si presume che vadano indicati i dati correnti. Il programma, in automatico, anche se all interno dei supporti ci sono i dati storici li aggiorna automaticamente andando a prendere i dati dall anagrafica ditte. In futuro c è da augurarsi che l invio contenga solo il codice fiscale e la ragione sociale tralasciando tutte le altre informazioni che sono già disponibili presso gli archivi dell Agenzia DATI DEL TITOLARE ESEMPIO <DatiTitolareContabilita> <DatiAnagr> <CodFisc> </CodFisc> <Denominazione>rossi e bianchi spa</denominazione> <DomFiscaleSedeLegale> <ComuneStato>ROMA</ComuneStato> <SiglaProvincia>RM</SiglaProvincia> <Indirizzo> <FrazioneVia>Via storta</frazionevia> <NumeroCivico>6</NumeroCivico> <Cap>10101</Cap> </Indirizzo> </DomFiscaleSedeLegale> </DatiAnagr> <FatturazioneElettronica>No</FatturazioneElettronica> </DatiTitolareContabilita> File name : R_10 Pagina n. 13 di 22

14 4.3 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE In questa parte viene indicato il responsabile della conservazione. Il responsabile è uno, tutti gli altri soggetti coinvolti nel processo possono essere inseriti nei delegati (fino a 20 e non obbligatori) la logica dei dati è la stessa del titolare. I responsabili non residenti prima dell invio dell impronta dovranno richiedere codice fiscale, nei dati Residenza/Sede dovrà essere indicato il domicilio in Italia DATI DEL RESPONSABILE ESEMPIO <DatiResponsabileConservazione> <CodFisc> </CodFisc> <Denominazione>rossi e bianchi spa</denominazione> <DomFiscaleSedeLegale> <ComuneStato>Roma</ComuneStato> <SiglaProvincia>RM</SiglaProvincia> <Indirizzo> <FrazioneVia>Via Storta</FrazioneVia> <NumeroCivico>6</NumeroCivico> <Cap>10101</Cap> </Indirizzo> </DomFiscaleSedeLegale> </DatiResponsabileConservazione> File name : R_10 Pagina n. 14 di 22

15 4.4 DELEGATI ALLA CONSERVAZIONE Nel caso in cui il Responsabile abbia affidato a terzi il compito di effettuare il servizio di conservazione, dovrà indicare fino ad un massimo di 20 delegati 4.5 INTERMEDIARIO INCARICATO Come accennato la spedizione può essere effettuata dal soggetto obbligato stesso o essere affidata ad un intermediario autorizzato. In entrambi i casi va riportato il codice fiscale del soggetto obbligato, nel secondo caso vanno riportati i dati dell intermediario che effettuerà la spedizione e la data di rilascio dell impegno a trasmettere. Per tipo Impegno si intende: 1 comunicazione predisposta dal contribuente 2 Formata e trasmessa dall intermediario Esempio <DatiIntermediarioTrasmissione> <CodFisc> </CodFisc> <NumIscrizioneAlboCaf>00000</NumIscrizioneAlboCaf> <ImpegnoTrasmissione>1</ImpegnoTrasmissione> <DataImpegno> <Giorno>21</Giorno> <Mese>2</Mese> <Anno>2011</Anno> </DataImpegno> </DatiIntermediarioTrasmissione> File name : R_10 Pagina n. 15 di 22

16 4.6 LUOGO DI CONSERVAZIONE E IMPRONTA Va indicato il luogo di conservazione dell archivio informatico. Attenzione, se avete indicato lo studio come Responsabile (condizione normale) in questa sessione va indicato : 1 Se avete già consegnato i supporti e firmato il modulo Consegna documenti. La sede del cliente 2 Se non avete ancora consegnato i supporti. Il professionista o lo studio sono normalmente anche Tenutari delle scritture, per spostare la responsabilità di tenuta occorre compilare un modello come si fa per il cartaceo. La sede del professionista Selezionare infine con la funzione carica Marca il file.tsr che si trova nel supporto della ditta all interno di una delle cartelle progressive (db1 db2 etc. ); il file da selezionare è impronte.txt.p7m.tsr Esempio <DatiArchivioInformatico> <LuogoConservazione> <ComuneStato>ROMA</ComuneStato> <SiglaProvincia>RM</SiglaProvincia> <Indirizzo> <FrazioneVia>Via Storta</FrazioneVia> <NumeroCivico>6</NumeroCivico> <Cap>10101</Cap> </Indirizzo> </LuogoConservazione> L IMPRONTA In questo campo va riportata l impronta dell archivio che è stato sottoposto a marcatura, in formato esadecimale. Esempio <Impronta>a3985b81b669092ee35bd63bb73e1edce594e481</Impronta> File name : R_10 Pagina n. 16 di 22

17 4.6.2 LA MARCA TEMPORALE In questo campo va riportata la marca temporale convertita in base 64 dell impronta di cui sopra. Negli anni potrebbero essere stati utilizzati diversi metodi di marcatura, ad esempio file m7m che contengono documento, firma e marca. Si ritiene che i formati utilizzabili siano.tsr,.tst,.tsd, in tutti gli altri casi sarà necessario estrarre dal file di marcatura un formato compatibile con quelli citati, convertirlo in base 64 e introdurlo nel file da inviare. Relativamente ai.tsd poiché questi possono essere anche complessi si può riscontrare qualche incompatibilità (segnalata anche dall A.d.e.) Esempio Troncato <MarcaTemporale>TUlJSGVUQUR ADSARADFS=</MarcaTemporale> INDICE DEI DOCUMENTI Vanno indicati i tipi di documenti conservati (da scegliere da una tabella allegato 1) la quantità di documenti presenti e la data di inizio e fine validità. Per data di inizio e fine si intende il periodo preso in esame dai documenti conservati: se si tratta di fatture emesse avremo la data della prima e dell ultima fattura del periodo, se si tratta di un giornale riporteremo le date del periodo stampato. Nel caso di conservazione di fatture passive, sarebbe opportuno indicare la Data di Registrazione in luogo della data del documento per evitare che le fatture di fine anno registrate nel successivo, creino una discrepanza con l Anno fiscale di riferimento indicato al campo 3.1. Esempio <IndiceDocumentiInArchivio> <NumElemIndice>2</NumElemIndice> <Documento TipoDocumento="FattureEmesse"> <Numero>21</Numero> <DataInizioVal> <Giorno>4</Giorno> <Mese>1</Mese> <Anno>2010</Anno> </DataInizioVal> <DataFineVal> <Giorno>4</Giorno> <Mese>1</Mese> <Anno>2010</Anno> </DataFineVal> </Documento> <Documento TipoDocumento="FattureEmesse"> <Numero>21</Numero> <DataInizioVal> <Giorno>4</Giorno> <Mese>1</Mese> <Anno>2010</Anno> </DataInizioVal> <DataFineVal> <Giorno>4</Giorno> <Mese>1</Mese> <Anno>2010</Anno> </DataFineVal> </Documento> </IndiceDocumentiInArchivio> File name : R_10 Pagina n. 17 di 22

18 </DatiArchivioInformatico> Relativamente all indice, va fatta attenzione a non duplicare la tipologia all interno di una impronta. Per fare un esempio, se abbiamo conservato 100 fatture sezionale 01, dal al e 100 fatture accompagnatorie, sezionale 02, dal 07/01/2009 al 31/12/2009, dovremo indicare in un solo record fatture emesse, quantità 200 dal 05/01/2009 al 31/12/ SALVARE IL FILE XML Se siete in modifica di una comunicazione archiviata, salvate sovrascrivendo il file di origine, diversamente indicate un percorso e un nome. File name : R_10 Pagina n. 18 di 22

19 5. SPEDIRE CON ENTRATEL Installate su Entratel il controllo dei file Impronta Selezionate il file creato e operate come di solito Controllate il file Autenticate Inviate. 6. SPEDIRE CON CONSOLLE Da consolle selezionate importa comunicazioni, indicate il percorso in cui le avete esportate. Seguite le istruzioni di consolle per eseguire controllo e spedizione. Archivia preleva già le ricevute da COnTe la cartella standard di collegamento è \\nomedelserver\teamsy\cstele\tele\archivia A questa cartella viene aggiunta la cartella \com_impronte per depositare le comunicazioni da inviare e \ConTE_Errori\ per depositare i file diagnostici 6.1 ERRORI E RICEVUTE Se la comunicazione non passa il controllo, viene generato un errore (file wri ) nella cartella ConTe_Errori. Gli errori e le ricevute vanno elaborate (automaticamente)con ArchiTel File name : R_10 Pagina n. 19 di 22

20 7. CREAZIONE MANUALE ARCHIVIO COMUNICAZIONE IMPRONTE Avviate ArchiConfig Archivio Nuovo Scegliete dalle strutture predefinite il tipo archivio Comunicazione Impronte, cliccate su Avanti Vengono mostrati i campi di cui sarà composto l archivio, cliccate su Avanti Vengono mostrati gli indici che saranno disponibili nell archivio, cliccate su Avanti Viene richiesto di inserire la descrizione (propone Archivio Comunica A.D.E.) Viene richiesto di indicare il percorso di memorizzazione dei files. Le nostre cartelle standard sono organizzate secondo le aree, consigliamo di posizionare la cartella all interno del percorso \amdoc\07-stu\ e di chiamarla COM-IMPRONTE Come Area di appartenenza indicare l area 07 GESTIONE STUDIO (oppure utilizzare una cartella e una area a proprio piacere) Nelle proprietà archivio non va inserito né l anno né la ditta (pluriannuale, multi aziendale) ma va inserito il Tipo Archivio 100 COMUNICAZIONE IMPRONTE E RICEVUTE I tipi documento che vengono associati sono: o 81 Comunicazione Impronte o 82 Ricevuta Trasmissione Comunicazione Impronte o 83 Accettazione/rifiuto Comunicazione Impronte 8. LE IMPRONTE RIEPILOGATIVE In questi casi dove a fronte di 1 archivio vengono generati numerosi supporti sostitutivi (conservazione fatture) abbiamo dato la possibilità di generare Impronte Riepilogative. Anche queste vengono archiviate e le comunicazioni possono essere generate a partire da una Impronta riepilogativo anziché da un supporto semplice 8.1 CREARE L ARCHIVIO Con l aggiornamento guidato, oltre a creare un archivio per le comunicazioni, create anche l archivio per le super impronte. File name : R_10 Pagina n. 20 di 22

21 8.2 CREARE UNA IMPRONTA RIEPILOGATIVA Avviate ArchiMaster, selezionate Archivio, Gestione Impronta Riepilogativa Si attiva la seguente videata, a sinistra selezionate un archivio, nell elenco vengono visualizzati tutti i supporti che fanno riferimento a quell archivio. Con la funzione Genera Impronta, viene prodotto un file riepilogativo delle impronte di tutti i file di chiusura dei supporti Con il comando firma, si applica la firma digitale Con Marca si applica la marca temporale Mostra file, visualizza l impronta riepilogativa prodotta. I comandi di verifica permettono di controllare validità della firma e della marca Archivia, inserisce l Impronta riepilogativa nell apposito archivio File name : R_10 Pagina n. 21 di 22

22 Se clicchiamo sul comando Genera comunicazioni dopo aver selezionato un archivio di impronte riepilogative, viene generata una comunicazione UNICA per tutti i supporti dell archivio richiamato dalla impronta riepilogativa. File name : R_10 Pagina n. 22 di 22