[n o t e r e l e a s e] 4.14

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1 [n o t e r e l e a s e] 4.14 Principali Novità della 4.14 Integrazione con Mozilla Thunderbird Cartella In Sostittutiva Protocollo unico Entrata/Uscita Protocollo barcode Dettaglio 4.14b0[10/07/09] Miglioria Integrazione con il programma di posta elettronica per archiviare con un bottone direttamente da thunderbird. Miglioria Cartella In Sostitutiva - Funziona esattamente come la cartella in evidenza ma può essere utilizzata per esportare il suo contenuto nalla funzione Import/Export per l'archiviazione sostutitva. Miglioria Colonna Etichetta L'etichetta assegnata in fase di archiviazione sostitutiva ora e visibile anche tra le colonne della griglia archiviati. SDK Nel metodo InserisciSoggetto2, il vettore con l'elenco dei campi (primo parametro) ora può essere composto da 12 elementi, è stato infatti aggiunto un valore che costituisci il codice CRM. Questo campo ha la particolarità che se viene passato, non consente la modifica o cancellazione di un elemento, ameno di non essere amministratore. Programma ConvertiFile Implementata conversione di file PDF in PDF/A Miglioria PDF/A Questa funzione è stata implementata anche nel menu che compare quando si trascinano dei files all'interno di docnet, in questa fase è possibile scegliere se si desidera subito convertire i files nel formato PDF/A. Miglioria Soggetti - Campo codice Soggetto ampliato fino a 16 caratteri. Anomalia Modifica multipla documenti Selezionando un gruppo di documenti per modificarne un valore, questi poi rimanevano selezionati andando ad influire su modifiche successive anche ad altri documenti. Anomalia Descrizione pratiche Il campo del database era stato portato da 50 caratteri a 100 ma il programma continuava ad avere il blocco a 50. Anomalia Apri con Aprendo file criptati di formati non grafici (DOC,XLS ecc...) con la funzione Apri con... questi non veniva decriptati. Migliori invio Ora è possibile rinominare il file allegato alle in partenza. Anomalia stampa Non veniva stampato la data e l'ora. Miglioria Nuova funzionalità sostituisci documenti. Prevede la possibilità di sostituire l'immagine di un documento già archiviato attraverso l'utilizzo del codice a barre, anche da ADM. Miglioria Data scadenza Anche in modifica della data scadenza è possibile abilitare l'avviso di scadenza. Anomalia Colonna etichetta Non era possibile nascondere la colonna Etichetta dalla griglia archiviati Miglioria Profilo Inserito un campo Carica documenti da: per specificare una cartella di documenti da archiviare solo per un specifico profilo. Anomalia ADM Nello spool standard se venivano passati sia il RecordUtente che il RecordMittente o Destinatario in fase di aggiornamento di questi ultimi veniva inserito un codice soggetto errato Miglioria Codice esterno soggetto Aumentato da 10 a 16 caratteri Miglioria Protocollo Inserita la possibilità di avere un protocollo unico ma mantenendo la differenza tra entrata ed uscita Miglioria Gestione operatore - Attraverso il flag Solo liste di distribuzione assegnate ora è possibile visualizzare solo le liste di distribuzione alle quale l'operatore appartiene. Miglioria Gestione operatore Aggiunta una opzione Solo documenti archiviati che per permettere all'operatore di consultare solo i documenti da lui archiviati. Anomalia Durante la fase di archiviazione se si inseriva una nuova pratica venivano azzerati i valori dei campi di tipo combo già inseriti Anomalia Appena avviato il programma le frecce per espandere ampliare la zona dati documenti non vengono visualizzate, se prima non ci si posiziona sulla cartella archiviati. Miglioria Classificazioni Attivando l'opzione di Messaggio protocollo è possibile inserire una stampa di default che verrà lanciata automaticamente immediatamente dopo l'archiviazione del documento. Implementazione Protocollo Barcode Prevede la possibilità di archiviare prima le chiavi di ricerca e successivamente scansionare ed associare, automaticamente, l'immagine alla nota, tramite un

2 barcode. Il processo si svolge in questo modo : 1) Si archivia una nota con una classificazione alla quale è stata associata una stampa preconfigurata che prevede la stampa di un barcode con i dati del documento. 2) Al termine dell'archiviazione della nota il programma stamperà una etichetta barcode che va incollata sul documento da archiviare 3) Successivamente si scansiona il documento il quale verrà associato automaticamente alla nota archiviata in precedenza Miglioria Nella Configurazione generale - > Soggetti all'opzione Controlla numero record è stato aggiunto un campo per poter determinare il limite di numero di righe oltre il quale deve visualizzare il messaggio di Raggiunto limite massimo di record visualizzabili. N.B. É valido per tutte le tabelle non solo per la tabella soggetti. Principali Novità della 4.13 Nuova Gestione Flussi Ricerca valori nella griglia Soggetti nelle pratiche Stampa di tutte le anagrafiche Conversione in PDF/A Dettaglio 4.13b32[14/05/09] Miglioria Ora se in Configurazione generale si e scelto l'invio indiretto nella maschera di invio delle comparirà una spunta apri per aprire l' in outlook prima di inviarla Miglioria Stampe Personali Nella maschera di gestione delle stampe ora è possibile creare un numero illimitato di stampe personalizzate Anomalia Anagrafica Utenti Veniva erroneamente visualizzato il tab Pratiche Anomalia - Sostituzione di una nota archiviata con una immagine, se nel protocollo di competenza non esisteva almeno un documento archiviato, veniva segnato un errore di cartella non trovata. Miglioria - Ora è possibile sostituire l'intera immagine di un documento archiviato come avveniva già per le note. Trascinando un file con la nuova immagine è possibile scegliere se archiviarla con le stesse chiavi del documento sul quale si è posizionati oppure sostituire l'immagine corrente con quella trascinata. Miglioria Nell'anagrafica degli operatori ora è possibile stabilire se un operatore può archiviare tutti i documenti anche quelli il cui nome file non inizia con il codice a lui assegnato. Miglioria Corpo in formato HTML Miglioria Invio Nell'invio standard, cioè senza partire da un documento archiviato, se si spunta sull'opzione Salva viene visualizzata la maschera delle chiavi di archiviazione per completare con ulteriori altri dati l' da archiviare. Miglioria Invio documenti archiviati Nell'elenco indirizzi di destinazione CC vengono inseriti i soggetti associati alla pratica assegnata al documento archiviato Miglioria form Invio Tenendo il tasto Shift premuto è possibile spostare uno o più indirizzi tra le varie sezioni To, CC e BCC Anomalia Import/Export I campi personali di tipo tabella non venivano gestiti Anomalia Codice esterno soggetti veniva decodificato male nel caso di impostazione filtro Mittente e(o Destinatario su Operatori Miglioria Invio documenti archiviati La classificazione con cui viene archiviata l' in uscita viene prelevata dalla Configurazione ->Generale->Mail sezione Archiviazione e campo Profilo posta inviata. (se non viene specificato un profilo o nel profilo non esiste la classificazione, il programma si comporta come da standard, cioè archivia con la stessa classificazione del documento archiviato) Miglioria Invio Inserite più per ogni operatore in modo da poter scegliere in fase di composizione dell' da inviare con quale account si desidera far uscire la posta. Miglioria attività operatori Ora è possibile monitorare i cambi password effettuati dagli operatori. Miglioria Classificazioni e pratiche multilivello L'albero viene ora aperto compresso ed è stata modificata l'icona di riferimento delle classificazioni di ultimo livello Anomalia Modulo fatture In ricerca veniva inizializzata la firma digitale anche se non era necessario. Anomalia cancellazione campo pratica Risultava impossibile annullare il valore del campo pratica.

3 Anomalia Setup Durante il setup del CD, in caso di attivazione dell'opzione USB Key, veniva segnalato un errore di file non trovato. Anomalia ADM Fax Se non si selezionava una mappatura nel file di log veniva segnalato un errore anche se i files venivano archiviati correttamente. Miglioria Invio Anche dalla cartella in Evidenza. Anomalia Modifica Operatore Se venivano eliminati tutti i record della tabella Stati documento, veniva segnalato quando si tentava di modificare un operatore. Miglioria Pratiche multilivello Con un numero elevato di pratiche il programma nella fase di login risultava molto lento Anomalia Ordinamento griglia Cliccando sulla colonna Pervenuto il l'ordinamento dei dati contenuti nella griglia non veniva effettuato correttamente. Anomalia Documenti In Evidenza Inserendo due volte lo stesso documento in Evidenza venivano creati dei doppioni.. Dettaglio 4.13b03[08/04/09] Anomalia Vista ad albero pratiche multilivello Corretto errore nel caso di documenti senza codice pratica. Miglioria Attivato il tasto F9 su tutti i campi per richiamare la funzionalità associata al click sull'etichetta del campo Miglioria campi Multilivello - Migliorata la gestione dei campi Classificazione e Pratiche multilivello con l'inserimento, di una struttura ad albero. In più ora possibile avere una organizzazione meno rigida, ad esempio, si possono creare delle classificazioni a tre livelli ed altre a 2. Miglioria Archiviazione sostitutiva Filtro classificazione multiplo. E' possibili indicare una o più classificazioni da esportare. Miglioria Automatismi su profili Inseriti automatismi su altri tre campi. Numero documento, Data documento e Classificazione. Miglioria Soggetti pratiche Inserita per ogni pratica la possibilità di indicare una lista di soggetti ad essa collegata. Attraverso un apposito campo inserito nella ricerca dettagliata è poi possibile reperire tutte quei documenti che nella pratica a loro assegnata hanno il soggetto indicato. Import Dn Aggiunta la possibilità di importare i dati esterni in una tabella personale Miglioria Anagrafiche- Aggiunto bottone Stampa in tutte le anagrafiche Miglioria PDF/A Inserite funzioni per la trasformazione in PDF/A nella sezione da Archiviare sia facendo tasto destro sul file da convertire che attraverso un apposito bottone. Con acrobat reader 9 è possibile verificare la correttezza di un file PDF/A: Miglioria Ricerca Soggetti Sui campi idmittente e iddestinatario è stata attivata una ricerca di tipo progressiva, cioè digitando nel campo codice almeno 3 caratteri verrà visualizzata una tendina contenente tutti i soggetti che iniziano con i caratteri digitati, potendo accedere ad essa premendo il tasto freccia giù e confermare il dato con invio. Miglioria Ricerca Griglia Dopo aver effettuato una ricerca, posizionandosi su un elemento della griglia e premendo CTRL+F o cliccando sul binocolo, è possibile effettuare un'ulteriore ricerca all'interno degli elementi visualizzati. Questa opzione è possibile attivarla anche nella sezione In Evidenza, In scadenza e Assegnati e nella maschera di selezione dei documenti da collegare. Inoltre espandendo la griglia di ricerca verrà visualizzato, in alto a destra, un campo denominato Cerca in elenco, a differenza della ricerca attivata con il CTRL+F o con il binocolo, utilizzando questo campo, verranno anche eliminate tutte le righe nelle quali l'elemento cercato non è stato trovato. Miglioria Operatori E' possibile abilitare l'apertura del documento originale, attraverso il campo Abilita modifica file originale. Nella versione predente questo campo veniva utilizzato per i soli file Word/Excell. Programma di scansione Realizzata protezione del programma di scansione attraverso chiave hardware, in modalità stand alone ed attraverso chiave software se lanciato da docnet. Sulle docmachine il programma di scansione è sempre attivo. Anomalia Gestione operatori - In caso di collegamento con CRM veniva disabilitato anche il campo Sigla non consentendo più di modificare gli operatori provenienti dall'anagrafica CRM. Miglioria anagrafiche esterne In caso di collegamento con CRM delle anagrafiche Operatori, Soggetti e Pratiche l'operatore ADMIN ora può eliminare i record provenienti da CRM. Anomalia Invio multiple Veniva inviata solo la prima Principali Novità della 4.12

4 Attivazione della procedura anche con chiave Hardware Campi personali come campi standard Condivisione cartella immagini sicura (via FTP) Dettaglio 4.12b0[16/02/09] Anomalia Active document Alcune , in particolare quelle contenenti metafile non venivano salvate segnalando un errore allegato incompatibile. Miglioria Campi personali Eliminata la griglia dei campi personali e sostituita con un elenco di campi uguali a quelli standard. Anomalia Non funzionava il mantieni valore sui campi IDDestinatario (e/o IDMittente), con un profilo attivo. ADM Importazione anagrafica soggetti da CSV non teneva conto del flag Gestione soggetti per utente. Miglioria Nella griglia da archiviare aggiunto bottone per la conversione da TIF->PDF e PDF->TIF Implementazione Chiave hardware per protezione ed attivazione moduli. MODULI Eliminato il modulo PDF da oggi sempre attivo, è stato sostituito dal modulo OCR. Senza questo modulo non sarà possibile effettuare nessun tipo di OCR sui documenti. Implementazione Attivando il modulo WEB (che diventa WEB/FTP) è possibile configurare la cartella immagini non come una cartella di rete windows, quindi non visibile attraverso l'esplora risorse. Questo viene realizzato attraverso una cartella FTP, che può risiedere anche su un server remoto. Tale funzionalità consente una totale sicurezza dei file archiviati non avendo l'utente windows, in alcun modo, la possibilità di accedere alle cartelle che li contengono essendo il sito FTP accessibile solo attraverso un utente e password. Implementazione Backup Database MsSQL Inserita una voce nel menu Utilità denominata Backup Database MsSQL attraverso la quale è possibile fare una copia del database. Viene generato un file.bak che viene copiato nella cartella utenti\backupdb in modo che facendo la copia delle immagini venga copiato anche il backup del database. Miglioria Griglie Evidenza/Assegnati/Scadenza Possibilità di ordinare,spostare e ridimensionare le colonne Implementazione Stampa Ora è possibile stampare una attraverso il bottone presente nella barra Anomalia Se un utente non abilitato all utilizzo di uno stato documento, faceva una ricerca, i documenti con quello stato venivano visualizzati ma lo stato non era corretto. Anomalia Copia in... Non venivano copiati i files relativi a documenti archiviati di tipo . Anomalia Tool tip della griglia documenti archiviati Veniva visualizzato solo il destinatario Miglioria Ricerca Effettuando una nuova ricerca il riquadro contente l'immagine dell'ultimo documenti consultato viene ripulito. Miglioria Operatori E' possibile inibire la possibilità di aprire jn modifica documenti word o excel. Facendo tasto destro sul documento, infatti si può entrare in modifica del documento originale. Per impedire questo è stato inserito un flag nella gestione Operatori denominato Disabilita modifica Word/Excel Principali Novità della 4.11 Gestione delle Connessioni ad altri DB tramite query personalizzate Numero documento autoincrementale Archiviazione sostitutiva conversione PDF automatica nel formato PDF/A Conversioni da PDF A TIF e viceversa Dettaglio 4.11b0[23/01/09] Miglioria Facendo doppio click sull'etichetta delle note viene inserito un timbro sul documento contenete il valore corrente del campo. Nuova Implementazione Gestione delle Connessioni ad altri DB tramite query personalizzate allo scopo di riportare le chiavi di archiviazione da altri applicativi [Modulo opzionale] Anomalia Soggetti - Il controllo di P.IVA già esistente veniva effettuato solo su partite iva corrette. Miglioria Aggiunta funzione Salva documento come, che va ad integrare la già esistente Salva pagina come. Questa nuova funzione consente di salvare il file correntemente visualizzato in un altro formato, diversamente dalla Salva pagina come che consentiva di salvare solo la singola pagina. Miglioria Docnetscan Tasto destro sull'icona del file scansionato per convertirlo in altro formato

5 (PDF TIF, TIF->PDF e JPG PDF) Miglioria Docnet Tasto destro sull'icona del file o di un gruppo di files per convertirli in altro formato (PDF TIF, TIF->PDF e JPG PDF) Miglioria Docnet Programma di conversione file da TIF a PDF e viceversa dell'intero contenuto di una cartella. Si accede a questa nuova funzionalità o lanciando il file exe ConvertiFiles o dall'apposita voce del menu File. Miglioria Lettura Barcode Non vengono più segnalate le pagine senza barcode. Miglioria Archiviazione sostitutiva Inserita opzione per la trasformazione dei file nel formato PDF/A. Di fatto viene eseguita una rasterizzazione cioè il file risulta come se fosse stato scansionato, tale modifica viene eseguita solo sul file inserito nell'archiviazione sostitutiva e non su quelli archiviati in docnet che restano quindi nel loro formato originale. Anomalia Profili In alcuni casi non veniva compilata la classificazione collegata al profilo Anomalia Ricerca dettagliata - in ricerca dei documenti archiviati, dal binocolo, cliccando sull'etichetta classificazione viene visualizzata la lista delle classificazioni della ditta corrente di cui l'operatore ha i permessi, mentre consultando il combo, vengono visualizzate anche le classificazioni delle altre ditte. Anomalia Modifica documenti Se in uno dei campi contente le chiavi di ricerca dei documenti c'erano contenuti dei caratteri speciali tipo '&' o '<>', attivando la modifica attraverso il bottone, veniva segnalato un errore di compatibilità. Nuova Implementazione Nella gestione delle classificazioni è stato aggiunto un campo denominato Autoincrementa numero documento. Questo, sia da docnet che da docmachine, consente di autonumerare, in maniera consecutiva, il valore del campo Numero documento, quest'ultimo inafatti viene incrementato in automatico dal programma su un gruppo di documenti. Una volta abilitata questa funzione essa sarà applicata a tutti i documenti archiviati con quella classificazione quindi si consiglia di attivare, sulla stessa classificazione, anche l'obbligatorietà del campo Numero documento. Il valore da incrementare deve essere inserito nel campo Numero documento, prima di avviare l'archiviazione dei documenti, e deve riferirsi al valore immediatamente precedente a quello di partenza, ad esempio: (Se il primo documento è il numero 385 nel campo Numero documento deve essere inserito 384). Possono essere inseriti anche valori misti caratteri e numeri ovviamente verrà incrementata la sola parte numerica, ad esempio AF123, AF123X o 123AF. Miglioria L'OCR testo completo su sistema Operativo Windows Vista risultava molto lento Miglioria DocnetScan Inserito opzione Inverti colore tra le opzioni di scansione. In alcune multifunzioni può capitare che le scansioni vengano effettuate con i colori invertiti cioè in negativo. Attraverso questo flag è possibile correggere questo malfunzionamento legato ad i singoli driver TWAIN. Principali Novità della 4.10 Nuovo sistema di firma digitale Importazione da altri database (ImportDN) Dettaglio 4.10b13[12/12/08] Miglioria Barcode Se nei barcode erano stati inseriti dei caratteri spazio questi non venivano eliminati provocando dei mancati riconoscimenti Anomalia Archiviazione In caso di Tipo struttura directory diverso da standard veniva segnalato, dopo aver archiviato una , un errore di percorso non trovato. VRF Maschere Liste (Pratiche,Soggetti ecc..) ingrandite alle massime dimensioni possibile secondo la risoluzione del monitor in uso. VRF Archiviazione Inseriti campi personalizzati. VRF Archiviazione Selezionando una Ditta che non prevede la classificazione correntemente selezionata viene segnalato con un messaggio. Anomalia ADM Import Multi TS Le classificazioni con descrizione superiori a 30 Caratteri non venivano create in automatico dal programma Anomalia ACTD Archiviando una proveniente da ZFAX in outlook 2000 e precedenti, veniva segnalato un errore dovuto ad una compilazione errata della da parte di ZFAX. ImportDN Inserita possibilità di creare l'utente/ditta durante l'importazione dei soggetti. Dettaglio 4.10b8[09/12/08] Miglioria Barcode Inserito un campo nell'anagrafica barcode per riconoscere il valore inserito attraverso un campo Formato simile a quello usato per lo spezza pagina. Questo consente di evitare tutti quei problemi legati all'ordine nel quale vengono letti i barcode.

6 Miglioria Barcode Nella funzione spezza ed archivia non vengono più generate segnalazioni relative all'archiviazione, che costringo l'operatore a confermare la maschera. Al termine del processo viene visualizzato un resoconto degli eventuali problemi verificatisi durante il procedimento. Ad esempio se definisco un campo obbligatorio, non viene più visualizzata la maschera per ogni file per il quale fallisce l'archiviazione, ma solo un resoconto finale con tutti i documenti che non sono andati a buon fine. Firma digitale Aumentata la compatibilità con le smart card presenti sul mercato, con l'inserimento di due flag, uno per le vecchie carte che utilizzano il Card OSAPI 2.1 o precedenti ed un'altro per attivare o disattivare le funzioni avanzate che non sono messe a disposizione da tutte le carte in commercio. Dettaglio 4.10[01/12/08] ImportDN - Nuovo programma di importazione dati da altri applicativi. Si interfaccia in maniera nativa a: Access MsSQL MySQL CSV (con qualsiasi separatore) in più, attraverso una DSN, a tutte quella base dati compatibili ODBC. Prevede la possibilità di adattarsi a qualsiasi struttura di tabella o CSV. Il file ImportDN.exe viene installato dal fix sotto la cartella dei programmi ma può essere lanciato anche su un PC dove non è stato installato docnet. Anomalia Spezza pagina bianca In caso di tolleranze troppo elevate poteva essere generato un errore. Anomalia ADM Se il file oggetto dello spezza pagina o uno dei file spezzati già era presente nella cartella destinazione, veniva generato un errore. Anomalia Campi personali In alcuni casi i valori negativi dei campi numerici venivano salvati senza segno. Anomalia Revisioni Impostando la cartella locale dell'operatore, creando una revisione il file non veniva copiato nella cartella corretta. Miglioria Aprendo il documento con l'applicazione predefinita di windows, con l'apposita icona posta nella barra dei bottoni, ne viene visualizzata una copia locale. Miglioria Spuntando il flag testo completo se l'ocr non rileva nessun valore viene segnalato con un messaggio. Anomalia Spuntando il campo testo completo i documenti precedentemente collegati venivano deselezionati. Anomalia VRF Gli operatori definiti di sola visualizzazione non riuscivano ad usare il VRF a causa di un errore. Miglioria Implementato nuovo sistema di firma digitale, i principali vantaggio sono: # Non necessita di setup separato # Non si deve attivare # Utilizzabile su tutti i client anche se non sono dotati del modulo Sign e del lettore di smart card, per la visualizzazione dei documenti firmati o marcati # Valore legale del riferimento temporale # Log operatore sulle attività di firma e marca. Anomalia Spuntando il flag Ricerca precisa check box alla sinistra del campo ricerca veloce, uscendo e rientrando da docnet veniva generato un errore non consentendo l'apertura del programma. Malfunzionamento Non funzionava correttamente la firma digitale di file multipli. Malfunzionamento Se su una pagina ci sono due barcode questi potevano essere letti in ordine non sempre uguale. Anomalia Facendo doppio click sulla griglia dei log, sia dai documenti che dalla gestione operatori, veniva generato un errore Anomalia Spuntando il flag nelle 'Nascondi tab ' potevano verificarsi dei malfunzionamenti nell'archiviazione da Outlook Implementazione Per migliorare i tempi di accesso al disco da parte di docnet è stata inserita la possibilità di modificare la struttura delle directory dove la procedura va a depositare le immagini archiviate. In particolare è possibile specificare la capacità delle cartelle che può essere di o files. Il valore da noi consigliato è ed è possibile modificare questo parametro solo se non sono ancora stati archiviati documenti, da Utilità->Configurazione->Generale sezione Files [ATTENZIONE!!! Le opzioni diverse da Standard non sono ancora supportate dal modulo WEB] Miglioria Nel caso sia stata attivata l'opzione Nascondi collegati la loro presenza viene segnalata dal simbolo '[+]'

7 Miglioria Aumentata la capacita dei campi descrizione Mittente e Destinatario portata da 50 a 158 caratteri. Anomalia Quando riportava la ragione sociale di un Mittente/Destinatario non aggiungeva il campo nome presente in anagrafica. Miglioria Aumentata la capacita del campo descrizione Pratica portato da 50 a 100 caratteri. Anomalia In caso di Gestione soggetti per utente e Codice esterno soggetti, andando a modificare un codice di un soggetto veniva segnato che il codice già esisteva. Anomalia Errore quando si tenta di fare il copia in... su un file di cui l'operatore non dispone dei diritti di visualizzazione

8 Principali Novità della 4.9 Gestione delle revisioni Gestione Permessi Operatore avanzate Filtri Ditte e Stati documento Stampa e Gestione del LOG Dettaglio 4.9b10[19/09/08] Controllo Nella configurazione generale sezione ora è possibile nascondere la scheda ' ' (alla destra di quella 'da archiviare'). Per gli operatori che archiviano le da outlook, infatti, non è necessaria, in quanto le in arrivo verranno archiviate direttamente da outlook, attraverso il modulo Active document (ACTD). Malfunzionamento Flussi documenti Anche se non veniva spuntato il flag Invio , veniva ugualmente visualizzata la maschera di log. Miglioria Nella gestione dei flussi sezione Automatismi, inserendo un valore nel campo Mittente o Destinatario e cliccando sull'etichetta del campo stesso, l'elenco verrà aperto con i dati filtrati secondo il valore inserito. Anomalia Nella ricerca documenti, il campo classificazioni non teneva conto del filtro utente/ditta. LOG Operatore Gestione e stampa del LOG operatore attraverso un unico programma attivabile solo dall'amministratore che consente di effettuare stampe,anche personalizzate, dei vari dati, cancellazione di dati obsoleti e loro esportazione su file XML. Menu Utilità ->Configurazione -> Log tasto Gestione oppure Menu File -> Stampe -> Log. Controllo Dalla sezione Da archiviare attivando la funzione Importa nuove immagini (l'icona gialla rappresentante una cartella) se il numero di file è superiore a 999, viene segnato ed interrotto il caricamento. Nuova Gestione permessi La gestione dei permessi degli operatori è stata migliorata ed ampliata, ora è possibile specificare : - Permessi di Inserimento, modifica e/o Cancellazione per ogni operatore, attraverso il campo Permessi nella sezione Filtri dell'anagrafica Operatori. Per questo è stata creata una apposita tabella dei Permessi dove è possibile definire un codice ed associare ad ognuno di essi uno o più valori, tra Inserimento, Modifica e Cancellazione. - Permessi per classificazione E' possibile gestire i permessi anche a livello della singola classificazione. Nella sezione Protezione della tabella Operatori, la lista delle classificazioni ora presenta tre colonne aggiuntive, per una gestione dei permessi più dettagliata. Filtri Stati documento - Nella sezione Filtri->Stati Documento è possibile specificare, da un elenco degli Stati documenti, con quali di questi l'operatore è abilitato ad operare. Quindi quest'ultimo non potrà, sia in fase di caricamento che di modifica, dei dati documento, inserire un valore diverso da quelli indicati. Filtri Utenti per operatore Sino ad oggi, nella sezioni filtri, era possibile associare ad un Operatore, una sola Ditta, cioè l'operatore non poteva fare alcun tipo di operazioni, dall'inserimento alla ricerca, se non sulla Ditta indicata nell'apposito campo. Ora nella sezione Utenti/Ditte è possibile scegliere, da un elenco, quale o quali ditte assegnare all'operatore. Nuove funzionalità in Ricerca Nella stringa di ricerca (sia veloce che dettagliata) è possibile utilizzare dei caratteri di concatenazione tra le varie parole ricercate. I caratteri di concatenazione possono essere di due tipi e sono validi solo per i campi di tipo stringa. + : Ricerca tutte le parole contenute nella stringa che sono state separate dal carattere '+' in uno o più campi & : Ricerca tutte le parole contenute nella stringa che sono state separate dal carattere '&' che si trovano nello stesso campo Esempio con '+': Circolazione + BA450XB Trova tutti i documenti nei quali ci sia scritto in uno dei campi o il valore 'Circolazione' o il valore 'BA450XB' Esempio con '&': Circolazione & BA450XB Trova tutti i documenti nei quali ci sia scritto in uno dei campi sia il valore 'Circolazione' che il valore 'BA450XB' DOCMACHINE Inseriti i campi Data competenza e Data scadenza con relativa possibilità di attivare l'invio di un messaggio alla scadenza. DOCMACHINE Aggiunta la possibilità di inserire una nuova pratica. DOCMACHINE Nella cartella dei programmi è stato inserito un file denominato buttons.ini, attraverso di esso è possibile nascondere i bottoni che si trovano nell'ultima riga della docmachine. Il file contiene una riga per ogni bottone numerati partendo da sinistra verso destra. [VRF] #Button1

9 #Button2 #Button3 #Button4 #Button5 Se si desidera nasconderne uno è sufficiente eliminare il carattere '#'. VRF Stampa documenti dall'anteprima. Implementazione Info ricerca. Al termine di una ricerca viene visualizzato un riepilogo concernente i dati dell'operazione appena effettuata. Le informazioni che è possibile ottenere sono. - Tempi di esecuzione della ricerca - Numero di documenti trovati - Numero di collegamenti - Numero di revisioni - Numero di file per tipo (esempio PDF,TIF, DOC ecc..) Implementazione Migliorate le funzioni di stampa. Implementazione Revisione Implementate funzioni per la revisione dei documenti. Si attiva nelle classificazioni e consente di tenere traccia di tutte le modifiche alle quali viene sottoposto un documento (consultare il manuale per i dettagli). Implementazione Opzione sola lettura Per ogni classificazione è ora possibile specificare se al momento dell'archiviazione si desidera trasformare il file in sola lettura. Implementazione ADM Nel file dati per l'importazione attraverso record chiavi è ora possibile specificare anche se si desidera ricevere un messaggio di avviso allo scadere della data specificata. Per i dettagli consultare la documentazione presente in record_chiavi.pdf. Dettaglio 4.8b51[01/08/2008] Anomalia ADM Corretta anomalia importazione Spool standard solo se non era spuntata l'opzione Codice esterno soggetti. Se l'utente non esisteva non veniva creato, mentre i documenti venivano archiviati nell'utente loggato con l'adm. Dettaglio 4.8b45 [21/07/2008] DOCMACHINE Inserita la possibilità di digitare, in tutti campi data, il valore anche da tastiera. DOCNET Inserita opzione per la ricerca OCR sui documenti (Consiste in un nuova funzionalità avanzata che consente di evidenziare il testo trovato sull'immagine del documento visualizzato) N.B. Richiede l'istallazione del setup OCR3G presente nel CD sotto la cartella OCR3G. Per effettuare questo tipo di ricerca utilizzare il tasto freccia bianca su sfondo arancione presente nella barra dei bottoni di docnet Anomalia Duplicazione delle annotazioni su altro file. Se si modificavano o aggiungevano delle annotazioni e non si salvavano prima di cambiare file, queste venivano salvate sul nuovo documento e non su quello al quale esse facevano riferimento. ADM Import anagrafiche Inserita opzione elimina file dopo importazione Implementazione Note Gestione di note personalizzate Le note sono delle informazioni descrittive, cioè documenti archiviati che non hanno nessun file collegato ma che vengono rappresentate graficamente posizionando su uno sfondo le informazioni contenuto nei campi chiave. Fino ad oggi si trattava di note standard, cioè sia lo sfondo che le posizioni delle chiavi di ricerca non erano modificabili. Ora attraverso, la voce di menu Tabelle - > Modelli Note, è possibile creare dei modelli di note personalizzati, impostando uno sfondo creato dall'operatore, scegliendo quali campi visualizzare e dove posizionarli. Una volta creato un modello per utilizzarlo basta agganciarlo ad un profilo. Implementazione Classificazioni Nell'anagrafica delle classificazioni è stato aggiunto un campo denominato Messaggio protocollo attraverso il quale e possibile far comparire una maschera al termine della archiviazione con i dati del Protocollo appena archiviato, in più con l'opzione di stampare il file appena archiviato o spedirlo via . Dalla maschera che visualizza il protocollo, attraverso un bottone <Stampa> sarà anche possibile stampare il documento appena archiviato. Implementazione Operatori Ora, dalla gestione operatori, è possibile nascondere le linguette della sezione Dati Documento Implementazione Configurazione Dalla gestione configurazione sezione Documenti, è possibile rinominare le linguette della sezione Dati Documento. Dettaglio 4.8b23 [16/06/2008] Implementazione ADM Ora nel file TXT del record chiavi standard è possibile anche passare la lista di distribuzione Implementazione ADM Ora nel file TXT del record chiavi standard è possibile anche passare solo il

10 codice del mittente/destinatario Anomalia ADM Nell'import FAX non veniva assegnata la serie presente nella classificazione Dettaglio 4.8b19 [30/05/2008] Implementazione Abilitazione Operatore alla modifica (Inserito nell'anagrafica operatore una spunta per abilitare o meno l'operatore a modificare i dati di un documento). Implementazione Modifica multidocumenti Anomalia In MySQL le barre inverse (\) e gli apici (') venivano eliminati in fase di salvataggio sul DB Anomalia La colonna operatore presente nella griglia dei documenti archiviati, nelle righe relative a i documenti collegati, non era corretto, riportava quello relativo al documento principale. Anomalia Nella funzione Copia in... se venivano zippati i file ed il percorso della cartella di destinazione conteneva degli spazi non creava il file.zip. Anomalia Durante la creazione di un nuovo profilo barcode, il campo formula dell'ultimo campo inserito sovrapponeva quelli già inseriti. Miglioria Stampa elenco documenti mancavano i campi relativi all'etichetta supporti archiviazione Dettaglio 4.8b6 [29/04/2008] Implementazione Stampa elenco documenti archiviati e sottoposti ad archiviazione sostitutiva. Tale stampa può essere eseguita in 2 modalità, la prima dall'anagrafica etichette attraverso il bottone <Stampa>, in questo caso verrà stampato il file xml che è stato creato in fase di generazione del disco, in questo modo può anche essere stampato il contenuto direttamente dal CD masterizzato. La seconda modalità è quella che prevede la stampa del contenuto di una ricerca, facendo semplicemente tasto destro su uno degli elementi risultato della ricerca. In questo caso verrà visualizzato un menu ed attraverso la voce stampa, avviare il programma. Per fare in modo di poter selezionare solo gli elementi archiviati che fanno parte di una determinata esportazione, nella ricerca dettagliata, nel TAB "Altri" è stato inserito il filtro "Etichetta". Le stampe sono tutte personalizzabili attraverso il bottone modifica. Quelle standard si trovano sotto la cartella comune "Stampe" e non devono mai essere modificate perchè verranno utilizzate da documentale per distribuire eventuali aggiornamenti, se si desidera modificare una stampa standard, è necessario prima copiarla nella cartella "CUSTOM", il programma infatti prima di modificare o avviare una stampa, controllerà prima se esiste sotto "CUSTOM" e se non la rileva preleva quella presente sotto "Stampe". Miglioria - Ricerca Soggetti per Partita IVA Nell'elenco soggetti il campo prima dedicato solo alla ricerca per ragione sociale, ora attraverso un campo di tipo ComboBox, ha assunto una caratteristica multifunzionale, cioè a seconda del valore del combo effettuerà una ricerca su un differente campo, nel caso specifico (Ragione sociale, Partita iva e Codice fiscale) Dettaglio 4.8 [16/04/2008] Implementazione Gestione Log operatore. Questo modulo consente di tenere traccia di tutte le operazioni che possono essere svolte da un operatore sia sui documenti che sui dati. Completamente personalizzabile, è possibile decidere di tracciare solo alcuni tipi di operazioni, che l'amministratore di sistema ritenga opportuno controllare. Per accedere a tale configurazione utilizzare il menù Utilità>Configurazione>Log Miglioria Se abilitata la gestione protezione su classificazione è possibile, visualizzare solo le classificazioni di competenza dell'operatore (Inserito flag in Anagrafica operatore) Implementazione Gestione protocollo giornaliero (Inserito flag in Anagrafica Classificazioni) Anomalia Scartati in automatico eventuali barcode doppi. Anomalia Attivando la funzione blocca valore sul campo profilo, l'ocr sul singolo campo non funzionava correttamente. Principali Novità della 4.7 Integrazione completa tra docnet e ms-outlook Decodifica Barcode OCR 3G (L'ocr di terza generazione) Nuovo VRF Dettaglio b48 [12/03/2008] Anomalia Spuntando il campo classificazione come obbligatorio nella gestione Configurazione- >Generale->Documenti veniva spuntato anche il campo pratica Miglioria Inserito bottone per la visualizzazione del Cestino nella sezione Da archiviare (N.B. Il cestino era già visualizzabile attraverso l'apposita voce del menu File.)

11 Anomalia Durante l'archiviazione multi documento attraverso la mappatura, che prevedesse anche campo P.IVA, se la richiesta di creazione del soggetto veniva rifiutata, il documento veniva ugualmente archiviato. Miglioria Nella ricerca dettagliata è stato inserito per i campi Classificazione e Stato un elenco dei valori, attraverso i quali è possibile anche fare delle ricerche, cliccando sull'etichetta del nome campo. Miglioria Aumentate le dimensioni dei font dei timbri applicati in automatico dalla classificazione Anomalia L'ordine della colonna Data documento nella griglia archiviati non era corretto Dettaglio b40 [21/02/2008] Implementazione Attivata modifica dati documento su cartelle In evidenza Assegnati e In scadenza Implementazione Compatibilità del modulo barcode con file PDF Anomalia - Ricerca campi personalizzati di tipo valuta, non funzionava correttamente in caso di decimali Implementazione Nella gestione barcode inserita possibilità di leggere solo i barcode di un determinato tipo, scartando tutti gli altri. Implementazione Integrazione con spool di stampa Multi TeamSystem Implementazione Stampa etichette barcode (Programma di creazione, personalizzazione e stampa delle etichette) Implementazione Avanzamento fase del flusso di lavoro, ora è possibile ad ogni avanzamento stabilire quale valore dovrà assumere il campo Stato documento Anomalia Quando si utilizzava acrobat Standard oppure Professional per reperire il testo completo contenuto in un PDF venivano prelevate solo le prime 2 pagine Anomalia Non cancellava correttamente i record delle Tabelle personalizzate Dettaglio b37 [07/02-/2008] Malfunzionamento Nel modulo Flussi documenti, all'avanzamento fase inviava l' relative al flusso corrente e non del successivo. Anomalia Nell'anagrafica dei flussi l'ordine del campo Ordine fase doveva essere sempre crescente, anche avendo più fasi, altrimenti si verificava un non corretto avanzamento del flusso Anomalia- Spuntando, della configurazione generale, il flag dei documenti Visualizza protocollo prima di archiviare, in alcuni casi questo poteva provocare un errore in fase di archiviazione. Dettaglio b36 [29/01-/2008] Malfunzionamento dell'invio agganciate ai flussi. Anomalia- I file ruotati venivano archiviato con una angolazione errata Dettaglio b33 [21/01-/2008] Integrazione CRM O-MATIC Anomalia Nella maschera di archiviazione dell'active document non funzionava il bottone <collega> Malfunzionamento Scegliendo una mappatura, digitando il suo codice nell'apposito spazio sopra i bottoni, tale valore non veniva ripulito impedendo di poter scegliere una nuova mappatura se prima non si azzerava manualmente. Barcode integrate nuove funzioni quali lo spezza pagina, spezza pagina ed archivia, pagina del documento dove si trova il barcode ed il collegamento al profilo Statistiche Inserita statica denominata Personale che utilizza i campi select,raggruppa e ordina presenti nel tab Colonne. Tasto collega Eliminato default campo classificazione nella finestra per collegare i documenti Anomalia Gestione Classificazioni, nel campo codice accettava più dei 10 caratteri consentiti. Anomalia Il bottone aggiungi pagina nella sezione Archiviati non eliminava la pagina accodata. Anomalia Con Database MySQL la ricerca delle mappature non funzionava correntemente Anomalia Con Database MySQL la gestione delle tabelle personali restituiva errore sul conferma. Malfunzionamento Avendo attivato l'ocr3g nell'archiviazione multifile partiva la rilevazione OCR senza nessuna richiesta all'operatore. VRF2 Implementato calendario sulle ricerche per anno, ora è possibile filtrare oltre che per anno anche per mese o giorno. VRF2 Implementata ricerca anche su lista Pratiche, classificazioni e Aziende. Anomalia A sinistra dell'anteprima del documento c'era un bottoni attivo relativo al modulo fatture, ora è stato disattivato. Miglioria Inserito nella Configurazione generale un flag denominato Nascondi collegati per stabilire il default della funzione che consente di Nascondere/Visualizzare i file collegati. Dettaglio b20 [20/11/2007]

12 Anomalia Scegliendo una classificazione di sola Entrata o sola Uscita e prendo il tasto F2 per attivare la funzione mantieni valore, alla conferma con OK il Flag entrata/uscita, presente sulla classificazione non veniva reimpostato. Anomalia Nel modulo con l'opzione di scaricare direttamente da POP3, alcuni tipi di , come ad esempio quelle generate dal Fax server di TOBIT, non venivano visualizzati gli allegati. Il problema è stato risolto ma sarà necessario riscaricare tutte le eventualmente già scaricate. Anomalia Nei Flussi scegliendo l'opzione di invio all'avanzamento di un flusso, alcuni client di posta non erano compatibili con la formato della mail composta da docnet. Anomalia Attivando il mantieni valore (tasto F2) sul campo profilo, se quest'ultimo aveva agganciato una mappatura, dopo la conversione veniva generato un errore. Anomalia - Impostato data documento obbligatoria nella classificazione, seleziono una data dal calendario alla conferma dell'archiviazione, veniva visualizzato il messaggio "data documento campo obbligatorio". Anomalia Con database MSSQL o MYSQL tentando di collegare due documenti già collegati tra loro, veniva generato un messaggio di errore invece che la segnalazioni di Documento già collegato Dettaglio b17 [08/11/2007] Segnalazione malfunzionamento durante la creazione della griglia all'avvio del programma Dettaglio b16 [02/11/2007] Controllo che il file key.ini corrisponda al computer in uso Collegamento crm se cancello un soggetto dal crm lo cancella anche da docnet in più scoperta anomalia che non importava quei soggetti con un campo Stato o il Campo codice più grandi rispettivamente di 4 e 10 caratteri Mittente e destinatario nella treeview Quando si modificava un dato nella tabella Classificazioni veniva perso il valore inserito nel campo Utente Nella maschera di filtro per la ricerca dei documenti archiviati, scrivendo un valore nel campo mittente o destinatario e premendo F9 o cliccando sull'etichetta ID Mittente o ID Destinatario, viene effettuato un filtro in base a tale valore. Anomalia- Nella Configurazione generale se si spunta Gestione codice esterno soggetto, il campo codice nella maschera di gestione soggetti deve essere obbligatorio Inserito filtro per Utente nella scelta del Profilo, vengono visualizzato solo i profili senza un utente o con il campo utente uguale all'utente corrente Anomalia. Se si creava una nuova classificazione ed era attiva la gestione protezione sulla classificazione, non veniva salvate le opzioni di protezione, stesso problema anche se si inseriva un nuovo operatore. NUOVA GESTIONE E MAIL CON SALVATGGIO DA OUTLOOK E COMPATIBILITA' CON.EML E POSTE CERTIFICATE SDUPADTE- Eliminate incompatibilità con la creazione di database in MSSQL 7 Ricerca di più parole concatenandole con il simbolo + sia nella ricerca veloce che nella ricerca dettagliata Archiviazione sostitutiva Inserito, nella sezione Controlli, il flag Spazio occupato in modo da poter decidere se effettuare o meno il controllo delle dimensioni del disco che si sta generando. Si è reso necessario in quanto questo controllo potrebbe risultare lento. Aggiornata la Lista ad albero con maggiori informazioni relative al documento cercato e la possibilità di poterla ridimensionare Corretta anomalia nella Gestione soggetti per utente se infatti esistevano due soggetti con lo stesso codice in due ditte diverse questi potevano essere gestiti ma se poi venivano selezionati, ad esempio durante il caricamento delle chiavi di ricerca di un documento, il valore riportato nel campo Mittente/Destinatario poteva essere errato, cioè riferirsi al codice non della ditta corrente. OPERATORI Attualmente solo con l'operatore ADMIN era possibile eliminare un documento archiviato, è stata quindi aggiunta nell'anagrafica operatori una sezione Autorizzazioni all'interno della quale la possibilità di definire se l'operatore è abilitato o meno alla cancellazione. Definito un bottone nella barra dei menu per inviare non collegate a nessun documento archiviato. Corretto errore durante l'ocr Testo completo Corretto malfunzionamento durante la navigazione dei documenti archiviati con l'opzione Anteprima automatica attivata. Utility Aggiornamento Soggetti da VTIGER - Questa funzione serve per allineare la tabella soggetti del db DOCNET con la tabella Aziende di VTIGER CRM. Tale funzione verifica attraverso la descrizione della ragione sociale, che il soggetto esista in docnet

13 ed in tal caso, se non risulta mai importato dal CRM, lo associa con l'anagrafica di VTIGER. Tipicamente, questa funzionalità, viene utilizzata nel caso si decida di importare l'anagrafica già esistente in docnet nel CRM. Attraverso l'utilizzo dei file CSV infatti questa operazione risulta abbastanza semplice, il problema è che i nominativi importati in VTIGER non hanno nessun collegamento con quelli presenti in docnet. Ed è qui che ci viene in aiuto questa funzione, che non fa altro che leggere i nominativi dal CRM li confronta, attraverso la Ragione Sociale, con quelli presenti in docnet e se risultano uguali crea il collegamento. Etichette campi personalizzabili anche nella maschera di ricerca. Configurazione generale Inserito flag in Mitt/Dest. Viene utilizzato se si desidera archiviare nel campo Mittente e Destinatario l'indirizzo invece del nominativo. Anomalia: Se nella mappatura veniva attivata una delle 3 opzioni di Rimozione, Puntini, Linee Verticali o Orizzontali ed il file non era di tipo bianco e nero veniva generato un errore. Queste funzionalità infatti sono attive solo su file con profondità 1 BIT. Anomalia Documenti archiviati con una rotazione venivano stampati in maniera non corretta SDK Anomalia nel metodo CampoMittenteCodice e CampoDestinatarioCodice in caso di database MySQL Mappature Il controllo per il salvataggio della mappatura correntemente aperta è stato spostato Prima di aprire la gestione mappature. Gestione Utenti Se non era spuntata l'opzione Gestione codice esterno soggetti nell'anagrafica utenti non consentiva di modificare il codice Modulo Fatture Nella sezione archiviate in, caso di file multipagina veniva visualizzata solo la prima pagina Descrizione tabella pratiche aumentato a 50 caratteri Personalizzazione dell'ordine delle colonne della sezione Archiviati Campo codice pratica consentiva di inserire più dei 10 caratteri ammessi. Data evasione e data competenza mancavano nella griglia dei documenti archiviati