RENDICONTAZIONE SIPAX AdV

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1 RENDICONTAZIONE SIPAX AdV Sistema contabile residente su Server centrale Chiusura automatica alle ore 24 di ogni giorno Amministrazione Budget e Controllo Amministrazione e Bilancio Controllo Vendite Roma, 29/09/2005

2 Architettura registrazione in tempo reale sul sistema centrale di ogni singola emissione anche non legata ad una prenotazione; inibizione di ogni emissione automatizzata in caso di mancanza di collegamento con il server centrale; chiusura contabile effettuata in automatico a livello centrale alle ore di ogni giorno 29/09/2005 2/39

3 Architettura Le Agenzie di Viaggio potranno autonomamente effettuare chiusure contabili prima delle ore 24. Tali chiusure non avranno però alcun valore per il sistema contabile di Trenitalia. L operatività resterà invariata rispetto all attuale situazione. 29/09/2005 3/39

4 Architettura L operatività contabile riguarda esclusivamente: Registrazione analitica di biglietti manuali e carte commerciali; inserimento di listini di regolarizzazione, rilievi a debito e rettifiche a credito. 29/09/2005 4/39

5 Architettura I Bonus accettati in pagamento potranno essere inseriti esclusivamente al momento dell accettazione in pagamento e non più inseriti successivamente I pagamenti con Pos, fino a quando non sarà fatto il collegamento diretto POS-Sipax, dovranno essere inseriti a fine giornata nella maschera regolarizzazioni Non potrà mai essere modificato il versamento proposto. 29/09/2005 5/39

6 Architettura La rendicontazione del venduto sarà disponibile la mattina successiva richiamando da Gestione impianto il fine giorno; Viene prodotto un report di fine mese da cui l agenzia, oltre al venduto, ricaverà gli estremi per l emissione della fattura provvigionale; Il sistema consente la stampa dell analitico dei biglietti annullati, restituiti e rimborsati. 29/09/2005 6/39

7 Procedure di Front Office Emissioni Manuali Rimborsi Manuali Bonus ricevuti in pagamento Pagamenti con POS (operativa dal 1 gennaio 2006) Fatture biglietti (operativa dal 1 gennaio 2006) 29/09/2005 7/39

8 Front Office Registrazione emissioni manuali In biglietteria si accede alla funzione di vendita (S-F1) Con il bottone Manuale (S-F5) si accede alla maschera di registrazione del dettaglio delle vendite manuali (facoltativi e carte commerciali) 29/09/2005 8/39

9 Front Office Registrazione emissioni manuali Per prima cosa occorre selezionare il servizio per il quale è stato emesso il biglietto da registrare: Interno Internazionale diretto Tagliandi di sezione Cumulativo Carte commerciali 29/09/2005 9/39

10 Front Office Registrazione emissioni manuali In base al servizio selezionato compaiono i relativi tagliandi disponibili in casellario. ATTENZIONE! Il sistema non consente registrazioni saltuarie (al di fuori della progressione numerica) 29/09/ /39

11 Front Office Registrazione emissioni manuali Scegliere la classe, il numero dei viaggiatori, la stazione di partenza, ecc. Cliccando nel campo corsa si visualizzano le opzioni disponibili che impostano il codice di conto corrente cui imputare l importo del biglietto. 29/09/ /39

12 Front Office Registrazione emissioni manuali La registrazione si conclude con l inserimento dell importo, attribuito al competente codice di conto corrente. Nel caso il biglietto da registrare sia un annullato, dopo aver selezionato servizio e tagliando, è sufficiente compilare il campo ANNULLATO. Il numero del biglietto registrato SEMPRE PROGRESSIVO compare al termine dell operazione al centro della maschera. Le operazioni descritte per il servizio interno sono naturalmente valide anche per gli altri servizi. 29/09/ /39

13 Front Office rimborsi manuali I rimborsi manuali riguardano esclusivamente i biglietti emessi manualmente (in genere emessi dall agenzia stessa). Come per i rimborsi elettronici, identificati dal sistema con PNR o identificativo, viene stampata una ricevuta eliminando pertanto la necessità di utilizzare l attuale modello Ci /09/ /39

14 Front Office Bonus in pagamento e POS I pagamenti con bonus (con POS a partire dal 1 gennaio 2006) debbono essere registrati al momento della vendita (elettronica o manuale). Quando si finalizza l operazione di vendita o di registrazione del biglietto manuale cliccando sul bottone Pagam (C-F10) si apre una maschera che consente di inserire gli estremi del bonus o il circuito della carta di debito o credito accettata con il relativo importo. ATTENZIONE! I bonus non possono essere registrati in nessun altro modo. 29/09/ /39

15 Procedure di Back Office Gestione casellario Listini di regolarizzazione Regolarizzazioni pagamenti con POS Rilievi a debito Rettifiche a credito Chiusura turno Chiusura giornaliera Gestione stampe 29/09/ /39

16 Back Office gestione casellario Funzione eliminata Il sistema mantiene l attuale impostazione ad eccezione del passaggio da impianto a punto vendita che è stato eliminato. Naturalmente tutti i biglietti in dotazione all agenzia di viaggio debbono essere caricati su sipax. Attenzione!! Ai fini amministrativi resta in vigore l obbligo di tenere aggiornato il registro di carico manuale Ci /09/ /39

17 Back Office Regolarizzazioni: listini e POS La funzione consente di registrare le regolarizzazioni emesse dal Controllo Vendite (Bottone Inserisci F3). Inoltre, fino al 1 gennaio 2006, consente di inserire i pagamenti POS (Bottone Inserisci POS F4) 29/09/ /39

18 Back Office Regolarizzazioni: listini e POS Registrazione listini di regolarizzazione Registrare numero, data, codice e importo quindi cliccare su Inserisci (F4). Ripetere l operazione per tutti i codici del listino e cliccare su Conferma (F3) Alla funzione si accede cliccando su Gestione impianto (F3) Nella maschera che si apre, cliccare su inserisci (F3) 29/09/ /39

19 Back Office Regolarizzazioni: listini e POS Registrazione pagamenti POS Registrare numero di autorizzazione, data, codice del circuito e importo quindi cliccare su Inserisci (F4). Per concludere l operazione, cliccare su Conferma (F3) Alla funzione si accede cliccando su Gestione impianto (F3) Nella maschera che si apre, cliccare su inserisci POS (F4) 29/09/ /39

20 Back Office Rilievi a debito, rettifiche a credito Le maschere per questa funzione potranno essere diverse da queste visualizzate Registrare numero, data, importo e motivazione quindi cliccare su Inserisci (F4). Per concludere l operazione, cliccare su Conferma (F3) Alle funzioni rettifiche a credito e rilievi a debito si accede cliccando su Gestione impianto (F3) Nella maschera che si apre, cliccare su rettifiche (F4) o su rilievi (F6) secondo i casi 29/09/ /39

21 Back Office Chiusure contabili Chiusura del turno La chiusura di turno avviene in locale ed è del tutto indipendente da quella contabile giornaliera. Serve all AdV per controllare la propria operatività e le procedure non sono cambiate. Se il turno non viene chiuso, si protrae per le giornate successive rendendo difficoltosi i controlli interni all AdV senza tuttavia alcuna ricaduta di carattere contabile. 29/09/ /39

22 Back Office Chiusure contabili Chiusura della giornata Il sistema contabile residente su server centrale chiude automaticamente la contabilità con le vendite e le registrazioni effettuate dalle ore 0 alle ore 24 di ciascuna giornata. La chiusura è disponibile il mattino successivo ed occorre riceverla sul proprio computer per poterla stampare. Il sistema prevede automaticamente il versamento alle scadenze dovute (di norma 15 e ultimo del mese) e non richiede nessuna conferma da parte dell AdV. 29/09/ /39

23 Back Office Chiusura giornata Cliccando sul bottone chiusura della giornata contabile (F2) si apre una finestra che avvia automaticamente la ricezione della chiusura giorno. ATTENZIONE! Dopo uno o più giorni di inattività o di mancata ricezione della chiusura, occorrerà accedere in successione alla funzione fino a ricevere tutte le giornate 29/09/ /39

24 Back Office Chiusure contabili Chiusura del mese Dal punto di vista contabile la chiusura mensile non ha alcuna valenza. Tuttavia questa operazione fornisce all AdV alcuni elementi fondamentali per la gestione amministrativa: Viene stampato (o anche solamente visualizzato) l importo della fattura provvigionale; Viene stampata (obbligatoriamente) la dichiarazione da sottoscrivere ed inviare a Trenitalia nel pacco contabile 29/09/ /39

25 Back Office Chiusura mese Cliccando sul bottone chiusura del mese contabile (F4) si apre una finestra che avvia automaticamente la chiusura del mese. ATTENZIONE! La funzione risiede in locale ed è quindi necessario aver ricevuto tutte le chiusure giorno. Il fine mese deve essere richiesto il primo giorno del mese successivo La data che compare nella finestra al giorno deve sempre corrispondere all ultimo giorno del mese 29/09/ /39

26 Back Office Gestione stampe La funzione, che non è stata modificata come operatività rispetto alla versione in esercizio, consente all AdV di ottenere stampe utili al riscontro della propria attività. In particolare: di turno, giorno e mese; il riepilogo contabile con evidenza delle provvigioni; l elenco dei biglietti annullati, restituiti e rimborsati; l elenco dei Bonus accettati in pagamento 29/09/ /39

27 Pacchi Contabili Pacco A Pacco C Pacco Cbis Pacco CTer Documentazione di fine mese Contage Documentazione di fine mese Sipax 29/09/ /39

28 Pacco A Destinatario Ferservizi S.p.A. Sede Territoriale di Firenze Servizi di Amministrazione e Contabilità Via Salvagnoli Firenze Contenuto Stampa di fine mese del modello Ci 502 bis prodotto dal sistema Sipax. Fattura per provvigioni liquidate. Eventuali note di credito e fatture suppletive. Bonus accettati in pagamento (ordinari, in sostituzione del rimborso, PIT, ecc.) con relativo elenco prodotto da Sipax. Elenco prodotto da Sipax di rilievi a debito e rettifiche a credito contabilizzati nel mese (rilievi e rettifiche in originale rimangono agli atti dell agenzia). 29/09/ /39

29 Pacco C Destinatario Trenitalia S.p.A.- DAFC Amministrazione e Bilancio Polo Amministrativo Territoriale - Gruppo Territoriale di Controllo di...(indirizzo del Gruppo competente per territorio). Contenuto Dichiarazione di fine mese prodotto dal sistema timbrata e firmata Stampa del 502 bis prodotto dal sistema con fine mese Biglietti annullati elettronici e manuali di qualsiasi natura e servizio e stampa del riepilogo Biglietti restituiti e stampa del riepilogo Biglietti rimborsati del servizio interno (in contanti o con emissione di bonus) e stampa del riepilogo Copia dei bonus emessi in sostituzione dei rimborsi e stampa del riepilogo Matrici dei biglietti facoltativi ed elettronici del Servizio Interno Biglietti annullati facoltativi del Servizio Internazionale distinti per specie. 29/09/ /39

30 Pacco C bis Abolito! 29/09/ /39

31 Pacco C ter Destinatario Trenitalia S.p.A.- DAFC Amministrazione e Bilancio Polo Amministrativo Territoriale Contabilità Internazionale - Viale S. Lavagnini, 58 Firenze Contenuto Matrici dei biglietti facoltativi ed elettronici del Servizio Internazionale distinte per specie e in ordine numerico progressivo. Rimborsi manuali e Sipax del Servizio Internazionale. Matrici dei biglietti facoltativi e Sipax del Servizio Cumulativo. Rimborsi manuali e Sipax del Servizio Cumulativo. Biglietti del Servizio interno soggetti a regime di conto (da controllare) 29/09/ /39

32 Pacco documentazione di fine mese Contage Abolito! 29/09/ /39

33 Pacco documentazione di fine mese Sipax Abolito! 29/09/ /39

34 Procedure di avvio Parallelo Sipax/Contage Per garantire il corretto avvio a regime del nuovo sistema, nei primi tre mesi di esercizio Sipax rendicontazione sarà affiancato da Contage. In questi mesi la contabilità ufficiale continuerà ad essere prodotta da Contage. IMPORTANTE: Per il buon esito del periodo di parallelo è indispensabile alimentare entrambi i sistemi con tutti i dati, come di seguito specificato 29/09/ /39

35 Procedure di avvio Parallelo Sipax/Contage Agenzie dotate di Sipax-Pro o Net Le agenzie dotate di questi sistemi ogni giorno dovranno: Trasferire mediante floppy (come oggi) i dati di vendita da Sipax a Contage Registrare anche in Contage i dati contabili che non vengono automaticamente trasferiti (bonus ricevuti in pagamento, pagamenti Pos, listini di regolarizzazione, rilievi a debito e rettifiche a credito) N.B. Le vendite dei biglietti manuali e delle carte commerciali non debbono più essere registrate in Contage perché vi transitano con il floppy prodotto da Sipax 29/09/ /39

36 Procedure di avvio Parallelo Sipax/Contage Agenzie dotate di Sipax-Plus Le agenzie dotate di questo sistema ogni giorno dovranno: Inserire (come oggi) i dati di vendita da Sipax a Contage copiandoli dalla stampa di fine giorno Registrare anche in Contage i dati contabili che non vengono riportati sul fine giorno (bonus ricevuti in pagamento, pagamenti Pos, listini di regolarizzazione, rilievi a debito e rettifiche a credito) N.B. Le vendite dei biglietti manuali e delle carte commerciali non debbono più essere registrate in Contage perché sono comprese nel fine giorno prodotto da Sipax 29/09/ /39

37 TRENITALIA ringrazia tutti gli intervenuti per l attenzione e la collaborazione prestata 29/09/ /39