PRIMOHOTEL.COM. 1. Introduzione

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1 PRIMOHOTEL.COM 1. Introduzione Il portale Primohotel.com è un software creato per gestire il rapporto fra il turista e le strutture ricettive presenti sul territorio, studiato e realizzato per andare incontro alle esigenze di tutti gli operatori del settore, con la possibilità di diventare, in questo modo, uno strumento di lavoro rapido ed efficace che può affiancarsi o sostituire il sistema che l operatore già usa. È la soluzione completa per la gestione di tutte le tipologie di operatori e aziende turistiche: alberghi, ristoranti, agriturismo, bed&breakfast e agenzie viaggio. Ma è anche uno strumento efficace al servizio del turista che cerca una sistemazione sicura in tempo reale. Turisti e operatori turistici possono incontrarsi grazie ad Internet: chi vuole programmare una vacanza in totale autonomia potrà verificare l'offerta di ospitalità senza muoversi da casa propria. Gli operatori turistici, invece, godono di una vetrina che li rende visibili e accessibili al di là dei normali e consolidati canali di incoming. Il software si presenta come una proposta articolata. Per il turista rappresenta un'opportunità che consente di prenotare una camera con la possibilità di sapere in anticipo le caratteristiche, i costi e le attrattive turistiche locali; per l'operatore turistico rappresenta il primo prodotto informatico che permette di gestire tutti gli aspetti di un'impresa turistica. Il software è la base su cui si costruisce un centro di scambio di informazioni su cui poggiano attività e sviluppi futuri che escono 1

2 dall ambito informatico-telematico per andare verso il territorio, verso le persone e la loro creatività, verso lo sviluppo di un modo attuale di intendere il turismo. 1.1 Il Front Office Il programma è articolato in due parti distinte, il front office ed il back office. Il front office è strutturato in modo relativamente semplice, con la presentazione dei contenuti e la possibilità, per l operatore, di addentrarsi nella parte più complessa, ossia nel back office. Dalla maschera del front office si può accedere alle schede delle diverse strutture, nonché alle informazioni relative al tour operator ed al centro prenotazioni. In questa maschera è possibile effettuare una ricerca, volta a selezionare la struttura desiderata. I campi della ricerca, però, dovrebbero essere il più possibile definiti, dando al turista la possibilità di scegliere fra una rosa di soluzioni proposte, organizzando la ricerca per zona, tipologia, prezzo, comfort, periodo ed allestimento delle stanze. I risultati della ricerca saranno visibili sotto forma di elenco. Una volta scelta dall elenco la struttura che si reputa più adatta alle proprie esigenze, il turista deve avere la possibilità di visionarne le camere. La vetrina della struttura prescelta deve contenere i dati e le informazioni relative al prezzo per camera, ai comfort, nonché la descrizione della struttura e le relative fotografie. Uno spazio rilevante della vetrina dovrà inoltre essere dedicato ad un nuovo servizio, il virtual concierge, ossia la possibilità da parte della stessa struttura ricettiva di proporre i negozi, i ristoranti e le attrazioni più rilevanti della zona immediatamente attorno ad essa, dando così al turista la possibilità di prendere visione di proposte diverse e di crearsi un percorso su misura. Per gli itinerari specifici, però, si rimanda alle sezione dedicata ai tour operator. Nell ambito di questo nuovo servizio, si può pensare di offrire al turista la possibilità di prenotare direttamente on-line una cena al ristorante piuttosto che una visita guidata in una cantina. Il meccanismo della prenotazione delle strutture proposte nel front office non è semplice. Al turista che accede a questa parte si presenta una maschera con alcuni dati da compilare. Per prenotare è necessaria la registrazione, ottenendo così una login e una password. Chi è già registrato deve semplicemente digitarle, chi non lo è si registra e successivamente riceverà via la conferma della avvenuta registrazione. Il turista sceglie in un primo tempo la struttura nella quale desidera soggiornare, con la possibilità di visionare anche le camere; solo in un secondo momento si registra per prenotare. Una volta effettuata la prenotazione, il turista riceverà una e- mail di conferma, mentre la macchina invierà in automatico la stessa conferma alla struttura in questione e all Ente Turismo. 2

3 Per evitare che ci siano registrazioni fittizie che non si risolvono in effettive presenze nelle strutture, si possono creare delle sorte di ostacoli. Una prima modalità consiste nell assegnare al turista la password inviandogliela via se la casella di posta fornita è falsa o inesistente, il turista non riceve la password e non può prenotarsi. Una ulteriore proposta consiste nel richiedere una piccola caparra al turista tramite la carta di credito; questo sistema, però, può indurlo a non prenotare, magari dando spazio a timori sulla sicurezza di questo metodo di pagamento. Per ovviare a questo si potrebbe effettuare un piccolo sconto a chi si prenota on-line. Il meccanismo della prenotazione si considera concluso non quando il turista ha prenotato e ne ha ricevuto conferma via , ma nel momento in cui la struttura ricettiva prescelta invia una seconda conferma al cliente della propria prenotazione. L intero sistema del centro prenotazioni dà al turista la possibilità di visionare tutte le strutture ricettive del bacino turistico di Langa e Roero. Al suo interno, però, sono presenti strutture legate al Consorzio Turistico. Per non penalizzare queste ultime, che pagano una quota annua per far parte del Consorzio, si può prevedere, rispetto alle altre, un servizio in più, magari una provvigione su ogni prenotazione effettuata con Primohotel. Così facendo, inoltre, si aiuterebbe a far decollare questo sistema, invogliando l utilizzo di questo nuovo strumento. 1.2 Il Back Office Il programma è provvisto di un menu contenente singole voci che verranno di seguito commentate con i relativi sottomenu e le apposite maschere: servizi, contabilità, personale, ristorante, tabelle, tour operator, hotel e stampe. Da ogni voce del menu si accede a diversi sottomenu, che aprono delle maschere. Ogni maschera contiene più campi con diversi dati che devono essere inseriti dal gestore. Alcuni campi sono collegati o relazionati ad altri, con la possibilità di effettuare una ricerca per vedere se il dato in questione è già stato inserito oppure di inserirne uno nuovo. Ogni maschera, inoltre, è dotata di un proprio menu che permette di inserire, cancellare, modificare o ricercare i dati. I campi contrassegnati con l asterisco indicano l obbligo di inserire i dati relativi a quei campi. 3

4 2. Servizi La prima voce del menu di Primohotel offre al gestore una serie di strumenti per un perfetto utilizzo del software. Oltre alle funzioni aiuto e chiudi, è possibile, infatti, selezionare il menu, i sottomenu ed i gruppi di menu, oltre che l elenco completo delle diverse persone che hanno utilizzato il software (report log). Il gestore, inoltre, può verificare i documenti accettati generalmente nelle strutture alberghiere, e comunicare con i suoi clienti tramite webmail. Con webeditor, invece, l operatore può modificare manualmente la vetrina aziendale visibile in Internet. La sottovoce notizie apre un sottomenu contenente informazioni su software, servizi, eventi, notizie, focus, nonché le ultime novità inerenti la struttura in questione. Molto probabilmente questa parte del software verrà resa visibile al turista anche sulla pagina web, dando così la possibilità di conoscere sempre le ultime novità. Una ulteriore maschera permette di inserire, sia nel programma di back office che direttamente sulla vetrina web, i comfort della struttura, cosa possibile anche in seguito dal menu tabelle. La voce dati azienda, invece, consente di inserire tutti i dati della struttura, mentre quella operatori dà al gestore la possibilità di abilitare i suoi dipendenti all utilizzo, anche solo in parte, del software Primohotel. 4

5 Alcune maschere, inoltre, permettono di inserire dati riguardanti città, nazioni, province, regioni e zone geografiche di una struttura desiderata; richiesta piuttosto rara perché i dati, generalmente, sono già stati caricati ed interessano tutto il territorio nazionale. La maschera schede hotel, infine, permette di ricercare una serie di hotel in tutta Italia e di aggiungerne altri se fra questi non vi è quello desiderato. 2.1 Suggerimenti utili Nella parte iniziale di Primohotel lo scopo principale è l offerta all albergatore del maggior numero di servizi possibili per gestire in modo appropriato una struttura ricettiva. La prima cosa da fare è compilare l anagrafica dei dati aziendali e, successivamente, quella degli operatori, decidendo in questo modo chi abilitare all uso del software o di parti di esso. Solitamente il gestore è abilitato all utilizzo dell intero programma, permettendo poi ad altri dipendenti di interagire con diverse parti di esso. In modo particolare per strutture medio - grandi è consigliabile distinguere, delegando magari anche a qualche fidato dipendente, la gestione delle diverse aree della struttura, per esempio hotel e ristorante. Strumento importante può essere la maschera webmail, utile all operatore per tenere un rapporto diretto con i clienti. Grande considerazione, infine, dovrebbe essere data alla maschera notizie, che permette di registrare i fatti rilevanti in cui la struttura può essere coinvolta e di modificare di volta in volta i dati sul web tramite l apposita maschera webeditor. 5

6 3. Contabilità La seconda voce del menu permette all albergatore di gestire la complessa serie di operazioni necessarie per redigere i conti di un azienda, dai pagamenti che è necessario effettuare al contatto con fornitori e clienti. La maschera parametri generali contiene una serie di campi, molti dei quali obbligatori, per inserire le diverse voci utili alla struttura in questione per gestire la contabilità, dati sui clienti, sui fornitori, sui mastri, sull IVA, etc. La voce amministrazione, invece, è formata da diverse sottovoci, utili nel gestire i conti. La prima cosa da fare è redigere un piano dei conti, compilando i campi relativi a mastro, conto e sottoconto. Con prima nota si apre una maschera che permette di inserire tutte le registrazioni ufficiali fatte dalla struttura. Il campo del numero di protocollo viene preso in automatico dal software. Lo spazio per le note permette di fare degli appunti sulla voce relativa. 6

7 Cliccando sulla voce nuova riga si apre un sottoconto in cui si deve obbligatoriamente inserire l importo, mentre i dati sul centro di costo sono facoltativi. La prima nota si considera chiusa quando c è pareggio fra dare e avere; i campi si possono modificare in ogni momento scegliendo la funzione modifica. La maschera cassa presenta diversi campi, attraverso i quali il gestore deve scegliere il conto (di che parte della struttura si tratta), la causale e la contropartita. Il registro fatture fornitori permette di inserire i dati leggibili dalla fattura cartacea; il fornitore si può scegliere con il tasto ricerca perché è stato precedentemente caricato nelle anagrafiche. Il registro fatture clienti funziona in modo analogo, con alcuni campi obbligatori da riempire. Da anagrafiche si aprono diversi sottomenu con la possibilità di inserire i dati tecnici relativi a varie voci. Le maschere anagrafiche clienti e fornitori permettono di inserire i dati degli stessi e di renderli disponibili al gestore. L anagrafica articoli evidenzia una serie di campi utili per registrare gli articoli di magazzino, con la possibilità di effettuare prezzi diversi a seconda del tipo di cliente. Le maschere relative alle anagrafiche categorie economiche, categorie merceologiche e sottocategorie merceologiche permettono al gestore di inserire le informazioni relative a tutti gli articoli presenti nella struttura, dalla cucina all arredamento delle camere. 7

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9 La voce archivi, invece, raggruppa la totalità dei dati inseriti dal gestore riguardo la contabilità. Si possono caricare dati nelle maschere di aliquote IVA, causali contabili, conti correnti azienda (quelli che il gestore ha aperti nelle diverse banche), conti correnti clienti, conti correnti fornitori, pagamenti (di che tipo sono), registri IVA, registri progressivi, codice ABI e CAB (questi ultimi sono forniti dal software per tutto il territorio nazionale). La voce fatture permette al gestore di visionarle e compilarle, sia per i fornitori che per i clienti, dividendole in fatture differite e note di accredito. Le prime sono destinate a saldare un debito con un fornitore, solitamente in seguito a merce acquistata, o a conteggiare qualcosa ad un cliente e possono prevedere pagamenti diluiti nel tempo, mentre con le seconde è prevista una possibilità molto rara, ovvero nel caso in cui il gestore abbia sbagliato a compilare una fattura o quando si veda restituito dal cliente un bene non richiesto. Un eventualità di questo tipo, per esempio, potrebbe verificarsi nel caso in cui l albergatore si veda restituire da un cliente un mobile precedentemente acquistato in seguito al rinnovo dell arredamento della struttura. All interno del menu contabilità è presente una voce ulteriore, il magazzino, che permette all albergatore di avere una visione chiara degli articoli che ha in deposito, di caricarli e di modificarli in base alle proprie esigenze. 9

10 La sottovoce agganci di magazzino è una maschera riepilogativa del magazzino e mostra le operazioni che si possono effettuare direttamente in questo ambito. Con causale di magazzino, invece, l albergatore ha la possibilità, quando usa il programma la prima volta, di impostare le causali (acquisto, vendita, reso a cliente, reso a fornitore, reso da cliente, reso da fornitore, etc.). Con movimenti di magazzino si registrano tutti gli spostamenti di merce avvenuti, rivolti a clienti o fornitori, con le quantità ed i relativi prezzi. La voce ordini dà al gestore la possibilità di procurarsi ciò che gli manca, tramite ordini fornitori, ed, eventualmente, di vendere qualcosa al cliente, ordini clienti. Questa seconda ipotesi è remota, ma è stata prevista perché potrebbe verificarsi (una struttura, per esempio, potrebbe voler vendere il vecchio arredamento per poter acquistare quello nuovo). 10

11 3.1 Suggerimenti utili Questa voce del menu generale richiede la massima attenzione, data la complessità che si presenta nel gestire dal punto di vista contabile una struttura ricettiva. Prima di cominciare qualsiasi operazione è necessario compilare le maschere relative alle anagrafiche, inserendo i dati riferiti a clienti e fornitori, nonché ai diversi articoli, alle relative categorie economiche ed, infine, alle categorie e sottocategorie merceologiche di appartenenza. Questo primo passaggio, infatti, permette di creare una sorta di banca dati utile nelle successive fasi del lavoro di contabilità. In seguito all inserimento dei parametri contabili generali adottati dalla struttura, l area dell amministrazione permette di gestire i dati contabili in senso stretto, redigendo per prima cosa un piano dei conti, fino a giungere, successivamente, alla voce cassa. La voce magazzino, inoltre, se utilizzata nel modo opportuno, aiuta il gestore ad avere una visione chiara e sempre aggiornata dei beni giacenti nella propria struttura, registrando ogni movimento e la relativa causale, con l annessa possibilità di ordinare la merce mancante tramite le apposite maschere. In questo caso il nome del fornitore che si desidera contattare si seleziona con il tasto ricerca, in quanto i suoi dati sono stati precedentemente caricati nelle anagrafiche. Nella sezione archivi, infine, apposite maschere snelliscono l enorme mole di fatture e materiale cartaceo che ogni struttura è costretta a conservare. 11

12 4. Personale Questa voce del menu permette all operatore di gestire il personale impiegato nella struttura in questione, grazie a diverse sottovoci che aprono maschere volte a raccogliere e catalogare i dati richiesti per ogni dipendente. La maschera aree permette di scegliere all interno della struttura i diversi ambiti lavorativi (hotel, ristorante, etc.), mentre il reparto divide in modo più specifico le diverse parti delle aree, dal bar alla reception, dalla cucina alle camere. Con mansioni, invece, è possibile, specificare l incarico di ogni singolo dipendente all interno della struttura. Tramite la maschera attività il gestore può registrare le attività dei suoi dipendenti rispetto al reparto in cui sono inseriti, evidenziando se si tratta di una situazione lavorativa normale, o di mutua, ferie, permesso retribuito, licenza matrimoniale, etc. Grazie a curriculum vitae, invece, l albergatore può gestire e archiviare, di volta in volta, le diverse domande di assunzione che la sua struttura percepisce e poterle prendere in considerazione al momento opportuno. La maschera dipendenti registra i dati relativi ad ogni lavoratore assunto con l annessa possibilità di definirne l orario. Con visualizza attività si apre una tabella riepilogativa di tutto il personale in servizio nella struttura. Con addebiti dipendenti, invece, l albergatore può aggiornare i dati inerenti l attività lavorativa di ognuno di essi e con conteggi dipendenti può redigerne la contabilità. 12

13 4.1 Suggerimenti utili La gestione del personale di una struttura ricettiva richiede precisione anche nei minimi particolari, cosa possibile tramite l inserimento di numerosi dati nelle maschere di questa parte del software. Un ipotetico percorso potrebbe suggerire al gestore di compilare, per prima cosa, le maschere relative alle aree, ai reparti e alle mansioni che egli intende attivare nella propria struttura. Solo in un secondo tempo potrebbe avvenire il caricamento dei dati inerenti i dipendenti e la relativa mansione, permettendo così di conteggiarne le ore e di redigerne la contabilità. Legata a questo ambito la possibilità di verificare con attività lo stato lavorativo del dipendente stesso e di inserire i dati relativi nella busta paga mensile. 13

14 5. Ristorante Questa parte del software, sicuramente fra le più importanti del sistema, permette all albergatore di organizzare tutte le attività relative alla gestione dei pasti di una struttura. La maschera sale ristorante permette di visualizzare la situazione generale della struttura. I campi, tutti obbligatori, richiedono informazioni sulla denominazione della sala, sui posti e sui tavoli disponibili. Con categorie piatti il gestore inserisce i dati relativi alle singole portate, specificandone la descrizione ed il prezzo. La maschera agenda prenotazioni dà al gestore una visione totale sulla struttura e sui posti disponibili. I dati sono riportati sotto forma di tabella: per ogni giorno è possibile scegliere fra pranzo, cena, rinfresco, altro e gestione sala. Questa ultima voce permette di bloccare la sala e di non visualizzarla più, classificandola così come occupata. Cliccando su una di queste voci si può effettuare la prenotazione, inserendo i dati richiesti: sala, nome, data, numero di persone, prezzo, bambini e camera se la persona è anche cliente dell albergo. Per i giorni già trascorsi si può cliccare su dettaglio giornata e si visualizza la situazione generale delle sale, dei posti occupati e della sistemazione dei tavoli. Nell evidenziare quelli rimasti liberi ci si può trovare di fronte a numeri negativi: questo significa che la struttura ha superato lo standard prefissato, aggiungendo altri coperti. 14

15 Il conto ristorante permette al gestore di redigere il totale da imputare al cliente. Scegliendo da un campo precedentemente predisposto, si inserisce la tipologia di portate ordinata, vi si associa il prezzo e, digitando il numero di coperti, il programma esegue in automatico il conto totale. In questa maschera appare il prezzo precedentemente caricato in categorie piatti. Con clienti, invece, il gestore può compilare un apposita maschera per i clienti abituali del suo locale, non esterni alla struttura ricettiva ma ospiti saltuari e in qualche modo ripetitivi dell albergo. 15

16 L ultima voce di questa sezione è la cantina: attraverso diverse maschere il gestore inserisce i prodotti che tratta, con la possibilità di crearsi anche la carta dei vini. parte del gestore. Grazie all anagrafica produttori si inseriscono i dati di coloro che realizzano i vini prescelti: i campi obbligatori sono la ragione sociale e la città, il resto consiste in informazioni più dettagliate che, se presenti, permettono una migliore identificazione da Attraverso l anagrafica vini l albergatore carica i dati di un prodotto specifico che intende inserire nella propria carta dei vini. In questo ambito le caratteristiche organolettiche ed i possibili accostamenti alimentari sono riportati in tre lingue. La tipologia vini apre una maschera in cui è possibile ricercare la tipologia generale del vino in questione. Sul programma sono state caricate tutte le tipologie dei vini italiani. Con il tasto ricerca si può risalire alla tipologia prescelta e riempire gli altri campi. La carta dei vini, infine, apre una maschera utile al gestore per inserire i vini prescelti per la propria struttura. In questa maschera i campi sono praticamente tutti obbligatori; per ciò che riguarda la denominazione del vino è sufficiente fare una ricerca e selezionare fra quelli caricati in precedenza. Per ciò che riguarda il produttore, invece, non è detto che i suoi dati siano caricati, ma è naturalmente prevista la possibilità di inserirli. 16

17 5.1 Suggerimenti utili La gestione del ristorante si presenta all operatore come una serie di maschere da compilare, utili per ottimizzare il lavoro. Il primo passaggio consiste nel caricare, in un ordine assolutamente indifferente al fine di una corretta gestione di questa voce, i dati sulle sale disponibili nella struttura ed i relativi allestimenti, nonché le categorie piatti, registrando le portate offerte nel locale. In seguito è necessario redigere i dati sulla cantina, inserendo le informazioni sui vini e sui loro produttori, con la relativa carta dei vini. Successivamente il gestore può compilare la maschera dell agenda prenotazioni: le diverse opzioni previste permettono di avere una situazione chiara ed aggiornata dei posti liberi e della disposizione dei tavoli. Collegata a questa maschera vi è quella dei clienti, con la relativa registrazione della presenza e dell addebito dei pasti sulla stanza. L ultimo passaggio consiste nel redigere il conto al cliente, compilando l apposita maschera. Questa operazione, naturalmente, è possibile solamente se i dati sui piatti e sui vini offerti sono stati caricati in precedenza. Selezionandoli con il tasto ricerca, infatti, il programma li inserisce e redige il conto. Questa parte del software è strettamente collegata a quella dell hotel e deve essere compilata prima. Alcuni dati, infatti, in particolar modo quelli inerenti le sale ristorante e l agenda prenotazioni, sono proposti come link anche sotto la voce hotel. Essi saranno utili per avere una visione generale della situazione di ogni cliente, collegando il pernottamento nella struttura ai pasti consumati nell attiguo ristorante. 17

18 6. Tabelle Questa voce del menu permette di accedere a tre maschere che specificano importanti elementi per la struttura. La prima, comfort struttura, dà all albergatore la possibilità di selezionare i comfort che la sua struttura possiede. La seconda, tabella vetrina, fa sì che il gestore si crei una vetrina di presentazione che il turista vedrà sul web; la terza, infine, chiamata centri di costo, specifica i diversi punti in cui un cliente può consumare prodotti. 6.1 Suggerimenti utili Questa voce del menu principale offre al gestore la possibilità di aggiornare in tempo reale i comfort presenti nella sua struttura e di modificare, quando necessario, i dati e le informazioni che il turista vede sul web, il cosiddetto front office, potendo così promuovere continuamente la sua struttura e di battere sul tempo la concorrenza. Si ricorda, inoltre, che una maschera analoga nella voce Servizi permette di interagire con il web, aggiornando le notizie e le novità: in questo caso, però, i comfort si possono selezionare solamente in funzione dell immissione sul web, mentre con la voce tabelle si inseriscono nel back office della struttura in questione. 18

19 7. Tour Operator Questa parte, un po marginale rispetto alla gestione di una struttura ricettiva in senso stretto, fornisce tutti gli strumenti utili per organizzare un viaggio e potrebbe essere inteso come un servizio in più che un gestore, soprattutto di grandi strutture, potrebbe offrire ai suoi clienti. Le voci del sottomenu evidenziano i servizi offerti, usufruibili sia dal singolo turista che da gruppi più ampi. Le maschere pensate per questa parte del software sono la riproduzione, in piccolo, di ciò che un agenzia viaggi utilizza per realizzare i suoi pacchetti vacanze. Questa parte del back office presenza maschere da compilare con dati inerenti i fornitori, i clienti, la situazione dei pagamenti, il tipo di servizio offerto, la categoria servizi, la stampa situazioni servizi, la gestione richieste tour operator e la situazione richieste aggiornata in tempo reale. Nel front office del programma il turista può trovare il riferimento al tour operator già nella pagina iniziale di Primohotel.com, contenente tre importanti opzioni, ossia l accesso ad Hotel e Ristoranti, al Centro Prenotazioni ed, appunto, a Tour Operator. 19

20 8. Hotel La voce del menu hotel è una delle più importanti del sistema e contiene varie sottovoci che specificano le molteplici casistiche che il gestore della struttura deve affrontare di volta in volta. L anagrafica camere contiene diversi campi, molti dei quali obbligatori, richiedendo al gestore informazioni quali il numero della stanza, l allestimento di base per ogni camera, l allestimento alternativo ed i comfort di cui la camera dispone. In questo caso il gestore deve barrare solo quelli effettivamente presenti scegliendo da un elenco che li propone tutti. L anagrafica sale riunioni presenti nella struttura è articolata come la precedente, eccezion fatta per i campi riguardanti l allestimento, non previsti in questa maschera. E obbligatorio, invece, inserire il nome della sala desiderata e la relativa capienza. La tipologia delle camere prevede l inserimento dei dati riguardanti la camera in questione (singola, doppia, matrimoniale,etc.) e la relativa sigla. La tipologia delle strutture è una maschera utilizzabile nel caso in cui la struttura in questione avesse una disposizione delle camere tale da rendere necessaria una 20

21 descrizione più dettagliata (disposizione in più punti della stessa struttura, eventuale dépendence,etc.). Il listino prezzi camere è una maschera utilizzabile dal gestore per caricare i dati richiesti (descrizione, tipologia, periodo, euro) ed applicarli in una situazione di conto. Nel momento in cui il turista arriva nella struttura il gestore deve effettuare il checkin, ossia registrare i dati del cliente: questo sarà possibile tramite la maschera del planning e risulterà visibile compilando i dati riguardanti la gestione della pubblica sicurezza, obbligatoria per legge. A questa parte si può accedere direttamente tramite l apposita maschera e indirettamente dal planning settimanale, nel momento in cui l albergatore effettua il check-in del nuovo cliente. In seguito alla registrazione, inoltre, sempre tramite la maschera del planning, il gestore apre il conto a carico del cliente, naturalmente diverso per ognuno e predisposto per differenti tipologie, dal cliente abituale al semplice turista di passaggio. Collegato al conto, si presenta il problema della gestione degli extra. Il listino extra permette al gestore di caricare i prodotti ritenuti tali, scelti secondo parametri da concordare, diversi da struttura a struttura. L inserimento extra, invece, permette di conteggiare ad ogni cliente ciò che consuma in più rispetto al prezzo pattuito per la camera. 8.1 Planning settimanale La parte più importante e più complessa del sottomenu hotel è rappresentata dal planning settimanale, utilizzato per gestire le camere ed i servizi della struttura in questione. 21

22 La maschera che lo contiene si presenta con una serie di campi in cui inserire i dati, di cui alcuni obbligatori (nominativo, periodo di permanenza, trattamento e camera richieste), ed una tabella su cui è possibile visualizzare la totalità delle stanze ed i diversi periodi di tempo presi in considerazione. Sull asse delle ascisse sono riportati i giorni della settimana in questione, su quello delle ordinate il numero delle stanze, il tipo ed il piano a cui si trovano. Ogni quadratino così ottenuto corrisponde ad una camera. Nel momento in cui i campi obbligatori della maschera vengono riempiti, la tabella si modifica, secondo una legenda fatta di colori diversi. Il verde chiaro corrisponde ad una camera libera, il verde scuro ad una camera fuori dal periodo selezionato, in questo caso la settimana. Il rosso evidenzia una camera occupata, di cui, però, non è ancora stato effettuato il check-in (il cliente può non essere ancora arrivato oppure il gestore può non avere ancora registrato l occupante della stanza). L arancione evidenzia una camera di cui è stato effettuato il check-in, mentre il giallo identifica una camera opzionata, ma non ancora confermata. Se si clicca su di una casella arancione e ci si lavora sopra, il colore diventa azzurro, mentre se voglio lavorare su di una casella rossa la evidenzio e diventa blu. Nella maschera del planning il trattamento include anche l eventuale richiesta di sale riunioni, evidenziando quelle che sono assegnate e le rimanenti libere. Un campo, inoltre, indica il numero di camere che vengono assegnate ad un cliente, evidenziando in questo modo quante rimangono disponibili in totale per il giorno preso in considerazione. Un campo apposito specifica se si tratta di un gruppo, mentre nella maschera note si possono segnare eventuali conferme, molto spesso arrivate via fax. Dal planning settimanale è possibile interagire con la maschera di pubblica sicurezza. Posizionandosi sulla casella della stanza desiderata, si può fare il check-in del cliente. I dati sulla sicurezza possono essere inseriti in due modi, riferendosi ad una camera o ad un gruppo. Nel primo caso si apre una maschera in cui si possono inserire o modificare i dati dell intestatario della camera e si possono aggiungere eventuali familiari a carico. Nel secondo caso, invece, si può identificare un capogruppo e registrare solamente i suoi dati, fermo restando, naturalmente, la possibilità di avere il nominativo degli occupanti delle diverse stanze. Per ogni cosa, però, si deve fare riferimento al capogruppo. Al fondo di questa maschera, inoltre, c è la possibilità di aggiungere un eventuale nuovo componente al gruppo. Sempre dal planning è possibile creare il conto al cliente, per camera o per persona. Quando si ha di fronte un gruppo, si può agire in tre modi diversi: il capogruppo può pagare tutto, ogni componente può pagare per camera oppure si può pagare la sistemazione come gruppo e gli extra per camera. Nel conto, a persona o totale, si vedono le voci dei prezzi. Il modo di definirli è automatico, gestito in base al periodo in cui ci si trova e ad altre variabili, ma il loro inserimento è complesso. I prezzi sono riferiti alla sistemazione di base, agli extra e all eventuale ristorante. 22

23 Il prezzo non viene mai imputato automaticamente, ma è gestito a livello umano, inserito dall albergatore secondo determinati criteri ed esigenze. Il prezzo da inserire nel conto camera è determinato dal periodo in cui ci si trova e/o dal cliente in questione. Il gestore può caricare il prezzo attraverso la maschera dell anagrafica camere o quella del listino prezzi camere. E però contemplata anche la possibilità di concordare il prezzo all atto della prenotazione: in questo caso il prezzo concordato si inserisce dalla maschera del planning settimanale, cliccando prima sul campo di cui e successivamente su assegnazione rapida. Si apre una maschera che permette di computare il prezzo in questione alla camera desiderata. Mentre i prezzi della sistemazione e del ristorante si determinano previa programmazione del software, gli extra devono essere inseriti in una maschera apposita. Al suo interno c è un campo in cui si devono scegliere i centri di costo, ossia i luoghi fisici diversi in cui si possono consumare degli extra, per esempio il frigo bar o il bancone, programmando il sistema in modo tale da evitare il computo dello stesso extra in più punti. Una volta inserito il centro di costo si effettua una ricerca per il prodotto preso come extra, il cui prezzo è stato precedentemente caricato nella maschera listino prezzi extra. Vi è però anche la possibilità di inserire una voce libera. L extra può essere imputato a persona o a camera ed è previsto un campo per eventuali sconti. Per conteggiare il conto totale si fa riferimento all apposita maschera da cui si può accedere dal planning, con l annessa possibilità di stampare il conto della camera in questione. Sempre dal planning è possibile visionare tutta una serie di maschere meno complesse, cliccando con il tasto sinistro sulla camera desiderata. In questo ambito, il comando sposta camera permette all albergatore di assecondare una richiesta del cliente, mentre il sistema sposterà in automatico i dati del cliente alla nuova stanza. Con cambio periodo si può modificare il periodo di permanenza riferito ad una camera, aggiornando in automatico i dati. Grazie ad allestimento si può avere la situazione della stanza e cambiare qualche particolare. Tramite note giornaliere è possibile visionare se ne esistono in riferimento alla camera in questione, creando un utile strumento per il servizio interno della struttura. Attraverso il riepilogo camere il gestore può avere una panoramica della sua struttura, con il prospetto delle camere e delle loro situazioni. Con elimina camera ed elimina gruppo, infine, è possibile annullare una prenotazione, naturalmente solo nel caso in cui i clienti abbiano disdetto o non sia ancora stato effettuato il check-in. In caso contrario, infatti, il cliente registrato ha assegnata una camera e non può più essere cancellato perché sta usufruendo di servizi che dovrà successivamente pagare. 23

24 Il tasto agenda ristorante permette di prenotare il cliente della struttura per i pasti che ha richiesto, collegandosi così alla parte del programma sul ristorante precedentemente descritta. Con riepilogo, infine, si apre una videata che riassume ciò che il cliente in questione ha richiesto. Oltre al planning settimanale è presente il planning mensile che funziona in modo analogo, riferendosi però ad un lasso di tempo più lungo. Una ulteriore maschera, detta gestione prenotazioni, ripropone all albergatore la prima parte del planning settimanale, offrendo uno strumento in più per visionare la totalità delle prenotazioni effettuate nella sua struttura. Nel caso in cui si dovessero modificare dati o parte di essi, però, è necessario ritornare alla maschera del planning settimanale. 8.2 Suggerimenti utili Questa parte del programma è il cuore della gestione di una struttura ricettiva ed è stato pensato nei minimi particolari per rispondere alle esigenze degli operatori del settore. Un ipotetico percorso suggerisce all operatore di effettuare, per prima cosa, il caricamento dei dati inerenti la tipologia della struttura e della camera, in quanto questi dati vengono successivamente richiesti nelle anagrafiche delle camere e delle sale riunioni, da compilare di seguito. Il planning settimanale permette di avere la situazione generale delle camere e di assegnarne di nuove ad un cliente, secondo le modalità precedentemente descritte, specificando il tipo di trattamento richiesto. E da questa maschera, quindi, che il gestore effettua il check-in del nuovo cliente, interagendo anche con la maschera di pubblica sicurezza. Se il cliente è abituale, i suoi dati sono già stati registrati e si possono selezionare grazie al tasto ricerca. 24

25 Il conto a carico del cliente si può aprire dalla maschera del planning, conteggiando i servizi di cui usufruisce, compresi gli extra, i cui prezzi devono necessariamente essere stati caricati in precedenza nell apposita maschera. 9. Stampe La stampa è l ultima voce del menu di Primohotel.com e contiene diversi sottomenu che permettono di visionare e stampare maschere relative a funzioni e servizi presentati nelle precedenti parti del software. Una di esse è la stampe hotel, che permette di accedere a numerose maschere contenenti la totalità delle voci utili al gestore per avere una visione aggiornata della propria struttura. Con foglio servizio camere si ha la situazione di tutte le stanze, per saperle allestire e per organizzare il servizio di pulizia. In questa maschera, diversamente dal resto del programma, i campi contrassegnati da asterisco dovrebbero indicare che l allestimento in questione è alternativo. Con situazione camere si offre la possibilità di ricercare una determinata stanza e verificarne l attuale situazione. Con stampa arrivi giornalieri è possibile stampare l elenco completo delle camere che dovrebbero essere occupate in giornata, per le quali il gestore dovrà effettuare il check-in degli occupanti. Con stampa partenze giornaliere, invece, si accede ad una maschera che evidenzia i clienti che lasceranno la struttura in giornata, specificando se la camera deve essere preparata per un nuovo occupante. Tramite la maschera stampa conti hotel il gestore può stampare il conto relativo ad una camera. Con stampa listino extra, invece, si possono stampare gli eventuali servizi aggiuntivi di cui il cliente ha usufruito: una maschera del campo permette di ricercare gli extra per i centri di costo e di imputarli al cliente. La maschera stampa prenotazioni fornisce la situazione generale della struttura: sotto forma di tabella si possono visionare le prenotazioni e le relative sistemazioni 25

26 scelte dal gestore per ogni cliente. Annessa a questa vi è la stampa pubblica sicurezza che il gestore deve obbligatoriamente redigere ed inviare agli uffici competenti per i dovuti controlli. Due ulteriori maschere, infine, stampa presenze estero e stampa presenze Italia, se compilate, forniscono uno strumento utile a fini statistici. Anche la stampe ristorante presenta diverse sottovoci che permettono di trasporre su carta diverse informazioni. nell attiguo albergo. Con conto ristorante il gestore può addebitare al cliente ciò che ha consumato, prevedendo la possibilità di addebitarlo sulla camera se egli dovesse contemporaneamente soggiornare Il foglio servizio ristorante permette di avere la situazione generale della struttura e dei posti disponibili, così come la stampa prenotazioni. Tramite questo programma, infine, facendo riferimento ai dati caricati in precedenza, il gestore può creare e stampare il menu ristorante e la carta dei vini. 26

27 La stampe dipendenti dà al gestore la possibilità di avere su carta il mansionario delle persone impiegate nella sua struttura. Con stampe contabilità, infine, si possono stampare molte delle maschere compilate in precedenza in questo ambito: cassa, libro giornale, registri IVA acquisti, registri IVA vendite, scadenzario clienti, scadenzario fornitori e stampa PdC. 9.1 Suggerimenti utili L ultima parte di questo software è stata pensata per trasporre su carta diverse maschere relative alle precedenti voci del menu generale. In questo ambito non si può suggerire un percorso da seguire, in quanto ogni voce del sottomenu è indipendente dalle altre. Il gestore può stampare ciò di cui necessita: naturalmente l unica clausola da rispettare è l inserimento precedentemente effettuato dei dati nelle maschere interessate. Aprendo per la prima volta il programma, infatti, non si può stampare nulla, in quanto la maggior parte delle maschere risulta vuota. 27

28 10. Percorso guidato Il seguente percorso ripresenta in modo schematico ed intuitivo i diversi passaggi che il gestore di una struttura ricettiva deve effettuare per compilare le maschere più importanti del programma, potendo così affrontare le molteplici situazioni che ogni giorno gli si presentano. - Aprendo il programma per la prima volta è necessario compilare la maschera delle categorie economiche contenute nelle anagrafiche inerenti la contabilità. contabilità->anagrafiche->categorie economiche - Il passo successivo prevede l inserimento dei dati della struttura nella maschera dati azienda del menu servizi e, successivamente, la scelta da parte del gestore degli operatori che potranno interagire con il software. Servizi->dati azienda ->operatori - Il percorso ideale suggerisce a questo punto di tornare al menu contabilità e di compilare le anagrafiche fornitori e le aliquote IVA nella sezione archivi. Di fondamentale importanza, poi, le maschere delle categorie e delle sottocategorie merceologiche. L ordine di inserimento di questi dati può anche essere variato, fermo restando la compilazione delle categorie merceologiche prima delle relative sottocategorie. Tutte queste maschere, infine, forniscono dati utili alle compilazione delle anagrafiche articoli. Contabilità ->anagrafiche-> fornitori ->archivi->aliquote IVA ->categorie merceologiche ->sottocategorie merceologiche ->anagrafiche->articoli - Nell inserimento dei dati inerenti l amministrazione non è necessario seguire un ordine particolare, fermo restando l aver precedentemente compilato le parti delle anagrafiche. Contabilità->anagrafiche->amministrazione - A questo punto il gestore può compilare gli archivi e la parte delle fatture man mano che ne ha bisogno ed, in seguito la maschera inerente i parametri generali. Il percorso non ne prevede la compilazione in precedenza, perché l operatore si sarebbe visto richiedere dati non ancora caricati. Contabilità ->archivi ->fatture ->parametri generali - Il passo successivo prevede l inserimento dei dati riguardanti il magazzino e gli ordini. Per quanto riguarda il primo caso, la maschera movimenti può essere compilata previo caricamento dei dati e degli agganci. Per il secondo caso, invece, 28

29 le maschere si compilano in modo disgiunto dal resto della contabilità ogni volta che se ne ha bisogno. Contabilità ->magazzino->causali->agganci->movimenti ->ordini - La voce del menu Personale prevede il seguente ordine logico di inserimento dati: Personale ->aree->reparti->mansioni ->dipendenti->addebiti->conteggi ->visualizza attività - La voce Ristorante prevede il seguente percorso: Ristorante ->anagrafica sale ->categorie piatti ->cantina ->agenda prenotazioni ->clienti ->conto - Per gestire la parte Hotel si suggeriscono i seguenti passaggi: Hotel ->tipologia strutture ->tipologia camere ->anagrafica camere ->anagrafica sale ->listino prezzi camere ->planning settimanale->check-in-> pubblica sicurezza->conto - Per conteggiare gli extra nel conto è necessario prima caricarli. Hotel ->listino extra-> inserimento extra-> conto - Per inserire i comfort della struttura: Tabelle-> comfort struttura 29

30 11. Indice generale 1. Introduzione pag Il Front Office pag Il Back Office pag Servizi pag Suggerimenti utili pag Contabilità pag Suggerimenti utili pag Personale pag Suggerimenti utili pag Ristorante pag Suggerimenti utili pag Tabelle pag Suggerimenti utili pag Tour Operator pag Hotel pag Planning settimanale pag Suggerimenti utili pag Stampe pag Suggerimenti utili pag Percorso guidato pag Indice generale pag