Nocera Umbra Fonti Storiche S.p.A.

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1 Ncera Umbra Fnti Striche S.p.A. MODELLO DI ORGANIZZAZIONE GESTIONE E CONTROLLO ai sensi del D.LGS. 231/2001 PARTE GENERALE PARTE GENERALE 1

2 INDICE 1 QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO IL DECRETO LEGISLATIVO 231/2001 E LA RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA DEGLI ENTI I REATI PREVISTI DAL DECRETO LE SANZIONI COMMINATE DAL DECRETO CONDIZIONE ESIMENTE DELLA RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA LE LINEE GUIDA DI CONFINDUSTRIA E LE CIRCOLARI APPLICATIVE INQUADRAMENTO GENERALE DELL AZIENDA OBBIETTIVI E MISSION AZIENDALE LE AREE DI ATTIVITÀ E LE FONTI DI APPROVVIGIONAMENTO IDRICO Acque Minerali Naturali Bibite analcliche LE CARATTERISTICHE DEL PROCESSO PRODUTTIVO MODELLO DI GOVERNANCE ED ASSETTO ORGANIZZATIVO IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO DI NUFS FINALITÀ DEL MODELLO DESTINATARI STRUTTURA DEL MODELLO ELEMENTI FONDAMENTALI DEL MODELLO IL MODELLO E L INTEGRAZIONE CON IL PRINCIPI INTERNI DI CONTROLLO Cdice Etic Sistema rganizzativ Sistema di deleghe e prcure ADOZIONE E GESTIONE DEL MODELLO NELL AMBITO DEL GRUPPO PRINCIPI GENERALI DI CONTROLLO ORGANISMO DI VIGILANZA IDENTIFICAZIONE, POTERI, COMPOSIZIONE E REGOLE OPERATIVE DI FUNZIONAMENTO SOSPENSIONE, DECADENZA E INELEGGIBILITÀ REPORTING DELL ORGANISMO DI VIGILANZA FLUSSI INFORMATIVI NEI CONFRONTI DELL ORGANISMO DI VIGILANZA REGOLAMENTAZIONE DELL ORGANISMO DI VIGILANZA MODALITÀ DI IMPLEMENTAZIONE DEL MODELLO DIVULGAZIONE DEI CONTENUTI E DEI PRINCIPI DEL MODELLO SANZIONI E MODALITÀ DI IRROGAZIONE Sanzini per i lavratri dipendenti nn dirigenti Sanzini nei cnfrnti dei dirigenti Sanzini nei cnfrnti dei membri dell ODV PARTE GENERALE 2

3 5.2.4 Misure nei cnfrnti degli Amministratri e Sindaci Misure nei cnfrnti di Cllabratri, Partner e Cnsulenti Misure nei cnfrnti di dipendenti di Scietà del Grupp PARTE GENERALE 3

4 1 QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO 1.1 Il Decret Legislativ 231/2001 e la respnsabilità amministrativa degli Enti In data 8 giugn 2001, in esecuzine della delega di cui all art. 11 della legge 29 settembre 2000 n. 300, è stat emanat il Decret Legislativ n. 231 (di seguit denminat il Decret ), entrat in vigre il 4 lugli successiv, che ha intes adeguare la nrmativa interna in materia di respnsabilità delle persne giuridiche ad alcune Cnvenzini internazinali a cui l Italia ha già da temp aderit, ed in particlare: la Cnvenzine di Bruxelles del 26 lugli 1995 sulla tutela degli interessi finanziari delle Cmunità Eurpee; la Cnvenzine anch essa firmata a Bruxelles il 26 maggi 1997 sulla ltta alla crruzine nella quale sn cinvlti funzinari della Cmunità Eurpea degli Stati membri; la Cnvenzine OCSE del 17 dicembre 1997 sulla ltta alla crruzine di pubblici ufficiali stranieri nelle perazini ecnmiche e internazinali. Cn tale Decret, dal titl Disciplina della respnsabilità amministrativa delle persne giuridiche, delle scietà e delle assciazini anche prive di persnalità giuridica, è stat intrdtt nell rdinament italian un regime di respnsabilità amministrativa a caric di enti (scietà, assciazini ecc. di seguit denminati Enti ) per alcuni reati cmmessi, nell'interesse a vantaggi degli stessi, da: persne fisiche che rivestn funzini di rappresentanza, di amministrazine di direzine degli Enti stessi di una lr unità rganizzativa dtata di autnmia finanziaria e funzinale, nnché da persne fisiche che esercitan, anche di fatt, la gestine e il cntrll degli Enti medesimi; persne fisiche sttpste alla direzine alla vigilanza di un dei sggetti spra indicati. La respnsabilità amministrativa degli Enti si aggiunge a quella della persna fisica che ha materialmente cmmess il reat e sn entrambe ggett di accertament nel crs del medesim prcediment innanzi al giudice penale. Peraltr, la respnsabilità dell Ente permane anche nel cas in cui la persna fisica autrice del reat nn sia identificata nn risulti punibile 1.2 I reati previsti dal decret I reati, dal cui cmpiment è fatta derivare la respnsabilità amministrativa dell ente, sn quelli espressamente e tassativamente richiamati dal Decret e successive mdifiche ed integrazini. 1.3 Le sanzini cmminate dal Decret Il sistema sanzinatri a caric della scietà, a frnte del cmpiment dei reati spra elencati, prevede l applicazine delle seguenti sanzini amministrative: sanzini pecuniarie; sanzini interdittive; cnfisca; pubblicazine della sentenza. PARTE GENERALE 4

5 La sanzine pecuniaria è ridtta nel cas in cui: (a) l autre del reat ha cmmess il fatt nel prevalente interesse prpri di terzi e l Ente nn ne ha ricavat vantaggi ne ha ricavat un vantaggi minim; (b) il dann patrimniale caginat è di particlare tenuità; se, prima della dichiarazine di apertura del dibattiment in prim grad: (c) l Ente ha risarcit integralmente il dann e ha eliminat le cnseguenze dannse periclse del reat vver si è cmunque efficacemente adperat in tal sens; (d) un Mdell è stat adttat e res perativ. Le sanzini interdittive si applican in relazine ai reati per i quali sn espressamente previste, quand ricrre almen una delle seguenti cndizini: (a) l Ente ha tratt dal reat un prfitt di rilevante entità e il reat è stat cmmess da sggetti che ricprn una psizine di rappresentanza, amministrativa gestria nell Ente vver da sggetti sttpsti alla direzine al cntrll dei primi e la cmmissine del reat è stata determinata agevlata da gravi carenze rganizzative; (b) in cas di reiterazine degli illeciti. Il Decret prevede le seguenti sanzini interdittive, che pssn avere una durata nn inferire a tre mesi e nn superire a due anni: interdizine dall esercizi dell attività; sspensine revca delle autrizzazini, licenze cncessini funzinali alla cmmissine dell illecit; diviet di cntrattare cn la Pubblica Amministrazine; esclusine da agevlazini, finanziamenti, cntributi e sussidi, e/ revca di quelli eventualmente già cncessi; diviet di pubblicizzare beni servizi. Ai sensi della vigente nrmativa, le sanzini interdittive nn si applican in cas di cmmissine dei reati scietari e di market abuse. Si precisa infatti che, per tali reati, sn previste le sle sanzini pecuniarie, raddppiate nel lr ammntare dall art. 39, cmma 5, della L. 262/2005 ( Dispsizini per la tutela del risparmi e la disciplina dei mercati finanziari ). Il Decret prevede, inltre, che qualra vi sian i presuppsti per l'applicazine di una sanzine interdittiva che dispnga l'interruzine dell'attività della scietà, il giudice, in lug dell'applicazine della sanzine interdittiva, pssa disprre la prsecuzine dell'attività da parte di un cmmissari per un perid pari alla durata della pena interdittiva che sarebbe stata applicata, quand ricrre almen una delle seguenti cndizini: la scietà svlge un pubblic servizi un servizi di pubblica necessità la cui interruzine può prvcare un grave pregiudizi alla cllettività; l'interruzine dell'attività può prvcare, tenut cnt delle sue dimensini e delle cndizini ecnmiche del territri in cui è situat, rilevanti ripercussini sull'ccupazine. Particlare imprtanza assume l art. 17 del Decret, il quale esclude l applicazine delle sanzini interdittive (ferma restand l applicazine delle sanzini pecuniarie) nell iptesi in cui, prima della dichiarazine di apertura del dibattiment di prim grad, cncrran le seguenti cndizini: PARTE GENERALE 5

6 l'ente ha risarcit integralmente il dann e ha eliminat le cnseguenze dannse periclse del reat vver si è cmunque efficacemente adperat in tal sens; l'ente ha eliminat le carenze rganizzative che hann determinat il reat mediante l'adzine e l'attuazine di mdelli rganizzativi idnei a prevenire reati della specie di quell verificatsi; l'ente ha mess a dispsizine il prfitt cnseguit ai fini della cnfisca. 1.4 Cndizine esimente della respnsabilità amministrativa Gli artt. 6 e 7 del Decret prevedn frme specifiche di esner dalla respnsabilità amministrativa dell Ente per i reati cmmessi nell interesse a vantaggi dell Ente sia da sggetti apicali sia da dipendenti. In particlare, nel cas di reati cmmessi da sggetti in psizine apicale, l art. 6 prevede l esner qualra l Ente stess dimstri che: l rgan dirigente abbia adttat ed efficacemente attuat, prima della cmmissine del fatt, un Mdell di rganizzazine e di gestine idne a prevenire reati della specie di quell verificatsi (di seguit il Mdell ); il cmpit di vigilare sul funzinament e l sservanza del Mdell nnché di prprne l aggirnament sia stat affidat ad un Organism dell Ente ( Organism di Vigilanza, nel seguit anche Organism ODV ), dtat di autnmi pteri di iniziativa e cntrll; le persne che hann cmmess il reat abbian agit eludend fraudlentemente il suddett Mdell; nn vi sia stata messa insufficiente vigilanza da parte dell ODV. Per quant cncerne i dipendenti, l art. 7 prevede l esner nel cas in cui l Ente abbia adttat ed efficacemente attuat prima della cmmissine del reat un Mdell di rganizzazine gestine e cntrll idne a prevenire reati della specie di quell verificatsi. Il Decret prevede, inltre, che il Mdell debba rispndere alle seguenti esigenze: individuare le attività nel cui ambit esiste la pssibilità che sian cmmessi reati; prevedere specifici prtclli diretti a prgrammare la frmazine e l attuazine delle decisini dell Ente in relazine ai reati da prevenire; individuare mdalità di gestine delle risrse finanziarie idnee ad impedire la cmmissine di tali reati; prevedere bblighi di infrmazine nei cnfrnti dell ODV; intrdurre un sistema disciplinare intern idne a sanzinare il mancat rispett delle misure indicate nel Mdell. È infine previst che, negli Enti di piccle dimensini, il cmpit di vigilanza pssa essere svlt direttamente dall rgan dirigente. Cn riferiment all effettiva applicazine del Mdell, il Decret richiede: PARTE GENERALE 6

7 una verifica peridica, e, nel cas in cui sian scperte significative vilazini delle prescrizini impste dal Mdell intervengan mutamenti nell rganizzazine nell attività dell ente vver mdifiche legislative, la mdifica del Mdell; l irrgazine di sanzini in cas di vilazine delle prescrizini impste dal Mdell. 1.5 Le Linee Guida di Cnfindustria e le circlari applicative L art. 6 del Decret dispne espressamente che il Mdell pssa essere adttat sulla base di cdici di cmprtament redatti dalle assciazini rappresentative degli enti. L stess Decret prevede che i Mdelli pssan essere adttati, garantend le esigenze di cui spra, sulla base di cdici di cmprtament redatti da assciazini rappresentative di categria, cmunicati al Minister della Giustizia che, di cncert cn i Ministeri cmpetenti, può frmulare entr 30 girni, sservazini sull idneità dei mdelli a prevenire i reati. Cn riferiment ai reati ed illeciti amministrativi in materia di market abuse, tale valutazine di idneità viene cmpiuta dal Minister della Giustizia, sentita la Cnsb. Le Linee Guida di Cnfindustria sn state apprvate dal Minister della Giustizia cn il D.M. 4 dicembre Il successiv aggirnament, pubblicat da Cnfindustria in data 24 maggi 2004, è stat apprvat dal Minister della Giustizia, che ha giudicat tali Linee Guida idnee al raggiungiment delle finalità previste dal Decret. Dette Linee Guida sn state aggirnate da Cnfindustria alla data del 31 marz Nella definizine del Mdell, le Linee Guida di Cnfindustria sn state identificate cme linee guida di riferiment per il Mdell della Capgrupp e delle Scietà cntrllate. Esse prevedn le seguenti fasi prgettuali: l identificazine dei rischi, ssia l analisi del cntest aziendale per evidenziare in quali aree di attività e secnd quali mdalità si pssan verificare i reati previsti dal Decret; la predispsizine di un sistema di cntrll (i c.d. prtclli ) idne a prevenire i rischi di reat identificati nella fase precedente, attravers la valutazine del sistema di cntrll esistente all intern dell ente ed il su grad di adeguament alle esigenze espresse dal Decret. Le cmpnenti più rilevanti del sistema di cntrll delineat nelle Linee Guida di Cnfindustria per garantire l efficacia del Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll, sn le seguenti: la previsine di principi etici e di regle cmprtamentali in un Cdice Etic; un sistema rganizzativ sufficientemente frmalizzat e chiar, in particlare cn riguard all attribuzine di respnsabilità, alle linee di dipendenza gerarchica e descrizine dei cmpiti cn specifica previsine di principi di cntrll; prcedure, manuali e/ infrmatiche, che reglin l svlgiment delle attività, prevedend pprtuni cntrlli; pteri autrizzativi e di firma cerenti cn le respnsabilità rganizzative e gestinali attribuite dall ente prevedend, laddve richiest, l indicazine di limiti di spesa; sistemi di cntrll di gestine, capaci di segnalare tempestivamente pssibili criticità; infrmazine e frmazine del persnale. PARTE GENERALE 7

8 Il sistema di cntrll, inltre, deve cnfrmarsi ai seguenti principi: verificabilità, tracciabilità, cerenza e cngruità di gni perazine; segregazine dei cmpiti (nessun può gestire in autnmia un inter prcess); dcumentazine dei cntrlli effettuati. Il 19 marz 2012 il Cmand Generale della Guardia Di Finanza, III Repart Operazini - Uffici Tutela Ecnmia e Sicurezza, ha apprvat la circlare n /2012 dal titl "Attività della Guardia di Finanza a tutela del mercat dei capitali". La circlare è articlata in 4 vlumi di cui il Vlume III Respnsabilità amministrativa degli enti dipendente da reat, esamina tale decret nn sl dal punt di vista nrmativ (PARTE I del Vlume III) ma anche dal punt di vista perativ (PARTE II del Vlume III), descrivend le mdalità di indagine seguite per l accertament della respnsabilità amministrativa degli enti ex d.lgs. 231/01. da parte della Guardia di Finanza. In particlare vengn esaminati i passaggi che devn reglare l indagine per l accertament della respnsabilità amministrativa dell ente/impresa. Un dei passaggi fndamentali è la verifica dell adzine preventiva del Mdell rganizzativ, della sua idneità ed della sua attuazine. La Circlare ritiene idne il Mdell Organizzativ adeguat alla struttura e alla cncreta attività dell ente/impresa e ritiene fndamentale l effettiva attuazine dell stess nella prassi aziendale grazie alla cstituzine dell ODV e all individuazine di un sistema disciplinare. 2 INQUADRAMENTO GENERALE DELL AZIENDA 2.1 Obbiettivi e Missin aziendale Ncera Umbra Fnti Striche S.p.A. (di seguit anche NUFS la Scietà ) è una scietà del Grupp SEM (di cui SEM Srgenti Emiliane Mdena S.p.A. ne è la cntrllante), primari peratre nella prduzine delle acque minerali, sft drinks. La scietà intende distinguersi attravers l impegn al miglirament cntinu, l immissine sul mercat di prdtti di qualità, rispettsi della salute del cnsumatre ed adeguati alle necessità del cliente. NUFS vule ffrire il prpri cntribut al miglirament delle cndizini sciali, nnché alla prevenzine dell inquinament. 2.2 Le aree di attività e le fnti di apprvviginament idric. La scietà, in frza di cncessini di cltivazine e autrizzazini all imbttigliament di due Acque Minerali Naturali ricnsciute dal Minister della Salute, è attiva nelle seguenti aree di attività i. Acque Minerali Naturali, ii. Bibite analcliche Sft Drinks, e prduce i seguenti prdtti finiti: acqua minerale naturale Flaminia (a marchi prpri e Cnad) e Angelica (a marchi COOP Italia ed a prpri marchi ) nelle tiplgie naturale, frizzante e lievemente frizzante, cnfezinata in PARTE GENERALE 8

9 cntenitri di plietilentereftalat (PET) a perdere, da 0.5, 1.5 e 2.0 Litri, nnché in bttiglie di vetr nei frmati da 0.75, 0.92 e 1.0 Litri. bibite analcliche sft drinks (a marchi prpri ed a marchi privati di terzi: Cp, Cnad e Auchan), cnfezinate in cntenitri di plietilentereftalat (PET) a perdere da 0.5, 1,0 e 1.5 Litri Acque Minerali Naturali La scietà è titlare di due cncessini di cltivazine di Acque Minerali Naturali relativa alle srgenti denminate: Flaminia, sita nel territri di Ncera Umbra (PG) che è stata accrdata a Gestine Acque Minerali SrL in data 11/03/1997 per una durata di 30 anni e avente scadenza in data 10/03/2027. Nell ambit di tale cncessine è stata ricnsciuta, cn un decret ministeriale del 03/06/1976, l Acqua Minerale Naturale denminata Flaminia. Cn determinazine dirigenziale n. 510 del 18/11/1998 in seguit alla trasfrmazine della denminazine sciale di Gestine Acque minerali SrL in Ncera Umbra Fnti Striche SpA, è stata mdificata l intestazine della cncessine che risulta dunque attualmente in capi a NUFS. Angelica, sita nel territri di Ncera Umbra (PG) che è stata accrdata a Gestine Acque Minerali SrL in data 11/03/1997 per una durata di 30 anni e avente scadenza in data 10/03/2027. Nell ambit di tale cncessine è stata ricnsciuta, cn un decret ministeriale del 23/09/1924, l Acqua Minerale Naturale denminata Angelica. Cn determinazine dirigenziale n. 509 del 18/11/1998 in seguit alla trasfrmazine della denminazine sciale di Gestine Acque minerali SrL in Ncera Umbra Fnti Striche SpA, è stata mdificata l intestazine della cncessine che risulta dunque attualmente in capi a NUFS. Tali cncessini sn state rilasciate stt la vigenza della L.R. n. 48 del 11/11/1987, successivamente abrgata e sstituita dalla L.R.. 22 del 22/12/2008. Piché le nuve dispsizini nrmative nn risultan applicabili alle cncessini entrate in vigre precedentemente, le cncessini in questine cntinuan ad essere reglate dalla Legge vigente all epca della lr stipula. L attività di cnfezinament e vendita delle spra citate Acque Minerali Naturali sn state autrizzate cme qui rappresentat: Acqua Minerale Naturale Flaminia, Decret del Presidente della Giunta Reginale n. 312 del 12/06/1998; Acqua Minerale Naturale Angelica, Determinazine Dirigenziale n del 19/05/ Bibite analcliche I prdtti sft drinks rientran nella categria delle acque addizinate, ssia da acque a cui vengn aggiunti ingredienti armatizzati e/ funzinali, cme: scirppi, cncentrati, armi, anidride carbnica, zuccher, etc ). Nell ambit della prduzine dei sft drinks NUFS ffre prdtti a marchi prpri e prdtti a marchi di terzi. Le bibite analcliche a marchi prpri cmprendn le bibite a marchi: Ncera Umbra, caratterizzata da un bass cntenut di zuccheri e Mve Up Light, del tutt priva di zuccheri. Esse cmprendn prdtti quali: gasssa, aranciata, pmpelm, ginger, cedrata e cla, prdtte nell PARTE GENERALE 9

10 stabiliment della Scietà sit in Ncera Umbra (PG) per la cmmercializzazine in Italia nel settre h.re.ca., grssisti e distribuzine mderna. Le bibite analcliche a marchi privat sn quelle prdtte cn marchi COOP Italia, CONAD Italia e Auchan. Esse cmprendn prdtti quali: gasssa, aranciata, aranciata amara, pmpelm, limnata, aranciata light, cla, prdtte nell stabiliment della Scietà sit in Ncera Umbra (PG) per la cmmercializzazine press le reti distributive Cp,Cnad ed Auchan 2.3 Le caratteristiche del prcess prduttiv Il cicl prduttiv prevede il preliev dell'acqua, per mezz di pmpe, dai pzzi e srgenti in prssimità dell stabiliment per stccarla in cisterne e successivamente imbttigliarla attravers le linee. La linea PET prevede la trasfrmazine della prefrma in PET in bttiglia, tramite appsit prcess di sffiatura, a cura di una specifica macchina che prduce bttiglie in frmati da mezz litr, un litr e 1,5 L. Il prcess di lavr termina cn il cnfezinament delle bttiglie in PET attravers l'ausili della macchina pallettizzatrice che cstruisce pallet idnei per l stccaggi e il trasprt. La linea del vetr prevede la preventiva selezine delle bttiglie a rendere, il lr stccaggi e l eventuale reintegr cn bttiglie nuve. Si prcede preliminarmente al lr lavaggi attravers bagni di sda, riasciacqui in tre diverse fasi e cntrlli di qualità sia a livell visiv che elettrnic; le bttiglie selezinate e lavate sn prnte per essere riempite, chiuse, eticchettate ed imballate prnte per la spedizine. L attività di preparazine ed imbttigliament dei sft drinks segue quella della linea del PET tranne che vviamente per la preparazine della bevanda cn l utilizz e l aggiunta di scirppi neutri, armi, cnservati, acidificanti e clranti. La Sede prduttiva di Ncera Umbra, è di prprietà della scietà, si estende su una superficie di circa mq di cui mq ricperti. La scietà, mantiene al prpri intern la gestine e l rganizzazine delle fasi di maggir riliev del prpri Mdell di business, e si rivlge a frnitri terzi per l acquist di: materie prime (quali PET ed elementi aggiuntivi per le bibite analcliche); materiali di cnfezinament (quali, principalmente, tappi, film termretraibile, film estensibile, interfalde e bttiglie di vetr). La scietà, cmmercializza i prpri prdtti prevalentemente nel territri nazinale. La vicinanza tra la srgente, e quindi l stabiliment prduttiv, e i clienti finali permette alla scietà di cntenere i csti di trasprt ed il relativ impatt ambientale. PARTE GENERALE 10

11 2.4 Mdell di Gvernance ed assett rganizzativ Il Mdell di gvernance di NUFS è articlat cme di seguit descritt: Assemblea dei sci E cmpetenza dell Assemblea dei Sci deliberare, in sede rdinaria e strardinaria, sulle materie riservate alla stessa dalla Legge dall Statut. Cnsigli di Amministrazine Il Cnsigli di Amministrazine è investit dei più ampi pteri per la gestine rdinaria e strardinaria della Scietà nei limiti di quant cnsentit dalla legge e dall Statut. Il Cnsigli di Amministrazine può essere cmpst, secnd quant definit dall Statut, da un numer massim di 9 membri, anche nn sci, nminati dall Assemblea, che stabilisce il numer dei cmpnenti del cnsigli. Essi duran in carica tre esercizi e sn rieleggibili. Al mment dell adzine del presente dcument, il Cnsigli di Amministrazine della Scietà risulta essere cmpst da tre amministratri. Direttre Generale (D.G.) Il Direttre Generale è emanazine diretta del Cnsigli di Amministrazine, i sui pteri sn quelli riferiti alla gestine perativa della scietà sia a livell prduttiv sia a livell di rganizzativ, attravers la direzine ed il crdinament dei dipendenti. Il D.G. è psizinat al vertice del management aziendale e rispnde slamente al Cnsigli di Amministrazine della scietà. I sui pteri vengn di seguit rappresentati sinteticamente: crdina e dirige le attività aziendali; crdina ed è respnsabile dell attuazine delle strategie aziendali decise in Cnsigli di Amministrazine; stabilisce le prcedure aziendali ed il sistema di cntrll intern; supervisinare i sistemi di prgrammazine della prduzine e di tempi e metdi ; prgrammare tempi e csti delle manutenzini; assume la figura del Datre di Lavr ex DL 81/2008. Il D.G. svlge un imprtante attività di assistenza e cllabrazine alle funzini rganizzate e gestite a livell di grupp dalla cntrllante per le cntrllate, ed in particlare: assiste il Respnsabile Qualità della cntrllante alla definizine gli bbiettivi, i traguardi ed i piani di miglirament di Qualità, Ambiente e Respnsabilità Sciale e assume la respnsabilità del lr raggiungiment; assiste il CFO della cntrllante alla predispne il budget e ne cntrlla la sua realizzazine; assistere l acquist di nuvi materiali tecnici ed impianti; assiste il respnsabile Ricerca e Svilupp della cntrllante per l studi e l svilupp di innvazini in termini di utilizz di materiali, design delle bttiglie, marchi ed etichette e nuvi prcessi prduttivi Cllegi sindacale Il Cllegi Sindacale è cmpst da 3 sindaci effettivi e da 2 sindaci supplenti. Tutti i membri del Cllegi duran in carica per 3 esercizi fiscali e sn rieleggibili. Al Cllegi Sindacale è affidat il PARTE GENERALE 11

12 cmpit di vigilanza: sull sservanza della legge e dell att cstitutiv; sul rispett dei principi di crretta amministrazine; sull adeguatezza della struttura rganizzativa della Scietà, del Sistema di Cntrll Intern e del sistema amministrativ cntabile, anche in riferiment all affidabilità di quest ultim a rappresentare crrettamente i fatti di gestine. Scietà di Revisine L Assemblea dei sci di NUFS ha affidat l incaric di revisine e cntrll cntabile della Scietà ad un sggett divers dal Cllegi Sindacale, iscritt nel registr dei Revisri Cntabili. Amministrazine È l Area respnsabile di alcuni aspetti amministrativi e cntabili della scietà, in quant le principali attività in quest ambit sn gestite dal repart amministrativ della cntrllante e dirette dal CFO di SEM e del Grupp. Ne specific il repart amministrativ di NUFS svlge le seguenti attività: cura gli aspetti del cicl attiv riferiti a: registrazine a sistema degli rdini, prcede all emissine delle fatture attive, esegue il cntrll sul rispett dei fidi cmmerciali dei clienti; cura gli aspetti del cicl passiv riferiti alla gestine degli rdini a sistema nnché la richiesta di eventuali nte di credit. Le predette attività amministrative sn crdinate dal Respnsabile Amministrazine e Persnale e supervisinate dal Direttre Generale di NUFS. Cmmerciale È l area respnsabile del manteniment dei rapprti cn gli agenti e dell inseriment a sistema dei listini prezzi definiti dal repart cmmerciale della cntrllante. Tutte le altre attività di definizine delle plitiche cmmerciali sn gestite dal repart cmmerciale della cntrllante. Acquisti e Lgistica È l Area respnsabile degli apprvviginamenti e della gestine del materiale in magazzin e nell specific: gestisce le anagrafiche frnitri e le lr eventuali mdifiche; gestisce gli rdini ai frnitri del materiale di cnfezinament; verifica il crrett immagazzinament del materiale di cnfezinament e dei prdtti necessari per la prduzine; supervisina e crdina gli acquisti di materiale utili per apprvviginare i reparti della prduzine; L area è presieduta e gestita dal Respnsabile Acquisti e Lgistica che rispnde al Direttre Generale di NUFS. Le varie attività di cui spra sn svlte in strett crdinament cn il repart acquisti della cntrllante. PARTE GENERALE 12

13 Direzine di Stabiliment È l Area respnsabile della direzine ed assistenza tecnica del repart prduttiv aziendale. Le cmpetenze riguardan principalmente l assicurazine del perfett funzinament ed il miglir utilizz degli impianti. L area è presieduta e gestita dal Respnsabile Prduzine e Manutenzine che ha il cmpit rganizzare e verificare il crrett svlgiment delle funzini spra riprtate. Il Respnsabile Prduzine e Manutenzine riprta al Direttre Generale. Le varie attività di cui spra sn svlte in strett crdinament cn il respnsabile tecnic della cntrllante. Qualità, Ambiente, Etica, HACCP. È l Area respnsabile dell applicazine e del manteniment del Sistema di Qualità e Ambiente. Le attività sn svlte in stretta cllabrazine e cn la supervisine attenta del Respnsabile Qualità della cntrllante e del Grupp. Le attività riguardan principalmente predispne il manuale di Qualità e Ambiente e le relative prcedure e ne cntrlla il su aggirnament peridicamente; assiste alla redazine del dcument sulla valutazine dei rischi ex DL 81/2008; prcede alle verifiche ispettive interne all Azienda e gestisce le relative nn cnfrmità riscntrate; prpne azini crrettive preventive; verifica la Qualità del prcess prduttiv e del prdtt finit; gestisce e crdina i rapprti tecnici cni clienti e cn i rispettivi enti della pubblica amministrazine; gestisce e crdina le attività inerenti la prevenzine dei reati ambientali. predispne i relativi prgrammi di frmazine. L area è gestita dal Respnsabile Ambiente e Packaging che ha il cmpit rganizzare e verificare il crrett svlgiment delle funzini spra riprtate. Il Respnsabile Qualità riprta e rispnde al Direttre Generale di NUFS. 3 IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO DI NUFS 3.1 Finalità del Mdell. Scp del Mdell è la predispsizine di un sistema strutturat ed rganic di prcedure ed attività di cntrll (preventiv ed ex pst) che abbia cme biettiv la riduzine del rischi di cmmissine dei reati mediante l individuazine delle Aree di attività a rischi e dei Prcessi strumentali/funzinali alla cmmissine dei reati e la lr cnseguente prceduralizzazine. I principi cntenuti nel presente Mdell devn cndurre, da un lat, a determinare una piena cnsapevlezza nel ptenziale autre del reat di cmmettere un illecit (la cui cmmissine è cndannata e frtemente cntraria agli interessi di NUFS anche quand apparentemente essa ptrebbe trarne un vantaggi), dall altr, grazie ad un mnitraggi cstante dell attività, a PARTE GENERALE 13

14 cnsentire alla Scietà di reagire tempestivamente nel prevenire d impedire la cmmissine del reat stess. Tra le finalità del Mdell vi è, quindi, quella di sviluppare la cnsapevlezza nei Dipendenti, Organi Sciali, Scietà di Service, Cnsulenti e Partner, che perin per cnt nell interesse della scietà nell ambit delle Aree di attività a rischi e dei Prcessi strumentali/funzinali, di pter incrrere (in cas di cmprtamenti nn cnfrmi alle prescrizini del Cdice Etic e alle altre nrme e prcedure aziendali, ltre che alla legge) in illeciti passibili di cnseguenze penalmente rilevanti nn sl per sé stessi, ma anche per la scietà. Inltre, si intende censurare fattivamente gni cmprtament illecit attravers la cstante attività dell Organism di Vigilanza sull perat delle persne rispett alle Aree di attività a rischi e ai Prcessi strumentali/funzinali e la cmminazine di sanzini disciplinari cntrattuali. Gli elementi che caratterizzan il presente Mdell sn l efficacia, la specificità e l attualità. L efficacia L efficacia di un Mdell dipende dalla sua idneità in cncret ad elabrare meccanismi di decisine e di cntrll tali da eliminare ( quant men ridurre significativamente) l area di rischi da respnsabilità. Tale idneità è garantita dall esistenza di meccanismi di cntrll preventiv e successiv idnei ad identificare le perazini che pssiedn caratteristiche anmale, tali da segnalare cndtte rientranti nelle aree di rischi e strumenti di tempestiv intervent nel cas di individuazine di siffatte anmalie. L efficacia di un Mdell, infatti, è anche funzine dell'efficienza degli strumenti idnei ad identificare "sintmatlgie da illecit". La specificità La specificità di un Mdell è un degli elementi che ne cnnta l'efficacia. È necessaria una specificità cnnessa alle aree a rischi, csì cme richiamata dall'art. 6, c. 2 lett. a) del Decret, che impne un censiment delle attività nel cui ambit pssn essere cmmessi i reati. Ai sensi dell'art. 6, c. 2 lett. b) del Decret, è altrettant necessari che il Mdell preveda dei prcessi specifici di frmazine delle decisini dell'ente e dei prcessi di attuazine nell ambit dei settri sensibili. Analgamente, l'individuazine delle mdalità di gestine delle risrse finanziarie, l'elabrazine di un sistema di dveri d'infrmativa, l'intrduzine di un adeguat sistema disciplinare sn bblighi che richiedn la specificità delle single cmpnenti del Mdell. Il Mdell deve tener cnt delle caratteristiche prprie, delle dimensini della Scietà e del tip di attività svlte, nnché della stria della Scietà. L attualità Un Mdell è idne a ridurre i rischi da reat qualra sia cstantemente adattat ai caratteri della struttura e dell attività d impresa. In tal sens l art. 6 del Decret prevede che l'organism di Vigilanza, titlare di autnmi pteri d iniziativa e cntrll, abbia la funzine di supervisinare all aggirnament del Mdell. L art. 7 del Decret stabilisce che l efficace attuazine del Mdell cntempli una verifica peridica, nnché l eventuale mdifica dell stess allrquand sian scperte eventuali vilazini ppure intervengan mdifiche nell attività nella struttura rganizzativa della scietà/ente. PARTE GENERALE 14

15 3.2 Destinatari Le regle cntenute nel Mdell si applican: a clr i quali sian titlari, all intern della Scietà, di qualifiche frmali, cme quelle di rappresentante legale, amministratre, direttre generale, ad eccezine di quella di membr del Cllegi Sindacale; a clr i quali svlgan funzini di direzine in veste di respnsabili di specifiche Unità Organizzative; a clr i quali, seppure sprvvisti di una frmale investitura, esercitin nei fatti attività di gestine e cntrll della Scietà. La previsine, di prtata residuale, è finalizzata a cnferire rilevanza al dat fattuale, in md da ricmprendere, tra gli autri dei reati da cui può derivare la respnsabilità della scietà, nn sltant l amministratre di fatt (vver clui che esercita in cncret, senza averne la qualifica, pteri crrispndenti a quelli dell amministratre), ma anche, ad esempi, il sci azinista di maggiranza, che sia in grad di imprre la prpria strategia aziendale e il cmpiment di determinate perazini, anche nell ambit di una scietà cntrllata, cmunque agend, attravers qualsiasi frma idnea di cntrll, sulla gestine cncreta dell ente; ai lavratri subrdinati della Scietà, di qualsiasi grad e in frza di qualsivglia tip di rapprt cntrattuale, ancrché distaccati all ester press una scietà cntrllata per l svlgiment dell attività; a chi, pur nn appartenend alla Scietà, pera su mandat nell interesse della medesima. Resta quindi intes che eventuali risrse appartenenti alle Cntrllate, qualra perin, anche in territri ester, per cnt nell interesse di NUFS devn intendersi cme Destinatari del Mdell e dvrann, pertant, sservare le regle cmprtamentali ed i principi sanciti nel Mdell di NUFS. Il Mdell cstituisce un riferiment indispensabile per tutti clr che cntribuiscn all svilupp delle varie attività, in qualità di frnitri di materiali, servizi e lavri, cnsulenti, partners nelle assciazini tempranee scietà cn cui la NUFS pera. Nei cntratti di frnitura, patti fra sci partners cmmerciali, ecc. dvrà essere inserita esplicitamente l accettazine delle regle e dei cmprtamenti previsti nel presente Mdell, vver l indicazine da parte del cntraente della adzine di un prpri Mdell ex Decret. 3.3 Struttura del Mdell Il Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll di NUFS è stat definit e predispst tenend in particlare cnsiderazine l interazine tra il Sistema di Cntrll Intern e i prcessi aziendali esistenti all intern della scietà cn la disciplina e le previsini prprie del Decret 231. In quest sens il presente Mdell perfezina ed Integra il cmpless di nrme di cndtta, principi, plicy e prcedure di NUFS, nnché tutti gli strumenti rganizzativi e cntrlli esistenti, cn l attuazine di prescrizini che rispndan alle finalità del Decret 231 all scp specific di prevenire la cmmissine dei reati ivi cntemplati. PARTE GENERALE 15

16 Quindi in sens ampi, il Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll di NUFS è cstituit, ltre che dal presente dcument, dai principi e dalle dispsizini cntenute nel Cdice Etic e dall insieme di regle e di prcedure vigenti all intern di NUFS. Ai fini del presente Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll, si richiaman espressamente ed integralmente tutti gli strumenti già peranti in NUFS, ivi incluse le prcedure e nrme di cmprtament adttate dalla Scietà, che cstituiscn parte integrante e sstanziale del presente Mdell. Il presente Mdell è cstituit dalla presente Parte Generale e dalla Parte Speciale in cui vengn riprtate le tiplgie di reat identificate. Al riguard, la Scietà ha ritenut pprtun cncentrare la prpria attenzine sulle categrie di reati che, all esit dei risultati del risk assessment effettuat risultan essere più cncretamente cnfigurabili, in cnsiderazine delle attività svlte, del cntest imprenditriale e dell assett rganizzativ adttat. Obiettiv primari della Parte Speciale è richiamare l bblig per i destinatari individuati, di adttare apprpriate regle di cndtta al fine di prevenire la cmmissine dei reati cntemplati dal Decret 231 e individuati cme astrattamente rilevanti sulla base degli esiti dell attività di risck analisys cmpiuta. Nell ambit dei reati esclusi nn ritenuti rilevanti ed applicabili alla Scietà si è ritenut pprtun distinguere le seguenti due categrie: reati la cui prbabilità di realizzazine è esclusa (ad es. mutilazine di rgani genitali femminili) in cnsiderazine del cntest perativ ed rganizzativ della Scietà (e riprtati nella presente Parte Generale del Mdell); reati la cui cmmissine è stata giudicata remta, cnsiderat il cntest perativ ed rganizzativ della Scietà nnché gli elementi di interesse e vantaggi nel cmpiment della cndtta illecita (riprtati nelle single Parti Speciali del Mdell). È demandat al Cnsigli di Amministrazine di NUFS l integrazine del presente Mdell in una successiva fase, mediante appsite delibere, cn ulteriri Parti Speciali relative ad altre tiplgie di reat che, per effett di altre nrmative, risultin inserite cmunque cllegate all ambit di applicazine del Decret 3.4 Elementi fndamentali del Mdell Il Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll di NUFS è stat definit e predispst tenend in particlare cnsiderazine l interazine tra il Sistema di Cntrll Intern e i prcessi aziendali esistenti all intern della Scietà cn la disciplina e le previsini prprie del Decret 231. In quest sens la Scietà ha cndtt un attenta analisi dei prpri strumenti di rganizzazine, gestine e cntrll, diretta a verificare la crrispndenza dei principi cmprtamentali e delle prcedure già adttate alle finalità previste dal Decret e, ve si sia res necessari, ad adeguarli. Cn riferiment alle esigenze individuate nel Decret, gli elementi fndamentali sviluppati da NUFS nella definizine del Mdell, pssn essere csì riassunti: PARTE GENERALE 16

17 mappatura dei prcessi e delle attività sensibili cn individuazine degli elementi di criticità del sistema di cntrll intern, degli elementi di rischi e del grad di rilevanza assciat; previsine di specifici prtclli relativi ai prcessi aziendali ritenuti a maggir rischi ptenziale di cmmissine di reat, diretti a reglamentare espressamente la frmazine e l attuazine delle decisini della Scietà, al fine di frnire indicazini specifiche sul sistema di cntrlli preventivi in relazine alle single fattispecie di illecit da prevenire. identificazine dei principi etici e delle regle cmprtamentali vlte alla prevenzine di cndtte che pssan integrare le fattispecie di reat previste dal Decret, sancite nel Cdice Etic adttat dalla Scietà e, più in dettagli, nel presente Mdell; nmina di un Organism di Vigilanza al quale sn attribuiti specifici cmpiti di vigilanza sull efficace attuazine ed effettiva applicazine del Mdell ai sensi dell art. 6 punt b) del Decret; definizine dei flussi infrmativi e di cmunicazine nei cnfrnti dell Organism di Vigilanza e da parte del medesim rgan; definizine ed adzine, in ssequi alle prescrizini del Decret 231, di un specific sistema disciplinare da applicarsi in cas di vilazine del Mdell; definizine e avvi di un attività di diffusine, sensibilizzazine e frmazine, a tutti i livelli aziendali, nnché nei cnfrnti di quanti peran in nme e per cnt di NUFS, sulle regle cmprtamentali previste nel Mdell, nnché sui prcessi e prcedure interne atte a gvernare, prevenire e cntrllare le attività a rischi e sull adesine delle stesse. 3.5 Il Mdell e l integrazine cn il principi interni di cntrll Il Mdell perfezina ed Integra il cmpless di nrme di cndtta, principi, plicy e prcedure di NUFS, nnché tutti gli strumenti rganizzativi e cntrlli esistenti, cn l attuazine di prescrizini che rispndan alle finalità del Decret 231 all scp specific di prevenire la cmmissine dei reati ivi cntemplati. Quindi, in sens ampi, il Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll di NUFS è cstituit, ltre che dal presente dcument, dai principi e dalle dispsizini cntenute nel Cdice Etic e dall insieme di regle e di prcedure vigenti all intern di NUFS Cdice Etic Le regle di cmprtament cntenute nel presente Mdell si integran cn quelle del Cdice Etic di Grupp definit e diffus dalla Cntrllante, pur presentand, per le finalità che ess intende perseguire in attuazine delle dispsizini riprtate nel Decret, una prtata diversa rispett al Cdice stess. Stt tale prfil, infatti mentre il Cdice Etic rappresenta un strument adttat in via autnma e suscettibile di applicazine sul pian generale da parte delle scietà del Grupp all scp di esprimere dei principi di dentlgia aziendale che il Grupp ricnsce cme prpri e sui quali richiama l sservanza da parte di tutti i Dipendenti, il Mdell rispnde a specifiche prescrizini cntenute nel Decret, finalizzate a prevenire la cmmissine di particlari tiplgie di reati Sistema rganizzativ Nella predispsizine del Mdell, NUFS ha tenut cnt della prpria rganizzazine aziendale al fine di verificare le aree di attività più espste al rischi di ptenziale cmmissine di reati. La Scietà PARTE GENERALE 17

18 ha altresì tenut cnt del prpri sistema di cntrll intern al fine di verificarne la capacità di prevenire le fattispecie di reat previste dal Decret nelle aree di attività identificate cme rischise. Più in generale, il sistema di cntrll intern di NUFS deve garantire, cn raginevle certezza, il raggiungiment di biettivi perativi, di infrmazine e di cnfrmità, quali: l efficacia e l efficienza della Scietà nell impiegare le risrse, nel prteggersi dalle perdite, nel salvaguardare il patrimni aziendale; tale sistema è vlt, inltre, ad assicurare che il persnale peri per il perseguiment degli biettivi aziendali, senza anteprre altri interessi a quelli di NUFS; la predispsizine di rapprti tempestivi ed affidabili per il prcess decisinale all intern e all estern dell rganizzazine aziendale; la cnduzine delle perazini aziendali nel rispett delle leggi e dei reglamenti, dei requisiti prudenziali e delle prcedure aziendali interne. Tutt il persnale, nell ambit delle funzini svlte, è respnsabile della definizine e del crrett funzinament del sistema di cntrll attravers tutte le attività di cntrll che le single unità perative svlgn sui lr prcessi. Al fine di rendere immediatamente chiar il rul e le respnsabilità di ciascun nell ambit del prcess decisinale aziendale, NUFS ha mess a punt un prspett nel quale è schematizzata l intera struttura rganizzativa: l Organigramma. Nell Organigramma, in particlare, sn specificate: le Funzini in cui si suddivide l attività aziendale; le linee di dipendenza gerarchica e funzinale dei singli enti aziendali; i sggetti che peran nelle single aree e il relativ rul rganizzativ; le linee di cllegament tra le funzini aziendali della scietà ed i rispettivi reparti della capgrupp per le funzini sggette a crdinament. L Organigramma aziendale ed eventuali ulteriri dcumenti di dettagli, che specifican precisamente la struttura rganizzativa, sn predispsti e aggirnati dal Direttre Generale sulla base del disegn rganizzativ definit dal CDA. I dcumenti indicati sn ggett di ufficiale cmunicazine al management della Scietà. L attribuzine di ruli, cmpiti e respnsabilità deve avvenire nel rispett dei seguenti principi: a nessun devn essere attribuiti pteri illimitati; i pteri e le respnsabilità devn essere chiaramente definiti e cnsciuti all intern dell rganizzazine; i pteri autrizzativi e di firma devn essere attribuiti in cerenza cn le respnsabilità rganizzative assegnate. PARTE GENERALE 18

19 3.5.3 Sistema di deleghe e prcure. Il Cnsigli di Amministrazine di NUFS è l rgan prepst a cnferire e apprvare frmalmente le deleghe e i pteri di firma cn la puntuale indicazine dei limiti ai pteri di spesa. Il livell di autnmia, il ptere di rappresentanza e i limiti di spesa assegnati ai vari titlari di deleghe e prcure all intern della Scietà risultan individuati e fissati in md cerente cn il livell gerarchic del destinatari della delega della prcura nei limiti di quant strettamente necessari all espletament dei cmpiti e delle mansini ggett di delega. I pteri vengn cnferiti mediante delibera del CDA e sn peridicamente aggirnati in funzine dei cambiamenti rganizzativi che intervengn nella struttura della Scietà. La scietà ha, inltre, istituit un fluss infrmativ, nei cnfrnti di tutte le funzini e sggetti aziendali interessati, inclus l ODV e il Cllegi Sindacale, al fine di garantire la tempestiva cmunicazine dei pteri e dei relativi cambiamenti. Le deleghe e le prcure sn, ve necessari, frmalizzate attravers atti ntarili. Le prcure cn rilevanza esterna vengn pi registrate press il cmpetente Uffici Registr Imprese. Ciascun di questi atti di delega cnferiment di pteri di firma frnisce, quindi, le seguenti indicazini: sggett delegante e fnte del su ptere di delega di prcura; sggett delegat, cn riferiment alla funzine ad ess attribuita e il legame tra le deleghe e le prcure cnferite e la psizine rganizzativa ricperta dal sggett delegat; ggett, cstituit dalla elencazine delle tiplgie di attività e di atti per i quali la delega/prcura viene cnferita. Tali attività e atti sn sempre funzinali e/ strettamente crrelati alle cmpetenze e funzini del sggett delegat; limite di valre entr cui il delegat è legittimat ad esercitare il ptere cnferitgli. Tale limite di valre è determinat in funzine del rul e della psizine ricperta dal delegat nell ambit dell rganizzazine aziendale. Il sistema delle deleghe e dei pteri di firma, cme spra delineat, è cstantemente mnitrat nel su cmpless e, ve necessari, aggirnat in ragine delle mdifiche intervenute nella struttura aziendale, in md da risultare il più pssibile cerente cn l rganizzazine gerarchic-funzinale e le esigenze della Scietà. Di seguit si elencan gli elementi caratterizzanti il prcess di definizine dei pteri e delle deleghe assegnate: i pteri rganizzativi e di firma (deleghe, prcure e cnnessi limiti di spesa) devn essere cerenti cn le respnsabilità rganizzative assegnate; le prcure devn essere cerenti cn il sistema intern delle deleghe; sn previsti meccanismi di pubblicità delle prcure vers gli interlcutri esterni; il sistema di deleghe deve identificare, tra l'altr: PARTE GENERALE 19

20 - i requisiti e le cmpetenze prfessinali che il delegat deve pssedere in ragine dell specific ambit di peratività della delega;, - l accettazine espressa da parte del delegat del subdelegat delle funzini delegate e la cnseguente assunzine degli bblighi cnferiti, - le mdalità perative di gestine degli impegni di spesa; le deleghe sn attribuite secnd i principi di: - autnmia decisinale e finanziaria del delegat; - idneità tecnic-prfessinale del delegat; - dispnibilità autnma di risrse adeguate al cmpit e cntinuità delle prestazini. 3.6 Adzine e gestine del Mdell nell ambit del Grupp Il presente Mdell è stat predispst tenend in debit cnt che Ncera Umbra Fnti Striche S.p.A. è una scietà del Grupp SEM, sggetta a direzine e crdinament dalla cntrllante SEM Srgenti Emiliane Mdena S.p.A.. È rimess alla capgrupp il ptere di predisprre e di aggirnare il Mdell, in relazine alle esigenze di adeguament che per ess si verrann nel temp a determinare. Il recepiment da parte della Scietà sarà valutat in relazine alle situazini di rischi, fatti naturalmente salvi gli adattamenti che si rendan necessari al fine di garantirne l efficacia in cnsiderazine delle specifiche attività svlte dalla singla scietà. E inltre ricnsciuta all rgan amministrativ di NUFS, sentit il prpri Organism di Vigilanza, la pssibilità di effettuare tutte le eventuali mdifiche che si rendesser necessarie ed pprtune per effett di mutamenti rganizzativi nrmativi, nnché di adttare ulteriri parti speciali. In gni cas le suddette variazini verrann cmunicate preventivamente al Cnsigli di Amministrazine della capgrupp. Nell adttare il Mdell il Cnsigli di Amministrazine di NUFS prcederà alla cntestuale nmina del prpri Organism di Vigilanza, incaricat di svlgere nell ambit delle scietà di appartenenza i cmpiti di vigilanza sull applicazine del Mdell medesim. E attribuita alla respnsabilità della Scietà, l attuazine del Mdell in relazine alle attività dalle stesse in cncret pste in essere nelle Aree a Rischi. Resta cmpit primari del rispettiv ODV esercitare i cntrlli sulle attività delle single scietà nelle aree a rischi. 3.7 Principi generali di cntrll Il sistema di rganizzazine della Scietà deve rispettare i requisiti fndamentali di: esplicita frmalizzazine delle nrme cmprtamentali; chiara, frmale e cnscibile descrizine ed individuazine delle attività, dei cmpiti e dei pteri attribuiti a ciascuna direzine e alle diverse qualifiche e ruli prfessinali; precisa descrizine delle attività di cntrll e lr tracciabilità; adeguata segregazine di ruli perativi e ruli di cntrll. In particlare devn essere perseguiti i seguenti principi generali di cntrll intern: PARTE GENERALE 20

21 Nrme cmprtamentali Esistenza di un Cdice Etic che descriva regle cmprtamentali di carattere generale a presidi delle attività svlte. Definizini di ruli e respnsabilità La reglamentazine interna deve declinare ruli e respnsabilità delle unità rganizzative a tutti i livelli, descrivend in maniera mgenea le attività prprie di ciascuna struttura; tale reglamentazine deve essere resa dispnibile e cnsciuta all intern dell rganizzazine. Prcedure e nrme interne Le attività sensibili devn essere reglamentate, in md cerente e cngru, attravers gli strumenti nrmativi aziendali, csì che in gni mment si pssan identificare le mdalità perative di svlgiment delle attività, dei relativi cntrlli e le respnsabilità di chi ha perat. Deve essere individuat e frmalizzat un Respnsabile per ciascuna attività sensibile, tipicamente cincidente cn il respnsabile della struttura rganizzativa cmpetente per la gestine dell attività stessa. Segregazine dei cmpiti All intern di gni prcess aziendale rilevante, devn essere separate le funzini i sggetti incaricati della decisine e della sua attuazine rispett a chi la registra e chi la cntrlla. Nn deve esservi identità sggettiva tra clr che assumn attuan le decisini, clr che elabran evidenza cntabile delle perazini decise e clr che sn tenuti a svlgere sulle stesse i cntrlli previsti dalla legge e dalle prcedure cntemplate dal sistema di cntrll intern. Pteri autrizzativi e di firma Deve essere definit un sistema di deleghe all intern del quale vi sia una chiara identificazine ed una specifica assegnazine di pteri e limiti ai sggetti che peran impegnand l impresa e manifestand la sua vlntà. Attività di cntrll e tracciabilità Nell ambit delle prcedure di altra reglamentazine interna devn essere frmalizzati i cntrlli perativi e le lr caratteristiche (respnsabilità, evidenza, peridicità). I dcumenti rilevanti per l svlgiment delle attività sensibili devn essere adeguatamente frmalizzati e riprtare la data di cmpilazine, presa visine del dcument e la firma ricnscibile del cmpilatre/supervisre; gli stessi devn essere archiviati in lughi idnei alla cnservazine, al fine di tutelare la riservatezza dei dati in essi cntenuti e di evitare danni, deteriramenti e smarrimenti. I dcumenti riguardanti l attività della Scietà, ed in particlare la dcumentazine infrmatica riguardanti attività sensibili sn archiviati e cnservati, a cura della direzine cmpetente, cn mdalità tali da nn permettere la mdificazine successiva, se nn cn appsita evidenza. L access ai dcumenti già archiviati deve essere sempre mtivat e cnsentit sl alle persne autrizzate in base alle nrme interne a lr delegat, al Cllegi Sindacale d rgan equivalente PARTE GENERALE 21