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1 lix Sales & Marketing Support & Service Project & Activities Customer Relationship Management Solution Travel Expenses Benefits & Assets wtime Human Resource Management Solution Experience the Innovation

2 lix Le aziende sanno bene quanto sia impegnativa la gestione delle trasferte e delle note spese: flussi autorizzativi, anticipi e restituzioni anche in valuta, relazione con le agenzie di viaggio, data entry, sistemi di controllo, pagamenti, registrazioni nel sistema contabile e nel sistema paghe, analisi e statistiche. Semplificare ed automatizzare la gestione di queste attività permette alle aziende di ottenere in tempi rapidi un duplice obiettivo: da un lato incrementare l efficienza operativa, con conseguente riduzione dei costi; dall altro implementare un sistema di controllo automatico del rispetto delle policy e delle procedure, con conseguente garanzia di razionalizzazione delle attività. Travel Expenses è la soluzione Travel software di Expenses Solgenia che gestisce tutte le problematiche legate agli aspetti della trasferta sul territorio nazionale ed internazionale; fornisce uno strumento unico, condiviso, disponibile via Internet, facile da usare sia per il trasfertista, sia per l amministrazione, facilmente integrabile con i sistemi contabili e di gestione del personale, con tempi di implementazione molto ridotti e quindi un ritorno dell investimento estremamente rapido. Per la gestione delle trasferte. Spesso le aziende non riescono a gestire il processo delle trasferte in modo strutturato: le richieste vengono fatte con strumenti diversi e non omogenei (a voce, con modulo cartaceo, via ed altro), il processo autorizzativo non è supportato (chi deve autorizzare chi), la gestione degli anticipi e delle restituzioni è effettuata solo a livello contabile. Con Travel Expenses l azienda riesce a mettere sotto controllo l intero processo: il singolo trasfertista può inserire la richiesta di autorizzazione alla trasferta e del relativo anticipo, con indicazioni sul budget di spesa complessivo previsto; tale richiesta viene notificata via al responsabile, che può autorizzarla anche utilizzando dispositivi mobili; contemporaneamente possono anche essere richiesti servizi prepagati (hotel, aerei, treni ed altro) e possono essere effettuate le richieste di prenotazione delle auto aziendali. Per la gestione delle note spese. Tutte le aziende che hanno personale viaggiante devono affrontare il problema del processo di inserimento, autorizzazione, controllo, contabilizzazione e pagamento delle note spese. Travel Expenses permette di ottimizzare tutte queste attività, fornendo a tutti gli attori interessati uno strumento condiviso per la gestione integrata dell intero processo. Il singolo collaboratore può utilizzare una semplice funzione che lo guida nel caricamento delle spese, velocizzando al massimo l attività di data entry; l aspetto operativo è effettuato via Internet utilizzando semplicemente un browser per accedere alla procedura. Nel caso la connettività non sia disponibile, è possibile caricare le note spese sul proprio PC con successiva sincronizzazione. I responsabili hanno immediata visibilità sulle note spese inserite attraverso una notifica via e possono procedere ad autorizzarle o respingerle via Internet o utilizzando dispositivi mobili. L ufficio del personale può definire nel sistema tutte le regole (policy) di gestione e automatizzare il controllo e la verifica del rispetto dei limiti di spesa; questi possono essere definiti per singola spesa o per categoria di spesa, per tipologia di collaboratore, per destinazione della trasferta. 3

3 L amministrazione, infine, può beneficiare di una significativa riduzione dei tempi di processo delle note spese grazie al controllo automatico dei massimali fiscali per la deducibilità delle spese di trasferta e grazie alle gestione delle problematiche dei cambi nelle note spese in valuta. La facilità di integrazione di Travel Expenses con i principali sistemi contabili permette inoltre, di automatizzare anche il processo di contabilizzazione. La procedura permette inoltre, l importazione automatica delle spese sostenute con carte di credito aziendali (anche quelle di tipo lodge ). Per un controllo puntuale dei costi. Le informazioni raccolte costituiscono una preziosa base per il management poiché la loro analisi può fornire utili indicazioni sull andamento dei costi di trasferta. La soluzione mette a disposizione dei responsabili funzionali degli strumenti di analisi e reportistica via Internet che, in completa autonomia e con massima libertà di utilizzo permetteno di navigare tra i dati costruendo le proprie analisi. I dati raccolti possono essere analizzati per dipendente, destinazione, tipologia di spesa ed altro, consentendo così di controllare tutte le componenti di costo ed individuare situazioni critiche sulle quali intervenire con azioni correttive e di miglioramento. La possibilità di esportare i dati su Microsoft Excel consente inoltre a tutto il management di creare dei report statici su cui effettuare successive elaborazioni anche off line. Perchè Travel Expenses. Drastica riduzione dei tempi complessivi di processo: - 40% nei tempi di compilazione - 60% nei tempi di controllo - 95% nei tempi di contabilizzazione. Automazione e controllo del processo, con garanzia del rispetto delle policy e significativa riduzione degli errori Tempi di implementazione della soluzione estremamente rapidi Maggiore facilità di controllo grazie agli strumenti di analisi e di reporting Facilmente integrabile ai sistemi amministrativi e di gestione del personale in uso in azienda. Travel Expenses ROI Compilazione Approvazione Controllo Contabilizzazione Rimborso 4

4 FUNZIONALITA E NOVITA Travel Expenses automatizza e permette di controllare i flussi e le informazioni che concorrono a generare il processo di compilazione, approvazione, controllo e contabilizzazione delle note spese. Note spese. Il collaboratore via browser Web ha una pagina, il Prospetto spese, che lo aiuta e lo guida in modo immediato nel caricamento dei corrispettivi di spesa. Il processo è semplicissimo per facilitare il trasfertista nella compilazione, riducendo o addirittura evitando la necessità di una formazione specifica. Autorizzazione al viaggio e delle note spese. Organizza ed ottimizza la gestione dei flussi di informazioni. Il motore di workflow on-line gestisce le richieste, le notifiche via , le approvazioni on-line e i follow-up in tempo reale. Consente agli incaricati di verificare, approvare o respingere le richieste di autorizzazione ai viaggi e le relative note spese. I monitor a supporto di queste fasi decisionali rendono chiari gli eventuali sforamenti rispetto alla policy aziendale, evidenziando sia il tipo di sforamento sia il suo valore economico rispetto ai massimali di spesa, facilitando così la risoluzione del problema e rendendo molto più veloci i processi. (appoggiate su conto corrente aziendale o del collaboratore). Il processo è automatizzabile per i principali gestori (Amex, Visa, CartaSì, BankAmericard, Carta Moneta, Airplus, AGIP ed altri), grazie all import automatico dei flussi elettronici delle transazioni. L importazione automatizzata, in particolare, consente di annullare i tempi di inserimento dati e di riconciliazione cambi. Anticipi. Gestisce la richiesta, l autorizzazione, l erogazione e la restituzione degli anticipi di contante in euro o in valuta; permette di registrare anche i prelevamenti da sportello bancario. Gli estratti conto forniscono una visione chiara e completa delle erogazioni in atto a tutti i livelli di controllo. Servizi di viaggio (Prepagati). Permette di gestire ogni servizio travel che l azienda acquista per la trasferta dei propri collaboratori (biglietti aerei e ferroviari, prenotazioni alberghiere, noleggi auto ed altro). Il Processo di gestione delle Trasferte Richiesta Autorizzazione Trasferta Anticipo Servizi Prepagati Approvazione Verifica livello superiore Aggiornamento dei cambi on-line. Recupera in automatico i tassi di cambio giornalieri collegandosi via Web al sito dell Ufficio Italiano Cambi ( in questo modo il trasfertista potrà utilizzare sempre il tasso corretto. Pagamenti automatici. Abilita la gestione del pagamento dei rimborsi, dando la possibilità di creare anche il file standard ABI per effettuarne i bonifici elettronici. Import anagrafiche. Il popolamento e l aggiornamento dell applicativo è semplificato grazie al caricamento automatico dei dati relativi alle principali anagrafiche (risorse umane, carte di credito, destinatari, auto, valute/cambi, conti contabili ed altro). Gestione Erogazione Anticipi Prenotazione Servizi Prepagati Carte di credito. La procedura consente l inserimento in nota spese delle spese sostenute con carta di credito aziendale 5

5 Servizi Travel. Consente l'integrazione con i sistemi delle principali agenzie di viaggio. Il sistema mette infatti in comunicazione direttamente trasfertista, ufficio viaggi interno all azienda e agenzia. Travel Expenses è oggi integrato con il sistema informativo di BCD Travel e già predisposto per l integrazione con altre agenzie. Modulo off-line. Consente la compilazione della nota spese senza connessione ad Internet. Le informazioni caricate vengono inviate ai server nel momento in cui il PC del trasfertista viene connesso alla rete aziendale o ad Internet. IL PROCESSO 1. Il trasfertista provvede alla compilazione della nota spese - via Internet o sul proprio PC portatile - scegliendo tra categorie di spesa precaricate (es. vitto, alloggio, autostrada ed altro); può verificare on-line lo stato dei propri rimborsi, richiedere anticipi e servizi viaggio, prenotare le auto aziendali a disposizione. 2. Chi autorizza la nota spese ha un monitor che segnala - in modo semplice ed immediato come un semaforo - eventuali incongruità in termini di tipologia ed entità economica al fine di consentirne la valutazione secondo la policy aziendale. Grazie al monitor di controllo delle anomalie, la decisione di approvare o respingere una nota spese è immediata. 3. Chi controlla la nota spese, verificandone la corrispondenza con i giustificativi, ha un sistema che razionalizza e agevola la spunta dei corrispettivi o le eventuali correzioni. 4. Chi rimborsa la nota spese può gestire il rimborso delle spese in contante, attraverso il cedolino oppure tramite la creazione del file ABI standard per effettuare bonifici elettronici. 5. Chi contabilizza deve semplicemente premere il tasto di contabilizzazione: è il software che pensa autonomamente alla registrazione sui conti di contabilità generale, separando se necessario i valori in parte deducibile e non, e provvedendo alle eventuali registrazioni in analitica sui centri di costo o su altre dimensioni definite in fase di modellazione. Il Processo di gestione delle Note Spese Compilazione On line via Internet Off line su PC con successiva sincroniz. Approvazione Anche su dispositivi mobile Controllo Amministrativo Policy Aziendali (Massimali di spesa, Diarie, Indennità) Deducibilità Detraibilità IVA Contabilizzazione Suddivisione per centro di costo Rimborso Bonifico Bancario (con predisposizio ne invio elettronico ala banca) Nel cedolino 6

6 APPROFONDIMENTI Maschera di inserimento semplificato Prospetto spese. Il trasfertista ha a disposizione una pagina Web dove caricare gli importi delle spese sostenute. E una tabella che riporta in colonna le date del periodo di trasferta e in riga il dettaglio delle spese: è sufficiente incrociare la data e la spesa sostenuta, caricare l importo della spesa e salvare. Il suo utilizzo è immediato e semplicissimo. Il Prospetto spese consente poi di personalizzare le note spese dei trasfertisti con le tipologie di spesa sui quali sono autorizzati a operare, evidenzia gli sforamenti dei massimali ed altro. Tecnologia. Travel Expenses è realizzato secondo le più moderne logiche di sviluppo con tecnologia Web e non richiede alcuna installazione sui PC per l utilizzo. L accesso alle informazioni è controllato e profilato per ciascun utente tramite login e password. Travel Expenses è già stato integrato con portali aziendali e supporta il single sign on. Un ulteriore livello di sicurezza è reso possibile all implementazione sull application server del protocollo HTTPS che cripta le informazioni trasmesse da/verso Travel Expenses. Caratteristiche della procedura. Travel Expenses è: multi aziendale: permette la gestione di più aziende facenti parte dello stesso gruppo multi divisa: consente la gestione delle missioni all estero multi lingua: predisposto per la gestione di lingue differenti dall italiano (disponibili italiano, inglese e tedesco) Una soluzione ampiamente collaudata. Travel Expenses è leader italiano nel mercato dei software dedicati al business travel per numero di installazioni: oggi è utilizzato in oltre 100 aziende, italiane e multinazionali, che operano in settori differenti; ogni mese oltre trasfertisti compilano la propria nota spese con Travel Expenses. Travel on the cloud. Oltre alla modalità che prevede l'acquisto della licenza e l'installazione presso il cliente, Travel Expenses è completamente fruibile in modalità cloud senza la necessità di dotarsi dell'infrastuttura tecnologica e con un pricing a consumo. I Moduli di Travel Expenses Foreign Language Business Travel Off Line Travel Credit Card Analytics Mobile 7

7 Il Prospetto spese è la maschera per l inserimento delle spese sostenute durante la trasferta; l interfaccia semplice ed intuitiva consente una compilazione dei dati immediata da parte del trasfertista La Richiesta Servizi Travel permette di specificare in dettaglio le esigenze del trasfertista, definendo modalità di spostamento e permanenza; poter condividere informazioni strutturate è fondamentale nell abbattimento dei tempi di gestione 8

8 lix Per le aziende che hanno la necessità di assicurare la mobilità di un elevato numero di dipendenti e collaboratori, la gestione interna del parco veicoli aziendale può essere molto impegnativa imponendo una serie complessa e costosa di adempimenti fiscali, burocratici e manutentivi. Semplificare ed automatizzare la gestione della flotta aziendale interna permette alle aziende di risparmiare tempo e denaro investiti in attività ripetitive e non strategiche, recuperando produttività ed efficienza. HRM Benefits & Assets è la Benefits soluzione software & Assets che gestisce le problematiche legate al possesso ed alla gestione del parco auto: contratti, assicurazione, manutenzione ordinaria, straordinaria ed altro; è ideale per aziende ed enti pubblici dotati di un ampio parco veicoli che hanno l'esigenza di migliorare l'efficienza nella gestione dei singoli automezzi. Il responsabile parco auto può trovare in HRM Benefits & Assets un valido supporto per la gestione ordinaria dei veicoli. La contabilità fornitori ed il controller possono ridurre i tempi dedicati alla registrazione dei costi legati al parco auto ed alla loro allocazione, grazie alla possibilità di raccogliere da sistemi esterni le informazioni di costo, presenti in fatture fornitori: tipicamente sono le società di lungo noleggio veicoli, Autostrade e le catene di distribuzione carburante (Agip, Shell, Q8 e Total). Le informazioni inserite nella procedura possono essere analizzate con strumenti di analisi grafica ed esportati su applicazioni desktop (es. Excel o Word); i report pre-configurati e quelli liberamente configurabili consentono di verificare scadenze, calcolare consumi, spese legate alle targhe ed agli utilizzatori, dando la possibilità di confrontare in ogni momento dell'anno gli scostamenti tra costi di budget, effettivi e forecast. Le simulazioni possono essere ripetute e salvate, così da arrivare per approssimazioni successive al budget definitivo. La sua integrazione con i principali strumenti collegati al parco auto come Telepass e carte carburante, consente all amministrazione di avere i dati sempre aggiornati sulle spese collegate al parco auto, sulle contrattualistiche collegate, sulle tratte chilometriche e sull assegnazione dei benefits per singolo dipendente. Funzionalità Benefits & Assets: Gestione parco auto e benefits Multisocietario, multilingua e multivaluta Invio di dati in contabilità generale e analitica Importazione dati da principali carte carburanti Interamente Web e gestibile anche off-line Integrato con Microsoft Office e posta elettronica Prenotazione auto, storico utilizzatori Scadenziario bolli, manutenzioni, assicurazioni Integrazione con Telepass e Viacard 9

9 Grazie all Anagrafica Veicoli è possibile gestire il dettaglio informativo delle vetture, sia aspetti statici legati al bene, sia dinamici connessi al suo utilizzo La tab Evento consente un focus cronologico sugli esborsi monetari connessi al veicolo, dall Addebito Assicurazione al Rifornimento carburante 10

10 Il Gruppo Il Gruppo Solgenia è una primaria realtà italiana del settore ICT. Grazie all integrazione di realtà fortemente specializzate, il Gruppo produce Soluzioni Applicative e Tecnologiche per il business e la collaboration ed offre servizi ad elevato valore aggiunto nelle aree della gestione aziendale. Gli elevati investimenti in R&D, la flessibilità organizzativa e la capacità di adattamento ad un mercato in continua evoluzione, costituiscono il carattere vincente di un Azienda che da 20 anni affianca le imprese condividendone sfide di business, obiettivi e metodologie. Il Gruppo opera su tutto il territorio nazionale in modo diretto con dieci filiali operative; la presenza a livello internazionale include Solgenia USA a Salt Lake City, Solgenia Canada a Toronto e Solgenia Messico a Mexico City. SOLGENIA ITALIA Torino Milano Vicenza Genova Bologna Firenze Spoleto (HQ) Roma Napoli Bari SOLGENIA USA Salt Lake City SOLGENIA MEXICO Mexico City SOLGENIA CANADA Toronto Experience the Innovation Una nuova esperienza lavorativa Abilitare l integrazione tra applicazioni di business e tecnologie di collaborazione permette alle Organizzazioni di incrementare la produttività, essere più reattive ai cambiamenti e fornire valore ai Clienti. Processi Clienti Analisi Portali Cloud Mobile Voce Video 11

11 Offering del Gruppo Business Application L estrema flessibilità e la logica modulare che sottendono le SUITE, unite alle ampie possibilità di personalizzazione, garantiscono al Cliente una risposta efficace secondo le proprie esigenze; permettono ai Clienti di risolvere esigenze specifiche e di ampliare nel tempo la copertura offerta dal sistema informativo in funzione della crescita. Le soluzioni sviluppate coprono il supporto per la gestione di tutti i processi operativi dell'azienda (ERP Proj), per la gestione del rapporto con i Clienti (CRM ), per il controllo di gestione ed andamento del business (BI - Analysis), per la condivisione di documenti e contenuti e per la gestione dei processi (ECDM&BPM - Freedoc). Solutions ERP - SCM CRM - HRM BI - CPM ECDM - BPM roj lix nalysis reedoc Business Technology La Rete costituisce il centro nevralgico del modello di business che proponiamo; consentiamo ai nostri Clienti di migliorare l efficienza dei processi e ridurne i costi, aumentare la produttività individuale e la collaborazione tra le persone, generando nuove opportunità di business. Le soluzioni di Business Technology permettono alle aziende di controllare e gestire al meglio l'uso della rete e dei sistemi al fine di raggiungere più elevati livelli di efficienza. Solutions WAN Optimization Unified Communication System Management

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