OGGETTO: aggiornamento della procedura Anagrafe dalla versione alla versione

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1 ANAGRAFE OGGETTO: aggiornamento della procedura Anagrafe dalla versione alla versione Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Help-Desk); i video_corsi e i report; la normativa ed altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 13/11/2013 Halley Informatica Area segreteria Pagina 1 di 23

2 ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO... 3 Operazioni preliminari... 3 Cosa fare per effettuare l aggiornamento... 4 OPERAZIONI DA EFFETTUARE DOPO L AGGIORNAMENTO... 9 ADEGUAMENTI NORMATIVI MIGLIORIE ERRORI RISOLTI ALLEGATO 1: ATTIVAZIONE PROGETTO DONAZIONE ORGANI ALLEGATO 2: GESTIONE LISTE L2 E L3 SU SIREA Pagina 2 di 23

3 Istruzioni per eseguire l aggiornamento Operazioni preliminari Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte); accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento; verificare che le versioni delle procedure interessate siano alle versioni richieste come indicato di seguito Dal server: - entrare nella procedura AMBIENTE HALLEY; - selezionare la funzione Gestione del Sistema, quindi la funzione Gestione Procedure (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) Dal client: - all interno della procedura, cliccare col tasto destro del mouse; - cliccare su Utilità/Versioni procedure. Verificare che la procedura Anagrafe sia alla versione (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti). per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio: Norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..). Pagina 3 di 23

4 Cosa fare per effettuare l aggiornamento Aggiornamenti dal server Le operazioni che seguono vanno effettuate dall Unità centrale. Per i server con sistema operativo WINDOWS - Inserire il cd-rom nel lettore; - il cd si avvia in automatico. Se compaiono 2 scelte (AGGIORNAMENTI VIDEOCORSI), selezionare Aggiornamenti. Se nel cd-rom non sono presenti i video-corsi compare direttamente la seguente maschera: - per eseguire l aggiornamento è necessario consultare o stampare le lettere allegate delle procedure in elenco. Una volta consultate le lettere, nella colonna CONSULTATO compare SI ; - selezionare il tasto Esegui Aggiornamento ; - al termine dell aggiornamento di ogni procedura, in basso a sinistra comparirà il messaggio Aggiornamento terminato regolarmente ; - selezionare il tasto Continua. Per i server con sistema operativo LINUX - Selezionare Aggiornamento Procedure; - scegliere Cambia [D]rive ; - facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della /, inserire il percorso al di sotto della dicitura Inserire il supporto di aggiornamento nel drive utilizzando il seguente metodo: [spazio (con barra spaziatrice)/cd] (vedere nell esempio) - selezionare Continua. Pagina 4 di 23

5 Procedure in multisessione con Sistema Operativo Windows Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, uscire e chiudere la finestra dell'ambiente Halley; aprire nuovamente la finestra dell'ambiente Halley e procedere all'aggiornamento di un altro ente; ripetere le stesse operazioni per tutti gli enti da aggiornare. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Linux Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, selezionare Altre Funzioni/Manutenzione tecnica Halley e successivamente digitare exit (in minuscolo); selezionare l altro ente da aggiornare (cliccare con [?] per avere l elenco degli enti); procedere con l aggiornamento dell ente selezionato; ripetere per ogni ente da aggiornare. Pagina 5 di 23

6 Aggiornamenti automatici dal client Per velocizzare le operazioni di aggiornamento, è possibile procedere direttamente dal client. Una volta entrati nella procedura da aggiornare: cliccare sui banner in alto a sinistra sulla voce Aggiornamenti procedura: se esistono degli aggiornamenti da eseguire per la procedura su cui si sta lavorando, sarà indicato il loro numero tra le parentesi (Esempio: Aggiornamenti procedura (5)); una volta entrati nel dettaglio della voce, saranno elencati gli aggiornamenti da eseguire suddivisi tra: - gli aggiornamenti della procedura (Procedura); - gli aggiornamenti di altre procedure Halley (Altre procedure) - gli aggiornamenti del software non Halley, ma che Halley distribuisce (Terze parti). Le istruzioni sugli aggiornamenti automatici da client sono in linea (cliccare in alto a destra sulla voce ). Pagina 6 di 23

7 Per poter eseguire l aggiornamento automatico da client è necessario che l utente sia abilitato dal responsabile del sistema (si vedano le istruzioni in merito). Gli aggiornamenti devono essere eseguiti per ogni ente istallato. Pagina 7 di 23

8 Sia se gli aggiornamenti vengono eseguiti al server, sia se gli aggiornamenti vengono effettuati in automatico dal client, attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Anagrafe verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è necessario: trascrivere in modo preciso eventuali messaggi visualizzati; chiamare l assistenza Halley e comunicare il problema. Pagina 8 di 23

9 Operazioni da effettuare dopo l aggiornamento Per coloro che desiderano procedere all attivazione del progetto donazione organi è necessario installare un Certificato SSL Client necessario per uniformarsi ai requisiti di sicurezza previsti per l architettura del Sistema Informativo Trapianti. Tale certificato può essere acquistato presso una Certification Authority. Prima di attivare il progetto, sarebbe auspicabile che il comune contatti il Centro Nazionale Trapianti per ricevere tutte le informazioni necessarie. Gli operatori comunali dovranno infatti essere formati per interfacciarsi correttamente con il cittadino e dare tutte le informazioni e i chiarimenti necessari in merito all autorizzazione alla donazione degli organi. Per qualsiasi informazione in merito contattare: Centro Nazionale Trapianti Assistenza Tecnica Via Giano della Bella, Roma Tel Fax Pagina 9 di 23

10 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura, lo stesso che Vi viene fornito quando richiedete una modifica al programma. Adeguamenti normativi Attivazione progetto donazione organi (AN 4745) Il Decreto Mille proroghe n.194 del 30 dicembre 2009 ha ampliato le modalità previste per manifestare la volontà dei cittadini sulla donazione degli organi, introducendo la possibilità per ogni cittadino di effettuare la dichiarazione di volontà anche sulla Carta di identità. Pertanto, ad ogni rilascio o rinnovo della Carta di Identità, il cittadino può rendere la propria dichiarazione presso l Ufficio Anagrafe che sarà poi responsabile di comunicare detta dichiarazione al Sistema Informativo Trapianti (onere ribadito anche nell art.43 del Decreto del fare). Vedi allegato 1. Gestione caricamento su Sirea delle liste L2 e L3 (AN 5030) Per la chiusura del censimento 2011 è stata prevista la possibilità di effettuare il caricamento sul sito Sirea delle Liste L2 e L3. Vedi allegato 2. Pagina 10 di 23

11 Migliorie Stampa dati censimento 2011 (AN 5160) Durante la Stampa del censimento 2011 esportando su file excel il dettaglio dei cittadini erroneamente non censiti ma residenti in anagrafe (esito 4) manca l'indirizzo, necessario per fare una comunicazione tramite la stampa unione. Pagina 11 di 23

12 Errori risolti Stampa registro pratiche cancellazione Apr (AN 5230) E stato corretto l errore a causa del quale durante la stampa del registro delle pratiche di cancellazione apr, scegliendo la stampa in A3 veniva visualizzato il messaggio: "comando di programma non trovato, comando corrente WSTA3, gruppo corrente R_Radio, progr: main: an0: ANCREF". Stampa registro pratiche di cambio abitazione (AN 5231) Durante la Stampa del registro delle pratiche di cambio abitazione, si nota che nella scelta del tipo stampa non viene valorizzato di default A4 e che sia scegliendo A4 che A3, la stampa è comunque quella dell'a4. File apr4 per ISTATEL (AN 5266) Durante il Trasferimento del modello APR4 all'istatel il file non viene più scartato perchè nella testata c'è uno zero in più per il numero componenti. Correzione programma di recupero (AN 5256) Se il cittadino è emigrato o deceduto e non esiste la via di residenza, il programma ANFLR2 estrae una via di residenza corretta. Ricerca comunicazioni per ufficio (AN 5251) Nella funzione Aggiornamenti/Comunicazioni anagrafiche la ricerca di una comunicazione per ufficio non funzionava correttamente. Elenco cittadini censiti (AN 5224) Durante la Stampa del censimento 2011, nell'elenco dei cittadini censiti, al posto del numero del foglio di censimento veniva riportato uno 0. Elaborazione dati censimento 2011 (AN 5089) Durante l' elaborazione del censimento 2011 dopo aver elaborato i file da sgr, viene invertito il conteggio degli esiti 2 e 3 del prospetto 1. Alcuni cittadini vengono inseriti nell'esito 3 prospetto 1 invece dovrebbero essere nell'esito 2 prospetto 1. Stampa dati del censimento sulla scheda informativa (AN 5032) Durante la Stampa della scheda informativa andando a riportare per poter stampare i dati del censimento, si nota che (anno censimento) (sezione) vengono stampate correttamente, mentre 989 (foglio) stampa zero. Elenco cittadini censiti (AN 4962) Dalla funzione Gestione dati censimento-elenco cittadini censiti, non inserendo nessun parametro dovrebbe estrarre tutti invece veniva visualizzato il messaggio "NESSUN ELEMENTO ESTRATTO". Elaborazione dati censimento 2011 (AN 4945) Nell'elaborazione dei dati del censimento venivano riportati tra i cancellati dell'esito 1 o 2 del prospetto 2 anche i cancellati per irreperibilità al censimento (esito 5 prospetto 2) Elaborazione dati censimento 2011 (AN 4944) L'avanzamento del censimento visualizzava 0% al posto di 100% Federalismo Fiscale (AN 5281) Durante l elaborazione della funzione Federalismo Fiscale (SOSE) veniva segnalato un messaggio: Errore HBW: #7 indicizzazione errata nome annco indici:1,0 istr. apnco=annco(1,anpo1) istr.xx rout.lister istr.xx rout.anfedf". Pagina 12 di 23

13 Allegato 1: attivazione Progetto Donazione Organi 1. Attivazione delle comunicazioni al sistema informativo trapianti Dopo aver installato il Certificato SSL Client Dalla procedura Anagrafe selezionare la funzione Rapporti con Altri Enti/Comunicazioni SIT; Scegliere Configurazione ; Impostare la spunta sul campo Invio abilitato ; Cliccare su Sfoglia per selezionare il percorso del Certificato SSL Client; Inserire l eventuale password del certificato; Cliccare su Aggiorna configurazione. N.B.: nel caso in cui l ente abbia un proxy sarà necessario inserire anche i dati del proxy negli appositi campi. Il campo Usa ambiente test può essere usato per effettuare degli invii di prova nell ambiente test messo a disposizione dal Sistema Informativo Trapianti. Inoltre si fa presente che i dati del certificato devono essere su una postazione di lavoro, dopodiché il programma automaticamente copia le informazioni al server e da qualsiasi postazione di lavoro si può effettuare l invio delle comunicazioni al SIT. 2. Rilascio della Carta di Identità Selezionare la funzione Certificazione/Sportello; Ricercare il cittadino interessato; Cliccare su Carta identità ; Scegliere se stampare la professione e lo stato civile; Procedere al rilascio della Carta di identità; Apparirà la domanda: Il cittadino acconsente alla donazione degli organi? ; Selezionare la risposta desiderata; Verrà visualizzata la seguente videata: Pagina 13 di 23

14 Nella quale viene visualizzato il consenso alla donazione e la relativa data della dichiarazione; Cliccare su Registra ; Verrà registrata la carta di identità e verrà data la possibilità di stampare la Dichiarazione di volontà alla donazione di organi e tessuti. L ufficiale di anagrafe avrà il compito di far firmare tale dichiarazione al cittadino e poi dovrà consegnarne una copia allo stesso e un altra copia dovrà essere conservata presso la sede del Comune. Dopo aver stampato la carta di identità il programma automaticamente effettuerà l invio dei dati del consenso al Sistema Informativo Trapianti Pagina 14 di 23

15 3. Controllo comunicazioni inviate al SIT Selezionare la funzione Rapporti con Altri Enti/Comunicazioni SIT; Accedendo alla funzione verrà visualizzata la seguente videata: nella quale viene riepilogata la situazione delle Comunicazioni inviate e dove sarà possibile visionare le comunicazioni inviate e che hanno avuto esito positivo oppure sarà possibile rispedire le comunicazioni con esito negativo. Cliccando su Invio comunicazioni con esito negativo verrà visualizzato un elenco di tutte le comunicazioni, facendo doppio clic sopra le varie comunicazioni verrà visualizzato il dettaglio della comunicazione stessa con il motivo dell esito negativo. Cliccando su Analisi comunicazioni con esito positivo verrà visualizzato un elenco di tutte le comunicazioni inviate dove sarà possibile visionare il consenso dato dal cittadino, data della dichiarazione, data di invio al SIT, ora di invio al SIT e tipo di esito. Nella videata c è anche l opzione Storico per poter visualizzare tutte le comunicazioni storiche effettuate al SIT, nello specifico se per un cittadino sono stati inviati più consensi (ad esempio per rilascio di più c.i.) l ultima comunicazione potrà essere visualizzata nelle comunicazioni con esito positivo/negativo, le precedenti potranno essere consultate dallo storico. Pagina 15 di 23

16 Allegato 2: Gestione liste L2 e L3 su Sirea Premessa La Circolare Istat n.15 del 13 dicembre 2011 ha stabilito le modalità tecniche e i tempi che i comuni sono tenuti a rispettare nell esecuzione delle attività di revisione dell anagrafe a seguito del 15 Censimento generale della popolazione, come previsto a norma di legge (D.P.R. 223/1989). La Circolare Istat n.6 del 9 marzo 2012 ha illustrato le modalità tecniche relative alla documentazione dell attività di revisione dell anagrafe. Il SIstema di REvisione delle Anagrafi (SIREA) consente la gestione della documentazione della revisione che i comuni effettuano sulla base delle disposizioni contenute nella Circolare n.15/2011. SIREA è operativo a partire da marzo 2012, collegandosi al sito https://sirea.istat.it/, disponibile sul portale per gli operatori delle statistiche demografiche (http://demografiche.istat.it). Per maggiori dettagli si rimanda alla consultazione del manuale Sirea. Modalità e tempi della revisione/documentazione della revisione Inizio: Subito dopo la chiusura delle operazioni di confronto Censimento-Anagrafe su SGR i comuni possono iniziare la Revisione dell APR utilizzando le liste che scaricano da SGR. Successivamente: Riportano l esito della revisione su SIREA Fine: Le operazioni di revisione devono essere concluse entro il 31 dicembre 2013 Prima di lavorare in SIREA: Il confronto tra le liste prodotte da SGR e l Anagrafe Operazioni previste in sequenza: Scaricare da SGR (Sistema di Gestione della Rilevazione) le Liste L1, (persone censite allo stesso indirizzo e presenti in LAC) e L4 (persone censite a un altro indirizzo e presenti in LAC). Riportare in anagrafe il numero della sezione di censimento e del codice di questionario per ciascuna persona censita come residente e presente in LAC (L1). Effettuare la verifica e l allineamento della lista delle persone non trovate al censimento e presenti in LAC (L2) con l Anagrafe della popolazione residente (APR). Effettuare la verifica e l allineamento della lista delle persone censite come residenti e non presenti in LAC (L3) con l APR. Effettuare la verifica e l allineamento della lista delle persone censite come residenti e presenti in LAC ma a un indirizzo diverso rispetto a quello riportato in LAC (L4) con l APR, nonché riportare in anagrafe il numero della sezione e del codice di questionario. Pagina 16 di 23

17 A cosa serve la nuova funzione Halley Revisione L2 e L3 Questa funzione ha lo scopo di aiutare l operatore per verificare le liste L2 e L3 come indicato nei punti 3) e 4) precedenti. ( Si rimanda ad un attenta lettura del manuale Sirea da pagina 60 in poi). Il comune è tenuto a caricare in Sirea i dati revisionati, per farlo può procedere in 2 modi: 1. Caricare manualmente i cittadini nel sito Sirea 2. Elaborare il file tramite l apposita funzione Halley Censimento / Revisione L2 e L3 Guida all uso della funzione Revisione L2 e L3 1. Per procedere alla revisione occorre scaricare i files L2 e L3 attuali dal sito Sirea Utilità / Elaborazione automatica / Scarico Lista L2 e Utilità / Elaborazione automatica / Scarico Lista L3 e salvarli nel proprio pc (se tale operazione era stata fatta in precedenza occorre rifarla per avere i dati dei file aggiornati): ATTENZIONE: se la revisione è stata già avviata manualmente sul sito Sirea, si può tranquillamente scaricare i files dei Record revisionati e non revisionati. Il software Halley andrà poi a creare il file solo per i non revisionati, per non perdere il lavoro precedentemente fatto: Pagina 17 di 23

18 2. Accedere alla funzione di anagrafe Rapporti con altri enti/censimento/revisione L2/L3 : 3. La funzione si presenta come in figura: 4. Cliccare su Carica file L2/L3. Se esce il seguente messaggio: Pagina 18 di 23

19 Significa che non si è ancora provveduto alla funzione di caricamento dei file da SGR e pertanto si rimanda alla funzione Rapporti con altri enti/censimento/elaborazione dati. Tuttavia, se si desidera, si può proseguire. Se invece esce il seguente messaggio: Significa che è la prima volta che si stanno acquisendo i files. Rispondere si per aprire la seguente maschera, che permette di caricare i files salvati al punto 1), prestando attenzione a caricare il file L2 nella prima posizione ed il file L3 nella seconda: 5. Una volta selezionati i files, cliccare sull icona, per caricare i files. Al termine del caricamento un messaggio conferma la corretta acquisizione dei files: Pagina 19 di 23

20 Dare ok ad entrambi i messaggi. 6. A questo punto si può cliccare sul link Revisione L2 per visualizzare la lista dei nominativi da revisionare. Nella lista della revisione vengono visualizzati i nominativi coinvolti e le relative informazioni. In particolare, la colonna Indirizzo recupera l informazione trattata nella funzione Rapporti con altri enti / Censimento / Elaborazione dati e non è valorizzata nel caso in cui non si è provveduto ancora al caricamento dei files scaricati da SGR in tale funzione. Ciò non significa che il cittadino non abbia un suo indirizzo nell archivio Halley. Per procedere al controllo dei dati del cittadino, basta cliccare sul nominativo o sull icona. Si apriranno diversi dettagli a seconda dei casi. In particolare la colonna Ok per L2 indica le seguenti posizioni: Revisionato Corretto Dati anomali Pagina 20 di 23

21 Dati mancanti Revisionato indica che il cittadino è già stato gestito in sirea ed entrando nel dettaglio viene indicata anche la data della revisione, come in figura: Corretto indica che il cittadino non è stato ancora revisionato, (infatti viene indicato Cittadino da revisionare ) e verrà caricato nel file da inviare con tutti i campi correttamente valorizzati. Nella prima parte Dati acquisiti da Sirea e non modificabili, vengono visualizzate tutte le informazioni fornite dal sistema e modificabili solo attraverso le pagine web di Sirea ( vedi pagina 72 del manuale Sirea). Nella seconda parte Dati acquisiti da Halley e non modificabili vengono visualizzati i dati che il software Halley riesce a reperire in automatico e che pertanto non possono essere modificati. Di fianco viene indicato il percorso individuato per il cittadino a seconda dei casi. I percorsi possibili sono quelli riportati a pagina 74 e a pagina 75 del manuale. Nella parte inferiore viene indicato in verde : Nessun dato mancante ( in fase di creazione del file L2, tale cittadino avrà tutti i campi compilati). Dati anomali indica che il cittadino non è stato ancora revisionato, (infatti viene indicato Cittadino da revisionare ), ma ha dei dati non coerenti con le richieste fatte dall istat ( ad esempio c è l emigrazione, ma è avvenuta prima del 09/10/2011). Nella parte inferiore viene indicato in verde : Nessun dato mancante e in rosso: Attenzione: contiene dati anomali ( in fase di creazione del file L2, tale cittadino avrà tutti i campi compilati, ma potrebbe comunque essere scartato perché le date non sono corrette). Nel caso di dati Pagina 21 di 23

22 anomali l utente viene avvisato con un messaggio a video su quale campo contiene il dato anomalo. Per i casi particolari da gestire si rimanda alla guida presente sull Home page Sirea alla voce Sirea Utilizzo pratico e casi particolari. Dati mancanti indica che il cittadino non è stato ancora revisionato, (infatti viene indicato Cittadino da revisionare ), e manca di alcune informazioni obbligatorie. Nella parte inferiore viene indicato In rosso: Attenzione Per il cittadino mancano alcuni dati ( in fase di creazione del file alcuni campi non verranno compilati, pertanto la posizione verrà scartata dal sistema Sirea). Per questi casi si rimanda alla gestione manuale in Sirea 7. Una volta revisionati i cittadini della lista L2 e L3, si può procedere alla creazione dei files L2 e L3, cliccando sull apposito link Crea file L2/L3. Al termine un messaggio ne conferma la corretta creazione ed il percorso. Pagina 22 di 23

23 Dare ok ad entrambi i messaggi. Attenzione: i files sono numerosi in quanto il sistema Sirea accetta file per un massimo di 50 kb (anche se nelle specifiche viene erroneamente riportato 50Mb) 8. A questo punto occorre accedere di nuovo al sito Sirea e caricare tutti i files nell apposita funzione. Pagina 23 di 23

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