1 - Archivio digitale e conservazione sostitutiva negli studi e nei centri servizi

Transcript

1

2 1 - Archivio digitale e conservazione sostitutiva negli studi e nei centri servizi

3 1.1 - L archivio digitale L archivio digitale è un contenitore elettronico dove conservare, ricercare e visualizzare qualsiasi documento, gestire collegamenti, fascicoli, versioni. Archivia Plus è il software ideale per la creazione e la gestione di archivi digitali

4 1.2 - Accedere all archivio digitale Si accede all archivio digitale tramite l interfaccia del programma (Modulo Base) o tramite i collegamenti generati in qualsiasi software gestionale compatibile (DocFinder) o Tramite un client web (DocEveryWhere)

5 1.3 - La conservazione sostitutiva (c.s.) La conservazione sostitutiva è un archivio digitale con l aggiunta di garanzie di originalità e integrità conformi alle norme in vigore. * Per firma digitale si intende normalmente una firma elettronica generata con un certificato digitale qualificato tramite un dispositivo sicuro. ** Le firme elettroniche avanzate e altre forme di garanzia vanno valutate caso per caso.

6 1.4 - A cosa si applica la c.s. DOCUMENTI PRODOTTI la conservazione sostitutiva è applicabile a tutti i documenti prodotti e ricevuti E applicabile anche agli originali unici cartacei, ma occorre l intervento del Notaio. DOCUMENTI RICEVUTI CARTACEI DOCUMENTI RICEVUTI ELETTRONICI SI GENERANO DOCUMENTI "INFORMATICI" IN SOSTITUZIONE DI QUELLI CARTACEI SI CONSERVA L'IMMAGINE DIGITALE DEL DOCUMENTO CARTACEO (SCANSIONE) SI POSSONO CONSERVARE IN FORMATO ELETTRONICO GARANTENDO ORIGINALITA' E INTEGRITA'

7 1.5 - Quanti documenti tratta un centro servizi Centro servizi con 100 ditte, 50 ordinarie, 40 semp. 10 prof, 200 unico 200 cedolini

8 2 - Trattamento dei documenti prodotti

9 2.1 Generare il documento in formato statico I programmi Gecom e Gamma hanno comandi specifici che inviano il documento elettronico PDF in conservazione anziché sulla stampante

10 2.2 Archiviarlo e inserire dati di ricerca AutoSpool

11 2.3 Validarlo con firma digitale

12 2.3 ArchiSpool Archiviazione spool personalizzata In generale possiamo dire che qualsiasi output su file, prodotto da qualsiasi software gestionale può essere indicizzato automaticamente e inviato in conservazione Nel trattamento può essere inclusa la trasformazione in pdf/a e la produzione di una o più copie cartacee. Funzioni ArchiSpool e ArchiPrint

13 2.4 A quali documenti è applicabile

14 3 - Trattamento dei documenti cartacei

15 3.1 Digitalizzare il documento singolo La digitalizzazione (o scansione) avviene tramite scanner collegati al pc o multifunzione collegati in rete. Le due funzioni sono disponibili anche nella configurazione base di Archivia Plus Se non si introduce un elemento per separare i documenti, si deve acquisire 1 documento per volta

16 3.2 Digitalizzare una serie con ArchiScan Per attivare la scansione di numerose pagine (scansione massiva di lotti di documenti) occorre interporre tra ogni documento un elemento separatore che faciliti il raggruppamento delle pagine. Questo può essere: Un foglio separatore Un foglio bianco Una etichetta con codice a barre Un dato presente sul documento L etichetta con bar code è il separatore più utilizzato

17 3.3 - Uso delle etichette per la codifica

18 3.4 A quali documenti è applicabile

19 3.5 - La registrazione da immagine digitalizzata Archivia Plus + ArchiScan + DocFInder

20 3.6 Completamento dei dati I documenti che vengono registrati in altri software vengono «indicizzati» con l elaborazione dei dati di registrazione I documenti strutturati come fatture, contabili e altro, possono essere interpretati con apposito modulo di riconoscimento

21 4 Documenti ricevuti elettronici

22 4.1 - La nuova categoria dei «ricevuti elettronici» E considerato elettronico: Qualsiasi documento dotato di firma digitale Quei documenti elettronici di cui si può garantire originalità e integrità attraverso «sistemi di controllo di gestione..:» «Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati.»

23 4.2 Controlli di gestione 1 Conservare le «pezze di appoggio» cioè quei documenti che assicurano l autenticità del documento 2 Il documento è sicuramente riconducibile ad un prodotto /servizio acquistato 3 La ditta cliente dichiara i documenti come originali in virtù di precisi accordi dove lo studio «scarica» la responsabilità di sul cliente Es. le bolle relative al ricevimento delle merci fatturate relativi ordini e pagamenti Es. bollette delle utenze, fatture di canoni documentati da contratti, fatture emesse, contabili bancarie Es. Istruzioni precise dove si evidenzia che l inoltro di documenti elettronici presuppone l assunzione di responsabilità del cliente 4 La conservazione non è sostitutiva.

24 4.3 Attivare la ricezione di documenti elettronici In una azienda è facile organizzare la ricezione e la raccolta di documenti elettronici,. In uno studio, il documento arriva alle ditte clienti che, a loro volta, devono inviarli allo studio. Ciò non toglie che la possibilità di trattare gli elettronici come tali può semplificare ENORMEMENTE il lavoro di gestione contabile. Le fonti: Quasi tutti i fornitori di servizi (soc. elettriche, autostrade, soc. telefoniche, soc. acqua gas) rilasciano fatture elettroniche (file pdf) Sono numerosi i fornitori di merci e prestazioni che offrono il recapito di fatture pdf tramite , Altri fornitori consentono il download dei documenti dai propri siti web, Le contabili delle operazioni fatte in home o corporate banking sono disponibili come documenti pdf.

25 4.4 Quanti possono essere gli elettronici? Fatture Emesse Elettroniche Cartacee 30% Fatture Ricevute Elettroniche Cartacee 30% 70% 70% Doc. Bancari Elettronici Cartacei 30% Altri costi Elettronici Cartacei 5% 70% 95%

26 5 Ricevere documenti contabili (elettronici e cartacei) dalle ditte dello studio

27 5.1 La raccolta dei documenti elettronici (e non) Per una raccolta occasionale, si può utilizzare qualsiasi mezzo Per attivare una raccolta sistematica, occorre dare una organizzazione precisa al processo, ArchiFile provvede a tutto, attivazione, gestione, controllo La ditta cliente ha internet? La ditta cliente ha un pc? La ditta cliente ha una multi funzione, o scanner? La ditta cliente ha una segretaria o una competenza sufficiente per gestire l invio documenti? si COLLEGO LA DITTA

28 5.2 Collegare la ditta con ArchiFile La ditta cliente raccoglie i documenti e li ordina Etichetta i cartacei li scansiona e invia le immagini Identifica gli elettronici e li invia Il sistema di ricezione protocolla i cartacei in base alla etichetta, gli elettronici in base alla data di arrivo. Entrambi vengono inseriti tra i documenti in attesa di registrazione, insieme a quelli scansionati in studio.

29 5.4 Il controllo dei processi «elettronici» Tramite il software ArchiScan si digitalizzano i documenti cartacei ricevuti, si producono le etichette, si effettuano i controlli sui progressivi Tramite il software ArchiFile si controlla l arrivo dei documenti (elettronici e cartacei) inviati dalle ditte clienti Dalla prima nota si ha il pieno controllo dei documenti in attesa di registrazione forniti da DocFinder

30 5.5 Quanto si semplifica il trattamento

31 5.5 - La registrazione è unica per tutti interni ed esterni

32 6 La registrazione automatica (Redactus??)

33 6.1 Identificare il tipo documento Il processo con etichette realizzato con ArchiScan, provvede già ad identificare il tipo documento L archiviazione dei file elettronici con ArchiFile prevede che l utente come prima cosa ne identifichi la tipologia Questo consente di attivare richieste di registrazione «mirate» e ridurre gli errori.

34 6.2 Sulle immagini recuperare il testo «ocr» L O.C.R. può generare errori, per questo è preferibile utilizzare documenti elettronici anziché immagini di documenti cartacei, O.C.R. Optical Character Recognition

35 6.3 Quale OCR utilizzare??? Per molti anni ancora dovremo fare i conti con i documenti cartacei. Un buon OCR è fondamentale per la buona riuscita della registrazione. Si possono adottare diverse soluzioni manuali o automatiche. O.C.R. Optical Character Recognition

36 6.4 Estrarre i valori utili alla registrazione

37 6.4.1 A cosa è applicabile Redactus Redactus è Virtualmente applicabile a qualsiasi documento che contenga testo. In questa fase è disponibile per : Fatture attive e passive Italiane ed estere Gestisce: Dati generali documento Imponibili e iva Ritenute d acconto e cassa prof. Ratei e Risconti Pagamenti In configurazione personalizzata può gestire anche l interpretazione del corpo fattura ed il collegamento con bolle e ordini

38 6.5.1 Redactus per fatture Redactus è un sistema di riconoscimento che opera in base a regole «condivise» tramite un sistema centrale. Quando l utente avvia il processo, il software: riconosce i dati definiti nel processo Verifica se ci sono regole specifiche per quel fornitore o documento Se i dati non passano la validazione, invia il risultato al centro dove un software e degli addetti ISTRUISCONO il programma. Le nuove istruzioni vengono distribuite automaticamente a tutti.

39 6.5.1 Redactus validazione contabile I dati riconosciuti vengono validati anche attraverso il collegamento di tabelle provenienti dal software gestionale (piano dei conti, causali, codici iva etc.) Questa fase è specifica per ogni software gestionale Così come specifico è l output che viene generato. Con lo stesso metodo vengono processate anche le fatture elettroniche in formato xml.

40 7 - Conservazione periodica

41 7.1 - Conservazione periodica ArchiMaster + Firma Il processo di generazione dei supporti di conservazione è sicuramente complesso ma l utente risolve tutti i compiti con pochissimi comandi. E il programma che si preoccupa di fare i controlli necessari e generare il pacchetto di conservazione per ogni ditta DATI DOCUMENTI + FILE IMPRONTE DI CHIUSURA CON FIRMA DIGITALE E MARCA TEMPORALE = PACCHETTI DI CONSERVAZIONE DI OGNI DITTA FIRME DIGITALI

42 7.2 Conservazione sostitutiva multi aziendale selezionare gli archivi selezionare tipi documenti selezionare le ditte Percorso ed etichette Individuare gli archivi da inviare in conservazione in base al periodo e alla tipologia Individuare le tipologie di documenti da inviare in conservazione Individuare le ditte per cui si vuole effettuare la conservazione Indicare il percorso di preparazione e le etichette (elettroniche) da applicare sui supporti PRIMA DI CONFERMARE CONTROLLARE IL RAPPORTO

43 7.2 Opzioni di masterizzazione ArchiMaster

44 8 - Utilità

45 8.1 Addins Microsoft Office

46 9 - Personalizzazione To do

47 10 - Quanto conviene?

48 10.1 Riproponiamo la stima dei volumi Centro servizi con 100 ditte, 50 ordinarie, 40 semp. 10 prof, 200 unico 200 cedolini

49 10.2 Calcoliamo un valore in base a stime di terze parti La School of Management del Politecnico di Milano, con il patrocinio di CNDCEC (1) e IRDCEC (2) ha pubblicato uno studio dal titolo W.A.Y Where are you? Esperienze e spunti per meglio orientarsi tra verità e falsi miti su tecnologia, archiviazione documentale e conservazione sostitutiva. Il documento è gratuito e reperibile a questo link Centro servizi con 100 ditte, 50 ordinarie, 40 semp. 10 prof, 200 unico 200 cedolini

50