La soluzione innovativa per i SERVIZI ai CITTADINI!

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1 La sluzine innvativa per i SERVIZI ai CITTADINI! HERMES è un nuvissim e innvativ strument infrmatic, frnit cme SERVIZIO in clud, realizzat cmpletamente in mdalità Web, che cnsente alla Pubblica Amministrazine di razinalizzare e ttimizzare la gestine dei più imprtanti servizi ai cittadini. All intern di questa presentazine ci ccuperem principalmente di esaminare cme ttimizzare l ergazine dei servizi sclastici, quali il servizi mensa, il servizi sculabus, rette asili e materne, prlungament di rari, gite sclastiche, ecc. All stess md, gestiam anche altri servizi quali impianti sprtivi e taxi sciale. La nstra sluzine si prpne di razinalizzare tutt l iter gestinale del servizi, partend dall iscrizine n line dell utente fin alla cntabilizzazine del pagament dvut (cn gestine dell eventuale sllecit), ffrend, all Ente, tutta una serie di vantaggi: eliminare il più pssibile fasi manuali, quali la gestine dei buni mensa e dei riscntri cn l azienda di catering ; autmatizzare e velcizzare tutte le fasi che nrmalmente richiedn lunghi tempi di impieg di persnale (ad es. eliminazine dell intera gestine delle bllettazini); garantire una situazine cntabile di cassa sempre attiva grazie al nstr sistema di incass anticipat; eliminare il gravs prblema delle mrsità, ssia, utilizzare metdi di avvisi e/ slleciti che riducn drasticamente le situazini di inslvenza degli utenti; ecnmizzare ulterirmente sull investiment da effettuare per la messa in funzine del presente sistema, ptend cntare sulla spnsrizzazine di altri sggetti cinvlti (ad es. Banche); avere sempre la situazine stt cntrll ed in temp reale, in quant tutti i dati interessati dal prcess di gestine del servizi sn sempre a dispsizine; avere un cntatt dirett e immediat cn i genitri/tutri inviand lr, a singli a gruppi, qualsiasi tip di cmunicazine, in qualunque mment tramite SMS ; ttenere un immagine di efficienza, equità e mdernità nei cnfrnti della cittadinanza. 1

2 Cn HERMES, infatti, anche per le famiglie ci sn numersi vantaggi: utilizz di diverse tariffe in relazine alla fascia ISEE di appartenenza, cn asslut rispett della privacy; maggir cmdità ed elasticità per effettuare i pagamenti tramite sprtelli bancari, esercizi cmmerciali cnvenzinati, ppure da casa cn carta di credit; maggir trasparenza, cn la pssibilità di cnsultare n-line la situazine, sempre aggirnata, della fruizine dei servizi, dei versamenti effettuati e dei crediti residui; sistema gestit in temp reale cn tutte le situazini stt cntrll; quest si traduce in garanzia di equità di trattament, di drastica riduzine dei casi di utenti inslventi e quindi ttimizzazine del servizi che cnsente di mantenere tariffe più basse. Sistema del servizi prepagat In fase di avviament del sistema Hermes, cn un appsita infrmativa, si inviterann i genitri/tutri ad effettuare un prim versament per iniziare ad usufruire dei servizi ergati dal Cmune. All apprssimarsi dell esauriment del credit, il sistema invierà autmaticamente un sms all utente genitre/tutre invitandl ad effettuare un ulterire versament per ripristinare un adeguat credit che gli cnsenta di pter cntinuare ad usufruire del servizi stess. Cn quest sistema si ttengn due imprtantissimi risultati: i servizi ergati dall Ente vengn pagati in anticip, senza più sfferenza della cassa dell Ente, e le pche situazini di inslvenza pssn essere identificate subit e gestite nel md più pprtun; si elimina, in md drastic, tutt il lavr, il cst, il temp e l impieg di persnale per una gestine, a cnsuntiv, di emissine bllettini, spedizine, cntrll dei pagamenti, ripetuti slleciti per gli insluti cn strascichi di rilevanti smme mai più riscsse. Insieme al nstr sistema Hermes, pssiam prprre anche un sftware per la gestine del Registr di classe; il dcente, all inizi della sua lezine, verificherà le presenze in classe e segnerà sul cmputer ( Tablet ) gli alunni assenti cn la mtivazine dell assenza. All appell della prima ra della mattina, in temp reale, il sistema prvvederà ad inviare ai vari sggetti la cmunicazine dei presenti, prentand, per i sli bambini/studenti prfilati cn il rientr pmeridian, il past in sala mensa. Nei casi, sempre più frequenti, ve l Istitut Cmprensiv si sia già dtat autnmamente di un sftware ad-hc per la gestine del Registr di classe e del Registr del dcente, abbiam previst un interfaccia standard per pterci cllegare a tale sftware in md da prelevare girnalmente, ad un rari prestabilit, i dati delle presenze/assenze di tutti gli iscritti ai servizi. Qualra, invece, nn si vglia intraprendere l utilizz del Tablet e del sistema del prepagat, sarà cmunque sempre pssibile gestire tutti i vari servizi, mediante l immissine velce peridica dei dati, la successiva cntabilizzazine e l emissine di bllettini/fatture, cn pssibilità di prdurre i relativi tracciati recrd MAV e RID. 2

3 Hermes - Gestine Servizi Sclastici La nstra sluzine alle mlteplici prblematiche degli Enti Lcali, relativamente al servizi mensa di scule e asili, si può schematizzare nel seguente md: 3

4 Passiam ra in rassegna i vari elementi che cmpngn la nstra sluzine: Sftware - mdul Base e servizi MENSE Sclastiche Il sftware applicativ, insieme al database, diventa il cervell, la memria e il centr nevralgic di tutta la gestine. E stat interamente pensat e prgettat in architettura web-riented, in md da essere sempre dispnibile in rete e ptersi cllegare facilmente a tutte le cmpnenti / utenti esterni e da questi essere chiamat ed utilizzat. Nn necessita dell acquist di alcun cmpnente Hardware, se nn i nrmalissimi PC, cllegati a Internet, già nrmalmente in dtazine alle varie strutture interessate. Il sftware è cmpst da diversi mduli gestinali in md da adattarsi a qualsiasi situazine si presenti: Enti da piccle a grandi dimensini, gestine di un sl servizi ppure di più servizi cntempraneamente, situazini di un sl Ente ppure di unini (es.: Unine di Cmuni, Cmunità Mntane, Aziende di servizi Intercmunali, ecc.). Il mdul base del sftware, la parte indispensabile per il funzinament di tutti gli altri mduli, cntiene tutte le tabelle generali (cmuni, stradari, servizi, tariffe, ecc.) e l archivi anagrafic degli utenti in generale (studenti, genitri, tutri, ecc.). 4

5 In particlare, l archivi degli studenti, ltre ai dati strettamente anagrafici, cntiene anche le seguenti infrmazini: il valre di riferiment ISEE che servirà per la determinazine della tariffa del servizi; le eventuali diete speciali (che verrann nminativamente cmunicate al catering); la presenza, nell stess servizi, di un più fratelli/srelle, per una riduzine della tariffa, se previst dal reglament; la residenza furi dal territri dell Ente per un eventuale maggirazine della tariffa, se previst dal reglament; Il sftware viene gestit, cme nd principale, nell uffici che svraintende ai servizi sclastici nell Ente. Quest uffici sarà il ver amministratre di tutt il sistema, avend access a tutti i dati che arrivan in temp reale dall estern. Oltre a tutte le ricerche, visualizzazini e ttalizzazini dispnibili in qualsiasi mment, il sftware è cmplet di tutta una serie di stampe, sia statistiche che di rendicntazine. Sarà prpri quest uffici che invierà, al prpri uffici di ragineria, il rendicnt peridic dettagliat degli incassi pervenuti e del cst dell ergazine dei servizi. Il rendicnt terrà cnt anche dell I.v.a. da applicare sugli imprti dei diversi servizi e dei successivi registri da prdurre. (Esempi di alcuni dei vari servizi che si pssn gestire, in md liber e parametric.) 5

6 Analizziam ra cme il sftware interagisce cn le varie cmpnenti esterne: Tablet per rilevazine presenti / assenti Cnsente ai dcenti al persnale ausiliari delle varie scule di rilevare e gestire girnalmente il dat di presente assente di ciascun iscritt. Cme ribadit nella parte intrduttiva, questa fase può essere bypassata attingend direttamente dal Database del Registr di classe elettrnic, appena dp il prim appell della girnata. Appena inserit il dat, quest viene autmaticamente inviat al Server centrale che gestisce tutt il sistema, qui viene immediatamente incrciat cn le prfilazini delle anagrafiche degli iscritti ai servizi e si ttengn, in temp reale, i seguenti risultati: l esatta situazine, per scula e per classe, degli studenti presenti e assenti; l invi della prentazine dei pasti all azienda di catering cn l esatt numer dei pasti necessari, cmprese le diete speciali; la crrispndente cntabilizzazine dell addebit del past rdinat, che andrà a decurtare la smma prepagata da gni studente. Aziende di catering Una vlta che gli studenti sn tutti in classe, cme ribadit precedentemente, abbiam l esatta situazine delle presenze del girn. Il sftware, in base alla prfilazine di gni singl studente, è subit in grad di determinare quali e quanti sn i sggetti che girnalmente usufruiscn del servizi mensa. Ad un rari prestabilit, il sftware cmunicherà, all azienda di catering, l esatt numer dei pasti da preparare per gni sala mensa cn il dettagli nminativ delle diete speciali richieste. La suddetta cmunicazine è, di nrma, inviata tramite mail, ma, se necessari, il centr cttura può essere abilitat ed avere un cllegament al sftware per verificare i dati di sua pertinenza. Per l Ente c è l pprtunità di riscntrare in md precis il numer dei pasti rdinati all azienda cn la fatturazine che la stessa invierà. 6

7 Istituti Sclastici Anche le scule, parte attiva del sistema, pssn accedere al sftware per verificare, in temp reale, le presenze di gni classe per sistemare le situazini di eventuali studenti cn esigenze diverse dall standard girnalier. Sfruttand tale sistema, le scule, hann a dispsizine un ulterire strument infrmatic per mnitrare le presenze/assenze degli allievi. (esempi di videata, dispnibile agli peratri del cmune e/ scula, dve si pssn verificare, per gni classe, le presenze/assenze degli studenti cn la pssibilità di crreggere / frzare i dati di gnun) 7

8 Istituti Bancari ed Esercizi Cmmerciali cnvenzinati Questi due sggetti intervengn per facilitare le perazini di pagament da parte delle famiglie. Una vlta individuati gli sprtelli bancari da abilitare e gli esercizi cmmerciali da cnvenzinare, si cnsegnan lr le credenziali (Utente e Passwrd) cn le quali cllegarsi al sftware HERMES. Questi punti di ricarica del credit avrann a dispsizine un mdul del sftware che permette lr di: ricercare l studente per il quale si vule effettuare il pagament; ntificare al pagante il credit ( debit) residu dell studente; ricevere e registrare la smma che l utente decide di versare; stampare una ricevuta di versament che attesti l avvenut pagament; stampare peridicamente il rendicnt incassi, per riscntr. Gli Istituti bancari renderann immediatamente dispnibili le smme incassate su appsit cnt crrente e rendicnterann peridicamente le entrate alla ragineria dell Ente. Gli esercizi cmmerciali, invece, effettuerann peridicamente il versament in Tesreria cn tempistiche da accrdarsi cn l Ente stess. 8

9 Famiglie Il sftware dispne di diversi mduli per interagire cn le famiglie degli studenti: - Messaggistica tramite SMS Cn l utilizz di un sistema di messaggistica autmatica tramite sms, gestit all intern del sftware, i genitri vengn prntamente avvisati per qualsiasi necessità: diversi avvisi e/ slleciti autmatici per invitare il genitre ad effettuare una nuva ricarica del servizi nei casi di imminente esauriment del credit residu, di credit azzerat di sald in negativ; per cmunicazini urgenti di altr genere, cme la chiusura delle scule per neve; a richiesta del genitre, per segnalare l assenza del figli da scula; Il sftware prevede una gestine dettagliata e precisa delle ntifiche di avvenuta cnsegna e lettura degli SMS cn segnalazine di tutte le eventuali anmalie. A richiesta del Cmune è pssibile gestire quest tip di messaggistica in mdalità Multilingue, secnd le esigenze specifiche di gni Ente. 9

10 - Via Internet, tramite PC persnale I genitri, dp una velce ed autmatica registrazine al prtale, pssn visualizzare l estratt cnt della prpria gestine del servizi mensa e: verificare quanti e quand sn stati cnsumati i pasti ed i relativi addebiti; visualizzare l ammntare dei versamenti e quand sn stati effettuati; verificare sempre la dispnibilità residua; effettuare i versamenti di ricarica n-line, utilizzand la lr carta di credit, in mdalità sicura e prtetta cme per qualsiasi altra spesa effettuata in rete ; scegliere il tip di Menù girnalier più gradit Per quant riguarda i pagamenti, in alternativa, i cittadini li ptrann sempre effettuare press gli sprtelli bancari, eventuali sprtelli in municipi e gli esercizi cmmerciali appsitamente cnvenzinati. 10

11 Gestine degli insluti Per mnitrare cstantemente ed in temp reale la situazine delle utenze che si trvan in situazine di sald negativ, abbiam mess a punt diverse pssibilità di estrazine e stampe parametrizzate. Per tutte le situazini debitrie si pssn attivare diverse gestini: - Gestine dei SOLLECITI di PAGAMENTO In base a mlteplici criteri di scelta, si pssn islare gruppi di utenze mrse alle quali inviare una cmunicazine di Sllecit di pagament. Il dcument è cmpletamente persnalizzabile dall uffici stess, cn pssibilità di gestire il test in mdalità Multilingue. Per gni utente mrs si pssn inviare mlteplici cmunicazini di sllecit ed gnuna viene pprtunamente memrizzata ed archiviata, in md da essere richiamabile in future selezini e/ ricerche. Gli utenti che ricevn il sllecit, pssn saldare il debit utilizzand i nrmali canali di pagament descritti nelle pagine precedenti. - Gestine delle INGIUNZIONI di PAGAMENTO Agli utenti che, nnstante i slleciti, permangn in situazine debitria, l Ente può decidere di emettere delle Ingiunzini di pagament, attravers le mdalità previste dalla nrmativa vigente. Anche per le ingiunzini, cme per i slleciti, si pssn prdurre cmunicazini persnalizzate, cn l ulterire pssibilità di creare dei tracciati recrd ad-hc, per la trasmissine dei dati ai sggetti prepsti all emissine dei decreti ingiuntivi (per es.: studi legale, Tribunale, ecc.). - Gestine delle ISCRIZIONI a RUOLO Per le Iscrizini a Rul, cn successiva riscssine cattiva, valgn gli stessi criteri espressi per le ingiunzini e sn, cmunque, alternative ad esse. Anche in quest cas si pssn creare dei tracciati recrd ad-hc, per la trasmissine dei dati ai sggetti prepsti alla riscssine. Per un cntrll cmplet a 360 gradi della gestine dei debiti, è pssibile inserire gli estremi di pagament anche alle emissini di ingiunzini e alle iscrizini a rul. 11

12 Servizi Trasprt Sclastic La gestine del Trasprt Sclastic ffre le stesse peculiarità della gestine del servizi mense, e ne cndivide sia le anagrafiche che le tabelle. Adattabile a qualsiasi reglament cmunale, la gestine dell addebit del trasprt sclastic infatti, prevede il cnteggiat a secnda delle presenze a scula, cme per il servizi mensa, ppure a rate prefissate cn peridicità a scelta (mensili, bimestrali, ecc.). All scadere di gni singla rata, viene inviat autmaticamente un sms a tutti i genitri che, a secnda dell entità del credit residu, li inviterà ad effettuare un versament, cn le slite mdalità, per cprire i csti del servizi stess. Anche per quest servizi, sn messe a dispsizine tutte le stampe statistiche e di rendicntazine necessarie. (esempi di videata, dispnibile direttamente nel prtale del cittadin, che riepilga la situazine cntabile di gnun, relativamente al servizi trasprt sclastic ) 12

13 Iscrizine n line A cmpletament della gestine dei servizi è dispnibile anche il pacchett Iscrizine On Line. Tale sftware permette al cittadin di effettuare l iscrizine a qualunque tip di servizi direttamente n-line, quindi senza dversi recare press gli uffici cmunali. Quest cmprta ntevle risparmi di temp sia per gli uffici, che evitan di trvarsi file all sprtell, sia per il cittadin stess in quant può effettuare l perazine liberamente, a qualunque rari e girn, cmdamente sedut alla prpria scrivania. l Iscrizine On Line prevede delle mappe da cmpilare persnalizzabili in base al servizi richiest e adattabili in base alle esigenze di gni singl Ente che l utilizza. Vediam in sintesi l iter dell Iscrizine n line e della cmunicazine uffici cittadin : 1) il cittadin effettua l iscrizine n-line e INVIA la DOMANDA all Ente (può mdificarla fin a che l Uffici nn la prende in caric) 2) l Uffici PRENDE in CARICO la dmanda e blcca quindi gni pssibilità di effettuare variazini da parte del cittadin. A quest punt : A) l Uffici ACCETTA la dmanda (e si passa alla fase 3) B) l Uffici NON ACCETTA la dmanda per dati incmpleti e riapre la pssibilità di effettuare mdifiche al cittadin, avvisandl tramite mail (e si riparte dalla fase 1). 3) Le dmande ACCETTATE, cn tutti i dati caricati, verrann passate autmaticamente all archivi effettiv di Hermes e dvrann essere integrate cn la sla assegnazine della scula/classe. 13

14 Taxi Sciale Ulterire servizi gestibili cn il sftware Hermes che permette di snellire ntevlmente il lavr svlt dagli uffici, nnché dare un immagine innvativa nei cnfrnti del cittadin, è il Taxi Sciale. Per il servizi taxi è prevista: 1) una gestine a CALENDARIO di gni singla prentazine del viaggi cn l indicazine del tragitt e dei cittadini richiedenti 2) una gestine tariffaria a TRATTA diversificata e persnalizzabile per gni singla esigenza 3) cntrll degli autmezzi e del caric a lr affidat (numer max partecipanti) 4) stampa riepilgativa dei viaggi girnalieri da affidare all autista 5) stampa ricevuta di pagament 6) mdalità di pagament a scelta dell Ente (esercizi cmmerciali, banca n line) 7) cntrlli dei pagamenti cme tutti gli altri servizi di Hermes 14

15 Impianti Sprtivi Cn il sftware Hermes è altresì pssibile gestire tutte le tiplgie di impianti sprtivi cmunali, seguend tutt l iter burcratic, dalla prentazine al pagament/esauriment del debit. Quest cnsente una più razinale e cntrllata gestine degli impianti, nnché l snelliment di tutte le prcedure ad ess cllegate. Per il servizi Impianti Sprtivi è prevista: 1) una gestine a CALENDARIO di gni singla prentazine dell impiant cn l indicazine del cittadin richiedente della scietà sprtiva 2) una gestine tariffaria raria persnalizzabile per gni tiplgia di event grupp sprtiv 3) stampa riepilgativa della situazine impianti/rari liberi 4) stampa ricevuta di pagament 5) mdalità di pagament a scelta dell Ente (esercizi cmmerciali, banca n line) cntrlli dei pagamenti cme tutti gli altri servizi di Hermes 15