Dai slancio al successo con processi più efficienti. Soluzione completa per l elaborazione rapida delle fatture. >> ELO DocXtractor INVOICE

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1 >> Dai slancio al successo con processi più efficienti ELO DocXtractor é la soluzione intelligente per l elaborazione integrale e automatizzata della fattura. L intera sequenza dei processi per l evasione di una fattura è gestita elettronicamente in modo trasparente, a partire dalla ricezione del documento contabile, attraverso l acquisizione e il controllo fino all approvazione della fattura stessa. ELO DocXtractor trasmette le fatture e relativi dati ai processi appropriati, interagendo in modo trasparente con i principali sistemi ERP (SAP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Sage ecc.). Tutti i processi vengono avviati, gestiti e controllati in modo centralizzato. L informazione riguardante ogni singolo processo è disponibile in tempo reale. Enterprise Content Management I Gestione documentale I Archiviazione I Workflow I

2 La soluzione Un concreto valore aggiunto >> Risparmio di costi con l automazione La maggiore efficienza dei processi aziendali e la riduzione di tempi e costi sono tra gli obiettivi prioritari di molte aziende. Oggi, del resto, l elevato grado di automazione dei processi aziendali è un fattore determinante per il successo economico. La realtà, tuttavia, si dimostra spesso diversa. I costi effettivi delle singole operazioni di un processo aziendale, se misurati, risulterebbero spesso troppo elevati per consentire all azienda di generare valore. Una delle cause più ricorrenti in questo senso è da attribuire alla frammentarietà nel concatenamento dei processi. Un elevato indice di elaborazione manuale, imputabile a una discontinuità nell automazione dei processi e alla necessità di gestire documenti cartacei, comporta costi elevati di acquisizione ed elaborazione, nonché un alta incidenza di errori. Con la crescente globalizzazione dei mercati, una condizione simile può compromettere la competitività dell azienda. Processi più veloci e snelli ELO DocXtractor offre alle aziende l opportunità di conseguire un elaborazione omnicomprensiva basata su tecnologia intelligente, a partire dalla presa in consegna della corrispondenza recapitata. Le funzionalità estese delle piattaforme ECM, ELOprofessional e ELOenterprise per la gestione dei flussi di lavoro garantiscono il supporto a tutto tondo dei relativi processi aziendali. In risposta alle esigenze dei mercati globali, ELO DocXtractor consente inoltre l elaborazione di fatture internazionali, in lingue, valute e regimi fiscali diversi. ELO DocXtractor offre la soluzione integrale per la gestione dei fornitori. Il modulo consente l elaborazione completa e intelligente di tutte le fatture fornitori e offre alle aziende numerosi altri vantaggi. Massime prestazioni nella gestione degli output La compatibilità totale tra ELO DocXtractor e il sistema ERP consente la coordinazione unitaria di tutti i processi aziendali. ELO DocXtractor Enterprise Content Management

3 estrae dalla fattura fornitore tutte le informazioni necessarie per la registrazione contabile, rendendole disponibili per il sistema ERP a valle e questo in una frazione del tempo necessario all elaborazione manuale. Grazie a ELO DocXtractor, l acquisizione manuale e l analisi dei documenti è ridotta ai minimi termini. All utente resteranno eventualmente le funzioni di controllo e correzione. Onde evitare errori, prima del trasferimento al sistema ERP, il sistema esegue tutti i possibili controlli matematici e di plausibilità. Al contempo verifica la correttezza dell attribuzione di numero d ordine, codice fornitore, e così via, incrementando ulteriormente qualità e sicurezza dell operazione. Il sistema è inoltre in grado di integrare automaticamente i dati incompleti e, ad esempio, di recuperare il numero di codice cliente mancante estrapolandolo dal sistema informativo. Un potenziale enorme per l azienda in termini di riduzione dei costi. Di norma il ritorno sull investimento è inferiore a un anno. - Evidente risparmio sui tempi grazie alla ridotta elaborazione manuale - Trasparenza totale dell intero processo di verifica delle fatture - Pieno controllo su tutti i processi contabili - Elevata qualità dei dati grazie alla contenuta necessità di post-elaborazione - Notevole riduzione dei costi grazie alla gestione oculata delle scadenze di pagamento, e alla possibilità quindi di usufruire degli eventuali sconti per pagamenti pronto cassa - Trasparenza nei termini di pagamento grazie a un registro fatture fornitori basato su Web Sincronizzazione con dati e documenti esistenti Post-elaborazione Importazione Analisi automatica con ELO DocXtractor Esportazione ERP Database Flussi di lavoro Archivio Configurazione Amministrazione Controllo processi o contabilità automatica Fig. 1: Flusso di lavoro completo di ELO DocXtractor Gestione documentale I Archiviazione I Workflow I

4 La soluzione Un concreto valore aggiunto >> Elaborazione delle fatture ad alta efficienza Flusso di lavoro ELO in tempo reale e con qualità ai massimi livelli L intero flusso di elaborazione delle fatture può essere controllato direttamente attraverso lo strumento di gestione dei workflow. Con l implementazione di ELOprofessional o ELOenterprise è prevista di serie una componente ad alte prestazioni per la gestione dei flussi di lavoro. Grazie a un interfaccia grafica semplificata (Fig. 2), complessi flussi di lavoro risultano estremamente intuitivi. Tale configurabilità consente una implementazione più veloce ed economica rispetto ai sistemi del passato. Senza alcuna esperienza in programmazione l utente può definire singoli passaggi, regole e scenari. Per la gestione dei fornitori è possibile indicizzare in modo mirato i processi di elaborazione che controllano l operazione in relazione al centro di costo (ad esempio se si tratta di cespiti ammortizzabili, pagamenti rateali per impianti o attrezzature, spese per interventi di riparazione, ecc.). Il sistema genera automaticamente il flusso di lavoro corretto inoltrando le opportune mansioni al personale o ai reparti interessati. Tutti i giustificativi e i documenti rilevanti ai fini della gestione aziendale Fig. 2: Stralcio di un processo di autorizzazione in ELO Enterprise Content Management

5 vengono trasmessi al sistema ERP e la voce contabile interna registrata attraverso l interfaccia standard flessibile. Evitando inutili tempi di trasporto e giacenza, come accadrebbe invece in presenza di documenti cartacei, il flusso di lavoro digitale rende qualsiasi processo aziendale più fluido e veloce. La visualizzazione grafica del flusso di lavoro, inoltre, ne accresce sensibilmente la trasparenza, consentendo il rilevamento e l eliminazione tempestiva di eventuali errori di processo. Massima protezione dei dati archiviati L archiviazione pronta e automatizzata della singola fattura soddisfa i requisiti di legge per la conservazione sostitutiva. La fattura resta disponibile in ogni momento nell archivio ELO e può essere richiamata anche dopo anni per eventuali accertamenti contabili o verifiche fiscali. La memorizzazione nell archivio centrale consente inoltre di alleggerire il carico sul sistema informativo della piattaforma ERP migliorandone le prestazioni. Correzione di eventuali errori in base all anagrafica fornitore 1 Confronto con l anagrafica fornitore Ragione sociale Rossi srl Bianchi snc Data SPA Via Via Cavour, 9 Via Dante, 6 Via Verdi, 2 CAP Località Milano Milano Milano Conto corrente IBAN Estrazione delle voci fatturate N Q.tà Articolo Prezzo unitario Per 4 pz. di camicie cilindri EUR Anelli raschia-olio EUR Sovrapprezzo per anelli seegher EUR Clips per tubazioni EUR Sconto 0% 0% 0% 0% Importo totale EUR 92.00EUR 24.00EUR 24.00EUR 3 Acquisizione dei dati Imponibile VAT Totale Sconto Scadenza 656,00 124,64 780,64 23, ELO 5 Avvio flusso ELO Definizione di parole chiave di lavoro Archiviazione ELO Fig. 3: Stralcio del processo interno di ELO DocXtractor Gestione documentale I Archiviazione I Workflow I

6 La soluzione Un concreto valore aggiunto >> Acquisizione istantanea dei dati Panoramica delle fatture il registro fatture fornitori Con il registro fatture fornitori è possibile analizzare le fatture nel loro insieme. Attraverso campi di immissione diversi (n. fornitore, ragione sociale, data fattura, ecc.) è possibile ottenere una rappresentazione personalizzata delle fatture registrate. È così possibile per l utente visualizzare tutte le fatture per le quali non sia ancora stato portato a termine il processo di analisi e verifica. Il registro fatture fornitori è lo strumento amministrativo centrale che consente il controllo rapido e la gestione semplificata dei processi di analisi e verifica delle fatture fornitori. Pianificazione del flusso di cassa di massima affidabilità Il registro fatture fornitori comprende una funzione di reporting su schermo per la pianificazione del flusso di cassa. Al termine della scansione del documento ELO DocXtractor elabora le informazioni e Fig. 4: Registro fatture fornitori basato su Web Enterprise Content Management

7 aggiorna i dati. In questo modo è possibile per l azienda anticipare il fabbisogno di liquidità e mettere in atto le strategie finanziarie più opportune. La perfetta integrazione di ELO DocXtractor con il sistema ERP dell azienda comporta la possibilità di monitorare la situazione anche dal sistema ERP stesso. Gli utenti possono accedere al registro fatture fornitori basato su Web (Fig. 4) attraverso normali browser, quali Internet Explorer, Mozilla Firefox, e così via. Caratteristiche salienti di ELO DocXtractor Elaborazione delle singole fatture fornitori Nessun costo di adeguamento per l inserimento di nuovi fornitori Riconoscimento flessibile dei campi di immissione dati Acquisizione dati fornitore e destinatario fattura nel registro di contabilità generale, inclusa assegnazione del codice contabile; elaborazione di fornitori transitori (con SAP = CPD) Estrazione estesa dei dati a piè di pagina e nell intestazione, inclusi eventuali costi accessori non previsti e fino a tre aliquote Riconoscimento di costi e fatture con e senza ordini di acquisto (con SAP = FI e MM) attraverso regole preimpostate e configurabili Identificazione delle condizioni di pagamento, controllo di conformità (configurabile anche individualmente) e di ottemperanza Elaborazione di fatture nazionali e internazionali in lingue diverse con lo stesso sistema Elaborazione di documenti multipagina Estrazione avanzata delle singole voci fatturate, inclusa attribuzione dell ordine di acquisto attraverso il confronto tra ordine e bolla di consegna Sistema ad autoapprendimento e autoottimizzazione con supporti di configurazione e amministrazione autoadattativi, intuitivi e visuali Funzioni avanzate di analisi statistiche e reporting configurabili individualmente (ad esempio, riconciliazione automatica degli ordini, campi speciali, ecc.) Sistema basato su auto-apprendimento continuo Riconoscimento del contenuto delle fatture, comprese tabelle e costi accessori Estrazione di tutte le singole voci fatturate Elaborazione dei documenti in lingue straniere Riconoscimento automatico di note di accredito e solleciti Possibilità di integrare ELO DocXtractor II SUITE (trattamento della corrispondenza in arrivo) Gestione documentale I Archiviazione I Workflow I

8 >> ELO Digital Office GmbH, Stoccarda/Germania. La riproduzione, anche parziale, è consentita previa autorizzazione scritta da parte di ELO Digital Office GmbH. Con riserva di modifiche tecniche. Articolo-n. A000-DOCX-IT ELO è disponibile presso: ELO Digital Office GmbH D - Stoccarda info@elo.com ELO Digital Office CH AG CH - Zurigo info@elo.ch ELO Digital Office AT GmbH A - Linz info@elo.at Enterprise Content Management I Gestione documentale I Archiviazione I Workflow I