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1 Indice Pag. Indice Caratteristiche funzionali Caratteristiche tecniche Il database CACHÉ Interfaccia ODBC Help online Controllo degli accessi Configurazione parametri Modulo manager Catalogazione Gestione degli Authority file Catalogo collettivo Importazione dati esterni Acquisizioni Archivio utenti Prestito Gestione prestito Prestito interbibliotecario Sistema di emergenza prestito Gestione periodici Reports and statistics Crystal Reports (info) OPAC WebOPAC Integrazione di file multimediali

2 Caratteristiche funzionali Tutti i moduli integrati Tutti i moduli immediatamente disponibili Moduli disponibili: Administrator: gestione degli accessi Parametri Manager: gestione biblioteca Catalogazione Authority file Union system Importazione Acquisizioni Circulation : prestito Sistema di sicurezza per gestione prestito Sistema di prestito automatico Importazione/esportazione dati Gestione periodici Report e statistiche OPAC WebOPAC Help online Basato su sistema di database post-relazionale CACHÉ gestisce database di qualsiasi dimensione: da poche centinaia a molti milioni di titoli Lunghezza variabile dei campi e dei record Supporto parallelo dei formati bibliografici standard: MAB2, USMarc, UniMarc, UKMarc Completa integrazione dei dati multimediali: immagini, audio e video, schede catalografiche Interfaccia in varie lingue (Inglese, Tedesco, Italiano) Add-on opzionali: per gestione CD-ROM in rete, IPAC e modulo di analisi linguistica Adatto a biblioteche di tutte le dimensioni: singola postazione, postazioni multiple, sistemi locali e collettivi Adatto a biblioteche di ogni tipo: scientifiche e pubbliche, aziendali, private, speciali, accademiche e governative ha un interfaccia ODBC, che permette all utente di accedere ai dati attraverso un generatore di report, oltre a creare report e lettere personalizzati. I dati possono essere filtrati, ordinati e trasferiti in qualsiasi programma Windows compatibile con ODBC per essere ulteriormente elaborati Le nuove versioni e aggiornamenti sono inclusi nei costi di maintenance 2

3 Caratteristiche tecniche Disponibile per Windows 95, Windows NT 4.0, Windows 2000 (per client e server) UNIX: AIX 4.3.2, Solaris 2.7 (Sparc), Red Hat Linux from 6.2 (solo per server) altre versioni Unix su richiesta Architettura client server TCP/IP networking Sistema di gestione di database post-relazionale CACHÉ Interfacce ANSI standard SQL e ODBC Interfaccia Microsoft Windows compatibile Supporta accesso internet e integrazione Interfaccia di collegamento a gestione dei CD-ROM in rete Sicurezza dati grazie a: full journaling, RAID, disk mirroring e roll back recovery Tutti i moduli sono completi e integrati Lunghezza variabile dei campi e dei record Supporto parallelo dei formati bibliografici: MAB2, USMarc, UniMarc, UKMarc Euro compatibile Disponibile con interfaccia in inglese, tedesco, italiano e olandese Adatto a biblioteche di tutte le dimensioni: singola postazione, postazioni multiple, sistemi locali e collettivi Adatto a biblioteche di ogni tipo: scientifiche e pubbliche, aziendali, private, speciali accademiche e governative Completa integrazione dei dati multimediali: immagini, audio e video, schede catalografiche Periferiche: Supporta tutte le stampanti Windows 95/98/2000 compatibili, con i driver appropriati. Supporta tutti gli scanner integrabili in una rete NT o collegabili a PC Codici a barre: è compatibile con tutti i codici a barre standard, es. Code39, Interleave 2 di 5, OCR, EAN, con o senza controllo cifre. 3

4 Database CACHÉ Il sistema di database Caché è integrato con. Offre altissime prestazioni, una tecnologia oggetto integrata e un interfaccia SQL e ODBC. Il sistema permette la distribuzione di un singolo database logico su vari server, a prescindere dalla piattaforma. La tecnologia web di Caché inoltre fornisce l accesso diretto al database attraverso il browser. Sistemi di sicurezza assicurano l integrità e recupero dei dati anche in caso di blocco della rete. Caché, modello multidimensionale: Il motore del database Caché è basato su un modello di dati multidimensionale per un archiviazione efficiente e compatta di dati altamente strutturati. Con Caché è possibile gestire dati complessi come in un database relazionale, senza però le lunghe e complesse operazioni che esso richiede. Il modello multidimensionale di Caché è spesso descritto come un ipercubo o un cubo con n dimensioni. Le unità multidimensionali di dati salvati sono chiamate globals. I dati con un numero illimitato di subscritti possono essere archiviati in un global. In più, i subscritti possono essere di vario tipo. Questo significa che un subscritto può avere il valore di un numero intero, come 34, un altro un indicazione, come "calculation position", ed entrambi essere nello stesso livello subscritto. Transazioni, efficienza e velocità: Grazie al metodo efficiente di accesso ai dati, tale modello multidimensionale è perfetto per elaborare le transazioni. Le applicazioni Caché sono particolarmente rapide, perché possono fare a meno del laborioso lavoro di collegare i dati da tabelle differenti. Blocchi logici, processi simultanei minimizzando i conflitti: Minimizzare i conflitti tra processi simultanei è uno dei prerequisiti basilari per alte prestazioni in reti con numerosi utenti. Uno dei principali punti di conflitto si verifica quando più transazioni devono accedere agli stessi dati. I processi di Caché non bloccano interi set di dati mentre li stanno elaborando. Poiché le transazioni richiedono frequenti accessi o cambiamenti a piccole quantità di dati, il blocco dei dati in Caché avviene ad un livello logico. I conflitti tra database sono ulteriormente ridotti usando operazioni di addizione e sottrazione atomiche, che non richiedono nessun blocco. Con Caché, le transazioni individuali sono più veloci e una grande quantità di transazioni può essere elaborata simultaneamente. Una descrizione realistica del mondo reale: Il modello multidimensionale è un modello naturale che ben si adatta a descrivere e archiviare dati complessi. Gli sviluppatori possono creare strutture di dati che rappresentano accuratamente i dati reali,rendendo più veloce lo sviluppo delle applicazioni e più semplice la loro manutenzione. Caché è distribuito completo di tutte le funzioni necessarie incluse nel prezzo di. I database relazionali possono descrivere il mondo reale solo in 2 dimensioni. Il database postrelazionale Caché invece produce una immagine realistica della complessità del mondo reale. 4

5 Interfaccia ODBC offre un interfaccia standard ODBC che permette di accedere all intero database attraverso un generatore di report quale Crystal Reports. La biblioteca può quindi creare i propri documenti personalizzati, quali statistiche, lettere e elenchi con l aspetto desiderato. I dati possono essere filtrati e ordinati a piacere, per poi essere trasferiti e rielaborati con qualsiasi programma Windows compatibile ODBC, quale Excel, Lotus, dbase, FoxPro, Access, Word, il formato HTML e ASCII. Protezione del proprio investimento Grazie all interfaccia ODBC assicura funzionalità di esportazione dei dati, garantendo che tutti i dati archiviati nel sistema possono essere esportati in formato testo, per essere successivamente importati in qualsiasi altro sistema. L interfaccia ODBC offre l accesso a praticamente tutti i campi del database. Utilizzando un generatore di report standard come Crystal Reports si possono pubblicare i dati in qualsiasi formato. Grazie al metodo con cui archivia i dati e non sovrascrive le statistiche giornaliere con quelle del giorno seguente, è possibile generare statistiche, report, elenchi, solleciti, ecc. per qualsiasi intervallo di tempo, in qualsiasi momento. 5

6 Help online è dotato di un Help online molto esauriente, disponibile in tedesco e in inglese. Può essere richiamato da qualsiasi schermata premendo il tasto F1, che apre la sezione appropriata. Utilizzando i collegamenti ipertestuali l utente può sfogliare gli argomenti correlati. Inoltre è disponibile anche una ricerca per parola chiave e un indice. Ogni argomento, sezione o manuale può essere stampato indipendentemente 6

7 Controllo degli accessi Gli utenti del sistema sono creati e gestiti attraverso il Modulo Administrator. Password individuali possono essere assegnate a utenti individuali o a gruppi di utenti. Per proteggere l accesso ogni modulo ha una sua opzione di "Permesso", che permette all amministratore di autorizzare gli utenti solo ad alcune funzioni. Questo permette di creare tipologie di utenza molto sofisticate. segue il principio di autorizzazione positiva, che significa che l utente può solo utilizzare le funzioni per le quali è stato specificatamente autorizzato. Se una biblioteca o un sistema bibliotecario gestisce vari database in parallelo, è ugualmente possibile scegliere quali accessi autorizzare. Misure di sicurezza supplementari sono previste per l accesso al budget e per le prenotazioni ritirate. Le autorizzazioni sono assegnate: individualmente a gruppi di utenti per password per accedere ai database per succursale Vantaggi per la biblioteca: Profili utenza variabili e precisi Facile manutenzione Possibilità di modifiche mentre il sistema è attivo Meccanismi di protezione dei dati estremamente sofisticati 7

8 Configurazione parametri Il modulo parametri permette di personalizzare il software per adattarlo alle esigenze particolari della biblioteca. Si basa su un voluminoso manuale, che viene consegnato alla biblioteca in tempo durante la fase di preparazione all installazione di. Durante la configurazione dei parametri la biblioteca è affiancata dal personale di Infologic. Tutti i parametri sono definiti utilizzando la stessa interfaccia e il numero dei parametri non ha limite. Oltre 500 parametri sono attualmente disponibili. I parametri possono influenzare, tra le altre cose: Finanze: codici delle valute, fondi, centri di costo, tariffe, metodi di pagamento, spese aggiuntive Acquisizioni: tipologia dell ordine, dell acquisto, metodo di consegna, status dell ordine, della fattura, solleciti e reclami Magazzino: succursali, tipologia di materiale, collezione, stopwords, substition list, codici lingua, codici cancellazione Prestito: periodi concessi e limite massimo per succursale e categoria di utente, tariffe e ammende, giorni di chiusura, solleciti Utenti: categorie di utenza, tariffe per prenotazioni, per prestito, lista nera, quota annuale, costi per stampe, limiti età, limitazioni su tipologie di materiale e collezioni, metodologia di comunicazioni all utente Catalogazione: definizione dei campi per USMarc/UKMarc/UniMarc/MAB/MAB2, campi obbligatori, frequenza autorizzata, relazioni con altri campi, convalida authority file, creazione di indici ecc. OPAC: visualizzazione OPAC per campo, visualizzazione sequenza e testo, classificazione per tipologia di materiale, WebOPAC, visualizzazione della data di scadenza, numero di prenotazioni concesse per utente. Sistema: accesso a Internet, ai CD-ROM, ai database Vantaggio per la biblioteca Configurazione completamente online dei parametri per ogni sezione. Tutte le variazioni hanno effetto immediato. 8

9 Modulo Manager Il modulo manager ha le seguenti funzioni amministrative. Funzioni specifiche: Generazione di solleciti (a livello di sistema, per succursale, escludendo categorie particolari di utenza) Generazione di ordini (a livello di sistema o di utente) Generazione di avvisi di prenotazione (a livello di sistema, per succursale, escludendo categorie particolari di utenza) Cancellazione di prenotazioni scadute Generazione automatica di liste nere Riorganizzazione magazzino Trasferimenti di catalogo Procedure magazzinaggio Il modulo manager integra il modulo administrator con funzioni di manutenzione del sistema. Quali: Monitoraggio del Log File Routine di reindicizzazione del database Processi batch quali monitoraggio del posseduto e routine di conversione Creazione, eliminazione e copia dei database Variazioni globali Avvii automatici Controllo della rete Configurazione database ODBC 9

10 Catalogazione Il modulo di Catalogazione di supporta l utente in fase di ricerca e accesso all intero database della biblioteca con una tecnologia all avanguardia e un interfaccia MS Windows. Durante la catalogazione, l utente può scegliere se inserire record catalografici attraverso l uso di una maschera, personalizzabile scegliendo i relativi parametri, o attraverso un 'editor' che permette di inserire dettagli in formato Marc o Mab. La vasta gamma di parametri a disposizione garantisce a la flessibilità necessaria per adattarsi alle necessità di qualunque biblioteca, al personale e all utenza. E anche supportato l inserimento di record per mezzo di moduli catalografici. Il sistema può gestire fino a quattro diversi formati catalografici in parallelo: MAB2, UniMarc, USMarc, UKMarc. Che possono a loro volta essere modificati o completati dall utente a piacimento. La lunghezza dei campi e dei record è variabile, questo permette di aggiungere tutti i campi necessari. La gestione del catalogo collettivo e l utilizzo di authority files integrati per autore, ente e soggetto completa il modulo. Altri database (CD-ROM, floppy, Internet, Z39.50 ecc.) possono essere interrogati dalla schermata di catalogazione. Dati selezionati in formato Marc/Mab possono essere importati direttamente nel catalogo. Internamente opera indipendentemente dal formato. I dati sono salvati nel formato originario in cui sono stati importati, che può essere controllato attraverso i parametri. può quindi gestire record in formato Marc e Mab simultaneamente all intero dello stesso database. L intuitiva maschera di catalogazione offre inoltre la possibilità di aumentare le dimensioni dei caratteri per esigenze individuali. Oltre all Help online, è presente un Help MAB/Marc, che il bibliotecario può completare con le proprie informazioni. 10

11 Gestione degli Authority file offre un interfaccia semplice di manutenzione degli authority file. Ci sono authority file standard, con una struttura a thesaurus, per: Soggetto Autore Autore ente Serie Si possono generare authority file automaticamente durante il salvataggio dei record inseriti nel catalogo. Per la soggettazione si possono utilizzare in parallelo fino a cinque authority file. La struttura a thesaurus contiene almeno il termine autorizzato, il termine nonpreferito, eventuali riferimenti, termini più ampi e più specifici e note esplicative. Inoltre è possibile creare i propri authority file personalizzati, per editore, per classificazione, ecc. Ogni campo Marc/Mab può essere controllato da authority file, basta definire i parametri. Gli authority file possono essere visualizzati e modificati tramite un editor, si possono eseguire ricerche e sfogliarne gli indici. 11

12 Catalogo collettivo Introduzione Il sistema per il catalogo collettivo opera in un architettura gerarchica: Catalogazione nel catalogo collettivo Osservando gli authority file centrali Ricezione dei record in locale in pochi secondi Aggiunta di dettagli locali Invio delle modifiche al record nel catalogo collettivo Specifiche del sistema di catalogo collettivo Caratteristiche principali: Il processo di catalogazione è reso più semplice e più efficiente Ogni biblioteca possiede il proprio sistema in locale e può utilizzare l applicazione a con i propri criteri Ogni biblioteca possiede il proprio sistema in locale e può collegarsi alle sue proprie succursali Gli utenti registrati possono eseguire ricerche nel catalogo collettivo oppure in una combinazione di cataloghi locali Gli utenti registrati possono prenotare libri dal catalogo collettivo Gli utenti registrati possono fare richiesta di prestito interbibliotecario sul catalogo collettivo Definizioni: Union system = Catalogo collettivo e sistemi locali individuali Union catalogue = dettagli bibliografici completi tratti da tutti i sistemi locali più status più status dell utente Local catalogue = tutti i dati appartenenti ad nun sistema locale Branch = Succursale, parte di un sistema locale Concetto di union system : Costituito dai seguenti componenti: Un catalogo collettivo Un file unico con i dati basilari di tutti gli utenti registrati nel sistema Un file unico con lo status di ogni libro I sistemi locali scaricano i dati bibliografici (catalografici) dal catalogo collettivo, ma possono anche creare record catalografici locali che non vengono trasferiti al catalogo collettivo. 12

13 I sistemi locali possono anche definire campi Marc/Mab locali, che non verranno sovrascritti quando i dati bibliografici (catalografici) vengono scaricati dal catalogo collettivo. Un processo notturno esporta i dati sullo status di ogni utente e di ogni articolo al catalogo collettivo. L aggiunta e il mantenimento dei record catalografici viene compiuto nel catalogo collettivo e i dettagli sono trasferiti al catalogo locale con un processo che avviene in tempo reale. Union catalogue Le biblioteche del sistema locale accedono al catalogo collettivo per creare nuovi record bibliografici o per variare quelli già esistenti. Il bibliotecario del sistema locale deve indicare con una nota nel record catalografici quale è la biblioteca a cui appartiene il libro. Da quel momento il sistema trasferisce una copia del record bibliografico al sistema locale ogni volta che una successiva variazione viene apportata al record. Un trasferimento iniziale scatta quando il bibliotecario aggiunge la nota di appartenenza del libro. Tutti i record nuovi o variati vengono automaticamente trasferiti ad ogni database locale che possiede il record in questione. Ogni biblioteca collegata, che detiene una copia del record bibliografico viene indicata nel catalogo collettivo. Nella finestra denominata Stock Maintenance c è un pulsante per registrare o cancellare la registrazione del record sul sistema locale. Il bibliotecario non deve preoccuparsi di aggiungere altri dati, il sistema riconosce il sistema locale dal login dell operatore. Il catalogo collettivo contiene anche alcune informazioni sul prestito per ogni articolo. Ovvero: Codice a barre Codice della biblioteca di appartenenza Data di scadenza (se in prestito) Permesso di prestito interbibliotecario (sì o no) Status dell articolo: "not for loan" o "suppress OPAC display" Nel modulo parametri il codice dello status offre altre due opzioni: Visualizzazione nell OPAC collettivo (la scelta di "Suppress Union OPAC display" impedisce la visibilità solo agli utenti, non al personale della biblioteca). Il sistema distingue tra gli utenti e il personale della biblioteca dal loro login. No Union catalogue issues (l articolo può essere prestato solo nel sistema locale, sempre che la casella di autorizzazione al prestito non sia disattivata). Lo union system ha un unico database per gli utenti, che contiene dati sufficienti a verificare le autorizzazioni e permettere di verificare prenotazioni e prestiti interbibliotecari. 13

14 Il record base consiste di: Numero utente Nome Biblioteca presso cui è registrato Autorizzazione a richiedere prestiti interbibliotecari Ulteriori controlli sui permessi vengono eseguiti dal sistema locale durante la ricerca. Un messaggio viene inviato all utente. Ricerca e prenotazione Un utente può prenotare un prestito interbibliotecario da qualsiasi biblioteca locale. Se la richiesta proviene da una biblioteca diversa da quella presso cui è registrato la conferma verrà inviata sia alla biblioteca presso cui è registrato, sia a quella presso cui sta operando. Se l utente è registrato presso la biblioteca da cui emette la richiesta, la conferma verrà conteggiata direttamente sul conto dell utente. Cataloghi locali Ogni catalogo locale è completamente indipendente e ogni sistema locale può utilizzare le proprie politiche di prestito e definire i propri parametri. Ogni notte le statistiche sul prestito vengono esportate e trasferite al catalogo collettivo. Anche lo status di ogni utente viene trasferito. Il flusso di informazioni viaggia unicamente in una direzione, verso il catalogo collettivo che viene aggiornato ogni notte con lo status di ogni libro e di ogni utente. Libri o utenti cancellati vengono marcati nel file di trasferimento dati, e automaticamente eliminati nel catalogo collettivo. I record vengono trasferiti in un database temporaneo collegato alla rete. Il catalogo collettivo viene automaticamente aggiornato da questo database temporaneo, senza la necessità di un effettiva esportazione dei dati. Come precauzione, l esportazione dei dati può avvenire effettivamente qualora non esista una connessione diretta tra il sistema locale e quello collettivo. Questo processo è anche supportato da un sistema di backup ridondante, per evitare eventuali disguidi dovuti a problemi di rete. I record bibliografici non vengono mai cancellati avviando processi nel sistema collettivo. 14

15 Importazione di dati esterni è dotato di una grande flessibilità nell importare dati bibliografici da fonti esterne. Alcune delle opzioni disponibili: Da CD-ROM: es. British National Bibliography, DNB, VLB, LIBRI Da floppy Da Internet: es. via Z39.50 o eseguendo download dalla Library of Congress Da altri database () Con taglia e incolla Dal modulo cataloguing si può andare direttamente a lanciare una ricerca in una fonte di dati esterna. Se necessario i dati possono essere trasferiti direttamente alla maschera di catalogazione per essere elaborati o salvati. Con un file di configurazione appropriato, questa maschera può essere modificata per mostrare i CDs disponibili presso la vostra biblioteca. 15

16 Acquisizioni Caratteristiche fondamentali: Completa integrazione con catalogazione Ordini non separati da record catalografico Vari metodi di acquisiszione supportati Gli ordini possono essere visualizzati nell OPAC se desiderato Controllo sul budget (anche anno precedente) Controllo fatture Valute straniere supportate Conversione EURO Ordini possono essere inviati via posta, fax o Via ODBC i dati possono essere trasferiti a contabilità Parametri per personalizzazione Gestione archivio Fornitori Il modulo acquisitions è integrato con il modulo cataloguing, con conseguente collegamento tra il record dell ordine e il rispettivo record bibliografico. Il record catalografico volendo può essere solo un breve record, es. solo ISBN, titolo e autore, da completare con i dati completi una volta che si riceve il libro ordinato. La maschera dell ordine permette di inserire tutti i dati necessari a personalizzare gli ordini stampati. Sono disponibili come sempre parametri di personalizzazione. garantisce che tutti gli ordini verranno processati accuratamente e senza errori. La scheda ordine contiene tutti i dettagli sullo status, consegna e fattura, con campi di testo aggiuntivi per eventuali ulteriori informazioni e note interne. La gestione dei fondi è ottenuta attraverso un collegamento diretto al controllo del budget. L utente viene avvertito attraverso finestre di dialogo qualora si ecceda il budget a disposizione. Se lo staff della biblioteca sia autorizzato ad accedere il budget dipende dai permessi di accesso definiti dall amministratore. 16

17 Archivio utenti Il modulo circulation ha a disposizione un sofisticato sistema di archiviazione utenti, personalizzabile attraverso i parametri. Per ogni utente per esempio si possono inserire fino a tre indirizzi, un garante, note, note interne, indirizzo , telefono, fax, data di registrazione, data di scadenza, data di nascita, occupazione, codice ID e molti altri dati (secondo i parametri scelti). La scheda utente contiene i dati relativi ai prestiti, prenotazioni, sospesi, solleciti, tariffe, note, una foto per una facile identificazione dell utente e anche un archivio delle variazioni apportate al record. Gli utenti possono essere ricercati per nome o per numero identificativo o per numero telefonico. Si può passare agevolmente dal prestito all archivio utenti con tasti funzione, le variazioni al record sono registrate immediatamente. 17

18 Prestito Caratteristiche principali: Tutte le funzioni standard possono essere eseguite da tastiera, senza mouse Diverse politiche di prestito: per succursale, tipologia materiale e tipologia utenza Tasti funzione per: restituzioni, iscrizione utente, tariffazione, prenotazioni, rinnovi, consegne, visualizzazione note Stampa ricevute (mai, sempre, su richiesta) Penne ottiche, scanner manuali e piani sono supportati Completa visualizzazione dei dati utente: dati personali, note, note interne, tariffe, numeri di tessera precedenti, status del prestito, comunicazioni e solleciti, prenotazioni, libri in sospeso (prenotati, in attesa di essere prelevati), messaggi, immagini integrate per migliore identificazione dell utente. Si può scegliere di utilizzare il mouse o la tastiera durante la fase di consegna o di restituzione. Con i tasti funzione e pulsanti si possono richiamare altri moduli quali la gestione utenti, ammende, ricerca sul catalogo, ecc. In caso di problemi alla rete o al sistema è disponibile una registrazione d emergenza. Il modulo circulation offre tutte le funzioni relative al prestito: consegne, restituzioni, rinnovi, prenotazioni, contabilizzazione ammende, registrazione ecc. L utente è assistito da messaggi importanti. Finestre di dialogo appaiono per comunicare all utente eventuali limitazioni relative all utente o alla tipologia di materiale richiesto e il testo di tali messaggi può essere definito dall utente nei parametri. E possibile stampare ricevute ed eseguire rinnovi individuali o di gruppo. Tutti i sistemi di codici a barra sono utilizzabili. Il lettore di codice a barre va semplicemente collegato al PC o alla tastiera. In caso di problemi al sistema centrale, sono disponibili procedure d emergenza off-line di registrazione utente, prestito e restituzione. Il sistema d emergenza di è incluso nel software, così come la gestione dei distributori automatici di libri. 18

19 Gestione del prestito Caratteristiche principali: Gestione cassa Generazione spese aggiuntive Manutenzione prenotazioni Trasferimento di magazzino tra succursali diverse Trasferimento in blocco di un intero magazzino Variazioni in blocco al magazzino Eliminazioni in blocco dal magazzino Rinnovi in blocco Servizio di Home library per anziani e disabili Rimozione di limitazioni per utente Modulo stock transfer permette di trasferire il magazzino tra succursali differenti. Può essere generato un file di esportazione, se desiderato. Esempio di riconciliazione cassa: archivia tutti i dati statistici e non sovrascrive i dati quotidiani, quindi si possono generare statistiche per qualsiasi intervallo temporale. La biblioteca può produrre e stampare statistiche, report, elenchi di solleciti, ordini ecc. in qualsiasi momento. 19

20 Prestito interbibliotecario ha un sistema di gestione del prestito interbibliotecario integrato, che gli permette di gestire le richieste di prestito, prenotazioni, tariffe e solleciti. Prestiti richiesti Un certo numero di record catalografici sono inseriti nel sistema con la voce "Inter-library loan" e come tipologia di materiale "inter-library loan". Se la casella 'Suppress OPAC display' è spuntata, tali record non sono ricercabili né visibili nell OPAC. Ogni record ha un codice a barre, come succursale è indicato "inter-library loan" e come codice di collezione "interlibrary loan". Tali libri sono segnalati come in prestito (on loan) all utente 'inter-library loan'. Quando un utente ordina un libro dall inter-library loan, i dettagli principali (autore, titolo, sottotitolo, ISBN ecc.) sono posti in uno dei sopraccitati record catalografici vuoti e viene generata una prenotazione per conto dell utente sul libro "in prestito". Questa prenotazione genera una tariffa sul conto dell utente (controllato dai parametri). I costi di inter-library loan che devono essere pagati subito possono essere creati come spese aggiuntive. Usando Crystal Reports, gli ordini per il prestito interbibliotecario possono essere stampati singolarmente o combinati in un unico ordine giornaliero. Quando il libro arriva, è sottoposto al processo di riconsegna, e diventa disponibile per l utente che lo ha prenotato e automaticamente finisce nell elenco di libri prenotati, ancora da ritirare (on hold). Il bibliotecario invia all utente la comunicazione che il libro è disponibile. Il vantaggio di questo sistema consiste nel fatto che i dati relativi al prestito interbibliotecario sono automaticamente catturati nelle statistiche, sebbene possano anche essere elaborati a parte. Possono essere ricercati, inclusi nelle procedure di generazione di solleciti e archivio storico dei prestiti, ecc. Quando il libro viene restituito dall utente o quando il prestito viene considerato completato, i campi del record si svuotano di nuovo, il libro diventa disponibile per una nuova transazione. Prestiti concessi Viene creato un utente speciale per ognuna delle biblioteche che partecipano al servizio di prestito interbibliotecario. Si possono definire opzioni speciali di prestito, come tempi più lunghi, solleciti diversi, ecc., che vengono assegnati alla categoria di utenza "Inter-library loan. Il libro che viene concesso in prestito interbibliotecario assume lo status di "inter-library loan". Se desiderato si può anche omettere temporaneamente la visualizzazione del record nell OPAC durante il periodo di prestito. Poiché categorie di utenti possono essere escluse dall invio di solleciti, si può per esempio scegliere di sollecitare restituzioni per es. solo una volta alla settimana. 20

21 Sistema di emergenza prestito In caso di problemi alla rete, prestiti e restituzioni possono essere elaborati anche off-line. Quando il sistema centrale ritorna a funzionare, le transazioni vengono processate. Il bibliotecario può verificare le operazioni eseguite grazie ad un log file dettagliato che registra ogni movimento. 21

22 Gestione periodici Caratteristiche principali: Completa integrazione con catalogazione Trattamento dei periodici come unico record Completa integrazione con acquisitions Completa integrazione con OPAC e WebOPAC Gestione abbonamenti Routing lists Check in veloce (con codici a barre) Generazione solleciti Gestione rilegatura Prestito dei periodici anche senza codici a barre Il modulo Serials di è completamente integrato con i moduli di Catalogazione e Acquisizione. Tutti i record possono essere trovati nell OPAC e nell archivio periodici. Il modulo fornisce tutte le funzioni necessarie ad una gestione professionale dei periodici. Gestisce gli abbonamenti e la tabella dei fascicoli da ricevere, la lista dei desiderata, monitoraggio dei dati finanziari, gestione degli arrivi e della rilegatura. Si possono archiviare annotazioni su qualsiasi funzione. Il quick check-in assicura l accesso immediato a tutti i fascicoli arretrati e un metodo veloce per inventariarli. I volumi sono ordinati per data ricevimento nulla può essere dimenticato Con il modulo Serials qualunque tipo di pubblicazione periodica può essere definito e gestito. 22

23 Report e statistiche Report standard e statistiche permettono al personale della biblioteca di analizzare le attività della biblioteca al fine di rendere più efficiente il servizio. Il modulo Reports and Statistics offre un buon numero di report standard e statistiche precostituiti che sono in parte solo visualizzabili a schermo, altri possono anche venire stampati, su carta o su file, per essere ulteriormente elaborati con altri programmi. L elenco seguente rappresenta solo una selezione e non pretende di essere esauriente. La biblioteca può integrare questi report e statistiche con i propri, che possono essere generati grazie all interfaccia SQL e ODBC. Tutti i dati creati con tali interfacce possono venire trasferiti a qualsiasi programma standard per Windows, per essere elaborati con un wordprocessor per esempio. Report finanziari Report sulle fatture, sulle ammende, sui pagamenti ricorrenti, sugli arretrati, statistiche sul valore del magazzino, sui fondi, sui costi, acquisti per fornitore, per data, per succursale, statistiche sui fornitori Prestito Prestito in base all orario, statistiche per succursale, per tipologia di materiale, collezione, home library, statistiche sulle prenotazioni Utenza Elenco utenti, statistiche sull utilizzo della tessera, in base alle categorie di utenza, elenco utenti della home library, report sul servizio di home library, solleciti, arretrati, elenco delle prenotazioni in essere, di quelle annullate, di quelle completate Magazzino Richieste di acquisto, inventario, giacenze, inventario periodici, inventario per collezione, statistiche sugli acquisti 23

24 Crystal Reports (info) Per creare stampe professionali personalizzate si avvale del software aggiuntivo di Seagate Crystal Reports Report professionali possono essere creati in modo semplice e veloce Controllo assoluto sull aspetto del report Facile da installare e semplice da usare Non richiede la conoscenza di linguaggi di programmazione Non è richiesto software di programmazione aggiuntivo Può esportare i dati nei formati comuni: come HTML, Excel o Word Accesso a quasi tutte le fonti di dati: come Caché, ASCII, Btrieve, Clipper, dbase, Informix, Interbase, Lotus Notes, Access, Excel, FoxPro, Visual FoxPro, Exchange Server, Outlook, Microsoft SQL-Server, Oracle, Paradox, SAP R/3 etc. Tutti i driver di database sono inclusi nel programma Funzioni di accesso via Internet o Intranet Non è richiesta una licenza per utilizzare i report creati Informazioni su Crystal Reports: Distribuzione in rete, su internet, via o su carta Controllo centrale dell informazione distribuita agli altri utenti Scalabilità dei prezzi, da 5 a 5000 utenti E possibile programmare un orario anche notturno per l elaborazione dei dati, in modo da risparmiare risorse di rete durante le ore di lavoro Per creare report, almeno una licenza Crystal Reports deve essere acquistata insieme alla licenza per. I report creati possono poi essere distribuiti liberamente agli altri utenti all interno della stessa istituzione. 24

25 OPAC L OPAC fornisce funzionalità di ricerca a vari livelli per gli utenti interni. Un interfaccia di ricerca semplice e intuitiva è stata ideata per gli utenti inesperti. L interfaccia avanzata invece offre l accesso anche ai CD-ROM in rete e una connessione diretta a Internet, inoltre offre la possibilità di utilizzare filtri e vari criteri di ricerca. Collegamenti ipertestuali a indirizzi web all interno del record catalografico fanno sì che l utente possa richiamare automaticamente pagine web collegate al record. L OPAC offre anche la possibilità all utente di accedere con password alla propria scheda, e visualizzare lo status dei propri prestiti, prenotazioni e ammende. Caratteristiche principali: Ricerca per parola chiave, fino a tre termini in vari indici, usando gli operatori WITH, OR e NOT Ricerca semplice per utenti inesperti Ricerca avanzata usando gli operatori Booleani, caratteri jolly, sfogliando gli indici, il thesaurus, la scheda utente, filtri di ricerca Ricerca professionale con scelta di come visualizzare i dati Ricerca con un click: per parola chiave, titolo, autore, soggetto, serie, acronimo, note, articolo, classificazione, ISBN, ISSN, ISMN, RSN, RID, codice a barre, collocazione Limitazione per: formato, succursale, anno di pubblicazione, titolo, parola chiave, autore, collocazione, soggetto, serie, numero di volume, edizione Ricerca per campo UniMarc, USMarc, UKMarc, Mab Ricerca sfogliando gli indici Accesso ai CD-ROM in rete 25

26 WebOPAC Il WebOPAC rende disponibile su Internet o Intranet il catalogo della biblioteca, attraverso il browser web. L accesso al database è diretto, naturalmente con tutte le misure di sicurezza necessarie, cosicché anche le operazioni quali prenotazioni e cancellazioni sono possibili online. Caratteristiche principali: Accesso diretto da Intranet/Internet al database Caché via WebLINK (non sono necessari aggiornamenti notturni, allineamenti dati, ecc.) Si possono lanciare ricerche digitando fino a tre termini di ricerca in vari indici, usando gli operatori WITH, OR e NOT Visualizzazione dei titoli a catalogo in formato Marc/Mab Integrazione e visualizzazione di immagini Download e stampa dei dati Visualizzazione dei dettagli relativi a status del prestito Utente può prenotare o disdire una prenotazione Utente può visualizzare sua scheda online Interfaccia in inglese, tedesco, italiano, francese I parametri sono gestiti dal modulo Parameters Il modulo WebOPAC permette ad ogni biblioteca di pubblicare il proprio catalogo online senza la necessità di hardware o software aggiuntivo, è sufficiente WebLINK (incluso in ). E possibile ricercare per autore, titolo, soggetto, note, serie e parola chiave, limitando per data di pubblicazione, tipologia di materiale e collezione. Collegamenti ipertestuali permettono di navigare tra termini correlati. L utente ha la possibilità di scegliere la visualizzazione completa dei risultati della ricerca (in formato Marc o Mab, con campi e loro descrizione, con collezione, collocazione e disponibilità e con il termine ricercato selezionato), oppure l opzione per prenotare il libro online. L elenco dei risultati può esser ordinato per titolo, anno di pubblicazione e titolo, o per autore e anno di pubblicazione. Il browser di Netscape attualmente limita le funzionalità di ordinamento. 26

27 Integrazione di file multimediali Le immagini sono integrabili in : Record utente (1 immagine) Record catalografico (numero illimitato di immagini) Record di name authority (1 immagine) L OPAC può visualizzare immagini nel formato: bmp, tif, gif, jpg Le immagini possono essere ingrandite fino al 400%, ruotate, riflesse e invertite. Questa funzione può essere utilizzata anche per visualizzare schede catalografiche acquisiste con lo scanner. Il WebOPAC attualmente visualizza solo immagini in formato gif e jpg. Si consiglia pertanto di salvare le immagini in cartelle differenti, in modo da poter suddividere le immagini visualizzabili via Web- OPAC e quelle non. In futuro è prevista una funzione di compressione automatica delle immagini. Anche file audio e video possono essere integrati in. 27